Pms программа что это

Property Management System – на какой остановиться? Практическое руководство без перехода наличности.

Цель данной статьи — показать отельерам и собственникам бизнеса моменты, на которые стоит обратить внимание на начальных этапах работы, при выборе или замене существующей PMS.

Личный опыт и решения

Вот уже 15 лет я работаю в гостиничном бизнесе. За это время был накоплен определенный опыт управления отелями различного типа. И сегодня я хочу поделиться с вами своими наработками в выборе системы управления отелем.

Так получилось, что за время работы в отелях мне удалось с разных сторон подойти к вопросу использования PMS. В одних отелях я был просто пользователем уже существующего продукта. В других мне выпала возможность изначального выбора системы. В третьих же приходилось заниматься переходом с одной системы на другую.

Именно полученный опыт дал возможность объективно оценить процесс выбора и владения PMS не только как пользователя у монитора, но и как владельца данной системы со всеми эксплутационно-содержательными характеристиками. Согласитесь, это разные подходы, в каждом из которых есть свои нюансы. Например, кто-то хочет быстроты и стабильности, а для кого-то важна экономия в обслуживании программы и сервера. И еще, когда последний раз Вы спрашивали своих работников об удобстве работы на имеющейся PMS?

Сеть, франшиза и свободное плавание

Сразу отмечу, что в статье ориентируюсь на российский рынок и на коллег, у которых есть возможность влиять на выбор. Вместе с тем данная информация также будет полезна другим представителям гостиничного бизнеса.

Вы знаете, что многие сетевые отели или отели, работающие по франшизе, не имеют права самостоятельно выбирать системы и полностью зависят от решения головного офиса. Это связано в первую очередь с правилами сетей и наличием уже утвержденных стандартов качества работы, как и процедур обслуживания.

Независимы отели сами решают этот вопрос и зачастую неоднократно за весь цикл работы отеля. Лично я знаю несколько случаев перехода с одной PMS на другую. Причины, повлекшие за собой подобные решения и полученные результаты, поясню далее.

Вы знакомы с PMS?

Итак, что такое PMS, для чего она нужна, и как ее выбирать?

Если говорить краткое и более близкое для меня определение, объясняющее это понятие, то PMS (Property Management System, от анг. «Система управления собственностью») — это система, позволяющая собственнику или управленцу автоматизировать все циклы обслуживания гостей: от бронирования и заселения до окончательного расчета гостя. А также PMS — это возможность организовать все бизнес-процессы в отеле: от работы службы горничных до полной финансовой отчетности.

Хочется отметить, что ряд PMS не рекомендуется внедрять в работу сетевых отелей. Причиной тому является неудобство и отсутствие положенного для полноценной работы сети функционала. Как пример, причины могут быть следующие:

× Отсутствие общей базы данных с возможностью подгрузки гостей в любом из отелей.

× Отсутствие доступа к депозитам компании или физических лиц.

× И самое главное — отсутствие возможности генерации общей отчетности для сети.

Принципы выбора PMS или 3 шага до выбора помощника

На данный момент из-за курса рубля и ряда других моментов большое преимущество получают российские продукты. Несомненно, некоторые из них являются конкурентоспособными и достойными выбора. Вместе с тем наша задача не просто влезть в бюджет и сэкономить, а приобрести лучшего помощника в бизнесе, как для работников, так и для собственников. Потому я призываю вас быть объективными и ориентироваться на функциональность, а не стоимость.

Как же выбрать одну-единственную PMS из такого огромного ассортимента, представленного на рынке? Я бы выделил следующие шаги:

ШАГ 1. Запишите моменты, которые вас могут не устраивать в системе, включая стоимостные показатели.

ШАГ 2. Сопоставьте все эти моменты и проведите сравнительный анализ предложений на рынке.

Как правило, на данном этапе ваш список сузится до 3-5 решений.

ШАГ 3. Здесь начинается самое интересное. Ниже мои рекомендации для этого этапа:

× Обязательно лично встретиться как с руководством компании, так и с техническим руководством, реализующим продукт. И здесь необходимо решить два нюанса:

1. Развитие и интеграция.

