Детальное планирование проекта поможет вам лучше управлять своими ресурсами и не выходить за рамки бюджета и сроков. Используя прогнозирование проекта, вы можете делать полезные прогнозы о том, когда и как ваши проекты могут развиваться. Это позволяет вам вносить другие коррективы для достижения лучших результатов проекта. В этой статье мы даем определение прогнозированию проекта, объясняем его важность и обсуждаем методы прогнозирования и советы, которые помогут вам начать работу.
Что такое проектное прогнозирование?
Прогнозирование проекта — это процедура, используемая для предсказания или оценки будущего текущего проекта. Анализируя такие показатели, как стоимость, продолжительность и качество или производительность результатов, менеджеры проектов могут определить, идет ли проект по плану. Если прогноз проекта показывает благоприятный прогресс, вы можете продолжить проект, утвердить аналогичные проекты или объявить о проекте публично. Если прогноз показывает непредвиденные проблемы, вы можете внести соответствующие коррективы, чтобы приспособиться к новой траектории проекта.
С чего начать планирование ИТ проекта // 7 шагов, которые помогут организовать любой ИТ проект
Почему прогнозирование важно в управлении проектами?
Прогнозирование важно, потому что оно помогает выявлять и учитывать факторы риска проекта, максимально точно прогнозировать результаты проекта и помогает обеспечить общий успех проекта. Менеджеры проектов обычно достигают целей проекта, учитывая объем, цели в области качества, риски, затраты, прогнозируемую продолжительность и человеческие ресурсы, необходимые для любого проекта. Затем они работают над поддержанием эффективной коммуникации и рабочего процесса в соответствии с требованиями и сроками. Хотя данные из предыдущих проектов могут быть полезны при создании первоначального плана, прогнозирование проекта позволяет проектным группам вносить в проект упреждающие корректировки в режиме реального времени.
Прогнозирование проекта является наиболее точным, если оно выполняется не менее чем на 20 % пути выполнения проекта. Завершение прогнозирования может быть еще более полезным, когда проект завершен на 20-40%. Это время помогает гарантировать, что прогнозирование основано на достаточном количестве данных, что может привести к более точным прогнозам и оценкам факторов риска. Прежде чем проект будет завершен хотя бы на 20%, обратитесь к первоначальному плану проекта за руководством.
Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)
Показатели прогнозирования проекта
Элементы, которые могут учитывать прогнозисты проекта, включают:
- Стоимость: комбинируя прошлые и текущие показатели расходов, менеджеры проектов могут сделать максимально точную оценку расходов. Это может помочь определить, превысит или уложится ли проект в изначально прогнозируемый бюджет, что является ключевым фактором успеха проекта.
- Продолжительность. Понимание того, сколько времени может занять выполнение проекта и ожидается ли соблюдение запланированных сроков, является ключом к эффективному управлению проектами. Чтобы точно спрогнозировать время как показатель проекта, руководители проектов анализируют прошлые и будущие риски, связанные с проектом, такие как низкая или непредсказуемая доступность ресурсов.
- Качество: для некоторых проектов качество результатов является ключевым, но показатели качества и стандарты могут сильно различаться от проекта к проекту. В дополнение к историческим данным и прототипам прогнозирование проекта предоставляет самую актуальную информацию из самого проекта после того, как он вышел из стадии планирования.
Методы прогнозирования проекта
Большинство методов прогнозирования проектов относятся к одной из трех категорий:
Планирование и управление проектами
1. Качественные методы
Методы качественного прогнозирования используют такие данные, как мнения экспертов или ответы на опросы, для предсказания возможных результатов проекта. Методы качественного прогнозирования можно использовать на ранних этапах жизненного цикла проекта, когда качественные данные более доступны, чем количественные данные, которые включают конкретные цифры и факты.
Некоторые качественные методы предполагают индивидуальное интервьюирование экспертов и предоставление им возможности высказать свое уникальное, непредвзятое мнение. Синоптики могут сравнить эти мнения, чтобы определить наиболее широко согласованный результат. В качестве альтернативы вы можете попросить экспертов сотрудничать, что может способствовать общению и формированию консенсуса в команде.
