Для создания таблицы и дальнейшего ее использования вы должны уметь вводить данные в ячейки. Существует несколько типов данных для работы в Excel:
Формат ячеек по умолчанию («Общий «)
По умолчанию после создания документа все ячейки находятся в формате «Общий». Этот формат имеет ряд хитростей:
? числа выравниваются по правому краю, а текст — по левому;
- ? если, изменяя ширину столбца, сделать ее меньше определенной, то число в ячейках заменяется на символы Это не ошибка. Это означает, что нужно сделать столбец пошире;
- ? если число очень большое («6000000000000») или очень маленькое («0,00000000000001»), оно автоматически преобразуется в экспоненциальный (научный) формат («6Е+12» и «1Е-14» соответственно);
- ? при изменении ширины столбца округляются десятичные дроби. Например, если написать «3,1415», затем изменить ширину так, чтобы «5» перестала помещаться, в ячейке отобразится «3,142».
Ввод текста.
Форматы и типы данных в Excel
Текстовые данные представляют собой последовательность букв, цифр и пробелов между ними. По умолчанию вводимый в ячейку текст выравнивается по ее левому краю.
Чтобы ввести текст, выполните следующие действия.
- 1 . Щелкните на ячейке, в которую вы собираетесь ввести текст.
- 2. Наберите его. Текст появляется в ячейке и в строке формул (рис. 6.2).
- 3. Нажмите . Текст в ячейке выровняется по ее левому краю. (Вы также можете нажать клавишу или воспользоваться другим способом перемещения по ячейкам, если после введения текста в эту ячейку хотите перейти к следующей).
Введение числовых данных.
Числовые данные представляются в виде последовательности цифр 0—9 с использованием специальных символов (+, —, /), запятых, дефисов и круглых скобок.
Однако применение специальных символов (р., %) здесь необязательно, поскольку вы можете просто написать числа (например, 700 и 81295), а затем отформатировать ячейку под определенный тип данных, которые автоматически примут вид (700,00 грн. и 81295,00 грн) в зависимости от заданного вами формата.
Чтобы ввести числовые данные, сделайте следующее:
- 1. Активизируйте необходимую ячейку.
- 2. Введите данные. Используя числовой формат, для введения отрицательного числа поставьте перед ним минус или заключите его в скобки. При введении дробей пользуйтесь либо десятичной записью (0, . ), либо натуральной (например, 1/2).
- 3. Нажмите . Введенное число автоматически выровняется по правому краю (Рис. 6.2).
Введение даты и времени.
Подобные данные вводятся в самых различных форматах. Когда вы вводите дату в одном из форматов, представленных в табл. 6.1, она преобразуется в целое число, соответствующее этой дате, отсчитанной от 1 января 1900 года. Хотя вы не видите этих целых чисел, они используются Excel для проведения дальнейших вычислений, производимых с датами. Формат «Денежный»
Типы данных в Excel
Те же настройки, что и в «Числовой» (кроме отключения разделения разрядов), плюс выбор денежной единицы. По умолчанию отображается
денежная единица, указанная в настройках «Панель управления» -> «Язык и
региональные стандарты» -> закладка «Региональные параметры».
Рис. 6.2 Ввод текстовых и числовых данных, добавление примечаний
Формат «Финансовый «
Те же настройки, что и в «Денежный» (кроме выбора формата
82 отрицательных чисел: он всегда черные с минусом и отступом). Отличия от формата «Денежный» незначительные. Особенно их хорошо будет видно, если оформить ячейки сначала в формате «Денежный», выбрать денежный знак ввести в ячейки отрицательные числа, увеличить ширину столбца и затем перевести их в формат «Финансовый». В ячейках появится отступ справа (как и у Денежного), но знаки и будут выровнены по левому краю.
Формат денежный 14,00 грн. Формат финансовый $ 14,00
Формат «Дата»
Обычно сами даты вводятся в ячейки вручную (см. Автоматическое изменение формата ячейки после ввода данных), а затем в окне «Формат ячеек» выбирается нужный вид представления даты. Также можно сменить текущий формат представления даты на формат, принятый в других странах. Формат «Время»
Обычно время вводятся в ячейки вручную (см. Автоматическое изменение формата ячейки после ввода данных), а затем в окне «Формат ячеек» выбирается нужный вид представления времени. Также можно сменить текущий формат представления времени на формат, принятый в других странах.
Формат «Процентный»
В формате «Процентный» все числа умножаются на 100 и добавляется знак Также можно настроить количество десятичных разрядов после запятой.
Формат «Дробный»
В формате «Дробный» Excel пытается преобразовать десятичные дроби в обыкновенные. Например, «1,2» (одна целая, две десятых) будет преобразовано в «1 1/5» (одна целая, одна пятая).
