Стандарт PMI по управлению портфелями проектов продолжает интегрированную линейку взаимосвязанных стандартов Института управления проектами PMI, в которую входят PMBOK Guide, The Standard For Program Management и OPM3. Он расширяет Свод знании по управлению проектами и дополняет их описанием общепринятых процессов, связанных с управлением портфелем проектов и программ организации безотносительно их отраслевой специализации.
Важное значение в Стандарте придается установлению связей со стратегией организации, возможностям отслеживания достижения целей через процессы интегрированного управления программами и проектами. Раскрывается взаимосвязь с функциональными областями управления: финансами, маркетингом, корпоративными коммуникациями, управлением персоналом.
Общая информация о стандарте
Разработчик:
Год издания:
Где можно приобрести:
Обеспечен доступ на ресурсе PMI в Internet: http://www.pmi.org для ознакомления и всех желающих высказать замечания и предложения по его доработке
Project Management: Portfolio Management | What is portfolio management?
Цель стандарта:
- разработка системы управления портфелем программ, проектов, а также работ операционной деятельности организации:
- О описание подхода к увязке процессов стратегического планирования организации с процессами системы управления портфелем;
- О формулирование понятийного пространства и идентификация объекта управления портфелем;
- О определение типовых процессов и их результатов в области управления портфелем без привязки к отраслевым особенностям бизнеса;
- О описание ключевых ролей управления портфелем, зон их ответственности и полномочий
ГЛАВА 1: ВВЕДЕНИЕ В ПОРТФЕЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ
1.1 Цель стандарта Управление портфелем
Аудитория
1.2 Что является портфелем
1.3 Что является управлением портфелем
1.4 Связь с корпоративной стратегией
1.5 Связь управления портфелем с корпоративным управлением
1.6 Связь управления портфелем с операционной деятельностью
Финансы Маркетинг Корпоративные коммуникации Управление персоналом
1.7 Связь управления портфелем с управлением проектами и программами
1.8 Роль менеджера портфеля
Реализация выгод
Методы и техники управления программами и проектами
Развитие процессов и непрерывное совершенствование Общие навыки управления
1.9 Метрики управления портфелем 1.10 Отчетность в управлении портфелем
Отчетность о программах/программах предприятия
Финансовая отчетность предприятия
ГЛАВА 2: ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ПОРТФЕЛЕМ И ОРГАНИЗАЦИЯ
2.1 Обзор процессов управления портфелем
2.2 Роли владельцев процессов в управлении портфелем и их обязанности
2.3 Влияние организации
ГЛАВА 3: ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ПОРТФЕЛЕМ
Группы процессов управления портфелем
Взаимосвязь процессов управления портфелем
3.1 Идентификация
3.2 Категоризация
3.3 Оценка
3.4 Отбор
What is Portfolio Management vs. Project Management?
3.5 Приоритизация
3.6 Балансировка портфеля
3.7 Авторизация
3.8 Периодическая отчетность и обзор управления портфелем
3.9 Стратегическое изменение
1. Ключевые термины и определения
Под портфелем в Стандарте понимается набор независимых/взаимосвязанных проектов и/или программ, сгруппированных для повышения эффективности достижения стратегических целей.
Управление портфелем рассматривается как централизованное управление одним или несколькими портфелями, реализующим следующие функции: идентификацию, категоризацию, оценку, отбор, расстановку по приоритетам, обеспечение сбалансированности портфеля, формирование обзоров и периодической отчетности, поручение и контроль, руководство проектами, программами и другими связанными работами (портфельными компонентами) для достижения ключевых индикаторов стратегического плана организации.
2. Система управления портфелем
На рисунке представлены место и взаимосвязи управления портфелем со стратегией организации и деятельностью, направленной на создание новой стоимости.
