Офисные программы ПК это

Программа – это последовательность инструкций (команд), описывающая алгоритм решения с помощью компьютера соответствующей задачи, для реализации которой эта программа была разработана.

Для разработки программ используются специальные языки.

Программы отличаются большим разнообразием. Среди них можно выделить:

¨ текстовые процессоры (Word, NotePad, WordPad, семейство редакторов фирмы Adobe, Лексикон и др.). Их основные преимущества перед бумажным делопроизводством заключаются в следующем: возможность внесения изменений в текстовую информацию непосредственно на экране дисплея; реализация средств снижения трудоемкости ввода и редактирования текста (возможности копирования фрагментов текста, их перемещения внутри документа и переноса в другой документ и т.п.);возможность определения и сохранения для последующего использования макета создаваемого документа, правил размещения текста и элементов его оформления, за соблюдением которых может автоматически следить программа; возможность подключения и использования в процессе редактирования текста процедур контроля вводимой информации (проверки орфографии и грамматики);реализация средств, автоматизирующих выполнение трудоемких рутинных операций (расстановка номеров страниц, создание оглавлений и предметных указателей и т.п.); «дружественный» характер взаимодействия с компьютером (система меню, комбинации клавиш, справочная информация), что позволяет существенно сократить время, требуемое для составления текста и исправления в нем опечаток; использование подсоединенного к компьютеру печатающего устройства (принтера), избавляющего от рутинной машинописной работы, позволяющего вывести произвольное количество копий созданного документа. Пакет Microsoft Office, ставший фактически стандартом офисных пакетов, включает в себя мощный текстовый процессор Microsoft Word. Microsoft представила программу Word for Windows в 1990 году. В настоящее время Microsoft Word – это многофункциональный пакет программ, предназначенный для обработки текстов любого объема и уровня сложности.

Офисные программы на Mac

¨ программы оптического распознавания текстов (FineReader, CuneiForm и др.). Системы оптического распознавания текстов предназначены для распознавания текстов, содержащихся в графических файлах различных форматов (BMP, GIF, TIF, PCX и т.д.), а также текстов, считываемых с помощью сканера.Наиболее известными и часто используемыми программами оптического распознавания текста являются программы FineReader (ABBYY Software House (BIT Software, Inc)) и CuneiForm (Cognitive Enterprises LLC и Cognitive Technologies Ltd).

¨ системы электронного перевода (например, продукты фирмы ПроМТ: Stylys, ПРОМТ 98 и др.). Пользователям часто приходится работать с документами (программной документацией, бизнес-данными, информацией, полученной из Internet), представленными на различных языках.

Создание электронных словарей выполняет те же функции, что и обычные словари, но работать с которыми значительно удобнее, чем с их бумажными прародителями. Все электронные словари обычно базируются на печатных источниках. Наиболее известными электронными словарями являются LingVo (разработчик – фирма «Бит»), RusLan (издательство «Русский язык»), КОНТЕКСТ (АО ИНФОРМАТИК), МультиЛекс (ЗАО МедиаЛингва), Polyglossum (издательство ETS).Наиболее известными программами компьютерного перевода являются программы фирмы ПРОМТ (ЗАО «ПРОект МТ»). Эта фирма разрабатывает электронные переводчики, предназначенные для решения задач перевода в различных условиях для различных групп пользователей.

Тест старой и новой видеокарты

¨ электронные таблицы, или табличные процессоры (Lotus‑1‑2‑3, QuattroPro, Excel и др.). Электронные таблицы, или табличные процессоры, помогают упорядочить и обработать данные различных типов (текстовые, числовые, даты и т.п.), осуществляя функции программируемого калькулятора, текстового и графического редакторов.

Они обеспечивают выполнение технических и научных расчетов по формулам, предполагающим использование разнообразных операций и функций; построение диаграмм различных типов; анализ данных и построение отчетов в различных форматах при решении следующих задач: составление статистических сводок и комплексных финансовых калькуляций; оптимальное планирование и распределение ресурсов; анализ сбыта и прибыли. Электронная таблица представляет собой наилучший инструмент для финансового анализа и учета.

