Целью данной работы является изучение офисных программ.
Офисные программы – это программы, которые наиболее часто используются в офисе. В общем, строгого разделения программ на офисные и неофисные нет, однако, учитывая тот факт, что практически весь мир пользуется пакетом Microsoft Office от корпорации Microsoft именно этот комплект программ определяет, что такое офисный набор.
Введение …………………………………………………………………… 3
Теоретическая часть
1.Офисные программы ………………………. …………………………. 4
2. Пакет Microsoft Office 2003 .………..…………..………………………..5
3. Microsoft Word ……………………………………………………………7
4. Microsoft Exсel ..………………….……………………………………….9
5. Microsoft Outlook .………………………………………………………..10
6. Microsoft PowerPoint……………………………………………………..13
Заключение….………………………………………………………………16
Практическая часть
Задача, решенная с использованием пакета
электронных таблиц Microsoft Excel……………………………………. 17
Использованная литература….……………………………………………24
«МойОфис Комплект Средств Разработки» (SDK): возможности и применение
Прикрепленные файлы: 1 файл
ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО- ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ
КАФЕДРА АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ
по дисциплине «Информатика»
«Основные программы обработки информации в офисе».
Исполнитель: Н. В. Путилина
группа бюджет + договор 1поток
№ зачетной книжки 03ФФБ02216
Руководитель: Е. Ф.КАЗАКОВ
Оглавление
2. Пакет Microsoft Office 2003 .………..…………..………………………..5
Задача, решенная с использованием пакета
электронных таблиц Microsoft Excel……………………………………. 17
Использованная литература….……… ……………………………………24
Использование компьютеров вместо людей при принятии решений имеет множество преимуществ.
Рассмотрим лишь несколько наиболее очевидных.
- компьютеры обрабатывают данные с очень высокой скоростью. Предел быстродействия – 10^9 операций в секунду.
- с помощью компьютеров можно решать задачи, слишком сложные для человеческого разума.
- огромные объемы памяти позволяют хранить большие количества информации с последующей ее обработкой.
- компьютеры не придают эмоциональной окраски обрабатываемым данным. Они объективно учитывают все введенные факторы и ограничения, и строят на их основе неискаженную эмоциями модель.
Целью данной работы является изучение офисных программ.
Офисные программы – это программы, которые наиболее часто используются в офисе. В общем, строгого разделения программ на офисные и неофисные нет, однако, учитывая тот факт, что практически весь мир пользуется пакетом Microsoft Office от корпорации Microsoft именно этот комплект программ определяет, что такое офисный набор.
В теоретической части курсовой работы были изучены программы, наиболее часто используемые в офисе — Word, Exсel, Outlook. В практической части решена задача с использованием Приложения Microsoft Excel.
При написании данной работы использовался компьютер с процессором Intel Soc-478 Celeron-2600/400, монитором Samsung Sync Master 763 MB и оперативной памятью 256 Мбайт.
Обработка данных магниторазведки, спектрометрии и геохимических данных в программе Oasis Montaj
1. Офисные программы
Три основные программы, считающиеся, безусловно, офисными, — это текстовый редактор, электронные таблицы и органайзер. Текстовый редактор используется для создания простейших текстов (записка, письмо, договор, контракт), различных бланков и документов самой разнообразной степени сложности. Электронные таблицы применяются для ведения и хранения структурированных данных (таблица), в которых необходимо производить различные расчёты (например, бухгалтерия, бизнес — план). Органайзер – многофункциональная система, в которой, как правило, ведётся база ваших контактов (людей и предприятий), записываются различные дела и задачи, создаются всевозможные напоминания
В стандартный офисный пакет от корпорации Microsoft также входят ещё две программы: пакет для создания демонстраций и презентаций PowerPoint, а также система для создания и ведения баз данных Access. Бывают и другие программы, которые можно отнести к офисным. Различные переводчики, бухгалтерии, системы распознания текста, программы ведения документооборота и разнообразные справочники можно считать офисными. Однако к офисным программам не принято относить специализированные пакеты, которые не используются обычными офисными работниками, например различные средства администрирования сети, системы для профессиональной работы с графикой и так далее.