Маркер автозаполнения
В нижнем правом углу выделенной (активной) ячейки или выделенного диапазона ячеек можно видеть небольшой квадратик — маркер автозаполнения (Рис. 6.3).
При наведении на него, указатель становится тонким крестиком, за который можно «схватиться» левой или правой кнопкой мыши и потащить вниз, вверх, вправо или влево. Это может использоваться в разных целях:
- ? Копирование данных в в другие ячейки (чисел, текста, формул);
- ? Создание арифметических и геометрических прогрессий;
- ? Создание различных встроенных в Excel последовательностей (названия месяцев, дней недели, даты, время);
- ? Продолжение пользовательских настраиваемых последовательностей;
- ? Копирование оформления ячеек.
Если потянуть за маркер правой кнопкой, после ее отпускания откроется контекстное меню, в котором можно найти дополнительные команды для копирования оформления ячеек, создания прогрессий и последовательностей дат. Если протянуть маркер автозаполнения через ячейки, в которых уже есть какие-то данные, данные будут перезаписаны.
Если же пользователь желает заполнить ряд последовательно расположенных ячеек членами арифметической прогрессии, например: 2, 6, 10, 14 и т. д., то ему необходимо ввести данные в две расположенные ячейки и выделив их, поместить курсор в правый нижний угол второй ячейки. После появления в нем маленького жирного крестика, необходимо протянуть курсор при нажатой левой клавише мыши вправо (или вниз) на определенное количество ячеек (Рис. 6.3). Ячейки будут заполнены серией значений.
Арифметическая прогрессия
Геометрическая прогрессия
з ы де лить обе
потянуть правой кнопкой
Копировать/заполнить только значения или только оформление
Заполнить только форматы
Заполнить только значения
f Заполнить по дням
Варианть аполненмя для дат
Заполнить по рабочим дням
Заполнить по месяцам
Заполнить по годам
“?Прогрессия. ^. Окно
Использование маркера автозаполнения
Можно использовать прогресси. Если число в центре текста -увеличения не будет
Выделяем оба числа
правой кнопкой Экспоненциальное приближение
Можно использовать прогресси
правой кнопкой по годам
Арифметическая’
Геометрическая прогрессия
Источник: bstudy.net
Типы данных в Excel; способы их ввода в электронную таблицу. Операции редактирования и форматирования данных.
Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы. Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст.
Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д. Дата и время могут также рассматриваться как числа.
Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок.
Ввести текстовые данные — бюджет в ячейку A1.
1. Щелкнуть мышью по ячейке, в которую требуется ввести текст
2. С клавиатуры ввести текст
3. Для подтверждения ввода, на клавиатуре, нажать клавишу Enter.
Для отмены внесенных изменений используется клавиша ESC.
Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона — клавиша DELETE.
Отредактировать текстовые данные.
1. Произвести двойной щелчок мыши по ячейке. Внутри ячейки появится текстовый
2. Внести изменения в текст.
3. Подтвердить произведенные изменения клавишей Enter.
1. Щелчком мыши выделить редактируемую ячейку.
2. На клавиатуре нажать функциональную кнопку F2. Внутри ячейки появится текстовый
3. Внести изменения в текст.
4. Подтвердить произведенные изменения клавишей Enter.
Вычисления в Excel с использованием формул и функций. Понятие относительной и абсолютной адресации.
Формулы и функции используются для облегчения подсчета числовых данных.
При копировании или перемещении формул из одной ячейки в другую необходимо
управление формирование адресов исходных данных. Поэтому в электронной таблице при
написании формул наряду с введенным понятие ссылки используются понятия
относительной и абсолютной ссылок.
Абсолютная ссылка – это не изменяющийся при копировании и перемещении формулы
адрес ячейки, содержащий исходное данное.
Для абсолютной адресации вводится символ $, если при перемещении или копировании
адрес клетки, содержащий исходное данное, не меняется. При этом, в формуле или
функции, запись ссылки будет записываться так: $D$7.
Относительная ссылка – это изменяющийся при копировании и перемещении формулы
адрес ячейки, содержащий исходное данное. Изменение адреса происходит по правилу
относительной ориентации клетки с исходной формулой и клеток.
Форма написания относительной ссылки совпадает с обычной записью: F12.
Функция используется для стандартных вычислений в рабочих книгах. Значения,
которые используются для вычислений функций, называются аргументами. Значения,
возвращаемые функциями в качестве ответа, называются результатами.
Формула – это последовательность символов, начинающихся со знака равенства «=». В эту
последовательность символов могут входить постоянные значения, ссылки на ячейки, имена,
функции или операторы. Результатом работы формулы является новое значение, которое
выводится как результат вычисления формулы по уже имеющимся данным. Если значения в
ячейках, на которые есть ссылки в формулах, меняются, то результаты изменяются
автоматически. Формула может использоваться для простого подсчета числовых данных, т.к.
