Access – это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде. Access дает возможность также автоматизировать часто выполняемые операции (например, расчет заработной платы, учет материальных ценностей и т.п.). С помощью Access можно не только разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но и составлять сложные отчеты.
СУБД Access работает под управлением Windows; таким образом, все преимущества Windows доступны в Access, например, вы можете вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в приложение Access и наоборот.
Access – это реляционная СУБД. Это означает, что с ее помощью можно работать одновременно с несколькими таблицами базы данных. Применение реляционной СУБД помогает упростить структуру данных и таким образом облегчить выполнение работы. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере или на сервере, а также использовать таблицу, созданную в СУБД Paradox или Dbase. Данные Access очень просто комбинировать с данными Excel.
Access урок 1. Основы работы в Microsoft Access, понятие базы данных, основные принципы работы
В СУБД Access предусмотрено много дополнительных сервисных возможностей. C помощью Мастера можно создать таблицы, формы или отчеты из имеющихся заготовок. Выражения используются в Access, например, для проверки допустимости введенного значения.
Макросы позволяют автоматизировать многие процессы без программирования, тогда как встроенный в Access язык VBA (Visual Basic for Applications) – специально разработанный компанией Microsoft диалект языка Basic для использования в приложениях Microsoft Office – дает возможность пользователю программировать сложные процедуры обработки данных. Просматривая свою форму или отчет, вы сможете представить, как они будут выглядеть в распечатанном виде. И наконец, используя такие возможности языка программирования можно написать подпрограмму для взаимодействия Access с другими приложениями – источниками данных.
В Microsoft Access добавлено множество новых средств, разработанных для облегчения работы в Интернет и создания приложений для Web. Для доступа к сети Интернет и использования преимуществ новых средств необходимы средства просмотра Web.
Система Access содержит набор инструментов для управления базами данных, включающий конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Кроме того, Access можно рассматривать и как среду для разработки приложений. Используя макросы для автоматизации задач, вы можете создавать такие же мощные, ориентированные на пользователя приложения, как и приложения, созданные с помощью языков программирования, дополнять их кнопками, меню и диалоговыми окнами.
Мощность и гибкость системы Access делают ее сегодня одной из лучших программ для управления базами данных.
Источник: studopedia.su
Первое знакомство с базами данных Microsoft Access
1. Основные понятия и объекты субд access 2007 Общие сведения о программе Access
Единственный в мире Музей Смайликов
Самая яркая достопримечательность Крыма
Скачать 1.67 Mb.
1. Основные понятия и объекты СУБД ACCESS 2007
Общие сведения о программе Access
Access является наиболее сложной программой из всех офисных приложений Microsoft Office. Чтобы начать работу с этой программой, вначале необходимо создать структуру базы данных, подробно ее описать, а затем создать различные формы.
ACCESS – это реляционная СУБД. Это означает, что с ее помощью можно работать одновременно с несколькими таблицами базы данных, эти таблицы между собой связаны. Таблицу ACCESS можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере. Данные ACCESS очень просто комбинировать с данными EXCEL, WORD и другими программами Office.
Access во многом похож на Excel. Основное различие между таблицей БД и электронной таблицей – в системе адресации: в электронной таблице адресуется каждая ячейка, а в таблице БД – только поля текущей записи.
База данных состоит из следующих компонентов:
Таблицы – основные объекты базы данных (БД). В них хранятся данные. Реляционная база данных может иметь много взаимосвязанных таблиц. Сведения по разным вопросам следует хранить в разных таблицах. В БД столбцы называются полями, а строки – записями.
Для работы таблицу необходимо открыть. Перед окончанием работы ее следует закрыть, предварительно сохранив все изменения.
Запрос – это средство, с помощью которого извлекается из базы данных информация, отвечающая определенным критериям. Результаты запроса представляют не все записи из таблицы, а только те, которые удовлетворяют запросу.
Формы – Обеспечивают более наглядную работу с таблицами, с помощью форм в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.
Отчеты – средство представления данных таблиц. Отчеты могут быть оформлены надлежащим образом и распечатаны в том виде, в котором требуется пользователю.
