Office outlook что это за программа

Содержание

Характеристика программного продукта Microsoft Outlook 2000

Дать характеристику указанному программному продукту по следующему плану:

Достоинства и недостатки;

Особенности (в сравнении с аналогичными продуктами);

Требования к аппаратному и программному обеспечению;

Производитель и способ распространения (коммерческое, свободное, условно-бесплатное)

Программный продукт: Microsoft Outlook 2000 или 97

Программа Microsoft Outlook 2000 объединяет в себе клиентов двух служб Интернета: электронной почты и службы телеконференций. Эти службы используют разные протоколы и разные механизмы работы, но их объединяет то, что в обоих случаях речь идет о приеме и передаче сообщений. Программа Microsoft Outlook предназначена для обмена сообщениями с корреспондентами по всему земному шару. Microsoft Outlook позволяет получать и отправлять почту, работать с расписанием, контактами и задачами и вести запись своих действий.

В наше время электронная почта остается удобным средством обмена информацией и просто человеческого общения. Недаром в Windows включена программа Microsoft Outlook, предоставляющая богатые возможности работы с электронной почтой. Программа Microsoft Outlook — мощный организатор персональной информации. В ее функции входит и планирование мероприятий, и ведение записной книжки, и средство работы с электронной корреспонденцией.

Пару слов про Microsoft Outlook 2021,Web Почта

Достоинства и недостатки

Достоинства Microsoft Outlook

1. Система обмена сообщениями является одним из самых оперативных средств общения как через глобальную сеть, так и в пределах одной организации по локальной сети.

2. Защита вашей почты от спама.

3. Проверка входящих писем на вирус.

4. Дополнительные функции быстрого задания необходимых параметров, например, контакты, календарь, заметки, просмотр входящих и исходящих писем, написанных черновиков.

5. Возможность доставки одного письма многим адресатам.

6. Возможность пересылки не только текстовой информации, но и программ, графики, звука в виде вложенных файлов;

Недостатки Microsoft Outlook

1. Возможность получения нежелательных вирусов или нежелательных программ при отсутствии антивирусной программы.

2. Трудность в отправлении писем при сбоях работы сервера.

3. Незащищенность программы от несанкционированного доступа.

4. Ограниченная возможность отправки информации в одном письме.

Особенности (в сравнении с аналогичными продуктами):

В данную версию Outlook включены новые возможности, предназначенные для помощи в доступе, оценке и обработке информации и сообщений. Это позволяет эффективнее использовать свое время и лучше справляться со все возрастающим потоком поступающей электронной почты.

Приведем список наиболее интересных новых возможностей Outlook 2000.

Эффективная работа с почтой. Outlook помогает читать, сортировать, отслеживать и находить сообщения электронной почты более эффективно, чем ранее. Новый вид окон позволяет одновременно выводить на экран больше сведений даже на небольших мониторах. Улучшенная структура списка сообщений эффективнее использует место, и в результате на прокрутку тратится меньше времени, а больше остается на работу. Автоматическая группировка сообщений помогает быстрее находить сообщения, в каком бы месте они не находились — можно даже одновременно перемещать или удалять все сообщения из группы.

Как настроить Microsoft Office Outlook?

Фильтр нежелательной почты. Новый фильтр нежелательной почты помогает отсеять значительную часть ненужных сообщений, получаемых ежедневно. Последние достижения технологии Microsoft Research позволяют оценить, является ли письмо нежелательным, по совокупности факторов, включая время отправки и содержимое письма.

Отбор производится не просто по адресу отправителя или типу письма; вместо этого выполняется анализ содержимого письма и его структуры, что повышает вероятность распознавания нежелательной почты. Все сообщения, перехваченные фильтром, перемещаются в папку нежелательной почты, откуда их можно впоследствии восстановить или просмотреть. Можно также составить список адресов надежных отправителей, письма от которых никогда не будут считаться нежелательными, и список заблокированных отправителей, чтобы блокировать все сообщения с определенных адресов или из определенных доменов.

