MS Access — это программа, предназначенная для формирования информационных баз и позволяющая осуществлять редактирование этих баз.
Введение
Microsoft Access является многофункциональным редактором, предоставляющим пользователю обширный набор операций по формированию новых и редактированию уже имеющихся информационных баз. С его помощью можно сравнительно легко и быстро выполнять обработку и систематизацию больших объёмов информации. Уникальность этой программе придаёт отличная организация интерфейса, присутствие функции экспортирования файлов из других программных приложений и наличие формообразующего конструктора. Обрабатываемые базы данных могут быть как предназначенными для небольших задач, так и для больших проектов бизнеса.
Сдай на права пока
учишься в ВУЗе
Вся теория в удобном приложении. Выбери инструктора и начни заниматься!
Работа с Microsoft Access
Чтобы начать работать с программой, нужно установить её на свой компьютер. А для этого сначала необходимо скачать файл установки Microsoft Access с официального сайта Microsoft. Там можно выбрать необходимый вариант из набора версий разного года выпуска. Оптимальным является выбор самой последней из доступных версий, поскольку её поддержка разработчиками будет самой длительной.
How to use Microsoft Access — Beginner Tutorial
И конечно в этом варианте будет больше всего современных инструментов, таких как, например, работа с большими числами, работа с типом данных bigint и так далее. После скачивания программы установки, нужно её запустить и следовать появляющимся на дисплее инструкциям. Установка программы не вызывает ни у кого затруднений, и после её завершения, можно запустить приложение. На мониторе появится стартовое окно Microsoft Access.
Рисунок 1. Стартовое окно Microsoft Access. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
«Работа в MS Access»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы
Далее, чтобы начать работу с программой, необходимо открыть какую-либо базу данных, или сформировать свою. Для создания базы нужно в главном меню выбрать команду «Файл» и далее нажать кнопку «Создать». При создании новой базы, пользователю предоставляется выбор между пустой страницей с единственной таблицей, и веб-базой данных, которая позволяет использовать встроенный инструментальный набор для разных вариантов дальнейших действий, к примеру, интернет — публикаций. Помимо этого, для оказания помощи пользователю при формировании новой базы, имеется возможность выбрать из набора шаблонов, при помощи которых можно сконструировать базу для конкретной задачи. То есть это помогает быстро сформировать требуемый формат таблицы, без её ручной настройки.
Далее, созданную базу данных нужно наполнить информационными данными, которые должны иметь определённую структуру, поскольку программа даёт возможность задавать данные в различных форматах:
Как создать таблицы в Microsoft Access за 8 минут
- Табличный формат. Сегодня это, пожалуй, самый популярный тип структурного оформления информации. По своим параметрам и внешнему оформлению, таблицы Microsoft Access похожи на своих собратьев из Excel, и это обстоятельство делает процесс переноса данных между программами существенно проще.
- Формат формы. Этот формат похож на таблицы, но с его помощью выполняется наиболее наглядное представление информации.
- Формат отчета. Он предназначен для обработки информации и вывода её из данной базы. То есть отчёт даёт возможность, например, выполнить анализ и вычисление доходов или числа задействованных контрагентов. Этот формат достаточно гибкий и с ним можно делать почти все расчётные операции, зависящие от используемых данных.
- Формат запроса. Запросы позволяют получить и отсортировать новые данные. Они позволяют отыскать нужные данные в наборе таблиц, и, кроме того, сформировать или обновить информацию.
Все, описанные выше методы, располагаются на панели инструментов, во вкладке «Создание». Здесь можно сделать выбор типа создаваемого элемента, а далее, во вкладке «Конструктор», выполнить его настройку:
Рисунок 2. Вкладка «Конструктор». Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
Сформированная новая база содержит пустую таблицу, которая может быть заполнена вручную или путём копирования нужных данных из сети. Следует отметить, что любая вносимая информация должна размещаться в своей колонке, и любая запись должна обладать личной строкой. Колонкам, при этом, для лучшей ориентации в их информации, можно задавать другие имена.
Если, все требуемые пользователю данные расположены в другом месте (сети или программе), то можно организовать импорт информации. Все действия по импорту данных расположены в отдельной вкладке, имеющей название «Внешние данные». Там, в поле «Импорт и связи», есть перечисление доступных форматов, в том числе файлы Excel, Access, текстовые и XML-форматы, страницы интернета, и так далее. После выбора нужного формата, из которого будет выполнен перенос информации, необходимо задать путь к месту хранения файла. Когда информация, подлежащая переносу, размещается где-то на одном из серверов, программа запросит серверный адрес.
