Почему программа Outlook является наиболее распространенной для организации управления временем

Глеб Архангельский , директор ООО «Организация времени» , консультант по управлению временем, координатор Тайм-менеджерского сообщества . До перехода в консалтинг работал в ЗАО АКБ «Банкирский Дом» помощником председателя правления по вопросам стратегического планирования.

Если вы хотите разумно использовать ваш самый невосполнимый капитал, ваше время – вам не обойтись без системного управления личными задачами, целями, планами, информацией. В современном мире это невозможно без соответствующего «софта».

Практически каждый из нас сталкивался с MS Outlook. У многих эта программа является корпоративным стандартом в организации задач и электронной почты. При этом очень часто Outlook не любят. И есть за что, надо признаться – недоделок и непродуманностей в нем хватает. Однако при должной изобретательности и смекалке на Outlook прекрасно реализуются современные методы управления временем, не «зацикленные» на попытке жестко распланировать все и вся.

В этой статье я опишу первый, самый простой шаг управления личным временем на базе MS Outlook: налаживание удобного и гибкого обзора задач.

Why is Outlook Working Offline?

Нет ощущения подконтрольности ситуации…

Когда говорят об организации времени, обычно подразумевают в первую очередь планирование. Но до того как пытаться что-то планировать, нужно суметь не потеряться в большом объеме информации. Для этого необходимо создать обзор – полную картину всех целей, задач, сроков, важных обстоятельств, и т.п.

Часто люди испытывают стресс и ощущение неуправляемости времени только из-за того, что не имеют ясного обзора всего, что предстоит сделать. Причем иногда в этом бывают виноваты слишком сложные системы планирования, затрудняющие обзор. Например, управляющий директор группы производственных компаний в ходе консультаций пожаловался на неудобство работы с задачами в Outlook:

«Задач много, штук 100-150, они где-то там сидят, иногда дают о себе знать напоминалками. Нет ощущения подконтрольности ситуации, есть какой-то «черный ящик», в содержании которого я не уверен».

Было найдено достаточно простое решение. Полный список задач был скопирован в Excel, и составлена табличка следующего вида:

Рисунок 1. «Упрощенный график Гантта»

«Галочками» в таблице директор пометил примерные сроки исполнения задач. Вся таблица в распечатанном виде заняла две-три страницы А4. Это представление можно назвать «упрощенным графиком Гантта» – по аналогии с хорошо известным в проектном менеджменте инструментом планирования. Замечу, что такое представление задач можно было настроить и непосредственно в Outlook, но в той конкретной ситуации Excel был удобнее. О полезности таблички топ-менеджер отозвался так:

«Благодаря этой форме обзора я ощутил, что задач не так уж много, и самое главное – что они выполнимы, причем в достижимые сроки».

Пользовательские представления

Наиболее удобный способ создать индивидуальный, «заточенный» именно под ваши потребности обзор задач – настройка пользовательских представлений .

How Does Outlook Show Reminders on Top of Other Windows?

Все «задачи к исполнению» удобно создавать и держать в корневой папке «Задачи». Но «видеть» эту папку мы можем с разных «точек зрения», отбирая каждый раз именно то и в таком порядке, в каком нам это необходимо для наилучшего обзора. Эти «точки зрения» и задаются пользовательскими представлениями, которые переключаются в меню «Текущее представление».

В Outlook есть несколько стандартных представлений, например, «Простой список задач», «Просроченные задачи», «Задачи, срок исполнения которых находится в пределах ближайших семи дней».

Рисунок 2. Доступ к настройке представлений из меню

Большинство стандартных представлений неявно предполагают, что у каждой задачи есть точный срок выполнения – Outlook в основном ориентируется на жесткое планирование. В реальности пытаться придать каждой задаче точный срок исполнения – лишняя работа. Поэтому мы будем говорить только о представлениях, настраиваемых самим пользователем, позволяющих реализовать более гибкую идеологию планирования.

