Отличие задачи от программы

В проекте необходимо различать цели, выгоды и задачи. Давай разберём каждое понятие.
1. Цель – это по сути результат (продукт), который мы хотим получить.
Пример: провести 25 октября 2019 года конференцию на 100 участников для клиентов компании.
2. Выгоды – это та ценность (плюшки), которую мы получим от достижения цели.
Пример: от проведения конференции мы получим
– 15 повторных продаж,
– 20 упоминаний в СМИ,
– рост подписчиков Facebook страницы на 25%.
3. Задачи – те конкретные действия, которые необходимо выполнить для достижения цели.
Пример: составить программу конференции, согласовать дату конференции, направить приглашение клиентам.

Источник: yandex.ru

Классификация деятельности — чем отличаются задачи, процессы, проекты?

Самый короткий тест на интеллект Задача Массачусетского профессора

Автоматизация бизнес-процессов Клиенты часто обращаются с просьбой помочь в решении их задач, в первую очередь, таких как повышение прозрачности, контроля и управляемости совместной работы за счет автоматизации. При этом часто по-разному называется то, что нужно сделать прозрачным и управляемым — задачи, проекты, процессы, документооборот и др. В этой статье я попробую показать отличия между этим видами совместной деятельности, и рассказать какие продукты автоматизации больше подходят для каждого из них. Надеюсь, станет понятнее, что и как автоматизировать, и как лучше ориентироваться на рынке решений для автоматизации совместной работы. А также как клиентам и компаниям, предлагающим свои услуги автоматизации операционной и проектной деятельности, лучше понимать друг друга.

Внутреннюю деятельность любой организации можно разделить на 2 больших вида: операционная и проектная. Операционная деятельность направлена на поддержку работы организации на заданном уровне. Часть организаций занимается операционной деятельностью как внешней, т. е. это их бизнес — оказывать услуги по ведению операционной деятельности другим организациям — аутсорсинг бухучета, ИТ-поддержки, подбора персонала и т. д. Проектная деятельность направлена на изменения в компании — оптимизацию операционной деятельности, создание новых направлений/филиалов/продуктов и т. д. Также как и операционная, проектная деятельность у организации может быть её бизнесом — внедрение ИТ-систем, консалтинг, строительство и т. д.

Сотрудники, участвующие в этих видах деятельности, работают совместно для достижения запланированных результатов. Эффективная организация совместной работы позволяет существенно снизить затраты, повысить лояльность внутренних и внешних клиентов за счет постоянного качества, предсказуемости результатов и прозрачности оказываемых услуг, а в итоге прибыль и капитализацию компании.

Типичные задачи junior разработчика в компании | Как работают джуниоры? (мой опыт)

Чтобы эффективнее управлять совместной работой, стоит разобраться, что это такое, из чего она состоит. Здесь я рассмотрю не предметную область совместной работы — она уникальна в каждом случае, — а посмотрю в разрезе видов работы, видов деятельности. Из этих видов, как из кубиков, можно составить именно Ваше решение для совместной работы.

Самая простейшая составляющая в деятельности — это задача. У задачи как минимум есть такие свойства, как срок исполнения, исполнитель, дата создания, создатель.

Задачи существуют как отдельно — и тогда их еще можно назвать поручениями, так и в рамках проектной и операционной деятельности. Можно сказать, это базовый элемент совместной деятельности.

Отдельные задачи (поручения) есть в любой организации, и в транснациональных корпорациях, и в микро-компаниях. Они ставятся руководством и коллегами друг другу, партнерам, подрядчикам, внештатникам. Ставятся по почте, телефону, на встречах, в чатах. Ставятся и…забываются.

Как постановщиком, так и исполнителем — теряется сама задача, или её суть, или срок, или детали, или все вместе. В итоге людям приходится тратить много усилий, чтобы найти информацию. Цель автоматизации — поставил задачу и забыл, но она при этом не потерялась, а более того, вся связанная информация хранится в ней: краткая суть: название, описание, срок, исполнитель, история изменений, обсуждения (а не разбросаны по почтовым ящикам), файлы, статус, дата завершения, результат. Задачи могут быть связаны с клиентом, проектом, совещанием и др.

Задачи могут разбиваться на подзадачи, когда необходимо делегировать все или часть полномочий. Кроме исполнителя и постановщика у задач могут быть наблюдатели — эксперты в вопросе, сотрудники, заинтересованные в результате, или те, кто должен быть в курсе изменений по задаче.

