Outlook 2003 что это за программа

Microsoft Outlook 2003

Microsoft Outlook 2003 — инфо-помощник, способный выполнять всю операционную деятельность в офисном пространстве в пределах всей организации или ее отдела. По существу, программа представляет собой нечто гораздо большее, чем штатный почтовый клиент.

С помощью утилиты Outlook 2003 можно организовывать деловые собрания для обсуждения деталей проекта или выяснения “белых пятен” в нем, планировать различные мероприятия в календаре, управлять заметками и напоминаниями, вести корпоративный портал и выполнять массу других задач. Благодаря мощному модулю фильтрации спама, вся корреспонденция будет проходить тщательный отбор, в результате чего рекламные почтовые рассылки и невостребованная почта будет оказываться в папке “Спам”, откуда ее также при желании можно будет извлечь. Также появился механизм тегов, что позволяет пометить выбранные сообщения специальными маркерами для быстрого доступа к наиболее важным и приоритетным из них. Наконец, речевой синтезатор позволит преобразовать текстовое содержимое приложения Outlook 2003 в аудио-форму, осуществив голосовую начитку релевантных сообщений в то время, как вы будете заняты более важными делами. Стоит отдельно упомянуть о наличии специального плагина для экспорта контента в заметки OneNote 2003 в один клик.

How to Set Up Outlook 2003 to Send and Receive Email

Новые средства и инструменты Microsoft Outlook 2003

В одном из начальных релизов продукта для организации бизнес-деятельности Outlook 2003 были внедрены следующие опции и решения:

• оптимизация базовой механики обмена сообщениями. Теперь пользователь может гораздо быстрее переключаться между клиентскими учетными записями и самими письмами
• адаптация инфо-дисплея к новым требованиям и параметрам эко-среды. На этой форме можно увидеть актуальную информацию о текущих задачах и будущих мероприятиях
• внедрение расширенного механизма поиска по всем папкам и каталогам Outlook 2003. В результате был оптимизирован сам принцип поиска, что позволяет быстрее находить нужные вам файловые объекты и цепочки писем
• аутентификация с помощью защищенного протокола Kerberos
• добавлен режим кэширования, активный на развернутом веб-сервере Exchange
• появление разноцветных тегов для категоризации и сортировки по почты по заданным параметрам и критериям.

На нашем веб-узле вы можете за считанные минуты заполучить русскую версию ПО-набора Outlook 2003, бесплатно скачав официальный дистрибутив с полной локализацией и установив setup-пакет на свой ПК. Перед загрузкой апплета убедитесь, что ваше текущее устройство удовлетворяет приведенным выше требованиям.

Системные требования Microsoft Outlook 2003

Если вы хотите погрузиться в бесшовный и плавный процесс работы с инфо-ассистентом Outlook 2003, придется обзавестись компьютером, удовлетворяющим следующим спецификациям и характеристикам:

• платформа: Windows 2000 c набором обновлений 3, Win XP
• жесткий диск: 260 МБ незанятого другим ПО пространства на накопителе (рекомендуется 700 МБ доступного объема)
• графика: поддержка формата дисплея 800х600
• процессор и ПК: устройство уровня Pentium-II с частотой в 266 МГц (рекомендуется вычислительное ядро линейки Pentium-III)
• ОЗУ: 128 МБ RAM (рекомендуется 192 МБ оперативной памяти).

Скачать Microsoft Outlook 2003

Название	ОС	Архитектура	Русская версия	Формат	Загрузка
Microsoft Outlook 2003	Windows 10	x-32 bit, x-64 bit	.exe	Скачать
Microsoft Outlook 2003	Windows 8	x-32 bit, x-64 bit	.exe	Скачать
Microsoft Outlook 2003	Windows 7	x-32 bit, x-64 bit	.exe	Скачать

Источник: officepackage.info

Microsoft Office Outlook 2003 Email Account Settings

Обзор развертывания Outlook

Среда обмена сообщениями в каждой организации уникальна по-своему. Например, одно предприятие проводит обновление клиента передачи сообщений и совместной работы до версии Microsoft® Office Outlook® 2003, в то время как другое предприятие только планирует первоначальную установку программы Outlook. В зависимости от различных факторов дополнительно могут потребоваться службы для мобильных пользователей или многоязычная поддержка. Изучение потребностей организации в обмене сообщениями поможет организовать оптимальное развертывание программы Outlook 2003.