Зачастую продавцы и будущие пользователи понимают немного по-разному основные функции в программе. Хорошо, если у вас получится увидеть в глазах продавцов не только желание продать продукт, но и желание делать его лучше, обновлять и подстраивать его под современный рынок. Ведь год от года в мир выходит все больше и больше приложений, позволяющих улучшить работу отеля, и, как результат, — увеличить прибыль предприятия. Именно здесь необходимо заранее подумать об интеграции их с вашей PMS. Стоит сразу понять, готовы ли разработчики двигаться в данном направлении или нет.

2. Разработка дополнительного интерфейса.

Как правило, продавцы систем не отказываются от разработок новых интерфейсов, но запрашивают для этого средства, сопоставимые со стоимостью самой PMS. Все это приводит к патовой ситуации, когда пользователь становится заложником между желанием автоматизировать бизнес с одной стороны, и невозможностью это реализовать по финансовой причине с другой.

Всего этого можно избежать благодаря одной только встрече с руководством компании. Тем более, делать это они любят и с радостью пообщаются с вами!

Важно: по результату встречи обязательно наличие протокола, где должны быть освещены все оговариваемые моменты и условия их реализации, пусть даже в виде обычного письма между обеими сторонами. На этой же встрече правильно будет и поинтересоваться предыдущими проектами. Обязательно уточните, какие из них оказались неудачными, в чем причина произошедшего.

× Желательно встретиться с настоящими пользователями данной системы и теми, кто сменил систему.

Обсудите опыт использования, плюсы и минусы работы. Если вы не из города‑миллионника, то имеет смысл отправить в командировку своего сотрудника для личного общения.

Чек-лист вопросов для личной встречи:

• · Есть ли прецеденты с зависанием/сбоями работы программы и как часто?
• · Не теряется ли информация после сбоев?
• · Время реагирования службы поддержки, особенно в ночные часы, в выходные и праздничные дни?
• · Ориентировочное время разрешения проблемы?
• · Среднее время, затрачиваемое на обучение нового сотрудника?
• · Перечень этапов и моментов, где персонал наиболее часто совершает ошибки?
• · Необходимая скорость интернета для стабильной работы?
• · Регулярность изменения стоимости обслуживания системы?
• · Как часто выходят обновления?
• · Какой характер этих обновлений: новая версия или улучшение действующей работы?
• · Нужен ли отдельный сервер?
• · Есть ли резервное копирование всей базы и как часто оно происходит?

Эти и другие важные моменты необходимо отразить потом в договоре, обезопасив себя от ненужной траты времени в будущем.

Основные критерии выбора или переоценки системы.

За все время работы в гостиничном бизнесе я бы выделил следующие:

1. Спектр функционала.
2. Скорость работы.
3. Простота в работе.
4. Надежность.
5. Возможность развития и обновления
6. Использование в работе системы современных программных продуктов.
7. Пластичность настроек.
8. Интуитивный и понятный интерфейс.
9. Возможность настройки системы в соответствие со стандартами работы отеля.
10. Многопользовательность.
11. Разграничение прав доступа.
12. Ориентированность на особенности работы на территории РФ (налоги и прочее).
13. Наличие руководства по пользованию.
14. Сроки полной имплантации системы.
15. Объем интерфейсов с другими системами.
16. Наличие и объем внутренних интерфейсов.
17. Стоимость внедрения.
18. Стоимость использования/поддержки.
19. Статистика отказов и основные причины.
20. География продукта.
21. Возможности и условия разработчиков модифицировать систему под конкретный рынок или пожелания заказчика.

А как же закон о хранении данных?

Отдельный момент, на который хотелось бы обратить внимание, касается не только тех, кто стоит перед выбором системы, но и тех, кто давно уже использует PMS и всем доволен.

Наверняка, каждый из вас, так или иначе, слышал о законе о хранении данных граждан РФ на серверах в России. Это так называемый «закон Лугового», инициатором которого был заместитель председателя комитета ГД по безопасности и противодействию коррупции, член фракции ЛДПР Луговой Андрей Константинович. Другими словами, любая PMS попадает под мониторинг данного законодательства.

При этом хочу обратить внимание: принадлежность PMS к российскому продукту не означает, что он на 100 % не попадет под действие закона, вступающего в силу 1 сентября 2015 года. Ведь большинство сервисов в РФ используют иностранные серверы для хранения и обработки данных. Вы спросите, почему? Хорошая цена, стабильность, техническая поддержка и прочие причины.

