Для краткого обзора существующих на российском рынке систем электронного документооборота были взяты наиболее известные системы, занимающие лидирующие позиции, активно развивающие функционал продукта, тем самым завоевывая новых клиентов. Информацию об этих СЭД можно найти в различных открытых источниках. Зарубежные платформы, которые хотя и могут использоваться для автоматизации работы с документами, но по причине высокой стоимости не получили большого распространения в отечественных организациях, не рассматриваются.
Ниже рассмотрены некоторые СЭД, функциональность, преимущества и недостатки каждой из них. Далее на основе данного материала будет составлена таблица сравнения рассмотренных программных продуктов по ключевым функциям и приведены их оценки.
«DocsVision»
Система «DocsVision» — программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Включает предметно-ориентированную платформу с открытыми интерфейсами прикладного программирования для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностями параметрической настройки. Разработчик — «DocsVision», компания выделилась из «Digital Design». Разрабатывается с 1998 года.
Программы для документооборота: сравнение СЭД 1C Документооборот, Directum, Elma, Битрикс24
Функции:
— автоматизация управления предприятием;
— поддержка процессного подхода в организации управления;
— автоматизация систем менеджмента качества;
— автоматизация процессов согласования и утверждения документов;
— средства контроля исполнения документов и заданий;
— маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей;
— управление процессами обработки документов;
— организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками;
— автоматизация канцелярии;
— создание электронного архива документов.
Преимущества:
— возможность развития функционала;
— унифицированные механизмы накопления и хранения всей информации о процессах и приложениях;
— единые средства контроля исполнения заданий, интегрированные со средствами календарного планирования;
— централизованные механизмы поиска информации вне зависимости от приложения, процесса, типа документов;
— возможность накопления информации о прохождении процессов и использования этой информации для реинжиниринга;
— унифицированный интерфейс, нет необходимости в дополнительном обучении при внедрении новых приложений;
— тесная интеграция с используемой системой электронной почты и календарного планирования;
— единая очередь заданий для всех процессов и приложений (система самостоятельно информирует о необходимости выполнения тех или иных действий);
— средства автоматической инсталляции программного обеспечения на рабочие места пользователей (не требуется времени на инсталляцию и обновление клиентских приложений);
— WEB доступ ко всем функциям системы;
— единая система разграничения прав доступа, интегрированная со стандартными средствами безопасности Windows.
— отсутствие проверки документов на дублирование при регистрации;
— отсутствие возможности регистрации документа на основании существующего;
— отсутствие обеспечения учета, контроля движения и сроков хранения дел и документов в архиве;
— отсутствие возможности назначения ответственного исполнителя по документу;
— существенные ограничения в доработке решений без участия компании производителя платформы.
«Мотив»
«Мотив» — это система оперативного управления компанией, реализованная в виде web-приложения, что позволяет организовать доступ к ней с любой рабочей станции, подключенной к сети Интернет. Подача информации в системе построена на нескольких простых для освоения понятиях — таких как Проект, Задача, Действие, Сотрудник, Отчет и т.д. Разработчик — «Мотив». Система представляется как инструмент управления предприятием. На рынке с 2004 года.
Функции:
— создание единого информационного пространства компании;
— организация и ведение внутреннего электронного документооборота компании;
— возможность коллективной работы над проектами;
— возможность управления большим количеством задач и поручений;
— контроль над занятостью персонала;
— управление большим объемом документов;
— обеспечение конфиденциальности информации;
— быстрый и удобный поиск информации в соответствии с правами пользователя в системе;
— ведение архивов проектов, задач и документов.
