Основные настройки программы и редактирование таблиц в экселе

Во время работы в Эксель, наряду с добавлением и обработкой данных, очень важно наилучшим образом представить информацию (цвет, размер, тип шрифта, границы, заливка, выравнивание и т.д.), чтобы она была максимально информативной и легко воспринимаемой. В этом поможет форматирование таблицы, с помощью которого, помимо прочего, можно задать тип данных, чтобы программа могла правильно идентифицировать те или иные разновидности значений в ячейках. В данной статье мы рассмотрим, каким образом выполняется форматирование в Excel.

Содержание скрыть

• Трансформация в “Умную таблицу”
• Ручное форматирование

• Выбор типа данных
• Выравнивание содержимого
• Настройка шрифта
• Границы и линии
• Заливка ячеек
• Защита данных

Трансформация в “Умную таблицу”

Выбрав определенную область данных в таблице, можно воспользоваться такой опцией как автоформатирование. Эксель автоматически выполнить преобразование выделенного диапазона в таблицу. Вот как это делается:

Excel 2007.Изменение размера ячеек, Добавление и удаление столбцов и строк.

1. Производим выделение нужных элементов. На ленте программы находим группу инструментов “Стили” (вкладка “Главная“) и жмем кнопку “Форматировать как таблицу”.
2. Раскроется перечень различных стилей с заранее выполненными настройками. Мы можем выбрать любой из них, кликнув по понравившемуся варианту.
3. На экране появится вспомогательное окошко, где будут отображаться координаты выделенного в первом шаге диапазона. В случае необходимости адреса ячеек можно скорректировать (вручную или выделив заново требуемую область в самой таблице). При наличии шапки таблицы в выделении обязательно ставим напротив пункта “Таблица с заголовками” галочку. Далее щелкаем OK.
4. В результате, наша таблица трансформируется в так называемую “умную таблицу”.

Ручное форматирование

Несмотря на такую полезную опцию, рассмотренную в разделе выше, некоторые пользователи предпочитают самостоятельно определять внешний вид своей таблицы и задавать ей именно те настройки, которые считают наиболее оптимальными и подходящими. Делать это можно по-разному.

В окне “Формат ячеек”

1. Производим выделение нужных элементов, к которым хотим применить форматирование, после чего щелкаем по выделенной области правой кнопкой мыши. В появившемся списке жмем по строке “Формат ячеек”.
2. Появится окно с параметрами форматирования выделенных ячеек, в котором мы можем задавать множество настроек в разных вкладках.

Основные настройки программы Microsoft Office Excel 2010 (6/50)

С помощью инструментов на ленте

Для форматирования можно пользоваться инструментами, которые расположены на ленте программы, причем, самые популярные представлены в главной вкладке. Чтобы применить тот или иной инструмент, достаточно нажать на него, предварительно выделив требуемый диапазон ячеек в таблице.

Выбор типа данных

Прежде, чем начать работу с данными, нужно задать для них корректный формат, чтобы визуально было проще воспринимать информацию, а также, чтобы программа правильно ее идентифицировала и использовала во время обработки значений и проведения различных расчетов.

Окно “Формат ячеек”

В окне форматирования ячеек выполнить требуемые настройки можно во вкладке “Число”. В перечне доступных числовых форматов выбираем один из следующих вариантов ниже:

• Общий;
• Числовой;
• Денежный;
• Финансовый;
• Дата;
• Время;
• Процентный;
• Дробный;
• Экспоненциальный;
• Текстовый;
• Дополнительный;
• (все форматы).

После того, как мы определились с выбором, практически для всех типов данных (за исключением общего и текстового форматов) программа предложит задать детальные параметры в правой части окна.

К примеру, для числового формата можно:

• задать количество десятичных знаков после запятой;
• определить, нужен ли разделитель группы разрядов;
• выбрать, каким образом будут отображаться отрицательные числа.

Таблица Эксель — Cоздание и настройка

Таблица Эксель позволяет удобно хранить разные данные.