У нас это значительно дороже и менее стабильно. Если сегодня вопрос цены благодаря курсу решился сам собой, и иностранный сервер стал сопоставим с отечественным, то другие параметры остались неизменными.

Конечно же, закон могут еще далее отодвинуть в сроках реализации, но я стараюсь рассуждать по факту и в рамках законодательной ситуации, существующей на сегодняшний день в стране. Потому на данный пункт уже сегодня необходимо обратить свое пристальное внимание и попросить создателей PMS предоставить их видение решения данного вопроса.

Демо-версии PMS

Как правило, потенциальному покупателю предоставляют возможность ознакомиться с демо-версией. Хочу обратить внимание всех, что эти версии совсем «сырые», и у них отсутствует определенный функционал или же они имеют его в урезанной форме.

Конечно, бренд компании и его известность играют свою роль. Тем не менее, большинство людей, отвечающих за выбор системы, совершают ряд ошибок

— Первая из них и, пожалуй, самая распространенная: изначальный выбор системы по собственным критериям — и только потом адаптация ее к необходимым требованиям в отеле. А должно быть наоборот: от особенностей и требований объекта к возможностям самой системы.

— Вторая ошибка -это попытка моментально оценить возврат инвестиций, потраченных на продукт.

Тут скорее нужно набраться терпения и ждать объективного понимания необходимости данного продукта для бизнеса.

Сопровождение: быть или не быть?

После выбора системы самым объемным становится вопрос сопровождения системы в процессе работы. Как правило, на рынке существуют следующие составляющие обслуживания:

· Служба поддержки по телефону.

· Служба поддержки через электронную почту.

· Свободное плавание и решение вопросов посредством системного администратора, который есть в штате.

Техническая поддержка может быть круглосуточная или почасовая. Производитель предоставляет выбор потребителю, какой вариант предпочтительней. Обычно за это берется ежемесячная плата.

Здесь мне хотелось бы обратить внимание на то, что хорошая программа не требует постоянных вмешательств извне и дает уже нужный и отработанный функционал не более, чем за 2‑4 месяца. По опыту, реальный процесс внедрения и «притирки» с персоналом и объектом происходит как раз за это время. Далее надежная система просто обязана работать без каких-либо существенных сбоев.

Важно: данные моменты также необходимо отразить в договоренностях. Например, оплата сопровождения начинается только с третьего или четвертого месяца использования, а не сразу после инсталляции или предустановочных настроек.

В какой-то момент может показаться, что вы полностью справляетесь самостоятельно и легко можете отказаться от сопровождения. Я бы рекомендовал не делать этого, так как обслуживание — это не только решение проблем, но и различные очистки баз, уточнения и внедрения изменений, связанных с законодательством или иными нововведениями, поддержка в сложных ситуациях и прочее.

Есть программы, которые требуют лицензионного сопровождения или обновлений. В подобном случае следует добиваться бесплатного сопровождения и обновления, то есть без дополнительных расходов, и по мере выпуска разработчиком новых версий. Особенно, если вы ежемесячно платите за обслуживание.

Итого за PMS?

Давайте поговорим о полной стоимости владения PMS. Мне бы очень хотелось, чтобы я помог увидеть вам максимальный листинг ценообразования продукта.

Итак, что же вы платите при внедрении PMS? Из чего складывается цена?

Попробуйте заполнить пустые строки, проставив напротив каждого пункта свою цену. Таким образом, вы получите итоговую цифру владения PMS.

Вместо выводов

Всегда старайтесь брать модульную систему, а не систему, полностью автоматизирующую все службы отеля за счет своей изначальной функциональности. Причины две:

1. Вы всегда имеете возможность заменить устаревшие модули, не трогая другие.

2. Вы не создаете почву для увеличения стоимости обслуживания в случае 100%-ной необходимости замены чего-либо в системе, например, вследствие изменения законодательства.

Источник: hoteladvisors.ru

Pms программа что это

Lite PMS* — это онлайн система управления отелем, хостелом, апартаментами или любым другим объектом, который можно сдать в аренду.

Удобно, легко, надежно!

* Lite — это вариант произношения light, от англ. «лёгкий, легко», PMS — property management systems, от англ. «система управления имуществом (недвижимостью)».

