Иметь ограниченные ресурсы — история знакомая каждому предпринимателю. Всегда чего-то не хватает: денег, времени, знаний, сильной команды и так далее. И сейчас мы понимаем, что свободного времени вынуждено прибавится. Необходимость — в условиях затишья, карантина и неопределённости заняться тем, что постоянно откладывали.
Провести анализ своей компании или карьеры, подумать о новых возможностях и внедрить наконец-то, что долго откладывалось.
Чтобы подготовиться к новым возможностям, в том числе, нужны знания и новые идеи.
Сделали для Вас подборку, где Вы, невзирая на карантин, сможете платно или бесплатно получить новые знания, идеи и инструменты.
Источник: bossclass.online
Какими должны быть мобильные приложения для руководителей
Полезные приложения для руководителя
Мобильные приложения, в основном, покупаются для использования руководителями, а они готовы платить только за эффективные инструменты работы. Каких принципов придерживаются разработчики, чтобы отвечать требованиям современных руководителей?
В поиске эффективных инструментов организации своей деятельности, руководители все чаще выбирают мобильные устройства как основное средство работы с информационными системами предприятия. Планшеты и смартфоны отодвинули ноутбуки в нише портативных компьютеров, ведь их возможности и преимущества растут с выходом каждой новой модели.
Производители программного обеспечения, следуя спросу, переключились с десктоп-программ на веб- и мобильные приложения. В части доступной функциональности нативные приложения не уступают веб-сайтам, однако имеют два весомых преимущества: поддержка работы в отсутствие сети и высокая скорость обмена данными.
На пресейле я часто анализирую потребности заказчиков к выбираемой ECM-системе. Каждое техническое задание сопровождается требованиями к мобильному интерфейсу, зачастую четкими и детальными. Это не удивительно: мобильные приложения, в основном, покупаются для использования руководителями, а они готовы платить только за эффективные инструменты работы.
Каких принципов придерживаются разработчики мобильных приложений, чтобы отвечать требованиям современных руководителей?
Мобильный офис в кармане
Специфика работы многих руководителей такова, что больше половины трудового дня они проводят вне кабинета. Поэтому используемые инструменты должны предоставлять ему возможности, аналогичные работе на стационарном компьютере.
Вот пример требования к мобильному рабочему месту руководителя:
«…функциональность приложения должна обеспечивать работу пользователей с назначенными им задачами согласования, ознакомления и утверждения документов с использованием электронной подписи».
PM8. Инструменты для работы Проджект Менеджера // Project management для новичков
За краткой формулировкой скрывается множество задач, которые руководитель должен решить, имея в кармане лишь смартфон. Это рассмотрение входящих документов, создание, редактирование и утверждение резолюций, контроль исполнения выданных решений и рецензирование исходящих писем, подписание документов электронной подписью, работа с архивом организации, а также просмотр отчетов по исполнительской дисциплине.
Разобрать входящие документы и выдать несколько поручений по пути на деловую встречу – это реально. Нативные ECM-приложения обеспечивают требуемую функциональность, позволяя руководителю выполнять повседневные задачи, не возвращаясь на рабочее место.
Быстрый старт
Несмотря на широкие возможности, мобильное приложение должно быть понятным и простым в использовании. Дизайнеры разрабатывают облегченные интерфейсы, исследуют рутинные операции пользователей и оптимизируют алгоритмы их взаимодействия с программой.
Сравните два мобильных интерфейса ECM-приложения. Какой вы бы предпочли использовать в повседневной работе со смартфона или планшета?
Интерфейс веб-клиента
Интерфейс мобильного клиента DIRECTUM Solo
Оба приложения позволяют работать с деревом папок, входящими документами и поручениями, обращаться к архиву организации и отчетам. Однако, интерфейс мобильного клиента выглядит более лаконичным и простым, не перегружен кнопками действий, а элементы расположены таким образом, чтобы можно было работать только большими пальцами, держа планшет в двух руках.
Поэтому руководители смогут использовать ECM-приложение без долгого изучения инструкций – открыть клиент и сразу начать работу.
Минимум действий – максимум результатов
Продолжением легкого интерфейса является частичная автоматизация рутинных действий пользователей.
Как руководитель разбирает поток входящих документов? Открывает документ, выносит решение по документу, отправляет его на исполнение, открывает следующий документ и вновь повторяет последовательность.
Некоторые мобильные приложения лишают пользователей необходимости вручную выполнять обязательные для определенных процессов действия. Например, автоматический переход к следующему документу после рассмотрения текущего.
Минимизация количества операций делает работу в мобильном клиенте максимально эффективной для руководителей.
Использование привычных элементов
В каком виде вы предпочитаете читать книги? Бумажные или электронные? Ценители материальных вещей ищут в программных продуктах образы реального мира и быстрее приспосабливаются к работе в виртуальной среде, найдя их.
Работающие на бумаге, руководители «старой школы» оценят такие элементы приложений, как «кожаный» интерфейс, наподобие папки с документами, или «перекидной» электронный календарь. А возможности рукописного и голосового ввода избавят от необходимости набирать текст с клавиатуры.
Например, привычным сценарием рассмотрения входящего письма представляется написание резолюции ручкой на бумажном документе. При работе с мобильного приложения руководитель может так же, стилусом, написать на скан-образе текст резолюции, который позже его помощник переведет в печатную форму и отправит поручения указанным исполнителям.
Вынесение резолюции на бумажном документе и в мобильном ECM-приложении DIRECTUM Solo
Доступность ключевых показателей
Мониторинг и анализ результатов деятельности предприятия – одна из важнейших задач контроля. Многие перевели отчетность в электронный вид, и горы бумаг на столе руководителей встречаются не так часто. Особенно у руководителей, работающих на смартфонах и планшетах.