При этом рассматривается как операционный, так и проектный аспект деятельности. Эффективность с позиции управления портфелем оценивается как получение оптимальных результатов выполнения программ, проектов, работ, определяемых величиной прироста стоимости, с минимальными усилиями и ресурсами. Последовательность и взаимосвязь процессов управления портфелем с процессами организации разработчики Стандарта видят в следующей интерпретации:
2.1 Роли в управлении портфелем
Связь управления портфелем с управлением программами и проектами устанавливается через реализацию следующих функций менеджера портфеля:
выравнивание компонентов в соответствии со стратегией;
обеспечение сбалансированности и устойчивости компонентов как частей портфеля, основанных на ключевых индикаторах;
оценка стоимости и взаимосвязей компонентов портфеля;
определение доступности ресурсов и расстановка приоритетов;
включение и исключение портфельных компонентов.
Система управления портфелем для эффективной поддержки выполения представленных функций предусматривает вовлечение следующих ключевых ролей и подразделений в управление портфелем:
Наблюдательный совет управления портфелем;
Исполнительные директоры;
Менеджеры программ;
Офис управления программами и проектами;
Функциональные менеджеры;
Финансовые менеджеры;
Участники команды проекта.
В отдельном разделе кратко рассмотрены их взаимодействие и влияние на управление компонентами портфеля.
При идентификации ключевой роли в управлении портфелем проектов – менеджера портфеля — выявлены следующие дополнительные функции, определяющие отличительные признаки портфельного управления:
расстановка приоритетов и выравнивание компонентов управления портфелем в соответствии со стратегическими целям;
обеспечение ключевых акционеров своевременными результатами оценки, ранней идентификации воздействий на выполнение работ компонентов портфеля;
измерение стоимости организации с помощью инвестиционных инструментов, таких как: ROI, NPV, PP.
2.2 Процессы управления портфелем
Корпоративные процессы организации оказывают воздействие и влияют на эффективность управления портфелем через слудующие факторы:
организационную культуру (уровень зрелости и готовность к изменениям);
экономическое давление (повышение процента успешной реализации проектов);
организационные воздействия (противоречия с функциональными областями).
Процессы управления портфелем представлены двумя группами:
Группа процессов выравнивания — включает элементы управления портфелем, относимых к категориям и тем компонентам, которые подвергаются оценке с целью их включения/ исключения в состав портфеля;
Группа процессов мониторинга и контроля – основана на индикаторах деятельности, с помощью которых периодически выравниваются компоненты портфеля относительно стратегических целей.
Группа процессов выравнивания обеспечивает текущей информацией программную/проектную деятельность, направленную на достижение стратегических целей в той мере, в какой это относится и к операционной, позволяя оценивать компоненты и управлять ими. Данная группа процессов активизируется на время актуализации стратегических целей организации в рамках формирования годовых/квартальных бюджетов и планов организации на ближайшую перспективу или в случае изменения деловой конъюнктуры.
Группа процессов мониторинга и контроля обеспечивает выполнение действий в рамках управления портфелем согласно метрикам прогресса, определенных организацией. Такие показатели как ROI и NPV могут отслеживаться путем агрегирования информации по метрикам прогресса выполнения действий портфеля.