Область переходов. Область переходов — это не просто список папок. В ней для удобства использования объединяются основные средства навигации и совместной работы Outlook. В окне почты отображается больше почтовых папок, чем раньше, кроме того, можно добавлять свои избранные папки в начало списка.

В окне календаря теперь можно просматривать общие календари других пользователей одновременно с собственным календарем. В окне контактов отображается список всех папок контактов, которые можно открыть, как сохраненных на компьютере, так и в сетевом расположении. Усовершенствованы способы просмотра контактов. Каждый из восьми модулей Outlook предлагает интерфейс пользователя, помогающий быстро находить нужные элементы и отображать их удобным образом.

Область чтения. Область чтения позволяет читать сообщения электронной почты без необходимости открывать отдельное окно для каждого сообщения. Подобно листу бумаги, область чтения ориентирована по вертикали. Это удобнее для глаз и вместе с новым многострочным списком сообщений позволяет видеть почти вдвое больше сообщений на мониторе того же размера по сравнению с областью просмотра в предыдущих версиях Outlook.

Быстрые пометки. Если необходимо ответить на сообщение, но на это в данный момент нет времени, достаточно щелкнуть значок флажка рядом с сообщением, чтобы быстро пометить его. Многоцветные пометки упрощают классификацию сообщений. Папка «К исполнению» всегда содержит постоянно обновляемый список всех сообщений с быстрой пометкой из всех папок почтового ящика.

Упорядочение по разговорам. Если ежедневно приходится получать много почтовых сообщений, появилась возможность воспользоваться режимом группировки «’Упорядочение: Разговор». В этом представлении каждая группа списка сообщений содержит переписку по определенному предмету. Для ускорения чтения сообщений в каждом разговоре по умолчанию отображаются только непрочтенные сообщения и сообщения с быстрой пометкой. В дальнейшем разговор можно развернуть и отобразить все сообщения, в том числе уже прочтенные.

Папки поиска. Папки поиска содержат постоянно обновляемые результаты поиска всех сообщений электронной почты, отвечающих указанным условиям. Так, все непрочтенные сообщения из всех папок почтового ящика теперь можно просмотреть в папке поиска «’Непрочтенные письма». Если требуется сократить размер почтового ящика, в папке поиска «’Большие письма»’ отображаются наиболее крупные сообщения вне зависимости от папок, в которых они хранятся. Можно также создавать собственные папки поиска; для этого достаточно выбрать один из встроенных шаблонов или создать собственные условия поиска и сохранить их в виде папок поиска для будущего использования.

Несколько календарей. Теперь в окне календаря Outlook можно вывести рядом несколько календарей. Одновременно отображаются локальные календари, календари общих папок, календари других пользователей и списки событий групп Microsoft Windows® SharePoint™ Services. Для удобства в календарях используются различные цвета.

Правила и оповещения. В программу Outlook встроена функция предупреждения о поступлении новых сообщений электронной почты в папку «Входящие» с помощью небольшого оповещения на рабочем столе даже во время работы с другой программой. Можно быстро создать правила хранения сообщений на основе любого полученного сообщения; для этого достаточно выбрать сообщение и нажать кнопку «Создать правило».

Режим кэширования данных Exchange. При использовании сервера Microsoft Exchange Server больше нет необходимости беспокоиться о проблемах, связанных с медленными или далекими сетями. Outlook позволяет загружать почтовый ящик на локальный компьютер, сокращая необходимость связи с сервером электронной почты. Если сеть временно недоступна, Outlook продолжит использовать уже загруженные данные.

Outlook подстраивается под тип доступной сети, например, загружает больше сообщений электронной почты по быстрым сетям и предоставляет средства управления сообщениями, загружаемыми по медленным сетям. При использовании Outlook 2000 с Microsoft Exchange Server 2000 поток данных по сети значительно снижается, что позволяет получать информацию быстрее.