К специализированным решениям для управления задачами можно отнести Megaplan, Bitrix24, Papirus. Эти решения подходят для небольших компаний или как временное решение для отделов крупных компаний, до внедрения корпоративных систем управления совместной работой. Они удобны тем, что включают множество функций, необходимых небольшим компаниям — и оформление первичной документации, и мини-CRM, позволяя им сэкономить на приобретении специализированных решений; не требуют сложной настройки, и поэтому в них не заложено достаточной гибкости — это коробочные продукты. У средних и крупных компаний, а также некоторых небольших компаний, больше специфических требований, которые не могут быть удовлетворены коробочными продуктами.

Как особый подкласс задач можно выделить встречи: совещания, планерки, комитеты, собрания, вебинары, конференц-звонки. Особенность их в несколько другой терминологии (названии свойств) относительно обычной задачи:

● Тема — название задачи;

● Вопросы — описание задачи;

● Участники — в терминах задачи это могут быть Наблюдатели;

● Результаты/решения и поручения (задачи) по итогам — фактически подзадачи;

Процессы (бизнес-процессы, рабочие процессы, workflow) — повторяющаяся последовательность задач. Процессы могут ветвиться самым причудливым образом, иметь условные переходы. Для описания бизнес-процессов используют специальные нотации — методологии описания процессов.

Цель объединения задач в процессы — повысить качество и скорость их исполнения, при этом минимизировав затраты. Классика — документооборот, кредитный конвейер, техническая поддержка, всевозможные заявки — отпуска, премии, командировки, закупки, оплаты, оформление пропусков, парковки, гарантийный ремонт, доступы, материальные ценности и многое другое. Для контроля и достижения целей используют различные ключевые показатели (KPI) — время обработки на каждом этапе (выполнения задачи).

Документооборот — это подкласс бизнес-процессов, выделенный в отдельный вид, поскольку имеет свою специфику в автоматизации — обработку большого количества однообразных электронных и бумажных документов и, как следствие, наличие функций ЭЦП, штрих/QR-кодирование, встроенное или интегрированное сканирование для автоматизации массовых операций.

В чем отличие от проектов (см.ниже):

● постоянные участники (команда);

● постоянная последовательность задач и отсутствие менеджера проектов;

● постоянный повторяющийся результат.

Специализированные решения — Comindware Tracker, IBM BPM, Oracle BPM, BonitaSoft, ProcessMaker, BizAgi, ELMA, K2, Nintex.

Проекты — уникальный набор последовательных и параллельных задач, ограниченный конечной целью, датой, бюджетом, требованиями и ресурсами. Задачи в проектах, помимо описанных выше свойств у отдельных задач, чаще всего содержат время (в часах, днях, неделях) их выполнения с датой начала и датой окончания, а не просто конечную дату. Поэтому для визуализации задач проекта в календаре применяют Диаграмму Ганта. Характерные отличительные особенности проектной деятельности от описанного выше управления с помощью задач и процессов следующие:

● наличие или необходимость менеджера (ов) проекта (ов);

● конкуренция за время участников команды в проектах;

Примеры проектной деятельности — реорганизация компании, строительство коттеджа, внедрение CRM, создание нового продукта, услуги, товара и т. д.

Специализированные решения управления проектами — Comindware Project, Primavera, MS Project, Wrike. Такие решение стоит применять, если компания занимается проектной деятельностью — проектные институты, ИТ-интеграторы, консалтинговые компании, медиа-компании. Либо если внутри компании постоянно происходят изменения, в которые вовлечены десятки людей.

Тогда в компаниях появляются проектные подразделения, часто их называют «проектные офисы». Их основная функция — профессиональное управление проектами в любой области, которая необходима в компании. Проектные офисы вооружаются специальными знаниями — методологиями и подходами к управлению проектами, которые помогают поддерживать приемлемый для предприятия уровень качества проектов. Некоторые самые известные методологии и подходы, применяемы в РФ — PMBoK, Prince2, Agile (Scrum). В любом случае необходимость управлять проектами возникает, когда для участия в проектах привлекаются дефицитные дорогие специалисты и ресурсы — программисты, эксперты, дизайнеры, артисты и т. д., либо, когда самих проектов, участников проектов и ресурсов много — десятки, сотни и тысячи.