Но не только Microsoft выпускает офисные программы. Раньше существовал пакет Русский офис, куда входили текстовый редактор Лексикон, переводчик Сократ, система ведения личных финансов Декарт и файловый менеджер ДИСКо Командир, но этот пакет даже в России не был особо популярен. Кроме того, существуют десятки и сотни фирм и тысячи независимых разработчиков, которые создают различные полезные офисные программы.
2. Пакет Microsoft Office 2003
Рассмотрим пакет программ Microsoft Office 2003, поскольку около 95% корпоративных и домашних пользователей работают именно с ним. Microsoft Word стал синонимом текстового редактора (хотя существуют и другие текстовые редакторы), а Microsoft Exсel – синонимом электронных таблиц.
На сегодняшний день Word, Exсel, Outlook – это великолепные программы, одновременно простые в освоении, но невероятно мощные по предоставляемым возможностям. Но подавляющее число пользователей, работающих с данными программами, реально используют не более 5% их возможностей.
Пакет Microsoft Office 2003 поставляется в различных модификациях. Кроме того, почти все программы, входящие в него, можно приобрести отдельно. Стандартный комплект называется Microsoft Office Standart Edition 2003, и в него входят следующие основные программы:
- Microsoft Office Word 2003;
- Microsoft Office Exсel 2003;
- Microsoft Office Outlook 2003;
- Microsoft Office PowerPoint 2003.
Расширенная модификация называется Microsoft Office Professional Edition 2003, и в неё кроме вышеперечисленных программ также входят:
- Microsoft Office Publisher 2003;
- Microsoft Office Access 2003;
- Microsoft Office Outlook 2003 c Business Contact Manager.
Также существует вариант под названием Microsoft Office Small Business Edition 2003, в котором, в отличие от Professional Edition, отсутствует Microsoft Office Access.
Предназначение программ, представленных в самом полном варианте Microsoft Office 2003 (Professional Edition):
- Word 2003 – мощнейший текстовый редактор с элементами издательской системы;
- Exсel 2003 – создание, обработка, анализ и отображение информации в форме электронных таблиц;
- PowerPoint 2003 – быстрое создание мультимедийных презентационных роликов;
- Access 2003 – создание баз данных для различных применений, как для начинающих пользователей, так и для опытных разработчиков;
- Outlook 2003 – ведение базы контактов, планирование всевозможных мероприятий, система напоминаний, работа с различными документами, в том числе – с электронной почтой;
- Publisher 2003 – настольная издательская система: гибкая, мощная и простая в освоении.
Также существует ещё несколько программ, относящихся к Microsoft Office, которые поставляются отдельно. Это:
- Project Professional 2003 – одно из самых популярных в мире приложений для ведения и управления различными проектами;
- FrontPage 2003 – специальное приложение, позволяющее в лёгкой и наглядной форме создавать интернетовские странички;
- Visio 2003 – система построения диаграмм, предлагающая средства для наглядного представления идей, информации и систем;
- OneNote 2003 – новое приложение системы Microsoft Office, которое позволяет записывать, упорядочивать и повторно использовать электронные заметки на переносных, настольных и планшетных компьютерах;
- InfoPath 2003 – новое приложение, которое упрощает процесс сбора данных, позволяя группам и организациям легко создавать разнообразные динамические формы и работать с ними.
Word – это наиболее часто использующаяся программа из комплекта Office. Но это не просто текстовый редактор, обычный текстовый редактор – это WordPad, который входит в стандартный комплект операционной системы Windows XP.
Microsoft Word – это целый программный комплекс, объединяющий в себе простоту текстового редактора и мощь издательской системы с возможностью многопользовательского ведения большого количества различной документации.
