Я испробовал много онлайн-сервисов для организации бизнес-процессов компании, но самый универсальный из них — Notion. В panfilov.group работает больше 30 человек и мы используем Notion во всех рабочих процессах.
Я внедрил Notion для бизнеса в 2019 году и заменил им сразу несколько сервисов: для управления задачами и проектами (Asana), CRM (Pipedrive), базу знаний (Google Docs) и корпоративную соцсеть (Workplace). Позже с его помощью я построил ещё и все HR-процессы.
Максимальная гибкость и возможность кастомизации — главные преимущества Notion перед остальными онлайн-сервисами для работы.
Если в других системах тебе предоставляют готовый интерфейс, который нужно осваивать и в рамках которого работать, то в Notion ты буквально начинаешь с чистого листа и создаёшь логику и информационную архитектуру именно под свои задачи.
Я уже делал несколько публикаций с шаблонами Notion по каждому направлению в своём блоге на vc . В этой статье я впервые публикую сразу все самые актуальные версии наших шаблонов:
Notion — Быстрый курс
- Рекрутинг и HR
- CRM
- База знаний
- Управление проектами и задачами
- Корпоративный портал
Рекомендую использовать десктопное приложение Notion. Оно работает быстрее и стабильнее веб-версии. А специальная версия для Mac с процессорами М1 просто летает.
Содержание:
Рекрутинг и HR
Держать на корпоративном сайте раздел «Работа в компании» всегда накладно: нужно следить за актуальностью информации, тратить время и деньги на поддержку. Для наших клиентов мы даже делаем самостоятельные HR-сайты, которые требуют ресурсов как отдельные проекты. Для себя решили, что лучший способ донести информацию о работе в компании потенциальным соискателям — создать открытую для просмотра страницу в Notion и разместить ссылку на сайте. Таким же образом организованы и страницы вакансий.
Работа в компании
- Страница «Работа в компании»
- Страница вакансии
Внутри нашего Notion есть закрытый раздел HR, в котором описаны все процессы, связанные с кадрами, в том числе шаблоны для рекрутинга.
Шаблон собеседования
На всех этапах подбора сотрудников мы выступаем за прозрачные и максимально понятные алгоритмы. На этапе собеседования мы используем шаблон, который используют как сторонние специалисты по найму, так наши менеджеров.
База соискателей
Информацию о соискателях храним в отдельной таблице в формате канбан-доски для отслеживания воронки найма. В базе данных содержится все необходимые сведения: ссылка на резюме, записи разговоров и видео-собеседований (разумеется, если кандидат соглашается на запись), результаты нашего ревью тестовых заданий и фидбек по итогам отбора.
Регламенты онбординга и увольнения
- Регламент подключения сотрудников
- Регламент увольнения
Какие шаги нужно предпринять, если уже определились с кандидатом и готовы его нанять? А что сделать, если сотрудника необходимо уволить, максимально корректно и безопасно для компании? На эти вопросы есть ответы в регламентах подключения и увольнения сотрудников.
Экспресс обучение по Notion с нуля | ПРОДУКТИВНОСТЬ ДЛЯ ЧАЙНИКОВ
Пошаговая инструкция по подключению новичка помогает не упустить ничего важного при трудоустройстве. Особое внимание уделите регламенту увольнения, чтобы не оставить незакрытые доступы или конфиденциальную информацию уволившемуся сотруднику.
Карточка сотрудника
Когда сотрудника подключили к работе, для него создаётся отдельная карточка, доступная только ему и непосредственному руководителю.
Здесь собрана вся информация о договоренностях между руководителем и сотрудником, о созвонах, планах по развитию и своеобразная рефлексия. Можно назвать эту страницу «уютным рабочим дневничком». В этой же карточке менеджеры ведут свои списки задач, подробнее об этом — ниже.
Новичку из шаблона в карточке создаётся чеклист, по которому нужно пройти, чтобы подключить нужные сервисы и ознакомиться с регламентами.
