Системы управления базами данных (СУБД) – это класс прикладных программных продуктов, предназначенных для работы со структурированной информацией. База данных(БД) – это информация, собранная или полученная в результате обработки данных из объектов для удовлетворения запросов и потребностей пользователя.
Можно выделить пять моделей организации данных, которые используются в БД:
Большинство современных БД являются реляционными.
Реляционная модель данных получила название от английского термина relation – отношение. Её предложил в 70-е годы сотрудник фирмы IBM Эдгар Кодд. При соблюдении определенных условий отношение представляется в виде двухмерной таблицы, привычной для человека.
Достоинствами реляционной модели являются простота, удобство реализации, наличие теоретического обоснования и возможность формирования гибкой системы БД, допускающей настройку при формировании запросов.
Реляционная модель данных используется в основном в БД среднего размера. При увеличении числа таблиц в базе данных падает скорость работы с ней.
Access урок 1. Основы работы в Microsoft Access, понятие базы данных, основные принципы работы
СУБД MS Access применяется для хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима работы.
База данных в MS Access представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа.
База данных в MS Excel, в отличии от базы данных в MS ACCESS, является удобным средством хранения ограниченного количества табличных данных с широкими возможностями выполнения расчетов и анализа данных. Базы MS Excel 2003 предназначаются, в большей степени, для индивидуального использования.
Основные функции СУБД MS Access — это определение данных, описание структуры базы данных, обработка данных и управление данными.
База данных в MS Access содержит совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определенной теме или задаче. Способы организации базы MS Access обеспечивают удобное представление всей совокупности данных или любой их части.
Объекты СУБД MS Access 2003
В MS Access в окне создания таблиц находятся семь вкладок, представляющие шесть видов объектов, с которыми работает программа:
1. Таблицы- основной объект MS Access. Список таблиц, составляющих базу данных приложения, появляется в окне базы данных при первом открытии приложения. MS Access создает также системные таблицы, в которых хранится информация обо всех объектах приложения, и эти таблицы при необходимости также могут отображаться в окне базы данных.
2. Запросы– используются для просмотра, анализа и изменения данных в одной или нескольких таблицах. Запросы могут служить источником данных для форм и отчетов Microsoft Access. Сам запрос не содержит данных, но позволяет выбирать данные из таблиц и выполнять над ними ряд операций.
Как создать таблицы в Microsoft Access за 8 минут
В Microsoft Access существует несколько видов запросов:
o запросы на выборку, выполняющие выборку данных из таблиц;
o запросы на изменение, которые дают возможность модифицировать данные в таблицах (в том числе удалять, обновлять и добавлять записи);
o запросы на создание таблицы, создающие новую таблицу на основе данных одной или нескольких существующих таблиц, а также другие типы запросов.
3. Формы– используются для организации удобного и интуитивно понятного интерфейса пользователя для работы с данными. Формы можно рассматривать как настраиваемые диалоговые окна. Формы также могут содержать элементы управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным в таблицах.
Элементами управления могут быть текстовые поля для ввода и правки данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, надписи, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Создание форм, содержащих элементы управления, существенно упрощает процесс ввода данных и позволяет предотвратить ошибки. Формы Access предоставляют функциональные возможности для выполнения многих задач, которые нельзя выполнить другими средствами. Формы позволяют выполнять проверку корректности данных при вводе, проводить вычисления, и обеспечивают доступ к данным в связанных таблицах с помощью подчиненных форм.
4. Отчеты– используются для предоставления пользователям необходимой информации на основе существующих данных. Отчеты можно просмотреть или напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые суммы.
В отчете невозможно изменить исходные данные. Формы могут содержать подчиненные формы, а отчеты могут содержать подчиненные отчеты.
5. Макросы- небольшие программы на языке макрокоманд системы Access. Макрос представляет собой структуру, состоящую из одной или нескольких макрокоманд, которые выполняются последовательно или в порядке, заданном определенными условиями. Набор макрокоманд в Access очень широк, с помощью макросов можно реализовать многое из того, что позволяют сделать процедуры на VBA. Каждая макрокоманда имеет определенное имя и аргументы, которые задаются пользователем. Например, при использовании макрокоманды ОткрытьФорму (OpenForm) в качестве аргументов необходимо задать имя открываемой формы и режим вывода ее на экран.
6. Модули- процедуры на языке программирования Visual Basic for Application (VBA). Язык программирования VBA является общим инструментом для всех приложений Microsoft Office, позволяющим решать любые задачи программирования, начиная от автоматизации действий конкретного пользователя и кончая разработкой полномасштабных приложений, использующих Microsoft Office в качестве среды разработки.
