Программное обеспечение для сотрудников офиса играет определяющую роль, когда встает вопрос об эффективности работы. Потому что ПО – это, по сути, рабочие инструменты сотрудников, и чем этих инструментов больше, чем они функциональнее – тем лучше сотрудник выполняет поставленную задачу. Кратко рассмотрим самые полезные программы, без которых сегодня не обойтись ни одному специалисту.
1) Microsoft Office
MS Office – не программа, а целый пакет типовых решений, которые позволяют создавать текстовые файлы (Word), таблицы (Excel), презентации (Power Point), заметки (OneNote) и тд. MS Office имеет массу встроенных функций, включая переводчик, распознавание речи, распознавание текста на картинках. Плюс всё это можно хранить не на рабочем ПК, а в облаке, чтобы при необходимости получить доступ к файлам с любого гаджета. Почти у всех приложений есть онлайновые версии. ПО работает с Windows, macOS и мобильными операционными системами Android и iOS.
Microsoft Office. Программы. Обзор
2) Google Docs
Технически это тот же набор базовых офисных программ, аналогичный Microsoft Office, но полностью вынесенный в онлайн. Отличие в том, что Google Docs позволяет открывать доступ к файлам неограниченному числу пользователей, и таким образом все задействованные специалисты могут вместе делать презентацию, таблицу или составлять бизнес-план. При этом не нужно устанавливать никакого дистрибутива, необходим только аккаунт в Google.
3) Evernote
Это кроссплатформенное приложение, предназначенное для систематизации заметок. Идея проста – вы можете заливать в приложение любые текстовые, графические и аудио-файлы, помечая их специальными тегами. Затем по тегам заметки можно группировать в любых последовательностях, есть поиск по заглавию, содержанию, дате создания. Встроен базовый текстовый редактор, возможна синхронизация между разными типами устройств, работа в онлайн и оффлайн-режиме.
4) Spark
Несмотря на тотальное распространение социальных сетей и мессенджеров, электронная почта всё равно остается одним из основных средств общения, особенно в бизнес-среде. Причем кто-то из партнеров использует Яндекс.Почту, кто-то Mail, а у кого-то только Google-аккаунт. Зачастую приходится заводить почтовые ящики на всех этих площадках, так как то, что они независимые, создает некоторые трудности с точки зрения систематизации переписки. Но Spark раз и навсегда решает эту проблему, сводя все ваши почтовые аккаунты под одну удобную программную оболочку с десятками настроек, включая оповещения. И даже можно синхронизироваться с watchOS.
5) Cold Turkey Blocker
Это приложение для самоорганизации – оно помогает не отвлекаться на сторонние факторы в процессе работы. Вы вручную задаете период, когда вам требуется максимальная концентрация, и указываете приложению, какие сайты и программы оно должно блокировать в это время. После запуска периода у вас не получится, например, зайти в ВК или запустить Телеграм. В приложении масса возможностей, вплоть до планирования графика работы на недели вперед.
6) MindNode
Удивительно простое, но оттого лишь более востребованное приложение для мозговых штурмов. MindNote позволяет создавать карты мыслей и наглядно визуализировать любые ментальные схемы – как в детективах делают полицейские, только без ватманов, фотографий, ниток и цветных кнопок. В приложении есть базовые шаблоны и встроенные схемы, но вы можете свободно корректировать их и создавать свои. Это позволяет быстро и удобно систематизировать и оптимизировать работу команды в рамках конкретного проекта или группы проектов.
7) f.lux
Это приложение тоже оптимизирует вашу работу, но иначе. Подумайте о том, что в течение рабочего дня освещение в вашем офисе меняется, но яркость и контрастность экрана остаются неизменны. Это значит, что в какой-то момент экран может быть слишком ярким или наоборот – слишком тусклым, что приводит к усталости глаз, а это невозможность долго фокусироваться на одном объекте, дискомфорт, мигрень, желание поскорее закончить работу. F.lux решает проблему, автоматически подстраивая параметры экрана под освещение, причем есть возможность тонкой настройки по множеству показателей вплоть до цветопередачи.
