База данных в Access может содержать различные элементы, называемые объектами. Объектами в Access являются таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули, переключиться между которыми можно на панели в левой части окна БД.
Таблица – объект, используемый для хранения пользовательских данных. Таблица содержит поля и записи.
Запрос – объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.
Форма – объект, предназначенный для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения.
Отчет – объект, предназначенный для формирования выходного документа, который может быть распечатан.
Страницы доступа к данным позволяют редактировать, просматривать и обрабатывать данные, используя интернет-браузер.
Макрос – набор команд, который позволяет автоматизировать часто выполняемые операции.
Модуль – программы, написанные на языке программирования Visual Basic, которые могут разрабатываться пользователем для реализации нестандартных процедур при создании приложения.
Урок 17. Основные понятия баз данных: объекты, структура таблицы, типы данных в Microsoft Access
Режимы работы с объектами
Кнопки для работы с объектами БД расположены на Панели инструментов окна БД:
Открыть – позволяет перейти в режим редактирования таблицы, выполнения запроса, загрузки формы, построения отчета, запуска макроса.
Конструктор – обеспечивает переход к режиму настройки выбранного объекта.
Создать – позволяет приступить к созданию нового объекта выбранного типа.
7. Работа с таблицами
Чтобы создать таблицу, нужно перейти к списку таблиц и нажать кнопку Создать. Появится новое диалоговое окно Новая таблица:
Таблицу в Access можно создать несколькими способами:
· построить новую таблицу «с нуля», воспользовавшись Конструктором;
· запустить Мастер таблиц – специальную программу, предлагающую создать таблицу в пошаговом режиме на базе типовых решений, имеющихся в Access;
· импортировать таблицу БД из файла какой-либо программы, например, FoxPro или Excel.
Создание таблицы БД с помощью Конструктора
Чтобы приступить к созданию новой таблицы БД, необходимо в диалоговом окне «Новая таблица» выбрать пункт Конструктор и нажать ОК. Появится окно Конструктора таблиц:
Условно это окно можно поделить на две области:
· Область полей таблицы. В этой части окна вводится название полей, определяется тип данных каждого поля, а также делаются краткие комментарии по поводу того, какие данные находятся в этом поле (графа Описание).
· Область свойств поля. Здесь указываются отдельные характеристики каждого поля, необходимые для определения параметров сохранения данных в поле, их дальнейшего отображения и редактирования. Эта область содержит две вкладки: Общие и Подстановка. Вкладка Подстановка содержит список некоторых дополнительных параметров, необходимых, в частности, для настройки связей с полями других таблиц.
1.9 Разделить базу данных Access
Задание имени поля
Имя поля задается в столбце Имя поля. Имя может содержать не более 64 знаков, при этом допустимы любые символы, кроме точки, восклицательного знака и угловых скобок. Повторение имен полей не допускается.
Определение типа данных
Для каждого поля необходимо указать тип данных, содержащихся в нем. Тип данных выбирается из списка, который можно вызвать щелчком мыши в столбце Тип данных. Access оперирует следующими типами данных:
Ø Текстовый – для хранения обычного текста с максимальным количеством символов 255.
Ø Поле MEMO – для хранения больших объемов текста до 65 535 символов.
Ø Числовой – для хранения действительных чисел.
Ø Дата/время – для хранения календарных дат и текущего времени.
Ø Денежный – эти поля содержат денежные суммы.
Ø Счетчик – для определения уникального системного ключа таблицы. Обычно используется для порядковой нумерации записей. При добавлении в таблицу новой записи значение этого поля увеличивается на 1 (единицу). Значения в таких полях не обновляются.
Ø Логический – для хранения данных, принимающих значения: Да или Нет.
Ø Поле объекта OLE – для хранения объектов, созданных в других приложениях.
Ø Гиперссылка – для хранения ресурсов сети Internet или Intranet.
Описание свойств полей
Как уже отмечалось, характеристики отдельных полей определяются в области свойств поля (вкладка Общие ). Каждое поле имеет определенный набор свойств – в зависимости от типа поля. Некоторые типы полей имеют схожие наборы свойств полей. Ниже перечислены основные свойства полей.