7. Страница доступа к данным не рассматривается как объект. Это – веб — страница, имеющая подключение к базе данных. С помощью страницы доступа к базе данных можно просматривать, добавлять, обрабатывать и корректировать данные. Страница доступа к данным может содержать сводный список, электронную таблицу или диаграмму, разрешение вопросов с которым описано отдельно.
У каждой страницы доступа к данным имеются свойства, которые пользователь может задавать для изменения внешнего вида или характеристики этого элемента. Просматривать и изменять свойства можно с помощью окна свойств или редактора сценариев Microsoft Visual Script Editor.
Создание базы данных
Прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо продумать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания эффективной базы данных.
Шаги создания структуры базы данных:
o формулирование цели создания базы данных
o определение основных её функций
o определение содержания и формата данных
При проектировании таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:
o информация в таблице не должна дублироваться.
o каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.
o в таблице должна присутствовать вся необходимая информация.
o информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы
После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.
Работа в базе данных
Таблицы
Основной объект базы данных — таблица может находиться в двух основных режимах – режиме конструирования и режим просмотра.
В режиме просмотра возможен ввод и изменения данных в раннее созданной таблице и добавление и удаление строк. Все изменения в таблицах сохраняются автоматически в режиме реального времени.
Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру — они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта.
Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных (например, текстовая строка, число, дата).
В MS Access действуют ограничения на имена полей.
1. должно содержать не более 64 символов
2. может содержать любую комбинацию букв, цифр
3. не может содержать точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного символа (`) и прямых скобок ([ ])
4. не должно начинаться с пробела
5. не должно включать управляющие символы (с кодами ASCII от 0 до 31)
6. допускает пробелы. Необходимо помнить, что они могут вызывать конфликты при работе с другими системами
7. не должно совпадать с зарезервированными словами. Например, не следует давать полю имя Count, Sum и т.п.
8. должно быть уникальным в пределах таблицы.
После задания имени надо выбрать тип поля. Тип поля определяет допустимые символы, которые могут быть использованы при его заполнении. Для некоторых типов полей, например, поля типа «дата», осуществляется и более сложная проверка. Если допущена ошибка в типе данных или неправильно введена дата, то необходимо исправить ошибку, так как СУБД не дает других возможностей продолжить работу.
Если щелкнуть мышкой по свободной ячейке графы “Тип поля”, то высветится список допустимых типов полей, из которого и следует выбрать подходящий для описываемого поля тип. Имя и тип поля должны задаваться обязательно. Графа “Описание” может не заполняться. Эта графа используется в целях документирования проекта.
Допустимые типы полейв Access и их краткая характеристика приведены в таблице 1:
| Текстовый | Текстовое поле может содержать текст или числа, не требующие проведения расчетов, максимальное количеств символов — 50 (255 байт). |
| Поле MEMO | Это поле может содержать длинный текст до 64 Кбайт(65535 символов) |
| Числовой | Поле для числовых значений, до 8 байт |
| Дата/время | В поле содержатся данные о дате и времени, 4 байта |
| Денежный | Эти поля содержат денежные суммы |
| Счетчик | При добавлении в таблицу новой записи значение этого поля увеличивается на 1 (единицу). Значения в таких полях не обновляются. Поля этого типа удобно использовать для ведения каталогов с уникальными номерами. |
| Логический | Это поле может принимать только два значения: «Да» и «Нет», 1 бит |
| Поле объекта OLE | В этом поле могут храниться связанные или внедренные объекты. Максимальный объем данных в этом поле может достигать 1 Гбайта. |
| Гиперссылка | В полях этого типа могут содержаться гиперссылки на объекты в Internet. |
Описание свойств полей
В нижней части экрана описания таблицы отображается список свойств выбранного поля. Перечень свойств будет зависеть от выбранного типа поля.
Некоторые типы полей имеют схожие наборы свойств полей. Ниже перечислены основные свойства полей:
o значение по умолчанию
o условия на значения
o сообщение об ошибке
o обязательное поле
o пустые строки
o индексированное поле
Определяет максимальную длину текстового поля (по умолчанию 50 знаков) или тип данных числового поля. Рекомендуется задавать минимально допустимое значение этого свойства, потому что обработка данных меньшего размера выполняется быстрее. Если вы преобразуете поле в меньшее по размеру, может произойти потеря данных.
Условия на значения
Предназначено для определения ограничений. Условия вводятся как выражения. Выражения могут быть простыми или сложными. Используя их можно задавать и диапазоны. Например, условие: >#1.92#, заданное как “Условие на значения” для поля “ДАТА_ПРИЕМА_НА_РАБОТУ”, будет означать, что допустим ввод дат только после 1992 года.
