Вы когда-нибудь путали этап с процессом? Или портфель сконечным результатом? Возможно, нет, но терминология управления проектами может запутать, и эта статья поможет вам отсортировать ее.
В этой статье
- Получение сведений о фазах, процессах, портфелях и продуктах
- Выходные данные: конечные результаты проекта
- Как Microsoft Project соответствует системе управления проектами?
- Недостаточно? Хотите узнать больше?
Получение сведений о фазах, процессах, портфелях и продуктах
Проект — это просто набор действий, которые выполняются в соответствии с расписанием и создают определенные выходные данные. Некоторые проекты изолированы, не связанные с другой работой в организации. С другой стороны, некоторые проекты являются частью более крупных задач, таких как этапы, процессы, программы и портфеля.
Этапы
Проекты можно планировать поэтапно, чтобы управлять несколькими проектами, связанными с одной и той же целью, одновременно. Например, каждый год в организации, которая занимается сбором средств, создается сбор средств. Для управления всеми проектами, связанными с функцией, они группируются в три этапа: планирование, день события и дальнейшие действия. Каждый этап содержит несколько проектов.
Управление портфелем проектов
Выходные данные этапа
- Резервирование объектов
- Определение и упорядочение гостевых докладчиков
- Приглашение участников
Завершенный документ плана событий
- Настройка объекта
- Помощь гостевым докладчикам
- Предоставление служб участников
Запуски событий в запланированном виде
- Участники опроса
- Компиляция дополнительных заметок
Завершенный документ после анализа
Процессов
Действия в двух разных проектах могут быть связаны с процессом. Например, предположим, что у вас есть два проекта: один содержит действия, необходимые для создания системы отправки запросов в центр обработки вызовов, а другой проект содержит действия, необходимые для найма и обучения сотрудников службы поддержки для центра обработки вызовов.
Деятельности:
- Разработка системы запроса
- Тестовая система запроса
- Система запроса на выпуск
Деятельности:
- Сотрудники службы поддержки для собеседований
- Наем сотрудников службы поддержки
- Обучение сотрудников службы поддержки
Выход:
Система обработки запросов в центре обработки вызовов
Выход:
Сотрудники службы поддержки центра обработки вызовов
Объединенный набор действий из двух проектов образуют процесс настройки центра обработки вызовов. Этот процесс содержит выходные данные полностью работоспособного центра обработки вызовов.
Действия проекта 1:
- Разработка системы запроса
- Тестовая система запроса
- Система запроса на выпуск
Действия проекта 2:
- Сотрудники службы поддержки для собеседований
- Наем сотрудников службы поддержки
- Обучение сотрудников службы поддержки
Выходные данные процесса:
Ключевые отличия портфеля проектов от программы проектов / Лекция 4
Полностью работоспособный центр обработки вызовов
Программ
Программа — это группа проектов, которые управляются вместе, чтобы максимально эффективно использовать их взаимосвязанные состояния. Например, компания, которая работает над новым подразделом, управляет каждым домом в подразделе как отдельным проектом. Группирование проектов в программу для всего подраздела может легко отслеживать ход выполнения подраздела в целом и планировать использование сторонних ресурсов, таких как конкретные грузовики или ландшафтные компании.
- 530 Диск Contoso
- 531 Диск Contoso
- 532 Contoso Drive
- 533 Диск Contoso
Портфелей
Некоторые руководители проектов могут использовать портфеля для связывания проектов и программ с соответствующими стратегическими бизнес-целями. Например, компания по разработке программного обеспечения определила три стратегические бизнес-цели: «Внедрение инноваций в отрасли», «Разработка безопасного программного обеспечения» и «Предоставление поддержки клиентов с наиболее важной точки зрения». Организация настраивает портфеля для каждой из этих целей (инновации, безопасность и поддержка) и согласовывать текущие проекты и программы в этих портфелях.
Проекты и программы
- Проекта: Анализ конкурентов
- Программа: Отраслевое
обучение (включает три проекта: «Определение внешних ресурсов», «Обучение менеджеров по продуктам» и «Участие в конференциях».
Безопасность
- Проекта: Тестирование безопасности
- Программа: Реализуйте серверную систему регистрации
(включает два проекта: «Ферма серверов сборки» и «Разработка кода регистрации»).
- Проекта: Развертывание системы обработки запросов в центре обработки вызовов
- Проекта: Найм и обучение сотрудников центра обработки вызовов
- Программа: Сетевые ресурсы клиентов
(включает два проекта: «Создание клиентского интерфейса для системы запросов» и «Разработка и выпуск ресурсов электронного обучения».)
Выходные данные: конечные результаты проекта
Все проекты, этапы и процессы создают выходные данные, которые называются конечными. Как правило, конечный результат — это реальный элемент, например документ или завершенный продукт. Конечными результатами могут быть продукты или товары, но они также могут быть результатами или службами. В следующей таблице приведены некоторые примеры этих конечных типов.