— преднамеренное упрощение объектной модели системы, что способствует ее успешному внедрению и позволяет уменьшить затраты времени и средств на обучение персонала;
— объединение функционала нескольких классов систем управления;
— работа с различными интерфейсами;
— возможность самостоятельного внедрения;
— широкие возможности интеграции;
— для администрирования системы не требуется каких-либо специальных навыков;
Недостатки:
— отсутствие шаблонов создаваемых документов;
— отсутствие возможности создания документа на основе существующего;
— отсутствие возможности регистрации документов со сканера;
— отсутствие совместимости с ПО, обеспечивающим распознавание образов документов;
— отсутствие ведения истории работы с документом;
— отсутствие проверки на дублирование при регистрации;
— отсутствие возможности организации работы в режиме off-line;
— отсутствие возможности назначения ответственного исполнителя по документу;
— отсутствие ведения отдельной архивной базы документов;
— отсутствие учета места хранения оригинальных документов.
«Directum»
Система «Directum» представляет собой систему электронного документооборота и управления взаимодействием. Разработчик — «Directum». На рынке с 2003 года. «Directum» поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное бумажное делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. Таким образом обеспечивается «безболезненный» переход компании на электронный документооборот и быстрая адаптация сотрудников. К преимуществам относят широкую функциональность и простые принципы работы.
— управление электронными документами;
— управление деловыми процессами;
— управление взаимодействием с клиентами;
— обращения граждан и организаций;
— управление показателями эффективности.
Преимущества:
— реализация полноценной системы управления электронными документами и деловыми процессами (поддержка всего жизненного цикла управления документами и работами);
— соответствие российским стандартам и нормам делопроизводства;
— расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП);
— простые принципы работы с системой для пользователя, знакомого с электронной почтой и файловой системой;
— наличие развитого инструментария настройки системы и встроенного языка;
— легкое администрирование за счет использования распространенных платформ (MS SQL Server) и наличия автоматических агентов;
— возможность организации территориально-распределенной работы, в том числе в режиме off-line;
— наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера);
— расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами;
— высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов;
— наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.
Недостатки:
— зависимость от платформ Microsoft;
— стоимость автоматизации складывается не только из стоимости программного обеспечения, но и из услуг по внедрению. Стоимость услуг по внедрению определяется в зависимости от потребности Заказчика и может быть как равна нулю (приобретение коробочного решения), так и достигать значительных сумм при автоматизации нетиповых задач;
— если при внедрении требуется изменение разработки на системном уровне, то потребуются дополнительные временные и трудозатраты при обновлении до новой версии;
— отсутствие возможности создания документа на основе существующего;
— отсутствие проверки на дублирование при регистрации;
— отсутствие возможности назначения ответственного исполнителя по документу;
— отсутствие возможности построения отчетов по результатам поиска;
— необходимость внедрения дорогостоящей инфраструктуры.
«ЕВФРАТ-Документооборот»
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет реализовать разные схемы автоматизации работы с документами и автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации. Разработчик — «Cognititve Technologies». Существует на рынке с 1997 года. Система «ЕВФРАТ-Документооборот» предназначена для решения различных задач автоматизации работы с документами, таких как электронный документооборот, электронное делопроизводство, автоматизация различных деловых процессов. Внедрение системы может обеспечить работу как в соответствии с отечественными принципами управления, так и в соответствии с западными стандартами.
— автоматизация регистрации документов и заданий;
— обеспечение эффективного взаимодействия сотрудников в рамках работ по документам;
— осуществление мгновенного поиска информации;
— контроль выполнения работ, инициируемых документами и заданиями;
— возможность проведения мониторинга состояния выполняемых процессов и анализа загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
— организация долговременного хранения документов организации;
— обеспечение разграничения прав доступа сотрудников к информации.
Преимущества:
— к основным преимуществам разработчики относят возможность использования системы как коробочное, так и проектное решение;
— для установки и эксплуатации системы «ЕВФРАТ-Документооборот» не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. Система функционирует на базе собственной встроенной СУБД «Ника», которая входит в комплект поставки;
— соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000;
— наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой потокового ввода документов, включая уникальную технологическую разработку компании Cognitive Technologies – технологию Drag
— наличие в системе встроенного генератора отчётов;
— технология морфологического анализа текста;
— возможность работы с документами и поручениями при помощи веб-браузера из любой точки мира;
— применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи;
— гибкие возможности управления правами доступа, в том числе и с использованием пользовательских «ролей»;
— система не требует больших ресурсов на внедрение и администрирование.
