Файл, созданный средствами MS Excel, принято называть рабочей книгой. Рабочих книг создать можно столько, сколько позволит наличие свободной памяти на соответствующем устройстве памяти. Открыть рабочих книг можно столько, сколько их создано. Однако активной рабочей книгой может быть только одна текущая (открытая) книга.
Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру. В окне документа отображается только текущий (активный) рабочий лист, с которым и ведётся работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа в нижней части окна.
С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щёлкнуть мышкой на его ярлычке и заменить старое имя на новое или путём выполнения следующих команд: меню Формат, строка Лист в списке меню, Переименовать.
А можно и, установив указатель мышки на ярлык активного рабочего листа, щёлкнуть правой кнопкой мыши, после чего в появившемся контекстном меню щёлкнуть по строке Переименовать и выполнить переименование. В рабочую книгу можно добавлять (вставлять) новые листы или удалять ненужные.
Интерфейс программы Excel 2010
Вставку листа можно осуществить путём выполнения команды меню Вставка, строка Лист в списке пунктов меню. Вставка листа произойдёт перед активным листом. Выполнение вышеизложенных действий можно осуществить и с помощью контекстного меню, которое активизируется нажатием правой кнопки мышки, указатель которой должен быть установлен на ярлычке соответствующего листа. Чтобы поменять местами рабочие листы нужно указатель мышки установить на ярлычок перемещаемого листа, нажать левую кнопку мышки и перетащить ярлычок в нужное место.
Рабочий лист (таблица) состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист содержит 256 столбцов, поименованных от A до IV. Строки последовательно нумеруются числами от 1 до 65536.
На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами, предназначенными для хранения данных. Каждая ячейка имеет свой адрес. Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых расположена ячейка, например, A1, B5, DE324.
Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. В текущий момент времени активной может быть только одна ячейка, которая активизируется щелчком мышки по ней и выделяется рамкой. Эта рамка в Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования данных всегда производятся только в активной ячейке.
На данные, расположенные в соседних ячейках, образующих прямоугольную область, можно ссылаться в формулах как на единое целое. Группу ячеек, ограниченную прямоугольной областью, называют диапазоном. Наиболее часто используются прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов.
Изучаем Microsoft Excel 2016 | Элементы интерфейса
Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие адрес первой ячейки и адрес последней ячейки диапазона, например, B5:F15. Выделение диапазона ячеек можно осуществить протягиванием указателя мышки от одной угловой ячейки до противоположной ячейки по диагонали. Рамка текущей (активной) ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон.
Для ускорения и упрощения вычислительной работы Excel предоставляет в распоряжение пользователя мощный аппарат функций рабочего листа, позволяющих осуществлять практически все возможные расчёты.
В целом MS Excel содержит более 400 функций рабочего листа (встроенных функций). Все они в соответствии с предназначением делятся на 11 групп (категорий):
- 1. финансовые функции;
- 2. функции даты и времени;
- 3. арифметические и тригонометрические (математические) функции;
- 4. статистические функции;
- 5. функции ссылок и подстановок;
- 6. функции баз данных (анализа списков);
- 7. текстовые функции;
- 8. логические функции;
- 9. информационные функции (проверки свойств и значений);
- 10. инженерные функции;
- 11. внешние функции.
Запись любой функции в ячейку рабочего листа обязательно начинается с символа равно (=). Если функция используется в составе какой-либо другой сложной функции или в формуле (мегаформуле), то символ равно (=) пишется перед этой функцией (формулой).
Обращение к любой функции производится указанием её имени и следующего за ним в круглых скобках аргумента (параметра) или списка параметров. Наличие круглых скобок обязательно, именно они служат признаком того, что используемое имя является именем функции. Параметры списка (аргументы функции) разделяются точкой с запятой (;). Их количество не должно превышать 30, а длина формулы, содержащей сколько угодно обращений к функциям, не должна превышать 1024 символов. Все имена при записи (вводе) формулы рекомендуется набирать строчными буквами, тогда правильно введённые имена будут отображены прописными буквами.
Источник: vuzlit.com
16. Опишите элементы интерфейса ms Excel. Опишите структуру документа ms Excel.
Пользовательский интерфейс табличного процессора Microsoft Excel подобен интерфейсу других программных продуктов Microsoft Office. К основным элементам интерфейса процессора Excel относят: строку заголовка, строку основного меню, пиктографическое меню, поле имен и строку формул, строку заголовка столбцов и столбец заголовка строк, полосы прокрутки, ярлыки рабочих листов, строку состояний. Назначение перечисленных элементов аналогично назначению элементов текстового редактора Word. Отметим отличия.
Поле имен расположено ниже пиктографического меню и отображает имя или адрес текущей, активной ячейки, то есть ячейки, в которой располагается курсор, и в которую будет помещаться вводимая с клавиатуры информация.
Строка формул отображает содержимое этой ячейки. Как правило, с использованием этой строки выполняется просмотр или редактирование формул.
Строка заголовка столбцов и столбец заголовка строк содержат номера строк и столбцов электронной таблицы.
Ярлыки рабочих листов расположены в нижней части окна электронной таблицы и обеспечивают переключение между ее листами.
Для ввода данных с клавиатуры необходимо установить в нужную ячейку курсор и набрать данные. Редактирование данных текущей ячейки осуществляется редактированием текста в строке формул.
Управление Excel выполняется с помощью команд основного меню, команд контекстного меню (меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши), пиктограмм панелей инструментов, а также нажатием комбинаций горячих клавиш.
Кратко охарактеризуем команды основного меню.
Группа команд Файл объединяет команды, предназначенные для работы с файлами электронных таблиц. Использование команд меню позволяет создать новую электронную таблицу, открыть существующую, закрыть, сохранить редактируемую таблицу под старым или новым именем в виде электронной таблицы или файла формата HTML. Команды обеспечивают подготовку и печать электронной таблицы, пересылку таблицы посредством электронной почты.
Команды меню Правка используются при корректировке таблицы. Они позволяют отменить или повторить выполненные действия; перенести, копировать и извлечь данные из буфера обмена; одновременно работать с диапазоном ячеек и листами рабочей книги; обнаруживать заданный фрагмент в таблице и при необходимости заменять его на указанный; работать со связанными таблицами.
Команды меню Вид формируют интерфейс пользователя: добавление панелей инструментов; вывод строки формул и статусной строки; управляют масштабом изображения таблицы.
Использование группы команд меню Вставка добавляет в таблицу ячейки, строки, столбцы, рабочие листы, диаграммы, функции, гиперссылки, примечания, рисунки, различные OLE–объекты.
Команды меню Формат обеспечивают задание форматов ячеек и стилей представления данных в ячейках, устанавливают атрибуты строк и столбцов рабочего листа электронной таблицы, выполняют автоформатирование таблицы.
Команды пункта меню Сервис выполняют проверку правильности написания текста, автозамену; осуществляют настройку (установку) дополнительных компонентов Excel; используются при подготовке макросов; регламентируют защиту и доступ к информации.
Применение команд меню Данные позволяет выполнить сортировку, отбор данных из таблицы, получить промежуточные и общие итоги и обеспечивает поддержку средств по работе со списками (базами данных).
Команды меню Окно осуществляют управление расположением окон электронной таблицы, фиксацию части информации и др.
Основным документом для хранения и обработки данных в Excel является рабочая книга. Рабочая книга содержит несколько рабочих листов, каждый из которых представляет собой матрицу, состоящую из столбцов и строк. Для изменения текущего рабочего листа используются ярлыки рабочих листов, содержащие их имена (например, ГБ 5621, ГБ 4321 (активный лист), ГБ 4121, ГБ 3522, Итоги). Пользователь имеет возможность изменять количество рабочих листов в книге и их имена.
Главным элементом структуры электронной таблицы является ячейка. Адрес ячейки таблицы есть пара из номера строки и номера столбца, на пересечении которых располагается эта ячейка. При работе с электронной таблицей используется A1–формат адресации ячеек, который предусматривает обозначение столбцов латинскими буквами (А, В, . Y, Z, АА, . IV). Так, ячейка, расположенная на пересечении второго столбца и третьей строки, имеет адрес В3.
Для того чтобы одновременно адресовать несколько ячеек, используют диапазон. Задание диапазона предполагает указание через двоеточие адресов левой верхней ячейки и правой нижней ячейки. Например, F10:D25.
Источник: studfile.net
Основные структурные элементы интерфейса программы MS Excel
Интерфейс программы Excel представлен основным меню в верхней части страницы, состоящим из 8 вкладок. Вкладка Главная – содержит все основные элементы, наиболее часто используемые в повседневной работе. Все, что должно находиться под рукой расположено в этом разделе меню.
Вкладка Вставка – предназначена для вставки различных файлов, документов, картинок, диаграмм и т.д. в любую часть нашего документа.
На вкладке Разметка страницы собраны все инструменты, обеспечивающие форматирование данных в документе и их представление.
Вкладка Формулы отвечает, как следует из названия, за все, что связано с вычислениями.
Данные – вкладка, обеспечивающая работу с большим объемом данных: импорт и экспорт информации, сортировка и фильтрация, проверка данных и т.д.
Рецензирование – проверка правильности написания, а также безопасность документа – можно установить различные категории защиты. Защита от просмотра, от внесения изменений и т.д.
На вкладке Вид собраны инструменты, отвечающие за визуальное отображение нашего документа.
Вкладка Разработчик используется профессиональными пользователями Excel. На ней собраны инструменты для программирования. Нас она не интересует сейчас.
Под строкой меню располагаются панели инструментов. Они содержат кнопки, позволяющие осуществлять доступ к наиболее часто используемым командам. На рис. 1.1 показаны две панели инструментов: Стандартная и Форматирование, которые отображаются по умолчанию.
Чтобы отобразить панель инструментов, следует, выполнив команду Вид/Панели инструментов, установить рядом с именем панели флажок. Если же какая-либо панель инструментов вам не нужна, уберите соответствующий ей флажок, и таковая исчезнет с экрана.Панели инструментов можно расположить у одной из четырех сторон окна Excel или поместить в любом месте окна рабочего листа.
Основные команды главного меню
В данном подразделе мы рассмотрим состав и порядок использования главного меню Excel. По умолчанию оно расположено в верхней части окна программы под строкой заголовка. С помощью команд главного меню можно получить доступ ко всем инструментам программы.
Итак, главное меню Excel содержит следующие пункты: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно и Справка. Далее мы рассмотрим наиболее часто используемые команды главного меню.
РАБОЧАЯ ОБЛАСТЬ .MICROSOFT EXCEL
Рабочая область – это область книги на экране. Первой (пустой) книге, которая создается и выводится на экран после запуска Excel (рис.2), «по умолчанию» дается имя Книга1.
Пустая книга является документом Excel (рабочей книгой) и ее можно сохранить в виде файла под любым именем. Если в течение текущего сеанса пользователем будет создана другая новая рабочая (пустая) книга, она будет «по умолчанию» названа Книга2. Создать новую рабочую книгу можно одним из известных способов: выбрать команду Создать из меню Файл или щелкнуть левой кнопкой «мышки» (в дальнейшем щелкнуть «мышкой») по кнопке Создать на панели инструментов Стандартная
Окна рабочих книг Excel работают точно так же, как и окна любой другой программы, написанной для системы Windows. Окна Excel могут находиться в одном из следующих состояний.
Развернуто — когда окно заполняет все рабочее пространство Excel. Развернутое окно не имеет строки заголовка, а имя рабочей книги находится в строке заголовка окна программы Excel. Для того чтобы развернуть окно, нужно щелкнуть на кнопке максимизации.
Свернуто — когда видно только маленькое окошко со строкой заголовка. Для того чтобы свернуть окно, нужно щелкнуть на кнопке минимизации.
Восстановлено, или не полностью развернуто. Для того чтобы восстановить окно, которое было свернуто или развернуто, щелкните на кнопке восстановления. Восстановленное окно можно свободно перемещать по экрану и изменять его размеры.
При работе с несколькими книгами одновременно (что встречается довольно часто) вам нужно знать, как перемещать окна, изменять их размеры и переключаться между окнами рабочих книг. Как вы, вероятно, знаете, сама программа Excel тоже выполняется в отдельном окне. Окно Excel также может быть развернуто, свернуто или не полностью развернуто. Когда окно Excel развернуто, оно занимает весь экран.
Перемещать окно или изменять его размеры можно только в случае, если оно не полностью развернуто. Хотя вы можете перемещать по экрану и свернутое окно, это никак не повлияет на положение окна после его восстановления. Для того чтобы переместить окно, щелкните на его строке заголовка и перетащите его с помощью мыши.
Заметьте, что окно можно переместить даже за пределы видимой части экрана в любом направлении, если это необходимо. Если вы хотите изменить размеры окна, щелкните на одной из его границ и перетаскивайте ее до тех пор, пока окно не примет нужный размер. Когда вы помещаете указатель мыши на границе окна, форма указателя изменяется.