Конечный тип
Реальный элемент, который является выходом проекта, этапа или процесса. Продукты могут быть автономными конечными продуктами или компонентом более крупных конечных результатов.
Документ, программная программа, дома
Выходные данные завершенного проекта, этапа или процесса.
Изменен процесс рассмотрения ошибок, новая структура организации, рекомендации по зеленой конструкции
Выходные данные проекта, этапа или процесса, позволяющие организации выполнять бизнес-функции.
Полностью работоспособный центр обработки вызовов, таблица с персоналом на конференции, служба радионаправления
Как Microsoft Project соответствует системе управления проектами?
Пошаговое выполнение еще дальше означает, что система управления проектами относится к интегрированному набору процессов, методов, методологий и средств, используемых для планирования и отслеживания проектов. Microsoft Project — это средство в более крупной системе управления проектами. Проекты, также называемые планами проектов, сохраняются как отдельные файлы в Project 2010 и могут быть объединены в более крупные усилия, такие как этапы, процессы, программы и портфеля.
Недостаточно? Хотите узнать больше?
- Новые возможности Microsoft Project 15 Technical Preview
- Планирование задач в Microsoft Project: в фоновом режиме
- Выбор подходящего представления календарного плана проекта
Источник: support.microsoft.com
Портфель проектов
Портфель проектов — что это такое?
Портфель проектов – это набор проектов или программ и других работ, объединенных вместе с целью эффективного управления данными работами для достижения стратегических целей.
Портфель проектов — это так же набор компонентов (например, проектов, программ и портфелей), которые объединены в группу для достижения эффективного управления с целью достижения стратегических результатов.
Проекты и программы, которые сообща управляются в портфеле могут не иметь в явном виде непосредственной связи.
Управление портфелем проектов
Управление портфелями относится к централизованному управлению одним или несколькими портфелями, что включает выявление, установление приоритетов, авторизацию, управление и контроль проектов, программ и других связанных работ с целью достижения определенных стратегических целей.
Управление портфелем проектов – постоянный процесс определения, установки приоритетов и инвестирования в проекты в соответствии со стратегией.
Цель портфельного управления – получить наибольшую отдачу от реализации совокупности проектов в соответствии со стратегией компании.
Главная задача управления портфелем проектов – отбор и реализация тех проектов, которые приносят наибольшую прибыль с наименьшими затратами и минимальными рисками.
К задачам организации управления портфелем проектов относят — создание такого портфеля проектов, который бы удовлетворял следующим критериям:
- соответствие стратегии организации и направленность на достижение ее стратегических целей;
- возможность рационального распределение ограниченных ресурсов;
- обеспечение необходимого уровеня доходности при заданном уровне риска.
С примером типовой структуры ответственности в портфеле проектов Вы можете ознакомиться на рисунке «Типовая струкутра ответственности в портфеле проектов»
Источник: pmphelp.net
Проекты, программы, портфели
Проектная деятельность компании в зависимости от своей специфики может включать управление различными объектами: проектами, программами проектов, портфелями проектов и программ, контрактами в рамках проектной деятельности. Причем проектов, программ и портфелей может быть несколько типов, каждый со своими особенностями.
ПМ Форсайт позволяет автоматизировать проектную деятельность компании вне зависимости от сложности структуры объектов управления.
Блок «Проекты, портфели, программы» определяет состав объектов управления, их виды и зависимости между ними. Включает в себя оптимальный выбор элементов для удовлетворения потребностей любых организаций – как коммерческих, так и государственных.
Управление проектами
Модуль позволяет консолидировать все сведения о проекте от момента создания паспорта до анализа достигнутых результатов и итоговых выводов в одном месте. Модуль универсален, может быть адаптирован под проекты разного уровня сложности и масштаба.
Модуль «Управление проектами» позволяет:
- Собирать и хранить сведения о проектах;
- Назначать команду проекта;
- Отслеживать связь проекта с другими проектами, программой и портфелем;
- Задавать жизненный цикл проекта и контролировать прохождение проекта по его этапам;
- Планировать и осуществлять мониторинг реализации проекта;
- Связывать проекты со стратегическими целями компании.
Управление портфелями
Формирование портфелей в организации необходимо для обеспечения эффективности проектной деятельности компании. Именно на уровне портфеля определяется, какие проекты и программы наилучшим образом помогут достичь стратегических целей.
Модуль «Управление портфелями» ПМ Форсайт позволяет сформировать набор портфелей и обеспечить контроль их реализации и достижение стратегических целей
Модуль «Управление портфелями» позволяет:
- Собирать и хранить сведения о портфеле проектов и входящих в него компонентах;
- Осуществлять отбор проектов, программ и непроектных мероприятий для реализации в рамках портфеля;
- Осуществлять мониторинг достижения целей портфеля через панель руководителя;
- Контролировать достижение стратегических целей компании за счет реализации проектов и программ в составе портфеля.