Ø Размер поля – максимальная длина текстового поля (по умолчанию 50 знаков) или тип данных числового поля. Рекомендуется задавать минимально допустимое значение этого свойства, потому что обработка данных меньшего размера выполняется быстрее.
Если тип данных – числовой, допустимы следующие значения свойства Размер поля:
| Значение | Описание | Дробная часть |
| Байт | Числа от 0 до 255 (без дробной части) | нет |
| Целое | Числа от -32 768 до 32 767 (без дробной части) | нет |
| Длинное целое (значение по умолчанию) | Числа от -2 147 483 648 до 2 147 483 647 (без дробной части) | нет |
| Одинарное с плавающей точкой | Числа от -3, 402823E38 до -1, 401298E–45 для отрицательных значений, и от 1, 401298E–45 до 3, 402823E38 для положительных | |
| Двойное с плавающей точкой | Числа от -1, 79769313486232E308 до -4, 94065645841247E-324 для отрицательных значений, и от 1, 79769313486231E308 до 4, 94065645841247E-324 для положительных |
Замечание . В случае преобразования поля в меньшее по размеру, может произойти потеря данных.
Ø Формат поля – формат отображения данных на экране или печати. Как правило, используется формат, заданный по умолчанию.
Ø Число десятичных знаков – задает для числового и денежного типа данных число десятичных знаков после запятой.
Ø Маска ввода – определяет форму, в которой данные вводятся в поле (средство автоматизации ввода данных).
Ø Подпись – обозначение для поля, которое будет использоваться для отображения поля в таблице, форме или отчете. Если это значение не определено, в качестве подписи будет взято имя поля.
Ø Значение по умолчанию – стандартное значение, которое автоматически вводится в поле при формировании новой записи данных.
Ø Условие на значение – задает ограничения на вводимые значения, тем самым позволяет осуществлять контроль над правильностью ввода данных.
Ø Сообщение об ошибке – задает текст сообщения, выводимый на экран в случае нарушения условия на значение.
Ø Обязательное поле – определяет, может ли данное поле содержать значения Null (т.е. оставаться пустым), или нужно обязательно вводить в это поле данные.
Ø Индексированное поле – используется для операций поиска и сортировки записей по значению, хранящемуся в данном поле, а также для автоматического исключения дублирования записей. Поля типа MEMO, Объект OLE и Гиперссылка не могут индексироваться.
Определение ключевого поля
После задания характеристик всех полей следует выбрать, по крайней мере, одно ключевое поле. Как правило, в качестве ключевых полей указываются поля, которые имеют неповторяющиеся данные или создаются поля с типом данных Счетчик. В любом случае, поле ключа не должно содержать повторяющихся данных. Чтобы определить ключ, необходимо выделить нужное поле (или поля) и нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов или соответствующую команду в п. м. Правка. Слева от маркера появится изображение ключа.
Сохранение таблицы
Перед вводом информации спроектированную таблицу необходимо сохранить: нажать кнопку Сохранить на панели инструментов или соответствующую команду в п. м. Файл и ввести название таблицы, после чего на экране появляется вопрос «Создать ключевое поле сейчас? » (Да или Нет)
Если выбирается ответ « Да », то Access создаст автоматически поле с именем «Код» и типом данных Счетчик, если « Нет », – то таблица будет создана без ключевого поля. В этом случае необходимо открыть созданную таблицу в режиме Конструктора и определить «вручную» ключевое поле.
Ввод данных
Чтобы перевести таблицу в режим ввода информации, нужно перейти в режим Таблицы. Поля заполняются последовательно. Переход от одного поля к другому удобно выполнять клавишей Tab (или комбинацией Shift+Tab – в обратном направлении).
Если при проектировании таблицы для некоторых полей были предусмотрены значения по умолчанию, эти значения автоматически появятся в соответствующих полях. Записи в таблице можно перемещать, копировать и удалять теми же способами, что и в электронных таблицах, то есть сначала выделить строки, а потом выполнить необходимую операцию. Столбец можно выделить щелчком мыши по заголовку. Столбцы можно перемещать вправо и влево, пользуясь методом drag and drop (перетащить и бросить).
При необходимости можно вернуться в режим Конструктора. Это дает возможность что-либо подправить в структуре таблицы.
Сортировка данных в таблице
Данные, находящиеся в таблице, можно отсортировать в порядке возрастания или убывания. Для этого нужно поместить курсор мыши в любую ячейку столбца, значения которого будут отсортированы и из п. м. Записи выбрать команду Сортировка или нажать на панели соответствующую кнопку.
8. Создание связей между таблицами БД
Связь между таблицами устанавливается путем определения в одной таблице ( подчиненной ) поля, соответствующего ключу другой таблицы ( главной ). Установленная связь свяжет записи, содержащие в заданном поле одинаковые значения. Созданные связи позднее Access будет использовать в запросах, формах или отчетах.
Замечания.
Ø Оба связываемых поля должны иметь одинаковый тип данных.
Ø Свойства Размер поля для обоих связываемых полей числового типа должны быть одинаковыми.
Ø Если ключевым полем главной таблицы является поле с типом данных Счетчик, то это поле можно связать с числовым полем подчиненной таблицы. При этом для числового поля связанной таблицы для свойства Размер поля должно быть задано значение Длинное целое.
Целостность данных
Целостность данных – это набор правил, которые поддерживают корректность связей между записями в связанных таблицах и обеспечивают защиту данных от случайных изменений или удалений.
Эти правила включают:
Ø В подчиненной таблице нельзя вводить записи, которые не связаны с записью главной таблицы.
Ø В главной таблице нельзя изменять значение ключевого поля, если в подчиненной таблице существуют записи, которые с ней связаны.
Ø В главной таблице нельзя удалять записи, если в подчиненной таблице существуют связанные с ней записи.
Каскадные операции
Целостность данных в связанных таблицах обеспечивают каскадные операции двух видов:
Ø операции каскадного обновления;
Ø операции каскадного удаления.
Эти операции можно включать и выключать путем установки соответствующих флажков: «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных полей».
Если установлен флажок «Каскадное обновление связанных полей», то любые изменения в значении ключевого поля в главной таблице, которая стоит на стороне «один» в отношениях 1: М, ведут к автоматическому обновлению соответствующих значений во всех связанных записях.
При установке флажка «Каскадное удаление связанных таблиц» при удалении записи из главной таблицы обеспечивается автоматическое удаление связанных записей в подчиненных таблицах.
Удаление (изменение) связей
Ø Открыть окно Схема данных;
Ø активизировать левой кнопкой мыши связь, которую необходимо удалить (изменить);
Ø правой кнопкой мыши вызвать контекстно-зависимое меню и выбрать команду Удалить ( Изменить ) соответственно.
9. Типы отношений между таблицами
Существует три типа отношений между таблицами:
Один-к-одному (1: 1). Значению ключа в каждой записи в главной таблице могут соответствовать значения в связанном поле только в одной записи подчиненной таблицы. В этом случае связь между таблицами может быть установлена только через ключевые поля обеих таблиц.
Один-ко-многим (1: М). Значению ключа в каждой записи в главной таблице могут соответствовать значения в связанном поле (полях) в нескольких записях подчиненной таблицы. Этот тип отношения довольно часто используется в реляционных БД.
Много-ко-многим (М: М). Возникает между двумя таблицами, когда одна запись с первой таблицы А (выходная связь) может быть связана больше чем с одной записью другой таблицы В (принимающая), в свою очередь, одна запись с другой таблицы может быть связана больше чем с одной записью первой таблицы. Эта схема реализуется только при помощи третьей соединительной таблицы, ключ связи которой состоит, как минимум, из двух полей. Эти поля являются полями внешнего ключа в таблицах А и В. Первичный ключ для соединительной таблицы – это обычно комбинация из внешних ключей.
Если между таблицами имеются связи типа М: М, создается дополнительная таблица пересечений, с помощью которой связь М: М будет сведена к двум связям типа 1: М. Accеss не позволяет определить прямую связь М: М между двумя таблицами.
10. Формирование запросов
Источник: lektsia.com
Основные объекты MS ACCESS
К основным объектам ACCESS относятся: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
Таблица – это объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки). Работать с таблицей можно в двух основных режимах: в режиме конструктора и в режиме таблицы.
