Обзор компьютерных программ документооборота

Каждый знает, что ведение собственного бизнеса – процесс нелегкий. И каждый сталкивается с трудностями. Куча документации, стол, заваленный бумагами, потеря важных документов, договоров и отчетов.

36 294 просмотров

Системы электронного документооборота – то, что поможет каждому бизнесмену и офисному сотруднику. Программа ускорит процессы согласования документов. Многие продвинутые компании давно перешли на СЭД системы. Стоит последовать их примеру, не так ли?

В настоящей статье поговорим о том, почему СЭД необходима вашему бизнесу, и к каким вариантам, на мой взгляд, стоит приглядеться.

СЭД – надежная и проверенная временем система. Сегодня это многофункциональная программа для работы с документацией, позволяющая редактировать, хранить файлы, контролировать объемы выполненной работы сотрудниками компании. Программа может функционировать, как в локальной, так и в сети Интернет. СЭД может работать с любым видом документации:

• Корреспонденция;
• Офисные документы, договора, отчеты;
• Электронные письма.

Основные понятия и принципы программы заключаются в том, чтобы можно было совершать контроль над документацией. С помощью некоторых программ СЭД можно просматривать сразу несколько писем с нескольких электронных ящиков. Кроме того, СЭД позволяет планирование бизнес-проектов, что удобно с точки зрения менеджмента. Менеджеры в любой момент могут проконтролировать работу своих сотрудников. Если имеется мобильная версия, это можно будет делать даже, не находясь в офисе.

Обзор систем электронного документооборота

Разница между СЭД – системой и системой ЕСМ

Системы электронного документооборота сливают в одно понятие – СЭД и ЕСМ. В принципе, эти системы похожи между собой, но вторая имеет более расширенный функционал. Программа СЭД выполняет основные функции:

• Учет;
• Контроль;
• Регистрация.

Программа СЭД работает исключительно со структурированными документами, а ЕСМ ведет весь ресурс корпорации. Кроме того, программа вмещает в себя функцию управления бизнесом, создания и редактирования документации.

Рассмотрим несколько СЭД программ, которые на мой взгляд, заслуживают вашего внимания.

1С:Документооборот

Разработана программа с целью автоматизировать документооборот. Благодаря данной системе вся работа с документами происходит в режиме автоматизации. В больших компаниях это позволяет улучшить взаимодействие между сотрудниками. Кроме того, начальство может контролировать рабочее время своих подчиненных.

• Недорогая стоимость;
• Помогает правильно организовать рабочее время;
• Простота в использовании;
• Контролирует работу офисных сотрудников.

Из минусов самым существенным является то, что покупка осуществляется только через официального дилера.

Программу можно купить через дилера за 18000 рублей, и выше. Это касается версии ПРОФ. Версия КОРП стоит дороже – через дилера можно купить за 98500 рублей.

Программы для документооборота: сравнение СЭД 1C Документооборот, Directum, Elma, Битрикс24

Позволяет контролировать оборот документации. Включает в себя полный набор инструментов и справляется с максимальными нагрузками. Удобна тем, что пользователи могут работать на этой программе, не находясь в офисе, через мобильное приложение или телефон. ДЕЛО позволяет управлять документами, создавать договорной процесс, контролировать задачи и поручения, собирать и сохранять все обращения граждан, если это касается государственных учреждений.

• Позволяет оптимизировать рабочий процесс;
• Сохраняет всю документацию в архиве;
• Производит контроль за работой офисных сотрудников.

• Покупается только через официального дилера;
• Отсутствие данных о состоянии и прохождении документов.

Программу можно купить от 14000 рублей.

Позволяет работать с документами, производить контроль за работой сотрудников. Система оснащена конструктором для создания бизнес – процессов. Такая программа способна автоматизировать бизнес-проекты в компании с любой сферой деятельности.

• Удобна в использовании;
• В программу включена система, позволяющая читать письма сразу с нескольких электронных ящиков;
• Самостоятельное администрирование.

Из незначительных минусов, пожалуй, можно отметить наличие множества разных настроек, и если документооборот несложный, то данные настройки могут быть ненужными.