Контроль семейного бюджета, расходы на коммунальные услуги, данные для рабочих отчетов, все это лучше хранить в таблице, так значения не потеряются, и не будет лишних ошибок.

Все пользователи хоть раз стыкались с таким действием, как создание таблицы.

Для этой цели применяются самые разные утилиты, но чаще всего используют приложения из пакета Microsoft Office.

Многие говорят, что легче всего справиться с задачей помогает текстовый редактор Ворд, но для таблиц создана специальная программа Эксель.

Поэтому ее советуют применять даже для простых сводок, а вот что касается возможностей в данном вопросе, то Word значительно уступает по функционалу.

Правда, в Ворде мы все привыкли работать, а как создать таблицу в Excel знает далеко не каждый. На самом деле, ничего сложного нет, процедура создания отнимет всего несколько минут.

Создание таблицы

В Экселе сделать таблицу можно двумя вариантами.

Первый предусматривает вставку элемента при помощи выбора стандартного стиля, а второй способ позволяет создать сводку индивидуально, с выбором понравившегося стиля.

Вставка элемента:

• Для начала надо выделить на листе место под будущую таблицу. Для этого выбираем необходимое количество ячеек. При этом они могут быть как заполненными, так и пустыми;
• Переходим на вкладку «Вставка», выбираем раздел «Таблицы» и клацаем на пункт соответствующего названия;

Вставка обычной таблицы

• Когда в диапазоне есть данные, которые необходимы для применения в заголовке таблицы, то надо оставить отметку возле строки «Таблица с заголовками»;

Выбор наличия заголовков

Когда нет отметки возле этой строки, то в поле заголовка будут указаны стандартные значения. Чтобы исправить это, достаточно просто ввести необходимый текст.

Если нет надобности в отображении заголовков, то их без проблем получится отключить позже, уже в созданной таблице, поэтому волноваться не стоит.

Когда табличка уже появилась на листе Excel, то активируется иконка «Работа с таблицами» в которой есть пункт «Конструктор».

Его инструменты позволяют изменять конфигурации таблицы и редактировать ее по требованиям пользователя.

Важно! Функционал в разных версиях Excel похожий, но в новых продуктах нет строки со звездочкой (*), которая в версии 2003 выполняла функцию быстрого добавления строк и столбцов.

Редактирование информации в форме таблицы

Для этой цели инструкция содержит всего три пункта:

• Для начала выделяем на странице нужное количество заполненных или пустых ячеек, из которых надо создать сводку.
• Переходим в окно «Главная», нажимаем на «Стили» и после этого выбираем иконку «Форматировать как таблицу». После нажатия на эту функцию, элемент создается автоматически.

Выбор стиля элемента

• Выбираем необходимый стиль, тут программа предлагает светлые, средние и темные варианты оформления.

Также есть возможность создания пользовательских стилей. Если такой занесен в программу, то он будет доступен в разделе «Пользовательские».

Перенос таблицы в диапазон данных

Для этой цели:

• Нажимаем мышкой в любом участке таблицы. Это действие выведет на экран меню «Работа с таблицами» и вкладку «Конструктор».

• После открытия этой вкладки нажимаем на «Сервис» и выбираем строчку «Преобразовать в диапазон».

Преобразование в диапазон

Когда это действие выполняется в обратном порядке, то функции таблицы будут нерабочими.

Так, в заголовках пропадет параметр стрелки для фильтрации и группировки, а применяемые ссылки с именами таблицы станут простыми ссылками на ячейки.

Совет! Для выполнения этой функции также можно нажать на таблице ПКМ, и с появившегося меню выбрать строчку «Таблица», и на следующем этапе выбрать действие «Преобразовать в диапазон».

Также, когда сделана таблица, при помощи нажатия на функцию «Отменить» (стрелочка, смотрящая в левую строну, на верхней панели программы), можно опять ее превратить в диапазон данных.

Если вам интересны другие статьи на эту тему, читаем здесь:

• Горячие клавиши Excel — Самые необходимые варианты
• Как построить график в Excel — Инструкция
• Округление в Excel — Пошаговая инструкция

Удаление таблицы

Если с вопросом, как сделать таблицу в Excel мы уже разобрались, то вопрос с ее удалением все еще актуален.