2. Анализ и прогнозирование временных рядов
Методы этой категории используют количественные данные и шаблоны, чтобы делать прогнозы о будущем проекта. Исторические данные очень важны для анализа временных рядов и методов прогнозирования, потому что большие наборы данных, охватывающие более длительный период времени, обеспечивают более точные прогнозы. Вот несколько примеров техник из этой категории:
- Анализ тенденций. Этот метод, также известный как прогнозирование тенденций, прогнозирование тенденций или прямолинейное прогнозирование, использует исторические данные для создания прогнозируемой траектории расходов до конца проекта. Он часто используется для создания прогнозов, связанных со стоимостью и прибыльностью проекта.
- Анализ безубыточности: этот метод прогнозирования проекта прогнозирует общую стоимость проекта и использует этот прогноз для оценки того, сколько денег должен заработать проект, чтобы превзойти его первоначальную стоимость и стать прибыльным. Это делает анализ безубыточности полезным методом для создания доверия как у инвесторов, так и у команды проекта.
- Анализ затрат и выгод: этот инструмент прогнозирования работает путем количественной оценки затрат и выгод проекта, чтобы прогнозисты могли их сравнивать. Это также позволяет менеджеру проекта легко сравнивать преимущества одного проекта с другим, что может помочь ему определить, на каких проектах следует сосредоточиться.
3. Повседневные модели
Случайные модели используют очень конкретную информацию и данные о взаимосвязях наряду с широкими историческими тенденциями для составления сложных прогнозов проекта. Эти методы позволяют учитывать включение единичных событий или других необычных явлений. Например, они могут более точно прогнозировать конкретные поворотные моменты или долгосрочные результаты, принимая во внимание конкретные экономические или социальные переменные и компенсируя их. Например, модель регрессии, которая использует математическое решение для сравнения продаж с другими факторами экономического влияния и создания эффективных прогнозов для составления бюджета.
Советы и рекомендации по проектному прогнозированию
Вот несколько советов, которые помогут реализовать успешное прогнозирование проекта:
Начните с четких целей
Начните с определения целей прогнозирования вашего проекта. Например, если цель состоит в том, чтобы помочь принять важное бизнес-решение, например, одобрить ли проект, то общей оценки может быть достаточно. Если цель связана с конкретными критериями успеха, такими как бюджет проекта, то методы анализа должны быть более конкретными. Обеспечение того, чтобы все стороны разделяли четкое понимание целей прогнозирования, позволяет прогнозисту выбрать наилучший метод прогнозирования для своей работы.
Рассмотрите краткосрочные и долгосрочные методы
Различные методы прогнозирования лучше подходят для разных временных масштабов прогнозирования. Например, количественный анализ временных рядов и методы прогнозирования, как правило, лучше всего подходят для краткосрочных прогнозов. Это потому, что они полагаются на тенденции и закономерности, которые, по их мнению, сохранятся, что, скорее всего, будет верным в ближайшем будущем, чем в течение длительного периода времени. По этой причине может быть полезно уточнить, насколько далеко в будущем вы хотите предсказать, прежде чем начинать процесс прогнозирования.
Выполните корректировки
Если проблема обнаруживается в процессе прогнозирования, важно определить, как ее избежать или смягчить, а затем принять меры. Это может означать внесение изменений в проект или общение с высшим руководством. В некоторых случаях лучшим решением может быть полная приостановка проекта, чтобы гарантировать, что внимание и ресурсы компании будут сосредоточены на проектах с наивысшими шансами на успех.
Рассмотрите возможность использования программного обеспечения для прогнозирования проектов
Многие программные средства и инструменты искусственного интеллекта существуют специально для помощи в прогнозировании проектов и доступны как компаниям, так и частным лицам. Подумайте о том, чтобы изучить лучшее программное обеспечение для прогнозирования и внедрить его, чтобы установить или улучшить точные прогнозы. Выполнение этого шага также может уменьшить необходимость для членов команды тратить много времени на прогнозирование.
Источник: buom.ru
Планирование, прогнозирование, проектирование как виды управленческой деятельности
Планирование — это функция менеджмента.
Планирование — это систематическая подготовка принятия решений о целях, средствах и действиях.
Планирование – определение цели и путей ее достижения на определенный период работы.
Задачи планирования:
1. Определение ресурсной базы (где и в каком состоянии находится организация в настоящее время)
2.определение направления деятельности (миссия, сверхзадача)
3. Определение какими путями мы пойдем к достижению цели, с помощью чего (формы, методы, средства)
Главная задача планирования – определение мер по дальнейшему повышению эффективности деятельности предприятия культуры.
План УК должен определять главные цели и конкретные плановые задания, показатели по всем направлениям деятельности. План должен стать конкретным выражением принятых управленческих решений.
Значение планирования.
Планирование – одна из функций управления, выступающая как основное средство использования экономических законов в процессе хозяйствования; систематическая подготовка принятия решений о целях, средствах и действиях в ожидаемых условиях.
Планирование становится практически единственным условием, вносящим определенную устойчивость при осуществлении производственно-хозяйственной деятельности учреждения культуры.
Проектирование — это специфическая технология, представляющая собой конструктивную, творческую деятельность, сущность которой заключается в анализе проблем и выявлении причин их возникновения, выработке целей и задач, характеризующих желаемое состояние объекта, разработке путей и средств достижения поставленных целей. Проект в таком случае является средством сохранения или воссоздания социально-культурных явлений соответствующих сложившимся нормам.
Проектирование – это процедура планирования, распределения и регулирования ресурсов, задействованных в проекте (трудовых, материальных и др.) с учётом всех ограничений данного проекта (технических, бюджетных и временных).
Проект можно определить как последовательность взаимосвязанных операций, направленных на достижение конкретного значительного результата и для их выполнения требуется продолжительное время.
Прогнозирование — процесс научного предвидения. Оно включает в себя: 1) Состояние данной организации. 2) В каком направлении мы двигаемся, задачи которые мы будем решать для достижения. 3) Что может помешать в реализации поставленных задач. 4) Какие ресурсы (основные или доп-е) потребовались для решения этих задач.
Прогноз – это научно обоснованное суждение о будущем и путях его достижения.
Прогнозирование – это метод предвидения возможных направлений развития организации, учреждения.
Прогнозирование бывает: долгосрочным (свыше 5 лет; иногда до 15-20 лет), среднесрочным (от года до 5 лет), краткосрочным (обычно на год). Его точность только вероятностна.
В процессе прогнозирования решаются следующие основные задачи:
1. Установление целей развития.
2. Определение рациональных путей и средств достижения..
3. Расчет необходимых ресурсов.
Виды прогнозов. Прогнозы классифицируются по следующим признакам:
1. По назначению:
2. По масштабу действий:
· прогнозы самостоятельных хозяйствующих единиц (фирм и т.п.).
3. По периоду прогнозирования:
· оперативные прогнозы (до 6 мес);
· краткосрочные (до 2 лет);
· среднесрочные (до 5 лет);
· долгосрочные (свыше 5 лет).
Источник: studfile.net
Прогнозирование и планирование
В упрощенном понимании менеджмент – это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения других людей, с помощью специализированных приемов, основанных на разнообразных функциях управления.
Основные функции менеджмента напрямую связаны с процессом управления.
Управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других – это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия называют управленческими функциями, и каждое из них само по себе является процессом очень важным для успеха организации.
Соответственно каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций.
Функции управления определяются как назначение и виды управленческой деятельности, определенные целями и задачами самого управления. Функции управления – это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами способами, а так же соответствующая организация работ.
Вообще в экономической литературе чаще выделяют лишь четыре функции управления – планирование, организация, мотивация и контроль.
Но большинство отечественных научных школ управления в процессе управления все же выделяют пять основных взаимосвязанных функций управления, называя их общими – это планирование, организовывание, координация, мотивация и контроль.
Поскольку эти функции управления наиболее характерно отражают весь процесс управления современной организацией, именно они будут анализироваться нами как базовые.
Прогнозирование и планирование
Роль прогнозирования в управленческой деятельности и в функционировании организаций в целом можно охарактеризовать выражением: «руководить – значит предвидеть».
Прогнозирование – способность смотреть вперед, выходить за пределы наличного, оценивать будущее и предпринимать соответствующие подготовительные меры. Важность прогнозирования в управленческой деятельности трудно переоценить; оно выступает одной из основных и наиболее специфических прерогатив и функций руководителя.
Планирование – это разработка последовательности действий, позволяющих достигнуть желаемого. При этом нужно учитывать, что частью планирования является составление прогнозов, показывающих возможные направления будущего развития организации, рассматриваемой в тесном взаимодействии с окружающей средой.
В работе менеджера выделенные функции тесно связаны, но основополагающей является функция планирования.
В широком смысле слова планирование – это деятельность по выработке и принятию управленческого решения. План как система взаимосвязанных решений, направленных на достижение желаемого результата, предусматривает следующее:
· Цели и задачи. На современном этапе экономического развития осуществляется стратегия рыночной экономики, высшая цель которой – неуклонный подъем материального и культурного уровня жизни народа, создание лучших условий для всестороннего развития личности на основе дальнейшего повышения эффективности всего общественного производства.