Определение потребностей организации

Характеристики существующей среды обмена сообщениями Вашей организации помогут составить оптимальный план развертывания программы Outlook 2003. При планировании учитывайте такие факторы, как обновление программы Outlook, первоначальная установка этого приложения, поддержка мобильных или удаленных пользователей, а также совокупность вышеперечисленных и других факторов.

Обновление или первоначальная установка

При обновлении предыдущих версий программы Outlook до Outlook 2003 тщательно продумайте перенос предыдущих настроек, изменение пользовательских профилей, а также использование новых параметров настройки. С помощью мастера выборочной установки (Custom Installation Wizard) можно перенести текущую конфигурацию пользователей и произвести другие настройки: сконфигурировать новые компоненты и указать новые серверы Exchange.

Если планируется первоначальное развертывание Outlook на клиентских компьютерах, то каждому пользователю потребуется профиль Outlook для сохранения информации о подключениях к серверу электронной почты и о других важных настройках Outlook. Настроить профили для пользователей Вы можете с помощью мастера Custom Installation Wizard. Если необходимо перенести данные из другой программы передачи сообщений (например, из приложения Eudora Light), то для этого можно использовать средства импорта Outlook. Однако процесс импорта нельзя автоматизировать, поскольку параметры импорта допускают перенос данных пользователей только индивидуально.

Зависимости объектов совместной работы

Если Вы используете объекты совместной работы (Collaboration Data Objects), это средство должно быть сразу установлено на локальные компьютеры, а не устанавливаться при первом обращении пользователя. На странице Set Feature Installation States мастера Custom Installation Wizard задайте режим установки Run from My Computer.

Удаленные и мобильные пользователи

Особые настройки требуются при развертывании Outlook для удаленных или мобильных пользователей и для нескольких учетных записей одного компьютера. При развертывании программы для удаленных пользователей убедитесь, что для необходимых компонентов не задан параметр установки из сетевого ресурса, поскольку при использовании медленного соединения могут возникнуть проблемы.

В этом случае задайте режим установки Run from My Computer на странице Set Feature Installation States мастера Custom Installation Wizard. Для неиспользуемых или нежелательных компонентов задайте режим установки Not Available, Hidden, Locked.

Может возникнуть необходимость сконфигурировать такие средства, как удаленный вызов процедур (Remote Procedure Call, RPC) по протоколу HTTP и режим кэширования Exchange (Cached Exchange Mode), чтобы повысить продуктивность пользователей, использующих Outlook 2003 на медленных или нестабильных соединениях. С помощью RPC по протоколу HTTP можно настроить безопасные подключения через Интернет к серверам Exchange Вашей организации без использования виртуальной частной сети (Virtual Private Network, VPN).

Режим кэширования Exchange – это новое средство Outlook, которое задействует локальные копии почтовых ящиков пользователей для более надежного доступа к данным Outlook, независимо от того, подключены ли они к сети или работают автономно. На всех компьютерах мобильных пользователей должна быть идентичная среда обмена сообщениями, включая тип и версию операционной системы, версию программы Outlook и папку установки Outlook на компьютере. Для проверки подлинности многочисленных пользователей одного компьютера используйте параметры входа в Windows. Во избежание конфликтов, возникающих при использовании общих файлов, все пользователи должны работать с одинаковой версией программы Outlook. Конфликт может возникнуть, если одна версия Outlook попытается записать файл в общую папку, которая используется другой версией Outlook на том же компьютере.

Требования к использованию разных языков

Пакет Microsoft Office 2003 обладает широкими возможностями для развертывания в международных или многоязычных средах. Пакет многоязычного интерфейса пользователя Office 2003 Multilingual User Interface Pack и средства проверки правописания Microsoft Office 2003 Proofing Tools обеспечивают функционирование локализованной справочной системы и интерфейса, а также помогут пользователям разных стран проводить совместную работу и редактирование файлов, несмотря на языковые различия. Теперь программа Outlook 2003 полностью поддерживает Юникод (Unicode®). Это позволит многонациональным организациям осуществлять беспрепятственный обмен сообщениями и другой информацией в многоязычной среде.