Многие продукты автоматизации кроме узко-специального функционала предоставляют еще дополнительные возможности, например, управление задачами расширяется до управления проектами. Такие системы чаще всего непрофессионально решают дополнительные задачи, но позволяют клиентам какое-то время использовать эти функции без приобретения отдельных профессиональных продуктов.

Конечно, каждая ситуация уникальна, но надеюсь данная классификация поможет лучше понимать что Вам необходимо для повышения эффективности и управляемости совместной работы сотрудников.

Источник: ecm-journal.ru

Чем отличается цель от задачи: разбираемся на примерах

Добрый день, уважаемые читатели! Мы продолжаем знакомить вас с основными принципами и методами тайм-менеджмента. Сегодняшняя статья посвящена двум понятиям, которые часто путают между собой. Мы решили прояснить ситуацию и четко обозначить разницу, чтобы эта путаница не мешала нам двигаться вперед. Вы узнаете, чем отличается цель от задачи, по каким признакам их дифференцировать, как правильно формулировать и многое другое.

Что такое цель

Слово “цель” часто мелькает на страницах психологических журналов, пособий по достижению успеха, бизнес-литературы. Все вокруг учат нас быть целеустремленными, холить и лелеять свои цели, чуть ли не молиться на них. И вполне оправданно. Цель – очень мощный рычаг для личностного развития индивида и эволюции в целом, если умело им пользоваться.

Если предельно упростить, цель – это будущий результат удовлетворения актуальной потребности. То есть сначала вы осознаете свою потребность, а потом на основе нее формулируете цель. Допустим, вы добираетесь до работы на автобусе и очень сильно устаете в дороге. Когда усталость достигает критического уровня, у вас появляется потребность в личном автомобиле.

Вы хорошенько обдумываете ее, взвешиваете все за и против, оцениваете свои возможности, и в проекте у вас появляется готовая цель – купить Hyundai Solaris в ближайшие полгода. Цель – это всегда конечная точка пути. Формулируя ее, мы отвечаем на вопрос: “Чего я хочу?”

Что такое задача и в чем ее отличие от цели

Задача, в отличие от цели, возникает не напрямую от потребности. Сначала появляется потребность, затем формулируется цель, и только потом уже – задача. Ставя ее перед собой, человек отвечает на вопрос: “Что нужно сделать, чтобы достичь цели?” В предыдущем пункте мы сформулировали цель – купить автомобиль. Теперь нужно выяснить, что отделяет нас от нее.

Если проблем с деньгами нет, то можно обозначить задачу как “снять деньги со счета и прийти в автосалон”. Если же денег недостаточно, то можно сформулировать как “взять кредит”. Или более гуманный вариант – “откладывать каждый месяц по n рублей”, все-таки 6 месяцев в запасе у нас есть. В зависимости от ситуации одно и то же действие может быть как целью, так и задачей.

Представим, что некий мужчина решил пойти работать таксистом. Для этой цели ему нужен личный автомобиль, и он решает купить Hyundai Solaris. То, что для нас было целью, для него стало задачей. Поэтому отличить эти два понятия лишь по внешним признакам невозможно. Решающую роль играет контекст.

Грамотно поставленные задачи помогают достигать целей легко и быстро. Крупные разбиваются на более мелкие и выполняются поэтапно.

Как правильно ставить задачи на основе целей

Как ставить цели, мы подробно рассмотрели в отдельной статье – не поленитесь и прочитайте. Здесь же осветим основные моменты при постановке задач. Когда цель уже сформулирована, нужно проанализировать, чего вам не хватает для ее достижения.

Это могут быть материальные ресурсы, какие-то знания и навыки, человеческие качества, связи и т. п. Действия по восполнению этих пробелов и будут вашими текущими задачами. Например, вы поставили себе цель сбросить 5 кг. Что вам нужно для этого? Во-первых, купить абонемент в фитнес-клуб, во-вторых – составить рацион питания, в-третьих – пересмотреть свой образ жизни.

Следите, чтобы задачи не конфликтовали друг с другом. Они могут быть очень разными, но должны вести к одному результату. После выполнения каждой обязательно сверяйтесь с планом и при необходимости корректируйте его. Система должна быть гибкой и отзывчивой, иначе вы постоянно будете буксовать. Задача всегда предполагает какое-то действие и носит практический характер.