Разработчик предлагает несколько тарифов (цена указана на одного пользователя):

• При покупке на 1 месяц – 150 рублей;
• При покупке на полгода – 135 рублей;
• При покупке на год – 120 рублей;
• Покупка на два года – 100 рублей.

Цена на Коробочную версию от 15000 рублей.

Программа позволяет сохранять и управлять абсолютно всей документацией компании. Директум обеспечивает конфиденциальность информации с помощью шифра и кодировки.

• Оптимизирует рабочий процесс;
• Сохраняет в архиве все нужные документы;
• Производит контроль над работой офисных сотрудников.

Из минусов — мало настроек в визуальных эффектах, названия реквизитов нельзя локализовать, нельзя вносить комментарии.

Базовую лицензию через дилера можно купить за 28000 рублей.

Платформа для управления ресурсом корпорации. С помощью электронного архива вся документация хранится в одном месте. Оснащена функцией корпоративного поиска по реквизитам. Нужную информацию искать очень просто.

• Можно подключать к программе сотрудников из разных филиалов компании;
• Есть возможность пакетного сканирования бумажной документации.

Слабый функционал, тяжело осваивать систему.

Программа стоит от 3200 рублей за лицензию.

ELMA365 ECM

Отличное решение для построения электронного документооборота. Она позволяет совершать контроль, не привязываясь к конкретной документации. Это главное отличие от стандартной программы СЭД. В этой программе можно создавать документы как вручную, так и автоматически. Документ создается на основе информации или электронной почты.

Хранятся документы в специальном архиве, где легко и быстро можно найти нужный файл.

• Расширенный функционал;
• Возможность осуществлять контроль за сотрудниками;
• Сохранение документов в архиве.

Программа сложная в использовании, новичкам трудно разобраться.

Купить систему можно за 7200 рублей за лицензию.

Быстрая площадка для контроля над документами. Основное преимущество программы заключается в скорости. Кроме того, система имеет привлекательный внешний вид, и проста в использовании. Способна работать как на ПК, так на смартфоне или планшете. Может удерживать любые объемы информации.

Активно используется как мелкими, так и крупными компаниями.

• Высокоскоростная программа;
• Возможность работать с любого устройства, не только с ПК.

Программу сложно установить, иногда виснет система.

Купить программу можно от 5500 рублей.

Программа для автоматизации документации. Позволяет сотрудникам работать прозрачно. Оптимизирует процессы. Система применяется в разных корпорациях, так и в государственных учреждениях. Кроме того, программу активно используют сотрудники образовательных и медицинских учреждений.

Программа широко функциональна, не требует дополнительных затрат. Можно работать не только с ПК или ноутбука, но и с других устройств, находясь в любой точке мира.

• Минимальные сроки внедрения и легкость освоения системы;
• Облачная версия.

Минусом является то, что периодически виснет система.

Купить программу можно за 35000 рублей.

Исходя из собственного опыта хочется сказать, что программа документооборота СЭД – очень удобна и доступна каждому.

К примеру, программа А2B включает в себя программу сборщика электронных ящиков. Это означает, что теперь вы сможете одновременно читать письма с нескольких своих ящиков, экономя свое время и нервы. И что не может не радовать в этой программе – бесплатная пробная версия.

Что касается 1С:Документооборот – программа неплохая, но в ней нет такого расширенного функционала, как у А2B. Но у нее есть свои плюсы – она проще в использовании, с ней легко разобраться, но сложно установить. Она работает с многими видами документации, позволяет производить контроль за объемом работы. 1с: Документооборот отлично подойдет для небольшой компании, где объем документов также не очень большой. Эта программа способна справится со многими задачами.

Для государственных учреждений могу посоветовать программу ДЕЛО, которая не только контролирует документацию, но и сохраняет архив.

Программы действительно полезные и стоящие. Лично я рекомендую к использованию.

Источник: vc.ru

Обзор популярных систем для кадрового электронного документооборота

Цифровое взаимодействие между работодателем и сотрудником — тренд последних лет. Важную роль сыграли массовый переход на удаленную работу в период пандемии и принятый в 2021 году 377-ФЗ, который дополнил ТК РФ статьями об электронном документообороте в сфере трудовых отношений.