Корпоративный портал
Стартовая страница
Это страница, с которой новичок начинает онбординг. По сути – это ваша «главная», хаб, откуда сотрудник может попасть куда угодно в корпоративной базе знаний.
Все основные разделы также доступны из левого меню, если пользоваться планом подписки Team. Самые часто используемые разделы я рекомендую добавлять в Favorites, чтобы они отображались вверху левой колонки.
Страница «Старт» помогает новичкам сориентироваться в компании, познакомиться с её ценностями, посмотреть основные регламенты, узнать новости.
Новости компании
- Раздел новостей
- Карточка итогов квартала
Наши сотрудники работают удалённо. Иногда расстояние между специалистами — тысячи километров, поэтому обмен новостями сильно затруднен. Разобщенность плохо влияет и на продуктивность, и на качество работы.
Один из способов объединить компанию — распространять новости среди сотрудников. Вначале мы отправляли новости компании на почту. Для этого тратили много времени на сбор и вёрстку в сервисе рассылок. Что мы увидели? Далеко не все сотрудники открывали такие письма.
3-5 часов в неделю рабочего времени менеджера уходило впустую или тратилось с минимальной эффективностью. Мы решили, что пора менять подход.
Обзор Notion — универсальный инструмент для работы в интернете
Так сложилось, что я работаю только в интернете. Я не фрилансер, у меня есть постоянная работа, только не нужно ездить в офис по утрам. Вместо этого я встаю и открываю ноутбук дома.
Еще я люблю искать новые сервисы — иногда это помогает сэкономить время или деньги. Поэтому я поглядываю на рекомендации знакомых и обзоры в других изданиях. Последнее время в окружении начали часто говорить про редактор Notion, якобы это самое крутое и универсальное приложение для работы с текстом, таблицами и организации всех дел. Я попользовался им неделю и хочу рассказать об этом опыте.
Много возможностей, удобство и минимализм
Notion позиционируется как универсальное рабочее место — в нем можно писать текст, работать с таблицами, составлять план работы, раздавать указания команде, комментировать чужую работу и много чего еще. Возможности приложения зависят от того, насколько вы готовы в него углубляться.
Notion — это не просто текстовый редактор. Он больше похож на записную книжку без полей и разметки. При первом запуске пользователь получает две пустые вкладки Workspace (для работы) и Private (для личных дел). Их нужно заполнить.
Новый пункт — это пустая страница, которую можно превратить в обычный текст, список дел, календарь, доску с задачами (аналог Trello), таблицу и много что еще. В приложении есть готовые шаблоны, они показывают все возможности программы и упрощают заполнение страниц.
Я создал несколько страниц для повседневных дел — список покупок, что посмотреть и заметки для всего подряд. В рабочий раздел я добавил календарь, список задач и несколько вкладок с материалами. Каждый раздел может содержать бесконечное количество подразделов. Есть возможность организовать сложную древовидную структуру или простой список с подразделами.
Мне кажется такой вариант работы со списком дел более удобным, чем в классических «тудушниках». Я записываю задачу со ссылкой на текст и сразу указываю срок выполнения. То же самое можно сделать мышкой: добавить задачу, в календаре выбрать дату и установить время. Но набрать текстом быстрее и проще.
Таким же образом работает календарь — это просто еще одна страница среди кучи других. На любой день можно поставить задачу или запланировать событие, привязать его к какому-нибудь файлу из Notion или к человеку из команды.
Работа с текстом
Но мне для текста удобнее работать с языком разметки Markdown, он позволяет все действия заменить текстом. Например, для заголовка нужно поставить символ # и поставить пробел — абзац автоматически превратится в заголовок. Если поставить ##, то абзац станет подзаголовком, а текст между двумя символами * выделится курсивом.