Управление непроектными мероприятиями
Отдельные задачи, решаемые в рамках операционной (не проектной) деятельности, могут критично влиять на выполнение того или иного проекта, либо на достижение целей программ или портфелей проектов. В таких случаях эти непроектные мероприятия включаются в контур управления программой или портфелем проектов.
Модуль «Управление непроектными мероприятиями» позволяет:
- Собирать и хранить сведения о непроектном мероприятии;
- Формировать команду управления непроектным мероприятием;
- Планировать и контролировать выполнение мероприятия;
- Отслеживать связь непроектного мероприятия с материнскими объектами;
- Хранить документы, связанные с непроектным мероприятием.
Управление контрактами
Выстраивает четкое и прозрачное управление контрактами в рамках проектной деятельности. Обеспечивает контроль за организацией и проведением тендеров, позволяет отслеживать ход заключения и закрытия контрактов.
Модуль «Управление контрактами» позволяет:
- Собирать и хранить сведения о контракте;
- Связывать контракты с другими объектами управления;
- Управлять жизненным циклом контрактов, устанавливать обязательные условиях для перехода по этапам жизненного цикла;
- Автоматически рассчитывать сроки работ, исходя из процедур заключения контракта;
- Планировать и контролировать реализацию и финансовое исполнение контрактов.
Управление госпрограммами
Разработан специально для организаций госсектора. Предназначен для автоматизации процессов управления государственными программами. Соответствует требованиям Постановления Правительства РФ № 1288 от 26 мая 2021 года.
Модуль «Управление госпрограммами» позволяет:
- Планировать и отслеживать ход проектных и непроектных мероприятий в составе госпрограмм;
- Осуществлять проведение мероприятий, связанных с инвестициями в развитие социальных объектов;
- Управлять процессными мероприятиями, мерами социальной и государственной поддержки, реализуемыми на постоянной основе;
- Контролировать обеспечение ресурсами и функционирование инструментов реализации государственной политики.
Управление нацпроектами
Создан специально для организаций госсектора. Служит для обеспечения реализации национальных проектов. Соответствует требованиям Постановления Правительства РФ № 1288 в последней редакции. Интегрирован с ГИИС «Электронный бюджет».
Модуль «Управление нацпроектами» позволяет:
- Управлять федеральными, региональными и муниципальными проектами в составе национальных;
- Работать с параметрами проектов, установленными федеральными рекомендациями;
- Формировать документы напрямую из системы в полном соответствии с методическими указаниями;
- Автоматически синхронизировать данные с ГИИС «Электронный бюджет» без необходимости двойного ввода.
Управление программами проектов
Программы проектов возникают тогда, когда для реализации поставленной задачи недостаточно реализовать один проект, а требуется выполнение комплекса проектов. Программа проектов позволяет увязать эти проекты по получаемым выгодам и результатам, по ресурсному обеспечению, по технологии реализации. Обеспечивает эффективное управление общими ресурсами, временем, технологиями взаимосвязанных проектов для достижения наибольших выгод программы. С помощью модуля можно согласовывать цели программы со стратегией компании.
Модуль «Управление программами проектов» позволяет:
- Формировать состав проектов и непроектных мероприятий внутри программы;
- Собирать и хранить сведения о программах проектов;
- Формировать команду управления программой;
- Задавать жизненный цикл программы и контролировать прохождение программы по его этапам;
- Отслеживать взаимосвязь программы с портфелями проектов.
Под различные задачи мы разработали 3 варианта решений.
Решение, адаптированное под потребности компаний, которые только начинают внедрение проектного управления. Подходит для компаний малого и среднего бизнеса, органов исполнительной власти, администраций муниципальных образований. Позволяет быстро освоиться в системе и начать работу. Возможный вариант размещения в облаке гарантирует доступ к данным в любое время из любой точки мира.
Решение для коммерческих компаний. Предназначено для управления проектами любого уровня сложности. Объединяет современный ИТ-инструментарий, зарекомендовавшие себя методологии и лучшие практики проектного управления. Обеспечивает гибкую настройку и прозрачность ведения всех типов проектов на всех уровнях организации.
Импортонезависимое решение для организаций государственного сектора. Входит в единый реестр отечественного ПО. Соответствует ключевым положениям Постановления Правительства РФ №1288 от 31.10.2018 г. (в редакции от 24.06.2021) и методическим рекомендациям по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти.
Вы можете сравнить все три решения и решить, какое из них подойдет для выполнения ваших задач.
Вам сложно определиться с выбором или у вас есть дополнительные вопросы? Закажите консультацию!
Источник: pmforesight.ru