Наиболее значимые возможности Word:
- создавать, обрабатывать и распечатывать документы разл ичной степени сложности;
- редактировать текст, используя многоуровневый буфер обмена;
- представлять документ в различных форматах: обычный, разметка, структура, web – документ, режим чтения;
- добавлять в документ специальные поля: колонтитулы, колонцифры, сноски и примечания;
- отслеживать в документе все изменения, внесённые различными пользователями, а также хранить их прямо в документе, чтобы можно было вернуться к предыдущему состоянию редактирования;
- использовать при редактировании различные средства автозаполнения полей;
- добавлять рисунки, изображения и фотографии;
- добавлять в текст специальные значки и символы;
- использовать мощные средства настроек шрифтов и абзацев;
- создавать и применять стили, позволяющие почти мгновенно изменять внешний вид целой группы абзацев текста;
- использовать автоматическое форматирование по заданным параметрам текста при вводе;
- в удобной форме проверять правильность написания слов на различных языках;
- использовать статистику;
- создавать документ совместно несколькими пользователями;
- пользоваться мощной системой макросов для автоматизирования многих процессов, необходимых при создании документов;
- автоматически создавать оглавления и указатели;
- работать с таблицами различных видов, в том числе производить в этих таблицах сортировку данных по различным критериям;
- получать подробные сведения и справки по всем возникающим вопросам.
Источник: www.referat911.ru
Основные программы обработки информации в офисе
Referatlar to’plami
Barcha fanlardan o’zbek tilida referatlar mega to’plami, arxiv mutlaqo bepul.
Основные программы обработки информации в офисе (текстовые редакторы, графические редакторы, электронные таблицы)
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Rating 0.00 (0 Votes)
Основные программы обработки информации в офисе (текстовые редакторы, графические редакторы, электронные таблицы)
План:
1. Текстовые редакторы
2. Графические редакторы
3. Электронные таблицы
Ключевые слова и выражения:
Текстовые редакторы, виды текстовых редакторов, возможности текстовых редакторов, графические редакторы, виды графических редакторов, функции графических редакторов, электронные таблицы, характеристики электронных таблиц,
В данной главе рассмотрены возможности, сферы применения и примеры программ основных информационных технологий, используемых в офисе разные функции.
1. Текстовые редакторы
Если ребенок обычно начинает знакомство с компьютером с игровых программ, то следующим этапом oc уществления компьютерных технологий является набор тексте с распечаткой их на принтере и использование простейших «рисовалок» — графических редакторов.
Для подготовки документов в офисах применяются различные программные средства: текстовые редакторы (другие термины: текстовые процессоры, редакторы документов, системы подготовки текстов) и графически редакторы (графические процессоры, редакторы изображений, системы подготовки рисунков). Эти программы могут быть однофункциональными или входить в состав интегрированных пакетов (систем).
После начала производства фирмой Apple Compute первых ПЭВМ корпорация Micro Pro International США вышла в 1979 г. на рынок со своей программой подготовки текстов WordStar . Это был первый текстовой редактор, сделанный не для профессионалов-программис тов, а для обычных пользователей ПЭВМ. Популярность WordStar в то время была огромной.
Идей воплощенные в этом редакторе, были впоследствии использованы во многих редакторах различных фирм. И сейчас WordStar достаточно популярен, занимая 4-5 места в мировом рейтинге текстовых редакторов. Требования к текстовым редакторам определяются областью их применения, в связи с чем они должны выполнять разнообразные функции. Конечно, не каждый текстовой редактор обеспечит выполнение всех функций, одни редакторы выполняют простые действия, другие – более сложные. Поэтому все многообразие редакторов можно разделить на следующие виды:
- Редакторы подготовки служебных писем, документов и др. без формул, чертежей , рисунков и т.п.;
— без корректировки орфографических ошибок (например: редакторы WordStar ., Текст, Лексикон, Люкс, Скарына) ;
— с обнаружением и корректировкой орфографических шибок (Лексикон-Ортодокс, АБВ, Корректор, Орфо, Пропись, Глагол, MS Word 6.0 for Windows , Lingvo Corrector ). Следует заметить, что в связи с особенностями русского языка подобные редакторы, разработанные иностранными фирмами, работают хуже отечественных.