Специальные возможности для людей с нарушениями подвижности, зрения, слуха

Корпорация Майкрософт стремится создавать продукты, доступные людям с различными нарушениями.

На компьютере, работающем под управлением Microsoft Windows, можно установить или изменить параметры специальных возможностей. Эти возможности влияют на процесс работы в программах Microsoft Office. Например, средство «Залипание клавиш» разработано для людей, которым трудно одновременно нажимать две или более клавиши. Это средство позволит нажимать одну клавишу вместо сочетания клавиш (например, CTRL+C).

Кроме того, Outlook 2000 включает еще много новых и усовершенствованных средств работы, в том числе автоматическую подстановку адресов, рабочие области для собраний, «живые» вложения, адресные книги с изменяемыми размерами, фотографии контактов, раскрытие списков рассылки, оповещения, индикатор текущего времени, средства повышения конфиденциальности и производительности, файлы данных с размерами более 1 Гбайт, полную поддержку Юникода, повышенное удобство использования приложения, интерактивное обучение Outlook на веб-узле Microsoft Office Online и многое другое.

Отметим, что меню окна создания сообщения (ответа) отличается от основного меню Microsoft Outlook. Так, опция «Вставка» позволяет вставить в сообщение заранее подготовленный текст (в кодировке Windows) из файла с расширением .tхt или «вложить» в сообщение двоичный файл с перекодировкой в текстовый формат по протоколу MIME. При поступлении сообщения с таким вложением пользователю Microsoft Outlook 2000 оно автоматически разворачивается в двоичный файл, записывается на диск или может быть открыто сразу же с помощью имеющегося в ОС приложения.

Основные возможности Microsoft Office Outlook (стр. 1 из 4)

Приложение Microsoft Outlook — мощный инструмент для организации индивидуальной и групповой работы на компьютере. Outlook представляет собой программу управления данными. Outlook может использоваться для документооборота, формирования задач и заданий группы, управления электронной почтой, планирования дел и собраний, ведения списка контактных лиц и дневника выполняемых действий.

Некоторые возможности Outlook можно использовать с другими приложениями Office. В частности, можно добавить задачу, которую следует выполнить с документами Word и Excel, а также записывать сведения о работе, проделанной над любым документом. С помощью Outlook можно быстро выяснить, с какими документами, сколько времени и когда вы работали.

Outlook позволяет создавать личные списки адресов, сохранять их, управлять массовой рассылкой для отправки сообщений или документов адресатам. Электронные сообщения могут создаваться в любой программе Office, включая Word, Excel, Access и PowerPoint.

Эти сообщения удобнее отправлять в формате HTML, что делает их чтение возможным независимо от того, установлена ли на компьютере адресата соответствующая программа Office. Кроме того, для отправки файла, созданного в, любой программе Office как сообщения Outlook, не требуется выходить из этой программы. Outlook позволяет поддерживать базы данных таких информационных элементов, как заметки, адреса и телефоны корреспондентов, дневниковые записи и т.д. Приложение Microsoft Outlook относится к программам информационных менеджеров (ПИМ) и включает функции таких программ Microsoft, как Schedule Mail, Project, Microsoft Exchange и Explorer (Проводник Windows). Outlook состоит из следующих взаимосвязанных компонентов, в которых используется единообразная форма представления информации: Outlook сегодня — сводки событий; электронной адресной и телефонной книги (Контакты);Календаря; планировщика заданий (Задачи); журнала событий компьютера (Дневник); электронной почты; записной книжки (Заметки).

Запуск Outlook

Запуск программы можно осуществить несколькими способами.1. Нажмите кнопку Пуск и из пункта Программы выберите Microsoft Outlook.2. Дважды щелкните мышью по ярлыку Microsoft Outlook на рабочем столе.3. Нажмите кнопку MicrosoftOutlookна панели MicrosoftOffice. Откроется главное окно Outlook с открытой (по умолчанию) папкой Входящие, где хранится сообщение «Вас приветствует Microsoft Outlook » (рис.1).