В режиме конструктора задается структура таблицы, т.е. определяются типы, свойства полей, их число и названия (заголовки столбцов). Он используется, если нужно изменить структуру таблицы, а не хранящиеся в ней данные.
Режим таблицы используется для просмотра, добавления, изменения, простейшей сортировки или удаления данных.
Запрос – это объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Запрос – это вопрос, который пользователь задает ACCESS о хранящейся в базе данных информации.
Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. В ACCESS можно создавать следующие типы запросов:
— запрос на выборку;
— запрос с параметрами;
— запрос на изменение (запрос на удаление, обновление и добавление записей на создание таблицы);
— запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы.
С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц, создавать новые таблицы. Они используются в качестве источника данных для форм и отчетов.
Работать с запросами можно в двух основных режимах: в режиме конструктора и в режиме таблицы.
Форма – это объект, в основном, предназначенный для удобного ввода отображения данных. В отличие от таблиц, в формах не содержится информации баз данных. Форма – это формат (бланк) показа данных на экране компьютера. Формы могут строиться только на основе таблиц или запросов. Построение форм на основе запросов позволяет представлять в них информацию из нескольких таблиц.
В форму могут быть внедрены рисунки, диаграммы, аудио (звук) и видео (изображение).
Режимы работы с формой:
— режим формы используется для просмотра и редактирования данных, предоставляет среду для работы с данными и удобный дизайн их представления на экране;
— режим конструктора форм необходим, если необходимо изменить определение формы (структуру или шаблон формы), а не представленные в ней данные;
— режим таблицы позволяет увидеть таблицу, включающую все поля формы;
Отчет – это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Отчеты, как и формы, могут создаваться на основе запросов и таблиц, но не позволяют вводить данные.
Режимы работы с отчетом:
— режим предварительного просмотра позволяет увидеть отчет таким, каким он будет воплощен при печати;
— режим конструктора предназначен для изменения шаблона (структуры отчета).
Макрос – это объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить ACCESS в ответ на определенное событие.
Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержания. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных включений в него действий.
Работа с формами и отчетами существенно облегчается за счет использования макрокоманд. В MS ACCESS имеется свыше 40 макрокоманд, которые можно включать в макросы. Макрокоманды выполняют такие действия, как открытие таблиц и форм, выполнение запросов, запуск других макросов, выбор опций из меню и т.д. Макрокоманды позволяют нажатием одной (иди нескольких) кнопки выполнять комплекс действий, который часто приходится выполнять в течение работы.
Модуль – объект, содержащий программы на MS ACCESS BASIC, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить те ошибки, которые невозможно было бы найти с использованием макросов.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru
Объекты MS Access, их назначение
В MicrosoftAccess объектами считают любые компоненты, которым в MicrosoftAccess может быть присвоено имя.
В базе данных MicrosoftAccess основными объектами являются:
· Таблица – объект, который создается и используется для хранения данных. Каждая таблица содержит информацию о субъектах (предметах) определенного типа (например, клиентах). Поля (столбцы) таблицы служат для хранения различных характеристик субъектов (например, фамилий и адресов клиентов), а каждая запись (которая называется также строкой) содержит сведения о конкретном субъекте (например, данные о клиенте по фамилии Иванов). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, имеющих уникальные значения в каждой записи) и один или несколько индексов, ускоряющих доступ к данным.
· Запрос — объект, позволяющий пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (QueryByExample — Запрос по образцу) или написать инструкцию SQL. Можно создавать запросы на выборку, обновление, удаление или обновление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.
· Форма — объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы можно использовать для более наглядного представления данных таблиц или наборов записей запросов. При желании форму можно вывести на печать. Непосредственно в форме можно выполнять вычисления над данными таблиц или запросов.
· Отчет — объект, предназначенный для форматирования, вычисления итогов и печати выбранных данных. Прежде чем выводить отчет на принтер можно предварительно просмотреть его на экране.
· Страница доступа к данным — объект, содержащий файл HTML и вспомогательные файлы, обеспечивающие доступ к данным из MicrosoftInternetExplorer.