Создание и изменение диаграмм. Основные понятия и элементы диаграмм.
В электронные таблицы можно добавлять различные диаграммы и графики, включая линейные, гистограммы и карты. Кроме того, диаграмму можно сохранить как изображение и вставить в документ или презентацию. Чтобы создать диаграмму или график, выполните указанные ниже действия.
1. В таблице выберите ячейки с данными, которые необходимо включить в диаграмму. Кроме того, можно выбрать один или несколько диапазонов данных в диалоговом окне создания диаграммы. Для этого нажмите Выбрать диапазон. и введите один или несколько диапазонов, используя кнопку Добавить другой диапазон.
Примечание. Перед созданием диаграммы данные в таблице можно пометить ярлыками. Например, если требуется добавить диаграмму расходов, можно создать строку чисел с ярлыком «Аренда», а другую строку пометить как «Бакалейные товары». Затем можно пометить столбцы по месяцам или неделям и т. д. Ярлыки будут автоматически отображаться в окне создания и предварительного просмотра диаграммы, если они находятся в первой строке и первом столбце выбранного диапазона ячеек.
2. Нажмите на значок Диаграмма на панели меню либо выберите в меню Вставка пункт Диаграмма. Появится диалоговое окно «Редактор диаграмм».
3. На вкладке Начало можно изменить диапазон ячеек, которые требуется включить в диаграмму, а также настроить основные параметры макета и просмотреть рекомендованные виды диаграмм.
4. Если ни одна из рекомендованных диаграмм не подходит, нажмите на ссылку Дополнительно >> или откройте вкладку Диаграммы, чтобы просмотреть дополнительные варианты.
5. Выполните предварительный просмотр диаграммы и внесите в нее необходимые изменения.
6. Нажмите кнопку Вставить. Диаграмма появится в электронной таблице. Чтобы вернуться к редактированию таблицы, не вставляя диаграмму, нажмите кнопку Отмена.
После того, как диаграмма построена, ее можно изменить. Для этого на поле диаграммы
следует щелкнуть ПКМ, чтобы вызвать контекстное меню.
При этом каждый их пунктов контекстного меню существует для изменения определенных параметров:
− Формат области диаграммы – позволяет изменять отображение контура,
цветовой заливки и шрифтового написания на поле диаграммы.
− Тип диаграммы — позволяет изменять тип и разновидность диаграммы.
− Исходные данные — позволяет изменять диапазон построения данных.
− Параметры диаграммы — позволяет изменять параметры диаграммы.
− Размещение — позволяет изменять место размещения диаграммы.
Ось – ось категорий (ось Х) и ось значений (ось Y), по которой откладываются точки данных. Эти оси образуют границы диаграммы и имеют шкалу для нанесения данных. Ось Z используется для третьего измерения в объемных диаграммах. Круговые диаграммы не имеют осей. На линейчатых диаграммах оси переставлены.
Источник: poisk-ru.ru
Типы данных Excel
В любую ячейку электронной таблицы можно ввести: число, формулу или текст. Программа Excel отличает один тип информации от другого.
Если набрана последовательность символов, в которую входят цифры, а также знаки «+», «-» (в начале последовательности) или «,» (как разделитель целой и дробной части), то эта последовательность считается числом. В Excel число может состоять только из следующих символов: 0123456789 + -(),/$%.Ее.
Стоящие перед числом знаки плюс (+) игнорируются, а запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания клавиш, состоящие из цифр и не цифровых символов, рассматриваются как текст.
Примеры чисел: 257 ; -145,2 ; +4890,859.
По умолчанию после фиксации числа Excel сдвигает его к правой границе ячейки, однако при необходимости можно выровнять число по центру ячейки, сместить к левой границе ячейки с помощью кнопок выравнивания или даже развернуть под углом. Кроме того, можно оперировать с числами в экспоненциальной форме (в виде мантиссы и порядка). Например, число 48 900 можно представить как 4.89Е+04.
Чтобы число в ячейке выглядело на экране именно так, как вводилось, количество вводимых знаков не должно превышать некоторую величину, зависящую от установленной (или взятой по умолчанию) ширины столбца (обычно это 8-12 символов). Слишком большие или слишком малые числа Excel попытается представить в экспоненциальной форме (например, вместо 48 900 000 в ячейке может появиться 4.89Е+07, т.е. 4.89*107), а при дальнейшем увеличении количества знаков в числе отобразится число как цепочка символов «#» (##. #).
Точность числа (количество знаков после точки) можно регулировать с помощью кнопок панели инструментов «Форматирование».