Рис.1. Главное окно Microsoft Outlook

Главное окно Outlook очень похоже на окна других приложений. Оно состоит из строки заголовка, в которой отображается название открытой папки, а также стандартные кнопки сворачивания, разворачивания и закрытия окон. Ниже расположены строка меню и панель инструментов. Левая окно — панель с ярлыками папок, в ней находятся значки для быстрого доступа к ним.

По умолчанию панель Outlook содержит три группы ярлыков: Ярлыки Outlook, Мои ярлыки и Другие ярлыки. Группа Ярлыки Outlook содержит следующие ярлыки; Outlook сегодня, Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Заметки, Удаленные. Группа Мои ярлыки содержит ярлыки: Черновики, Исходящие, Отправленные, Дневник, Обновление Outlook.

Группа Другие ярлыки содержит ярлыки для работы с файловой структурой компьютера: Мой компьютер, Мои документы, Favorites (Избранное). Справа — панель со списком папок и панель просмотра информации, где отображается содержимое выбранной папки. Работа с панелью Список папок аналогична работе с Проводником Windows.

Элементы и папки Outlook

Основными единицами информации в Outlook являются элементы различных типов встречи, сообщения, заметки, контакты, задачи, пометки в Дневнике. Ontlook хранит элементы информации в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа. Так, все заметки хранятся в папке Заметки, все задачи — в папке Задачи и т.д. Фактически Outlook организует базу данных этих элементов.

Папка Outlook — это логическое хранилище информации, не связанное с физическим способом хранения информации на диске. Хотя все эти папки имеют имена, они не видны из программы Проводник Windows, поскольку вся информация Outlook хранится в едином файле на диске. При первом запуске Outlook пользователь имеет доступ к нескольким типам элементов информации.

Outlook хранит эти элементы в следующих папках, которые содержатся в папке Личные папки. Outlook сегодня показывает сводку событий, произошедших и запланированных та день. На ней представлено число новых сообщений, перечислены встречи, запланированные на неделю, и задачи. Эта страница удобна для обзора текущего дня и предстоящей недели.

Входящие содержит поступающие сообщения электронной почты и факсы. В Календаре отображаются собрания и напоминания о встречах, а также планируются встречи и собрания с другими пользователями. Можно установить вывод оповещения для элементов Календаря. Если оповещение установлено, то в заданное время на экране появляется окно с напоминанием о предстоящем событии или встрече.

При планировании собраний имеется возможность просмотра сведений о занятости участников и выбора удобного времени. Также Outlook упрощает отслеживание ежегодных событий, например отпусков и дней рождения. Контакты Outlook используются для хранения имен, номеров телефонов и адресов деловых партнеров. Списки контактных лиц могут импортироваться в Outlook из других программ.

Задачами, назначаемыми на рабочие дни, можно управлять с помощью служебных и личных списков задач Outlook. Можно установить важность задач, включить выдачу напоминаний о сроке завершения и обновлять сведения о ходе выполнения задачи. В Outlook выполняется отслеживание повторяющихся задач.

Завершение роботы с Outlook

Для корректного закрытия Outlook выберите команду Файл, Выход и завершение команды.

Outlook сегодня — это самые важные сведения Outlook — почта, календарь и список задач, собранные в одном месте. На странице Outlook сегодня приводится обзор текущего дня, можно посмотреть краткую сводку назначенных встреч, список задач и количество вновь поступивших сообщений электронной почты. Чтобы запустить Outlook сегодня, щелкните по его значку на панели Outlook или задайте его в качестве используемого по умолчанию представления (рис.3).

Рис.3. Окно Outlook сегодня

Для изменения настроек данного представления щелкните на поле Настройка «Outlook сегодня» в верхнем правом углу. Откроется окно настройки (рис.4). Назначения параметров настройки Outlook сегодня приведены в табл.1.

