Перечислим основные правила составления графика отпусков:
- график отпусков на следующий год должен быть составлен и утвержден не позднее чем за 2 недели до наступления нового года (ст. 123 ТК РФ);
- в график отпусков должны быть включены все сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры;
- при составлении графиков отпусков учитываются пожелания льготников.
В статье 262.2 ТК РФ появилась новая категория льготных отпускников ─ сотрудники, у которых есть 3 и более ребенка в возрасте до 12 лет. Они могут пойти в отпуск в любое удобное для них время и работодатель не вправе этому помешать.
- пожелания остальных сотрудников относительно времени отдыха будут согласованы с работодателем с учетом обеспечения непрерывности технологического процесса;
- о времени начала отпуска сотрудник должен быть извещен под роспись не позднее чем за 2 недели до его начала.
График составляется с учетом мнения профсоюзного органа (если он есть в компании) и обязателен как для работодателя, так и для работника. За отсутствие графика возможен штраф от 30 до 50 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Как переносится отпуск — Елена Пономарева
Оформление графика отпусков
В 1с 8.3 ЗУП для составления графиков отпусков используется документ График отпусков ( Кадры – Графики, переносы отпусков ):
Через кнопку Подбор в документ включаем сотрудников. Информация загружается в разрезе видов отпусков. По работникам с правом на несколько ежегодных отпусков, в табличную часть добавляется столько строк, сколько ежегодных отпусков назначено сотруднику:
- Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
- Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.
Указываем дату начала и окончаний отпуска, автоматически рассчитывается количество дней отпуска. Другой вариант заполнения периода отпуска — можно указать дату начала отпуска, а в колонке Кол-во дн. внести длительность отпуска. Тогда автоматически заполнится дата окончания отпуска:
Рассмотрим далее возможности по работе с документом График отпусков .
Загрузка данных из файла
В документ График отпусков данные можно загрузить из внешнего файла, нажав кнопку Загрузить из файла :
Заполнение «Графика отпусков» по подразделениям
По каждому подразделению организации можно заполнить отдельный документ График отпусков . Для этого после нажатия в документе кнопки Подбор , следует в форме списка сотрудников Вид списка переключить на По подразделениям :
Выделить подразделение, по которому составляется график отпусков и в правом списке отметить всех сотрудников, нажав сочетание «горячих клавиш» Ctrl+A. Затем нажать кнопку Выбрать :
В документ График отпусков попадут сотрудники только выбранного подразделения. В нашем примере – это подразделение Торговый отдел:
Примечание в документе «График отпусков»
Если в документе будет присутствовать дополнительный отпуск, то в колонке Примечание автоматически появляется запись «Доп.отпуск: Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день». Можно в данной колонке внести свое Примечание :
Эта информации далее отражается в печатной форме Т-7 :
Заполнение документа «График отпусков» на основании фактических отпусков
Для того, чтобы заполнить документ Графики отпусков на основании внесенных уже в программу отпусков, следует нажать кнопку Заполнить :
График отпусков на 2023 год: методика и практика заполнения в «1С»
В декабре многие предприятия подводят итоги календарного года, как в целом по предприятию, так и в части работы отдельных сотрудников, но важно в этот период не забыть определиться с планами на будущий год. Одним из плановых документов, который должен быть разработан именно в декабре является График отпусков. В статье рассмотрим методику работы с Графиком, а также правила его заполнения в программе «1С:ЗУП», (ред. 3.1).
- Особенности формирования Графика отпусков
- Изменение Графика отпусков в течение года
- Новый сотрудник в утвержденном графике
- Ответственность за отсутствие Графика отпусков
- Составление Графика отпусков в «1С»
Особенности формирования Графика отпусков
График отпусков представляет собой документ, определяющий очередность предоставления сотрудникам предприятия ежегодных оплачиваемых отпусков в течение года (ст. 123 ТК РФ).
Таким образом, график должен включать в себя информацию о времени и длительности дней отпуска каждого сотрудника, с которым у организации заключен трудовой договор.
Федеральная служба по труду и занятости для ведения документа рекомендует использовать унифицированную форму Т-7, дополненную графой «С графиком ознакомлен» для подтверждения плановых отпусков со стороны сотрудников.
По итогу согласования и утверждения графика необходимо:
- хранить документ в бухгалтерской и кадровой службах;
- выложить график на общий для сотрудников ресурс для ознакомления;
- копию документа направить в подразделения предприятия.
Не нашли ответа на свой вопрос в наших статьях?
Обратитесь за помощью к специалисту напрямую. Быстро ответим и поможем решить проблему.
Изменение Графика отпусков в течение года
При внесении корректировок в плановые отпуска сотрудников важно помнить, что график — это плановый документ, как для предприятия, так и для его сотрудников. В связи с этим при изменении графика, требуется получить согласие сторон.
Если организация использует унифицированную форму, то для этого следует внести дополнения в Графы 7-9:
- фактическая дата отпуска;
- основание переноса;
- дата предполагаемого отпуска с учетом переноса.
Также в форме есть дополнительная графа 10 «Примечание», она заполняется в случае, если перенос отпуска состоялся из-за того, что отсутствие сотрудника может отрицательно сказаться на нормальном ходе работы предприятия или при переносе отпуска на следующий календарный год.
Новый сотрудник в утвержденном графике
Работодатели часто задаются вопросом о том, как включить нового сотрудника в утвержденный график отпусков. Роструд на этот счет предлагает работодателям два варианта, которые не будут перечить законодательству:
- внести корректировки в имеющийся график отпусков;
- сформировать отдельный график на нового сотрудника и приобщить его к основному.
Ответственность за отсутствие Графика отпусков
Несмотря на то, что График отпусков — это не ключевой документ в части регулирования работы сотрудников, но Трудовые инспекции считают его весьма важным. В случае отсутствия данного документа предприятию положено предупреждение или же наложение административного штрафа в следующих размерах:
- 1 000 — 5 000 руб. для должностных лиц;
- 1 000 — 5 000 руб. для ИП;
- 30 000 — 50 000 руб. для юридических лиц.
Поэтому лучше заранее заняться подготовкой и формированием Графика — в помощь бухгалтеру в «1С: Зарплата и управление персоналом» реализован специализированный функционал, поддерживающий составление документа по унифицированной форме.
Составление Графика отпусков в «1С»
Для того чтобы сформировать График отпусков в «1С: Зарплата и управление персоналом», перейдите в Раздел «Кадры» — Журнал «Графики, переносы отпусков».
Далее, воспользуйтесь Командой «Создать» и выберете «График отпусков». В шапке открывшегося документа укажите название предприятия и дату формирования Графика — напоминаем, по общему правилу, документ должен быть составлен не менее, чем за две недели до начала календарного года.
После указания основных реквизитов заполните табличную часть одним из следующих способов:
- с помощью Команды «Подбор», выбрав сотрудников из предлагаемого списка. Чтобы включить в график всех сотрудников, наберите на клавиатуре комбинацию «Ctrl+A» и после нажмите «Выбрать», закрыв в форму в документе будут отражены все работники;
- с помощью Команды «Добавить», внося в документ отдельных лиц, работающих в организации«
- загрузив данные из внешнего файла.
После переноса сотрудников в табличную часть остается внести периоды плановых отпусков в Графы «Начало» и «Окончание».
После проведения документа, его можно распечатать, воспользовавшись командой «График отпусков (Т-7)» в верхней части формы.
Дополнительно, в течение календарного года из Графика отпусков можно оформлять фактические отпуска.
Для того, чтобы отразить перенос планового отпуска, в Журнале «Графики, переносы отпусков» при создании выберете «Перенос отпуска», в котором после подбора сотрудника, укажите новые даты отпусков.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Источник: gendalf.ru
Заполнение графика отпусков в 1С ЗУП 8.3 пошагово
В данной статье мы рассмотрим, как запланировать на будущий год график отпусков в 1С 8.3 ЗУП пошагово. Рассмотрим дополнительные полезные возможности этого документа. Также поговорим о том, как быстро заполнить график отпусков по уже прошедшему году.
Работа с документом График отпусков в 1С 8.3 ЗУП
Для планирования графика отпусков в 1С ЗУП 8.3 используется документ График отпусков . Он доступен в журнале документов Графики, переносы отпусков ( Кадры ).
Документ необходимо заполнить списком сотрудников, по которым планируются отпуска на будущий год. Для удобства рекомендуется заполнять документ через кнопку Подбор . В этом случае программа создаст по сотруднику строки под каждый вид отпуска, на который имеет право сотрудник. Это быстрее, чем использовать команду Добавить .
Для того чтобы заполнить документ по всем сотрудникам необходимо воспользоваться кнопкой Подбор . В открывшемся окне подбора можно выбрать всех сотрудников сочетанием клавиш Ctrl+A и подобрать их в документ.
Команду Заполнить следует использовать в том случае, если График отпусков не был заполнен вовремя и теперь его можно заполнить по этой кнопке уже фактически состоявшимися отпусками, которые есть в информационной базе.
Рассмотрим на примере.
В 2020 году понадобилось заполнить График отпусков на 2019 год, который вовремя не был создан.
Для заполнения документа График отпусков на 2019 год по фактически состоявшимся отпускам необходимо в документе установить дату 2018 года (например 10.12.2018) и нажать Заполнить .
Дополнительные возможности документа График отпусков
При планировании графика отпусков на будущий год в документе можно вводить дату начала и количество дней отпуска. Дату окончания программа подставит автоматически с учетом праздничных дней.
Однако, для правильного заполнения даты окончания необходимо, чтобы в программе правильно был заполнен Производственный календарь ( Настройка – Производственные календари ) на предстоящий год.
Также непосредственно из документа График отпусков можно создать фактический документ Отпуск по команде Оформить отпуск . После создания фактического отпуска ссылка на него будет доступна из Графика отпусков .
Кроме того, в нижней части документа доступен Контроль остатков отпусков . В открывшемся окне программа информирует о том, какой остаток будет у сотрудников на дату начала их запланированного отпуска.
Нажав на надпись в третьей колонке, можно открыть по сотруднику отчет Справка об остатках отпусков ( Кадры – Кадровые отчеты ) на дату начала запланированного отпуска сотрудника.
Ещё одна интересная возможность документа – загрузка графика отпусков из файла. Для этого используется команда Загрузить из файла . В открывшемся окне необходимо либо:
- скопировать в табличную часть сведения об отпусках
- переключиться на вкладку Из внешнего файла и загрузить файл. Файл должен быть одного из перечисленных форматов с колонками Сотрудник , Вид отпуска , Дата начала , Дата окончания .
Печать формы Т-7
Форму Т-7 можно распечатать непосредственно из документа График отпусков .
Также форма доступна в Кадровых отчетах ( Кадры – Кадровые отчеты – График отпусков (Т-7) ).
Формирование формы из кадровых отчетов может потребоваться в том случае, если необходимо донастроить отчет (например, сделать сортировку не по фамилиям, а по дате начала или подразделениям).
Как оформляется график отпусков в 1С ЗУП 3.1, перенос отпуска относительно графика, как можно настроить уведомление о начале отпуска и оформить отпуск на основании графика отпусков можно узнать из нашего курса ЗУП 3.1 Кадровый и зарплатный учет от А до Я – Тема 15.1: График отпусков
См.также:
- Ввод данных для расчета среднего заработка в 1С 8.3 ЗУП 3
- Отпуск по беременности и родам в 1С ЗУП 8.3
- Как оформить отпуск по уходу за ребенком до 1.5 и 3 лет в 1С 8.3 ЗУП
Источник: profbuh8.ru