Условия на значения могут задаваться для полей или записей. Выражения, определяющие условия на значения, не должны содержать функции, определяемые пользователем, статистические функции или функции по подмножеству, а также ссылки на формы, запросы и таблицы.
Условия на значения для записей задаются в окне свойств таблицы, вызываемом командой “Свойства” меню “Вид” в режиме конструктора таблицы.
Использование масок ввода обеспечивает контроль использования допустимых символов и облегчает процесс ввода данных.
Например. Ввод в таблицу фамилий сотрудников.
Для соответствующего поля можно задать маску ввода. Маска позволит использовать только буквы при вводе, обеспечит преобразование первого символа в верхний регистр, всех остальных — в нижний, и не допустит ошибочного ввода фамилии, состоящей из одной буквы.
В Access такая маска ввода будет выглядеть следующим образом:
Символ “L” в маске обозначает, что в данную позицию должна быть введена буква, символ “?” обозначает, что в данную позицию может быть введена буква. Символ “>” преобразует все символы, расположенные правее этого знака, к верхнему регистру, символ “
Индексированное поле можно использовать для контроля на уникальность. В Access, как и во многих других системах, при определении для индексированного поля значения свойства “уникальный индекс” в это поле не допускается ввод повторяющихся значений.
Индексированные поля, или индексы, отличаются от обычных полей тем, что для них Access создает специальные списки, позволяющие выполнять быструю сортировку и поиск по содержимому индексированного поля. Таблица может содержать несколько индексов.
Ключ — это специальный индекс, идентифицирующий записи. Значения такого поля должны быть уникальными. Его наличие не обязательно, но оно так часто используется, что при отсутствии ключа Access напоминает об этом и предлагает автоматически добавить ключевое поле.
В тех СУБД, которые поддерживают концепцию ключа (в том числе и в Microsoft Access), после того как в таблице определяется ключ, по этому полю производится индексирование и запрещается ввод повторяющихся или пустых значений ключа.
Свойство “Индексированное поле” определяет, надо ли создавать индекс по этому полю. Не допускается создание индексов для полей MEMO, гиперссылок и объектов OLE.
Есть несколько способов создания новой таблицы отличающихся уровнем автоматизации:
1. Режим таблицы – открывает заготовку, в которой все поля имеют формальные имена: Поле1, Поле2 … и т.д.
2. Конструктор– наиболее универсальный метод. В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства.
3. Мастером таблиц пользуются наиболее опытные разработчики. Это программа, ускоряющая создание структуры таблицы. Мастер задает ряд вопросов и, руководствуясь полученными ответами, создает структуру таблицы автоматически.
4. Импорт таблиц – самый «автоматичный» способ состоит в импорте таблиц из другой базы, может быть, даже созданной в другой системе. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура полей, их названия и свойства, а также и содержимое базы. Если что-то импортируется не совсем так, как надо, необходимые правки (например, в свойства полей) вносят вручную.
5. Связь с таблицами– используют в тех случаях, когда речь идет о чужой таблице, которая находится на удаленном сервере и которую нельзя импортировать целиком.
Наиболее часто используемый способ – Конструктор. В режиме Конструктора легко выполняются операции добавления нового поля, а также перемещение, переименование и удаление полей.
Закончив создание структуры таблицы в Конструкторе, нужно щелкнуть на кнопке Вид и перейти в Режим таблицы для заполнения ее данными.
Источник: poisk-ru.ru
Основные объекты Access
Запрос (query) – это средство выбора необходимой информации из базы данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос.
Запрос на выборку извлекает данные из одной или нескольких таблиц и представляет их в табличном виде. Этот тип запроса можно использовать для группировки записей, вычисления сумм, средних величин и других итоговых значений. Работая с результатами запроса, можно одновременно редактировать данные из нескольких таблиц.
Параметрический запрос запрашивает ввод параметров (например, начальную и конечную дату). Этот тип запросов часто используется для получения отчетов за определенный период времени.
Перекрестный запрос выполняет расчеты и группирует данные для анализа информации. Для элементов, расположенных в левом столбце и в верхней строке результатов запроса, могут вычисляться итоговые значения (сумма, количество или средняя величина). Ячейки на пересечении строк и столбцов также содержат вычисляемые значения.
Запрос на действие вносит множественные изменения за одну операцию. Собственно, это запрос на выборку, который выполняет определенные действия над результатами отбора. Возможны четыре типа действий: обновление, удаление и добавление записей и создание таблицы. В двух последних случаях результаты запроса на выборку либо добавляются в существующую таблицу, либо для них создается новая таблица.