· Пути и средства. Для достижения поставленных целей выбираются методы совокупности взаимосвязанных действий.
· Ресурсы, необходимые для выполнения поставленных задач. Цели и задачи, поставленные в плане, должны увязываться с материальными, финансовыми и трудовыми ресурсами.
· Пропорции. Поддержание пропорциональности между отдельными элементами производства – важнейшее условие его эффективности.
· Организация выполнения плана и контроль. Устанавливается связь плановой работы с конечной целью производства, удовлетворением потребностей общества.
Существует три основных типа планирования.
Стратегическое планирование (высший уровень) – это попытка взглянуть в долгосрочной перспективе на основополагающие составляющие организации; оценить, какие тенденции наблюдаются в ее окружении; определить, каким вероятнее всего будет поведение конкурентов. Главная задача планирования на этом уровне состоит в том, чтобы определить, как организация будет вести себя в своей рыночной нише.
Тактическое планирование (средний уровень) – это определение промежуточных целей на пути достижения стратегических целей и задач. В основе стратегического планирования лежат идеи, которые были рождены при стратегическом планировании.
Оперативное планирование (низший уровень) – это основа основ планирования. В оперативных планах стандарты деятельности, описание работ и т.п. вписываются в такую систему, при которой каждый направляет свои усилия на достижение общих и главных целей организации.
Эффективность планирования зависит от того, какими принципами руководствуются при составлении планов.
1. Полнота планирования – учитываются все события и ситуации, которые могут иметь значение для развития организации.
2. Точность планирования – использование современных методов и средств для обеспечения точности прогнозов.
3. Ясность планирования – формулировки планов должны быть доступны всем членам организации.
4. Непрерывность планирования – планирование это не одноразовый акт, а непрерывный процесс.
5. Экономичность планирования – расходы на планирование должны соизмеряться с выгодой от планирования.
Функция организации
Реализация планов требует организации, которая представляет следующий этап менеджмента.
Под организацией понимается процесс:
· Определение рациональных форм разделения труда;
· Распределение работы среди работников, групп работников и подразделений;
· Разработки структуры органов управления;
· Регламентация функций, подфункций, работ, операций;
· Установление прав и обязанностей органов управления и должностных лиц;
· Подбора и расстановки кадров.
Функцию организации можно рассматривать в двух аспектах: во-первых, как процесс создания системы, во-вторых, как процесс ее совершенствования, упорядочения.
Организация работ – функция, которую должны осуществлять все руководители – независимо от ранга. Однако, хотя смысл этой концепции состоит в делегировании прав и обязанностей для разделения труда по горизонтали и вертикали, решение о выборе структуры организации в целом почти всегда принимается руководством высшего звена. При этом задача менеджеров состоит в том, чтобы выбрать такую организационную структуру, которая лучше всего отвечает целям и задачам организации, позволяет ей эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно распределять и направлять усилия своих сотрудников.
Структура не может оставаться неизменной, потому что меняется как внешнее, так и внутреннее ее окружение.
Тем не менее, организация управления основывается на ряде основных принципов:
Принцип разделения труда. Основной смысл – все виды деятельности предприятия должны быть так определены и сгруппированы, чтобы максимально способствовать достижению поставленных задач. Важно, чтобы сгруппированные виды деятельности соответствовали способностям и побуждениям сотрудников, которые будут их выполнять.
Для преодоления отрицательных последствий узкой специализации труда, целесообразно расширение зоны труда, ротация (чередование) работ и привлечение сотрудников к принятию касающихся их решений (стратегия участия).
Скалярный принцип. Относится к цепочке прямых должностных отношений руководителей и подчиненных в масштабе всей организации. Всегда должно быть лицо, обладающее верховной властью в организации. Чем отчетливее линия должностной связи высшего управляющего с каждым из подчиненных, тем эффективней процесс принятия решения и коммуникации.
Принцип диапазона управления. Для каждой управленческой должности существует предельное число сотрудников, которыми в состоянии эффективно руководить один человек.
Еще одной важной характеристикой организации управления является уровень централизации (децентрализации) полномочий (власти).
Централизация – концентрация прав на принятие решения на высшем уровне управления организацией. Децентрализация – передача прав низшим уровням управления.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru