Одной из самых распространенных сетевых информационных технологий глобальных сетей является организация передачи сообщения в электронном виде. Такой процесс передачи сообщения получил название электронной почты (e- mail — сокращенное название «electronic mail » — электронная почта ).
Электронная почта представляет собой массовое средство электронных коммуникаций, которая характеризуется высокой скоростью и надежностью доставки корреспонденции, относительно низкой стоимостью услуг. Электронная почта позволяет выполнять следующие функции, представленные на рис. 7.5.
увеличить изображение
Рис. 7.5. Функции электронной почты
Прием сообщений и автономный просмотр
Это основная функция всех почтовых программ. При подключении к хост-компьютеру (почтовому серверу) производится автоматическое копирование всех поступивших сообщений на персональный компьютер клиента, после чего их можно читать в автономном режиме, т. е. отключившись от сети.
Пересылка оперативных сообщений
Такие сообщения оперативно подготавливаются в специальной коммуникационной программе и сразу пересылаются адресату.
Outlook 2013 полезные советы
Отправка заранее подготовленных файлов с текстовой информацией
Для реализации передачи заранее подготовленных файлов почтовая программа может иметь встроенный текстовый редактор или электронное послание готовится в специализированной программе для подготовки текстов, которые затем пересылаются адресату.
Организация функционирования адресной книги
Адресная книга — это средство управления базой данных, обычно встроенное в почтовую программу, которое позволяет вести учет контактов. Контактами называются записи адресной книги, соответствующие регулярным корреспондентам и содержащие данные о людях и их адресах электронной почты.
Стандартными функциями работы с адресной книгой являются:
- автоматизированное создание контакта на основании данных, взятых из заголовка поступившего сообщения;
- автоматизированное создание шаблона сообщения после выбора нужного контакта;
- упорядочение списка контактов путем группировки и сортировки.
Пересылка графических факсимильных копий документов
Эта функция может быть выполнена за счет сканирования оригинала сообщения и передачи сформированного файла, что значительно удешевляет процесс передачи электронного документа, который затем распечатывается у адресата.
Оповещение пользователя о получении новой корреспонденции
Эти функции обычно реализуются настроенной дополнительной системой, предназначенной для контроля состояния учетных записей на хост-компьютерах. Различают сетевые и автономные средства оповещения:
| Сетевые средства работают во время сеансов связи с Internet и занимаются периодической проверкой учетных записей | Автономные средства оповещения работают по заданному расписанию, при этом они могут самостоятельно устанавливать соединения с хост-компьютером и после проверки учетных записей разрывать его |
Наиболее развитые средства оповещения могут анализировать заголовки поступивших сообщений и переадресовывать сообщения на другой адрес электронной почты (тот, где в данный момент находится адресат) или на иные средства связи (обычный или сотовый телефон, пейджер и т. д.). Некоторые программы при этом способны воспроизвести принятый текст голосом.
Mailbird — выбираем лучший почтовый клиент для дома и работы на Windows 10
В качестве сигнала оповещения может использоваться звуковой или визуальный сигнал. Большинство средств оповещения могут сигнализировать о поступлении почты запуском заданной программы, а некоторое и достаточно экзотическими средствами, например, миганием индикаторов клавиатуры и т. д.
Выполнение фильтрации сообщений
Выражается в удалении из памяти персонального компьютера нежелательных сообщений, на которые укажет пользователь.
Фильтрацию используют для борьбы с негативным явлением, которое называется «спам».
Существуют разные подходы к квалификации спама. В частности, первое обращение, как правило, спамом не считается — это нередко используют рекламные службы электронной торговли, но немотивированные повторные обращения уже являются нарушением правил пользования электронной почтой и могут быть обжалованы.
Поддержка «черного» и «белого» списков
Средства фильтрации могут работать с заранее заготовленными списками почтовых адресов. Как правило, списки делят на «черные» и «белые».
«Черным» называется список адресов электронной почты, сообщения от которых автоматически блокируются и уничтожаются непосредственно на почтовом сервере без передачи пользователю.
«Белый список» используют, чтобы пропускать избранные сообщения в тех случаях, когда почтовая программа пользователя настроена на блокирование всех поступающих сообщений.
Следует отметить, что «черный» список может быть распределенным. Так, например, сегодня в Internet есть службы, ведущие учет известных спаммеров и рекламных служб, нарушающих этикет электронной почты. Почтовая программа может автоматически сличать адреса отправителей входящих сообщений с данными этих сетевых служб и блокировать поступающую корреспонденцию на основании их рекомендаций.
Упорядочение сообщений
Упорядочение входящих и исходящих сообщений производится путем сортировки и группировки документов по тематическим папкам. Так, например, в папке «Входящие» отображаются только принятые сообщения, в папке «Отправленные» указываются отправленные письма, а в папке «Исходящие» — сообщения, подготовленные для отправки, но пока еще не отправленные по каким-либо причинам. Многие почтовые программы предоставляют специальную папку «Черновики» для хранения сообщений, не готовых для отправки.
Сортировка электронной почты используется для упорядочения сообщений внутри папок. Обычный порядок сортировки — по дате, но его можно и изменить, если почтовая программа имеет соответствующие функции.
Автоматическая подготовка шаблонов документов для их отправки
При подготовке ответных сообщений почтовая программа использует данные, взятые из заголовка исходного сообщения. Это позволяет упростить заполнение адреса получателя.
Удобной является функция цитирования исходного сообщения. Она позволяет использовать при подготовке ответа избранные фрагменты исходного сообщения и выделить их особым образом, сделав отличающимися от текста ответа.
Пересылка сообщения с вложенными файлами
По своей природе электронная почта предназначена для пересылки чисто почтовых сообщений, преимущественно исполненных в определенном формате. Произвольные файлы, как правило, выполняются в другом формате, что требует их дополнительного специального преобразования.
Механизм преобразования произвольных файлов получил название «почтовых вложений». Подготовив сообщение электронной почты, отправитель указывает местоположение файла, который должен быть присоединен. При этом почтовая программа делает соответствующую запись в заголовке сообщения, где указывает имя файла и использованный метод кодирования.
При приеме сообщения почтовая программа позволяет извлечь почтовое вложение и сохранить его в заданном месте в виде автономного файла.
Поддержка множественных идентификационных записей
Если с почтовой программой работают несколько человек, то некоторые программы позволяют каждому пользователю создать собственную идентификационную запись и, тем самым, получить собственный комплект папок. Предполагается, что при подключении к почтовому серверу происходит загрузка только тех сообщений электронной почты, которые адресованы владельцу текущей идентификационной записи. При смене пользователя происходит смена идентификационной записи, и тогда возможно копирование других поступивших сообщений. Из соображений безопасности операция смены идентификационной записи может сопровождаться запросом пароля.
Поддержка множественных учетных записей
Если пользователь имеет несколько «почтовых ящиков», открытых на разных почтовых серверах, то некоторые почтовые программы позволяют выбрать текущую запись и легко переключаться между ними.
Управление «почтовым ящиком»
В тех случаях, когда ежедневный объем поступающих сообщений значителен, можно использовать почтовые программы, обладающие функциями предварительно просмотра заголовков до загрузки сообщений с почтового сервера. Это позволяет отказаться от записи незатребованной корреспонденции, избежать приема нежелательных файлов почтовых вложений, удалить сообщения, имеющие незаполненные строки заголовка. Все операции отбора и удаления выполняются непосредственно на почтовом сервере, что снижает нагрузку на каналы связи и уменьшает расходы на их эксплуатацию.
Слежение и контроль за исполнением работ
Для организаций, получающих по электронной почте большой поток обращения от граждан или других организаций, важным фактором является эффективный контроль за движением и исполнением входящих документов. В очень крупных организациях, обрабатывающих тысячи обращений в год, для этой цели используют специальные системы управления делопроизводством. В малых и средних организациях во многих случаях удается ограничиться почтовой программой, имеющей расширенные функции для контроля за движением входящих сообщений по рабочим местам исполнителей.
Резервирование и архивация сообщений
В тех случаях, когда характер электронной почты, проходящей через организацию, отличается особо важной документальной ценностью, используют средства для работы с электронной почтой, обладающие функциями автоматического резервирования и архивации. Это достигается встраиванием в почтовую программу специальной системы резервирования данных в сжатом формате, а также средствами работы по расписанию.
Наличие этих функций значительно повышает надежность и устойчивость почтовой программы. Так, например, в случае ее выхода из строя открывается возможность полного восстановления всей переписки, включая данные адресной книги.
Автоматическая генерация ответа и переадресации
Автоматическая генерация ответа на поступившее почтовое сообщение позволяет соблюсти этикет электронной почты и оперативно ответить на поступившее сообщение, даже находясь в длительном отсутствии. Обычно на все поступающие сообщения генерируется стандартный ответ с изложением причин временного отсутствия. Если при этом использовать описания выше функции фильтрации, то можно классифицировать входящие сообщения по имени отправителя или теме сообщения и генерировать разные автоответы на разные обращения.