В общем виде процессы управления портфелем и их взаимосвязи со стратегическим планом, определяющими факторами и процессами управления компонентами можно разработчиками представлены следующим образом:
Последовательность и результаты выполнения процессов можно отследить по следующим наиболее информативным входам/выходам, представленным в таблице:
Процесс управления портфелем
Идентификация
• стратегический план
• определение компонента
• основные описания компонента
• шаблоны
• перечень компонентов
• основные описания каждого компонента
• перечень отклоненных компонентов
Категоризация
• перечень компонентов
• основные описания компонентов
• категории
• перечень категоризированных компонентов
• стратегический план
• перечень категоризированных компонентов
• основные описания компонента
• перечень категоризированных и оцененных компонентов
• стоимостная оценка каждого компонента
• визуальные представления
• рекомендации
• стратегический план
• перечень категоризированных и оцененных компонентов
• стоимостная оценка каждого компонента
• визуальные представления
• рекомендации по результатам оценки
• перечень категоризированных, оцененных и отобранных компонентов
• рекомендации
Приоритизация
• перечень категоризированных, оцененных и отобранных компонентов
• рекомендации
• перечень категоризированных компонентов в соответствии со стратегической категорией
Балансировка портфеля
• перечень категоризированных компонентов в соответствии со стратегической категорией
• критерий управления портфелем
• метрики прогресса управления портфелем
• ограничения способности
• рекомендации по перегруппировке портфеля на основе обзора и отчетности
• перечень одобренных компонентов портфеля
• конечный актуализированный перечень основных альтернатив
• распределение актуализированных/ улучшенных компонентов портфеля
Авторизация
• перечень улучшенных компонентов портфеля
• требования к бюджету компонента
• требования к ресурсам компонента
• перечень одобренных компонентов
• дополнения к списку компонентов
• актуализация ожиданий
• бюджет улучшенного компонента и исключения
• ресурсы улучшенного компонента и исключения
• исключенные компоненты
• вехи управления портфелем
Периодическая отчетность и обзор управления портфелем
• данные
• ресурсное распределение и способность
• ограничения окружения
• корпоративные стандарты управления и контроля, ограничения
• критерий оценки и отбора
• актуализированные KPI’s
• стратегические цели и стратегия
• критерий управления портфелем
• указания относительно компонентов
• рекомендации по перегруппировке портфеля
• рекомендации для бизнеса
• критерий отбора
• актуализированные ключевые индикаторы
• отчет о достижении цели
Стратегическое изменение
• периодическая отчетность и обзор
• актуализированный стратегический план
Пояснения и описание элементов таблицы приведены в стандарте и в дальнейшем предполагают уточнение и содержательное раскрытие в объеме, необходимом для представления интересующимися о месте и роли управления портфелем в организации.
Источник: pmpractice.ru
Управление портфелем проекта
Управление портфелем проекта (Project Portfolio Management — РРМ) — это процесс для корпоративного управления проектами, который позволяет руководителю проектов проводить анализ их выполнения в общем и получить целостную картину, а исполнителям — системно организовать свою и совместную работу
Управление спросом на проекты, изменения и доработки, возможность отправить запрос на оценку проекта и отслеживать его после согласования на протяжении всех этапов
Управление затратами в рамках работы над проектом
Совместная работа над проектом
Преимущества и результаты внедрения PPM
Приложение обеспечивает прозрачность действий и позволяет команде избежать двойной работы, а также окажет поддержку в решении каждодневных вопросов.
Такие встроенные в PPM инструменты как чат, Live Feed, Управление знаниями, позволяют каждому члену команды без проблем участвовать в выполнении задач и проектов, взаимодействовать с другими сотрудниками и действовать на достижение общей цели.
Интерактивное распределение задач и ресурсов
Удобный графический интерфейс позволяет подробно изучать данные по заданиям, изменять сроки использования тех или иных ресурсов, строить графики по задачам, этапам и доступности ресурсов с помощью простых манипуляций мышью, что делает управление проектами и портфелями проектов интуитивным и непосредственным.
Легкая настройка панелей мониторинга
Гибкий построитель отчетов помогает лучше понимать данные портфеля проекта, создавать пользовательские панели мониторинга, подробно изучать проектные данные по заданиям и ресурсам, а также обеспечить контроль своевременной сдачи проектов, в рамках установленных требований и бюджета.
Интеграция, централизация, стандартизация
Проектные заявки можно принимать посредством различных интерфейсов, через портал самообслуживания, с помощью электронной почты и в любой форме, все они будут обработаны и приняты в работу.
Автоматизации процессов управления проектами
Приложение дает возможность задавать уникальные бизнес-правила, соответствующие текущим бизнес-процессам, а также создать совершенно новые способы автоматизации проектных заданий. Стандартные шаблоны проектов помогут увеличить эффективность, а автоматические оповещения, уведомления и одобрения позволят сократить время реагирования.
Эффективная эскалация
Выстраивание процессов предоставления ИТ-сервисов гарантирует правильную эскалацию для решения запросов. Это позволяет осуществлять автоматическую доставку информации ИТ-сотруднику, ответственному за предоставление данного сервиса, сокращает время на диспетчеризацию и поиск данных, предотвращает ошибки.