На самом деле все очень просто, особых манипуляций совершать не нужно:

Клавиша «Delete» на клавиатуре ноутбука

Также сразу после создания таблицы, удалить ее можно при помощи нажатия кнопки «Отменить» на верхней панели программы.

Правила работы с умными таблицами

Простая таблица с данными – это не то что принесло программе Excel известность, простой элемент и в Ворде доступен.

Существует такой термин, как «Умные таблицы» и его название полностью соответствует содержанию.

Умные они потому, что сами могут рассчитать определенное действие.

Например, в таблице с коммунальными счетами, правильно настроенная таблица при вводе каждой позиции (газ, свет, вода) сразу будет определять общую сумму стоимости услуг.

Но такие возможности программы известные не всем, а те, кто и слышал об этом, просто не знают, как пользоваться этим функционалом.

Поэтому необходимо ознакомиться с общими правилами создания умных таблиц.

Для того чтобы такие таблицы работали нормально, надо не только использовать специальные формулы, но еще и придерживаться правил:

• Каждый столбец должен получать уникальное имя колонок.
• В готовой таблице не должны оставаться пустые места, это навредит работе формулы.
• В колонке не должны встречаться разнородные данные. Например, если в колонке указаны доходы семьи в рублях, то не стоит в те же строки вносить данные в долларах или другой валюте.
• Без потребности не стоит объединять ячейки таблицы.
• Таблица должна выглядеть одинаково во всех участках. Для этого надо рисовать сетку и выделять одним цветом заголовки.
• Чтобы заголовок оставался в поле зрения, надо закреплять области.
• Выбирать стандартный фильтр.
• Использовать строку подитогов.

• Умно применять абсолютные и относительные ссылки в формулах действий. Это надо делать так, чтобы ссылки протягивались без изменения данных.
• Не затрагивать столбцы и строки, которые находятся вне зоны таблицы. Часто люди желают окрасить лишь один столбец на 10-20 ячеек, но при этом случайно затрагивают сотни сторонних элементов и потом удивляются, почему файл Exel отнимает так много места.

Такие несложные правила помогут значительно облегчить процедуру записи и подсчета данных.

Работая с умными таблицами, пользователь сам убедится, насколько же просто и удобно применять программу Exel.

Источник: activation-keys.ru

Умные таблицы в Excel

Умные таблицы появились в Excel, начиная с 2007 версии. Это привычные многим полосатые таблицы, которые выглядят примерно так:

И несмотря на то, что их используют уже много лет, еще остаются пользователи, которые используют этот крутой инструмент только потому что “красиво” или не используют совсем. Давайте разберемся, какие преимущества дают умные таблицыв Excel, помимо приятно-полосатого внешнего вида. Но сначала узнаем, как ее создать.

• Как создать умную таблицу в Excel
• Плюсы и минусы умной таблицы в Excel
• Форматирование умной таблицы
• Добавляем срезы (фильтры) к умной таблице
• Как убрать умную таблицу

Как создать умную таблицу в Excel

Чтобы из обычной таблицы Excel сделать “умную” таблицу, нужно:

1. Щелкнуть на любой ячейке таблицы.

Обратите внимание, что всю таблицу выделять не обязательно — если в таблице нет пустых строк или столбцов, Excel сам определит границы диапазона.

2. Нажать сочетание клавиш Ctrl + T. Вокруг таблицы появится рамочка- выделение и окно Создать таблицу , в котором указан выделенный диапазон

Если вдруг это выделение не захватило какую-то нужную область, можно выделить область таблицы вручную.

Обратите внимание на предыдущую картинку — если ваша таблица уже имеет заголовки (“шапку”), то обязательно должна быть установлена “галочка” Таблица с заголовками . Иначе заголовки будут добавлены автоматически в формате Столбец1, Столбец2 и т.д.

Если таблица не имеет заголовков, то “галочку” Таблица с заголовками лучше снять и уже потом переименовать заголовки. Иначе в качестве заголовков будут назначены значение из первой строки.