· Макрос — объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые автоматически выполняются в ответ на определенное событие. Например, можно создать макрос, который при выборе некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или пропуска тех или иных указанных в нем действий. Макросы можно использовать для открытия таблиц, выполнения запросов, просмотра или печати отчетов. Из макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VisualBasic
· Модуль — объект, содержащий программы на языке VisualBasic, позволяющие разбить некоторый процесс на несколько небольших процедур и обнаружить ошибки, которые не могли бы быть найдены при использовании макросов. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, или непосредственно «привязанными» к формам или отчетам для реакции на те или иные события.
Типы данных MS Access.
Типданныхв MS Access (Data Type). Тип данных определяется значениями, которые предполагается хранить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими значениями. В Access допускается использование двенадцати типов данных.
Текстовый(Text) — используется для хранения текста или комбинаций алфавитно-цифровых знаков, не применяемых в расчетах (например, код товара). Максимальная длина поля 255 знаков.
Поле МЕМО(Memo) — используется для хранения обычного текста или комбинаций алфавитно-цифровых знаков длиной более 255 знаков. Максимальный размер поля 1 Гбайт знаков или 2 Гбайт памяти (2 байта на знак) при программном заполнении полей, и 65 535 знаков при вводе данных вручную в поле и в любой элемент управления, связанный с этим полем.
Числовой(Number) — служит для хранения числовых значений (целых или дробных), предназначенных для вычислений, исключением являются денежные значения, для которых используется тип данныхДенежный(Currency). Размер поля 1, 2, 4 и 8 байтов, или 16 байтов (если используется для кода репликации) зависит от типа чисел, вводимых в поле.
Дата/время(Date/Time) — используется для хранения значений даты и времени в виде 8-байтовых чисел двойной точности с плавающей запятой. Хранение значений даты и времени в числовом формате позволяет выполнять различные вычисления с этими данными.
Денежный(Currency) — используется для хранения денежных значений в виде 8-байтовых чисел с точностью до четырех знаков после запятой. Этот тип данных применяется для хранения финансовых данных и в тех случаях, когда значения не должны округляться.
Счетчик(AutoNumber) — используется для уникальных числовых 4-байтовых значений, которые автоматически вводит Access при добавлении записи. Вводимые числа могут последовательно увеличиваться на указанное приращение или выбираться случайно. Обычно используются в первичных ключах.
Логический(Yes/No) — применяется для хранения логических значений, которые могут содержать одно из двух значений: Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл. (8 битов = 1 байт). Используется 1 для значений Да и 0 для значений Нет. Размер равен 1 биту.
Поле объекта OLE(OLE Object) — используется для хранения изображений, документов, диаграмм и других объектов из приложений MS Office и других программ Windows в виде растровых изображений, которые затем отображаются в элементах управления форм или отчетов, связанных с этим полем таблицы.
Гиперссылка(Hyperlink) — применяется для хранения ссылок на Web-узлы (URL-адреса) или локальной сети (UNC-адреса — стандартного формата записи пути), а также на узлы или файлы локального компьютера. Кроме того, можно использовать ссылку на объекты Access, хранящиеся в базе данных. Может хранить до 1 Гбайт данных.
Вложение(Attachment) — используется для вложения в поле записи файлов изображений, электронных таблиц, документов, диаграмм и других файлов поддерживаемых типов точно так же, как в сообщения электронной почты. Максимальная длина поля для сжатых вложений — 2 Гбайт, для несжатых — примерно 700 Кбайт в зависимости от степени возможного сжатия вложения.
Вычисляемый(Calculated) — предназначен для создания вычисляемых полей: числовых, текстовых, денежных, дата/время, логических. Значение вычисляемого поля определяется выражением, записанным в поле и использующим другие поля текущей записи, некоторые встроенные функции и константы, связанные арифметическими, логическими или строковыми операторами.
Мастер подстановок(LookupWizard)— вызывает мастера подстановок, с помощью которого можно создать поле, позволяющее выбрать значения из списка, построенного на основе значений поля другой таблицы, запроса или фиксированного набора значений. Такое поле отображается как поле со списком.
Дата добавления: 2018-02-28 ; просмотров: 3326 ; Мы поможем в написании вашей работы!
Источник: studopedia.net