Вслед за новыми возможностями перед компаниями встал вопрос о выборе системы для кадрового ЭДО.

На что обратить внимание при выборе системы

Хорошо ли вы знаете КЭДО? Проверьте себя! Система для КЭДО объединяет три стороны кадровых процессов: работодателя, сотрудников, государство. Поэтому при ее выборе нужно учитывать не только функциональность, но и удобство с точки зрения всех пользователей, а также возможность обеспечить легитимный документооборот. На рынке КЭДО представлены около двух десятков сервисов и ПО. Сузить поиск помогут критерии:

• система для кадрового электронного документооборота может интегрироваться с популярными учетными системами и государственными сервисами («Госключ», «Работа в России»);
• доступ к КЭДО могут иметь все сотрудники: офисные, занятые на производстве, работающие дистанционно;
• система поддерживает не только оперативное, но и длительное хранение с обеспечением юридической значимости документов.

Пара слов о государственной информационной системе

Вести электронный документооборот с сотрудниками можно с помощью единой цифровой платформы «Работа в России». Такая возможность предусмотрена ТК РФ с 1 сентября 2022 года. Платить за использование ЕЦП работодателю не придется, это плюс. С другой стороны, «Работа в России» пока не может закрыть все потребности кадровых служб, в том числе согласование и массовое ознакомление с документами или интеграцию с учетными системами.

Любой сотрудник может потребовать выгружать его трудовые документы на платформу «Работа в России». Если такой функциональности нет в выбранной коммерческой системе, придется дорабатывать ее, чтобы не нарушать закон.

При сравнении готовых решений для КЭДО особое внимание мы уделили функциональности, удобству получения электронных подписей, вариантам размещения системы (облачное или локальное) и возможности создать юридически значимое хранение кадровых документов.

Обзор составлен на основании информации из открытых источников.

СБИС

Решение для организации кадрового документооборота для офисных и удаленных сотрудников.

Интерфейс системы для сотрудников

Возможности системы

• подписание более 160 типов документов без дублирования на бумаге: ЛНА, приказы, расчетные листы, графики отпусков и т. д.;
• электронный архив;
• личный кабинет сотрудника.

За дополнительную плату можно подключить корпоративный портал, кадровый учет и расчет ЗП.

Основные преимущества

• проработанный личный кабинет, вход с помощью учетной записи сотрудника в самой системе, соцсетях или из Госуслуг;
• можно создавать свои шаблоны документов и настраивать маршруты их согласований в визуальном конструкторе;
• мобильное приложение под Андроид и iOS. Можно использовать как корпоративную ленту новостей и мессенджер, запрашивать справки в отделе кадров и бухгалтерии и т. д.

Варианты размещения

Только облачное размещение.

Интеллектуальные механизмы

При оформлении документов по трудоустройству СБИС распознает загруженные сканы паспорта и СНИЛС.

Архивное хранение

Электронный архив кадровых документов вместе с информацией о подписях хранится на собственных серверах клиентов или в облаке.

Возможности интеграции

Готовый коннектор для 1С позволяет отправлять и получать кадровые документы, видеть их актуальное состояние. Также СБИС выгружает документы сотрудников на портал «Работа России».

Электронные подписи

СБИС работает со всеми типами электронных подписей: ПЭП, НЭП и КЭП. Выдать УНЭП можно прямо на рабочем месте сотрудника, не посещая удостоверяющий центр.

Тестовый доступ

На сайте можно запросить доступ к информационному стенду с настроенными бизнес-процессами.

Directum HR Pro

Экосистема решений для управления цифровыми HR-процессами, документами и сервисами. Можно внедрить только КЭДО или любое другое решение из системы, в зависимости от текущих бизнес-задач компании. Опыт вендора в разработке систем ЭДО — более 20 лет.

Возможности системы

• кадровый ЭДО с подписанием облачными УНЭП;
• планирование отпусков в цифровом виде;
• электронное оформление командировок и авансовых отчетов;
• онлайн-трудоустройство, увольнение, переводы сотрудников;
• отправка заявок в сервисные подразделения компании (IT-отдел, бухгалтерия, кадровая служба) из личного кабинета;
• разграничение прав доступа к документам для обеспечения конфиденциальности;
• система оповещений по SMS, email или через мессенджеры и т. д.;
• долгосрочное хранение кадровых документов с поддержкой юридической значимости.