«Сущности» для обзора

Помимо ориентации на жесткое планирование, стандартные представления Outlook имеют еще один недостаток – в них все задачи неявно считаются «равноправными», сравнимыми между собой. Это не очень удобно. Более разумно выделить в личной работе несколько различных типов «сущностей», формально находящихся в папке «Задачи», но содержательно отличающихся друг от друга:

Проекты: задачи, содержащие обзор мыслей и действий по какому-либо личному проекту или направлению деятельности;

Задачи: собственно задачи, дела к исполнению;

Использование Microsoft Outlook для организации времени выполнения проекта и информации

Еще одним навыком, который должен присутствовать в арсенале руководителя проектов, является умение эффективно управлять временем выполнения проекта. Для этого нужно иметь недюжинные организаторские способности. Как известно, рабочий день составляет восемь часов, но в течение одного и того же времени некоторым работникам удается выполнить почти в два раза больший объем работы, чем другим. Управление временем — это процесс, который следует использовать для контроля приоритетов заданий, которые предстоит выполнить в течение рабочего дня. С точки зрения управления проектами, организационное мастерство является особенно важным профессиональным качеством, когда речь идет об организации проектной документации, совещаний и работы коллектива.

Весьма эффективным инструментом управления временем является программа Microsoft Outlook. Это программное средство заключает в себе календарь, перечень задач, а также список адресов и телефонов. Большинство из вас, наверное, знакомы с возможностями Microsoft Outlook или по крайней мере использовали какой-либо программный продукт, подобный ему.

Во всяком случае вы должны уметь составлять график совещаний по проекту, создавать задачи и назначать им конкретные даты выполнения и т.д. Одно из новых средств Outlook позволит вам и каждому члену группы исполнителей вашего проекта опубликовать свои календари на Office Server, сделав их доступными для всех остальных. Это пригодится при проведении важных совещаний или для привлечения к участию в тех или иных мероприятиях кого-либо из членов группы. Подробнее о планировании действий исполнителей проекта и составлении календарей использования ресурсов мы поговорим в разделе «Составление бюджета и календарного плана проекта».

Еще одной возможностью Microsoft Outlook являются списки задач. Они позволяют создавать специализированные представления с разбивкой по исполнителям, конечным срокам завершения, проценту выполнения и т.п., когда требуется выяснить ситуацию с выполнением задач. Однако нам кажется, что с помощью Excel легче создавать списки задач и управлять ими. Например, вам как руководителю проекта придется иметь дело с несколькими исполнителями и отслеживать ход выполнения многих задач.

Как уже говорилось, 90% своего рабочего времени руководитель проекта затрачивает на коммуникации и общение с другими людьми. Это означает, что ему приходится разговаривать с исполнителями, составлять проектную документацию, писать отчеты о состоянии выполнения проекта и т.п. Если не планировать время для реализации этих функций, они могут оказаться невыполненными. Непосредственное общение с исполнителями проекта должно занимать достаточно высокое место в перечне ваших приоритетов. Управляя своим рабочим временем, принимайте во внимание перечисленные ниже рекомендации.

• Каждый день предусматривайте в своем календаре время для непосредственного общения с исполнителями проекта, т.е. периоды времени, отведенные для этой цели, должны помечаться в вашем календаре словом «занят».
• Планируйте время для обновления проектной документации. Каждый день отводите примерно 30 минут для обновления проектной документации. Никакие другие дела (встречи, переговоры и т.п.) не должны отвлекать вас в эти промежутки времени.
• Не забывайте резервировать время для поездок, если какие-то из ваших встреч проводятся вдали от вашего постоянного места работы.
• Регулярно проводите специальные совещания для обсуждения состояния выполнения проекта и ознакомления всех заинтересованных сторон с ходом выполнения проекта, обозначая соответствующие промежутки времени как время, отведенное для встреч.
• Каждое утро на работе начинайте с изучения своего календаря и перечня задач. Делайте то же самое по окончании рабочего дня, определяя при этом, какие задачи остались незавершенными и переносятся на следующий день. Выясните также, какие встречи запланированы у вас на следующий день. Это очень важно делать именно накануне, чтобы иметь возможность подготовиться (например, прийти на работу не в джинсах и тенниске, как обычно, а соответственно предстоящей встрече).
• Обрабатывайте каждую порцию информации, которая попадается вам на глаза (электронную почту, обычную почтовую корреспонденцию, голосовую почту, докладные записки и т.п.), одномоментно. Если же по каким-то причинам вам приходится обрабатывать информацию в несколько приемов, то их количество должно быть как можно меньшим. Прочитайте эту информацию, ответьте на нее, подшейте в соответствующую папку, а в случае ненадобности удалите.