Рис.4. Настройка Outlook сегодня

Выбор задач, которые следует отображать

Стили

Таблица 1. Назначение параметров настройки Outlook сегодня

Параметр	Назначение параметра
Запуск	Установите флажок, если вы хотите при запуске открывать окно Outlook сегодня
Сообщения	Выбор папок с элементами типа Сообщение для отображения их а данном представлении. По умолчанию Outlook отображает количество элементов в папках Входящие, Исходящие, Черновики
Календарь	В раскрывающемся списке можно выбрать количество дней, элементы которых будут отображаться. По умолчанию Outlook отображает встречи за последние пять дней
Задачи	В раскрывающемся списке можно выбрать один из пяти стилей Outlook сегодня: Стандартный, Стандартный (две колонки), Стандартный (одна колонка), Лето, Зима

После внесения изменений в настройки нажмите кнопку Сохранить изменения в правом верхнем углу.

Источник: smekni.com

Microsoft Outlook как средство автоматизации рабочего места. Основные компоненты Microsoft Outlook.

Microsoft Outlook — персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента и Groupware компании Майкрософт, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office.

Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы.

Outlook может использоваться как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server являются платформой для организации документооборота, так как они обеспечены системой разработки пользовательских плагинов и скриптов, с помощью которых возможно программирование дополнительных функций документооборота (и не только документооборота), не предусмотренных в стандартной поставке.

Приемы работы с документами Outlook.

Дневник выполняет функции средства автоматического отслеживания событий, происходящих в среде Outlook и других приложений Microsoft Office. Однако, в него можно заносить любые сведения, которые сочтет нужным пользователь, — хоть почасовую хронологию собственной жизни. Автоматически отслеживать и фиксировать допустимо действия со следующими элементами Outlook:

· с сообщениями электронной почты;

· с приглашениями на собрания, в том числе и сетевые;

· с ответами на приглашения;

· с уведомлениями об отмене собраний;

· с отчетами о поручениях.

Если пользователь посчитает необходимым, можно в дневнике автоматически учитывать работу с документами, созданными в приложениях Microsoft Office: Access, Excel, PowerPoint, Word — и в других программах, совместимых с Microsoft Office. При этом в дневник заносятся сведения о родительском приложении документа, его название, дата каждого сеанса работы над документом, время начала сеанса работы и его продолжительность. Если разработка документа была задана как поручение какому-либо лицу, имеющемуся в списке контактов, то автоматически указывается имя данного лица и категория, к которой оно относится (к примеру, Подчиненные)

Организуя работу в локальной сети, руководитель подразделения может постоянно отслеживать ее ход и быть уверенным в том, что ситуация находится под контролем. Ориентация предприятий на электронный документооборот при децентрализованной системе принятия решений приводит к тому, что большие проекты порождают множество документов, с которыми одновременно работает большое число людей. В этом случае без помощи такой программы, как Outlook, практически невозможно всегда знать реальное состояние дел по каждому документу. Используя программу Outlook, руководитель предприятия может полноценно организовать работу и контролировать ее этапы. Особенно ярко эффективность Outlook проявляется при работе в локальной сети под управлением операционных систем Windows NT или Windows 2000 с использованием сервера Microsoft Exchange Server

Основы поиска документов в СПС: тематический и реквизитный поиск

СПС – справочно-правовая система, напр., «Консультант +», «Гарант».

Каждый документ снабжен подробной справкой, содержащей все его реквизиты, списки прямых ссылок («Респонденты») и обратных ссылок («Корреспонденты») с указанием юридической взаимосвязи с соответствующими документами. Прямые ссылки означают, что найденный документ действует на перечисленные в списке респондентов документы, а обратные ссылки — это документы, которые действуют (изменяют, отменяют и т.д.) на просматриваемый документ. Таким образом, если документ связан с другими, то списки этих документов будут приведены в полях «Респонденты» и «Корреспонденты». Работа со списками прямых или обратных ссылок ничем не отличается от работы со списком найденных по запросу документов. Так, например, можно вывести эти списки в файл, распечатать на принтере, занести в папку документов и т.д.