Основные преимущества

• большой набор возможностей для цифровизации кадровых процессов, а не только подписание документов;
• адаптация под требования бизнеса: от добавления новых видов документов до настройки маршрутов согласования;
• доступ в личный кабинет с ПК или смартфона, что удобно для внеофисных сотрудников;
• вместе с системой бесплатно предоставляются пакет документов по электронному взаимодействию с работниками;
• позиционируется как разработка для российских компаний в соответствии с законодательством РФ, заявлена совместимость с отечественным ПО, в том числе с ОС на базе Linux. Входит в Единый реестр российских программ.

Варианты размещения

Система доступна как в облаке, так и локально.

Интеллектуальные механизмы

Есть возможность подключить интеллектуальные механизмы для распознавания документов (паспорта, авансовые отчеты и т. д.). Инструменты по распознаванию и автоматическому занесению документов в систему снимают нагрузку с HR-специалистов.

Архивное хранение

Система поддерживает юридическую значимость документов на всем сроке хранения: используются регулярные штампы времени, электронная подпись в формате CADES-A.

Возможности интеграции

• расширение для обмена данными с 1С: ЗУП, интеграция с другими учетными и HRM-системами по API;
• есть выгрузка и подписание документов через портал «Работа в России».

Электронные подписи

Система работает с любыми видами электронной подписи: простой ЭП, УНЭП, УКЭП, можно применять ПЭП портала «Работа в России» или воспользоваться интеграцией с приложением «Госключ».

Усиленные неквалифицированные подписи выдаются сотрудникам в один клик прямо в системе. Работники могут быстро и безопасно подписывать документы в электронном виде — для этого нужен только мобильный телефон.

Пробный доступ

На сайте можно запросить индивидуальную демонстрацию сервиса. Специалисты свяжутся с вами, проведут бесплатную консультацию и рассчитают стоимость решения.

Сбер.Корус

Решение для подписания электронных кадровых документов. С помощью системы можно узнать статус документов и сроки их подписания, отправить напоминания сотрудникам через email.

Учетная запись сотрудника

Возможности системы

• электронное подписание всех кадровых документов;
• просмотр статусов документов и сроков их подписания;
• управление напоминаниями сотрудников через email.

Основные преимущества

• упрощенное трудоустройство и регистрация сотрудников с помощью СберID;
• выпуск УНЭП в сервисе КЭДО. Заявление на ЭП подписывается через SMS;
• подписание кадровых документов возможно со смартфона, компьютера или инфокиоска.

Варианты размещения

Решение доступно только в облаке.

Архивное хранение

Хранение и архивация документов в соответствии законодательством. Возможности интеграции Есть интеграционный модуль КЭДО для работы в 1С: ЗУП. Подключение к SAP, 1 °C, Босс-Кадровик, Битрикс доступно через открытый API.

Электронные подписи

Выпуск УНЭП в сервисе КЭДО в 2 клика. Заявление на ЭЦП создается и подписывается через SMS. Тестовый доступ На сайте можно оставить заявку, чтобы оценить сервис в действии на онлайн-встрече с представителем компании.

HR-Link

Платформа для кадрового электронного документооборота. На рынке с 2020 года. Включен в реестр отечественного ПО.

Интерфейс системы для сотрудника

Возможности системы

• создание и подписание всех видов кадровых документов, предусмотренных законодательством;
• настройка гибких маршрутов подписания;
• хранение кадровых документов в облачном архиве;
• уведомления о сроках и статусе документов;
• отслеживание статуса документа.

Основные преимущества

• есть все опции для разных этапов работы с документом;
• возможность добавить шаблоны заявлений;
• доступ с любого типа устройств: смартфоны, планшеты, ноутбуки;
• возможность подписать документ при помощи одноразового кода из SMS.
• напоминания сотрудникам о подписании документов по SMS, email, Whatsapp, Telegram, Viber и пр.

