Поскольку управление проектами — это интегрированный процесс, важно понимать, что любые действия в одной области могут повлиять и на другие. Учитывая эту взаимосвязь, необходимо сохранять баланс между основными задачами, так как очень часто улучшение в одном направлении может быть достигнуто только за счет ухудшения в другом.
В этой статье рассматриваем процессы управления проектами, их взаимосвязь и решение от «КСК ТЕХНОЛОГИИ» для автоматизации процессов.
Основные процессы проекта
Каждый проект состоит из отдельных процессов. Говоря о процессе, мы понимаем комплекс действий, приносящих определенный результат.
Разделить процессы проекта можно на две основных группы:
- Процессы, связанные с конкретным продуктом, его спецификацией и производством. Эта группа процессов зависит от сферы деятельности компании и определяется жизненным циклом проекта.
- Процессы управления проектами. Эта категория процессов напрямую связана с организационными вопросами и описанием проектных работ.
В большинстве случаев разные процессы управления, а также процессы, ориентированные на продукт, пересекаются и взаимодействуют.
Вебинар «Пять принципов управления изменениями»
Все процессы управления проектами делят на шесть основных групп:
- процессы инициации — связаны с решением о целесообразности начала проектных работ;
- группа процессов планирования — подразумевают разработку критериев успеха, постановку целей, а также четкое планирование шагов для их достижения;
- группа процессов исполнения — включают в себя работы по координации ресурсов, которые потребуются для выполнения задач;
- процессы анализа — предполагают оценку составленного ранее плана на предмет соответствия целям;
- группа процессов управления — решения относительно необходимости внесения в исходный план корректировок;
- группа процессов завершения — это процессы, направленные на формализацию выполнения проекта.
Разные группы процессов имеют взаимосвязь на различных фазах. Очень часто закрытие одной фазы является входом для старта другой. Дальше рассмотрим процессы управления проектами более детально.
Инициация проекта
Инициация подразумевает принятие решения о запуске проекта. Сюда входит один подпроцесс — авторизация, то есть, принятие решение о старте следующей проектной фазы. На этапе инициации необходимо назначить руководителя, разработать устав, идентифицировать участников и заинтересованных лиц.
Процесс может включать разработку концепции, анализ проблемы, сбор основных данных, рассмотрение альтернативных вариантов.
Планирования
Этот процесс может состоять из многих подпроцессов, выполняющихся в определенном порядке. На основании этапа планирования создается документ, который по мере необходимости обновляется и дополняется.
Основные процессы планирования:
- Планирование основных целей для управления проектами — разработка и постановка задач, проектное обоснование.
- Процесс разделения целей на небольшие управляемые компоненты для более точного контроля.
- Определение состава работ — составления списка действий, которые необходимо выполнить.
- Определение основных взаимосвязей — документирование технологических взаимосвязей между отдельными операциями.
- Оценка объема работ и продолжительности выполнения задач для успешного управления проектами.
- Определение ресурсов (материальных, финансовых, человеческих), которые могут быть задействованы в работе.
- Процесс назначения ресурсов — определение, какие ресурсы использовать для выполнения определенных операцией.
- Процесс оценки стоимостей — определение всех составляющих стоимостей операций.
- Процесс оценки бюджета — приложение оценок стоимости к разным срокам, фазам и этапам.
- Составление расписания — определение последовательности выполнения действий, распределение времени и других ресурсов с учетом наложенных взаимосвязей и ограничений.
- Подготовка плана исполнения в форме документа.
- Определение критериев успеха для оценки исполнения.
Кроме основных процессов планирования есть и вспомогательные. Необходимость в их использовании зависит от специфики конкретного проекта.
Управление изменениями в международных стандартах
- назначение персонала — работа с человеческим ресурсом, назначение исполнителей на разные работы;
- планирование качеств — определение стандартов качеств и решение, как к ним прийти;
- идентификация рисков — определение событий риска, способных повлияет на реализацию;
- планирование взаимодействий — определение информационных потоков и способов взаимодействия между участниками;
- оценка риска — определение того, насколько велика вероятность наступления рискового события, и степень влияния;
- планирование организации — определение и назначение ролей и зоны ответственности в организации для управления проектами;
- процесс подготовки плана реагирования для предупреждения рисков.