В системах КонсультантПлюс представлена полная ретроспектива редакций документов. Для всех измененных документов создаются новые редакции, и в тексте любой редакции документа рядом с каждым измененным фрагментом содержатся указания на все документы, на основе которых внесены изменения, а также ссылка на текст этого фрагмента в предыдущей редакции. Поэтому из любой редакции можно по ссылкам перейти к другой, а также получить полный список всех редакций. Такой подход позволяет не только иметь все исходные тексты документов, но и анализировать законодательство в его развитии и по состоянию на любой момент времени

25 Средства поиска. Составление запроса. Контексный поиск документов

Дата добавления: 2018-05-09 ; просмотров: 713 ; Мы поможем в написании вашей работы!

Источник: studopedia.net

Основные компоненты Microsoft Outlook

Календарь — это электронный аналог настольного перекидного календаря, имеющий более широкие возможности (рис. 16.1). По умолчанию каждые сутки в календаре поделены на получасовые отрезки, отображаемые одной строкой записи. При щелчке на строке открывается фильтр, предлагающий набор полей, ориентированных на организацию встреч (реальных или сетевых) с людьми.

Это похоже на запись в настольном календаре о теме, времени и участниках какого-либо мероприятия. Однако Календарь Outlook, в отличие от настольного, обладает рядом функций, связанных с автоматизацией. Так, например, он способен заранее оповещать о предстоящих мероприятиях, автоматически проверять запланированный распорядок дня и определять возможность участия в намеченных встречах. Кроме того, если участники встреч уже занесены в адресную книгу, программа может автоматически рассылать им предупреждения по локальной сети предприятия или средствами электронной почты.

Рис. 16.1. В компоненте Календарь отображаются мероприятия и задачи

С помощью программы Microsoft Outlook возможно проведение встреч в виртуальном режиме. Такие мероприятия называются собраниями по сети (сетевыми конференциями). Они удобны при обсуждении вопросов между участниками, находящимися в разных офисах и даже в разных городах и странах. Синхронизация записей в Календаре с другими задачами и мероприятиями происходит автоматически.

Компонент Организатор задач представлен на панели Ярлыки Outlook кнопкой Задачи. Функционально он предназначен для планирования конкретных работ и контроля их исполнения. Для этого предлагаются соответствующие поля, позволяющие указать время начала и окончания работ, их тему, предусмотреть расходы, определить участников и проконтролировать состояние дел в текущий момент.

Многие поля можно заполнять в полуавтоматическом режиме, используя записи базы данных Outlook. Автоматически проводится синхронизация действий пользователя по исполнению данной задачи с другими мероприятиями, внесенными в иные категории.

Обработчик сообщений

Этот компонент выполняет функции «центра связи» Outlook. Основным видом обрабатываемых сообщений являются сообщения электронной почты. Кроме того, обрабатываются сообщения и других служб, например почты на основе Web и документов, отправленных по локальной сети.

В качестве клиента электронной почты Outlook обладает всеми основными функциями, рядом дополнительных и некоторыми специальными (см. главу 8), в том числе средствами фильтрации поступающих сообщений, управления списками почтовой рассылки и другими. Однако следует знать, что специализированные почтовые клиенты (например The Bat!, Pegasus Mail и другие) располагают гораздо более широкими возможностями, и потому использовать программу Microsoft Outlook только в роли почтового клиента не всегда удобно.

К сожалению, высокая популярность Microsoft Outlook именно в качестве почтового приложения влечет к ней пристальное внимание злоумышленников, занимающихся разработкой программных средств, нарушающих нормальную работу средств коммуникации. Необходимо периодически посещать сервер Microsoft и своевременно обновлять программу установкой дополнений, ликвидирующих обнаруженные уязвимости.

Организатор контактов

Этот компонент является по своей сути адресной книгой с расширенными возможностями (рис. 16.2). В него заносятся подробные сведения о людях и организациях. Данные из папки Контакты напрямую используются остальными средствами Outlook и другими приложениями Microsoft Office. Набор фильтров позволяет сортировать данные различными способами в зависимости от конкретной задачи.

Так, например, если известно только имя человека, с которым необходимо связаться, его данные можно разыскать, включив сортировку по имени.

Папка Контакты имеет некоторые полезные функции, необходимые при интенсивной работе в Интернете. В частности, лицам (организациям) можно ставить в соответствие сертификат открытого ключа электронной подписи, что позволяет использовать защищенную связь во избежание подделки пересылаемых документов или доставки незатребованных сообщений.

Рис. 16.2. Представление данных в папке Контакты в виде адресных карточек

Дневник — это средство для внесения записей самого различного характера. Его отличие от календаря заключается в возможности хранить практически любые записи. Это может быть и напоминание о событии, и ссылка на ресурс, и личные заметки, и многое другое.

Вторая функция Дневника — автоматическая регистрация всех этапов работы над документами Microsoft Office, связь с которыми установлена. Характер и степень связи записей в дневнике с другими элементами базы данных Outlook настраиваемы — пользователь может ими управлять.

Записная книжка представлена на панели Ярлыки Outlook значком Заметки. Это средство призвано заменить клочки первой попавшейся бумаги, на которых часто записывают телефоны, имена, идеи и прочее. Если компьютер является основным рабочим инструментом руководителя, Заметки помогут сохранить даже случайную информацию, которая иногда оказывается чрезвычайно важной.

Для того чтобы электронная записная книжка всегда была под рукой, компьютер должен быть постоянно включен, а программа Outlook — запущена. При работе в офисе это не представляет сложности. Но для мобильных компьютеров использование папки Заметки выглядит проблематичным.

Компонент Организатор собраний не представлен отдельным ярлыком в Outlook, однако незримо присутствует в некоторых других компонентах, в частности, в Дневнике. Его функцией является назначение собраний, в том числе сетевых конференций, определение состава участников, рассылка извещений, получение ответов.

Непосредственно сетевые конференции проводятся с использованием программ Microsoft NetMeeting или Microsoft Chat. В первом варианте можно совместно работать над документами Microsoft Office, например над презентацией PowerPoint (см. главу 15). Во втором варианте предусмотрена лишь возможность обмена сообщениями.

Варианты представлений

Представлением в терминологии программы Microsoft Outlook называют способ отображения одних и тех же данных в каждой папке. Набор доступных представлений в конкретной папке зависит от ее типа. Поскольку папки Microsoft Outlook имеют не физический, а логический характер, то, по сути, характер представления их содержимого определяется параметрами фильтра, используемого в данный момент. Ниже рассмотрены наиболее общие варианты представлений.

Данные размещаются в ячейках таблицы, состоящей из строк и столбцов. В частности, таким способом отображаются записи в папках Задачи, Входящие и прочих.

Представляет собой шкалу с датами и временем, располагающимися по возрастанию слева направо. При таком способе представления информации данные отображаются в виде значков (рис. 16.3).

Рис. 16.3. В папке Дневник выбрана форма представления Временная шкала

В этом представлении имитируется стандартная бумажная карточка, на лицевой стороне которой указаны самые важные данные, содержащиеся в записи. Используется, в частности, в папке Контакты.

В этом представлении элементы записи отображаются в виде блоков на поле, содержащем день, неделю и месяц. Применяется в папке Календарь.

Записи отображаются в виде значков, размещенных на рабочем поле. Такое представление характерно для папки Заметки.

Прочие варианты представлений образуются из перечисленных выше либо напрямую, либо их сочетанием. При этом название конкретному представлению в каждой папке присваивается в соответствии с его предназначением, но не вариантом. Например, и представление По предметам в папке Сообщения, и представление Активные встречи в папке Календарь являются таблицами.