Все возможности системы

Наглядная шахматка и отдельный журнал бронирований.

Неограниченное количество категорий и номеров.

Бронирование по спальным местам.

Модуль бронирования для вашего сайта, с возможностью встроенной загрузки в ваш сайт, без всплывающих окон и перехода на наш сервис. Календарь доступности номеров.

Создание сайта отеля (адаптивный дизайн, хостинг, SSL сертификат, защита от DDоs атак, профессиональный чат, модуль отзывов) от нашего партнера REG.Hotel.

Онлайн оплата брони без посредников и дополнительных комиссий. Интеграция со всем самыми известными платежными системами, в том числе с интернет-эквайрингом от Сбербанка, Тинькофф Банка, Альфа Банка и банка Открытие.

Ведение клиентской базы (CRM).

Гибкая настройка тарифны планов. Создание сезонных тарифов и тарифов в зависимости от количества занятых мест в номере. Отдельные цены для детского размещения.

Создание дополнительных услуг и скидок.

Система промокодов для модуля бронирования.

Звуковое оповещение о новом бронировании.

Создание расширенной анкеты клиента с персональным набором полей данных.

Расширенная форма клиента для выгрузки данных в МВД (ФМС) через сервисы Контур.ФМС и СБИС.

Создание дополнительных пользователей (сотрудников) с гибкой настройкой прав доступа. Журнал действий сотрудников.

Модуль Уборка — создание автоматических планов на уборку и создание задач на уборку в ручном режиме.

Channel manager — синхронизация броней и свободных мест с каналами продаж Booking.com, Expedia.com, Ostrovok.ru, Забронируй.ру AirBNB.com, Суточно.ру, Мир турбаз/Kurortix.ru скоро и другие.

Создание любых печатных форм.

Модуль Задачи (Task Manager).

Модуль Касса для фиксации доходов и расходов объекта размещения.

Интеграция с фискальными регистраторами и эквайринговыми терминалами.

Интеграция с электронными замками TTLock.

Интеграция с сервисами Wi-Fi авторизации гостей.

SMS и E-mail уведомления клиентам и администраторам.

Бесплатные уведомления администраторам на Telegram.

Создание резервных копий и их сохранение, восстановление данных.

Управление бронированиями с любого устройства, из любого места.

Webhook-уведомления. Доступ к API.

Или попробуйте демо-доступ
логин: test1, пароль: test1

Источник: litepms.ru

PMS — автоматизированная система управления отелем, гостиницей или хостелом

Хотите автоматизировать бизнес, избавится от ошибок персонала и получать больше прибыли? Тогда вам нужна облачная PMS-система.

2901 просмотров
Облачная система управления сайтом, что это?

PMS — система управления отелем или гостиницей, дающая возможность управлять номерным фондом, контролировать загрузки, бронировать номерной фонд.

В PMS содержится множество данных, которые зачастую нужно обработать быстро, поэтому важно, чтобы с ней было просто и удобно работать.

Главный элемент системы — шахматка бронирований номеров. Она похожа на таблицу: столбцы — календарные дни, строки — номера, собранные по категориям.

Для удобства различные цвета ячеек означают статусы номеров. Например, что номер забронирован, заселен, свободен.

Какие возможности у PMS систем?

• Работа с бронями и гостями
• Графики. Отчеты позволяют делать прогнозы доходов отеля и усовершенствовать рабочие процессы
• Возможность быстрого просмотра свободных и зарезервированных номеров
• Автоматизированная отправка данных для печати чеков
• Автоматизация бухгалтерии
• Выдача электронных ключей за 30 секунд
• Возможность закрытия номеров на ремонт или обслуживание
• Возможность введения скидок для постоянных покупателей
• Контроль регистрации, заселения и выезда гостей (check-in, check-out).

Какие преимущества у PMS системы?

Чтобы удостоверится в важности PMS-системы для ускорения процессов и бесперебойной работы, сравним отель, без такого ПО и отель, который его использует.

При расширении бизнеса растет количество персонала, комнат, обязанностей. Часто наступает момент, когда администратор просто не успевает все сделать, начинаются проблемы с гостями, качеством обслуживания, доходом, распределением сил.

