Основные понятия программы ms access

Учебное пособие по предмету «Информатика». Тема: Системы управления базами данных Microsoft Office Access

Учебное пособие предназначено для студентов при изучении учебной дисциплины «Информатика», а также как методическое пособие при изучении информационных технологий, курсовой подготовки «Пользователь персонального компьютера».

Пособие включает в себя теоретический материал, практические задания и инструкции по выполнению лабораторно-практических работ по теме «Системы управления базами данных «Microsoft Office Access».

Содержание пособия соответствует рабочим программам по профессиям «Автомеханик», «Повар, кондитер», «Машинист лесозаготовительной техники».

Скачать:

Предварительный просмотр:

ОБЛАСТНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

НАЧАЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ УЧИЛИЩЕ №66» Г. УСТЬ-ИЛИМСКА

по предмету «Информатика»

Тема: Системы управления базами данных

Microsoft Office Access

Access урок 1. Основы работы в Microsoft Access, понятие базы данных, основные принципы работы

Усть — Илимск, 2015

Учебное пособие рассмотрено и одобрено

на заседании методической

Авторы: Одноблюдова Александра Михайловна, преподаватель высшей квалификационной категории

Михайленко Нина Витальевна, преподаватель I квалификационной категории

Учебное пособие предназначено для студентов при изучении учебной дисциплины «Информатика», а также как методическое пособие при изучении информационных технологий, курсовой подготовки «Пользователь персонального компьютера».

Пособие включает в себя теоретический материал, практические задания и инструкции по выполнению лабораторно-практических работ по теме «Системы управления базами данных «Microsoft Office Access».

Содержание пособия соответствует рабочим программам по профессиям «Автомеханик», «Повар, кондитер», «Машинист лесозаготовительной техники».

СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ

«Microsoft Office Access» 4

1. Основные понятия баз данных 4

1. Основные термины 4

2. Виды моделей данных 4

3. Типы данных баз данных 6

4. Этапы разработки баз данных 6

II. Создание базы данных 7

1. Открытие программы Microsoft Office Access 7
2. Создание таблицы базы данных 7

3. Создание формы 8

4. Создание отчёта 8

5. Редактирование отчёта 8

6. Создание запроса 9

7. Создание связей между таблицами 9

8. Изменение связей между таблицами 9

III. Лабораторно — практические работы 10

1. Лабораторно – практическая работа №1 «Создание базы

данных с помощью мастера » 10

2. Лабораторно — практическая работа №2 «Создание базы

данных с помощью конструктора» 12

1. Лабораторно-практическая работа № 3 «Создание базы

данных из нескольких таблиц. Связи между таблицами» 15

СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ

«Microsoft Office Access»

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ БАЗ ДАННЫХ

1. Основные термины

• База данных – поименованная совокупность структурированных данных предметной области.
• Система управления базами данных (СУБД) – комплекс программных средств для создания баз данных, хранения и поиска в них необходимой информации.
• Структурирование данных – процесс группировки данных по определённым параметрам.
• Таблица – это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов).
• Запрос – объект базы данных, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.
• Отчёт — объект базы данных, предназначенный для печати данных.
• Форма — созданный пользователем графический интерфейс для ввода данных в базу.
• Ключ – поле, которое однозначно определяет соответствующую запись (например, № личного дела ученика).
• Запись – совокупность логически связанных полей, характеризующих типичные свойства реального объекта.
• Поле – простейший объект базы данных, предназначенный для хранения значений одного параметра реального объекта или процесса.

2. Виды моделей данных

Существует три основных типа моделей данных — реляционная, иерархическая и сетевая.

Р еляционная модель (от лат. — отношение) указывает на то, что модель построена на взаимоотношении составляющих её частей. В простейшем случае она представляет собой двухмерный массив или двухмерную таблицу.

Каждая строка такой таблицы называется записью . Каждый столбец в такой таблице называется полем.

Реляционная модель имеет свойства:

• Каждый элемент таблицы – один элемент данных.
• Все столбцы в таблице однородны, т. е. имеют один тип (число, текст, дата).
• Каждый столбец (поле) имеет уникальное имя.
• Одинаковые строки в таблице отсутствуют.
• Порядок следования строк может быть произвольным и характеризуется количеством полей, записей, типом данных.

Над реляционной базой данных можно производить следующие действия:

• сортировку данных (по алфавиту);
• выборку данных по группам (по датам рождения или по фамилиям);
• поиск записей (по фамилиям).

Реляционная модель данных, как правило, состоит из нескольких таблиц, связанных между собой ключами.

Иерархическая модель базы данных представляет собой совокупность элементов, расположенных в порядке их подчинения от общего к частному и образующих перевёрнутое дерево.