Пользователи, которые много времени проводят в разъездах, наряду с функцией автоответа пользуются также функцией автоматической переадресации.
Экспортно-импортные функции
Форматы, в которых разные почтовые программы сохраняют сообщения электронной почты, могут различаться. Различаются и структуры папок, и форматы данных внутренних адресных книг. Наиболее мощные программы для работы с электронной почтой позволяют экспортировать данные в форматы других программ или, наоборот, импортировать их.
Подготовка и передача сообщения с использованием электронной почты организуется за счет активизации почтовой программы, позволяющей передать уже созданный документ или для оперативной подготовки текста, подлежащего пересылке.
Сообщение состоит из заголовка и непосредственного тела сообщения. У почтового сообщения следующая структура:
- заголовок, который записывается в определенных строках окна для передачи сообщения. В состав заголовка входят: электронные адреса получателя и отправителя, тема сообщения, дата отправки и т. д. ;
- тело сообщения: текст, подлежащий пересылке;
- электронная подпись (signature — может отсутствовать.
При подготовке сообщений электронной почты используют так называемые эмотиконы и аббревиатуры.
Аббревиатуры и эмотиконы используются в электронных сообщениях для упрощения клавиатурного ввода. Как правило, их использование ограничено личной перепиской. В служебной переписке их использование нежелательно.
Эмотиконы создаются с использованием клавиатурных комбинаций символов. В Internet эмоции называют «смайликами» (smiles). Рассматривать их следует, мысленно повернув изображение на 90° по часовой стрелке:
Структура адреса получателя представлена на рис. 7.6.
Рис. 7.6. Структура адреса электронной почты
- Россия — ru
- Финляндия — fi
- Япония — jp
- Австралия — au
- Швеция — se
- в США вместо домена us чаще всего используется сокращенное обозначение профиля организации или региональный компьютерной сети:
- edu (education) — университеты, колледжи;
- com (company) — компании, фирмы;
- gov (govermental) — правительственные организации;
- mil (military) — военные организации;
- org (organization) — некоммерческие организации;
- net (network) — сетевые организации.
После подготовки сообщения пользователю необходимо дать указание почтовой программе, чтобы она выполнила передачу сообщения. По сигналу на передачу сообщения устанавливается связь персонального компьютера пользователя с почтовым хост-компьютером, непосредственно включенным в ту или иную глобальную сеть. Сообщение, попадая на хост-компьютер отправителя, далее передается в почтовый ящик пользователя, расположенный на его хост-компьютере, из которого получатель забирает поступившую почту на свой персональный компьютер и обрабатывает ее.
Источник: intuit.ru
Функции почтовых клиентов
Для работы с почтой необходима программа — почтовый клиент 1) . Основные функции почтовых клиентов — это прием сообщений, обеспечение их просмотра, сортировка сообщений, автоматизация создания ответных сообщений и поддержка адресной книги.
При подготовке электронного письма пользователь готовит текст сообщения и заполняет ряд стандартных полей: «To» (кому), «СС» (копия), «BCC — Blind Carbon Copy» (слепая копия) 2) . Разница между полями CC и BCC заключается в том, что все те адреса, которые вы укажете в поле СС, будут видны всем участникам переписки, а те, что вы укажете в поле ВСС, не будут видны остальным адресатам.
Сведения о дате создания письма и адрес почтового ящика отправителя заполняются автоматически. Почтовая программа позволяет упростить процесс заполнения этих полей, если человек отвечает на письмо. Особенно удобны, в частности, такие функции, как «Ответить», «Ответить всем» и «Перенаправить». Для создания текста электронного письма обычно предоставляется текстовый редактор, который позволяет производить операции форматирования, использовать буфер обмена для копирования фрагментов из имеющихся документов, выбирать кодировку текста. Если почтовый клиент поддерживает HTML-формат, то возможности оформления письма существенно увеличиваются: можно использовать встроенные мультимедийные объекты, голосовые и видеосообщения.
Большинство почтовых клиентов позволяют автоматически перенаправить полученное сообщение по новому адресу. При ответе на письмо ряд полей заполняется автоматически. В частности, нет необходимости набирать адрес получателя — достаточно нажать кнопку «Ответ».