3. Нажать Ок или клавишу Enter. Готово, у нас получилось преобразовать обычный диапазон в умную таблицу Excel.

Также есть второй способ создания умной таблицы.

1. Также щелкаем в любой ячейке таблицы.

2. Вкладка Главная — Блок Стили — Форматировать как таблицу — в Выпадающем окне выбираем стиль таблицы.

3. Далее также смотрим, чтобы выделение захватило весь нужный диапазон и была установлена галочка Таблица с заголовками и нажимаем Ок .

Плюсы и минусы инструмента умные таблицы в Excel

Преимущества инструмента Умные таблицы в Excel

1. Таблица автоматически расширяется при добавлении строк или столбцов.

Главное требование при этом — новый столбец или строка должны добавляться “впритык” к таблице — без пропусков строк или столбцов.

2. Формулы, введенные в ячейку, после нажатия Enter автоматически копируются на весь столбец.

3. Автоматически добавляются автофильтры ко всем столбцам. И на столбцы, добавленные уже после создания таблицы, фильтры также “навешиваются” автоматически. При этом фильтр можно убрать (см. в разделе Форматирование умной таблицы)

При прокрутке таблицы строка с заголовками и фильтрами закреплена вверху страницы, даже если вы отдельно не закрепляли области.

4. Умные таблицы в Excel имеет имя, которое присваивается автоматически, но его можно изменить.

Посмотреть и изменить имя умной таблицы в Excel можно на вкладке Конструктор таблиц (при этом курсор должен быть установлен на любой ячейке в таблице, иначе вкладка Конструктор таблиц не появится на ленте)

5. К умной таблице можно добавить срезы, такие же, как для сводной таблицы. Срезы в умной таблице упрощают ее фильтрацию и делают более отчет более профессиональным.

6. Структурированные формулы, которые легко читать.

В формулах внутри таблицы используются не привычные адреса ячеек и диапазонов, а специальные адреса, отражающие называние столбца или области внутри таблицы. Это облегчает “чтение” формулы (если, конечно, столбцам в таблице были даны релевантные названия).

7. Автоматическое добавление итогов к таблице с возможностью выбора вида итога (сумма, среднее и т.д.).

8. Удобно создавать сводные таблицы на основании умных таблиц. При добавлении новых столбцов или строк в исходную таблицу, они автоматически добавляются в сводную таблицу (после ее обновления) без необходимости настраивать диапазон.

9. Умные таблицы в Excel удобно загружать в Power Query для последующей обработки.

10. Ну и конечно, красивый “полосатый” внешний вид без “танцев с бубнами” с условным форматированием.

Еще одно преимущество “внешности” — легкая настройка форматирования умной таблицы в Excel. На вкладке Конструктор таблиц его можно быстро настроить (см. раздел Форматирование умной таблицы)

Но, конечно, “умные” таблицы в Excel имеют и ряд особенностей, которые могут затруднить их использование.

Минусы инструмента Умные таблицы в Excel

1. При достаточно большом размере таблицы и большом количестве формул файл с умной таблицей может тормозить. Это связано с тем, что форматирование умной таблицы сделано по типу условного форматирования, которое “нагружает” файл.
2. Если добавить строку итогов, то функция автоматического расширение «умной таблицы» по строкам при добавлении данных перестает работать. Это логично, т.к. не могут же новые строки с данными быть после строки итогов. Расширить таблицу в этом случае можно только растягиванием за уголок.
3. Заголовки можно располагать только в первой строке умной таблицы. Это лишает возможность делать сложные «шапки» таблиц, а также использовать одинаковые названия столбцов — если столбцы будут называться одинаково, Excel автоматически добавить к ним цифру 2, 3 и т.д.
4. Формулы могут становятся очень длинными, поскольку в формулу прописывается наименование столбца. Особенно если заголовки длинные сами по себе. Этот момент ограничивает возможность давать сложные названия столбцам.
5. Нет возможности закрепить ячейки или столбцы абсолютными/относительными ссылками, и при “протягивании” формулы ссылки съезжают.
6. Нельзя установить режим совместного доступа в файл, который содержит хотя бы одну “умную” таблицу .