- Редакторы научно-технических изданий с применением греческого алфавита, математической, физической и химической символики ( ChiWritter , Tech Writter , Total Word , Tech Word ).
- Универсальные мощные редакторы, используемые как для обычных документов, так и для научно-технических изданий ( Word for Windows ).
- Настольные издательские системы:
— для небольших иллюстрированных журналов и рекламных изданий ( Page Maker );
— для крупных общественно-политических журналов и книг ( Ventura Publisher ).
- Редакторы операционных систем ( Notepad и WordPad в Windows 95/98);
- Редакторы сервисных операционных оболочек ( Norton Commander , PC Tools , Write в Windows
- Редакторы систем управления базами данных ( dBASE — III Plus , Paradox и др.).
- Редакторы систем программирования, исправляющие ошибки программистов ( GW Basic , Quick Basic , Borland Pascal , Turbo Pascal , Borland C++, Turbo C++).
- Редакторы, являющиеся составными частями (модулями) интегрированных пакетов, важным преимуществом которых является возможность встраивания в текст таблиц, графиков, диаграмм, подготовленных другими модулями интегрированного пакета (Мастер, Респект-База, FrameWork , MS Works ).
Редакторы подготовки текстов можно разделить на обычные (для подготовки писем и простых документов) и сложные (для оформления документов с разными шрифтами, наличием графиков, рисунков и др.).
Возможности обычных текстовых редакторов:
• ввод (набор) текста с клавиатуры;
• корректировка текста (изменение букв, слов фрагментов фраз);
• вырезание кусков текста, запоминание их на время текущей работы и вставка их в нужное мест текста;
• форматирование текста (определение ширины текстовой колонки, абзаца, полей, расстояния между строками, выравнивание краев строк);
• автоматическая разбивка текста на страницы с заданным числом строк и нумерация страниц;
• выделение текста жирным, наклонным или подчеркнутым шрифтом;
• распечатка текста или отдельных частей на принтере.
Дополнительные возможности более сложных редакторов:
• возможность наблюдать текст на дисплее в том виде, как он будет распечатан на принтере до принципу «что вижу, то и получаю»;
• работа с манипулятором «мышь» или «шар»;
• широкий выбор шрифтов;
• возможность вставки в текст формул, таблиц, рисунков;
• автоматический перенос частей слов из одной строки в другую по правилам грамматики;
• автоматическая замена по тексту слов-синонимов;
• автоматический поиск и исправление орфографических и синтаксических ошибок.
Наиболее известный в мире компьютерный журнал PC Magazine регулярно публикует результаты опроса читателей о популярности той или иной программы. По результатам последнего опроса пользователей наивысший рейтинг имеют текстовые редакторы Ami Pro for Endows , MS Word for Windows , Perfect Word for DOS . Однако по числу пользователей WordStar и в настоящее время занимает ведущее положение.
2. Графические редакторы
Графические редакторы предназначены для подготовки графических изображений (графиков, эскизов, чертежей, рисунков и др.), редактирования изображений и предоставления их пользователям.
Различают несколько видов компьютерной графиков соответственно графических редакторов:
• деловая графика: двухмерные и трехмерные графики и диаграммы с возможностью их деформации по координатам и вращения (например, Gn in the Books , Делограф);
• инженерная графика, обеспечивающая проектно конструкторские работы ( AutoCad , Редграф);
• иллюстративная графика, используемая при обучении, в рекламе, презентациях, на научных семинарах (Спектрограф);
• анимационная графика, применяемая для создания анимационных фильмов ( Map Master ).
Выше приведены примеры графических редакторов ориентированных на определенный вид работ. Однако получили широкое распространение и многофункциональные редакторы.