Данная модель характеризуется такими параметрами, как уровни, узлы, связи.

Первый курс Второй курс Третий курс

11 гр. 14 гр. 22 гр. 20 гр. 35 гр.

33 гр.

учащиеся разных групп

Узел – информационная модель элемента, находящегося на данном уровне иерархии.

Сетевая модель похожа на иерархическую, имеет те же составляющие (узел, уровень, связь), но характер их отношений принципиально иной. В сетевой модели принята свободная связь между элементами разных уровней.

Видно, что один преподаватель может преподавать в нескольких группах и что один и тот же предмет могут вести несколько преподавателей.

В настоящее время реляционная модель является наиболее удобной и применимой моделью хранения данных.

3. Типы данных баз данных

1. Текстовый – одна строка текста (до 255 символов).
2. Поле МЕМО – текст, состоящий из нескольких строк, которые можно будет просмотреть при помощи полосы прокрутки (до 65 535 символов).
3. Числовой – число любого типа (целое, вещественное). Например: 23; -14; 1,7.
4. Дата / время – поле, содержащее дату и время (07.06.2006; 17:45).
5. Денежный – поле, выраженное в денежных единицах (рубли, доллары и т. д.)
6. Счётчик – поле, которое вводится автоматически с вводом каждой записи.
7. Логический – содержит одно из значений (истина или ложь) и применяется в логических операциях.
8. Поле объекта OLE – содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы EXCEL, документ Word и т. д.

4. Этапы разработки баз данных

1. Постановка проблемы. На этом этапе формируется задание, в котором описывается состав, назначение, цели, виды работ (печать, отчёт, отбор, дополнение и т. д.).
2. Анализ объектов. Рассмотреть из каких объектов может состоять база данных, каковы свойства этих объектов, тип данных каждой записи.
3. Синтез объектов. Выбрать модель баз данных и нарисовать схему с указанием связей между таблицами и узлами.
4. Способы представления информации, программный комментарий. Информация в базах данных представляется:

• с использованием форм;
• без использования форм.

В качестве инструментария в базах данных могут служить Панели инструментов или Мастера по созданию форм и кнопок или Конструктор.

Мастер – программный модуль для выполнения каких – либо операций.

Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу.

Конструктор – режим, в котором осуществляется построение таблицы или формы (можно менять свойства полей и их формат).

1. Синтез компьютерной модели объекта и технология его создания

• запуск СУБД, создание нового файла базы или открытие ранее созданной базы;
• создание исходной таблицы или таблиц;
• создание экранных форм с указанием вида, который она будет иметь (столбец, таблица);
• заполнение базы данных;
• работа с созданной базой данных:

• поиск необходимых сведений;
• сортировка данных;
• отбор данных;
• вывод на печать;
• изменение и дополнение данных.

II. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

1. Открытие программы Microsoft Office Access:

• на Панели задач щелкнуть мышью по кнопке Пуск ;
• в появившемся Главном (стартовом) меню выбрать команду Программы/ Microsoft Office , затем команду Microsoft Office Access ;
• в открывшемся окне создать новую базу данных (новый файл).

• в диалоговом окне Файл новой базы данных установить Личную папку и в поле Имя файла ввести имя базы данных, затем нажать кнопку Создать ;
• на экране откроется окно базы данных. В этом окне можно создавать таблицы, формы, запросы, т.е. все объекты, входящие в базу данных.

1. Создание таблицы базы данных:

• выбрать объект Таблица, щелкнув по нему мышью и нажать кнопку Создать ;
• в диалоговом окне Новая таблица выбрать Конструктор или Мастер , нажать ОК .

При выборе Конструктора откроется окно, в котором необходимо ввести атрибуты создаваемой таблицы: Имя поля, Тип данных и Описание . Перемещаться между столбцами Имя поля, Тип данных и Описание можно щелкая по ним мышью или используя на клавиатуре клавиши управления курсором, или клавишу Tab . Имя поля выбирается произвольно, но таким образом, чтобы отразить характер информации, которая будет храниться в данном поле. Тип поля определяется типом данных, хранящихся в данном поле. В столбец Описание вводят справочную информацию, которая может быть полезна во время ввода данных (заполнение этого атрибута не обязательно).

При выборе Мастера в диалоговом окне Новая таблица выбрать Мастер таблиц / Создать / ОК, выбрать категорию и образец таблицы.

• Определить перечень полей, которые войдут в таблицу. Для этого поочерёдно выделять мышью имя поля в списке образцов полей и нажимать кнопку , чтобы образец поля попал в список полей новой таблицы.
• Нажимать кнопку Далее до тех пор, пока она активна, кнопку Готово применить только в последнем случае.
• В следующем окне диалога ввести имя таблицы и разрешить Microsoft Office Access самостоятельно определить ключ (т.е. ничего не надо вводить в окне).

