Обзор программы 1с документооборот

Зачем нужен «1С:Документооборот 8»

Каждый день в организации выпускаются приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении, премировании и множество других. Данные документы необходимо печатать, подписывать и потом хранить в архиве. Решение «1С:Документооборот 8» позволит автоматизировать эту сторону жизни компании, и, максимально избавившись от бумаги, перевести взаимодействие на новый – электронный – уровень. «1С:Документооборот 8» может быть интегрирован с другими программными продуктами «1С»: «1С:Управление торговлей 8», «1С:Бухгалтерия предприятия 8», «1С:Зарплата и управление персоналом 8», «1С:Управление холдингом 8», «1С:ERP Управление предприятием 2», «1С:Управление производственным предприятием 8». А это значит, что есть возможность организовать внутренние процессы таким образом, чтобы сформированный внутренний документ, скажем, требование-накладная из программы «1С:Бухгалтерия предприятия 8» был перемещен в программу «1С:Документооборот 8», в которой кладовщик подпишет его с помощью электронной подписи и избавит организацию от потребности хранить бумажную версию документа.

1С:Документооборот — секрет популярности, обзор системы.

Рабочий день с «1С:Документооборот 8»

Рассмотрим на примере рабочего дня., как решение «1С:Документооборот 8» поможет бухгалтеру, Ольга Михайловна – главный бухгалтер компании. В этой компании внедрено решение «1С:Документооборот 8» и теперь все бизнес-процессы ведутся в электронном виде. С утра Ольга Михайловна запускает «1С:Документооборот 8» и перед ней открывается главное меню, в котором она видит задачи на день. Здесь задача от директора по подготовке управленческого отчета по прибыли за первую декаду месяца, а также давно запланированная задача по подготовке пояснения для налоговой к сданной ранее отчетности. Из главного меню она переходит в почту, где просматривает ответы от сотрудников, а также другие входящие письма. Составив для себя повестку дня, Ольга Михайловна планирует в календаре время на подготовку отчета для руководителя, а также время на совещание с руководителем по предоставленной ею информации. Становится понятно, что для этого понадобится привлечь других сотрудников, которым Ольга сразу направляет письмо с поручением. Далее Ольга Михайловна открывает и просматривает список задач для своего отдела и видит, что Наталья не подготовила график дежурств на следующий месяц. Данная задача отмечена как просроченная и требует вмешательства. Поэтому Ольга Михайловна звонит Наталье и требует пояснить причины просрочки. Остальные задачи отдела выполняются сотрудниками с опережением графика и не требуют вмешательства. Затем главный бухгалтер просматривает информацию от юридической службы и видит, что новые договоры с поставщиками согласованы, а значит, счета можно оплатить. Поэтому в программе «1С:Бухгалтерия предприятия 8» Ольга отправляет документы в банк. После обеда к Ольге Михайловне приходит оповещение о запланированном совещании, поэтому она забирает подготовленный сотрудниками отчет и направляется на встречу. По итогам совещания решено премировать сотрудников отдела продаж за перевыполнение квартального плана. Данная информация содержится в протоколе собрания, который приходит в системе «1С:Документооборот 8». Поэтому Ольга Михайловна направляет своей сотруднице распоряжение и ставит задачу по выпуску приказа о премировании сотрудников и начислении данной премии в учете. Главный бухгалтер приступает к выполнению своих задач, и каждую выполненную задачу фиксирует в программе. К концу дня Ольга Михайловна открывает программу и видит, что к ней пришел составленный приказ на ее ежегодный отпуск. Она проверяет правильность составленного документа и подписывает его электронной подписью. Прежде, чем уйти домой, Ольга Михайловна открывает и просматривает отчеты своих сотрудников – ей нужно заранее составить список задач к новому отчетному периоду, чтобы за время ее отпуска сотрудники подготовились, и вся отчетность была сдана в срок. Поэтому в программе «1С:Документооборот 8» она создает новый проект «Отчетность за 1 полугодие», где планирует задачи для своих сотрудников по подготовки первичной документации, сверке данных с контрагентами, анализу полученных данных. Все задачи назначает ответственным сотрудникам и устанавливает сроки. Затем Ольга Михайловна настраивает на своем смартфоне оповещение о сроках выполнения задач. Теперь она сразу узнает о том, что кто-то нарушает сроки. Вот теперь можно и в отпуск! Подобным образом «1С:Документооборот 8» может решить массу организационных задач в компании и повысить эффективность работы сотрудников. Используя «1С:Документооборот 8», вы:

1. сокращаете время на принятие управленческих решений;
2. повышаете скорость реализации задач сотрудниками;
3. получаете всегда актуальную информацию для оперативного управления;
4. ведете учет всех поручений, по которым можете контролировать сроки выполнения;
5. уверены, что документы готовятся и согласовываются сотрудниками четко и в срок;
6. можете провести анализ деятельности организации, совершенствовать систему управления и использовать множество других функций программы.