Функции графических редакторов:
• ввод с помощью клавиатуры, манипуляторов планшетных УВв, сканеров, видеоаппаратуры l соответствующих обслуживающих программ раз личных графиков, чертежей, рисунков и др.;
• редактирование рисунков (изменение контура цвета элементов, размеров рисунка, растягивание или сжимание рисунка по отдельным координатам, вращение элементов рисунка);
• построение коллажей (сочетание нескольких рисунков в одном);
• создание анимационных (движущихся) изображений;
• возможности работы с изображениями, полученными со сканера или видеоаппаратуры.
Современные графические редакторы имеют:
• инструменты для рисования и редактирования изображений (курсор, «перо», «карандаш», «емкость с краской», «щетка», «каток», «пульверизатор», «редактор формы», «ножницы», «стирка» и др.);
• библиотеку готовых рисунков (геометрические фигуры, изображения предметов и их деталей, людей, животных, различных символов и др.).
Применяются два вида графических редакторов, связанных с типом системы отображения информации:
• векторные, формирующие рисунок с помощью отрезков непрерывных линий (например, редактор CorelDRAW , входящий в состав мощной графической системы Corel Graphics и располагающий библиотекой из нескольких тысяч готовых рисунков);
• растровые, формирующие рисунок из близко расположенных друг к другу точек (например, Paintbrush в Windows 3.1/3.11 и Paint в Windows 95/98).
Лучшими графическими редакторами, по данным Журнала PC Magazine , являются: CorelDRAW , Freelance Graphics for Windows и Aldus Page Maker . Большой популярностью пользуются графические редакторы Paintbrush и Paint for Windows .
3. Электронные таблицы
Область применения электронных таблиц поистине безгранична. Они иногда уступают специальным программам в быстроте и удобстве, но у них есть основное преимущество — универсальность применения. Поэтому иногда электронные таблицы (ЭТ) называют универсальными расчетными таблицами.
Прототипом современных ЭТ послужила программа VisiCalc , разработанная в 1979 г. специалистами США, ЭТ — это интерактивная система обработки информации, упорядоченной в виде таблицы с поименованными строками и столбцами. Кроме задач поддержки принятия решений, описанных в 2.6, на основе ЭТ могут решаться многие задачи расчетов, моделирования и представлю ния результатов практически во всех сферах деятельности человека.
Широкое распространение, связанное с универсальностью ЭТ, объясняется следующими их характеристиками:
• создание таблиц с достаточно большим количеством строк и столбцов (например, в таблице интегрированного пакета MS Works 4.0 foi Windows имеется 16 384 строки и 256 столбце при числе символов в ячейке до 256, а в таблице Excel 97 содержится 65 536 строк и 256 столбце! при количестве символов в ячейке до 32 000);
• оформление таблиц в различных вариантах (для бухгалтерских расчетов, ведения списков и каталогов, составления финансовых и статистически? отчетов, итогов социологических обследований, обработки результатов экспериментальных исследований, подготовки материалов для презентаций, выявления причин успехов или неудач в работе фирмы и получения данных для планирования дальнейшей работы и др.);
• ввод и редактирование в каждой ячейке таблицы числа, текста или формулы;
• хранение в памяти ПЭВМ таблицы большой размерности (с большим количеством строк и столбцов), но вывод на экран только ее части, которая может содержать или рядом расположенные строки и столбцы, или строки и столбцы по выбору (фильтрация таблицы);
• сортировка содержимого ячеек по возрастанию или убыванию данных;
• выполнение математических, логических, финансовых, статистических и других операций с табличными данными;
• разнообразное выделение данных в таблице: выделение строки, столбца или ячейки фоном или цветом; выделение числа, текста, формулы или символа размером, шрифтом, подчеркиванием, рамочками или цветом;
• округление для удобства работы всех чисел столбца до одного и того же количества знаков, однако при вычислениях учитывается истинная, а не округленная величина числа;
• вставка в таблицу изображений и рисунков;
• применение в одном пакете нескольких двухмерных таблиц, каждая из которых образует страницу в книге таблиц пакета (многомерные ЭТ);
• одновременная работа в многооконном режиме с несколькими таблицами, находящимися в виде листов в книге таблиц пакета, причем возможно обращение к ячейке таблицы из другой таблицы книги;
• применение макрокоманд для выполнения последовательности нескольких операций над табличными данными;
• вывод всей таблицы или любой ее части на печать;
• представление табличных данных в виде различных графиков и диаграмм: линейных, столбчатых, круговых, ленточных и др., причем некоторые из них могут быть показаны в трехмерном исполнении с возможностью их поворачивания;
• защита табличных данных от несанкционированного копирования, изменения или уничтожения, например: запрет отображения или регистрации табличных данных, запрет изменений содержимого ячеек и другие формы защиты данных.