Для удобства хранения и поиска почтовый клиент обычно позволяет рассортировать сообщения по логическим папкам. Распределение писем по электронным папкам позволяет заметно сэкономить время, затрачиваемое на разбор почты. Важно выработать правильную систему сортировки почты, тогда вам не придется искать нужное послание в «общей куче». Однако, когда вы назначаете папок так много, что приходится ломать голову, в какую же из них могло попасть то или иное послание, это тоже тормозит работу. Как бы ни была оптимизирована сортировка почты, необходимо своевременно избавляться от старых ненужных сообщений, это поможет существенно сократить время на поиск.
Как работает почта
Рис. 5.2. Пользователь общается с клиентской программой которая, в свою очередь общается с E-mail-сервером
Процедура отправки электронной почты заключается в копировании вновь подготовленных сообщений из базы клиента на SMTP-сервер (в нашем случае — сервера abc.ru), который связывается с почтовым сервером получателя и записывает письмо в базу его почтового ящика на этом сервере (в нашем случае — сервера def.com).
Источник: studfile.net
Базовые функции почтовых клиентов
Базовые функции почтовых клиентов предназначены для исполнения простейших операций по отправке и приему сообщений электронной почты.
Прием сообщений и автономный просмотр. Это основная функция всех почтовых клиентов. При подключении к серверу РОРЗ производится автоматическое копирование всех поступивших сообщений в базу данных почтового клиента, после чего их можно читать в автономном режиме (то есть, отключившись от Сети).
Создание новых сообщений. Это вторая важнейшая функция почтового клиента. Для ее реализации программа может иметь встроенный текстовый редактор. Функциональность редактора зависит от свойств конкретной программы. Для почтовых клиентов, работающих в операционных системах Windows, общепринятой считается поддержка операций с использованием буфера обмена (перенос фрагментов из других документов копированием и вставкой) и возможность выбора кодировки текста.
Упорядочение сообщений. Упорядочение входящих и исходящих сообщений производится путем группировки и сортировки. Группировка выполняется распределением сообщений по логическим папкам. Напомним, что физически все сообщения хранятся в одном файле общей базы данных. Их распределение по папкам — чисто логическая операция, эквивалентная фильтрации записей базы.
Каждая папка — это фильтр. Так, например, в папке Входящие отображаются только принятые сообщения (остальные отфильтровываются и не визуализируются), в папке Отправленные — отправленные сообщения, а в папке Исходящие — сообщения, подготовленные для отправки, но пока еще не отправленные по каким-либо причинам. Многие почтовые клиенты предоставляют специальную папку Черновики для хранения сообщений, не готовых для отправки.
Сортировка после фильтрации используется для упорядочения сообщений внутри папок. Обычный порядок сортировки — по дате, но его можно и изменить, если почтовый клиент имеет соответствующие функции.
Автоматизация подготовки ответных сообщений. При подготовке ответных сообщений почтовый клиент в состоянии использовать данные, взятые из полей заголовка исходного сообщения. Это позволяет упростить заполнение полей Кому, Тема и т. п. Отпадает также необходимость в ручном вводе адреса получателя.
Удобной является функция цитирования исходного сообщения. Она позволяет использовать при подготовке ответа избранные фрагменты исходного сообщения и выделить их особым образом, сделав отличающимися от текста ответа.
Операции с вложенными файлами. По своей природе электронная почта предназначена для пересылки чисто текстовых сообщений, преимущественно исполненных на английском языке, то есть символами, входящими в стандарт ASCII (см. главу 1). Отличительная особенность этих символов состоит в том, что их коды не превышают значение 127.
В то же время, в произвольных файлах (программных, архивных, мультимедийных, в файлах форматированных документов и прочих) могут с равной вероятностью встречаться и байты со значениями от 128 до 255. Для пересылки их вместе с сообщением электронной почты требуется специальное преобразование, в результате которого символы с кодировкой от 128 до 255 заменяются комбинациями символов с кодировкой от 0 до 127. На стороне адресата почтовый клиент выполняет обратное преобразование.
Такой механизм пересылки произвольных файлов получил название почтовых вложений. Подготовив сообщение электронной почты, отправитель указывает местоположение файла, который должен быть присоединен. При этом почтовый клиент делает соответствующую запись в одном из полей заголовка сообщения, где указывает имя файла и использованный метод кодирования. Основными методами кодирования являются: MIME, BinHex и UUEncode. Большинство современных почтовых клиентов способны понимать все эти методы.
При приеме сообщения почтовый клиент позволяет извлечь почтовое вложение и сохранить его в заданном месте в виде автономного файла.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru