Д — делегирование. Это один из навыков руководителя, который многие приобретают с большим трудом, путём проб и ошибок, через выгорание и конфликты с сотрудниками. Один из способов разобраться с делегированием — построить организационную структуру предприятия. Звучит угрожающе, но на самом деле это вполне рабочее решение.
В простейшем понимании оргструктура — это схема штатного расписания, в которой показаны роли и подотчётность сотрудников с разными должностями. Но функционал оргструктуры гораздо шире: выявление слабых мест в бизнес-процессах, планирование расходов на персонал, выравнивание и объединение отдельных частей организации.
В статье рассмотрим самые распространённые типы организационных структур, их сильные и слабые стороны.
Зачем вам это нужно
Помните про делегирование? Когда каждый понимает, где его место в иерархии, передоверять задачи становится проще. Сразу ясно, кому можно делегировать, а кто отправит «делегатора» … посмотреть на структуру и командовать своими подчиненными.
Создание организационной диаграммы в текстовом процеcсоре Word
Но это будет, когда в компании получится выстроить структуру, описать ее в регламентах и довести до каждого сотрудника.
По факту же любая компания, будь то массажный салон, сеть автомоек, кафе или агентство веб-разработчиков, развивается и существует без жёсткого академического плана. Или же план есть, но он такой уникальный, что к нему неприменимы никакие схемы. Но это как раз — заблуждение.
Вы удивитесь, когда в описаниях ниже найдете схему взаимодействия внутри своей компании. Хорошо, если описание схемы подтвердит ваши представления о том, как всё должно быть. Но может оказаться, что вы найдете более удобную для вас структуру, и займетесь перестройкой своих процессов.
Валерий Неклюдов, консультант Эвотора:
«Иногда кажется, что учебники по управлению предприятиями стоит выбросить и забыть. Что дает сухая теория или примеры из далёкого прошлого? Практика Генри Форда или Ли Якокка никак не поможет предпринимателю сейчас. Но это только кажется.
Например, как быть с управляющим одного из бьюти-салонов в сети, который зовет на помощь собственника при любой проблеме? Определить его роль в структуре и договориться о том, какой круг задач он решает самостоятельно. Или — как выстроить работу, если каждый новый контракт требует другого набора компетенций от команды? Использовать матричную систему взаимодействия и не раздувать существующие команды новыми людьми каждый раз при запуске нового проекта.
Сухая теория только кажется неприменимой в реальном бизнесе. Иногда она может показать выход в сложной ситуации».
Понятие организационной структуры
Организационная структура — это система, которая описывает, как определенные действия сотрудников направляются для достижения целей организации. Она определяет правила, роли и обязанности, а также — как информация перемещается между уровнями внутри компании.
Построение и дизайн организационной структуры. Огструктура компании как описать. Оргструктура для HR
Организационные структуры активно используют компании всех форм собственности и сфер деятельности. Схемы наравне со штатным расписанием определяют конкретную иерархию внутри организации и ответственность каждого сотрудника.
Источник: dzen.ru
Как организовать структуру компании, какие инструменты и способы планирования использовать
Создание собственной компании, работающей в той или иной сфере деятельности, представляет собой нелегкий и многоэтапный процесс, напрямую связанный со множеством организационных процессов. Если вы только начинаете собственное дело, то планирование является важнейшим аспектом, то же касается и следующих уровней масштабирования, когда один офис перерастает в сеть филиалов, компания разрастается и требует создания более сложной организационной структуры.
На каждом из этапов нужны соответствующие инструменты и способы, которые помогут держать все под контролем, организовать разумное взаимодействие между сотрудниками, отделами, филиалами, партнерскими организациями. Все это можно назвать организационным планированием, включающим в себя в первую очередь структурную организацию компании, а в дальнейшем, возможно, и группы компаний в зависимости от тех успехов, которых удастся добиться.
Стоит подробней разобрать все доступные инструменты и способы которые могут эффективно помочь на разных этапах структурного и организационного планирования. Кроме того, наша компания готова предложить свои инструменты для руководителей и персонала компании.
Правильная организационная структура компании — первый и главный шаг к успеху
Любую компанию можно представить как набор материальных и нематериальных ресурсов, которые используются для достижения той или иной цели в рамках разработанной стратегии. Далеко не всегда главной задачей является извлечение прибыли любыми путями. Кроме того, компания должна заботиться о собственной репутации, развитии партнерских отношений. Должны приниматься определенные меры и решения для эффективной конкурентной борьбы.
Задач много, и каждый день появляются новые. Для того чтобы эффективно решать их, потребуется выстроить правильную и эффективно работающую структуру компании, включающую в себя отдельных сотрудников и отделы. Однако недостаточно просто создать должность и поставить на нее человека. В первую очередь необходимо создать связи между сотрудниками, организовать процесс, контроль и эффективное взаимодействия. Для этого персонал, включая руководителей отделов и служб, должен знать следующее:
- перечень собственных должностных обязанностей;
- зоны ответственности других сотрудников, а также то, к кому и по каким вопросам можно обращаться;
- какие инструменты, ресурсы материального, нематериального типа имеются в отделе (компании) для решения той или иной задачи;
- кто и кого замещает в случае отсутствия на рабочем месте, какова иерархия на разных уровнях.
Таким образом, должна быть создана четкая структура руководства от группы к отделу, от отдела к филиалу, от филиала к компании в целом. Каждый сотрудник на своем месте должен знать, что и как делать, кто руководит процессом и чего от него ждут. В такой ситуации, когда создана эффективная организационная структура, в значительной степени повышаются скорость и качество решения организационных вопросов.
Виды организационных структур
Годы развития систем и методов менеджмента в организациях и предприятиях позволили сформировать несколько основных разновидностей организационных структур компаний. Каждая из них имеет свои преимущества и недостатки и выбирается исходя из особенностей действий в той или иной деловой среде. В частности, принято выделять следующие виды организационных структур:
- линейные;
- функциональные;
- линейно-функциональные, сочетающие в себе принципы первых двух вариантов структур;
- дивизиональные;
- гибкие, предусматривающие возможность адаптации под конкретные условия работы.
Также, в зависимости от иерархических особенностей и организации управления, разделить структуры можно на централизованные, в которых решения принимаются центральным офисом, и децентрализованные — решения принимаются отдельно в каждом сегменте структуры или коллегиально.
Плюсы, минусы и особенности линейных структур
Особенностью линейной структуры является выстраивание прямой иерархической линии. Присутствует основной руководитель, единолично способный принимать все ключевые решения, и далее выстраивается линия замов, руководителей отделов и прочих помощников, контролирующих каждый последующий уровень.
Масштабирование такой схемы может быть самым разным — от одного офиса до целой сети филиалов, имеющих централизованное управление, даже находясь в разных странах. В таких системах основные решения принимаются исключительно одним человеком.
К достоинствам линейной структуры можно отнести следующее:
- оперативность в принятии решений, так как за все отвечает фактически один человек;
- понятный принцип организационных процессов и налаженных связей между отдельными звеньями сотрудников и руководителей в общей иерархии;
- оперативное исполнение указаний и принимаемых решений;
- четкое понимание перечня выполняемых задач и обязанностей каждого сотрудника.
При наличии очевидных преимуществ существуют и не менее очевидные недостатки:
- чем больше масштабирование, тем дольше и сложней путь от принявшего решение до его исполнителя;
- увеличивается количество начальников для каждого сотрудника;
- значительно повышаются требования к главному управляющему, который самолично должен принимать стратегические решения и понимать их значимость и влияние на процессы.
Таким образом, даже в такой иерархической системе необходимо помнить о гибкости и стремиться различными способами и инструментами нивелировать недостатки.
Структуры, близкие к линейным
Из-за простоты линейных структур их признаки могут наблюдаться и в нелинейных, что не является недостатком, и избежать этого достаточно сложно. К близким по своему типу структурным организациям можно отнести следующие:
- функциональные. Предполагается возможность назначения руководителей по основным функциональным сегментам и отделам, будь то сбыт, технический контроль, маркетинг и прочее. Это может приводить к тому, что один сотрудник находится в подчинении сразу у нескольких руководителей, к примеру по техническому контролю и менеджменту;
- линейно-функциональные. Объединяют в себе принципы построения линейной иерархии, а также возможность назначения руководителей отдельных отделов и служб для повышения гибкости системы;
- дивизиональные. В одной организационной системе может быть создано несколько дивизионов, которые способны взаимодействовать на минимальном уровне. Разделение производится по ключевым параметрам, чаще всего носящим географический характер.
Приведенные примеры управленческих структур могут обладать большей гибкостью, особенно при значительном масштабировании, но по факту имеют схожую иерархию и ключевые моменты организации.
В чьи задачи входит планирование организационной структуры
Планирование является многоэтапным процессом, требующим определенного и квалифицированного подхода на каждом этапе. К примеру, решение об открытии новой вакансии, принятии сотрудника и расширении штата принимается исходя из общей рабочей нагрузки, ложащейся на уже имеющихся специалистов. Штат может быть расширен в связи с повышением объемов производства или в результате того, что нужна абсолютно новая рабочая единица с определенной квалификацией и навыками для выполнения работ, которые ранее не требовались. Наем может быть постоянным или же временным, для выполнения конкретных задач.
Ответственность за структурные решения, открытие определенных отделов, назначение их руководителей и прочих сотрудников принимает руководитель компании. Если компания имеет структуру открытого акционерного общества, руководитель назначается собственниками или акционерами.
В конечном итоге компания может иметь самую разную структуру от линейной до дивизионной. В большинстве случаев это не сильно влияет на выполняемые функции и задачи, но может отражаться на скорости и эффективности принятия и исполнения решений, реализации принятой стратегии развития и прочих факторах, которые надо учитывать.
Инструменты, предлагаемые нашей компанией для построения структурной схемы управления
Реализация сложных проектов, а тем более разработка корпоративной структуры управления для компании среднего или крупного бизнеса требует соответствующих инструментов. Они необходимы для фиксации принимаемых решений, определения путей их реализации, коммуникаций с другими сотрудниками и отделами.
Для всего перечисленного выше и многих других работ разработаны специальные сервисы от компании Projecto. С помощью предлагаемых решений можно составить структуру компании, проработав основные детали и решения, а также получить следующие возможности:
- создание аккаунтов для всех сотрудников для дальнейшего общения и распространения данных;
- постановка и контроль исполнения задач в рамках различных проектов;
- проектное управлением со множеством дополнительных инструментов мониторинга;
- безопасное хранение данных, файлов, документов различного типа, организованный и структурированный доступ к ним;
- распространение и формирование уведомлений и оповещений;
- быстрый поиск данных по структурированным разделам;
- ведение корпоративной почты, переписки, рассылок и т. д.
Таким образом, клиенту предлагается хорошо структурированный, быстрый, простой и понятный органайзер с возможностью доступа с разных устройств. При разработке учитывалась специфика компаний, занятых в разных сферах коммерческой и производственной деятельности.
Что нужно для создания структуры компании в сервисах Projecto
Наши сервисы разработаны для компаний, работающих в разных сферах, с разным количеством сотрудников, отделов, клиентов и т. д. Наши инструменты будут одинаково полезны и эффективны для самых разных случаев и ситуаций. Чтобы начать создание структуры компании, выполните следующие действия:
- Запустите приложение, пройдите авторизации и перейдите в раздел «Люди».
- Далее потребуется создать компанию, для чего нужно указать ИНН и полное название организации, а также придумать буквенное обозначение, которое в дальнейшем будет использовано в переписке. Обратите внимание, буквенное обозначение и ИНН можно не указывать в обязательном порядке, но в дальнейшем это может упростить работу.
- Создавайте новые отделы компании. При этом можно указать иерархические параметры, подчинение тому или ному отделу, прописать руководителей, наименования должностей, указать контактные данные и множество другой информации.
- На данном этапе формирование структуры завершено и в любой момент может быть продолжено, если нужно добавить новую или дополнительную информацию.
Все данные можно отследить в визуальной карте компании. Нет ограничений по созданию дополнительных уровней, внесению сотрудников в базу, назначению новых должностей и принятию прочих организационных решений.
Дополнительные возможности формирования структуры в Projecto
Наша система предоставляет возможность внесения любых изменений в главный отдел структуры. Дает возможность назначать и снимать с должности руководителей, отдельных сотрудников, менять название. Все сотрудники отдела отображаются в единой системе, вы получаете доступ к их профилям. Это позволяет ставить задачи, отслеживать их, изучать динамику исполнения отдельных проектов, держать руку на пульсе.
Формат отображения также можно настраивать исходя из того, как удобно воспринимать информацию вам, настраивать уведомления, оповещения по разным вопросам. Также можно формировать новые отделы, если это необходимо, назначать руководящих сотрудников, решать любые другие задачи, связанные с организационной структурой.
Источник: vc.ru
Организующая схема компании
Материал будет особенно полезен предпринимателям, владельцам бизнеса. Из этой статьи Вы узнаете что такое оргсхема и как она помогает навести порядок в управлении бизнесом. Сможете скачать шаблон. Этот же материал есть в видео формате внизу статьи. + В конце статьи мы расскажем, чем конкретно отличаются оргсхемы производственных и торговых компаний!
Некоторые владельцы бизнеса уже слышали, что такое организующая схема и для чего она нужна. Многие компании уже внедрили у себя этот инструмент управления. А кто-то лишь начинает знакомиться с организующей схемой. Может возникнуть вопрос — «Зачем это мне?».
Большинство владельцев малого и среднего бизнеса сталкиваются с аналогичными проблемами:
- неразбериха, а иногда даже хаос в управлении,
- функции между сотрудниками распределены стихийно — все вроде заняты до предела, но общий результат далек от идеала,
- владелец перегружен — приходится постоянно «разруливать» сложные ситуации, доделывать работу за подчиненных, не хватает времени на семью.
- рост компании останавливается из-за отсутствия эффективной системы управления, прибыль не растет.
Оргсхема как раз помогает распределить все функции в компании между сотрудниками. Она наглядно показывает — кто за что отвечает и какой ценный конечный продукт производит каждое подразделение и конкретный сотрудник.
Я решила написать эту статью по своему опыту внедрения инструментов управления на промышленных предприятиях. Вы узнаете о плюсах и минусах организующей схемы и о том, как и чем дополнить оргсхему чтобы не осталось ни единого «минуса». Ну и конечно, Вы сможете получить шаблон оргсхемы чтобы распечатать ее и заполнить для своего бизнеса.
Упрощенный вид организующей схемы:
Она представляет собой схему из 7 больших отделений. В каждом отделении выделено по 3 отдела. В каждом отделе по несколько секций. Они же и есть функции. В нижней части указывается ценный конечный продукт (ЦКП) всей компании и каждого отделения.
По сути, оргсхема показывает ВСЕ функции и ЦКП, которые должны выполняться в организации, чтобы она была успешной и хорошо развивалась.
Ведь в любой компании основные функции схожи – кто-то должен заниматься финансами, кто-то наймом персонала, другой человек — расчетом зарплаты. Есть люди, занятые непосредственно производством продукта или услуги. Есть те, кто продает, кто рекламирует, кто закупает сырье и материалы. И так далее. То есть, каким бы уникальным не был бизнес, основные функции неизменны.
Из каких 7 отделений состоит типовая оргсхема?
№7. Административное отделение.
Управляет деятельностью компании, определяет цели, политику и стратегию развития. Добивается согласованных действия по реализации планов. Это, обычно, офис владельца, либо сам владелец в единственном лице. Это отделение стоит первым на оргсхеме. Остальные отделения с №1 по №6 располагаются следом за отделением №7.
ЦКП: Процветающая, развивающаяся компания, производящая безупречный продукт.
№1. Отделение построения.
Совершенствует организацию и её бизнес-процессы, нанимает сотрудников и вводит их в должность. Обеспечивает необходимые коммуникации, контролирует соблюдение стандартов. Функции этого отделения, обычно, выполняет служба персонала.
ЦКП: Введённые в должность, хорошо производящие свои продукты сотрудники.
№2. Отделение распространения.
Осуществляет маркетинговые кампании, разрабатывает и распространяет материалы по продаже продукции. Продаёт продукт компании клиентам. Это, обычно, отдел продаж и маркетинга.
ЦКП: Доход компании больше, чем расход.
№3. Финансовое отделение.
Собирает дебиторскую задолженность, осуществляет финансовое планирование. Оплачивает счета, ведёт учёт всех активов компании и отчётность. Это обычно служба финансового директора.
ЦКП: Сохранённые и учтённые, не утратившие своей ценности денежные и материальные активы компании.
№4. Техническое отделение.
Непосредственно производит продукты компании и выполняет все функции для обеспечения этого производства. Это цеха, производственное управление и все что связано непосредственно с производством. В конце статьи мы расскажем, чем отличаются технические отделения в ргсхемах производственных и торговых компаний.
ЦКП: Произведённая в срок продукция компании надлежащего качества в установленном объеме.
№5. Отделение квалификации.
Контролирует качество продуктов компании, устраняет отклонения от стандартов качества. Обучает и контролирует персонал компании. В современных компаниях это отдел технического контроля (отдел качества). Функция обучения может быть связана с управлением персонала.
ЦКП: Квалифицированные сотрудники, производящие продукцию и компании безупречного качества.
№6. Отделение по работе с общественностью.
Создаёт привлекательный имидж компании, привлекает новых клиентов с помощью вводных услуг, партнёров и рекомендаций клиентов. Этим, обычно, занимаются специалисты по пиару ( PR ).
ЦКП: расширяющаяся область деятельности и новые клиенты компании.
Да, в маленьких компаниях всего может быть 5 человек. Но и в этом случае их функции должны быть четко разделены. И упущение любой из функций не даст делу расти и приносить прибыль.
Поэтому знание и применение оргсхемы безусловно вносит рациональность в управление и помогает избежать «пожаров». Но чтобы она действительно ПОМОГАЛА ее нужно правильно составить.
Как же составить организующую схему для своей компании?
Обычно работа с оргсхемой строиться так.
Владелец и сотрудники компании изучают теорию — что такое оргсхема, из чего она состоит, описание отделений, функций и ЦКП. Затем берут большой ватман с напечатанным шаблоном оргсхемы и начинают вписывать в каждую функцию фамилию сотрудника. Скачать оргсхему Вы можете на этой странице.
И вот тут начинается что-то невероятнее – одни и те же фамилии повторяются по несколько раз. Да что там, десятки раз! И не только фамилии сотрудников. Даже фамилии руководителей начинают мелькать где-то внутри секций и функций.
Но некоторые функции остаются без хозяина – их либо никто не выполнял, либо это делал владелец. Да, и у владельца как будто глаза открываются – «Это у меня Мария Ивановна и функции отдела персонала выполняет и функции отдела доходов, а я думал доходами занимается Сергей Петрович».
В итоге, после обсуждения появляется ОНА – Организующая схема компании. Но если компания небольшая, то фамилии на схеме часто повторяются и сложно понять, кто кому подчиняется и кто в каком отделе реально работает.
В этом и есть минус оргсхемы – в маленьких компаниях она сложна для восприятия. А в производственных компаниях она не дает возможность описать структуру управления производством. Ведь на классической оргсхеме всего 1 отделение №4 занимается производством. А нужно видеть цеха и участки.