Программу пребывания иностранной делегации обычно составляет лицо, ответственное за организацию ее приема. Однако зачастую (особенно если главный «ответственный» занимает достаточно высокую должность или загружен более важными проблемами) всю «черновую» работу поручают вести… В общем, вы уже догадались, кому. Как известно, именно секретарь чаще всего является одним из главных организаторов всевозможных мероприятий, и вряд ли такое значимое событие, как приезд иностранной делегации, пройдет без его активного участия.
Необходимо помнить, что программа пребывания иностранной делегации, утвержденная руководителем организации, является тем «рамочным» документом, на основании которого составляется смета расходов и в дальнейшем производится их списание в бухгалтерском и налоговом учете. Другими словами, это один из важнейших документов не только для организаторов приема иностранной делегации, но и для бухгалтерии.
Строго говоря, необходимо составить и утвердить не одну, а сразу две программы. Одну официальную — для руководства, гостей изза рубежа и отчетности. Готовится она на двух языках (русском или белорусском и языке приехавших) и вручается всем членам делегации сразу же после их прибытия. В данном документе должны быть по дням и часам расписаны все «этапы» пребывания гостей в нашей стране. Особым шиком считается изготовление «гостевого» варианта программы на высококачественной бумаге типографским способом.
Advanced Placement – подготовительная программа в университеты США и Канады
Второй вариант программы является рабочим документом для организаторов приема иностранной делегации, который будут использовать все работники организации, так или иначе задействованные в каждом из входящих в программу мероприятий. Поэтому ее еще называют рабочей программой. В этом документе, являющимся расширенным вариантом официальной программы, должна быть подробно расписана следующая информация:
— лица, встречающие членов иностранной делегации после приезда (прилета) и провожающие их;
— дата, день недели, время начала и место проведения каждого мероприятия;
— ответственное за данное мероприятие лицо (лица);
— количество приглашенных лиц и участников каждого мероприятия;
— места питания членов иностранной делегации и сопровождающих лиц;
— вопросы транспортного и бытового обслуживания;
— организация культурной программы;
— вопросы, связанные с работой переводчика (если ктото из сопровождающих лиц владеет необходимым иностранным языком, то, возможно, присутствие переводчика не является обязательным на всех мероприятиях), и т.д.
В зависимости от вида деятельности конкретной принимающей организации, планируемых к обсуждению или подписанию документов и множества других факторов в рабочую программу могут быть включены некоторые «специфические» мероприятия (например, посещение филиалов организации и т.п.).
Приведем пример приказа об утверждении общей программы пребывания иностранной делегации.
ООО «Лютик» УТВЕРЖДАЮ
пребывания иностранной делегации из Великобритании
ПРИГЛАШЕНИЯ В ЗАРУБЕЖНЫЙ ВУЗ // ПОДРОБНОСТИ В КОММЕНТЕ
Данная программа разработана в связи с пребыванием иностранной делегации в количестве 4 человек (представители компании «Пофигруп лимитед») в г. Минске.
Цель приезда делегации: проведение переговоров _____________________________________. Срок пребывания — 3 дня, с 22 по 24 июня 2009 г. включительно.
Ответственный за прием иностранной делегации — Петров П.П. Лица, сопровождающие делегацию:
Петров П.П., Славиков С.С. и Эшмакунова О.О.
Программа пребывания представителей компании «Пофигруп лимитед» в Республике Беларусь в период с 22 по 24 июня 2009 г. состоит из следующих мероприятий:
Источник: cyberpedia.su
Подготовка программы пребывания зарубежных гостей
Ежегодно по приглашению высших государственных органов, министерств и ведомств, предприятий и учреждений, различных общественных организаций и союзов нашу страну посещают сотни зарубежных делегаций. Гостеприимство, тем более когда речь идет о
зарубежных гостях, предполагает тщательную подготовку к их визиту, соблюдение общепринятых в таких случаях международных норм и правил этикета, что в конечном счете определяет перспективы дальнейшего международного сотрудничества. Между тем, несмотря на многократное увеличение объема сотрудничества организаций и
частных лиц с зарубежными партнерами, культура международного общения у многих наших современников пока еще только формируется. Это в полной мере относится и к практике работы с иностранными делегациями.
Организация приема зарубежной делегации является серьезным экзаменом на профессиональную состоятельность сотрудников протокола, поскольку программа визита включает в себя практически все составляющие протокольной практики. В протокольные службы всех стран обязательно входят специальные подразделения, занимающиеся организационным обеспечением визитов.
Организация (предприятие, учреждение), принимающая зарубежную делегацию, должна обеспечить своевременное разъяснение своим гостям основных положений документов, точное выполнение установленных в отношении иностранных граждан правовых норм.
Она также несет ответственность за своевременное оформление документов на право пребывания зарубежных гостей в Российской Федерации, передвижение по ее территории и на выезд из страны по истечении определенного им срока пребывания.
Основанием для получения зарубежным партнером визы на въезд в страну является приглашение принимающей стороны. При обеспечении визитов высшего и высокого уровня эти вопросы решаются по дипломатическим каналам. Подавляющее большинство зарубежных делегаций прибывают по деловым однократным въездным – выездным визам, дающим право один раз въехать в страну, находиться на ее территории в течение указанного в визе срока и выехать обратно. Приглашение, необходимое для получения визы, оформляется на бланке приглашающей организации, подписывается руководителем и скрепляется печатью.