Ведение записей может быть организовано в электронном виде (Google Таблицы, Excel), или даже в бумажном виде, но вы будете ежедневно терять деньги, не сможете контролировать номерной фонд удаленно, не сможете прогнозировать доход и количество свободных отелей, а также не исключены варианты утери данных.

Преимущества PMS-системы:

• Многофункциональность. Можно управлять тарифами, гостями, качеством обслуживания, размещением, бронированием.
• Ускорение регистрации гостей. Этот вопрос встает особенно остро при массовых и ночных заездах.
• Техническая поддержка, которая поможет решить любой ваш вопрос.

Источник: vc.ru

Сравнение систем PMS для гостиниц и отелей

PMS – это система, которая комплексно управляет всеми бизнес-процессами гостиницы: размещение, бронирование дат, телефония и пр. Включает в себя следующий функционал:

• Управление клиентами
• Управление бронированиями
• Управление расчетами
• Управление номерными фондами
• Управление тарифами

На данный момент во всем мире популярны 6 PMS систем. Давайте познакомимся с ними поближе.

Эдельвейс

Отечественная система управления гостиницей, которая существует на рынке уже далеко не первый год. Она позволяет автоматизировать все вопросы, связанные с приёмом и размещением гостей, а также вопросы ведения различных видов отчётности. Простота использования и большое количество готовых решений даёт ей возможность составлять достойную конкуренцию иностранным аналогам.

1. Интуитивно понятный интерфейс, созданный по принципу модульности. Вы сами выбираете какие элементы вам нужны, исходя из особенностей работы вашего отеля.
2. Полное соответствие требованиям контролирующих органов, с возможностью заполнения и выгрузки огромного количества отчётных и статистических форм.
3. Стоимость. Часто система обходится гораздо дешевле зарубежных аналогов.
4. Интеграция с большим количеством смежных систем автоматизации: ресторанных, бухгалтерских, систем управления персоналом, систем интернет-бронирования, систем лояльности и пр.
5. Высокий уровень сервисного обслуживания и технической поддержки.

Opera PMS

Платформа была разработана как для крупных гостиничных сетей, так и для небольших отелей. На сегодняшний день, считается самой «умной» среди всех разработанных систем.

Отличительной функцией является способность пользования услугами одной гостиницы при проживании гостя в другой. При этом автоматизированная система сама перечисляет оплату на счет гостиницы, в которой проживает гость.

1. Многофункциональность
2. Совместима со всеми операционными системами
3. Подходит для небольших отелей

Весьма большой функционал и некоторые недоработки в архитектуре самой системы, из-за чего она может иногда выходить из строя и зависать.

Bnowo

Данная система выделяется на фоне других своим узкоспециализированным предназначением. Автоматизация процессов учета и обслуживания находит себя в крупных гостиницах, партнерами которых являются популярные площадки, такие как Booking.com. Дополнительно платформа способна создавать отчетность и на её показателях выводить анализ эффективности гостиницы.

1. Интерфейс — Шахматка
2. Наглядные графики
3. Модуль бронирования

1. Система не может совершать анализ цен конкурентов
2. Интеграция с ресторанами и электронными замками – отсутствует
3. Дорогие тарифные пакеты

TravelLine

Молодая, но успешно развивающаяся платформа, которая уже имеет высокую популярность у большого количества отелей. Разработка была нацелена на удобство управления, структурированную автоматизацию и приятный интерфейс.

1. База клиентов
2. Автоматическая рассылка писем
3. Красивая и простая шахматка

Fidelio

Благодаря широкому функционалу, данной платформой пользуются крупные гостиничные комплексы, автоматизация в которых требуется на высочайшем уровне.

1. Большой функционал
2. Работа с жалобами и слежка за работой администрации
3. Интеграция и автоматизация

1. Подойдет только для больших организаций
2. Высокие цены на тарифы

MaxiBooking

Средние гостиничные бизнесы выбирают именно эту платформу по причине легкой оптимизации всех операций и процессов в деятельности гостиницы или отеля. Структуризация управления позволяет принести стабильность сервисов, а также отрегулировать расходы и прибыль.