Outlook 2003 и службы терминалов

На сервере, где работают службы терминалов (Microsoft Terminal Services), Вы можете установить одну копию приложения Microsoft Office Outlook 2003, после чего многочисленные пользователи будут запускать Outlook напрямую из сервера, а не локально. Достижение оптимальных результатов использования Outlook совместно со службами терминалов зависит от правильной настройки параметров Outlook. Например, режим кэширования Exchange не может быть сконфигурирован для работы со службами терминалов. Обратите внимание на то, что Outlook может быть частью среды, содержащей другие приложения компьютера, выполняющего службы терминалов.

Клиентская и серверная почтовая платформа

Некоторые средства Outlook 2003 (например, режим кэширования Exchange) требуют наличия сервера Microsoft Exchange в качестве платформы почтовой системы. В целом, программа Outlook 2003 стабильно работает с более ранними версиями сервера Exchange, но некоторые компоненты Outlook 2003 требуют для работы только новых версий Exchange. В связи с этим, наилучшие показатели будут достигнуты при интеграции программы Outlook 2003 с последней версией сервера Exchange. Конфигурация развертывания Outlook 2003 во многом зависит от версии используемого сервера Exchange. Если на данный момент в качестве почтового сервера Вы используете сервер Exchange предыдущих версий, то лучшим решением будет его обновление до начала развертывания Outlook 2003.

Время и способ установки Outlook 2003

• Установка или обновление Outlook поэтапно (для различных групп пользователей) или сразу для всех пользователей организации.
• Установка Outlook в качестве самостоятельного приложения.
• Установка Outlook до, во время или после установки Office 2003.

Выбор момента для обновления Outlook 2003 зависит от многих факторов и может различаться в каждой организации. Можно привести пример, когда одна группа сотрудников ответственна за обновление программы Outlook 2003, а другая планирует развертывание остальных приложений Office. В этом случае будет проще не координировать работу двух групп, а обновлять Outlook отдельно от прочих компонентов Office.

Примечание. Программа Outlook 2003 не может сосуществовать с более ранними версиями Outlook. Если необходимо оставить предыдущие версии, то не устанавливайте Outlook 2003.

Настройка профилей и параметров Outlook

Во время установки Outlook Вы можете задать пользовательские настройки и сконфигурировать профили несколькими способами, которые перечислены ниже:

• Сохраните параметры Outlook в файле настроек профиля Office (OPS-файле) и включите OPS-файл в файл преобразования (MST-файл), который будет задействован в процессе установки.
• Определите пользовательские настройки в мастере выборочной установки (Custom Installation Wizard).
• Определите параметры управления новыми и существующими профилями Outlook в мастере Custom Installation Wizard.

Например, при настройке профилей и параметров по умолчанию можно разрешить пользователям Outlook переносить существующие профили и настройки. С другой стороны, можно изменить существующие профили, а также установить новые профили по умолчанию.

Произведенные настройки параметров Outlook, наряду с другими настройками установки, сохраняются в файле преобразования (MST-файле), который будет задействован в процессе установки. Впоследствии Вы сможете изменить параметры и информацию в профилях с помощью мастера настройки сопровождения (Custom Maintenance Wizard).

Импорт данных

Во время развертывания может потребоваться перемещение данных из других почтовых клиентов в программу Outlook.

Если в Вашей организации на данный момент используется другой почтовый клиент, то может возникнуть необходимость импортирования данных из этой программы в Outlook 2003. Для таких случаев Outlook предоставляет средства импорта (например, из приложения Eudora Light), которые могут быть полезны. К сожалению, средства импорта нельзя автоматизировать, поскольку параметры импорта допускают перенос данных пользователей только индивидуально.

Ограничение вирусов и нежелательных почтовых сообщений

Новые возможности Outlook 2003 позволяют минимизировать распространение вирусов. Используйте шаблон безопасности Outlook (Outlook Security Template) для настройки параметров безопасности, необходимых Вашей организации. Например, Вы можете изменить список расширений файлов, которые блокируются в почтовых сообщениях.

Кроме того, существует возможность конвертирования почтовых сообщений на языке гипертекстовой разметки (Hypertext Markup Language, HTML) в обычные текстовые сообщения с целью ограничения воздействия потенциальных вирусов и сценариев сообщений HTML на компьютеры пользователей.