Мобильные приложения предлагают различные варианты просмотра ключевых показателей – от индивидуального контроля вынесенных поручений до графиков и диаграмм. Привычными являются отчеты по исполнительской дисциплине, которые, если говорить о производственном предприятии, готовят специалисты отдела контроля. Для коммерческих организаций, ведущих активную договорную работу, важна сводная информация по количеству заключенных договоров за период и их текущему состоянию исполнения. В рамках ведения проектной деятельности актуальны данные по плановым и текущим показателям, загрузке исполнителей, возникновению рисков и действий по их предотвращению.
При этом ответственные сотрудники размещают подготовленные документы в специальных папках электронного архива организации. Руководитель может обратиться к отчетам в любое время через мобильное ECM-приложение, проанализировать показатели и сразу направить поручения на проведение корректирующих мероприятий.
Полезное взаимодействие для непрерывной работы
На предприятии, помимо ECM, функционирует целый комплекс систем, тесно взаимодействующих друг с другом. Большинство продуктов располагают интерфейсами для интеграции с другим программным обеспечением, что позволяет организовать единое информационное пространство для всех подразделений предприятия.
В мобильных приложениях так же используются элементы взаимодействия программ друг с другом. Например, возможность отправить документ из ECM-клиента по электронной почте. Или удобно организовать работу с планировщиками, размещая в них ссылки на объекты ECM-системы.
Представим помощника, управляющего электронным календарем руководителя. Получив информацию о новой встрече, он, первым делом, открывает календарь начальника и резервирует в нем время мероприятия. После этого он готовит необходимые материалы – поднимает имеющиеся данные и создает в системе новые электронные документы. Чтобы можно было удобно обратиться к материалам мероприятия, помощник добавляет ссылки на них в текст встречи в календаре. Теперь руководитель прямо из окна мероприятия может перейти по ссылке к нужному объекту в ECM-системе, который откроется в ее мобильном приложении.
Встреча в календаре со ссылками на электронные документы
Заказчики готовы платить за решения, повышающие эффективность их бизнеса. Поэтому все вышеперечисленные принципы разработки мобильных приложений направлены на эффективную организацию времени руководителей. Они помогают достигнуть непрерывности рабочего процесса в масштабе личном и всего предприятия, делая его приспособленным к постоянно меняющимся условиям.
А какие еще принципы, на ваш взгляд, полезны для грамотного управления, но не учитываются разработчиками современных мобильных приложений?
Источник: ecm-journal.ru
Одно из лучших приложений для управления сотрудниками
Многие ошибочно полагают, что если у них малый бизнес, то можно пренебречь некоторыми моментами — в частности, пускают все процессы и задачи на самотек. Именно поэтому небольшие компании зачастую действуют хаотично: руководитель устно дает указание, опять же устно обозначает дедлайны, а спустя некоторое время выясняется, что задача сотрудником не выполнена. Такой подход в корне неверен.
Конечно, можно прочесть несколько книг по управлению предприятием, однако книги не научат применять полученные знания на практике. К тому же у опытных руководителей редко находится свободное время на подобные занятия. Было бы намного проще, если бы у директора был инструмент для ежедневного управления сотрудниками и контроля за выполнением задач, который руководитель сможет самостоятельно освоить за несколько минут.
Приложение «Директива», доступное для Android-смартфонов и iPhone, позволяет быстро осуществить постановку задачи сотруднику, указав универсальные критерии для любого указания: что надо сделать, когда, кто должен сделать и какой на все это выделен бюджет. Когда задача организуется не в устной форме, а в письменной, это сразу придает ей своего рода официоз, который обязывает сотрудника ее выполнить. В случае нарушения сроков будет сразу видно, кто виноват и в отношении кого следует ввести санкции.
Очень важно не просто поставить задачу сотруднику и забыть ее, но и проконтролировать, что он с ней ознакомился. Если сотрудник не подтвердил ознакомление, по сути он может запросто не выполнять поручение. Спросить с него, конечно, всегда можно, но моральное право опять же никто не отменял. В «Директиве» таким тонкостям уделяется внимание, поскольку приложение основано на управленческой науке.
Самое главное, что поскольку почти у всех сейчас есть смартфоны (у сотрудников компаний — точно), приложение становится идеальным решением, которое может без проблем освоить каждый. Поначалу кажется, что от подобной системы управления выигрывает только директор, но это вовсе не так: руководитель, в свою очередь, не может голословно обвинить сотрудника, за счет чего улучшается операционный климат в коллективе.
При желании сотрудник всегда может предложить свои замечания или дополнения. Зачастую работник знает свою область лучше руководителя (тот же маркетолог или бухгалтер) и знает, за какой срок реально выполнить задачу и какой бюджет на нее уйдет.
У сотрудника также есть возможность инициировать задачу при необходимости. Самое главное — перед руководителем на главном экране приложения размещены все задачи как на ладони, что позволяет ему быть в курсе всех процессов компании. При этом письменная работа сведена к минимуму, все только по делу. Разумеется, всегда последнее слово остается за директором.
Использование смартфонов позволяет применять управленческие знания с большей эффективностью, так что руководители организаций обязательно оценят столь удобное решение. Попробовать сервис можно в течение бесплатного двухнедельного периода. Ссылку на Android-версию оставим ниже, для iPhone можно скачать здесь.
Приложение: Directiva Разработчик: Directiva Категория: Бизнес Версия: 4.3 или более поздняя Цена: Бесплатно Ссылка: Скачать Приложением уже заинтересовались: 0 человек
Теги
- Google Play
- Мобильные технологии
- Операционная система Android
- Приложения для Андроид
Наши соцсети
Новости, статьи и анонсы публикаций
Источник: androidinsider.ru