Варианты размещения

Облачное и локальное размещение.

Возможности интеграции

Есть преднастроенная интеграция с 1С: ЗУП. К другим учетным системам — SAP, 1 °C, Босс-Кадровик, Битрикс и др. — доступно подключение через API.

Реализована авторизация через портал «Работа в России» с использованием ЕСИА.

Архивное хранение

Облачный электронный архив для легкого поиска кадровых документов: по сотрудникам, документам и подразделениям.

Электронные подписи

Поддерживает все виды электронных подписей, предусмотренные в 63-ФЗ: УКЭП, УНЭП, ПЭП портала «Работы в России», а также Госключ.

Тестовый доступ

Можно заказать индивидуальную демонстрацию платформы.

1С: Кабинет сотрудника

Решение от одного из старейших игроков на рынке ERP-систем. Подходит для оперативного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам.

Мобильный интерфейс 1С: Кабинет сотрудника

Возможности системы

• выдача расчетных листков в электронном виде;
• заказ электронных справок с места работы, 2-НДФЛ;
• обмен кадровыми документами, в т. ч. приказы о приеме, переводе, отпуске;
• отправка заявлений на отпуск или отгул, уведомлений об отсутствии на рабочем месте.

Основные преимущества

• система заточена на то, чтобы все необходимые операции сотрудник мог совершить c мобильного телефона и планшета;
• широкая сеть франчайзи, на рынке много специалистов по настройке.

Варианты размещения

Возможна облачная поставка или на локальных серверах компании.

Возможности интеграции

Есть интеграция с 1С: ЗУП, 1С: Бухгалтерия, 1С: ERP.

Архивное хранение

Нет готового решения для долговременного хранения с усовершенствованием ЭП.

Электронные подписи

Сотрудники могут получить УНЭП в мобильном приложении сервиса.

Тестовый доступ

Бесплатный период нужно уточнять у франчайзи 1С.

Сравнительная таблица систем для КЭДО

Вместо итогов предлагаем вам воспользоваться «шпаргалкой» для наглядного сравнения возможностей и особенностей систем.

Источник: ecm-journal.ru

Обзор сервисов электронного документооборота

Автоматизация бизнес-процессов и упрощение уже существующих процедур сегодня являются ключевыми факторами успешного развития современного бизнеса. Чем меньше рутины, волокиты и бюрократии, тем больше времени остаётся на развитие.

Именно поэтому крупными IT-компаниями создано множество программных продуктов и онлайн-сервисов, направленных на упрощение типовых процессов.

Одним из ключевых направлений оптимизации бизнеса является документооборот, осуществляемый как внутри фирмы, так и вне нее (другими контрагентами и государственными органами). Согласитесь, что бегать с «бумажками» и хранить информацию в громадных бумажных архивах – отголоски прошлого. Стремительное развитие информационных технологий позволяет снгодня осуществлять обмен документами в электронном виде.

Электронный документооборот выгоден для предприятия не только из-за сокращения расходов на бумагу и заправку принтеров, он нужен для увеличения скорости обмена информацией, придания большей прозрачности, повышения уровня защищенности и конфиденциальности. Унификация и внедрение собственных шаблонов позволяет упростить делопроизводство на предприятии, оптимально сократить количество сотрудников, участвующих в данном процессе.

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет модернизировать фактически все направления, связанные с ведением бизнеса:

• управление кадрами;
• архивирование;
• бухгалтерия;
• сдача отчётности в государственные органы («ФНС», «ПФР», «ФСС», «Росстат» и прочие);
• экономика и финансы;
• склады;
• управление;
• взаимодействие с контрагентами;
• участие в государственных закупках и тендерах и т. д.

От того, какое направление бизнеса необходимо упростить и улучшить, зависит выбор соответствующего программного обеспечения и сервиса ЭДО.

