Разработан на основе результатов исследований программных сред, конкурентов, потребителей, нормативно-правовой базы РБ, особенностей предметной области, а также многолетнего опыта наших специалистов, занимающихся разработками систем электронного документооборота (СЭД) с 1998 года
Объединяет ряд технологических решений: модульная архитектура пакета прикладных программ; централизованное администрирование при помощи «Базовой системы»; подключение электронной цифровой подписи любого криптопровайдера; создание распределенной схемы на основе XML формата
Поставляется по разнообразным программам, отличающимся по цене, набору модулей и услуг
Настройка и адаптация: система гибко настраивается под структуру и особенности организации, учитывая пожелания заказчика и функциональные возможности «Канцлера»: маршруты движения и шаблоны документов, виды отчетности, подключение собственных видов документов
Создание территориально-распределенных систем: система позволяет создавать СЭД для организаций со сложной, территориально-распределенной структурой подразделений, в том числе организаций холдингового типа. Существует возможность использования разных программных продуктов СЭД в одной организации, экспорта/импорта информации в/из любой другой системы электронного документооборота при помощи формата XML
Особенности управления продуктом, ориентированным на крупный бизнес / Михаил Захаров (OpenText)
Создание маршрутов: движение документов, управление их жизненным циклом осуществляется при помощи заранее определенных маршрутов, созданных в графическом виде. Типовые маршруты создаются для групп документов и могут изменяться в процессе движения документа
Обеспечивает удобство работы пользователя: 1) быстрый доступ к документам тремя способами: с помощью компонента «Рабочее место», с рабочего стола IBM Notes, из почтового ящика по ссылке из письма–уведомления; 2) формирование графических маршрутов; 3) интуитивно-понятный дизайн приложений
Разработан отечественным производителем: компании IBA принадлежит авторское право на продукт; внедрение и сопровождение СЭД осуществляется при поддержке региональных филиалов и партнерской сети в Республике Беларусь, в странах СНГ
Имеет законченную «коробочную» реализацию: зарегистрирован в Государственном центре каталогизации продукции; коробка содержит инсталляционный диск, руководства администратора и пользователя, что позволяет заказчику самостоятельно устанавливать и настраивать систему
Ценовая политика: стоимость продукта зависит только от количества пользователей, одновременно работающих в системе (конкурентные лицензии). При внедрении ППП «Канцлер» в филиалах/структурных подразделениях территориально-распределенных организаций/предприятий и в компаниях холдинга необходимо закупать дополнительные лицензии только для «Базовой системы», ядра продукта, а приложения, которые уже приобретены для головной организации/предприятия, тиражируются в этих подразделениях бесплатно.
Система электронного документооборота «OpenTextECM»
Пакет компонентов OpenText ECM Suite является одним из основных продуктов компании OpenText. Он сочетает в себе инструменты, необходимые для эффективного управления информацией по всем направлениям деятельности компании.
БЕСПЛАТНЫЕ аналоги MS Office
Продукт OpenText ECM Suite предоставляет следующую функциональность:
управление документами, медиа-контентом, web-контентом, бизнес процессами;
управление жизненным циклом документов;
управление хранением электронной почты;
взаимодействие пользователей в системе;
поточное сканирование и распознавание документов;
Использование OpenText ECM Suite позволит эффективно решить следующие задачи:
автоматическое создание электронных версий документов, в том числе в результате автоматической загрузки из систем формирования документов (ERP, HR, CRM);
создание электронного архива документов на бумажных носителях (входящих счетов, договоров и т.д.);
электронное согласование документов;
автоматическое создание и рассылка документов клиентам, бизнес-партнерам, сотрудникам (счетов, предложений и т.д.).
Компоненты OpenText ECM Suite
Document Management (Управление документами)
Records Management (Управление записями)
Case Management (Управление случаями)
Rights Management (Управление доступом к информации)
Archiving (Архивирование документов)
Document Management (Управление документами)
Обеспечивает взаимосвязь между документами и бизнес процессами, что позволяет добиться повышения эффективности работы с документами, соблюдения требований регуляторов к организации документооборота, в тоже время это приводит к сокращению трудозатрат пользователей на управление документами и прочим контентом. Особенности:
Организация хранения информации – возможность организации хранения информации в папках, создание иерархии папок
Категоризация документов – присвоение каждому документу определенных атрибутов, на основании которых можно формировать отчеты, выполнять поиск и извлечение документов
Присвоение рейтинга и ранжирование документов – присвоение рейтинга документу в зависимости от его значимости с возможностью добавления комментария к документу. Рейтинг и комментарий видны всем пользователям в системе.
Потоки работ – визуальный workflow редактор позволяет разрабатывать и моделировать workflow процессы, включать в данные процессы соответствующих пользователей и документы. Данный функционал заменяет процессы, связанные с бумажным документооборотом, направляя электронные документы от одного работника к другому.
Управление потоками работ предоставляет возможность организовать процесс редактирования, проверки и утверждения/согласования документов в соответствии с требованиями законодательства и/или внутренними процессами
Использование ЭЦП – применение электронной подписи для отдельных этапов workflow процессов и документов ускоряет процесс согласования документов, а также сокращает объем «бумажной» работы
Интеграция с MS Office, Lotus Notes — Работа с документами напрямую из хранилища при помощи наиболее популярных приложений Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Lotus Mail и т.д.
Разграничение прав доступа к документам – возможность установления 9 различных уровней прав доступа (только чтение, редактирование, удаление) для отдельных пользователей системы или групп пользователей в соответствии с внутренними регламентами
Аудит операций над документом – отслеживание даты, времени и инициатора по всем операциям, производимым над документами, включая создание, переименование, резервирование, добавление/удаление версий, просмотр и т.д.
Простой и расширенный поиск документов –возможности поиска внутри отдельной папки/в целом по хранилищу, на основе различных атрибутов документов (категории, рейтинг, прочие данные о документе), возможности сохранения параметров поиска
Контроль и управление версиями документов – предотвращение замещения (перезаписи) изменений различных авторов.
Records Management (Управление записями)
Позволяет устанавливать правила хранения и удаления документов в соответствии с принятыми нормами и методами, что дает возможность снизить соответствующие правовые и финансовые риски. Особенности:
Управление жизненным циклом электронных и бумажных документов может осуществляться в соответствии с внутренней политикой и требованиями регламента. Имеется возможность разработки классификационных каталогов, периодов хранения и политики избавления. Можно приостанавливать выполнение инструкций в отношении объектов, запланированных к уничтожению. Возможность интегрирования контента от разнообразных систем SAP и не SAP для создания виртуальных изображений.
Взаимосвязь категорий документов и правил их хранения и утилизации – система применяет правила хранения и утилизации к конкретным документам в момент присвоения им определенной категории
Поддержка хранения физических объектов – таких как документы на бумажных носителях, оборудование. Создание штрих-кодов и лэйблов для папок, полок и других физических объектов при помощи интерфейса Records management. Автоматическое распознавание штрих-кодов.
Периодическая проверка записей – администраторы имеют возможность периодически просматривать наиболее важные записи с целью контроля корректности их классификации и размещения
Контроль доступа к записям
Case Management (Управление случаями)
Хранение информации по каждому кейсу в отдельной папке (case folder) – в т.ч. электронные формы (например, шаблон заявки на предоставление кредита), документы, задачи, сроки, история и обсуждения
Предоставление доступа к карточке кейса всем заинтересованным пользователям.
-Исполнители: документы и информация
-Менеджер: установление задач, сроков их исполнения, ответственных за исполнение сотрудников, отслеживание статусов задач
-Разработчик: разработка шаблонов и форм, моделирование бизнес процесса, установление правил хранения информации
Оповещение пользователей о появлении новых задач, истечении сроков выполнения и т.д.
Поддержка защиты прав доступа, версионности, поиска документов
Моделирование бизнес процессов, подпроцессов, цепочек согласования
Формирование аналитических отчетов по кейсам
Rights Management (Управление правами)
Обеспечивает безопасность информации, предотвращает кражу интеллектуальной собственности, неавторизованный доступ к информации и ее нецелевое использование. Особенности:
Защита информации от любых форм несанкционированного распространения – блокировка файлов при попытке копирования (на CD или USB устройства), отправки по электронной почте, скачивания без соответствующей авторизации
Защита файлов всех типов – включая PDF, HTML, CAD, изображения, ZIP архивы и прочие
Соблюдение требований регуляторов рынка – соответствие требованиям U.S. Sarbanes-Oxley Act и прочим нормативным документам и отраслевым требованиям к ведению документооборота
Archiving (Архивирование документов)
Компонент позволяет создать централизованное хранилище с возможностью доступа ко всем видам информации, необходимой для регулирующих органов и оперативной деятельности компании. Использование компонента способствует сокращению роста объема хранимых на серверах данных за счет периодической архивации (при сохранении возможности доступа к заархивированным данным).
простота территориального масштабирования системы;
возможность использования различных видов серверов и программного обеспечения на них;
Повышение безопасности и надежности системы;
Наличие быстрого и удобного поиска документов.
Источник: studopedya.ru
Opentext office editor что это за программа
ECM-система
OpenText
Платформы ECM предназначены для управления потоками информации в организации – от её считывания до архивирования и размещения в системах. Продукты OpenText обеспечивают передачу информации по всему предприятию, людям и процессам – когда, где и в каком бы контексте она ни была необходима, поэтому мы предлагаем их клиентам в качестве оптимального решения возникающих у них задач. С решениями от интеллектуального захвата информации до управления и архивирования сервисы корпоративного контента OpenText доступны как локально, так и в частных и общедоступных облачных хранилищах.
Источник: simple-pick.ru
Платформа OpenText
OpenText — многопользовательская ЕСМ-платформа для автоматизированного управления цифровым контентом. Она упорядочивает данные, корпоративные процессы и создает единую безопасную среду для работы пользователей.
Морально устаревшая система ведения бизнеса ощутимо сокращает доходность компаний. Несвоевременная аналитика, потерянные данные, медленное реагирование снижают качество экономической деятельности. Это напрямую ведет к утрате деловой репутации и убыткам.
Опыт специалистов Логстрим помогает улучшать рабочие показатели в короткие сроки — мы интегрируем решения на базе OpenText уже более 15 лет. Сильная экспертная команда успешно интегрирует передовые решения для эффективной работы организаций.
Источник: logstream.ru
Система OpenText xECM: новая надежда документооборота BIOCAD
Главная цель проекта — интегрировать обособленные информационные системы и создать бесшовный прозрачный и отслеживаемый процесс работы с документами. Проект по внедрению OpenText xECM – это один из инструментов управления эффективностью и поддержки динамичного развития бизнеса в соответствии с обновленной стратегией компании до 2025 года. BIOCAD находится на этапе формирования портфеля оригинальных препаратов, увеличения скорости их регистрации и освоения новых зарубежных рынков, в том числе и высоко регулируемых. Первые три подразделения BIOCAD начали работать с новой системой этой осенью.
Уникальность проекта
На рынке РФ нет ни одного примера столь масштабного внедрения ECM-платформы в жизненные циклы компании. Более того, в мировой практике едва ли можно найти десяток биотехнологических/фармацевтических компаний, которые бы использовали единую платформу для всех подразделений организации. Данная программа является уникальным опытом для компаний, внедряющих OpenText xECM как на рынке РФ, так и в европейской практике. Цель внедрения – автоматизировать жизненные циклы документов всех подразделений, автоматизировать сбор регистрационного досье, досье на серию и прочих нормативных документов. Как побочный позитивный эффект внедрения – концентрация всех документов компании на единой платформе, формирование DataLake для последующей обработки, четкий контроль за распространением и доступом к информации как внутри компании, так и с внешними контрагентами, высвобождение ресурсов в подразделениях для выполнения квалифицированной работы.
Проект решает задачи импортозамещения Нет Использованное ПО
OpenText Extended ECM, расширения OpenText Extreme, Kinemtatic eLND, Stratesys eCTD, Stretsys eQMS, Kinematic eTMF, Kinematic Business Application Builder, OpenText Integration Center.
До внедрения OpenText в BIOCAD было 12 различных систем, с которыми работали все подразделения в разных областях. В них хранили согласовывали и обрабатывали документы по различным направлениям. Несмотря на то, что BIOCAD использует сверхмощные и современные IT-сервисы, каждый из них справляется с отдельными вверенными ему процессами. В BIOCAD столкнулись с тем, что эти разрозненные системы вскоре перестанут соответствовать темпам развития компании, и появилась потребность обеспечить единый прозрачный документооборот.
Наибольшим вызовом при внедрении платформы стали преобразования бизнес-процессов подразделений компании. Также непростой задачей можно назвать управление изменением, внедрение новой методологии работы подразделений. Необходимо было не просто автоматизировать бизнес-процессы, но и оптимизировать их. Следствием оптимизации явилась функциональная трансформация подразделений, которые начинают работать в системе. Также с технической точки зрения сложностью являлся (и до сих пор является) поиск технической экспертизы в России, технических специалистов, знакомых с платформой и внедряемыми модулями, с учетом специфики РФ.
OpenText xECM – это платформа, на базе которой компания автоматизирует бизнес-процессы всего цикла разработки препаратов, их производства, качества, регистрации, контроля, сборки досье. В будущем с помощью OpenText xECM BIOCAD планирует автоматизировать процессы документооборота в департаментах Rhttps://globalcio.ru/projects/19930/» target=»_blank»]globalcio.ru[/mask_link]