Основные ключи и взаимосвязи таблиц
Когда создаётся таблица, каждая запись в автоматическом режиме получает уникальный ключ. По умолчанию программа имеет колонку имён, которая увеличивается при занесении новой информации. Собственно, данная колонка и есть первичный ключ. Кроме основного ключа, информационная база может иметь поля, которые осуществляют связь с данными из другой таблицы.
К примеру, имеется пара таблиц, которые содержат некую связанную информацию. Например, у них есть имена «День» и «План». Можно выбрать в таблице «День», например «понедельник», а далее привязать его к нужному полю в таблице «План» и, если направить курсор на какое-либо из выбранных полей, то можно увидеть данные и привязанные ячейки.
Такие взаимные связи делают легче обзорность данной информационной базы и повышают эффективность работы с ней. Для создания взаимных связей, следует перейти на вкладку «Работа с базами данных» и в зоне «Отношения» следует выбрать клавишу «Схема данных». В возникшем окне можно видеть все, подлежащие обработке информационные базы. Необходимо также помнить, что информационные базы должны иметь поля, которые предназначены для наружных ключей.
Источник: spravochnick.ru
Общие сведения о Microsoft Access
презентация (информатика и икт) по теме
позволяет хранить большие массивы данных , обрабатывать их, автоматизировать часто выполняемые операции , разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, составлять сложные отчеты Система управления базами данных Microsoft Access
База данных Access содержит Объекты четырех типов: Таблицы Запросы Формы Отчеты Структура базы данных
Что бы начать работать в Microsoft Access выполните следующие действия: 1. Нажмите на кнопку Office выберите пункт создать 2. Нажмите на кнопку Новая база данных на странице «Начало работы с Microsoft Access » 3. Укажите имя файла и нажмите на кнопку создать
Таблицы служат для хранения данных, рассортированных по рядам и столбцам Таблица-совокупность записей. Столбцы в таблице называются полями , а строки — записями Таблицы
Способы создания таблицы С помощью мастера В режиме конструктора Посредством ввода данных и определения полей в режиме таблицы
Поля Поле-значение определенного атрибута данного объекта (например фамилия пациента , год рождения, диагноз), дата поступления Параметры поля Имя поля — содержит до 64 символов(буквы цифры пробелы Тип данных служит для ограничения сведений, которые можно ввести в поле, и их описания (например назначение для поля числового типа предотвращает ошибочный ввод текста Свойства поля — является атрибутом поля, отвечающим за отображение данных и их ввод пользователем Содержание поля (собственно данные)
Ключ таблицы представляет собой одно , или несколько полей , однозначно идентифицирующих записи в таблицах. В таблице не может быть записей с одинаковыми значениями ключей. Ключ таблицы Ключ записи служит нескольким целям. Если сортировка таблицы не задана, записи упорядочиваются по значению ключа. Кроме того , ключи используются при определении взаимосвязи таблиц, с помощью которой устанавливается соответствие между записями двух таблиц , состоящих из нескольких полей . Примером часто используемого ключа является табельный номер сотрудника, т.к. каждому сотруднику присваивается уникальный номер.
Создание таблицы в режиме конструктора Для создания таблицы выполните следующие действия: На вкладке Создание нажмите на кнопку таблица Щелкните на вашей таблице правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор Укажите имя таблицы и нажмите на кнопку OK
Укажите имя поля и тип данных ,который будет соответствовать этому полю (например текстовый , числовой , дата/ время , логический) Щелкните правой кнопкой мыши на том поле, которое вы хотите сделать ключевым и поставьте ключ Закройте вашу таблицу и нажмите сохранить
Служат для ввода и просмотра данных. В них представлены визуальные подсказки, упрощающие работу с данными Формы
Создание формы с помощью мастера Щелкните на вкладку Создание выберите кнопку Другие формы ,затем Мастер форм Выберите таблицу или запрос для которой построите форму С помощью стрелочки добавьте поля для будущий формы и нажмите на кнопку Далее
Выберите внешний вид формы (например в один столбец и нажмите на кнопку Далее Выберите стиль формы и нажмите на кнопку Далее Задайте имя формы и нажмите на кнопку Готово
Служат для извлечения и обработки данных.С их помощью можно объединять данные из разных таблиц Запросы
Создание запроса с помощью конструктора На вкладке создание выберите пункт Конструктор запросов Добавьте таблицы , которые послужат источником для запроса Закройте окно добавления таблицы Удерживая левую кнопку мыши перетащите поле из вашей таблицы в Поле будущего запроса
Отчеты Служат для подведения итогов и печати данных
Создание отчета с помощью мастера на вкладке Создание нажмите на кнопку Мастер отчетов Выберите таблицу или запрос, для которой вы хотите построить отчет С помощью стрелочки добавьте поля , которые будет содержать отчет и нажмите на кнопку Далее
Вы можете добавить уровни группировки(если нет в этом необходимости, пропустите этот пункт) и нажмите на кнопку Далее Задайте порядок сортировки (если нет в этом необходимости, пропустите этот пункт) и нажмите на кнопку Далее Выберите вид макета (например в столбец или табличный) и нажмите на кнопку Готово
По теме: методические разработки, презентации и конспекты
Microsoft Access 2010. Создание таблицы в режиме конструктора
В данном материале представлена практическая работа по созданию таблицы в режиме конструктора в программе Microsoft Access 2010. Содержит задания и комментарии по их выполнению.