Рекомендуйте статью коллегам:

читать всем! стоит ознакомиться не интересно 3 человека проголосовало

обзор 1С Документооборот

Источник: www.audit-it.ru

Обзор программы 1с документооборот

Исследования

• Видеонаблюдение
• Интервью
• Конференции
• Облачная инфраструктура IaaS
• Платформенные сервисы PaaS

• Docker
• Kubernetes

• CRM-системы
• PLM-системы
• WMS-системы
• Обзор систем электронного документооборота СЭД (ECM, CSP), КЭДО и ЮЗЭДО 2023
• Управление проектами

• Обзор рынка BPM-систем 2023
• Обзор рынка Low-code платформ 2023

• Чат-боты для Instagram

Популярные статьи

Вам также может понравиться

• Обзор BPM 2023
• Обзор Low-code 2023
• Интервью
• CRM-системы
• Обзор систем электронного документооборота СЭД (ECM, CSP), КЭДО и ЮЗЭДО 2023
• Чаты-боты

Пользователям

• Реклама
• О проекте
• Контакты
• Карта сайта
• Политика конфиденциальности
• Пользовательское соглашение

Источник: iaassaaspaas.ru

СЭД 1С:Документооборот 8 — описание возможностей программы

В современных реалиях обеспечение коммуникации сотрудников и при их совместной работе в офисе и при работе удалённо играет большую роль. Видеоконференции и рассылка документов через групповые чаты зачастую не дают полной картины текущего процесса.

Зачем нужна автоматическая обработка документов?

Задача любого бизнеса – увеличение прибыли, а следовательно, снижение затрат. В процессе работы фирмы требуется взаимодействие всех подразделений предприятия. И чем быстрее подразделения будут обмениваться информацией при меньшем количестве сотрудников, тем быстрее будут решаться производственные задачи.

Кроме того, для руководителей любого звена важно контролировать текущую работу своих работников.

Автоматизация документооборота позволяет решить следующие задачи:

• организовать быстрый обмен бумагами с внешними контрагентами;
• систематизировать и контролировать документооборот между структурными подразделениями предприятия;
• сократить объём бумажных копий;
• минимизировать поток однотипных документов;
• ускорить процесс согласования управленческих решений;
• снизить трудозатраты по заполнению различных формуляров;
• обеспечить доступ к важным данным заинтересованных сотрудников в любое удобное для них время без риска порчи или потери документов;
• создать управленческий контроль над работой всех структурных звеньев;
• снизить затраты: по оплате труда, на расходные материалы, по хранению документов.

Таким образом, внедрение автоматизированных продуктов по работе с документами, в частности программы 1С:Документооборот 8, — это целесообразная инвестиция в будущее развитие предприятия.

Заказать внедрение 1C:Документооборот можно здесь или по телефону +7 499 956-21-70

Функции программы 1С:Документооборот 8

Структурно СЭД 1С: Документооборот 8 состоит из нескольких блоков, позволяющих решать свои задачи подразделениям предприятия. Это возможность работы с исходящими документами, поиск документов по уже имеющейся базе данных, создание исходящих документов, работа по тайм-менеджменту, работа над совместными проектами (рис. 1).

Отдельный функционал предусмотрен для руководителей: контроль рабочего времени и эффективности деятельности сотрудников.

Рассмотрим подробнее каждый раздел.

Работа с документами

Поскольку программа 1С:Документооборот 8 легко совмещается с другими автоматизированными системами, отпадает необходимость в распечатке и ручном вводе входящих документов. В программу можно вносить деловую переписку, договоры контрагентов, первичную документацию по бухгалтерскому и кадровому учёту, финансовые документы предприятия. Все документы (как внешние, так и внутренние) непосредственно заносятся в базу и сгруппированы по направлениям. В программе предусмотрен режим работы с электронной почтой, который позволяет отправлять письма непосредственно из программы, без лишних затрат времени и компьютерного пространства по сохранению и пересылке данных.

