Microsoft Access (или просто Access) — система управления базами данных (СУБД), входящая в состав распространяемого на коммерческой основе пакета Microsoft Office.
Базы данных, формируемые с помощью Access, относятся к классу реляционных. Реляционные базы данных представляют собой совокупности взаимосвязанных таблиц, состоящих из колонок и строк. Для управления ими используются специальные языки запросов — SQL (Structured Query Languages). С их помощью можно изменять данные в таблицах, а также формировать выборки по определенным критериям.
Это отличает базы данных от электронных таблиц (например, Excel), в которых язык запросов не является обязательным компонентом и которые ориентированы скорее на визуальное представление относительно небольшого по сравнению с СУБД количества данных.
Сдай на права пока
учишься в ВУЗе
Вся теория в удобном приложении. Выбери инструктора и начни заниматься!
Языки семейства SQL представляют собой набор приближенных к обычному человеческому (как правило, английскому) языку наборы ключевых слов, из которых строятся синтаксические конструкции, подобные предложениям в повелительном наклонении:
Основные понятия СУБД Access.
SELECT «Имя», «Фамилия» FROM «Пользователи» WHERE «Возраст» > 30;
Этот запрос покажет имена и фамилии всех пользователей старше 30 лет, записи о которых хранятся в соответствующей таблице.
Типы объектов Microsoft Access
Access ориентирован на офисное применение. Он может использоваться, например, для ведения базы данных о заказчиках и потребителях, для учета готовой продукции и сырья и т.п. Пользовательский интерфейс программы спроектирован таким образом, чтобы управлять ей могли сотрудники, не являющиеся специалистами в области СУБД. Элементы управления спроектированы с учетом возможности выполнять максимальное количество работы в визуальном режиме, то есть без написания программного кода. Основные группы объектов Access:
«Основы СУБД Microsoft Access»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы
- таблицы: основные программные сущности для хранения данных; состоят из столбцов и колонок; могут быть связаны между собой по определенным полям и подчинены друг другу, чтобы, например, невозможно было занести в таблицу «Продажи» сведения о покупках пользователя, о котором нет сведений в таблице «Пользователи»;
- запросы: позволяют делать выборки из таблиц, выбирая из них строки с определенными критериями и сортируя результирующие строки; например, можно выбрать из таблицы «Товары» все, цена которых находится в определенном диапазоне; запросы могут быть предназначены и для добавления, изменения, удаления данных, в том числе групповых операций такого типа, например:
UPDATE «Товары» SET «Цена» = 123.45 WHERE «Наименование» LIKE «клавиатура»;
Этот запрос установит в таблице «Товары» цену 123.45 на все позиции, в наименовании которых встречается слово «клавиатура»;
Microsoft Access — Tutorial for Beginners [ COMPLETE ]
- формы: предназначены для заполнения таблиц в удобном для оператора виде; в обычных СУБД создание форм, как правило, не предусмотрено, задачи по визуализации данных возложены на внешние приложения (например, браузер и веб-интерфейс); в Access, напротив, формы являются ключевыми объектами, благодаря которым заполнение и правка базы данных становятся максимально оперативными и корректными; формы создаются на основе таблиц и запросов с помощью построителей (визардов) — визуальных средств, помогающих в наглядном виде установить соответствие между колонками таблицы и полями формы; для работы с данными в формах используются такие удобные элементы пользовательского интерфейса, как разворачивающиеся списки, календари, паллеты и т.п.;
- отчеты: предназначены для вывода в удобном для печати на бумаге виде данных, хранящихся в таблицах и формируемых с помощью запросов;
- макросы: этот класс объектов представляет собой совокупность написанных для конкретной базы данных программ, реализующих потребности, которые невозможно выразить посредством SQL; для создания макросов разработан специальный язык программирования — VBA (Visual Basic for Applications), позволяющий обращаться к файловой системе компьютера, сетевым ресурсам, а также создавать нестандартные элементы пользовательского интерфейса.