Программа Outlook 2003 предлагает средства противодействия нежелательным сообщениям электронной почты. Фильтр нежелательной почты (Junk E-mail Filter), входящий в состав Outlook 2003, заменяет правила – функцию предыдущих версий Outlook. Сообщения, отсеянные фильтром, помещаются в папку нежелательной почты, в которой их можно просмотреть или удалить позднее.

Загрузка графики из внешних серверов по умолчанию блокируется, предотвращая тем самым возможное получение нежелательной почты в будущем. Подобные HTML-сообщения могут включать веб-маяки (Web beacon) с содержимым из внешних источников. При открытии и просмотре сообщений проверяется действительность адресов электронной почты пользователей, что также уменьшает вероятность получения ненужной почты.

Настройка средств шифрования

Средства шифрования программы Outlook 2003 обеспечивают отправку и получение защищенных сообщений электронной почты через Интернет или локальную интрасеть. Вы можете сконфигурировать развертывание Outlook 2003 с необходимыми Вашей организации параметрами шифрования. Новые кнопки в пользовательском интерфейсе упрощают добавление цифровой подписи и шифрование почтовых сообщений, при условии доступности пользователю функций криптографии.

Среди дополнительных средств обеспечения безопасности почтовых сообщений можно выделить метки безопасности. Например, Вы можете добавлять в сообщения метки безопасности, соответствующие политике безопасности Вашей организации. В частности, метка «Только для внутреннего пользования» может быть применена к сообщению, которое не должно отправляться и пересылаться за пределы организации.

Ограничение доступа к почтовым сообщениям

Служба управления правами на доступ к данным (Information Rights Management, IRM) в Office 2003 помогает предотвратить несанкционированную пересылку, изменение и копирование конфиденциальных сообщений электронной почты и документов Office 2003 (например, электронных таблиц Excel). Служба IRM позволяет отправлять сообщения с параметром Не пересылать (Do not forward), чтобы лишить получателей возможности пересылки, печати или копирования этих сообщений. Существует возможность настройки политик разрешений IRM для всех приложений Office согласно требованиям Вашей организации. Впоследствии можно установить пользователям новые политики разрешений с целью их использования в сообщениях электронной почты и других документах Office.

Связанные ресурсы

Для получения информации о настройке параметров развертывания Outlook 2003 обратитесь к статье Параметры установки Outlook 2003.

Для получения информации о настройке и установке Outlook 2003 с помощью мастера Custom Installation Wizard обратитесь к статье Настройка компонентов и параметров установки Outlook с помощью мастера Custom Installation Wizard.

Вы можете спланировать развертывание Outlook 2003 для установки до, после или совместно с Office, в зависимости от требований Вашей организации. Для получения дополнительной информации обратитесь к статье Планирование установки Outlook.

Для получения информации о планировании оптимального обновления программы Outlook обратитесь к статье Планирование обновления Outlook 2003.

Планирование мероприятий повышения безопасности в Вашей организации необходимо для успешной установки программы Outlook. Для получения информации о средствах безопасности в программе Outlook 2003 обратитесь к статье Обзор средств шифрования Outlook 2003.

Источник: www.oszone.net

Outlook 2003 что это за программа

MS Outlook — яркий пример того, что можно нагородить из простой задачи. Хочется почтовую программу, а имеем в распоряжении строптивый комбайн, который подчиняется загадочной логике. В наличии: Почта, Календарь, Задачи, Заметки, Дневник. Еще бы песни пел, цены бы ему не было (шутка :))

В этой статье описаны некоторые тонкости работы с почтовой частью программы Outlook 2003. Где в этой не простой программе искать нужные настройки для простых, казалось бы, вещей. Материал изложен в виде «вопрос-ответ» и по мере появления новых вопросов будет дополняться.

Первая версия статьи называлась «Outlook 2003. Заметки». Я не подумал тогда, что поисковики будут выдавать эту страницу на запросы типа «где в Outlook заметки» %). Менять заголовок было поздно. Вообщем не в тему, но: заметки в Outlook можно включить в нижней левой части основного окна программы (см. скриншот).

Выберите пункт «Параметры области переходов.» В новом окне поднимите флаг «Заметки».

Как отправить письмо повторно?