— отсутствие встроенных средств просмотра прикрепленных файлов;
— отсутствие работы с документами в режиме off-line;
— отсутствие выдачи задач на группу;
— ориентация на строго централизованное хранение данных без возможности репликации хранилищ документов;
— достаточно плохо организованная работа с большими объемами хранения;
— несовершенная работа с номенклатурой дел;
— несовершенная подсистема работы с «бумажными» документами (нет учета рассылки бумажных документов).
В таблице 2.1 представлены оценки функциональных возможностей каждой СЭД по обобщенным критериям.
Данные критерии были разработаны и оценены в статье Рейнгольда Леонида Александровича специалиста по информационным технологиям, кандидата технических наук, посвященной обзору систем электронного документооборота.
Для подсчета каждого обобщенного критерия Рейнгольдом Л.А. было выбрано множество частных критериев. В таблице 2.1 значение последнего столбца соответствует количеству частных критериев, участвующих в оценке.
Таблица 2.1 — Оценка функциональных возможностей СЭД
| Итоговая оценка функциональных возможностей | Directum | DocsVision | ЕВФРАТ-Документооборот | Мотив | Максимально возможный балл по критерию |
| Регистрация и ввод документов | 9,5 | 10,5 | 13,5 | 6,5 | |
| Работа с документами | 15,5 | 16,5 | 10,5 | ||
| Управление потоками работ и контроль | 12,5 | ||||
| Поиск и анализ информации | 9,5 | 9,5 | 6,5 | ||
| Информационная безопасность | 12,5 | 13,5 | 11,5 | ||
| Поддержка бумажного документооборота | |||||
| Стандартные средства настройки | 5,5 | ||||
| ИТОГО | 70,5 | 80,5 | 51,5 |
Как видно из таблицы 2.1, некоторые из выше рассмотренных систем электронного документооборота заслуживают достаточно высокой оценки. Но параллельно с этим резко возрастает стоимость продукта. Некоторым компаниям с небольшой циркуляцией документооборота большинство из функциональных возможностей рассмотренных СЭД не нужно, им нужны минимальные функциональные характеристики, необходимые именно их компании, за минимальную стоимость. Кроме того, у многих компаний уже есть СУБД, поэтому некоторые СЭД, без возможности работы с данной СУБД, исключаются из рассмотрения.
«Программа автоматизации документооборота в коммерческой фирме “Реклама Плюс”» разрабатывается с использованием имеющейся у фирмы СУБД Microsoft SQL Server 2008.
Преимуществами программы являются:
— по требованию заказчика программа будет иметь только необходимый функционал, поэтому резко снижается стоимость покупки данного программного продукта, при этом сохраняя все требования заказчика;
— программа будет иметь удобный и интуитивно понятный пользовательский интерфейс, учитывающий существование специфических документов в данной фирме;
— возможность дальнейшего развития функционала программы;
— отсутствие необходимости в приобретении дополнительных модулей, программа содержит весь необходимый заказчику функционал;
— легкое администрирование за счет использования распространенной платформы MS SQL Server 2008.
Источник: stydopedia.ru
Автоматизация документооборота: как ускорить работу с документами до 10 раз
По опросам сервиса «МойСклад» и Ofd.ru, почти 75% российских компаний пользуются системами электронного документооборота для расчетов с контрагентами, а некоторые виды отчетности налоговая уже не принимает на бумажных носителях. Рассказываем, почему бизнес чаще переходит на цифровизацию и как это помогает экономить деньги.