Если вы постоянно куда-то опаздываете или вечно что-то не успеваете, тогда вам стоит прослушать специальный курс управления временем. Там вы узнаете гораздо больше о современных методах планирования индивидуального рабочего времени, мы смогли уделить этому важному вопросу лишь несколько страниц.

Источник: pivot-table.ru

Корпоративный тайм-менеджмент в MS Outlook 301 Глоссарий

Приходилось ли вам терять бумажный ежедневник? А разбираться в документах, оставленных уволившимся сотрудником? Или терять деньги из-за отсутствия полной истории переписки с клиентом? Все это — неизбежные недостатки «бумажного» управления информацией и задачами.

С помощью Outlook можно эффективно организовать командную работу — назначить задачу сотруднику, увидеть на одном экране несколько календарей подчиненных или коллег и т. п. Работа становится более прозрачной и эффективной.

Более того, с помощью механизма пользовательских полей в Outlook можно структурировать практически любые бизнес-процессы. При этом MS Outlook, естественно, не подменяет собой более сложные и масштабные корпоративные информационные системы (ERP, CRM, системы project management и т. п.).

Эта программа позволяет оптимально настроить бизнес-процесс не на уровне компании в целом, а на уровне личной эффективности менеджера и команды, в которой он работает.

Например, в строительной компании в ходе тренинга «Тайм-менеджмент в Outlook» была выявлена следующая проблема: дизайнеры не всегда вовремя оформляют все документы и разрешения, касающиеся перепланировок. В результате строительство задерживается, и компания несет серьезные убытки.

Решение нашлось достаточно простое: в папке «Задачи» настроили пользовательское представление с полями, отражающими все стадии процесса (рис. 8.33).

I Перепланировки 1

Примять заявле**»

По лучение согласое. проекта

Чт 18.05.2006

Чт 27.04.2006

Ср 12.04.2006

Пт 16.06.2006

Рис. 8.33. Список задач в разделе «Перепланировки»

Для каждой перепланировки с помощью пользовательских полей заданы ключевые этапы процесса:

• 1) дата принятия заявления;
• 2) необходимые согласования (поля формата «да/нет», в реальности их не три, как на рисунке, а около десяти);
• 3) дата получения согласования;
• 4) длительность процесса (из даты получения согласования вычитается дата принятия заявления);
• 5) срок, в который необходимо получить согласование.

Эта таблица позволяет дизайнеру (и его руководителю!) полностью контролировать процесс получения согласований, расставляя «галочки» в колонках соответствующих согласующих инстанций (ПТО и т.д.). Ничего не теряется, ничего не забывается. Более того, простое правило автоформатирования раскрашивает задачи, срок выполнения которых приближается, в синий цвет. Поле «Длительность» позволяет узнать среднее время согласования перепланировок и поставить задачу уменьшения этого показателя.

Аналогично можно контролировать многие другие процессы, к которым относятся, например:

• • продажи: список клиентов, отображающий значимые этапы взаимодействия, ближайшие необходимые действия, сроки и т. п.;
• • пресса: список изданий, позволяющий контролировать и планировать наши публикации или публикации о нас;
• • контрагенты: список поставщиков, с помощью которого можно «держать руку на пульсе» и быть уверенным, что все будет доставлено вам вовремя;
• • документы: список договоров или других документов, проходящих некоторые стандартные стадии согласования.

В отделе продаж одной ИТ-компании было настроено примерно следующее представление (рис. 8.34).

Здесь отображены ключевые этапы работы менеджера по продажам. Каждый из соответствующих столбцов имеет формат «дата»; столбец «ОК» означает, что продажа завершена; в столбце «Контакт» отображается контакт менеджера со стороны клиента. Поле «Тема» после названия клиента содержит краткое описание ближайших необходимых шагов.

Рис. 8.34. Настройка представления по продажам

С помощью пользовательских полей можно также создать, например, двухмерный обзор регулярных рутинных задач. Как правило, их стоит «отсадить» в отдельное представление, чтобы они не перегружали основную систему планирования. Это могут быть как ежедневные, так и еженедельные задачи (рис. 8.35).