Повторно отправить письмо можно, переписав его заново. Т.е. создать новое письмо, скопировать в него текст, адреса получателей, тему и т.д. Другой вариант — переслать это же письмо. Тогда нужно будет слегка отредактировать тему письма и текст. Для получателя такое письмо будет выглядеть как новое, только в служебной информации такого письма будут записи о пересылке с адреса.

Вообще к функциям почты Outlook относится весьма своеобразно. Отправленное письмо становится для него неким объектом, с которым можно творить все, что захочешь, кроме повторной отправки! Это было бы смешно, если б не было так грустно.

Где и как управлять Контактами?

Ситуация: в адресной книге несколько записей «Контакты». Причем при переходе на одну из них выходит сообщение об ошибке. Для исправления идем в Пуск > Панель управления > Почта > кнопка «Учетные записи» > выбрать «Добавить или изменить имеющиеся каталоги. «

В новом окне выбираем «Адресная книга Outlook», кнопка «Изменить». Собственно там список всех каталогов с контактами. Можно все удалить, а потом из Outlook подключить к адресной книге нужный каталог Контактов. Об этом — ниже..

Как подключить/добавить в адресную книгу каталог Контактов?

В Outlook перейти в Список папок. Далее ПКМ по папке «Контакты» > Свойства > вкладка «Адресная книга Outlook» . Поднять флаг «Показать эту папку как адресную книгу». Здесь же можно указать, как будет называться книга Контактов в Адресной книге.

Как экспортировать/импортовать cписок рассылок в Outlook?

Экспорт. Готовим список. Далее меню «Файл» > «Cохранить как. » Cохраняем как обычный текстовый файл.

Импорт. Открываем адресную книгу, создаем новую рассылку: Файл > Создать адрес > Список рассылки .

В ней открываем диалог добавления членов рассылки (кнопка «Выберите членов. » надо ж так назвать%)). В этом окошке внизу есть поле, куда будут добавляться выбранные записи (справа от кнопки «Члены->»). Туда копируем записи из файла ранее сохраненной рассылки. Жмем Ок и в новой рассылке должны появиться все адреса и имена. Даем имя этому творению, сохраняем, закрываем. Все 🙂

Документ, открытый из Outlook в MSWord, появляется в режиме чтения. Это не удобно, как открывать документы в нормальном режиме?

Нужно в Word-е запретить «Запуск в режиме чтения». Сервис > Параметры > вкладка «Общие» > сбросить флаг «Разрешить запуск в режиме чтения» .

Как сделать Outlook почтовой программой по умолчанию?

Для изменения назначения нужно зайти с правами админа в Панель управления > Свойства обозревателя > вкладка «Программы» . Там настройка «Электронная почта». Выбераем в списке MS Outlook. Свойства обозревателя можно так же вызвать из окна IE (Сервис > Свойства)

Редактирование шаблонов. Как создать шаблон нового письма?

Меню «Сервис» > Параметры > вкладка «Сообщение» > кнопка «Выбор бланка. » > жмем «Создать..» , пишем имя для будущего бланка и редактируем. Кстати, клавиша Delete почему-то не работает в этом редакторе. Только Backspace. Созданный бланк по умолчанию прикрепится для новых писем.

Как поставить «Уведомление о прочтении/получении» для всех писем? Для одного письма?

Для всех писем: Сервис > Параметры > вкладка «Настройки», кнопка «Параметры почты» > кнопка «Параметры отслеживания» . Поставить флаги для нужных уведомлений.

Для одного письма: на форме письма есть панель инструментов с кнопкой «Параметры» (на той же панели кнопка «Отправить»). Так вот жмем «Параметры», в открывшемся окне ставим нужные флаги.

Фича «Автозавершение» в поле получателей содержит лишние/неверные записи. Как их удалить?

Конкретные записи удаляются легко: в выпадающем списке выбираем лишний из предложенных и жмем Delete на клаве.