Это служит сигналом того, что можно приступить к изменению размеров окна. Для того чтобы одновременно изменить размеры окна и по горизонтали, и по вертикали, щелкните на одном из его углов и перетащите его. Иногда необходимо, чтобы все окна рабочих книг были видны (т.е. не заслоняли друг друга).
Это, конечно, можно сделать и вручную, соответствующим образом изменив размеры окон и расположив их на экране. Однако Excel позволяет сделать это автоматически. Команда Окно-Расположить открывает диалоговое окно. С его помощью можно расположить окна на экране четырьмя различными способами. Выберите нужную опцию и щелкните на кнопке ОК.
Автоформат .
ащита ячеек Excel
Защита ячеек полезна в таблицах Excel, содержащих сложные формулы и заранее заданные константы. В Excel используется двухуровневая система защиты. В рабочем листе каждая ячейка по умолчанию заблокирована, но, если защита листа выключена, данные можно вводить во все ячейки.
Закладка Защита содержит опции Защищаемая ячейка и Скрыть формулы.
Чтобы запретить изменение ячеек листа для сохранения формул или данных, следует разблокировать ячейки для ввода и установить защиту листа.
1. Выделите и разблокируйте все ячейки, которые потребуется изменять после защиты листа, сняв опцию Защищаемая ячейка.
2. Скройте все формулы, которые не должны быть видимы, установив опцию Скрыть формулы.
3. В меню Сервис выберите команду Защита, а затем команду Защитить лист.
Чтобы никто другой не смог снять защиту с листа, введите пароль, но учтите, что при утере пароля получить доступ к защищенным элементам листа будет невозможно.
Защита книг и листов
В Microsoft Excel предусмотрено несколько уровней защиты, позволяющих управлять доступом к данным Microsoft Excel и их изменением.
Защита листа. Можно защитить элементы листа, например ячейки с формулами, запретив доступ к ним всем пользователям, или предоставить доступ отдельным пользователям к определенным диапазонам.
Защита на уровне книги. Можно применить защиту к элементам книги и защитить файл книги от просмотра и внесения изменений. Если книга является общей, можно запретить ее монопольное использование и предотвратить удаление журнала изменений.
Защита элементов листа
Защита элементов от всех пользователей. Можно запретить вставку, удаление и форматирование строк и столбцов, изменение содержимого заблокированных ячеек или перемещение курсора на заблокированные или разблокированные ячейки.
По умолчанию все ячейки листа заблокированы. Перед тем как защитить лист, можно двумя способами разблокировать ячейки, в которые пользователям требуется вводить данные. Чтобы разблокировать ячейки для всех пользователей, следует использовать вкладку Защита диалогового окна Формат ячеек.
Чтобы разблокировать ячейки для определенных пользователей, следует использовать диалоговое окно Разрешить изменение диапазонов. Любые заданные в этом диалоговом окне диапазоны, для которых не установлен пароль, также разблокированы для всех пользователей. Ячейки, оставленные заблокированными, станут защищенными только после защиты листа.
Другими свойствами и элементами листа, доступ к которым можно ограничить всем пользователям, являются гиперссылки, сортировка, автофильтрация, отчеты сводных таблиц, графические объекты и сценарии. Действие такой защиты распространяется на всех пользователей и целые листы, а не на отдельных пользователей или диапазоны данных.
На листах диаграмм можно защитить содержимое диаграммы от внесения изменений, кроме того, можно защитить любые графические объекты на листе, например поля, от изменения или удаления. Защищенный лист диаграммы обновляется всякий раз при изменении исходных данных диаграммы.
Предоставление доступа к защищенным диапазонам определенным пользователям. При использовании операционной системы Microsoft Windows 2000 можно разрешить определенным пользователям редактировать определенные ячейки или диапазоны. Эти пользователи смогут редактировать ячейки, даже если они заблокированы. Ограничения доступа вступают в силу только после защиты листа.
Пользователи, определенные в диалоговом окне Разрешения для, могут редактировать диапазон, не вводя пароль. Другие пользователи будут получать запрос на ввод пароля и после его ввода смогут редактировать диапазон. Если ячейка принадлежит нескольким диапазонам, ее смогут редактировать пользователи, имеющие полномочия на редактирование всех диапазонов. Если пользователь пытается одновременно редактировать несколько ячеек, обладая полномочиями на редактирование лишь некоторых из них, ему будет предложено выделить и отредактировать ячейки по очереди.