8) Paste
Незаменимое приложение для офисных сотрудников, которым постоянно приходится работать с большими объемами текстовых данных. Это модификатор буфера обмена, благодаря которому буфер может сохранять не один скопированный массив текста, а столько, сколько вам нужно. Более того – Paste позволяет записывать в память буфера обмена отдельные файлы, а для текста оно сохраняет исходное форматирование, так что можно копировать даже таблицы без потери данных. И всё это можно передавать в рамках всех ваших устройств, если они синхронизированы через Paste. Включая мобильные гаджеты.
9) GIMP
Трудно представить офисного сотрудника, который не работает с графическими изображениями. Например, контент-менеджеру нужно обрезать фото, чтобы залить его на сайт, или копирайтер пишет КП и нужно вставить в файл логотип компании, скорректировав изображение по цветности. Звать для этого дизайнера из другого отдела? Самому учиться азам Photoshop?
Всё куда проще – достаточно установить GIMP, и приложение поможет справиться с любой подобной задачей. Простой интуитивный интерфейс и полный перечень базовых возможностей по редактированию изображений существенно облегчат жизнь и ускорят рабочий процесс.
10) Bitcop, и другие подобные программы
О повышении производительности офисных сотрудников с помощью мотивации и планерок можно говорить очень долго. Но не лучше ли точно знать, чем занят каждый специалист в конкретный момент времени?
Для этого создаются программы, позволяющие отслеживать все действия сотрудника за рабочим ПК в процессе трудового дня, включая его общение в мессенджерах, запуск приложений и сайтов, не связанных с работой. Всё это формируется в наглядные отчеты, которые доступны в режиме онлайн. Плюс в ответ на несанкционированные действия программы сделают скриншоты и сразу отправят их руководителю вместе с отчетом. Применительно к пользе для самого сотрудника, вполне можно говорить о развитии мотивации и самодисциплины.
Источник: msreview.net
Десять лучших пакетов офисных программ
Новая версия Office 365 превзошла ожидания аналитиков и приносит годовой доход порядка миллиарда долларов. Сегодня Microsoft Office в том или ином варианте воспринимается как что-то само собой разумеющееся, но попытки его тотальной легализации по-прежнему разбиваются о ценовой барьер. Между тем многие разработчики готовы предложить реальные альтернативы этому наиболее востребованному набору программ для работы с электронной документацией на более выгодных условиях.
1. Microsoft Office Professional Plus 2013
Наряду с предыдущей версией 2010 это наиболее часто встречающийся сегодня набор офисных программ (как у корпоративных, так и у домашних пользователей). Все активировавшие версию 2010 до 30 апреля 2013 года могут в период до 31 мая 2013 г. выполнить бесплатное обновление.
Ознакомительная версия часто предустанавливается на новые компьютеры и ноутбуки. Дистрибутив содержит самое большое количество приложений для создания документов самого разного типа, их редактирования и совместной работы – смотрите краткую презентацию.
Доступна обширная библиотека шаблонов, есть возможность загружать дополнительные материалы с сайта Microsoft. Здесь стоит вспомнить «правило 90/10». Согласно одной из его интерпретаций, 90 процентов пользователей используют 10 процентов функциональных возможностей программ.
Фактически офисный пакет программ от Microsoft – это стандарт де-факто, среди недостатков которого можно указать ресурсоёмкость и высокую цену. Профессиональная версия обойдётся дороже 15 000 рублей.
Microsoft Office 2013 существует в 32- и 64-битном варианте. Оба требуют установленной ОС Windows 7/8 и аппаратной поддержки DirectX v.10, поэтому не будут работать на старых компьютерах. Скорость работы программ — сравнительно низкая из-за тяжёлого интерфейса и сильной фрагментации компонентов (их суммарный объём после установки занимает около трёх гигабайт). Частично проблема скорости решается с помощью SSD и/или большого объёма оперативной памяти. Версии x64 требуется как минимум 2 ГБ ОЗУ.
2. Microsoft Office 365
Аналогичный по функциональности, но другой по логике работы продукт. Если Microsoft Office вплоть до версии 2013 распространялся как классические коробочные дистрибутивы для установки и локального использования, то Office 365 предлагается в виде подписки и представляет собой облачное решение.
Office 365 удобнее для совместной работы над проектами. Он ориентирован на корпоративных пользователей и владельцев ноутбуков с постоянным подключением к интернету. Помимо классического набора офисных программ, облачный сервис предлагает набор веб-инструментов для планирования, доступ к интернет-хранилищу SkyDrive и бесплатный регулярный бэкап на серверах компании.
3. LibreOffice v.4.0.x
Полнофункциональный бесплатный кроссплатформенный офисный пакет с открытым исходным кодом. Работает на компьютерах под управлением Linux, Windows 2000 SP4 и выше, запускается даже на древних конфигурациях с Pentium III и 256 МБ ОЗУ. Занимает на диске около полутора гигабайт (в два раза меньше, чем Microsoft Office 2013). Требует установки бесплатного компонента Java Runtime Environment, который обычно и так присутствует на большинстве компьютеров.
Используемый самим LibreOffice основной формат документов – ODF (OpenDocument Format). Он соответствует ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010, введённому в действие с 1 июня 2011 года. Его поддержка включена в Microsoft Office начиная с версии 2007 SP2. Собственно, нет никаких причин зацикливаться на формате Office OpenXML, кроме той, что он предлагается по умолчанию в продуктах Microsoft. Есть полдюжины других не менее удобных форматов.
4. Apache OpenOffice v.3.4.x
По сути, это предшественник LibreOffice, развивающийся отдельно от него. Помимо Linux и Windows всех актуальных версий, Apache OpenOffice поддерживается Mac OS X, OpenSolaris и FreeBSD. Существует даже portable-версия, не требующая установки. OpenOffice со всеми персональными настройками и шаблонами можно носить на флэшке и запускать практически на любом компьютере.
На OpenOffice основана коммерческая версия другого пакета – InfraOffice.pro компании «Инфра-ресурс». Она содержит дополнительные средства криптографии, оригинальное оформление и набор различных улучшений. Также InfraOffice.pro может использоваться в виде portable сборки на флэш-накопителе. Текущая стоимость – 646 рублей. Версия особенно актуальна для коммерческого использования, так как полностью снимает специфические проблемы процесса лицензирования ПО.
5. Corel Office
Дистрибутив получился исключительно лёгкий, поскольку содержит только набор самых часто используемых программ – текстовый редактор, электронные таблицы и приложение для создания презентаций.
Пакет программ может работать даже на старых компьютерах с ОС Windows XP и разрешением экрана от 800×600. Версия с поддержкой одного языка занимает всего 125 Мб после установки. Поддерживаются форматы Microsoft Office как ранних, так и последних версий. Интегрированная поддержка облачных решений работает через сервис Dropbox.
Corel Office оптимален для нетбуков и конфигураций с невысокой производительностью. Текущая цена одной лицензии составляет 45 евро.
Дистрибутив с расширенной функциональностью Corel WordPerfect Office X6 доступен только на английском языке. Дополнительно он содержит диспетчер документов Nuance PaperPort 12 SE и средства для редактирования документов PDF.
6. Ashampoo Office 2012
Подобно Corel Office, этот дистрибутив ограничивается тремя наиболее актуальными приложениями: TextMaker (аналог Word), PlanMaker (подобен Excel) и Presentations (замена PowerPoint).
Поддержка форматов Microsoft Office включает последние версии. Также доступно сохранение в PDF. Стоимость лицензии составляет 1200 рублей, а обновления – 300 руб.
Самые важные программы для эффективной офисной работы
Вот некоторые программы, которые должны быть установлены в каждом компьютере – нужно на каждый день, не только для работы или учебы.
Стандартные приложения для офиса
Офисный пакет – OpenOffice
OpenOffice – популярный, бесплатный пакет офисных приложений – хорошая альтернатива достаточно дорогому Microsoft Office.
В его состав входят: текстовый редактор, электронная таблица, программа для рисования, модули для создания формул, рисунков, презентаций и баз данных. Вы можете дополнить его бесплатными шаблонами.
OpenOffice создает один ярлык, а при нажатии на него мы увидим, удобное окно с ссылками для отдельных элементов пакета и недавно открытых документов.
OpenOffice без проблем открывает документы MS Office, а создаваемые файлы сохраняются в широко используемых форматах.
Почта – Thunderbird
Одна из самых популярных бесплатных почтовых программ. Поддерживает учетные записи Gmail. Имеет все необходимые функции. Позволяет фильтровать и искать почту.
Защищает от спама. Позволяет импортировать настройки, контакты и сообщения из других программ – просто нажмите Инструменты → Импорт. Внешний вид интерфейса можно изменять с помощью скинов.
Архивация – 7-ZIP
Обязательное оснащение каждого компьютера – 7-Zip, которая считается лучшей программой для упаковки файлов, незаменима при отправке вложений.
Добавляет свои команды в контекстное меню, доступное при щелчке правой кнопкой мыши на файл или папку. Позволяет защищать архивы паролем.
Антивирус – Avast! for Business
Ни один компьютер, офисный или домашний, не может обойтись без антивирусной защиты. Выпускаются версии антивирусных программ, предназначенных специально для бизнеса, такие как Avast! for Business, который защитит от любых интернет-угроз, а также от шпионских программ.
Версия Business отличается от других издании этой известной программы тем, что предоставляет панель онлайн для управления настройками установки avast на различных корпоративных компьютерах.
Инструмент для PDF – PDFsam
PDFsam – это очень полезный инструмент. Является важным дополнением бесплатных программ просмотра PDF, которые не имеют функции подключения и обмена документов.
Именно для этого и предназначен PDFsam – разделяет, соединяет и изменяет порядок страниц. Чтобы установить русский язык, нажмите на Настройки и из списка выбираем Russian.
Для просмотра документов – PDF XChange Viewer
Неоплаченные счета, выписки из банков, подтверждение переводов – к нам часто попадают в формате PDF.
Для просмотра таких файлов прекрасно подходит PDF XChange Viewer, отличающийся быстрым действием, удобной функцией поиска документов и несколькими инструментами комментирования и внесения пометок.
Интернет диск – Google Drive
В рамках сервиса Google Drive или Microsoft OneDrive мы получаем бесплатно 15 ГБ свободного места для наших данных в интернете. У нас будет удобный доступ к ним с любого компьютера или смартфона – конечно же, после входа в систему.
Программы для работы с сетевыми жесткими дисками – позволяют получить доступ к данным без использования браузера – создают папку с данными и синхронизируют файлы.
Дополнительные приложения для офиса
Существуют так же специализированные приложения, которые отвечают другим запросам пользователей: программы для выставления счетов, дизайна визитных карточек, шифрования. Каждому по потребностям.
Выставление счетов – Fit FAKTURA
Если у Вас компания в одном лице, то Вам приходиться выставлять счета-фактуры. Это можно делать в электронной таблице, но гораздо проще воспользоваться специальной программой для выставления счетов.
Программа Fit FAKTURA является одним из самых популярных бесплатных инструментов. Позволяет выставлять счетов-фактуры НДС продажи / Про формы / Покупка в кредит, продажа / покупка, квитанции, заказы. Работает с фискальными принтерами. Сохраняет документы в своей базе данных и печатает. Если мы хотим сохранить счет-фактуру в формате PDF, нужно скачать бесплатное дополнение.
