Важным условием рационального использования рабочего времени менеджера является планирования личной работы. В личном плане работы менеджер определяет:
- задачи, стоящие перед организацией;
- вопросы, которые требуют решения;
- должностные лица, которые готовят необходимые информационные материалы;
- сроки выполнения определенных вопросов.
Составление такого плана не вызывает трудностей. Главное заключается в правильном выборе формы своего участия в решении задач, организации взаимодействия отдельных исполнителей и взаимосвязей с другими организациями внешней среды.
План должен четко определять время работы с документами, прием посетителей, пребывание в структурных подразделениях, участие в собраниях акционеров и трудового коллектива, проведение совещаний с подчиненными и др. Разработка такого плана создает нормальный ритм работы аппарата управления, обеспечивает очередность выполнения задач, дает возможность выделить время для творческой работы, инновационной деятельности, повышения своей квалификации. Здесь менеджер компетентно и заблаговременно может заниматься постановкой и решением стратегических вопросов, продуктивно работать.
Эффективные менеджеры по утилизации РФ. М. Делягин. И. Шишкин
Если у менеджера нет личного плана работы, то в коллективе организации создаются нервные обстоятельства, приводящие к некачественных решений задач, повышают психологическое напряжение и снижают результативность управленческой труда.
Личный план работы менеджера состоит на разные сроки:
- долгосрочный — год, квартал;
- среднесрочный — месяц;
- краткосрочный — неделю, день.
В плане точно определяется срок выполнения работы и время, необходимое для этого. Работы, которые выполняет менеджер, лично
делятся на периодические повторяющиеся и внезапно возникают.
Периодические работы повторяются ежедневно, еженедельно, ежемесячно в определенном ритме. Это такие виды работ:
- работа с документами;
- совещания;
- прием специалистов и работников организации;
- прием посетителей;
- работа в подразделениях.
Время выполнения периодических работ должен определяться точно.
Работы, которые повторяются — это служебные командировки, обучение, совещания и посещение других организаций. Затраты времени на их выполнение также планируются точно.
Работы, которые возникают внезапно, в плане предусмотреть невозможно. Для этого необходимо проектировать в плане резерв времени на их выполнение, а если его будет недостаточно, то надо уменьшить затраты времени на запланированные работы, перенести на другое время, или поручить их выполнение ответственному работнику аппарата управления.
Планирования личной работы надо рассматривать не только как составление порядке работы. Здесь важным является определение времени их производства, сроков начала и окончания. При этом надо учитывать все будущие виды работ, сравнивать необходимый для работы время с плановым фондом времени в общем бюджете рабочего времени.
Менеджмент простыми словами
После составления плана надо проявить умение и настойчивость в его исполнении, обеспечить необходимый контроль за выполнением планов другими управленческими звеньями.
Контроль выполнения плана личной работы и задач исполнителями должен быть регулярным и последовательным. Это дисциплинирует самого менеджера и его подчиненных, способствует эффективному использованию рабочего времени, повышению качества управления организацией.
Оперативное планирование личной работы менеджера осуществляется еженедельно. Это план «на сегодня», «завтра». Такой план содержит «тематический» перечень дел, которые надо решать оперативно в определенный срок.
Для облегчения оперативного планирования менеджер разрабатывает график робот. В нем устанавливается четкий распорядок рабочего времени (дня, недели).
Рабочие планы и графики менеджера должны быть скоординированными с планами и графиками высшего руководства и, в свою очередь, быть базой для разработки планов низшего уровня управления или личных планов подчиненных.
Источник: banauka.ru
Персональный информационный менеджер
Персональный информационный менеджер, ПИМ (англ. Personal Information Manager, PIM) — компьютерная программа, служащая для облегчения работы с разного рода личной информацией. В простейшем случае это программа, выполняющая функции персонального органайзера. Более сложные программы имеют дополнительные функции, позволяющие вести совместное планирование и организовывать совместную работу над проектами (Groupware).
В свое время, озадачился хранением разнородной информации консолидировано, было перепробовано много различных программ от простых wiki систем до облачных решений, но все так или иначе имели свои недостатки и ограничения. Некоторые не позволяли оформлять текст, добавлять большие файлы или имели не удобную структуру и зависели от подключения к интернету.