Защита элементов книги и файлов
Защита элементов книги. Можно запретить добавление и удаление листов, или отображение скрытых листов. Кроме того, можно запретить изменение размеров или положения окна, настроенного для отображения книги. Действие такой защиты распространяется на всю книгу.
Чтобы скрыть от других пользователей всю книгу, но оставить доступ к ее содержимому, например макросам, выберите команду Скрыть в меню Окно, а затем сохраните скрытую книгу.
Защита общей книги. Общую книгу можно защитить, запретив ее монопольное использование или удаление журнала изменений книги. Если требуется назначить пароль для удаления данного типа защиты, необходимо применить защиту перед установлением совместного доступа к книге. Применение защиты автоматически включает режим совместного доступа к книге. При снятии защиты отключается режим совместного доступа к книге и удаляется сохраненный журнал изменений.
Другим вариантом является защита совместного доступа к книге и журнала изменений без использования пароля. Данный тип защиты можно применить, если к книге уже открыт совместный доступ. В этом случае снятие защиты не приведет к отмене совместного доступа или удалению журнала изменений.
Защита файла книги от просмотра и редактирования. Круг пользователей, имеющих возможность открывать книгу и использовать содержащиеся в ней данные, можно ограничить, установив пароль на просмотр книги или сохранение внесенных в нее изменений. Можно установить два отдельных пароля, один из которых необходимо будет вводить для открытия и просмотра книги, а другой — для внесения изменений в книгу и их сохранения. Эти пароли относятся к файлу книги и отличаются от защиты, устанавливаемой в диалоговом окне Защитить книгу.
Использование формул
Эксель функции
Текстовые функции
| ASC | Для языков с двухбайтовыми наборами знаков (например, катакана) преобразует полноширинные (двухбайтовые) знаки в полуширинные (однобайтовые). |
| БАТТЕКСТ | Преобразует число в текст, используя денежный формат ß (БАТ). |
| СИМВОЛ | Возвращает знак с заданным кодом. |
| ПЕЧСИМВ | Удаляет все непечатаемые знаки из текста. |
| КОДСИМВ | Возвращает числовой код первого знака в текстовой строке. |
| СЦЕПИТЬ | Объединяет несколько текстовых элементов в один. |
| РУБЛЬ | Преобразует число в текст, используя денежный формат. |
| СОВПАД | Проверяет идентичность двух текстовых значений. |
| НАЙТИ, НАЙТИБ | Ищет вхождения одного текстового значения в другом (с учетом регистра). |
| ФИКСИРОВАННЫЙ | Форматирует число и преобразует его в текст с заданным числом десятичных знаков. |
| JIS | Для языков с двухбайтовыми наборами знаков (например, катакана) преобразует полуширинные (однобайтовые) знаки в текстовой строке в полноширинные (двухбайтовые). |
| ЛЕВСИМВ, ЛЕВБ | Возвращает крайние слева знаки текстового значения. |
| ДЛСТР, ДЛИНБ | Возвращает количество знаков в текстовой строке. |
| СТРОЧН | Преобразует все буквы текста в строчные. |
| ПСТР, ПСТРБ | Возвращает заданное число знаков из строки текста, начиная с указанной позиции. |
| PHONETIC | Извлекает фонетические (фуригана) знаки из текстовой строки. |
| ПРОПНАЧ | Преобразует первую букву в каждом слове текста в прописную. |
| ЗАМЕНИТЬ, ЗАМЕНИТЬБ | Заменяет знаки в тексте. |
| ПОВТОР | Повторяет текст заданное число раз. |
| ПРАВСИМВ, ПРАВБ | Возвращает крайние справа знаки текстовой строки. |
| ПОИСК, ПОИСКБ | Ищет вхождения одного текстового значения в другом (без учета регистра). |
| ПОДСТАВИТЬ | Заменяет в текстовой строке старый текст новым. |
| Т | Преобразует аргументы в текст. |
| ТЕКСТ | Форматирует число и преобразует его в текст. |
| СЖПРОБЕЛЫ | Удаляет из текста пробелы. |
| ПРОПИСН | Преобразует все буквы текста в прописные. |
| ЗНАЧЕН | Преобразует текстовый аргумент в число. |
Дата добавления: 2018-10-26 ; просмотров: 426 ; Мы поможем в написании вашей работы!
Источник: studopedia.net