Другое дело, полностью его почистить или наоборот, сохранить кеш автозавершения перед переустановкой Outlook. Нужно найти сам файл кеша. Для Outlook 2003, 2007 нужно искать файл outlook.nk2. В WinXP он расположен в [C:Documents and SettingsuserXXXApplication DataMicrosoftOutlook] Для Outlook 2010 кеш — это файл с раширением .dat, начинающийся на «Stream_Autocomplete_». В Win7 он должен быть в [c:UsersYour User NameAppDataLocalMicrosoftOutlookRoamCache]

Статья выжила после слияния сайтов, подробности здесь. Дата первой редакции: 5 ноября 2010

Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям:

Источник: waredom.ru

Использование Outlook 2003 в качестве клиента RMS для Windows

Системные администраторы давно нуждаются в способах защиты сообщений Outlook от копирования, пересылки, вывода на печать и запрета доступа к сообщениям после определенной даты. До недавнего времени такие возможности предоставляли исключительно инструменты и службы независимых поставщиков. В соответствии с инициативой Trustworthy Computing, учитывая требования к конфиденциальности цифровой информации, Microsoft предложила продукт Windows Rights Management Services (RMS) for Windows Server 2003 (http://www.microsoft.com/windowsserver2003/rm) для защиты документов и сообщений. Не следует путать RMS с DRM (Digital Rights Management — управление цифровыми правами), платформой Microsoft для безопасного распространения видео, аудио и других цифровых мультимедиа-файлов, которые пользователи могут воспроизводить только на компьютерах с авторизованным лицензионным ключом. С помощью реализованных в RMS функций управления информационными правами (Information Rights Management — IRM) организации могут ограничить круг лиц, работающих с документом или почтовым сообщением, и определить операции, которые можно производить с документом или сообщением.

Экран 1. Использование общедоступного сервера RMS для наложения ограничений

Компоненты RMS: размещаемый внутри предприятия Windows RMS Server, который работает с Windows 2003; Microsoft Office Professional Edition 2003 — первое клиентское приложение, с помощью которого можно создавать и читать защищенные документы; клиент Windows Rights Management (RM), обеспечивающий совместную работу приложений с RMS; модуль расширения Rights Management Add-on for Internet Explorer (RMA), клиентский компонент, который позволяет задействовать Microsoft Internet Explorer (IE) 6.0 Service Pack 1 (SP1) или IE 5.5 SP2 (для клиентов Windows Me) для просмотра — но не изменения — защищенного контента; комплекс разработки программ (SDK) для проектирования дополнительных клиентских приложений и серверных инструментов RMS. Имеется также неподдерживаемый инструментальный пакет, который позволяет более глубоко заглянуть в базу данных RMS и располагает некоторыми функциями управления.

Принцип работы RMS

RMS представляет собой модуль расширения Web-службы ASP.NET на основе языка Extensible Rights Markup Language (XrML — более подробную информацию об XrML можно найти по адресу http://www.xrml.org). Сервер RMS генерирует лицензии на использование цифрового контента и проверяет учетные данные, разрешая доступ к контенту авторизованным пользователям. После того как пользователь Office Professional 2003 или RMA осуществит начальную регистрацию машины и адреса электронной почты на сервере RMS, для отправки и чтения защищенных сообщений требуется выполнить лишь несколько дополнительных шагов.

Экран 2. Проверка авторизации получателя и получение лицензии на доступ

Принцип работы RMS следующий: пользователь задействует RMS-совместимое приложение (например, одну из программ Office Professional 2003 — Microsoft Office Outlook 2003) для назначения прав доступа к документу или почтовому сообщению. Приложение устанавливает связь с RMS-сервером, чтобы получить подписанную лицензию, содержащую информацию о том, как автор сообщения хочет защитить информацию, затем вставляет лицензию в файл или сообщение. Приложение шифрует файл или сообщение перед его сохранением или отправкой.

Когда получатель открывает файл или сообщение в RMS-совместимом приложении, программа передает лицензию и учетные данные пользователя в RMS-сервер, запрашивая лицензию на использование. После того как RMS-сервер проверит учетные данные и выдаст лицензию на использование, приложение дешифрует файл или сообщение, выводит его на экран и реализует назначенную автором политику разрешений.

Единственная политика разрешений для почтовых сообщений Outlook — Do Not Forward, которая блокирует пересылку, печать, копирование и распечатку экрана Windows (хотя последнюю операцию можно выполнить с помощью сторонних инструментов захвата экрана). Microsoft Office Excel 2003, Office PowerPoint 2003 и Office Word 2003 располагают более широкими функциями, о которых будет рассказано далее.