Создание визитки – BusinessCards MX
Если у Вас есть фирма, оказывающая услуги, то Вам очень понадобятся визитные карточки с контактными данными и реквизитами.
Визитные карточки легко сделать с помощью программы BusinessCards MX. Она содержит 750 готовых шаблонов, разделенных на тематические категории, которые мы можем произвольно изменять. Программа запоминает введенные в неё данные фирмы и имеет расширенные опции печати.
Защита данных – KeePass Password Safe
Это один из самых популярных бесплатных инструментов для безопасного хранения паролей и ПИН-кодов. Данные, введенные в приложение, шифруются – доступ к ним возможен только после введения установленного нами пароль.
Создание заметок – Evernote
Программа для создания заметок. Сохраняет их в ваш аккаунте в интернет и синхронизирует на различных устройствах. Позволяет добавлять текстовые заметки, фотографии, а также сохранять статьи из интернета, документы и фотографии. Собранные материалы мы можем передавать другим пользователям.
Печать – iPrint
Эта программа позволяет сэкономить на стоимости печати. С её помощью мы легко удалим из печати те страницы, которые не важны для нас. Она так же может более эффективно использовать доступное место и на одном листе разместить до четырех документов.
Все задачи группируются, а затем печатаются в рамках одной сессии iPrint. С помощью приложений мы также можем получить PDF- или HTML-файл из любого документа.
Комфорт – f.lux
Программа для автоматической настройки яркости и цветовой температуры экрана по времени суток, благодаря чему меньше устает зрение пользователей, работающих допоздна за компьютером.
Обслуживание простое – после установки указать в настройках место на карте, где Вы живете, а программа сама будет соответственно регулировать цвета. Быстрый просмотр результатов работы программы (после нажатия на значок в системном трее) позволяет проверить, как будут изменяться наши условия работы в зависимости от времени суток.
Интересные альтернативные программы для офиса
WPS Office
Офисный пакет, также известный как Kingsoft Office Suite или «китайский офис». Это бесплатный, удобный пакет офисных программ, поддерживает популярные форматы: DOC, XLS, PPT, TXT и RTF.
Содержит три приложения: текстовый редактор (WPS Writer), инструмент для презентации (WPS Presentation) и таблицу (WPS Spreadsheets). Имеет также версии для Linux, iOS и Android.
Mailbird
Бесплатная, удобная и быстрая программа zip, отличающаяся современным внешним видом. С успехом заменит Outlook или Outlook Express.
Она поддерживает IMAP, POP3, прокси-серверы, учетные записи электронной почты Gmail, Outlook и другие. Её возможности можно расширить, установив дополнения.
AOMEI Backupper
Одна из лучших бесплатных программ для резервного копирования и восстановления системы, разделов и всего диска. Позволяет клонировать носители данных, что дает возможность быстрого переноса содержимого старого жесткого диска на новый и облегчает миграцию.
Scan Tailor
Интересная программа для быстрого редактирования отсканированных страниц документов. Позволяет выпрямить страницы и искаженные линии текста, изменить области полей, выполнить разделение многостраничных файлов на отдельные страницы.
Wunderlist
Платформа для создания списков и управления ими. Имеет версии для Windows, iOS, Android и создает учетную запись в интернете. Таким образом, мы можем иметь доступ к заметкам с разных устройств.
Freeplane
Программа для создания карт мыслей. Позволяет легко сохранять идеи и информацию в виде диаграмм и графиков, облегчает их запоминание и отображение.
Готовые карты мыслей сохраняются в популярных форматах, таких как JPG, PDF, DOC, TXT. Программы этого типа рекомендуются в качестве вспомогательного средства изучения науки.
Источник: webznam.ru