В основном между вспомогательными подпроцессами также существуют взаимосвязи, но то, насколько они выражены и влияют на результат, зависит от его специфики.
Исполнения и контроля
Исполнение — это процессы реализации ранее подготовленного плана. Контроль исполнения следует проводить по всем параметрам, которые заранее определены на этапе планирования.
Процессы исполнения и контроля также делят на основные и вспомогательные. К основным процессам относят непосредственно сам процесс исполнения плана, к вспомогательным:
- учет исполнения — подготовительные работы, распределение информации между участниками;
- подбор поставщиков — оценка поступивших предложений, отбор поставщиков и подрядчиков, заключение контрактов;
- подготовка предложений — работа с рекомендациями, отзывами, заявками, предложениями;
- подтверждение качества — проведение регулярной оценки исполнения для определения, насколько выполняемые действия соответствуют принятым стандартам качества;
- развитие команды — обучение, повышение квалификации.
Постоянно анализируя процессы исполнения и контроля, можно вовремя обнаружить отклонения от намеченного плана и внести корректировки.
Анализа
Процессы анализа исполнения необходимы для оценки состояния успешности реализации, а также составления прогноза. При анализе используют принятые на стадии планирования параметры и критерии. Процессы анализа также могут быть основными и вспомогательными.
К основным процессам причисляют те, что непосредственно связаны с целями и показателями, влияющими на успешность:
- анализ стоимости — определение прогнозируемой и фактической стоимости операций;
- анализ рисков — оценка соответствия прогнозируемых и фактических сроков исполнения действий;
- анализ качества — отслеживание результатов и их проверка на соответствие стандартам качества;
- подтверждение целей — формальная приемка результатов участниками.
Вспомогательные процессы анализа связаны с оценкой факторов, которые напрямую влияют на критерии успеха и на цели:
- анализ ресурсов— изучение соответствия прогнозируемой и фактической загрузки и производительности ресурсов запланированным;
- оценка исполнения — отслеживание результатов работы, распределение проектной документации между участниками, оценка того, как используются ресурсы.
К числу процессов анализа не относят анализ взаимодействия процессов, который проводится для оптимизации действий по обработке проектной документации, также анализ исполнения контрактов для внесения корректировок и предупреждения возможных споров.
Анализировать необходимо план и исполнение. Анализ плана помогает определить, насколько он соответствует предъявляемым требованиям и ожиданиям участников. На этапе планирования анализ плана поможет принять решение о том, целесообразно ли вносить корректировки в начальные условия или необходимо составить новую версию плана. На следующих этапах анализ плана включается в группу процессов планирования, поэтому говорят уже о процессах анализа исполнения. После проведенного анализа участники принимают решение о продолжении работ по намеченному плану или решают внести корректировки в текущие процессы.
Управления
Управление исполнением проекта включает в себя определение и применение необходимых действий для успешной реализации проекта. Процессы управления нужны для того, чтобы определить, согласовать изменения и внедрить их в план. К основным процессам управления относят:
- общее управление изменениями — разработка корректирующих действий, их согласование и принятие к исполнению;
- управление ресурсами — изменения в составе и распределении ресурсов;
- управление целями — внесение корректировок в цели на основании полученных в ходе анализа результатов;
- управление качеством — подготовка мероприятий, направленных на устранение причин, спровоцировавших отклонение от плана.
К вспомогательным процессам управления можно отнести:
- управление рисками — быстрое реагирование на события, которые могут повлиять на результативность, а также изменение рисков;
- управление контрактами — корректировка контрактов, разрешение возникших конфликтов.
Так как процессы управления нужны для определения и внесения необходимых изменений, их еще называют управлением изменениями. Если работа над проектом протекает в точном соответствии с планом, управление проектами, по сути, сводится к исполнению — доведение до участников информации по плановым задачам и контроль реализации. Все эти процессы управления проектами уже включены в процессы исполнения. Но, если в ходе выполнения работ возникают сложности и приходится отклоняться от плана, а анализ показал, что нужно вносить корректировки, приходится менять план оставшихся работ.