Она должна быть как можно более конкретной. Не допускается никаких туманных формулировок. То есть если вы решили придерживаться определенного рациона питания, то тут же должны этот рацион составить и обзавестись необходимыми продуктами.

Некоторые цели достигаются легко и быстро. Над некоторыми же приходится серьезно попотеть. Мы рекомендуем масштабные и долгосрочные цели разбивать на подцели и достигать их поэтапно,

Примеры

Давайте закрепим материал на конкретных примерах из разных областей жизни. Пример 1. ПереездНаташа давно мечтает эмигрировать на Запад. Она в совершенстве владеет английским, поэтому рассматривает в первую очередь англоязычные страны. И вот она окончательно решилась и поставила перед собой цель: “Переехать жить в США в ближайшие 2 года”. Задачи:

1. собрать всю необходимую информацию;
2. подготовить документы для получения визы;
3. накопить денег на первое время;
4. найти жилье и работу;
5. завести полезные знакомства и т. д.

Пример 2. Расширение бизнеса

Алексей – предприниматель. У него свой магазин итальянской сантехники. Бизнес идет в гору, и Алексей задумался об открытии филиалов в других городах. Собрав всю необходимую информацию, он поставил перед собой цель: “За год открыть филиалы в двух городах”.

1. выбрать 2 города и изучить рынок сантехники в них;
2. найти партнеров для реализации проекта;
3. разработать бизнес-план;
4. найти и арендовать подходящие помещения;
5. нанять работников и т. д.

Пример 3. Ремонт

Света и Дмитрий недавно поженились и купили квартиру с предчистовой отделкой. Первостепенная цель для них – сделать ремонт в ближайшие три месяца и заселиться в свое уютное гнездышко.

Задачи:

1. заказать дизайн-проект;
2. рассчитать смету;
3. закупить материалы;
4. нанять рабочих.

Пример 4. Новая профессия
Артем работает тренером в фитнес-клубе уже три года. Недавно он получил травму спины, и теперь работа дается ему с трудом. Парень решает сменить сферу деятельности и научиться зарабатывать умственным трудом. Для этого он ставит цель: “Освоить язык программирования Java”.

Задачи:

1. выбрать подходящий онлайн-курс;
2. накопить денег;
3. продумать,как совмещать обучение с текущей работой;
4. купить книги по программированию и т. д.

Типичные ошибки при формулировке целей и задач

На начальном этапе, когда вы только учитесь грамотному целеполаганию, могут возникнуть некоторые сложности.

Давайте рассмотрим типичные ошибки, чтобы быть готовыми к ним:

1. Слишком размытая цель. Мы говорили, что цель может быть менее конкретной, но всему есть предел. Избегайте туманных формулировок типа “стать лучше”, “больше зарабатывать”, “много путешествовать” и т. п. Они никуда вас не приведут.
2. Слишком масштабная цель, для достижения которой понадобится несметное количество задач. Например, вы только окончили институт, а уже метите в президенты. Лучше разбить такую глобальную цель на несколько подцелей и сфокусироваться на достижении ближайшей.
3. Задача дублирует цель вместо того, чтобы раскрывать ее. То есть совсем не отвечает на вопрос “Что нужно сделать?” и не помогает вам двигаться вперед.
4. Задача противоречит цели. Например, цель – накопить денег на автомобиль, а задача – купить новый телефон. В данном случае они тянут в разные стороны.

Старайтесь избегать этих ошибок и очень ответственно подходить к процессу целеполагания. Не жалейте сил и времени на проработку целей, и все ваши затраты окупятся с лихвой.
Заключение

Итак, давайте подведем итоги и тезисно обозначим основные различия. Сохраните себе эту шпаргалку и пользуйтесь по мере необходимости:

1. Цель отвечает на вопрос “Что вы хотите?”, задача – “Что нужно сделать, чтобы достичь цели?”
2. Цель приоритетнее. Если в какой-то момент возникает конфликт, выбор делается в пользу цели.
3. Задача носит практический характер и ставится на ближайшую перспективу, тогда как цель может быть долгосрочной и довольно абстрактной.
4. Результатом достижения цели является удовлетворенная потребность. Результатом выполнения задачи – приближение к цели.

Надеемся, теперь вы никогда не спутаете эти два понятия и в этом вопросе можно поставить точку.

Всего вам доброго и до новых встреч!

Источник: quasa.io