При выборе той или иной системы электронного документооборота необходимо обращать внимание на следующие критерии:

• текущие тарифы и стоимость;
• наличие пробной версии или демонстрационного продукта для наглядного ознакомления со всеми возможностями;
• возможность интеграции с другими программами и сервисами (в частности, с «1С»);
• наличие мобильного редактора (приложение, позволяющее производить операции по работе с электронным оборотом документов в режиме реального времени при помощи смартфона с подключенным интернетом);
• учет российской специфики (многие иностранные продукты непригодны для работы на территории России);
• информационная безопасность, контроль доступа, криптозащита.

Итак, давайте рассмотрим лучшие системы электронного документооборота (ЭДО).

«СБИС»

Популярный в РФ сервис ЭДО, позволяющий вести обмен документами внутри компании, с партнерами, клиентами и государственными органами. Доступны следующие возможности:

• проверка контрагентов;
• подготовка, контроль и отправка отчетов в «ФНС», «ПФР», «ФСС», «Росстат»;
• поиск тендеров, сбор информации со всех площадок, расширенная аналитика закупок;
• дистанционный сбор фискальных отчётов и сведений с онлайн-касс;
• ведение бухгалтерского, складского и кадрового учётов;
• внутренняя корпоративная социальная сеть, позволяющая не только вести переписку и обмениваться информацией, но и осуществлять видеосвязь;
• управление бизнес-процессами;
• CRM-система для отдела активных продаж.

Кроме того, «СБИС» предоставляет готовые программные решения для электронного документооборота ресторанов и кафе, салонов красоты, супермаркетов, ЖКХ, интернет-магазинов и аптек.

Имеется бесплатная версия, предоставляющая доступ к приему документов от контрагентов, работе с первичными бухгалтерскими документами, созданию отчетов в государственные органы. Для удобства работы предусмотрена возможность установки мобильного приложения для смартфона, работающего на операционной системе «iOS» и «Android».

В бесплатной версии «СБИС» нельзя осуществлять отправку электронных документов адресантам (в том числе в государственные органы и контрагентам). Для этого потребуется подключить минимальный пакет, стоимость которого составляет 500 рублей в год.

За эти деньги Вы получаете одну электронно-цифровую подпись (ЭЦП), возможность отправки нулевой отчётности, 200 исходящих «пакетов»/год (по 50 за квартал), доступ к внутреннему мессенджеру и использование видеосвязи. Один «пакет» соответствует 1 отправке комплекта документов. Если Вам этого мало, есть возможность докупать данную опцию. Цена 7 рублей/пакет. За отдельную плату можно подключить уведомления по СМС или «Viber».

Если у Вас ненулевая отчётность и вы не хотите тратить время на поездки в государственные органы для её сдачи, потребуется дополнительно подключить тариф «Легкий» из раздела «Отчетность и бухгалтерия». Стоимость составляет 1700 рублей/год для «ИП», 2600 руб./год для «ООО» на упрощенной системе налогообложения (УСН) или «вменёнке» (ЕНВД). Данная опция позволит осуществлять отправку отчётов в «ПФР», «ФСС» и «ФНС», а также откроет доступ к оформлению больничных в электронном виде.

Для организаций, находящихся на основной системе налогообложения (ОСН), стоимость «Легкого» тарифа составит 3600 рублей/год, что обусловлено увеличением количества сдаваемых документов. За дополнительную плату можно подключить опцию по отправке отчетов в «Росприроднадзор», «Росалкоголерегулирование», «МВД», «ЦБ РФ».

В целом, сервис электронного документооборота «СБИС» предоставляет большую гибкость в настройках. Можно легко настроить систему под текущие потребности бизнеса. Более подробно о стоимости ведения управленческого учёта, анализа тендерных площадок, использовании CRM-системы, интеграции с онлайн-кассами и другими решениями «SBIS» Вы можете прочитать на их официальном сайте.

«Контур.Диадок»

Ещё один популярный в России сервис электронного документооборота. Позволяет:

• формировать и отправлять бухгалтерскую документацию (накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ);
• автоматически контролировать и проверять документы перед отправкой;
• распределять входящую документальную корреспонденцию по подразделениям и конкретным сотрудникам;
• хранить документы в единой базе данных;
• отправлять отчёты в государственные органы;
• сверять взаиморасчёты с контрагентами;
• вести международный ЭДО;
• интегрировать документооборот с системой «1С».