Приглашение должно содержать следующую информацию: фамилия, имя, год рождения, номер паспорта приглашаемого лица (лиц), его гражданство, занимаемая должность, конкретные цели и сроки визита, а также обязательства приглашающей стороны по обеспечению соблюдения правил пребывания и регистрации на территории Российской Федерации приглашенными иностранными гражданами. Приглашение может быть адресовано как непосредственно приглашаемому лицу, так и консульскому учреждению Российской Федерации. От иностранных граждан принимаются к рассмотрению оригинал приглашения либо приглашение, переданное по факсу или
телексу. В случае необходимости для принятия решения о выдаче визы консульское учреждение может запросить дополнительные сведения. Визы иностранным гражданам выдаются консульскими учреждениями за рубежом по предъявлению надлежащим образом оформленных документов и уплате консульского сбора.
В ряде случаев двусторонними межгосударственными соглашениями предусматривается безвизовый въезд в нашу страну.
Зарубежные делегации, прибывающие на срок до трех дней, исключая праздничные и выходные дни, освобождаются от формальностей, связанных с регистрацией паспортов в органах внутренних дел, дающих право на жительство. Эта привилегия, независимо от срока пребывания, распространяется на членов делегаций, прибывающих в нашу страну по приглашению Президента, Правительства, Федерального собрания, а также на иностранцев, въезжающих по паспортам, выданным Организацией Объединенных Наций.
Сотрудники иностранных дипломатических представительств, консульских учреждений, представительств международных организаций, как уже отмечалось, проходят регистрацию в Министерстве иностранных дел.
Если зарубежные гости не попадают ни под одну из названных категорий, приглашающая сторона обязана в течение трех суток, исключая праздничные и выходные дни, позаботиться о регистрации их паспортов в органах внутренних дел. Регистрация производится на весь срок пребывания на основании письменного обращения принимающей организации. За регистрацию и продление срока действия регистрации взимается государственная пошлина. При условии проживания иностранных граждан в гостинице паспорта регистрируются администрацией гостиницы.
Продление срока действия регистрации производится только после продления органами внутренних дел срока действия визы.
Иностранные граждане могут свободно передвигаться по территории, за исключением мест, для посещения которых требуется специальное разрешение (места расположения воинских частей, режимные предприятия и организации и т.д.), выдаваемое органами
внутренних дел. Запрещается также въезд иностранцев в пограничную зону, кроме случаев, когда в полученных ими приглашениях указаны пункты, расположенные в данной зоне, или при получении на то специального разрешения органов внутренних дел или пограничных войск.
Зарубежные гости, пребывающие на территории Российской Федерации, обязаны подчиняться российскому правопорядку. Особые правила распространяются лишь на лиц, пользующихся дипломатическими и консульскими привилегиями и иммунитетами. Все остальные иностранные граждане за совершение преступлений, административных или иных правонарушений подлежат ответственности на общих основаниях с гражданами нашей страны.
Источник: poisk-ru.ru
4.2.2. Подготовка программы пребывания зарубежных гостей.
К приезду зарубежной делегации обычно готовятся две программы: общая (внешняя), предназначенная для гостей, и подробная (рабочая, или внутренняя) для организаторов приема.
Общая программа представляет собой расписанный по дням и числам график пребывания гостей в стране.
В подробной (рабочей) программе отражаются все организационно-технические детали приема делегации. В частности, в программе необходимо предусмотреть:
- своевременное бронирование гостиницы или подготовку другого места проживания делегации;
- определение мест питания;
- персональный состав встречающих в аэропорту или на вокзале;
- содействие в прохождении пограничного и таможенного контроля;
- получение и доставку багажа, транспортное обеспечение;
- помощь в размещении в гостинице;
- работу переводчиков и т. д.
Во избежание срывов и неувязок по каждому из вопросов определяются персонально ответственные за его выполнение лица.
Прибытие зарубежного гостя с супругой требует участия супруги официального лица. В этом случае отдельная программа готовится и для супруг, так как в деловой части визита они могут быть не заняты. С учетом личных интересов и пожеланий планируется посещение музеев, театров, ярмарок, выставок, встречи с женскими коллективами и т. д.
Официальный визит предусматривает обмен памятными подарками. Их характер должен быть продуман заранее. При рабочих визитах вручение подарков не принято. Правилам выбора и вручения подарков ниже посвящен отдельный параграф.
При разработке программы во внимание также принимается личный режим гостя, к которому он привык, обязательно предусматривается свободное время для личных дел. (См. образец программы, Приложение 2).
При наличии возможностей желательно отпечатать общую программу типографским способом на русском языке и языке гостей на высококачественной бумаге малого формата и вручить всем членам делегации в начале визита. Типографским способом желательно изготовить и иные справочные материалы протокольного характера: схемы рассадки участников переговоров и участников официального обеда (завтрака); именные карточки на двух языках – большого формата – для обозначения мест за столом переговоров и малого формата (кувертные), устанавливаемые на столах приглашенных на обед (завтрак). Кроме того, для каждого приглашенного изготавливается отдельная карточка «Ваше место за столом» с необходимыми ориентирами (См приложение 6). В типографии также могут быть заказаны бланки приглашений, тексты меню и обложки к ним, программы спектаклей и концертов в рамках культурной части программы пребывания, обложки речей.
В обязанности сотрудников протокола, кроме всего прочего, входит отслеживание соблюдения хронометража программы пребывания гостей, чтобы мероприятия по возможности начинались и заканчивались в запланированное время. В противном случае временной сбой в одном звене программы вызывает цепную реакцию, вносит нервозность в работу людей, занятых в ее реализации.
Источник: studfile.net