1. Интерактивная шахматка бронирования
2. Контроль сотрудников
3. Автоматическая обработка заказов
4. Встроенная онлайн-оплата
5. Интегрируется с площадками бронирования
6. Качественная техническая поддержка

1. Система не будет интегрироваться с ресторанами
2. Нет интеграции и с электронными замками

Выбор одной из платформ зависит непосредственно от типа гостиничного заведения и его масштаба. Самостоятельный выбор и внедрение данной системы очень сложен и требует определенных знаний. Специалисты группы компаний UNDERSUN окажут вам первоклассную поддержку и помогут определиться с наиболее подходящей для вас платформой управления.

Поделиться в соц. сетях:

Источник: undersun-hotels.ru

PMS для отелей

Современные отели обладают сложной структурой. Чтобы обеспечить гостям достойный отдых, правильно распорядиться номерным фондом и персоналом, необходимы современные программные решения. Одним из таких инструментов являются PMS-системы для управления отелями. Это уже не просто шахматки, позволяющие фиксировать время занятости номеров, а полноценные программы администрирования отелей.

Что такое PMS?

PMS – аббревиатура, образованная от слов «Property Management System», что в переводе на русский означает «Система управления собственностью». Такое программное обеспечение позволяет управляющему или собственнику автоматизировать рутинные процессы в отелях, начиная от бронирования номера и заканчивая управлением горничными. Современные сервисы такого типа способны вести необходимую отчетность и аналитику, благодаря которой можно изменять работу отеля так, чтобы он удовлетворял всем требованиям постояльцев и увеличивал доход.

Современные системы управления отелями обладают модульной системой. Каждый пользователь такого сервиса может подключить дополнительные возможности:

• менеджер каналов бронирования;
• регистрация гостей в МВД;
• составление бухгалтерской отчетности;
• глубокая аналитика работы.

Обратите внимание: Чтобы система PMS для отелейбыла максимально функциональной, пользователи подключают сразу несколько модулей. Всегда удобнее работать в одном окне, чем устанавливать программы для решения конкретных задач.

Какие возможности у PMS систем?

Современные программы управления отелями и гостиницами имеют облачное размещение. Это значит, что ПО находится на удаленных защищенных серверах, и всем функционалом можно управлять удаленно. Разработчики обеспечивают быстрый обратный отклик и высокое качество техподдержки. Благодаря удобному интерфейсу, пользователи могут решить любые задачи, связанные с работой отеля.

PMS-системы управления отелями обладают большой функциональностью. Они обеспечивают работу с бронями гостей и управляют внутренними процессами отелей. Среди возможностей таких систем для администраторов отметим:

• Создание графиков и отчетностей. Благодаря глубокой аналитике владельцы отелей могут спрогнозировать доходы и увеличить их, устраняя проблемы в рабочих процессах.
• Управление номерным фондом. Программа предоставляет возможность быстрого просмотра свободных и зарегистрированных номеров.
• Автоматическая печать чеков. Программа формирует отчетность и выводит сформированный чек на печать. Электронную копию можно отослать на электронную почту клиента.
• Предоставление скидок. PMS-системы могут учитывать программы лояльности и предоставлять постоянным клиентам скидки.
• Работа с каналами бронирования. Специальный модуль создает возможность подключения формы бронирования для букинг-сайтов и социальных сетей.

Обратите внимание: Сегодня все больше людей выбирают отели по отзывам постояльцев, которые ими пользовались, поэтому каждой гостинице важно следить за своей репутацией. Для этого PMS-системы обладают специальным модулем, позволяющем отвечать на отзывы клиентов в интернете.

Возможности и преимущества PMS

PMS-системы ускоряют и улучшают работу отелей. В отличие от Google Таблицы и Excel работа таких программ обладает намного большим функционалом. Среди преимуществ систем управления отелями можно выделить:

• Многофункциональность. Можно использовать одну программу для менеджмента каналов бронирования, администрирования работы сотрудников и управления номерами.
• Ускорение обработки заявки. Регистрация постояльцев с помощью программы проходит гораздо быстрее, чем при использовании классических вариантов.
• Техническая поддержка. Любую проблему можно быстро решить с помощью сотрудников техподдержки разработчика.
• Защита от овербукинга. Облачные решения позволят избежать брони одного и того же номера несколькими постояльцами.

PMS-система – это must have среди набора программ для администрирования отелей. Если вы хотите снизить рутину и увеличить прибыль от вашего бизнеса — установите PMS и автоматизируйте работу вашего отеля!

Источник: bnovo.ru