Макросы – набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции (открытие форм, печать отчетов)
Модули — это программы, написанные на языке программирования Visual Basic.
Таблицы
С таблицами можно работать в двух режимах таблицы и конструктора.
В режиме таблицы можно начать ввод данных сразу, структура таблицы при этом будет создаваться автоматически. Полям присваиваются имена с последовательными номерами («Поле1», «Поле2» и т. д.).
На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Таблица.
- Чтобы добавить данные, начните их вводить в первую пустую ячейку или вставьте данные из другого
- Для переименования столбца (поля) дважды щелкните заголовок столбца и введите новое имя. Рекомендуется присваивать полям значимые имена, чтобы при просмотре области списка полей было понятно, что содержится в каждом поле.
- Для перемещения столбца сначала щелкните его заголовок, чтобы выделить столбец, а затем перетащите столбец в нужное место.
- Кроме того, можно выбрать сразу несколько смежных столбцов, а затем одновременно перетащить их в новое место. Чтобы выбрать несколько последовательно расположенных столбцов, щелкните заголовок первого столбца, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните заголовок последнего столбца.
В режиме конструктора сначала создается структура новой таблицы. Затем можно переключиться в режим таблицы для ввода данных или ввести данные, используя другой метод, например вставку или импорт.
- На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Конструктор таблиц.
- Для каждого поля в таблице введите имя в столбце Имя поля , а затем в списке Тип данных выберите тип данных.
- Когда все необходимые поля будут добавлены, сохраните таблицу:
4 Щелкните значок Кнопка Microsoft Office
, а затем выберите команду Сохранить.
Создание таблицы на основе шаблона
- На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Шаблоны таблицы и затем выберите из списка один из доступных шаблонов.
- Данные можно ввести в первую пустую ячейку таблицы или вставить их из другого источника в соответствии с инструкцией, приведенной в разделе Копирование данных из другого источника в таблицу Access.
Щелкните заголовок столбца правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Удалить столбец .
Свойства полей. Типы полей
Поля – это основные элементы структуры базы данных, которые обладают свойствами. Основным свойством любого поля является его длина, которая выражается в символах. Уникальным свойством любого поля является его Имя.
Все записи состоят из полей, в каждом из которых содержится отдельный фрагмент информации. При создании таблицы необходимо сначала указать имена и типы полей, а затем вводить данные
Разные типы полей имеют разное назначение и разные свойства
| Типы данных | Описание |
| Текстовый | Произвольный набор(не более 255) букв, цифр, знаков пунктуации. Может использоваться для хранения имен, адресов, телефонов, кратких описаний. |
| Числовой | Используется для хранения чисел |
| Дата/Время | Для хранения информации о дате и времени до 9999 года включительно |
| Денежный | Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах |
| Поле МЕМО | Для хранения комментариев до (64Кб) |
| Счетчик | Специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи.. Значение полей типа счетчика обновлять нельзя |
| Поле объекта OLE | Позволяет поместить в таблицу произвольный объект из другой программы |
| Гиперссылка | Адрес в Интернете, электронный адрес или адрес файла |
| Мастер подстановок | Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы |
| Логический | Содержит одно из двух значений: Истина или ЛОЖЬ |
Источник: topuch.com
Презентация на тему Общие сведения о Microsoft Access
позволяет хранить большие массивы данных , обрабатывать их, автоматизировать часто выполняемые операции , разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, составлять сложные отчетыСистема управления базами данных Microsoft Access
- Главная
- Информатика
- Общие сведения о Microsoft Access
Слайды презентации
Слайд 1 Общие сведения о Microsoft Access
Слайд 2 позволяет хранить большие массивы данных , обрабатывать их,