Завершение проекта
Завершение работ сопровождают следующие процессы:
- закрытие контрактов, включая возникшие в ходе реализации споры;
- административное завершение — подготовка, сбор, распределение информации для формального закрытия проектных работ.
Все перечисленные процессы связаны между собой — могут пересекаться или накладываться.
Попробуйте КСК.Проекты прямо сейчас!
Бесплатный доступ ко всем возможностям сервиса на 14 дней
- Управление жизненным циклом продукта
- Управление проектами и задачами
- Портал системы – единое дисковое хранилище, чат, календарь событий
- Аналитика и контроль
- Доступ с любых устройств 24/7
Взаимодействие групп процессов в проекте
Хотя для процессов управления характерно наличие определенных границ, все же на практике процессы накладываются друг на друга и протекают с разными интенсивностями на разных стадиях. Например, повторение инициации в разных фазах позволяет проконтролировать актуальность проведения работ.
Внутри каждой из рассмотренных групп процессы связаны между собой входом и выходом. Рассмотрим определения, связанные с взаимодействием процессов при управлении проектами:
- Входы — это документы, на основании которых процесс выполняется.
- Выходы — документы, отображающие результаты процесса.
- Методы и средства — механизмы, преобразующие вход в выход.
Также процессы связаны между собой своими результатами. Так, результат выполнения одного процесса выступает как исходная информация для запуска другого.
Процессы управления проектами от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»
Готовое решение от компании «КСК ТЕХНОЛОГИИ» — продукт КСК.ServiceTeamwork:
- Экономия времени при проведении совещаний и переписке между членами рабочей команды.
- Удобство отслеживания задач и их выполнения.
- Возможность использования одного хранилища для всех задач, обсуждений и рабочих файлов.
- Доступность с любого места и любого устройства.
КСК.Servicehttps://www.kck.ru/solutions/processy-upravleniya-proektami» target=»_blank»]www.kck.ru[/mask_link]
Управление программой проектов.
Программа – ряд связанных между собой проектов, подпрограмм и операций программы, управление которыми координируется для получения выгод, достижение которых было невозможно при управлении ими по отдельности. Программы могут содержать элементы работ, имеющих к ним отношение, но лежащих за пределами содержания отдельных проектов. Проект может быть или не быть частью программы, но программа всегда содержит проекты.
Управление программой – приложение знаний, навыков, инструментов и методов к программе для удовлетворения требований, предъявляемых к программе, и получения выгод и контроля, которые были недоступны при управлении проектами по отдельности.
Управление программой уделяет основное внимание взаимозависимостям проектов и помогает определить оптимальный подход к управлению ими. Действия, связанные с этими взаимозависимостями, могут включать:
• разрешение ресурсных ограничений и/или конфликтов, затрагивающих несколько проектов в рамках программы;
• приведение в соответствие с организационным/стратегическим направлением, затрагивающим цели и задачи проекта и программы;
• решение проблем и управление изменениями в рамках общей структуры руководства.
В качестве примера программы можно привести новую спутниковую систему связи с проектами по проектированию спутника и наземных станций спутниковой связи, по строительству каждой из них, по интеграции системы и по запуску спутника.
Согласно ГОСТ Р 54871-2011
Программа – совокупность взаимосвязанных проектов и другой деятельности, направленных на достижение общей цели и реализуемых в условиях общих ограничений.
Управление программой — централизованные координирующие действия, предпринимаемые для достижения целей и реализации выгод программы.
Управление программой включает совокупность процессов управления,
которые могут выполняться как последовательно, так и параллельно.
Отдельные процессы могут выполняться многократно в ходе реализации
Последовательность процессов управления программой определяется
условиями и спецификой конкретной программы, при этом:
— программа должна начинаться с процесса инициации программы;
— программа должна оканчиваться процессом завершения программы.