Управление объектами Access производится с помощью ленты (меню), находящейся в верхней части окна приложения. Список всех созданных в рамках текущей базы данных объектов представлен в левой части окна.
Рисунок 1. Окно приложения Microsoft Access. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
Связь с внешними данными
Microsoft Access может работать с довольно обширными базами данных, но, поскольку это приложение запускается, как правило, на обычном офисном компьютере, по мере роста объема данных работа системы может существенно замедляться. Для преодоления этой проблемы предусмотрена возможность подключения Access к внешним источникам данных, размещенных на специализированных мощных серверах, доступ к которым осуществляется по сети.
Подключение к внешним источникам расширяет возможности для коллективной работы, поскольку во внешних СУБД, как правило, более надежно реализованы механизмы распределения полномочий, обеспечения безопасности и сетевого доступа. Для подключения к внешним источникам на компьютер, как правило, требуется установить дополнительное программное обеспечение (драйвера ODBC, ADO и т.п.). Некоторые типы СУБД, к которыми может подключаться Access:
- Micosoft SQL Server;
- SQLite;
- MySQL;
- PostgreSQL;
- Firebird;
- 1C v.7.7 (dbf);
- Paradox;
- Oracle.
Еще одним преимуществом внешних данных является возможность использования в этом качестве источников, не являющихся СУБД, таких как таблицы Excel, текстовые файлы, html-документы и т.п.
Источник: spravochnick.ru
«Введение в субд microsoft access»
Учебное пособие «Введение в СУБД Microsoft Access» — СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2000. – 43 стр.
Рецензент: д-р экон. наук Чернов В.П.
экономики и финансов,
1.Основные понятия системы управления базами данных Microsoft Access
Система управления базами данных (СУБД) является универсальным программным средством, предназначенным для создания и ведения (обслуживания) баз данных (БД) на внешних запоминающих устройствах, а также доступа к данным и их обработки.
СУБД обеспечивает многоцелевой характер использования базы данных, защиту и восстановление данных. Наличие развитых диалоговых средств и языка запросов высокого уровня делает СУБД Access удобным средством для конечного пользователя.
База данных – это совокупность данных, организованных на машинном носителе средствами СУБД. В базе данных обеспечивается интеграция логически связанных данных, отражающих конкретную предметную область, при минимальном дублировании хранимых данных.
База данных организуется в соответствии с определенной моделью данных. В СУБД Access поддерживается реляционная модель данных.
Реляционная база данных — представляет собой множество взаимосвязанных двумерных таблиц, в каждой из которых содержатся сведения об одном объекте (процессе, событии, явлении) предметной области.
Таблица – основной объект базы данных, хранилище информации. Состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Структура таблицы определяется составом и последовательностью полей.
Поле – столбец в таблице, содержит один определенный тип информации, отражающий одну характеристику объекта предметной области.
Запись – аналог строки в таблице, содержащей информацию об определенном экземпляре объекта предметной области.
Запись является стандартным блоком для хранения данных в таблице, выборке данных в запросе, форме, выводимой на экран.
Ключевое поле – значения этого поля служат для однозначного определения записи в таблице.
Ключ – одно или несколько ключевых полей, позволяющих идентифицировать записи таблицы или организовать связи между таблицами.
Схема данных – наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных и целостность базы данных.
Связи между таблицами в реляционной базе данных могут быть типа: один – к – одному (1:1) или один – ко – многим (1:М).
Таблица со стороны связи «один» называется главной таблицей, а со стороны связи «много» – подчиненной таблицей. Целостность данных – это набор правил, которые защищают нашу информацию от случайных изменений или удалений с помощью механизма, поддерживающего корректность связей между связанными таблицами.
Объекты базы данных – к ним относятся таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули. Все объекты одной базы данных размещаются в одном файле на диске.
Запрос – средство отбора данных из одной или нескольких таблиц при помощи определенных пользователем критериев. Запросы позволяют создавать виртуальные таблицы, которые состоят из вычисляемых полей или полей, взятых из других таблиц.