Зачем нужна автоматизация документооборота
Внедрение системы автоматизированного документооборота помогает упорядочить работу, быстро согласовывать и подписывать документы, экономить время на рутинных процессах. Применяя технологии автоматизации документооборота, компания решает несколько проблем, которые возникают в связи с использованием бумажных документов:
- Со временем документов становится слишком много, их сложно упорядочить и категоризировать, а для хранения нужно выделять место.
- Не всегда удается обеспечить конфиденциальность документов: недобросовестный сотрудник может получить доступ к архиву и узнать информацию, которая ему не предназначалась.
- Если срочно понадобился тот или иной договор, его бывает трудно найти в общей картотеке. Хуже, когда нужны одновременно несколько договоров, счетов или актов — процессы в компании останавливаются.
- Чтобы согласовать договор, часто приходится распечатывать файл и нести его в соседний отдел, либо сканировать уже распечатанный документ и отправлять по электронной почте. Также возникают сложности, когда разные люди одновременно комментируют один документ и это приводит к конфликтующим правкам.
- Приходится следить за тем, чтобы в офисе было достаточно бумаги и принтерных картриджей для печати документов.
В некоторых случаях использование электронных систем — это требование закона. Например, если компания работает с маркированными товарами или платит налог на добавленную стоимость.
Также среди популярных причин внедрения цифровизации работы с документами компании называют вынужденный переход на удаленную работу в связи с пандемией, экономию на расходниках и заботу об экологии.
Система электронного документооборота эффективна в компаниях любого масштаба, даже если это микробизнес со штатом 5−10 человек. Чем больше сотрудников заняты на предприятии, тем выше результат от перехода на цифровой документооборот. Однако по исследованию компании «БухСофт», около 31% небольших компаний считают, что постоянно платить за специализированные системы электронного документооборота — слишком накладно, поэтому автоматизация скорее подойдет среднему и крупному бизнесу.
Почта России, МТС, Сбербанк и Абсолют Банк уже автоматизировали работу с документами.
Как именно автоматизация помогает бизнесу
Экономия времени. С системой электронного документооборота больше не приходится постоянно выполнять одни и те же рутинные задачи. Квалифицированные сотрудники могут поручить простую работу компьютеру и заняться более важными интеллектуальными задачами, которые способствуют профессиональному росту и приносят компании больше пользы.
Быстрое согласование. Внести правки в электронный документ проще, чем работать на бумажном носителе, а документ не придется относить обратно и ждать, пока его отредактируют. Также бумажные документы могут затеряться на рабочем столе руководителя.
Простая отчетность. В системе электронного документооборота легко собрать отчет по подписанным договорам, выставленным счетам или заключенным сделкам. Система сама подсчитает, сколько сделок было совершено за период, и покажет точное число, а в некоторых программах можно сразу представить данные в виде графиков и диаграмм.
Безграничный архив. Количество документов в цифровом виде не ограничено, поэтому не нужно тратить деньги на аренду архивных помещений и шкафов для хранения бумажных документов.
Безопасное хранение. Благодаря системам резервного копирования, электронные документы не могут пострадать от пожара, случайной утери или умышленной порчи.
Упорядочивание. Документы, которые хранятся в цифровом виде, доступны с любого устройства, подключенного к интернету, и их проще найти по названию, автору или содержимому.
Полный список преимуществ, которые можно получить от внедрения системы цифровизированного документооборота, зависит от поставщика. Например, если обратиться в компанию, которая специализируется только на автоматизации работы с документами, обычно преимуществ будет больше.
Как выбрать систему автоматизации документооборота
На рынке систем цифровизации работы с документами несколько десятков российских и зарубежных решений. Какое из них подойдет именно вашей компании — зависит от исходных условий и задач.
Глобально системы делятся на пять типов:
- автоматизация делопроизводства,
- управление бизнес-процессами,
- организация архивов документов,
- технологии управления ресурсами предприятия (ERP-системы),
- системы электронного документооборота (СЭД).
По исследованию TAdviser, самые популярные СЭД в России: Directum, Docsvision, «Дело» и «Тезис».