Процессы при управлении программой:
— процесс инициации (необходимо обосновать реализацию программы, определение основных параметров программы и ее формальный запуск);
— процесс планирования программы (определение оптимального пути достижения целей и выгод программы, планирование содержания, детализация промежуточных и итоговых результатов и выгод);
процесс разработки расписания программы (определение сроков выполнения проектов программы с учетом финансовых, ресурсных и других программных ограничений);
процесс планирования бюджета (определение порядка и объема обеспечения программы финансовыми результатами);
процесс организационного планирования программы (определение ролей, полномочий и ответственности среди участников программы проектов)
процесс планирования управления поставщиками программы (порядок и объем обеспечения программы продукцией и услугами);
процесс управления рисками (определение основных рисков и управление рисками);
процесс планирования коммуникаций(обеспечение эффективного обмена информацией);
процесс планирования управления изменениями программы (определение порядка работы и изменениями в программе);
процесс обеспечения исполнения программы (обеспечение необходимыми ресурсами с учетом существующих ограничений);
-процесс запуска проекта (своевременная инициация и запуск проекта согласно расписанию программы);
— процесс приемки результатов проектов и использование промежуточных выгод (организация приемки результатов проекта программы для их передачи в другие проекты программ либо для применения полученных промежуточных выгод);
— процесс закрытия проекта программы (подтверждение завершения и оценка результатов завершенного проекта, высвобождение ресурсов для дальнейшего использования в программе, оценка достигнутых целей и результатов);
— процесс завершения программы (формальное закрытие программы).
⇐ Предыдущая Стр 28 из 29 Следующая ⇒
Поперечные профили набережных и береговой полосы: На городских территориях берегоукрепление проектируют с учетом технических и экономических требований, но особое значение придают эстетическим.
Папиллярные узоры пальцев рук — маркер спортивных способностей: дерматоглифические признаки формируются на 3-5 месяце беременности, не изменяются в течение жизни.
Организация стока поверхностных вод: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов (88‰).
Общие условия выбора системы дренажа: Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого.
Источник: cyberpedia.su
4.5.2Процесс контроля за реализацией изменений
В целом, методику управления изменениями можно рассматривать как набор документов, регламентирующих учет и сопровождение каждого отдельного изменения от появления потребности в нем до его полной реализации. Конкретные реализации данной методики могут значительно варьироваться не только в зависимости от области деятельности и принятой в организации системы управления, но могут изменяться от проекта к проекту и в рамках одной организации.
Кто-либо из участников проекта — заказчик, команда проекта или третья сторона — могут инициировать запросы на изменение. Любые из этих запросов на функциональную модификацию, должны быть надлежащим образом задокументированы и пройти через процесс контроля за изменениями. Без такого контроля, менеджеру проекта будет трудно контролировать исполнение работ оставшейся части проекта.
В общем виде данная методика должна регламентировать прохождение изменения через пять основных стадий.
1. Описание.
На начальной стадии необходимо уяснить и описать предлагаемое изменение. Предложение документируется и обсуждается.
2. Оценка.
Вторая стадия предусматривает полномасштабный анализ влияния предлагаемого изменения. Для этого производится сбор и согласование всей информации, необходимой для оценки последствий данного изменения. Результаты исследования документируются и обсуждаются.
3. Одобрение.
Рассматриваются результаты исследований и принимается решение: одобрить изменение, отказать, отложить. Если принято решение отложить реализацию изменения, то необходимо провести дополнительные исследования и расчеты. Если принимается положительное решение, то утверждаются исполнители и выделяются средства на проведение изменения. Принятые решения документируются.
4. Реализация.
Изменение вносится в план проекта и реализуется.
5. Подтверждение исполнения,
Контроль корректного и полного выполнения работ в рамках данного изменения. В случае положительного результата изменение снимается с контроля.
Можно привести следующие примеры документов, регламентирующих и протоколирующих прохождение изменения:
- «Отчет о проблеме» — описание проблемы, возникшей в ходе реализации проекта. Формируется на начальной стадии.
- «Запрос на осуществление изменения». Формируется на начальной стадии.
- «Описание предлагаемого изменения» — информация об изменении, его текущем статусе, инициаторах и ответственных за выполнение и контроль. Формируется на начальной стадии и корректируется на последующих стадиях.
- «Сводная форма контроля изменения» — содержит обобщенную информацию об изменении (см. Рисунок 4.5.)
Рис. 4.5. Пример формы контроля изменения.
Сводная форма контроля изменения
Источник: studfile.net