Активизация RMS в Outlook 2003

Процедура активизации RMS в Outlook 2003 или другом приложении Office 2003 состоит из двух этапов: установки клиента Windows RM и настройки конфигурации Outlook или Office для использования с конкретным RMS-сервером.

Экран 3. Защищенное RMS почтовое сообщение с защищенным отдельно присоединенным документом

Для развертывания RM-клиента на обычном предприятии удобно задействовать Microsoft Systems Management Server (SMS) или Group Policy. Если RM-клиент еще не установлен, то при первом щелчке пользователя Outlook на команде Do Not Forward (из меню File, Permission) для нового сообщения на экране появляется приглашение загрузить новейшую версию RM-клиента.

Если пользователь подключен к Internet и щелкнул на кнопке Yes, то Outlook загружает установочный файл msdrmclient.msi. Загруженная программа разворачивает RM-клиента и предпринимает попытку активизации, установив соединение с сервером компании Microsoft. Прежде чем устанавливать на предприятии собственный сервер RMS, можно поэкспериментировать с общедоступным сервером RMS Microsoft. Чтобы назначить учетные данные для своего адреса электронной почты, пользователю необходимо зарегистрироваться на корпоративном сервере RMS или общедоступном сервере Microsoft (для этого требуется учетная запись Microsoft .NET Passport). В настоящее время доступ к экспериментальному серверу предоставляется бесплатно, но компания не гарантирует, что так будет всегда.

Отправление и прием RMS-защищенных почтовых сообщений

Чтобы послать защищенное сообщение из Outlook 2003, пользователь создает обычное сообщение, но перед его отправкой нужно выбрать функцию Do Not Forward из меню File, Permission. На экране 1 показано сообщение, защищенное с использованием учетной записи, подключенной к общедоступному RMS-серверу Microsoft посредством .NET Passport. Пользователи с несколькими учетными записями электронной почты могут выбрать одну из них для управления правами доступа к сообщениям с помощью функции Restrict Permission As из меню File, Permission. Из диалогового окна View, Options можно назначить срок действия сообщения Outlook.

Экран 4. Разрешения для присоединенного документа в защищенном RMS сообщении

Вид защищенного сообщения на экране зависит от версии Outlook, которой пользуется получатель, и наличия учетных данных службы RMS. Если получатель еще не установил и не активизировал RM-клиента, а также не имеет учетных данных для почтового адреса, на который поступило сообщение, мастер проводит пользователя по необходимым операциям. Если это первое открытое пользователем RMS-сообщение, то появляется окно, показанное на экране 2. После того как получатель установит соединение с сервером и загрузит лицензию на использование, открывается сообщение и предоставляется доступ к присоединенным файлам (экран 3). Если сообщение содержит присоединенные файлы, то на них распространяется та же лицензия и те же права доступа, что и на сообщение (экран 4).

Чтение RMS-почты с помощью IE

RMA можно бесплатно загрузить по адресу. Перед установкой этого модуля расширения необходимо сначала установить RM-клиент, который можно получить здесь.

Если защищенное сообщение посылается лицу, не имеющему Office Professional 2003, то пользователь получает сообщение с присоединенным файлом message.rpmsg и текстовым и HTML компонентами сообщения, в которых указан URL для загрузки RMA. После установки RMA в Windows появляются новые привязки файлов, и файлы с расширением .rpmsg открываются в программе rmarouter.exe. При первой попытке пользователя открыть файл .rpmsg модуль RMA запускает мастера установки, который настраивает IE на использование корпоративной учетной записи или учетной записи .NET Passport для работы с RMS-защищенными документами. После проверки учетных данных пользователя RMS-сервером файл сообщения .rpmsg открывается в IE. На пользователя IE распространяются те же правила, что и на пользователя Outlook.

Отправка защищенного RMS-документа

На любой файл Excel 2003, PowerPoint 2003 или Word 2003, присоединяемый к RMS-защищенному сообщению, распространяются все ограничения родительского сообщения. Если нужно защитить документ, не ограничивая доступ к сообщению, то следует определить разрешения доступа к документу, а не к основному сообщению. Этот метод расширяет выбор вариантов защиты. После того как будут определены разрешения и сохранен файл, можно создать новое сообщение Outlook, присоединить файл и послать сообщение как обычно, без ограничений.

Экран 5. Наложение разрешений на конкретный документ

Чтобы назначить разрешения доступа к документу Word так, чтобы его могли прочесть пользователи как Office Pro 2003, так и IE, требуется выполнить следующие действия:

1. Перейти к функции Restrict Permission As в меню File, Permission и подождать, пока Word проверит учетные данные.
2. Если на экране появляется диалоговое окно Select User, следует выбрать учетную запись пользователя, из которой предстоит назначать полномочия.
3. В диалоговом окне Permission (экран 5) нужно установить флажок Restrict permission to this document. Если известно, что все получатели располагают Office Pro 2003, то можно ввести имена или адреса электронной почты получателей в поля Read и Change и щелкнуть на кнопке OK.
4. Если неизвестно, какими программами располагают получатели, можно разрешить чтение документов в IE. Для этого нужно щелкнуть на кнопке More Options, чтобы вывести на экран расширенное диалоговое окно Permission (экран 6). Далее следует установить флажок Allow users with earlier versions of Office to read with browsers supporting Information Rights Management. Как указано в диалоговом окне, в этом режиме увеличивается размер файла, так как Word сохраняет отдельное представление документа в формате HTML, которое можно прочитать в IE. Затем можно щелкнуть на кнопке Set Defaults, чтобы по умолчанию открывать будущие документы в браузере.
5. Если на этапе 3 получатели указаны не были, следует щелкнуть на кнопке Add, чтобы назначить получателей и установить для них уровень доступа. По умолчанию учетной записи, из которой были назначены разрешения для документа, всегда предоставляется Full Control.
6. Указав любые другие параметры по своему выбору, необходимо щелкнуть на кнопке OK.

На экране 6 видно, что выбор параметров для защиты документа гораздо богаче, чем для электронного сообщения Outlook. Пользователям, которые имеют право только читать документы, можно разрешить копировать контент, или позволить всем перечисленным пользователям распечатать документ. Можно предоставить программный доступ или установить срок действия, хотя, как отмечалось ранее, срок действия можно назначить и для почтовых сообщений Outlook.

После завершения работы документ следует сохранить. Чтобы послать его одному из пользователей, перечисленных в диалоговом окне Permission документа, нужно создать новое сообщение Outlook и присоединить к нему файл документа. Команду File, Send To в Word, и команду File, Permission, Do Not Forward в Outlook использовать не следует.

Еще несколько советов по RMS

Office Professional 2003 хранит лицензии для файлов и почтовых сообщений на компьютере локального пользователя. Поэтому к сообщениям и файлам можно обращаться, даже не имея доступа к сети и общедоступному или корпоративному RMS-серверу. Однако может возникнуть ситуация, когда нельзя получить доступ к защищенному сообщению, загруженному на локальный компьютер. Если автор сообщения назначил дату и время действия сообщения, то по истечении этого срока получатели не смогут открыть его и присоединенные к нему файлы.

Экран 6. Наложение разрешений, дающих возможность чтения документа не только пользователям Office 2003 Pro

Ряд неожиданностей подстерегает пользователей и при ответе на RMS-защищенные сообщения. Тело исходного сообщения не входит в ответ, независимо от параметров Reply. Кроме того, Outlook автоматически применяет правила оригинального сообщения к ответному посланию. Чтобы отменить эти ограничения, следует выбрать функцию Unrestricted Access из меню File, Permission перед отправкой сообщения.

Богатый потенциал

В данной статье приведены лишь основные сведения, необходимые для того, чтобы приступить к самостоятельному изучению функционирования клиентов RMS с экспериментальной службой RMS. Наличие на предприятии собственного сервера RMS открывает много дополнительных возможностей, в том числе для создания шаблонов политик, в которых описываются стандартные параметры пользователей, полномочия и условия для защищенных документов и сообщений.

Без этих шаблонов нельзя детально определить полномочия для пользователей Outlook 2003. Еще одно важнейшее преимущество корпоративного RMS-сервера — возможность установить доверительные отношения с другими организациями, использующими RMS, чтобы упростить обмен защищенными документами с деловыми партнерами. На Web-узле Microsoft приведена подробная информация об этих возможностях, а также другие технические сведения и ссылки на компании, которые используют RMS SDK для проектирования приложений со встроенной защитой информации. Office Professional 2003 — первый, но не последний RMS-клиент для подготовки контента.

Источник: www.osp.ru