Удобная организация очередности работ
Использование сводной очередности работ делает более удобным и эффективным управление задачами в рамках проекта, и позволяет найти компромисс между важностью и срочностью задач для грамотной расстановки приоритетов.
Заинтересовала услуга?
Оформите заявку на сайте, мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на все интересующие вопросы.
Источник: it-guild.com
Инструментарий управленца: HPE Project Portfolio Management Center
Сегодня организациям, работающим в сфере управления проектами, приходится решать проблемы, связанные не только со сроками, затратами и ресурсами, но также с визуализацией и объединением данных в рамках корпоративного портфеля решений. Учитывая эти ежедневные задачи, руководителям зачастую трудно определить, каким проектам или видам производственной деятельности нужно уделить особое внимание, рассчитать остаток бюджета, понять, насколько эффективно задействованы ресурсы и как планировать работу, чтобы идти в ногу со спросом.
Проблематика
Основная задача состоит в предоставлении высокотехнологичного решения корпоративного уровня, которое должно обеспечивать унификацию, целостность и интеграцию процессов разработки, внедрения, тиражирования и сопровождения информационных систем. Это связано с тем, что с точки зрения управления портфелем/программой проектов (релизов) одного календарного планирования не достаточно. Необходима система автоматизации жизненного цикла, которая позволит определить/«зафиксировать» и повторно использовать следующие основные сущности:
• Жизненный цикл проектов различных типов, включая основные вехи и артефакты (шаблоны документов);
• Ключевые параметры «здоровья» проекта/программы/портфеля с возможностью автоматического расчета;
• Жизненные циклы управления проблемами (отдельный ЖЦ для каждого типа), возникающими в проекте, с возможностью автоматической эскалации по определенной управленческой вертикали;
• Жизненный цикл управления изменением рамок проекта с возможностью автоматической эскалации по определенной управленческой вертикали;
• Сводная отчетность по состоянию портфеля/программы/проекта в режиме реального времени, доступная для пользователей с учетом ролей и политики безопасности (ролевой доступ).
Все перечисленные выше задачи решаются на уровне специализированных информационных систем класса Project Portfolio Management (PPM).
Функциональное назначение системы HPE Project Portfolio Management Center
Программное обеспечение HPЕ Project Portfolio Management (HPE PPM) представляет собой платформу автоматизации ключевых процессов управления портфелями проектов, программами и отдельными проектами в крупных организациях в условиях жестких временных, ресурсных и финансовых ограничений.
Концепция процесса портфельного управления представлена на диаграмме ниже:
Система портфельного управления предназначена для решения следующих задач:
• Автоматизации процесса управления портфелем организации: сбор проектных инициатив, их ранжирование, привязка к бизнес-целям организации, согласование бизнес-кейсов, «выравнивание» портфеля по доступному бюджету и ресурсам с учетом текущей проектной и операционной деятельности;
• Автоматизации процесса управления проектной деятельностью организации: формирование портфелей, программ, проектов; управление ресурсами проектов; контроль ключевых показателей эффективности (КПЭ) в процессе реализации проектов/программ; формирование и доставка управленческой отчетности по проектной деятельности организации в режиме реального времени.
• Автоматизация процесса управления ресурсами: создание и ведение пулов ресурсов; ведение справочников квалификации ресурсов; индивидуальные календари ресурсов; поддержка процесса выделения ресурсов на проекты; подсистема учета рабочего времени (как проектной, так и операционной деятельности).
Система HPE PPM является модульной и поддерживает внедрение процессов портфельного управления в организации как «сверху-вниз», так и «снизу-вверх». Также поддерживается реализация отдельных функций – управление программами/проектами, ресурсами; проектными предложениями и т. д. с последующим расширением функционала и охватом смежных функций и процессов.
Главной особенностью решения НРЕ РРМ является возможность гибкой настройки объектов системы для их полного соответствия поставленным задачам. Каждый объект НРЕ РРМ обладает собственными атрибутами, рабочим процессом, а также жизненным циклом (ЖЦ). Благодаря этим возможностям достигается четкая организация процесса работы и взаимодействия всех участников, а также внедрение и контроль любых параметров производительности/эффективности внутри данного процесса.