Многие фирмы перешли на использование электронных таблиц на основе Lotus‑1‑2‑3. Фирма Microsoft представила Excel в 1987 году. В настоящее время эта программа входит в пакет Microsoft Office. С введением в состав пакета полномасштабного языка программирования электронную таблицу стало возможно программировать так же, как и базы данных, что сделало Excel мощным средством создания новых приложений.

¨ правовые системы (Консультант + и др.) Позволяет всем желающим получить свободный доступ к правовым документам. Первые СПС (справочные правовые системы) появились во второй половине 60‑х годов в виде электронных картотек. Они давали возможность найти полные сведения о реквизитах документов, интересующих пользователя, – названии, номере, дате издания, принявшем органе и т.д.

Первой электронной картотекой для компьютерного поиска юридической информации была бельгийская система CREDOC, которая не предполагала работы в диалоговом режиме. Электронные картотеки не дают возможности ознакомиться с полным текстом документов, поэтому более удобны полнотекстовые системы, которые позволяют достаточно быстро находить необходимый документ и работать далее с его текстом. В России из более 150 разработанных информационных систем наиболее известны следующие СПС: КОНСУЛЬТАНТ ПЛЮС, ГАРАНТ, КОДЕКС, ЭТАЛОН, ЭНЦИКЛОПЕДИЯ РОССИЙСКОГО ПРАВА (компания АРТБ), РЕФЕРЕНТ, ЮСИС (юридическое информационное агентство «Intralex»), ЮРИДИЧЕСКИЙ МИР, ВАШЕ ПРАВО, ЮРИСКОНСУЛЬТ, 1С:КОДЕКС, 1С:ГАРАНТ, ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО РОССИИ и т.д. Для получения пользователями в нужный момент всей необходимой в работе информации СПС должны обладать такими характеристиками, как полнота и достоверность правовой информации, качество ее обработки, оперативность поставки.

¨ финансово-управленческие, учетные системы (1С и др.). На рынке программных продуктов предлагается большое число различных бухгалтерских программ, программ по статистике, налоговому планированию и т.д. Наиболее известные среди них 1С, Инфо-Бухгалтер, Инфин, Гобсек, Финмастер, Бест, Русский стиль, Янус, Турбо-Бухгалтер, Мини-Бухгалтер и др.Кроме комплексных бухгалтерских программ, распространены прикладные пакеты программ, выполняющие отдельные функции учета: Платежные поручения, Касса, Склад, Зарплата, Учет и т.п. Практически все бухгалтерские приложения предназначены для решения следующего вида учетных задач: ввод начальных данных учета, ввод новой информации и сведений об изменении имеющейся, обработка и трансформация данных, вывод результатов. Системы позволяют вести бухгалтерский учет в соответствии с текущим законодательством Российской Федерации; оперативный учет наличия и движения средств, состояния взаиморасчетов с контрагентами; расчет заработной платы, учет перемещений сотрудников предприятия; регистрацию изменений кадровых и расчетных данных сотрудников.

¨ издательские системы (PageMaker, Corel Ventura, QuarkXPress и др.);

¨ организаторы работ (Lotus Organizer, Outlook и др.);

¨ графические редакторы (CorelDraw!, Adobe PhotoShop, Paint, PhotoEditor, 3D Studio и др.). Обеспечивают отображение динамических сюжетов, в которых изображения последовательно сменяют друг друга. Особенно широкое распространение в этом классе программного обеспечения получили системы получения двухмерных и трехмерных изображений для телевидения и кино (рекламы и мультипликации).Наиболее распространенным пакетом, рассчитанным на ПК, является программа 3D Studio фирмы AutoDesc Inc. В интегрированные пакеты офисного назначения включаются также собственные средства работы с графикой. Например, при установке Microsoft Office можно установить программу Microsoft PhotoEditor, пакет деловой графики Microsoft Visio.