При работе с базой данных руководство имеет возможность по своему усмотрению настроить права доступа сотрудников к той или иной группе данных.

В существующих версиях программы предусмотрен удобный функционал по поиску необходимой документации. Поиск производится по наименованиям, реквизитам, датам или штрих-коду, что значительно экономит время поиска и обработки документа.

После решения поставленных задач сотрудник или отдел создают исходящий документ, который остаётся в программе и передаётся по внутренней почте или внешнему пользователю.

Причём совместная работа сотрудников, даже физически удалённых друг от друга подразделений, организуется в режиме реального времени. Иногда своевременность получения документов от филиала или удалённого склада играет немаловажную роль в производственном процессе. Кроме того, данные различных направлений позволяют вовремя получать информацию для составления управленческих отчётов и видеть картину состояния фирмы в реальном времени.

После перехода большинства фирм в 2017-2018 годы на электронный обмен документами важным функционалом 1С:Документооборот 8 стала возможность применения электронной цифровой подписи при выгрузке первичных документов и подписании договоров. При внедрении программного продукта применяются ЭЦП разных степеней защиты, в зависимости от полномочий лица, чья электронно-цифровая подпись используется.

Работа с договорами требует привлечения специалистов различных направлений: юристов, финансистов, сотрудников узких направлений (например, отдел охраны труда), что затягивает время оформления и отрицательно влияет на взаимодействие с контрагентами.

В режиме бумажного документооборота контроль над исполнением и продлением договоров довольно трудоёмкий процесс. При работе с 1С такой контроль организован в автоматическом режиме.

Таким образом, СЭД 1С:Документооборот 8 решает большинство задач по приёму, обработке, хранению и выписке документов без обращения к бумажным носителям.

Планирование и учёт рабочего времени

Для работы каждого сотрудника и фирмы в целом важным фактором является тайм-менеджмент. В рамках программы можно настроить индивидуальный календарь, с помощью которого можно распланировать рабочее время и отметить важные мероприятия (рис. 2).

Кроме того, руководителю легче ставить перед сотрудниками задачи и отслеживать KPI каждого сотрудника и подразделения в целом.

В программе предусмотрена функция учёта рабочего времени, что немаловажно как при очной явке сотрудников на предприятие, так и при работе в удалённом режиме. Руководитель распределяет рабочее время каждого сотрудника в зависимости от производственной необходимости.

Анализируя задачи, поставленные перед сотрудниками и их личные календари, программа в автоматическом режиме выбрает наиболее подходящее время для проведения совместных мероприятий.

Использование 1С:Документооборот 8 позволяет проводить совместные совещания, обсуждения и прочее, что чрезвычайно важно при невозможности собрать всех сотрудников в офисе.

Разработка и внедрение проектов

Для руководящего состава важно планирование и внедрение тех или иных задач деятельности предприятия. Программа 1С:Документооборот 8 позволяет создавать проекты с детальной разбивкой решаемых в рамках такого проекта вопросов.

В рамках проекта можно определить:

• планирование задач по срокам;
• список участвующих в проекте сотрудников;
• совместную работу по проекту (совещания, согласования, переписка);
• контроль решения поставленных вопросов;
• создание отчётов по поставленным задачам.

Такие функции позволяют повысить эффективность работы каждой группы для совместного взаимодействия (например, планирование поставок по новому контракту и т. п.).

Почему пользователи предпочитают 1С:Документооборот 8

Уже много лет комплекс программного обеспечения 1С держит лидерство среди программ, призванных решать производственные и управленческие задачи. Это обусловлено универсальностью применения таких программ для любого предприятия и интеграцией с другими программными продуктами.

Возможность обмена информацией с другими источниками существенно облегчает работу на всех участках деятельности.

Что касается продукта 1С: Документооборот 8, к его несомненным преимуществам относятся:

• многозадачность;
• лёгкость установки и использования (программа не требует дополнительного обучения сотрудников);
• адаптированность к широкому спектру программ 1С и другим программным комплексам;
• налаженная система обслуживания;
• своевременность и скорость обновления программы для приведения её в соответствие с действующим законодательством;
• включение индивидуальных настроек по допускам и шаблонам.

На сегодняшний день на рынке представлены следующие версии продукта 1С:Документооборот 8: для малых предприятий, для средних предприятий, для крупных предприятий (КОРП), для государственных учреждений.

Источник: www.4dk.ru