В Access существует несколько типов запросов. Запрос может формироваться с помощью «запросов по образцу» и с помощью языка структурированных запросов.
Форма – средство отображения данных на экране и управления ими.
Отчет – средство отображения данных при выводе на печать.
Макрос – макрокоманда или набор макрокоманд, используемый для автоматического выполнения некоторых операций.
Модуль – совокупность описаний, инструкций и процедур, сохраненная под общим именем.
Пользователь осуществляет работу с объектами базы данных, используя команды меню и кнопки панелей инструментов.
СУБД Access имеет развитые диалоговые средства для решения конкретных задач конечного пользователя.
С этими инструментами вы познакомитесь подробно при поэтапном выполнении заданий методических указаний. Здесь дадим понятие двум важнейшим из них.
Конструктор – режим определения свойств объектов базы данных (таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов, модулей). Конструктор имеет свое окно, в котором расположена таблица для задания свойств объекта – бланк. Режим конструктора является альтернативой режиму просмотра данных.
Мастер – программа, нацеленная на решение определенной узкой задачи. Мастера ведут диалог с пользователем, в процессе которого приложение получает необходимые для решения задачи сведения.
Для удобства работы Мастера состоят из нескольких этапов или шагов. Пользователь при необходимости может вернуться к предыдущему шагу или пропустить ненужный.
Цель работы – достаточно глубоко ознакомиться с технологией работы пользователя с базами данных в среде СУБД Access.
При этом вы приобретете навыки по:
- созданию и использованию различных объектов базы данных (таблиц, форм, запросов, отчетов, макросов);
- применению данного пакета для решения практических задач;
- самостоятельному выбору того или иного средства в конкретных реальных ситуациях.
Источник: studfile.net
Основные понятия о программе Microsoft Access
1. Основные понятия о программе Microsoft Access
2. БАЗА ДАННЫХ
— это набор надписей и файлов,
которые организованы специальным
образом
3.
Базы данных с табличной формой
организации называются
РЕЛЯЦИОННЫМИ базами
данных.
В реляционных БД строка
таблицы называется записью, а
столбец — полем.
4. Поля
— это различные характеристики (иногда
говорят — атрибуты) объекта.
Значения полей в одной строчке относятся к
одному объекту. Разные поля отличаются
именами.
5. Записи
А чем отличаются друг от друга разные
записи? Записи различаются значениями
ключей.
6. Ключ
Ключ
— это уникальная метка, используемая для
определения каждой записи таблицы.
Подобно
тому
как
номерной
знак
однозначно определяет автомобиль, ключ
определяет запись. Ключевые поля в таблицах
используются для создания межтабличных
связей
7. Ключевое поле
— одно или несколько полей, комбинация
значений которых однозначно определяет
каждую запись в таблице.
В межтабличных связях ключевые поля
используются для ссылок на указанные записи
в одной таблице из другой таблицы. Ключевое
поле таблицы называется полем внешнего
ключа, если на него есть ссылка из другой
таблицы.
8.
9.
С каждым полем связано еще одно очень
важное свойство — тип поля.
Тип определяет множество значений,
которые может принимать данное поле в
различных записях.
10. Некоторые термины реляционных баз данных
Отношение (Relation) — информация об
объектах одного типа, например, о клиентах,
заказах, сотрудниках. В реляционных базах
данных отношение обычно хранится в виде
таблицы.
11. Некоторые термины реляционных баз данных
Атрибут (Attribute) — определенная часть
информации о некотором объекте — например,
адрес клиента или зарплата сотрудника.
Атрибут обычно хранится в виде столбца или
поля таблицы.
12. Некоторые термины реляционных баз данных
Связь (Relatioship) — способ, которым
связана информация в одной таблице с
информацией в другой таблице. Например, у
клиентов с заказами тип связи — «один-комногим», так как один клиент может
разместить много заказов, но любой заказ
соотносится только с одним клиентом.