¨ демонстрационные системы, предназначенные для подготовки и просмотра презентаций (MS Power Point). Использование средств, реализованных на основе мультимедиа-технологий, позволяющих в одном документе совместить текст, графику и звуковое сопровождение, организовать просмотр рекламных или демонстрационных роликов, работу пользователя-«читателя» или «зрителя» в интерактивном (диалоговом) режиме, обеспечивает более выигрышную форму подачи материала. Одной из наиболее известных специализированных систем для разработки электронных презентаций является программа Microsoft PowerPoint, входящая в состав пакета Microsoft Office. Данная программа создает презентации в форме слайд-фильмов, записываемых в файл с расширением PPT. Назначение пакета MS PowerPoint состоит в том, чтобы помочь пользователю создать и отредактировать качественную презентацию (слайд–фильм) с информационными и рекламными целями, которую можно сопровождать аудио– и видеоматериалами, подготовить раздаточный материал, рассчитанный на определенную зрительскую аудиторию.

¨ системы мультимедиа для отображения и обработки аудио- и видеоинформации (CD Player, Media Player и др.).

Источник: megalektsii.ru

Офисные программы

Офисные программы или офисные приложения замедляют работу компьютера, но без этих программ большинству пользователей компьютер будет не нужен. Ведь под названием Microsoft Office скрывается целый пакет программ для работы с документами. Причем с любыми: с текстами, с таблицами, диаграммами и т.д.

Удобство использования офисных программ от Майкрософта объясняется их унифицированным внешним видом (интерфейсом), возможностью встраивать фрагменты, созданные в одном приложении в документ другого. Единообразие отображения панели инструментов позволяет легче освоить новую программу офисного пакета. Состав пакета Microsoft Office может варьироваться, что влияет на его стоимость. Существуют и другие варианты офисных пакетов, например от Google или Либре офис.

Обычно пакет офиса содержит следующие приложения: текстовый редактор Microsoft Word, без которого не обходится ни один офис, табличный редактор Excel, незаменимый как при работе с таблицами, так и для некоторых вычислений, приложение для создания презентаций Power Point поможет красиво визуализировать сообщение или доклад.

Самым популярным приложением является текстовый редактор Microsoft Word, который используют около 100% пользователей ПК. Это приложение позволяет создавать и редактировать тексты, вставлять при необходимости в текст таблицы и картинки, здесь можно делать несложные рисунки и схемы. Во многих учреждениях и заведениях РФ все документы принимаются только в формате Word.

Следующей по популярности программой является Excel, табличный редактор. Его удобно использовать при создании любых по сложности таблиц, с множеством данных. Также программа используется для статистической обработки данных. Кроме таблиц здесь можно делать красивые наглядные диаграммы.

Есть здесь приложение для создания презентаций Power Point. Приложение предлагает набор всевозможных вариантов оформления презентации, множество красивых шрифтов и т.д., сюда же можно вставлять таблицы и диаграммы из Excel и любые рисунки. Сегодня программа создания презентаций становится все боле популярной в школах и других учебных заведениях. Ведь здесь можно не только настроить продолжительность показа презентации, но и создать звуковое оформление.

Остальные программы, такие как издательская система Microsoft Publisher , редактор диаграмм и блок-схем Microsoft Visio, приложение для работы с базами данных Microsoft Access используются значительно реже. Определенный интерес представляет Microsoft Outlook, которая объединяет в себе функции почтового и информационного менеджера, включающая функции календаря, планировщика дел, записной книжки.

Пакет программ предназначенных для работы с документами для обычного пользователя представляются неотъемлемой частью Windows, хотя поставляется он отдельно и обойдется нам в кругленькую сумму. В то же время большинство людей пользуются только несколькими программами из пакета Офис, а большая их часть даже не интересует обыкновенного пользователя.

Источник: compone.ru

Информационные технологии конечного пользователя

Электронный офис организуется на предприятиях, в организациях или учреждениях в управленческих структурах.

Основными функциями электронного офиса являются:

• автоматизация рутинных работ с документами;
• организация электронного документооборота.

Для реализации перечисленных выше функций в электронном офисе выполняется ряд стандартных типовых процедур обработки документов, представленных на рис. 4.6.

увеличить изображение
Рис. 4.6. Процедуры обработки документов в электронном офисе

В состав электронного офиса входят аппаратные и программные средства реализации типовых офисных процедур обработки информации:

Программные средства электронного офиса — это пакеты прикладных программ , которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.

Программные средства электронного офиса делятся на три группы, представленные на рис. 4.7.

увеличить изображение
Рис. 4.7. Программные средства электронного офиса

1. Программы, предназначенные для создания и редактирования документов. Основой функционирования любого офиса является документ. В электронном офисе циркулируют документы, содержащие данные разных типов (текстовую информацию, табличные данные, графические изображения и т. д.). Офисные программы для создания и редактирования документов различных типов, как правило, интегрируют в единый пакет, который позволяет работать с одним документом, включая в него различные виды данных. Существуют и самостоятельные программные продукты, ориентированные на выполнение только одного вида работ : разработку электронных таблиц, редактирование текстов, электронную верстку документов и т. д.

Для формирования и обработки каждого типа данных необходимо использовать специальные пакеты прикладных программ , ориентированных на работу с документационной информацией.

Характеристика основных программ, предназначенных для формирования и редактирования документов в электронном офисе, представлена в табл. 4.1.

• набор текста;
• редактирование текста;
• автоматическая проверка правописания;
• создание в тексте различных таблиц, графиков, диаграмм;
• формирование перекрестных ссылок в документе и т. д.

• компоновать (верстать) текст, используя эталонные страницы;
• осуществлять полиграфическое оформление текста;
• обрабатывать графические изображения;
• обеспечивать вывод документов полиграфического качества и т. п.

• осуществлять разнообразные вычисления;
• строить графики;
• управлять форматом ввода-вывода данных;
• компоновать данные;
• проводить аналитические исследования и т. п.

• создавать графические иллюстраций с использованием графических элементов (дуги, окружности, эллипса, ломаных и многоугольников и т. д.);
• манипулировать объектами посредством их разбиения или объединения, копирования, штриховки и т. д.;
• обрабатывать и редактировать изображения посредством изменения оттенков цветов, насыщенности, контрастности и т. п.

• создавать, хранить и извлекать данные, представленные в определенной форме;
• формировать запросы и отчеты на основании различных критериев отбора записей.

• подготовки презентаций лекций и выступлений;
• подготовки иллюстративного материала;
• визуального отображения основных тезисов текстовых докладов и отчетов и т. д.

• управлять сценарием аудиозаписи и видеофильма;
• создавать группы объектов, включаемых в аудиозапись или фильм;
• манипулировать и генерировать анимационные изображения и т. д.

2. Организаторы работ — это пакеты программ, предназначенные для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всей фирмы или ее структурных подразделений. Выделяют две разновидности пакетов данного класса:

Программы управления проектами предназначены для сетевого планирования и управления проектами. Эти программные средства позволяют быстро спланировать проект любой величины и сложности, эффективно распределить людские, финансовые и материальные ресурсы, составить оптимальный график работ и проконтролировать его исполнение .

Программы организации деятельности человека выполняют функции электронных секретарей и предназначены для эффективного управления деловыми контактами. В них предусмотрены следующие основные функции:

• формирование графика деловой активности с автоматическим контролем со стороны программы;
• ведение электронной картотеки, полностью настраиваемой под конкретные нужды пользователя;
• обеспечение безопасности и конфиденциальности данных;
• автоматический набор телефонных номеров (с автодозвоном) и занесение даты и времени звонка в соответствующую карточку;
• работа с электронной почтой и факсом и т. д.

3. Программы организации электронного документооборота позволяют решать следующие задачи:

• обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям, обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
• исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;
• исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Существуют следующие виды систем электронного документооборота:

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации	К таким программным продуктам относятся электронные архивы. Электронный архив — это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации
Системы, ориентированные на поддержку управления организацией	Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение
Системы, ориентированные на поддержку совместной работы	Задача этих систем — обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных)

Аппаратные средства электронного офиса — это устройства, обеспечивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных. Они подразделяются на основные и дополнительные ( рис. 4.8).

1. Основными техническими средствами электронного офиса являются один или несколько ПК, объединенных в вычислительную сеть и имеющих широкий набор периферийных устройств, таких, как устройства вывода информации на печать (принтеры), устройства автоматического ввода информации (сканеры, дигитайзеры) и др. (см. рис. 4.8).

увеличить изображение
Рис. 4.8. Аппаратные средства электронного офиса

В офисной деятельности часто возникает необходимость в получении копий с разработанных документов. Для этих целей применяют два способа, при реализации которых используют различные средства, представленные на рис. 4.9.

увеличить изображение
Рис. 4.9. Получение копий с разработанных документов

Копирование. В процессе копирования производится отображение оригинала на поверхности материала копии. Для получения нескольких копий процесс повторяют. Средства копирования позволяют за непродолжительное время получить несколько десятков копий документов.

Существуют различные способы и средства копирования документов. Наиболее распространенными в настоящее время являются:

• средства электрофотографического копирования;
• средства микрофильмирования.

К средствам электрофотографического копирования относятся копировальные аппараты.

В основу ксерокопирования положен сухой способ нанесения красящего порошка и термическом закреплении его на любом воспринимающем краситель материале, заряженном положительно — бумаге, кальке, металлической фольге и т. д.

Современные копировальные аппараты позволяют:

• автоматически и с высокой скоростью копировать необходимое количество оригиналов разного формата на бумагу такого же формата;
• копировать оригиналы с уменьшением или увеличением формата;
• производить двустороннее копирование;
• сортировать, брошюровать и делать обложки на документы при выходе из аппарата и т. д.

Средства микрофильмирования служат для переноса информации на фотопленку. Микрофильмирование представляет собой обычный фотографический процесс с большой кратностью уменьшения. Изображение переносится на микропленку или микрофишу. Просмотр кадров можно выполнить на специальных читальных аппаратах.

• сократить объем и площадь хранения информационных материалов на 90-95% по сравнению с объемом и площадью хранения оригиналов;
• снизить стоимость изготовления копий;
• организовать автоматизированный поиск необходимых документов и т. д.

Средства размножения документов (средства оперативной полиграфии) позволяют получать за короткий срок сотни и тысячи копий документов. В процессе размножения документов с оригинала изготавливают печатную форму, с которой печатают тираж. Среди средств оперативной полиграфии в настоящее время распространение получают специальные устройства — ризографы, в основу которых положен принцип трафаретной печати.

Процесс размножения на ризографе идет в два этапа: подготовка рабочей матрицы и печать . Оба этапа копирования проходят без участия пользователя внутри компактного устройства. Использование ризографа позволяет получать многоцветные изображения высокого качества.

В условиях функционирования электронного офиса большое внимание уделяется оформлению документов. При оформлении документы подвергаются обработке, которая выполняется при помощи следующих средств, представленных в табл. 4.2.

Таблица 4.2. Технические средства обработки документов Технические средства Назначение технических средств

Фальцевальные машины	Используются для механизированного сгибания документов перед упаковкой их в конверты или после размножения для сгибания и складывания копий в тетради
Листоподборочные машины	Служат для механизации операций формирования документов в пачки
Оборудование для сортировки документов	Используется при распределении корреспонденции по получателям (исполнителям). При сортировке документы раскладываются по отдельным ячейкам сортировального устройства
Оборудование для скрепления документов	Позволяет механически скрепить листы бумаги
Средства для нанесения защитных покрытий на документы	Позволяют защитить документы от воздействия внешней среды при высокой интенсивности их использования. Наиболее широкое распространение в настоящее время получили устройства — ламинаторы
Оборудование для уничтожения документов	Перерабатывает листы в бумажные полоски, крошку (сухой способ) или формирует из них брикеты, предварительно подвергнув их увлажнению (мокрый способ)

Источник: intuit.ru