Таблицы – содержат информацию (БД)
Запросы — выборка данных по некоторым условиям, сортировка данных, обновление, удаление и добавление данных
Формы – наглядный ввод данных
Отчеты – подготовка итоговых документов и вывод их на печать.
Содержимое разработки
Запрос (query) – это средство выбора необходимой информации из базы данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос.
Виды запросов
- Запрос на выборку извлекает данные из одной или нескольких таблиц и представляет их в табличном виде. Этот тип запроса можно использовать для группировки записей, вычисления сумм, средних величин и других итоговых значений. Работая с результатами запроса, можно одновременно редактировать данные из нескольких таблиц.
- Параметрический запрос запрашивает ввод параметров (например, начальную и конечную дату). Этот тип запросов часто используется для получения отчетов за определенный период времени.
- Перекрестный запрос выполняет расчеты и группирует данные для анализа информации. Для элементов, расположенных в левом столбце и в верхней строке результатов запроса, могут вычисляться итоговые значения (сумма, количество или средняя величина). Ячейки на пересечении строк и столбцов также содержат вычисляемые значения.
- Запрос на действие вносит множественные изменения за одну операцию. Собственно, это запрос на выборку, который выполняет определенные действия над результатами отбора. Возможны четыре типа действий: обновление, удаление и добавление записей и создание таблицы. В двух последних случаях результаты запроса на выборку либо добавляются в существующую таблицу, либо для них создается новая таблица.
Таблицы – содержат информацию (БД)
Запросы — выборка данных по некоторым условиям, сортировка данных, обновление, удаление и добавление данных
Формы – наглядный ввод данных
Отчеты – подготовка итоговых документов и вывод их на печать
Действия, выполняемые над информацией, хранящейся в базе данных, называются манипулированием данными.
К ним относятся выборка данных по некоторым условиям, сортировка данных, обновление, удаление и добавление данных.
с помощью запросов.
Алгоритм создания запроса
- Открыть вкладку Запросы
- Выбрать команду Создание запроса в режиме конструктора
В окне Добавление таблицы на вкладке «Таблица» выбрать название нужной таблицы; выполнить команду «Добавить»/ «Закрыть».
В итоге получается готовый бланк запроса:
Из какой таблицы производится выборка данных
Необходима ли сортировка (по возрастанию/убыванию)
Выводить ли данное поле на экран
По какому условию производить отбор
К БД «Видеотека» создадим запрос: Вывести названия всех фильмов, созданных в США
Для выполнения запроса:
или на панели инструментов !
В результате отбора будет:
Вывести названия всех фильмов, созданных в США или в России ранее 15.03.1997 года.
Сортировка данных по убыванию
Сортировка по возрастанию
Источник: videouroki.net
Microsoft Access. Основные объекты Microsoft Access
2. Microsoft Access — реляционная СУБД корпорации Microsoft . Входит в состав пакета Microsoft Office. Имеет широкий спектр
3. Основные объекты Microsoft Access
Таблица
Запрос
Форма
Отчет
Макрос
Модуль
4. Особенности Access
Access хранит все данные, относящиеся к
одной базе данных, в едином файле
Система поддерживает первичные и внешние
ключи и обеспечивает целостность данных на
уровне ядра
Кроме того, таблицы в Access снабжены
средствами проверки допустимости данных,
предотвращающими некорректный ввод
Access поддерживает все необходимые типы
полей, в том числе текстовый, числовой,
счетчик, денежный, дата/время, MEMO,
логический, гиперссылка и поле объекта OLE
5. Достоинства СУБД Access:
Хранение данных в виде таблиц
Легко связывать данные хранящиеся в разных
таблицах
Даёт возможность работать с другими БД
Позволяет устанавливать связь с другими
программами из пакета Microsoft Office
Возможность интеграции с Visual Basic Application или
Delphi
Для выполнения почти всех основных операций Access
предлагает большое количество Мастеров, которые
делают основную работу за пользователя при работе с
данными и разработке приложении
Access имеет очень простой графический интерфейс,
который позволяет не только создавать собственную
базу данных, но и разрабатывать простые и сложные
приложения
6. Недостатки СУБД Access:
Возможности Access по обеспечению
многопользовательской работы несколько
ограничены
В плане поддержки целостности данных Access
отвечает только моделям БД небольшой и
средней сложности. В нем отсутствуют такие
средства как триггеры и хранимые процедуры,
что заставляет разработчиков возлагать
поддержание бизнес логики БД на клиентскую
программу
Access не имеет надежных стандартных
средств в отношении защиты информации и
разграничения доступа
Источник: ppt-online.org