13. Некоторые термины реляционных баз данных
Объединение (Join) — процесс объединения
таблиц или запросов на основе совпадающих
значений определенных атрибутов. Например,
информация
о
клиентах
может
быть
объединена с информацией о заказах по коду
данного клиента.
14. Некоторые термины реляционных баз данных
Нормализация — минимизация количества
повторяющихся данных в реляционной базе
данных за счет более эффективной структуры
таблиц.
15. Microsoft Access
– это система управления базами данных
(СУБД), предназначенная для создания и
обслуживания баз данных, обеспечения
доступа к данным и их обработки.
16. К основным возможностям СУБД MS Access можно отнести следующие:
• проектирование базовых объектов – двумерные
таблицы с полями разных типов данных;
• создание связей между таблицами, с поддержкой
целостности данных, каскадного обновления полей
и каскадного удаления записей;
• ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и
выборка данных из таблиц с использованием
различных средств контроля информации,
индексирования таблиц и аппарата алгебры
логики;
• создание, модификация и использование
производных объектов, таких как запросы, формы
и отчеты.
17.
Современная технология работы с БД
предусматривает автоматизированный доступ
пользователей к ней с помощью специального
программного инструментария – СУБД.
18. Наличие развитых диалоговых средств и языка запросов в MS Access делает СУБД удобным средством для пользователя:
• в задании (описания) структуры БД;
• в конструировании экранных форм, предназначенных
для ввода данных, просмотра и их обработки в диалоговом
режиме;
• в использовании языковых средств, языка запросов –
SQL, которые используются для реализации
нестандартных алгоритмов обработки данных по
установленному образцу;
• в создании запросов для выборки данных при заданных
условиях выполнения операций по их обработке;
• в создании отчётов из БД для вывода на экран (печать)
результатов обработки в удобном для пользователя виде.
19. Таблицы
– это основной объект базы данных, в котором
хранятся все данные, имеющиеся в базе, а
также структура базы (поля, их типы,
свойства).
20. Запросы
– позволяют выбирать данные из одной или
нескольких связанных таблиц.
Результатом выполнения запроса является
результирующая таблица, которая наряду с
другими таблицами может быть использована
при обработке данных. С помощью запросов
можно также обновлять, удалять или добавлять
данные в таблицы.
21. Формы
– служат для ввода и просмотра данных в
удобном для пользователя виде, который
соответствует привычному для него
документу.
При выводе данных с помощью форм
можно применять специальные средства
оформления.
22. Отчёты
– предназначены для формирования
выходных документов и вывода их на печать.
По своим свойствам и структуре отчёты во
многом подобны формам. Основное их отличие
заключается в том, что в отчёте отображаются
все данные и в них предусмотрена возможность
группировать
данные
по
различным
критериям. Отчёты в отличие от форм могут
содержать специальные элементы оформления,
характерные
для
печати
документов:
колонтитулы, номера страниц и т.д.
23. При работе с Microsoft Access используются типы данных:
• текстовый – тип данных, используемый для
хранения простого неформатированного текста,
число символов в котором не должно превышать
255;
• поле MEMO – специальный тип данных,
применяемый для хранения больших объёмов
текста (до 65 535 символов);
• числовой – тип данных для хранения чисел;
• дата/время – тип данных для хранения
значений даты и времени;
• денежный – тип данных для хранения
денежных значений (длина поля 8 байт);
24. При работе с Microsoft Access используются типы данных:
• счётчик – специальный тип данных, используемый для
автоматической нумерации записей;
• логический – для хранения логических данных, которые
могут иметь одно из двух возможных значений Да или Нет;
• поле объекта OLE – специальный тип данных,
предназначенный для хранения объектов OLE
(электронных таблиц Microsoft Excel, документов Microsoft
Word, звукозаписей и др.);
• гиперссылка – специальное поле для хранения адресов
URL Web-объектов;
• мастер подстановок – тип данных, запускающий мастер
подстановок, что позволяет выбирать данные из
раскрывающегося списка, а не вводить их в поле вручную.