После создания таблицы можно ввести данные непосредственно в таблицу или с помощью формы, создаваемой мастером.

3. Создание формы

• Запустить Microsoft Office Access .
• Выбрать команду Формы/Создать.
• В окне Новая форма выбрать мастер форм / ОК.
• Выбрать поля и отправить их кнопкой в правую область окна/ Далее.
• Выбрать внешний вид формы/ Далее.
• Выбрать требуемый стиль, нажать /Готово.
• Посмотреть записи.

4. Создание отчёта

Чтобы получить информацию, хранящуюся в базе данных в напечатанном виде используют отчеты.

• Запустить Microsoft Office Access .
• Выбрать команду Отчёт/Создать.
• В окне Новый отчёт выбрать мастер отчётов/ОК.
• Выбрать поля / Далее.
• Задать требуемый порядок сортировки/Далее.
• Выбрать тип заголовка / Готово.

5 . Редактирование отчёта

• Щёлкнуть по имени отчёта, который нужно изменить.
• Зайти в режим конструктора в контекстном меню, щёлкнув по объекту правой кнопкой мыши.
• Перетащить указателем мыши нужный элемент отчёта на новое место.
• При необходимости изменить размеры элементов отчёта.
• Сохранить изменения в макете отчёта.

6. Создание запроса

Запросы предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям. Результатом выполнения запросов является набор записей, собранных в таблице.

Для формирования запроса в окне базы данных щелкните по строке Запросы . Справа вы увидите способы создания запросов – с помощью мастера и в режиме конструктора. Например, если вы выбрали вариант создания запроса с помощью мастера – щелкните дважды по строке Создание запроса с помощью мастера .

Для формирования полей запроса таблицы необходимо выбрать поле и дважды щелкнуть по нему мышью, выбранное поле будет вставлено в столбец Поле бланка запроса , а в строке Имя таблицы появится имя таблицы. Выбрать необходимые для запроса поля и задать условия выборки. Запустить запрос на исполнение, выбрав команды меню Запрос / Запуск, при выходе из окна Запрос на выборку сохранить запрос.

7. Создание связей между таблицами

Смысл создания связей между таблицами состоит, с одной стороны, в защите данных, а с другой стороны — в автоматизации внесения изменений сразу в несколько таблиц при изменениях в одной таблице. Для создания связей между таблицами:

• на панели инструментов в меню Сервис выбрать пункт Схема данных . В окне Схема данных появятся таблицы, между которыми необходимо создать связи. Если присутствуют не все таблицы, то их можно добавить, щелкнув правой кнопкой мыши в рабочей области окна, затем выбрать в контекстном меню команду добавить таблицу ;
• установить указатель мыши на пункт одной из таблиц (считать ее основной) так, чтобы указатель мыши принял форму прямоугольника;
• установить указатель напротив поля другой таблицы, линии на схеме данных покажут связи между таблицами.

8. Изменение связей между таблицами

• в окне Схема данных установить указатель мыши на любую из связей и щелкнуть правой кнопкой мыши;
• в контекстном меню выбрать пункт Изменить связь и щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Познакомиться с диалоговым окном Изменение связей и произвести необходимые изменения.

III. ЛАБОРАТОРНО — ПРАКТИЧЕСКИЕ РАБОТЫ

1. Лабораторно — практическая работа №1 «Создание базы данных с помощью мастера»

Цель: Научиться создавать простую базу данных при помощи мастера, заполнять поля таблицы, организовывать поиск, сортировку, создавать формы.

1. Создать и заполнить базу данных « ЗАПИСНАЯ КНИЖКА ».
2. Организовать поиск информации в поле Фамилия .
3. Произвести сортировку по возрастанию в поле Фамилия.
4. Создать экранную форму.
5. Сохранить и сдать работу преподавателю.

Выполнить действия по алгоритму:

1. Создать и заполнить базу данных « ЗАПИСНАЯ КНИЖКА »:

1. Запустить программу « Microsoft Office Access ».
2. В правой области окна выбрать команду Создать файл/Новая база данных .
3. В появившемся окне установить папку Личная .
4. Ввести имя базы данных Записная книжка , нажать кнопку Создать .
5. В окне Записная книжка: база данных двойным щелчком мыши кликнуть по строке Создание таблицы с помощью мастера .
6. В диалоговом окне Создание таблицы выбрать категорию Деловые , образец таблицы Список рассылки (самый первый в списке).
7. Определить перечень полей, которые войдут в таблицу. Для этого поочерёдно выделять мышью имя поля и нажимать кнопку , чтобы это поле попало в список полей новой таблицы. Выбрать следующие поля:

• Фамилия;
• Имя;
• Отчество;
• Дата рождения;
• Адрес;
• Домашний телефон;
• Рабочий телефон;
• Должность;
• Увлечения.