Некоторые системы работают только в облачном формате, что может противоречить правилам безопасности в вашей компании. Особенно часто такое бывает на крупных предприятиях, которые работают в закрытом контуре.
Самый очевидный вариант подобрать подходящее решение — выписать список задач, которые предстоит решить с помощью цифровизации документооборота, и обратиться к нескольким поставщикам за консультацией. Однако можно запутаться в различных решениях и технических особенностях, поэтому вы можете обратиться к консультантам по цифровой трансформации, а также заказать аудит документооборота. Аудит документооборота поможет выявить «узкие» места и наметить этапы цифровой трансформации.
При переходе на цифровой документооборот необязательно выбирать самый дорогой и функциональный продукт, но нужно учитывать возможность масштабирования на случай, если в компании появятся новые, более сложные задачи, связанные с документами. Однако чем сложнее система электронного документооборота, тем больше времени придется потратить на обучение персонала, а новичкам будет сложнее приступить к работе.
Как Doczilla Pro экономит время на работе с документами в 3−10 раз
Doczilla Pro — это платформа, которая специализируется на автоматизации подготовки и согласования документов. Цель платформы — избавить персонал от монотонных операций с документами и высвободить их время на решение сложных задач. Наши клиенты экономят до 10 раз на работе с договорами и другими документами, потому что это улучшает производительность всех отделов предприятия.
Цифровизация документов. Не нужно пересылать файлы и долго искать их на рабочем столе, в папках, различных базах, CRM и ERP-системах. Всё хранится в единой базе Doczilla Pro, к которой имеют доступ ответственные сотрудники. Интерфейс интуитивно понятный, а в руководстве пользователя содержатся ответы на все популярные вопросы, поэтому разберется даже новичок. Чтобы было проще разобраться с платформой, мы сделали серию коротких обучающих роликов: Doczilla Academy .
Исключение человеческого фактора. Пользователь создает документы без ошибок за несколько кликов, потому что не работает с текстом напрямую, а просто отвечает на вопросы анкеты. Файл автоматически генерируется на основе ответов — достаточно вписать существенные условия и нажать одну кнопку, ошибок не будет. Составленный договор можно скачать в формате docx или pdf , а также отправить в используемую в компании систему электронного документооборота.
Интеграция с СЭД, CRM, ERP-системами и внутренними базами данных. Doczilla Pro интегрируется с различными системами электронного документооборота и вашими базами данных, что позволяет использовать данные из таких систем автоматически, исключая рутинный ручной перенос данных.
Посмотрите, как Doczilla Pro помогает оптимизировать документооборот за счет интеграции с системами электронного документооборота.
Интерактивные шаблоны. Они заменяют несколько типовых форм: вам не нужно параллельно вести типовые договоры, в которых различаются несколько условий — вы можете работать в одном интерактивном шаблоне. Если внести в него изменения, то все формы обновятся автоматически. Полезно, если в вашей компании изменился бизнес-процесс и теперь нужно быстро отредактировать несколько типовых форм за один раз.
Библиотека знаний. Библиотека — это модуль с популярными формулировками. Сотрудник начинает ввод формулировки и получает уже проверенный вариант, который добавляется в договор за один клик. С библиотекой работают пользователи-эксперты, которые создают интерактивные шаблоны и сложные уникальные договоры. В библиотеку можно добавить любые типовые формулировки.
Легкая интеграция. Doczilla Pro можно интегрировать в закрытый контур. Этим занимаются наши специалисты совместно со службой безопасности вашей компании. Пока идет интеграция, бизнес-процессы не простаивают: все могут работать в обычном режиме. После интеграции мы обучим персонал и разработаем справочные материалы специально для вашего бизнеса.
Сохранение стилей. Если вы оформляете документы в едином корпоративном стиле, то при копировании текста в редактор Doczilla Pro текст сохраняет внешний вид: начертание шрифта, кегль, интерлиньяж, цвета и отступы. Таблицы, иллюстрации, абзацы и другие элементы текста переносятся корректно, ничего не придется править.