25. При работе с Microsoft Access используются типы данных:
• Числовые поля могут иметь следующие размеры:
байт (Byte) – целые числа от 0 до 255 (1 байт);
целое (Integer) – целые числа от минус 32768 до
+32767 (2 байта);
длинное целое (Long Integer) – целые числа от минус
2147483648 до +2147483647 (4 байта);
одинарное с плавающей точкой (Single) – числа от
минус 3,4´1038 до +3,4´1038 с точностью до 7 знаков (4
байта);
двойное с плавающей точкой (Double) – числа от
минус 1,797´10308 до +1,797´10308 с точностью до 15
знаков (8 байт).
26. Индекс
— средство Microsoft Access, ускоряющее поиск
и сортировку в таблице. Ключевое поле
таблицы индексируется автоматически. Не
допускается создание индексов для полей
типа MEMO и «Гиперссылка» или полей
объектов OLE.
27. Межтабличная связь
— отношение, установленное между полями
(столбцами) двух таблиц. Существуют связи с
отношением «один—к—одному», «один—ко—
многим» и «многие—ко—многим».
28. «Один—к—одному»
«Один—к—одному»
— связь между двумя таблицами, при
которой: — значению ключа каждой записи в
главной таблице соответствует значение в
связанном поле или полях в одной и только
одной записи подчиненной таблицы; ·—
значению ключа каждой записи в подчиненной
таблице соответствует значение в связанном
поле или полях в одной и только в одной
записи главной таблицы.
29.
При отношении «один-к-одному» каждая запись в первой
таблице может иметь не более одной связанной записи во
второй таблице и наоборот. Отношения этого типа
используются нечасто, поскольку обычно сведения, связанные
таким образом, хранятся в одной таблице.
Отношение «один-к-одному» используется для разделения
таблицы, содержащей много полей, с целью отделения части
таблицы по соображениям безопасности, а также с целью
сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в
главной таблице. После определения такого отношения у обеих
таблиц должно быть общее поле.
30.
При установлении связи «один к одному» каждой строке
таблицы А может соответствовать только одна строка таблицы Б
и наоборот. Связь «один к одному» создается в том случае, когда
оба связанные столбца являются первичными ключами или на
них наложены ограничения уникальности.
31. «Один—ко—многим»
— связь между двумя таблицами, при
которой: — значению ключа каждой записи в
главной
таблице
могут
соответствовать
значения в связанном поле или полях в
нескольких записях подчиненной таблицы; —
значению ключа каждой записи в подчиненной
таблице соответствует значение в связанном
поле или полях в одной и только одной записи
главной таблицы.
32.
Связь «один ко многим» — наиболее распространенный вид связи. При
такой связи каждой строке таблицы А может соответствовать
множество строк таблицы Б, однако каждой строке таблицы Б может
соответствовать только одна строка таблицы А.
33. «Многие—ко—многим»
«Многие—ко—многим»
— связь между двумя таблицами, при
которой одной записи в каждой таблице могут
соответствовать несколько записей в другой
таблице.
Для
установления
отношения
«многие—ко—многим» необходимо создать
третью (связующую) таблицу и добавить в нее
ключевые поля из обеих таблиц.
34.
При установлении связи «многие ко многим»
каждой строке таблицы А может соответствовать
множество строк таблицы Б и наоборот. Такая связь
создается при помощи третьей таблицы, называемой
соединительной, первичный ключ которой состоит
из внешних ключей, связанных с таблицами А и Б.
Например, между таблицами «Авторы» и «Книги»
установлена связь вида «многие ко многим»,
задаваемая с помощью связей вида «один ко
многим» между каждой из этих таблиц и таблицей
«АвторыКниг».
Первичный
ключ
таблицы
«АвторыКниг» — это сочетание столбцов «ИД_автора»
(первичного ключа таблицы авторов) и «ИД_книги»
(первичного ключа таблицы заголовков).
Источник: ppt-online.org