ЭТ выпускаются несколькими ведущими фирмами мира, специализирующимися в ПО ПЭВМ. Феноменальный успех в классе ЭТ выпал программе Lotus 1-2-3, выпущенной в США в 1982 г. Новые версии этой программы сохраняют лидирующее положение до ‘ настоящего времени. По данным журнала PC Magazine , в последние годы в лидирующую тройку входят ЭТ Quatro Pro , MS Excel и Lotus 1-2-3.
Контрольные вопросы:
1. Виды текстовых редакторов.
2. Возможности текстовых редакторов.
3. Дополнительные возможности текстовых редакторов.
4. Лучшими текстовыми редакторами являются?
6. Виды графических редакторов.
7. Функции графических редакторов.
8. Лучшими графическими редакторами являются?
9. Виды электронных таблиц.
10. Характеристики электронных таблиц.
Рекомендуемая литература:
1.Дудорин В.И.»Информатика в управлении производством» М:»Менеджер»,1999
2.Коуров Л.В.»Информационные технологии» Мн.:»Амалфея»,2000
3.Коуров Л.В.»Информационные системы и сети» Мн.:Издание НИУП.1997
Источник: aim.uz
Современные технологии офисной автоматизации
Автоматизация офиса – это способ повысить эффективность деятельности фирмы за счет внедрения новых технологий из сферы ИТ в канцелярскую деятельность. Рассмотрим подробнее возможности.
Интеграция информационных продуктов не влечет за собой замену традиционной офисной структуры, она всего лишь дополняет существующий режим компании:
- во внутрифирменном взаимодействии персонала;
- в отношении различных методов коммуникаций с внешним миром и муниципальными департаментами.
Компьютерные сети, программное оборудование и прочие средства передачи, статистики и обработки информации помогают организовывать и поддерживать коммуникативные офисные процессы.
Главные задачи офиса
Офис компании – это связующее звено отделов в составе предприятия вне зависимости от его размера. Если кратко, то к главным конторским функциям относятся:
- профессиональное делопроизводство и документооборот (в случае применения IT-технологий и программных компонентов идет речь о системе автоматизированного делопроизводства OAS);
- контроль исполнения промежуточных (в т. ч. ежедневных) и генеральных целей фирмы;
- составление и оформление квартальных, годовых и прочих отчетов (например, для налоговой инспекции);
- поиск необходимых сведений и эффективного инструментария;
- контролирование бэк-офиса;
- обновление информации, замена старых идентификационных данных на новые;
- финансовое и производственное планирование;
- упорядоченность деятельности ( САО – система автоматической оптимизации, структурирования и координирования);
- специализированная техническая поддержка производственных объектов в удаленном режиме;
- автоматическая организация совместного и синхронного функционирования подразделений (складов, магазинов и т. д.).
Компоненты генеральной системы комплексной автоматизации офиса
Единое информационное пространство, полученное в результате развития автоматизации фирмы, представляет собой базу:
- оперативных детальных сведений, получаемых в режиме реального времени по каждому конкретному процессу;
- накопленной аналитической информации о деятельности организации;
- личных дел персонала;
- разработок на производстве;
- данных о партнерах и клиентах.
Оно предназначено для повышения эффективности функционирования предприятия и автоматизации рабочего места ( АРМ ) каждого сотрудника.
Классификация и функции базы данных
База данных – это ядро автоматической идентификационной системы ( АИС ) офиса. Вне зависимости от структуры и направления деятельности предприятия она выполняет следующие характерные функции:
- сбор информации из разных источников, включая лаборатории об оценке качества и статей независимых аналитиков;
- интеграцию известных сведений в упорядоченные модели;
- структурирование, защита и хранение данных.
Поскольку сегодня в офисах приходится структурировать большое количество информации, работа с бумажными носителями сводится к минимуму, уступая место интегрированным автоматизированным информационным технологиям (АИТ).
Компьютерные средства
Технология автоматизации современного офиса базируется внедрение компьютерных сетей и IT-технологий в повседневную работу фирм. Именно они решают большинство проблем конторских служащих.
Виды компьютерных офисных средств для малого и крупного бизнесов:
- табличный и текстовый процессоры;
- электронная почта (внутренняя и расположенная на внешних почтовых сервисах);
- аудиопочта и видеотекст;
- хранение большого объема информации;
- программы для управленческой деятельности и т. д.
Некомпьютерные офисные средства
Современные информационные технологии автоматизации офиса предполагает использование различного некомпьютерного оборудования.
Внимание: самым простым средством такого плана является всем известный телефон, который позволяет одновременно участвовать в разговоре сразу нескольким абонентам.
Предназначение конференц-связи заключается в поддержании коммуникации для территориально удаленных сотрудников одного предприятия. Осуществляется в форматах аудио и видео. А также важную роль в документообороте офиса играет оргтехника и различные элементы ремонта (к примеру, дополнительная звукоизоляция).
Характеристика программного обеспечения
Чтобы продуктивно и эффективно выполнять ежедневные задачи, офис должен быть оборудован только платными программами. В случае скачивания «пиратской» версии (бесплатно) может нарушиться деятельность всего сервера. Комплексная офисная автоматизация заключается в использовании только лицензионной IT-продукции.
К основным программам для бизнеса относятся:
- операционная система:
- Microsoft Windows (бюджетный вариант);
- Apple;
- Linux;
- Microsoft Office (в т. ч. для Mac);
- Siag Office для Unix;
- iWork и т. д.;
- Adobe Acrobat;
- Photoshop;
- LeaderTask (для составления планов для бизнеса);
- Autocad;
- Coreldraw;
- TestXML (полезна для строителей и кадастровых инженеров);
- Finereader;
- Brotherhood of Steel Compressed File (для открытия файлов типа bos)
- Expert-Ease;
- Eng-Lang-Trainer (и прочие программы для изучения английского языка);
- логистические программы системы ЭТРАН (актуально для оформления заявок по перевозкам грузов на железной дороге);
- Columbis (для турбизнеса);
- Ventura Publisher;
- Lexicon и т. д.;
- Kaspersky;
- Webroot;
- Norton;
- Avast;
- McAfee;
- Panda и т. д.
Далеко не каждый офис нуждается в специализированных программах из-за небольшого количества задач, но для ведения стандартной канцелярской деятельности (хотя бы для элементарного бухгалтерского учета) требуется иметь операционную систему Windows с пакетом стандартных офисных программ (Excel, Word).
Информационные облачные технологии автоматизации офиса. Сущность, методы и инструментарий
Возможность работы в дистанционном режиме характерна не только для творческо-креативных и технических профессий. Сегодня в удаленном режиме могут функционировать многие работники, в т. ч. менеджеры по продажам и PR-специалисты.
Важно: с развитием всеобщей компьютеризации теряется необходимость в постоянном нахождении сотрудника на рабочем месте, а потому все большее количество предприятий интегрируют систему облачных технологий в свою деятельность.