Форматирование умной таблицы

Можно достаточно гибко настраивать форматирование умной таблицы в Excel.

Настройка внешнего вида умной таблицы

1. Откроем вкладку Конструктор таблиц (при этом должна быть активна любая ячейка внутри таблицы)
2. В блоке Стили таблиц можно выбрать подходящий стиль из выпадающего списка.

Также можно создать собственный стиль таблицы умной таблицы в Excel.

Вкладка Конструктор таблиц — блок Стили таблиц — выпадающий список — Создать стиль таблицы . И далее поочередно настроить форматирование для каждого элемента таблицы. Для этого нужно выбрать элемент, нажать на кнопку Формат и выбрать нужные параметры заливки, шрифта и т.д.

К тому же, никто не запрещает настраивать внешний вид таблицы вручную . Например, сделать заливку определенного заголовки или ячейки другим цветом.

Также можно очистить стиль умной таблицы.

Это отличное решение для таблиц, которые используются в промежуточных расчетах, и находятся не “на виду”, поскольку отсутствие стиля облегчает работу файла.

Для этого нужно щелкнуть на любой ячейке таблицы — вкладка Конструктор таблиц — блок Стили таблиц — выпадающий список — Очистить.

Теперь таблица не имеет форматирование. Но она не перестала быть умной таблицей! Обратите внимание, что у нее так же есть границы и имя, следовательно, это такая же умная таблица, просто не цветная.

Параметры стиля умных таблиц в Excel

Если вы выбрали предустановленный стиль умной таблицы в Excel, то можно сделать его поднастройку. На вкладке Конструктор таблиц в блоке Параметры стилей таблиц можно настроить параметры установкой/снятием “галочек”

• Строка заголовков: включает и отключает заголовки в таблице
• Строка итогов: включает/отключает строку итогов.
• Чередующиеся строки — включает/отключает “полосатость” таблицы, все строки становятся бесцветными.
• Чередующиеся столбцы — включает/отключает чередования цвета столбцов. Со включенным параметром столбцы окрашиваются цветом “через один”
• Первый столбец и Последний столбец — включает/отключает жирный шрифт для первого и последнего столбца в таблице.
• Кнопка фильтра — включает/отключает автофильтр.

Как изменить имя умной таблицы в Excel

Также на вкладке Конструктор таблиц можно изменить имя таблицы. По умолчанию Excel присваивает таблицам имена типа Таблица1, Таблица2… Однако, лучше их менять на более релевантные, это удобно для использования в формулах.

Чтобы изменить имя умной таблицы, заходим на вкладку Конструктор таблиц — Блок Свойства — в поле Имя таблицы пишем новое имя.

Добавляем срезы (фильтры) к умной таблице

Срезы в умных таблицах выглядят аналогично срезам в сводных таблицах. Они упрощают фильтрацию таблиц.

Чтобы добавить срез к умной таблице в Excel, нужно перейти на вкладку Конструктор таблиц (должна быть активна любая ячейка внутри таблицы) — блок Инструменты — Вставить срез.

Далее нужно отметить галочками, срезы по каким столбцам нужны. Для примере выберем срезы по Дате и Адресу магазина.

Срезы добавлены. Теперь можно фильтровать данные в умной таблице Excel с их помощью.

Как убрать умную таблицу

Иногда нужно преобразовать умную таблицу обратно в диапазон — это значит, что нужно убрать умную таблицу и оставить просто данные.

Для этого переходим на вкладку Конструктор таблиц — блок Инструменты — Преобразовать в диапазон

В появившемся окне нажимаем кнопку Да.

Таблица не изменила свой внешний вид — но она перестала быть умной таблицей (т.е. лишилась всех ее функций — см. раздел Плюсы и минусы умной таблицы в Excel).

В этой статье мы узнали, что такое умные таблицы в Excel, а также познакомились с особенностями таких таблиц.

Источник: excel-analytics.ru