Практические занятия по СУБД Microsoft Access
Практические занятия по СУБД Microsoft Access. 2003 год.
Презентация Профессии, по которым необходимы знания по программе Microsoft Access
Данная презентация создана для повышения мотивации изучения информатики и для профориентации в рамках предмета.
Практическая работа “ Создание кнопочных форм в программе Microsoft Access”
Цели практической работы. Освоить технологию создания кнопочных форм в приложении Ms Access. Научиться разрабатывать интерфейс приложения с помощью Конструктора форм. Научиться грамотному оформле.
Конспект урока по теме: «СУБД Microsoft Access. Создание базы данных».
Познакомить учащихся теоретической частью базы данных.
Методическая разработка урока. 11 класс. «База данных MICROSOFT ACCESS».
Система управления базой данных (СУБД) комплекс программ, предназначенный для организации работы с компьютерными базами данных.
Урок по теме: «Базы данных Microsoft Access»
Познакомить учащихся с понятиями: информационно-поисковая система база данных с ее основными элементами и видами; практическое применение теоретического материала; первоначальные умения по.
Источник: nsportal.ru
1.1. Общие сведения о Microsoft Access
Под данными понимается информация, находящаяся в памяти ЭВМ или подготовленная для ввода в ЭВМ.
Компьютерная база данных (БД)– это совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных, которые можно дополнять, модифицировать и обрабатывать различными программами. Наиболее эффективным инструментом работы с БД являются специализированные программные продукты –системы управления базами данных(СУБД), среди которых большой популярностью пользуется СУБДMicrosoft Access, входящая в пакетMicrosoftOfficeнаряду сMicrosoftWordиMicrosoftExcel.
Система Microsoft Access объединяет данные и другие объекты в реляционной БД, позволяет быстро и эффективно обновлять и анализировать информацию, осуществлять поиск нужных сведений, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки. Гибкость настройки выходных форм согласно требованиям пользователя и возможность организации легкого доступа к данным предопределили название программы Access– «Доступ». ОднакоMicrosoftAccessприсущ недостаток, который имеют все сложные программные продукты, – одна и та же операция выполняется по-разному в зависимости от используемых данных и настроек СУБД. Метод готовых рецептов при работе с такими приложениями неприменим, поэтому особо важным является изучение их возможностей и общих принципов функционирования.
В Microsoft Access используется много способов управления: система меню, панели инструментов, мышь, комбинации «горячих» клавиш.
Имена файлов БД имеют стандартное расширение *.mdb.
1.1.1. Требования к организации базы данных
База данных должна отвечать следующим требованиям:
неизбыточность данных, т. е. любые данные хранятся в БД в одном экземпляре (дублирование данных приводит к нерациональному использованию памяти ЭВМ и может привести к противоречивости данных и неверной их обработке);
совместное использование данных(одни и те же данные могут быть использованы несколькими пользователями при решении разных задач);
расширяемость БД(увеличение числа однотипных данных, введение в БД новых типов объектов или новых взаимосвязей);
простота работы с БД(наличие удобного интерфейса);
эффективность доступа к БД(максимальная скорость доступа при ограничениях на объем оперативной памяти ЭВМ);
целостность БД– сохраняемость (физическая – на магнитных носителях, логическая – непротиворечивость данных);
независимость данных от использующих их программ(отсутствие необходимости вносить изменения в уже существующие программы при модификациях БД);
секретность данных(защита от несанкционированного доступа).
1.1.2. Таблицы
Основными объектами БД являются таблицы. Структуру таблиц составляют столбцы, которые в СУБД называютполями,и строки, называемыезаписями. Поле содержит однородные данные обо всех объектах (например, фамилии студентов группы), а запись – характеристики одного объекта (например, набор сведений о конкретном студенте). Если записей в таблице нет, значит, ее структура образована только набором полей. При изменении состава полей базовой таблицы (или их свойств) изменится структура базы данных и соответственно получится новая база данных.
Microsoft Accessпозволяет в одной БД группировать несколько таблиц вместе и связывать их друг с другом. Такая БД называетсяреляционной. Примером реляционной БД может быть база данных учебного заведения, содержащая три таблицы, связанные между собой: список предлагаемых студентам учебных курсов; информацию о студентах; данные о преподавателях.
Источник: studfile.net