- 1. Перед рациональной дробью следует вводить 0 (нуль), чтобы избежать ее интерпретации как формата даты; например, вводите01/2.
- 2. Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус (-) или заключать число в круглые скобки ().
- 3. Число хранится в числовом формате, даже если была использована команда Формат—Ячейки. чтобы назначить текстовый формат ячейкам, содержащим числа. Для интерпретации чисел, например, инвентаризационных номеров, как текста, необходимо назначить текстовый формат незаполненным ячейкам. Только после этого следует вводить числа.
Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства =, чтобы программа Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции. В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы:
- — (вычитание);
- * (умножение);
Л (возведение в степень).
При вычислении значения арифметического выражения операции выполняются слева направо с соблюдением трех уровней приоритета: сначала выполняется возведение в степень, затем умножение и деление, затем сложение и вычитание. Последовательность выполнения операций можно изменить с помощью круглых скобок. При наличии скобок сначала вычисляются значения выражений, записанных внутри скобок низшего уровня (в самых внутренних скобках) и т. д.
Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована. Встроенный Мастер функций помогает пользователю найти ошибку или неправильную ссылку в большой таблице. Кроме этого программа Excel позволяет работать со сложными формулами, содержащими несколько операций. Для наглядности можно включить текстовый режим, тогда программа Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу.
Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится число 100, а в ячейке В1 — число 20. Чтобы разделить первое число на второе и результат поместить в ячейку С1, в ячейку С1 следует ввести соответствующую формулу =А1/В 1 и нажать клавишу Enter. Если во введенной формуле имеется синтаксическая ошибка, то в ячейке выводится сообщение «#ИМЯ?». Самыми распространенными ошибками являются ввод аргументов формулы в русском регистре и пропуск знака операции.
Поскольку некоторые формулы и их комбинации встречаются очень часто, то программа Excel предлагает более 400 заранее запрограммированных формул, которые называются функциями. Все функции разделены по категориям, чтобы в них было проще ориентироваться. Встроенный Мастер функций помогает на всех этапах работы правильно применять функции. В программе имеется упорядоченный по алфавиту полный список всех функций, в котором можно легко найти функцию, если известно ее имя.
Функция оперирует некоторыми данными, которые называются ее аргументами. Аргумент функции может занимать одну ячейку или размещаться в целой группе ячеек. Мастер функций оказывает помощь в задании любых типов аргументов. Выделите ту ячейку, в которой должен появиться результат вычислений. Затем щелчком по пиктограмме fx, откроется диалоговое окно Мастер функций (рис.12.3).
В поле Категория этого окна перечислены категории функций, а в поле под ним представлен список функций, соответствующих выбранной категории. При открытии окна в этом поле представлен список 10 недавно использовавшихся функций. Для того чтобы выбрать функции нужной категории, следует начинать с выбора названия категории.
Рис. 12.3
Если щелкнуть мышью по названию нужной функции (например, СУММ), то выбранное название функции появится в отдельной строке окна вместе с кратким описанием функции. Здесь же указываются типы аргументов функции и их количество. Аргументы задаются на следующем шаге, переход к которому реализован щелчком по кнопке «ОК». Вызывается окно Аргументы функции (рис. 12.4).
Рис. 12.4
Мастер функций различает аргументы, которые должны учитываться обязательно, а также необязательные (опциональные) аргументы. Для того чтобы задать аргумент функции, нужно ввести его адрес с клавиатуры или в таблице выделить область, где он расположен. Тогда адрес аргумента функции появится в соответствующем поле диалогового окна Мастера функций.
Если все аргументы функции были указаны правильно, в нижней части окна появляется значение этой функции, которое будет помещено в таблицу. Выбор аргументов завершается щелчком по кнопке «ОК». После этого в указанной ячейке таблицы появится результат вычислений.
ПРИМЕЧАНИЕ. В русифицированной версии Microsoft Excel имена большинства функций, исключая небольшую часть (18) математических, записываются на русском языке, например, =СУММ(), =ЕСЛИ(), —ВЕРОЯТНОСТИ) и др. Распространенной ошибкой начинающих является ввод на русском не только имен функций, но и аргументов.
Текст
Если набранная последовательность в представлении Excel не является ни числом, ни формулой, она считается текстом и не подвергается каким-либо преобразованиям. Например, последовательность -145,2 будет считаться числом, a -145s2 или v 145.2- текстом. Последовательность =А1+А2 — это формула, а А1+А2 — текст.
Если вводимый в ячейку текст превышает по длине видимую ширину столбца, то возможны два случая:
- • следующие ячейки в строке пусты — тогда визуально текст накроет эти ячейки;
- • в следующих ячейках есть данные — тогда правая часть текста скроется за этими ячейками.
Источник: studref.com