Пример регулярных задач

Щелчок добавит элемент (Задача)

• ? «Бэкап»: резервные копии информации с компьютера (еженедельно)
• ? Поливка кактуса (раз в две недели)

Й ? Расчистка рабочего стола (еженедельно)

Рис. 8.35. Обзор регулярных задач

Управление делегированными задачами может также осуществляться с помощью настройки пользовательских форм постановки задач. Такие формы могут применяться как для постановки задач подчиненным, так и для обмена стандартными задачами или информацией «по горизонтали». Например, вот очень простая форма для приема и передачи коллеге телефонного звонка (рис. 8.36).

Рис. 8.36. Форма для передачи телефонного звонка

Применение такого рода форм для управления делегированными задачами помогает руководителю ничего не упустить как при постановке задачи, так и при контроле за ее выполнением.

ОСНОВНЫЕ ВЫВОДЫ

Outlook (в переводе с англ. — наблюдение, обзор, бдительность) — идеальный инструмент, позволяющий создать полный обзор всех составля ющих нашей жизни — работы, учебы и т.д. С помощью определенных настроек можно восстановить полную картину своих дел и задач, реализовать многие красивые решения, касающиеся планирования, расстановки приоритетов и создания системы контроля за выполнением поручений, что невозможно сделать в бумажном ежедневнике.

Использование «сущностей» «Встречи» и «Задачи» дает возможность наладить эффективную систему контекстного планирования в Outlook. Возможности программы позволяют автоматизировать и сделать более удобным процесс расстановки приоритетов. С помощью настройки пользовательских представлений мы можем отображать свои дела, встречи и задачи в наиболее удобном для нас виде.

Настроенная под задачи тайм-менеджмента, программа служит стандартом при организации командной работы. Использование Outlook в качестве корпоративного стандарта организации времени существенно повышает эффективность работы, снижает потери времени в компании и в конечном итоге становится одним из элементов, позволяющих упрочить ее положение, так как время представляет собой один из важных факторов, влияющих на конкурентоспособность. В современных условиях выигрыш во времени часто становится главным фактором развития компании и ее движения вперед.

• 1. Почему программа Outlook является наиболее распространенной для организации управления временем?
• 2. Какие две разные «сущности» в Outlook помогают осуществить жестко-гибкое планирование?
• 3. В каком разделе Outlook создаются жесткие встречи?
• 4. В каком разделе Outlook создаются гибкие задачи?
• 5. Как используется Outlook для расстановки приоритетов в задачах?
• 6. Что такое пользовательские представления?
• 7. Что такое категории в Outlook?
• 8. В чем преимущество планирования гибких задач в Outlook по сравнению с бумажными носителями?
• 9. Перечислите пять основных пунктов (кнопок), которые нужно знать для эффективного использования Outlook.
• 10. Как с помощью Outlook можно организовать командную работу? Приведите пример.

Задание 1. Настройте отображение панели календаря в удобном формате («рабочая неделя»). Настройте панель задач в «Календаре».

‘ Задания выполняются на компьютере.

Задание 2. Создайте список гибких задач. Настройте правило автоформатирования, заставляющее MS Outlook раскрашивать приоритетные задачи с высокой степенью важности в красный цвет.

Задание 3. Настройте правило автоформатирования, заставляющее MS Outlook раскрашивать неприоритетные задачи в серый цвет.

Задание 4. Настройте правило автоформатирования: «Задачи, до срока исполнения которых осталось меньше недели, выделять синим цветом».

Встреча (в MS Outlook) — создается в разделе «Календарь», имеет привязку к конкретному жесткому времени исполнения.

Гибкие задачи — задачи, привязанные к контекстам (условиям, обстоятельствам).

Группировка (в MS Outlook) — возможность видеть задачи разбитыми на некоторые смысловые группы, чаще всего на категории.

Депроблематизация — процесс перевода проблемной ситуации в заданную.

Жесткие задачи — задачи, привязанные к определенному времени.

Задача (в MS Outlook) — создается в разделе «Задачи», имеет привязку к «Сроку исполнения», т.е. к дате, до которой ее необходимо выполнить.

Заданная ситуация — положение вещей, когда ясно, что нужно сделать, и ясно, как это нужно делать.

«Кайрос» — і) удобный момент; время, подходящее для осуществления конкретного замысла; 2) контекст.

Кароси — смерть от переутомления на рабочем месте.

Категория (в MS Outlook) — смысловая группа, к которой может быть отнесена любая из задач. Позволяет собрать и сгруппировать близкие по смыслу задачи.

Ключевые области — 7+2 основных направлений вашей деятельности. Главные «русла», в которых развивается ваша жизнь.