Так же, как и у «СБИС», имеется бесплатная версия, позволяющая получать входящие документы. А вот для их подписания придётся приобрести ЭЦП, стоимостью от 1 до 3 тысяч рублей.

Все тарифы привязаны к количеству исходящих документов. Для малого бизнеса предусмотрен пакет «Минимальный», рассчитанный на 100 исходящих документов. Стоимость 900 рублей в год. Каждый «пакет» свыше установленного лимита обойдется в 9 рублей.

Наибольший интерес для пользователей продукта «Контур.Диадок» представляет интеграция с «1С». Если у вас типовая конфигурация и версия 7.7, 8.1, 8.2, 8.3, то права на использование модуля будет стоить 11800 рублей/год. Отдельно может понадобиться услуга по установке, настройке и обучению сотрудников работе с модульным программным решением для «1С», что обойдётся в 2300 рублей.

Интеграция «Контур.Диадок» и «1C» позволяет:

• отправлять и принимать документы в электронном виде непосредственно в системе учета;
• вести автоматизированную сверку взаиморасчётов с контрагентами.

Таким образом, после установки и настройки модуля практически всю работу по ЭДО можно будет производить в «1С».

Для владельцев нестандартной версии учётной системы (не только продукта «1С», но и «Oracle», «SAP», «Docsvision», «DIRECTUM», «MS Sharepoint») интеграция будет стоить значительно дороже, а конечная стоимость рассчитывается индивидуально для конкретного случая. Аналогичное можно сказать и про взаимодействие с информационными системами ERP-уровня, позволяющие полностью автоматизировать управление всеми ресурсами на предприятии.

У ЭДО «Контур.Диадок» имеется мобильное приложение для смартфонов на «iOS» и «Android», позволяющее просматривать и подписывать документы.

«Synerdocs»

Ещё один продукт, постепенно набирающий популярность в России. В целом, возможности идентичны ЭДО от «Контур.Диадок»:

• создание, редактирование и отправка электронных документов контрагентам и государственным надзорным органам;
• интеграция с учетными системами «1С», «DIRECTUM», «SAP»;
• ведение сверки по взаиморасчетам с контрагентами.

Стоимость ЭЦП – 1600 рублей. Минимальный тариф — 2050 рублей/год из расчёта 300 отправок документов в течение всего периода. Явно проглядывается стремление компании уйти из ниши микробизнеса в сторону малого, среднего и крупного.

Если Вы хотите произвести интеграцию с системой «1С», то самый легкий способ — выбрать тарифы, начинающиеся от 1000 исходящих документов, что обойдется вам в сумму от 6300 руб./год и далее. При этом, интеграция с данной учётной системой будет осуществляться бесплатно.

Электронные документы свыше тарифного лимита оплачиваются из расчёта 7 рублей/пакет.

«Контур.Экстерн»

Ещё один программный продукт от «Контура». В отличие от «Диадока», сервис акцентирован только на отправку бухгалтерской и налоговой отчётности в «ФНС», «ФСС», «ПФР», «Росстат», «Росприроднадзор», «Росалкоголерегулирование».

Если вашему бизнесу не нужен полноценный электронный документооборот и достаточно будет отправлять только вышеуказанные отчёты, данный продукт — именно то, что вам нужно. Сервис оснащен интерактивным календарем, напоминающим о сроках подачи документов, модулями проверки отчетности на наличие ошибок и передачи в «ФСС» больничных листов в электронном виде.

Можно производить сверку счетов-фактур с контрагентами по НДС. Дополнительной опцией служит возможность интеграции с системой учёта «1С».

Минимальный тариф обойдется в 1200 руб./год и включает в себя только отправку отчетности в «ФНС» и «ПФР». Если хотите задействовать ещё и «Росстат» с «ФСС», то придётся обратиться к другому тарифному плану, цена которого значительно выше: 7680 рублей/год. Помимо отчётов добавятся «приятные» опции по проверке контрагентов, сверкам, финансовому анализу, получению/отправке запросов и выпискам. Кроме того, откроется доступ к видеоурокам для бухгалтеров и материалов по правовой базе.