Набор полезных инструментов для успешной дистанционной работы автоматизированной системы управления (АСУП)
Облачные технологии позволяют оптимизировать финансовую составляющую офиса лишь в случае полной автоматизации и четкой структуры. Удаленная работа предполагает доступ к:
- корпоративной почте с домашнего компьютера;
- офисной сети CRM (обеспечивает продуктивное сотрудничество с клиентами);
- внутреннему комплексу ERP (ее главное назначение – построение отношений с коллегами).
Автоматизированные виртуальные офисы пользуются популярностью во всем мире, поскольку помогают привлекать к проектам профессионалов из разных стран, оптимизируя расходы на их перемещение в нужное место. Современные автоматизированные информационные технологии и программы управления позволяют обустроить рабочее пространство в удаленном режиме:
- виртуальная АТС на основе IP-телефонии помогает общаться с коллегами и клиентами вне зависимости от физического местонахождения (записываются телефонные разговоры и собирается аналитическая статистика об их продолжительности, игнорировании звонков сотрудником, а также об использовании рабочего номера в личных целях);
- технология автоматизированного облачного офиса типа Mango Office позволяют переключать звонки со стационарных телефонов на компьютерные номера без последствий для абонентов с моментальным оповещением удаленных специалистов;
- Remote Expert от Cisco – профессиональная альтернатива Skype, которая обеспечивает высокое качество изображения и звукового ряда;
- программа WebEx дает возможность провести совещание любого масштаба (конференция может содержать до 500 участников);
- Zoho Project и Wrike – примеры программ для совместной синхронной правки текстовых документов и графических изображений (картинок, схем, таблиц, графиков и т. д.) различными способами в режиме реального времени и закрепления промежуточного результата;
- Realtime Board – оцифрованная маркерная доска, необходимая для совещания в удаленном режиме;
- базовые программы учета рабочего времени (ОфисМетрика, ManicTime) для слежения за подчиненными (с элементами шпионского ПО), которые призваны контролировать персонал;
- Yaware.Online позволяет включать веб-камеры сотрудников, чтобы узнать, чем они занимаются в рабочее время;
- служба vPro от Intel обеспечивает круглосуточную техническую поддержку для удаленных сотрудников (ведь при неполадках с компьютером они не могут обратиться к штатному системному администратору);
- новая технология защиты данных от Intel «Я и есть пароль», которая сканирует биометрические данные пользователя и только после этого запускает компьютер (в 2018 году подобных информационных решений для идентификации пользователя по звуку голоса, особенностям мимики или рисунку сетчатки глаза в перспективе будет еще больше);
- GPS-трекеры относятся не напрямую к офисным разработкам, но позволяют отследить на карте передвижения сотрудника, выехавшего на какой-либо заказ.
Недостатки менеджмента виртуального офиса подразделения
К сожалению, пока невозможен полный переход деятельности всех компаний в удаленный режим, поскольку облачные технологии имеют ряд следующих недостатков:
- трудности в управлении и контролировании надомных работников (особенно если их число постоянно растет);
- возможность утечки коммерческой тайны вне зависимости от подписанных обязательств сотрудниками (списывается на некачественные электронные каналы связи);
- элементарное снижение оперативности, поскольку удаленный сотрудник может находиться не на рабочем месте, когда его понадобится вызвать при появлении новой заявки;
- снижение эффективности работы (не все способны трудиться вне коллектива из-за слабой самоорганизации, некоторые нуждаются в удовлетворении коммуникативных потребностей);
- актуальные законодательные ограничения для удаленной трудовой деятельности (особенно в случае необходимости сотрудничества с иностранными специалистами).
Информационные технологии автоматизации управления в режиме удаленного доступа будут успешны в том случае, если руководитель осознает, что структура виртуального офиса существенно отличается от традиционного. Эффективная управленческая деятельность предполагает иное координирование и функционирование: сейчас топ-менеджер должен ставить себя не начальником-распорядителем технических заданий, а заказчиком-координатором проекта.
Источник: arprime.ru