автоматизировать часто выполняемые операции , разрабатывать удобные формы ввода
и просмотра данных, составлять сложные отчеты
Система управления базами данных Microsoft Access
Слайд 3 База данных Access содержит Объекты четырех типов:
Таблицы
Запросы
Формы
Отчеты
Структура
базы данных
Слайд 4 Что бы начать работать в Microsoft Access выполните
следующие действия:
1. Нажмите на кнопку Office
выберите пункт создать
2. Нажмите на кнопку Новая база данных на странице «Начало работы с Microsoft Access»
3. Укажите имя файла и нажмите на кнопку создать
Слайд 5 Таблицы служат для хранения данных, рассортированных по рядам
и столбцам
Таблица-совокупность записей. Столбцы в таблице называются полями, а
строки — записями
Слайд 6 Способы создания таблицы
С помощью
мастера
В
режиме
конструктора
Посредством
ввода данных
и определения
полей в режиме таблицы
Слайд 7 Поля
Поле-значение определенного атрибута данного объекта (например фамилия пациента
, год рождения, диагноз), дата поступления
Параметры поля
Имя поля-
содержит до 64 символов(буквы цифры пробелы
Тип данных
служит для ограничения
сведений, которые
можно ввести в поле,
и их описания (например назначение для поля числового типа предотвращает ошибочный ввод текста
Свойства поля- является атрибутом поля,
отвечающим за отображение данных и их ввод пользователем
Слайд 8
Ключ таблицы представляет собой одно , или несколько
полей , однозначно идентифицирующих записи в таблицах. В таблице
не может быть записей с одинаковыми значениями ключей.
Ключ записи служит нескольким целям. Если сортировка таблицы не задана, записи упорядочиваются по значению ключа. Кроме того , ключи используются при определении взаимосвязи таблиц, с помощью которой устанавливается соответствие между записями двух таблиц , состоящих из нескольких полей.
Примером часто используемого ключа является табельный номер сотрудника, т.к. каждому сотруднику присваивается уникальный номер.
Слайд 9 Создание таблицы в режиме конструктора
Для создания таблицы выполните
следующие действия:
На вкладке Создание нажмите на кнопку таблица
Щелкните
на вашей таблице правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор
Укажите имя таблицы и нажмите на кнопку OK
Слайд 10 Укажите имя поля и тип данных ,который будет
соответствовать этому полю (например текстовый , числовой , дата/
время , логический)
Щелкните правой кнопкой мыши на том поле, которое вы хотите сделать ключевым и поставьте ключ
Закройте вашу таблицу и нажмите сохранить
Слайд 11 Служат для ввода и просмотра данных. В них
представлены визуальные подсказки, упрощающие работу с данными
Формы
Слайд 12 Создание формы с помощью мастера
Щелкните на вкладку Создание
выберите кнопку Другие формы ,затем Мастер форм
Выберите таблицу
или запрос для которой построите форму
С помощью стрелочки добавьте поля для будущий формы и нажмите на кнопку Далее
Слайд 13 Выберите внешний вид формы (например в один столбец
и нажмите на кнопку Далее
Выберите стиль формы и нажмите
на кнопку Далее
Задайте имя формы и нажмите на кнопку Готово
Слайд 14 Служат для извлечения и обработки данных.С их помощью
можно объединять данные из разных таблиц
Запросы
Слайд 15 Создание запроса с помощью конструктора
На вкладке создание выберите
пункт Конструктор запросов
Добавьте таблицы , которые послужат источником для
запроса
Закройте окно добавления таблицы
Удерживая левую кнопку мыши перетащите поле из вашей таблицы в Поле будущего запроса
Слайд 16 Отчеты
Служат для подведения итогов и печати данных
Слайд 17 Создание отчета с помощью мастера
на вкладке Создание нажмите
на кнопку Мастер отчетов
Выберите таблицу или запрос, для которой
вы хотите построить отчет
С помощью стрелочки добавьте поля , которые будет содержать отчет и нажмите на кнопку Далее
Слайд 18 Вы можете добавить уровни группировки(если нет в этом
необходимости, пропустите этот пункт) и нажмите на кнопку Далее
Задайте
порядок сортировки (если нет в этом необходимости, пропустите этот пункт) и нажмите на кнопку Далее
Выберите вид макета (например в столбец или табличный) и нажмите на кнопку Готово
Источник: findtheslide.com