Отчётность в «Росприроднадзор» + 3000 рублей/год, «Росалкоголерегулирование» +2500 рублей/год.

Базовым модулем интеграции с «1С», позволяющим работать с небольшим количеством отчётов, можно пользоваться бесплатно. Имеется наглядная инструкция, демонстрирующая, какие действия необходимо совершить для подключения и последующей настройки. «Расширенная версия» позволяет осуществлять многопоточную многопользовательскую работу с массовыми документооборотом. Но опция будет стоить от 2000 руб./год.

«DocSpace».

Платформа для ведения электронного документооборота. Программа работает на базе «MicrosoftSharePoint» и позволяет:

• организовать управленческий документооборот с чётко выстроенной иерархией и уровнями доступа;
• формировать внутренние распорядительные документы, приказы, служебные и объяснительные записки;
• вести автоматизированную регистрацию всей входящей и исходящей документальной корреспонденции;
• просматривать сквозную документальную бизнес-аналитику;
• устанавливать шаблоны документов;
• упрощать юридическое сопровождение договоров;
• выстраивать маршруты движения документальной корреспонденции;
• выполнять потоковое сканирование, ускоряющее процесс перевода бумажных документов в электронный формат.

Несложно заметить, что программа заточена под управленческий ЭДО. Что касается тарифов, то их сложно сравнивать с предыдущими продуктами ввиду специфики. В «DocSpace» имеется возможность интеграции с учетной системой «1С», а также СЭД «Контур.Диадок». Отдельно можно установить модуль для просмотра «CAD-файлов» непосредственно в системе.

Продукт распространяется не по принципу регулярной годовой оплаты, а лицензии на одно рабочее место. Сама сервер-система с «DocSpace» на 50 клиентских доступов будет стоить 450000 рублей. Отдельно можно докупать права из расчёта 1200 руб./рабочее место. Далее можно доставлять модули, исходя из потребностей и степени развития бизнеса:

• многопоточное сканирование (180000 р.);
• CRM-система (75000 р.);
• просмотрщик CAD-файлов (75000 р.);
• интеграция с «1С» (70000 р.) и «Диадок» (75000 р.);
• корпоративный портал (150000 р.);
• Project-сервера (установка и синхронизация с «DocSpace» для совместной работы команды над трудоемкими проектами).

Целевая аудитория продукта – это крупный серьезный бизнес уровня крупных застройщиков, машиностроения, энергетических компаний и логистических комплексов.

Сравнение сервисов электронного документооборота

Для более наглядной демонстрации систематизируем всю информацию в виде таблицы:

Критерий/Продукт	«СБИС»	«Контур.Диадок»	«Synerdocs»	«Контур.Экстерн»
Минимальный тариф, руб./год	500	900	2050	1200
Кол-во документов в тарифе	200	100	300	Неограниченно, но только гос. органы
Возможность дистанционной сдачи отчётности в «ФНС», «ПФР», «ФСС», «Росстат»	Есть, но не при минимальном тарифе (+1700 р.)	Есть	Есть	Есть
Демо-режим	Есть	Есть	Есть	Есть
Интеграция с «1С» и стоимость, руб./год	Есть, бесплатно при тарифе от 6000	Есть, 11800 модуль + 2300 настройка	Есть, бесплатно при тарифе от 6300	Есть, бесплатно, но только включает работу с отчетностью
Мобильное приложение	Есть	Есть	Есть	Есть
Готовые решения для конкретных видов деятельности	Есть	Нет	Нет	Нет

Программный продукт «DocSpace» не был рассмотрен в данной таблице, т.к. относится к бизнесу с высоким уровнем развития и характеризуется наибольшей степенью автоматизации, необходимостью более детальной персонализированной настройки. Стоимость внедрения может достигать миллионов рублей, что делает решение недоступным для малых предприятий.

С точки зрения доступного функционала и дальнейшего развития бизнеса в будущем, то наибольший интерес из сервисов вызывает «СБИС». Если необходима минимизация затрат, выбирайте «Контур.Диадок» или «Synerdocs». Хотите ограничиться отправкой отчетности? Тогда есть смысл более детально изучить «Контур.Экстерн»

Источник: akiwa.ru