В следующем окне диалога задать имя таблицы СПРАВОЧНИК (вместо Список рассылки) и разрешить Microsoft Office Access самостоятельно определить ключ .

1. Нажимать кнопку Далее до тех пор, пока она активна, кнопку Готово применить только в последнем случае. Заполнить поля вновь созданной таблицы произвольно (не менее 5 записей) и сохранить её.

1. Организовать поиск информации в поле Фамилия :

1. установить курсор в поле Фамилия и выбрать команду Найти в меню Правка или воспользоваться кнопкой панели инструментов с нарисованным биноклем .
2. ввести фамилию, которую хотите найти и нажать кнопку Найти далее . Просмотреть результат поиска, диалоговое окно закрыть.

1. Произвести сортировку по возрастанию в поле Фамилия: нажать кнопку на панели инструментов .
2. Создать экранную форму:

1. закрыть таблицу
2. в поле Объекты выбрать команду Формы/Создать .
3. В окне Новая форма выбрать Мастер форм/ОК .
4. Выбрать поля и отправить их кнопкой в список полей.
5. Выбрать внешний вид формы, нажать Далее .
6. Выбрать требуемый стиль, нажать Далее, Готово . Просмотреть записи.

1. Сдать работу преподавателю. Закрыть программу, сохранив изменения.

2. Лабораторно — практическая работа №2 «Создание базы данных с помощью конструктора»

Цель: научиться создавать базу данных в режиме Конструктора, заполнять поля, создавать формы, запросы, отчеты.

1. Создать и заполнить таблицу « Регистрационная карточка ».
2. Создать экранную форму.
3. Создать запросы:

1. вывести список документов, срок исполнения которых 09.07.02;
2. вывести список документов, находящихся на исполнении у Смирнова .

1. Создать отчёт по входящим документам.
2. Сохранить и сдать работу преподавателю.

Выполнить действия по алгоритму:

Примечание: Для создания экранных форм можно использовать и другие способы: Конструктор форм, Мастер форм, Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная и т.п.

1. ввести в форму следующую информацию :

Источник: nsportal.ru

Основные понятия Access

Объекты. В Access различают базовые и производные объекты. Базовые – это таблицы, которые являются основным структурным компонентом базы данных. А производные объекты создаются на базе ранее подготовленных таблиц – это формы, запросы, отчеты, макросы, модули.

В таблице хранятся все данные и структура базы (поля, их типы, свойства).

Формы — это средства для ввода данных.

Запросы — объекты, служащие для извлечения данных из таблиц и представлению их пользователю в удобном виде.

Отчеты предназначены только для вывода данных как на экран, так и на принтер.

Макросы и модули предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования.

С каждым объектом можно работать в отдельном окне, причем предусмотрено несколько средств создания каждого из объектов базы:

• ручные — разработка объектов в режиме Koнcmpyкmopa;
• автоматизированные — с помощью программ-мастеров;
• автоматические — средства ускоренной обработки простейших объектов.

Типы полей

• Текстовый – текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номера телефонов (до 255 символов).
• Поле МЕМО- для хранения комментариев (до 65535 символов).

• Числовой — числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов.
• Дата/время — для хранения информации о дате и времени с 100 по 9999 год включительно.
• Денежный — денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части.
• Счетчик — специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя.
• Логический — может иметь только одно из двух возможных значений (True/False, Истина/Ложь, Да/Нет).
• Поле объекта OLE – объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access.
• Гиперссылки — специальное поле для хранения URL-aдpecoв и WЕВ-объектов Internet.
• Мастерподстановок – создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения поля.

Источник: studfile.net

Основные понятия программы ms access

Общие понятия и возможности СУБД Access

Сегодня коротко расскажу про общие понятия и возможности СУБД Access. Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов.

СУБД Access позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:
• добавлять в таблицу одну или несколько записей;
• удалять из таблицы одну или несколько записей;
• обновлять значения некоторых полей в одной или нескольких записях;
• находить одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Microsoft Access является настольной СУБД реляционного типа, которая имеет все необходимые средства для выполнения перечисленных выше функций. Достоинством СУБД Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения.

СУБД Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность вводимых данных. Для этого необходимо установить правила проверки прямо на уровне таблицы.

Устанавливая взаимосвязи между отдельными таблицами, Access позволяет избежать ненужного дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также увеличить скорость и точность обработки информации.

И у нас видео на эту тему:

Про целостность данных в Microsoft Access читаем тут.

Источник: accesshelp.ru