Интерфейс Microsoft Outlook

Окно программы имеет элементы, типичные для приложений Windows и Microsoft Office, например строку меню и панели инструментов. Содержание меню и состав отображаемых панелей инструментов можно изменить на соответствующих вкладках диалогового окна Настройка (Сервис → Настройка). Особенностью интерфейса Outlook является наличие специальной панели, на которой располагаются ярлыки (распределенные по группам), соответствующие логическим папкам, обслуживаемым программой (рис. 16.4).

Рис. 16.4. Основные элементы интерфейса Outlook

В рабочем поле отображаются данные в форме, определяемой выбранным вариантом представления. Интересной особенностью интерфейса Outlook является возможность доступа к любым дискам (в том числе сетевым), папкам и файлам непосредственно из программы. Отметим, что ярлыки Мой компьютер, Мои документы, Избранное находятся в группе Другие ярлыки. Таким образом, при работе с Outlook используются папки двух типов: физические, то есть находящиеся на дисках, и логические, то есть представляющие собой фильтры базы данных Outlook.

Важным свойством интерфейса Outlook является возможность настройки поддержки различных служб, используемых при работе в локальной сети и Интернете. Просмотр их параметров и настройка производятся в диалоговом окне Службы (Сервис → Службы). Для полноценной работы в локальной сети рекомендуется установить следующие службы:

• Microsoft Exchange Server; • Microsoft Mail;

• Microsoft Fax; • Адресная книга Outlook;

• Личная адресная книга; • Личные папки;

• Электронная почта Интернета.

Если Outlook используется на автономном компьютере без подключения к локальной сети, первые две службы можно не устанавливать.

Службы Microsoft Outlook

Служба Microsoft Exchange Server обеспечивает совместный, а также удаленный доступ к папкам Microsoft Outlook с удаленного (например мобильного) компьютера. Компьютер, который использует службу Microsoft Exchange Server, должен быть подключен к локальной сети, работающей под управлением операционной системы Windows NT/Windows 2000.

Параметры доступа (например, имя сервера, почтовое отделение, имя почтового ящика) определяет администратор локальной сети. Как правило, такие настройки проведены заранее и пользователю нет нужды вникать в эти тонкости.

Служба Microsoft Mail работает совместно с сервером Microsoft Exchange и обеспечивает обработку сообщений в почтовом ящике при доступе к нему с удаленного компьютера. То есть, находясь в другом городе, можно через Интернет подключиться к локальной сети своего предприятия, прочитать, составить и отправить сообщения, используя все средства Microsoft Outlook.

Служба Microsoft Fax обеспечивает отправку факсимильных сообщений. Для ее работы необходимы либо модем, установленный на автономном компьютере и подключенный к телефонной линии, либо подключение к локальной сети, имеющей выход в телефонную сеть.

Адресная книга Outlook позволяет хранить и обрабатывать адресные данные частных лиц и организаций. Доступ к данным адресной книги может быть общим или ограниченным.

Личная адресная книга предназначена для выполнения тех же функций, только доступ к ней, как правило, личный.

Служба Электронная почта Интернета обеспечивает обработку сообщений электронной почты, поступающих в адрес учетной записи, открытой на узле сервис-провайдера. Возможен доступ к своей учетной записи на узле сервис-провайдера через локальную сеть, если это предусмотрено ее конфигурацией.

Наличие или отсутствие перечисленных служб во многом определяет параметры элементов интерфейса Outlook при работе с конкретными папками и формами представлений.

Источник: lektsia.com

Характеристика программного продукта Microsoft Outlook 2000

Основные возможности Microsoft Office Outlook (стр. 1 из 4)

Запуск Outlook

Элементы и папки Outlook

Завершение роботы с Outlook

Выбор задач, которые следует отображать

Стили

Microsoft Outlook как средство автоматизации рабочего места. Основные компоненты Microsoft Outlook.

Основные компоненты Microsoft Outlook

Для чего нужна программа компилятор

Программа смешанное белье для чего

Программа аршин метрология для чего

Программа чек пфр для чего

Токси риск программа для чего

Для чего предназначена программа стили

Для чего нужна программа тренажер

Для чего нужна программа apkpure