Оптимальное решение было найдено, программа EssentialPIM — в бесплатной версии имеется весь необходимый функционал, при том что использую лишь опцию «Заметки». Данные хранятся в локальном файле с расширением «.epim», который легко можно синхронизировать с другими компьютерами при помощи того же Яндекс.Диск или Google Drive. При помощи тех же сервисов можно хранить файлы, ссылки на которые добавлять в текст заметки, при этом нас ограничивают лишь размеры жесткого диска и если необходима синхронизация, то размер «облака».
Пример, как выглядит домашняя база, в которой не особо много данных:
Essentialpim-1 Personal Information Manager — Персональный информационный менеджер
Особенности программы
Сама по себе программа имеет обширный функционал, который в последующем так же можно использовать в повседневной работе. Особенности программы: Сегодня — Полный обзор предстоящих дел в простом и понятном виде. Здесь собраны данные со всех модулей, которые дают обзор ближайших и будущих дел.
Календарь — Красочные, легкие для чтения и понимания дневной, недельный, месячный и годовой виды. Дела — Гибкое структурирование дел с использованием иерархии и закладок. Возможность фильтрации данных. Заметки — Плоская или иерархическая структура заметок. Или их комбинация.
Контакты — Многоуровневость групп и мощные фильтры гарантируют легкое нахождение контакта. Почта — Переносная версия для USB-флешки, способная работать как в онлайн так и оффлайн режиме. Пароли — Удобный способ хранить все ваши пароли и другую конфиденциальную информацию. Корзина — Гарантирует сохранность ваших данных от случайного удаления.
Источник: blagin.ru
Персональный информационный менеджер «Microsoft Outlook»
«Microsoft Outlook» является персональным информационным менеджером с функциями почтового клиента, помогающим более эффективно планировать и организовывать личную работу. Программа входит в пакет офисных программ «Microsoft Office». Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, «Microsoft Outlook» является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов.. Кроме того, «Outlook» позволяет отслеживать работу с документами пакета «Microsoft Office» для автоматического составления дневника работы. Хорошая организация данных помогает экономить время и повышать производительность труда.
Нужно не путать «Outlook» с продуктом «Outlook Express». «Outlook Express» — это клиент электронной почты, встроенный в большинство версий Windows.
Рис. 2.23. Окно «Календарь» «Outlook»
«Outlook» может использоваться как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов.
3.Обучение по охране труда с применением цифровых образовательных ресурсов и дистанционных технологий
Мультимедийные технологии, использующиеся для изучения вопросов безопасности технологических процессов и производств
Дидактические возможности мультимедиа среды учебных материалов (анимация, звуковые эффекты, видео и т.п.) позволяют реализовывать последовательно каждый из этапов теории П.Я. Гальперина поэтапного формирования умственных действий. Работа с такими материалами должна, не только в максимальной степени компенсировать дидактические потери вследствие отсутствия аудиторной обучающей среды, но и дополнится уникальными возможностями виртуального обучения, в частности использования средств мультимедиа. Мультимедийные электронные издания и ресурсы как правило включают в интерактивной форме вопросы и задания для самоконтроля степени усвоения материала и рефлексии.
Визучении вопросов охраны труд, производственной безопасности весьма распространен ряд ПО, являющимся достаточно эффективным средством обучения.В таблице1 приведены некоторые из этих программы. Комбинированное использование компьютерной графики, анимации, живого видеоизображения, звука, других медийных компонентов дает совершенно уникальную возможность сделать изучаемый материал максимально наглядным, а потому понятным и запоминаемым.
Возможны две формы использования: самостоятельная работа обучаемого с программой или проведение занятия инженером по охране труда. Каждая программа включает в себя два модуля: 1) Электронное интерактивное пособие для изучения вопросов безопасности (возможен и режим автоматического «проигрывания» в виде слайд-фильма).и 2) Модуль самоконтроля знаний.
Таблица3.1
Мультимедийные обучающие компьютерные программы серии «Наглядная безопасность и охрана труда».
Источник: infopedia.su