Контекст — совокупность условий, обстоятельств, наиболее подходящих для совершения определенного дела, решения конкретной задачи.

Контекстное планирование — планирование, учитывающее не только временные рамки, но и определенные условия и обстоятельства, благоприятные для решения конкретной задачи.

Корпоративный тайм-менеджмент — совокупность технологий «встраивания» методов тайм-менеджмента в систему управления организацией.

Круг влияния — явления, процессы, которые мы можем контролировать.

Круг забот — процессы, явления, оказывающие на нас эмоциональное или интеллектуальное влияние; то, что нас волнует, заботит.

«Лягушки» — мелкие, неприятные задачи, не требующие много времени и сил для их решения.

Матрица Эйзенхауэра — самый простой способ расставить приоритеты, оценив все задачи и дела по критериям «важность» и «срочность».

Мемуарник — простой и технологичный инструмент для выявления личных ценностей.

Метод многокритериальной оценки — расстановка приоритетов с использованием системы критериев для принятия решения в ситуации выбора при наличии большого количества вариантов.

Метод структурирования внимания (МСВ) — оптимальный способ упорядочить огромное количество напоминаний и задач и их перемещение. Разработан и предложен Г. А. Архангельским как основа эффективной системы планирования. Метод учитывает особенности структуры внимания человека.

Миссия — то, что мы «отдаем», приносим в этот мир. Наша уникальность.

Навязанные цели — внушенные цели, навязанные рекламой, окружением, социальными стереотипами и т.д.

Обзор — представление информации (задач, сроков, справочных данных и др.), позволяющее легко видеть всю совокупность и взаимосвязи элементов и дающее возможность эффективно принимать решения.

Отбор (в MS Outlook) — указание MS Outlook, что вы хотите видеть в пользовательском представлении не все имеющиеся у вас задачи, а только некоторые из них.

Пирамида Франклина — система управления временем, разработанная Бенджамином Франклином.

Планирование — в тайм-менеджменте — способность решить задачу без затрат лишних усилий в наиболее подходящее для этого время, не всегда заранее заданное.

Поглотители времени — процессы неэффективного использования времени, в которых человек принимает активное или пассивное участие.

Пользовательское представление — некий взгляд на ваш список задач, возможность представить их именно так, как хотите вы, т. е. сгруппированными по смыслу, раскрашенными в разные цвета, упорядоченными по алфавиту или дате и т.д.

Проактивный подход к жизни — выстраивание ее по своему желанию, активное влияние на события и обстоятельства. Самостоятельное формирование своей жизни и принятие на себя ответственности за нее.

Проблемная ситуация — такая ситуация, в которой не вполне ясно, что нужно сделать, и совершенно не ясно, как это нужно делать.

Промежуточная радость — немедленная награда за каждый сделанный шаг, мотивирующая на дальнейшее движение.

Расставить приоритеты — принять решение, оценив по определенным критериям, какие из поставленных задач и дел имеют первостепенное значение, а какие — второстепенное.

Реактивный подход к жизни — проживание ее посредством реагирования на внешние обстоятельства, жизнь «как сложилось» и «как получилось».

Родные цели — осмысленные цели, когда человек реально понимает, зачем это нужно людям и зачем это нужно ему.

Ролевая функция — совокупность определенных действий и отношений в рамках определенного круга людей.

«Слоны» — крупные, сложные, требующие больших усилий задачи, часто неприятные и не имеющие жесткого срока исполнения.

Творческая лень — защитная реакция организма, с помощью которой он пытается выкроить время для творчества.

Управление временем — управление человеком собственной деятельностью, организация выполнения задач и распределения ресурсов.

Хронометраж — учет расходов личного времени путем простой письменной фиксации, дающий материал для анализа и принятия решений и являющийся инструментом повышения эффективности мышления.

«Хронос» — привычное, линейное, измеримое, механическое время.

Целеполагание — определение, построение цели, формулирование образа желаемого будущего.

Центр жизненных интересов — область восприятия жизни, в которой человек ощущает себя наиболее комфортно, к которой он постоянно стремится и с позиции которой может наиболее эффективно решать собственные проблемы.

«Якорь» — любой материальный объект, любой стимул (визуальный или аудиальный образ, жест, поза, движение, цвет, запах), вызывающие определенные эмоциональные состояния.

Источник: bstudy.net