Работа в едином пространстве. Сотрудники могут одновременно работать над одним и тем же файлом и ставить друг другу задачи, а также отслеживать статусы выполнения операций и выполнять правки. Руководитель отдела может в любой момент выбрать нужную версию файла, проверить историю изменений и отслеживать каждое действие.
Аналитика эффективности сотрудников. Платформа наглядно показывает, сколько договоров создают ваши работники и как часто они работают с платформой. Это помогает выявить наименее активных и самых результативных сотрудников.
Профессиональная служба заботы о клиентах. Каждому клиенту мы выделяем персональный канал поддержки с менеджерами, которым не нужно объяснять вашу задачу с нуля при обращениях. Мы на связи по любым вопросам: техническая поддержка, консультации и обучение работе с платформой.
Чтобы подключить Doczilla Pro, оставьте заявку и мы перезвоним в течение 15 минут для уточнения деталей.
Источник: doczilla.pro
Топ 5 систем электронного документооборота
Электронный документооборот (ЭДО) — это автоматизированная система, которая обеспечивает обмен документами между участниками бизнес-процесса. Бесплатная программа для документооборота помогает сократить время на обработку документов, минимизировать ошибки и ускорить принятие решений. В этой статье мы рассмотрим топ 5 систем электронного документооборота и их преимущества и недостатки.
1. Платформа КСЭД 3.0
КСЭД 3.0 — это система управления электронными документами и бизнес-процессами, которая предоставляет широкие возможности для управления документами и рабочими процессами.
Преимущества:
- Высокая степень гибкости и настраиваемости системы;
- Интуитивно понятный интерфейс;
- Мощные функциональные возможности.
Недостатки:
- Ограниченные возможности для интеграции с другими системами;
- Высокая стоимость лицензии.
2. Платформа СЭДКП
СЭДКП — это система управления электронными документами, которая предоставляет широкие возможности для управления документами и рабочими процессами.
Преимущества:
- Широкие возможности для управления документами и рабочими процессами;
- Интуитивно понятный интерфейс;
- Хорошие возможности для настройки прав доступа.
Недостатки:
- Ограниченные возможности для интеграции с другими системами;
- Ограниченные возможности по настройке отчетов.
3. Платформа Электронное делопроизводство и документооборот
Преимущества:
- Широкие возможности для настройки и адаптации рабочих процессов;
- Интуитивно понятный интерфейс;
- Высокая гибкость и настраиваемость системы.
Недостатки:
- Ограниченные возможности по управлению документами;
- Не очень гибкий механизм настройки отчетов.
4. Платформа 1C: Документооборот
1C: Документооборот — это система управления электронными документами, которая предоставляет широкие возможности для управления документами и бизнес-процессами.
Преимущества:
- Широкие возможности для управления документами и бизнес-процессами;
- Удобный интерфейс;
- Хорошие возможности для настройки прав доступа.
Недостатки:
- Ограниченные возможности для интеграции с другими системами;
- Не очень эффективная работа с большим объемом документов.
5. Платформа MS SharePoint
MS SharePoint — это система управления электронными документами и управления бизнес-процессами, которая широко используется в офисной среде.
Преимущества:
- Интеграция с другими продуктами Microsoft Office;
- Высокая степень гибкости и настраиваемости системы;
- Хорошие возможности для настройки прав доступа.
Недостатки:
- Ограниченные возможности для управления бизнес-процессами;
- Высокая стоимость лицензии.
Расскажи в социальных сетях:
Какие эмоции у вас вызвала публикация? (УКАЖИТЕ НЕ БОЛЕЕ ДВУХ ВАРИАНТОВ)
- Возмущение
- Грусть
- Надежда
- Одобрение
- Отчаяние
- Радость
- Смех
- Страх
- Стыд
- Удивление
- Удовлетворение
Источник: via-midgard.com