Программное обеспечение HPЕ PPM позволяет решить следующие задачи:
• Наглядно анализировать и приоритизировать стратегические и оперативные требования и запросы, формировать на их основе проекты и задачи с выделением ресурсов, расчетом временных затрат и определением степени их влияния на реализацию стратегии организации;
• Обеспечивать руководителям единую «точку входа» и «систему координат» для принятия решений относительно проектов и потребностей, позволяя анализировать и ранжировать их с точки зрения влияния на стратегическую деятельность организации;
• Обеспечить планирование «сверху-вниз» и сбор данных для детальной проработки планов и контроля прогресса по всем требуемым показателям «снизу-вверх»;
• Быстро адаптироваться к изменениям и обеспечивать соответствие бизнес-процессов и проектов компании поставленным стратегическим и оперативным целям;
• Эффективно распределять нагрузку на сотрудников организации, что в свою очередь, позволяет уделять максимальное внимание наиболее приоритетным задачам, а также ясно понимать текущую загрузку ресурсов и планировать будущую потребность;
• Наглядно контролировать в режиме реального времени состояние проектов, включая важные «вспомогательные» процессы, такие как:
o управление изменениями
o управление рамками проекта
o управление рисками
o управление поручениями
o и другие.
Краткое техническое описание решения HPE PPM
Технически решение НРЕ РРМ представляет собой программный «BPM-движок», позволяющий гибко настраивать рабочие процессы по управлению проектными инициативами/проектами/программами/портфелями, а также механизмы управления контентом и согласованиями. Для удобства использования решения пользователям предоставляется настраиваемый портал с визуализациями аггрегированных данных, использующий современные технологии и гибкий интерфейс, отображающий всю необходимую информацию в соответствии с ролевой моделью организации.
Концептуально НРЕ РРМ автоматизирует проектную методологию и позволяет встроить контрольные точки в жизненный цикл проектов/программ/портфелей на стратегическом уровне управления. На более низком уровне планирования и управления отдельными работами в проекте может быть использовано решение Microsoft Project. НРЕ предоставляет полностью интегрированный штатный модуль синхронизации данных между НРЕ РРМ и Microsoft Project. Модуль синхронизации поддерживает три возможных сценария передачи данных:
• НРЕ РРМ выступает в качестве мастер-системы по ведению проектного плана, а Microsoft Project используется как вспомогательное решение;
• Microsoft Project выступает в качестве мастер-системы, а НРЕ РРМ используется как вспомогательное решение с точки зрения ведения проектных планов, но как мастер-система по контролю КПЭ проектов/программ/портфелей;
• Равноправный сценарий.
Такой подход позволяет гибко объединять стратегическое планирование и управление на базе НРЕ РРМ и тактическое управление проектом на базе Microsoft Project, при этом отпадает необходимость в других вспомогательных инструментах.
Развитые технологические механизмы НРЕ РРМ позволяют создавать рабочие процессы в стандарте BPM, которые обеспечивают четкие рамки и контролируемость движения проекта по фазам, начиная с фазы описания шаблонного решения (управление требованиями), и вплоть до готовности к тиражу и непосредственно тиражированию. Каждому этапу жизненного цикла (ключевые вехи) назначаются критерии, определяющие удовлетворительное/неудовлетворительное состояние – выполнение определенных задач/процедур, наличие документов и согласований. Данные критерии контролируются системой, и их удовлетворение/неудовлетворение влияет на ключевые показатели эффективности/«здоровья» (КПЭ) проекта/программы/портфеля в целом.
НРЕ РРМ позволяет настраивать гибкие взаимосвязи между различными сущностями, такими как задачи, поручения, проекты и т. д. Удобный механизм настройки этих взаимосвязей дает возможность создавать сложные сценарии взаимодействия на уровнях проект-задача, задача-задача, задача-проект, проект-программа т. д. Все эти возможности максимально закрывают потребности организации в управлении проектной деятельностью.
Решение также автоматизирует рабочие процессы для следующих важнейших аспектов управления проектами:
• Управление изменениями;
• Управление рамками проекта;
• Управление рисками;
• Управление поручениями;
• и т. д.
Для каждой из данных сущностей определяется процедура согласования/эскалации/принятия решения, и она может быть подкреплена временными ограничениями нахождения на каждом шаге. Возможна категоризация запросов по типам и привязка отдельных рабочих процессов для конкретных типов запросов. Поддерживается гибкая ролевая модель, способная удовлетворить организации самой высокой степени сложности и распределенности.
Ключевой особенностью НРЕ РРМ является встроенный механизм согласований, который способен реализовать логику любого уровня сложности. При этом в случае возникновения необходимости инициации процесса согласования во внешней системе, НРЕ РРМ предоставляет такую возможность.
Архитектура решения содержит готовые механизмы интеграции с системой документооборота (Documentum), которая позволяет использовать внешние процессы документооборота в связке с проектной деятельностью и автоматически контролировать статусы документов, участвующих в жизненном цикле проекта.
Дополнительные интеграционные возможности, которыми обладает НРЕ РРМ – это интеграции с решением класса ITSM (HPE Service Manager) и продуктом класса ALM (HPE Quality Center).
• Решение класса ITSM представляет собой платформу автоматизации ключевых процессов ИТ и в связке с НРЕ РРМ позволяет выстроить механизм взаимодействия и передачи данных для такого ключевого процесса, как управление изменениями (изменения в инфраструктуре, доработки КИС, внедрение нового ПО в процессе реализации проектов).
• Решение класса ALM представляет собой платформу автоматизации жизненного цикла разработки программного обеспечения и в связке с НРЕ РРМ позволяет выстроить целостный процесс реализации изменений и управления релизами в программных продуктах.
Также возможна интеграция с системами бухгалтерского учета и учета человеческих ресурсов (SAP), со специализированными системами управления жизненным циклом ПО (SAP Solution Manager) и другими бизнес- и ИТ-системами с помощью стандартных механизмов веб-сервисов.
С точки зрения отчетности HPE PPM обладает встроенными возможностями по визуализации ключевых параметров контроля для всех ролей, принимающих участие в проектной деятельности:
• ТОП-менеджмент компании;
• Руководство бизнес-блоков;
• Руководство проектного офиса;
• Руководители проектов;
• Рядовые исполнители.
Отчетность реализуется с помощью панелей управления, на которые выводятся статистические данные в графическом виде (диаграмы, «светофоры», «спидометры» и пр.). Панели управления могут легко конфигурироваться самими пользователями из набора доступных шаблонов. В отчетности полностью поддерживается ролевая модель и модель безопасности, и пользователь получает доступ исключительно к тем данным, которые доступны ему в зависимости от исполняемой роли.
Технические характеристики HPE PPM
Решение НРЕ РРМ построено на трехзвенной архитектуре и имеет развитый веб-клиент в качестве пользовательского интерфейса.
Возможны интеграции с любыми внешними системами, поддерживающими технологию веб-сервисов. Есть подтвержденная практика интеграции с SAP, Microsoft Project Server, Documentum.
НРЕ РРМ хорошо зарекомендовала себя в крупнейших территориально распределенных организациях с общим количеством сотрудников до нескольких сотен тысяч человек. Существуют внедрения, в которых число ежедневных одновременных подключений превышает 5000 пользователей.
Развитие системы внутри организации подразумевает как последовательное вертикальное масштабирование внутри ИТ-подразделения с точки зрения охвата процессов портфельного управления и управления ресурсами, так и горизонтальное масштабирование с точки зрения охвата процессами портфельного управления как ИТ, так и не ИТ проектов и программ внутри организации.
Лицензирование системы HPE PPM за последнее время претерпело существенные изменения в сторону упрощения. На сегодняшний день можно сказать, что с точки зрения стоимости владения она перешла в класс среднебюджетных систем, обладая, тем не менее, самым полным и развитым функционалом.
- hewlett packard enterprise
- ppm
- Project Portfolio Management Center
- Блог компании МУК
- ERP-системы
- Управление проектами
- Управление персоналом
- Бизнес-модели
Источник: habr.com