К тому же в Notion все действия выполняются сочетаниями клавиш — открыть новую страницу, запустить поиск, скрыть боковое меню или перейти на главную страницу. Пользователь видит только рабочую область страницы и боковую панель с вкладками, которую тоже можно скрыть. Здесь нет дополнительных меню, постоянно занимающие место на экране. В том же Word верхняя панель занимает примерно 20% экрана, поэтому у меня она большую часть времени скрыта. Такое решение «офиса» Microsoft нельзя назвать хорошим или плохим, но новый софт стремится к минимализму.
В Notion мне не понравилась идея с эмодзи. По задумке смайлики должны помогать быстро ориентироваться между вкладками, но я не заметил большой пользы от этого. Все равно со временем расположение вкладок запоминается наизусть, да и есть заголовки. А еще найти любую страницу можно через поиск (сочетание Ctrl+P) — так иногда даже быстрее.
Редактор Notion поддерживает эмбеды из большинства онлайн-сервисов. То есть, если вставить ссылку на YouTube, то она автоматически превратится в плеер с видео. Это же работает с изображениями — их можно вставить файлом или дать ссылку, тогда картинка встроится автоматически.
Еще в Notion недавно сделали расширение для браузера. Нажатием одной кнопки можно сохранить ссылку в приложение, чтобы почитать потом. Получается своего рода аналог Pocket и Instapaper, только ссылки будут открываться в браузере, а не во встроенном ридере.
Дополнительные возможности
Notion хранит все данные в облаке, все изменения в файлах сохраняются мгновенно. Приложение редактора есть для Windows, Mac, Android и iOS, еще работает веб-версия. Каждую страницу можно сделать публичной и поделиться ссылкой, дополнительно есть функция комментирования материалов. Но совместно работать с материалами можно только с платной подпиской.
В офлайне все работает без проблем. Если внезапно отключится интернет, можно продолжить писать текст или работать с календарем, они синхронизируются сразу при подключении к сети.
Функция публикации текстов в интернете позволяет использовать Notion как платформу для личного блога. Или так можно поделиться списком покупок с партнером или показать свое расписание. Применений можно придумать много — например, написать в Notion свое резюме и просто делиться ссылкой с работодателями.
Notion для смартфонов ничем принципиально не отличается от компьютерной версии. Ее лучше использовать как вспомогательную: многие вещи через экран смартфона делать не так удобно, как на клавиатуре. А веб-версия сервиса полностью повторяет интерфейс приложений для Windows и macOS, поэтому продолжить работу можно на любом компьютере.
Монетизация
Notion распространяется бесплатно. В базовой версии пользователь получает все функции для личного использования и 1000 бесплатных блоков памяти, один блок — это абзац текста, картинка или эмбед из соцсети. За неделю работы я заполнил объем только на 20%, но я не храню в Notion старые статьи, а удаляю через пару дней после публикации. Еще в бесплатной версии нельзя загружать файлы больше 5 МБ.
Мне хватает возможностей и объема бесплатной версии. За $5 в месяц можно получить неограниченное облако и дополнительные функции, вроде истории изменения файлов или больше возможностей для публикации текстов в интернете.
Для работы в команде придется платить $10 в месяц. С такой подпиской можно создавать общие рабочие пространства и редактировать материалы вместе. Так, например, можно создать страницу с календарем и сделать расписание выхода материалов на каждый день. К каждому материалу можно прикрепить тег с тематикой и назначить человека, кто должен выполнить задание.
Notion позволяет заменить заметочник, «тудушник», календарь и текстовый редактор. Он во многом похож на Evernote, только внешне выглядит приятнее и работает удобнее.
Многие вещи здесь работают непривычно и вообще на организацию всего нужно потратить часа два-три, чтобы настроить календарь и другие страницы. Этот сервис в первую очередь подойдет тем, кто любит порядок и самоорганизацию. Но никто не заставляет использовать программу именно так, в ней можно писать заметки или статьи — это хороший текстовый редактор.
Я планирую продолжить работать в Notion — мне нравится писать в нем тексты и работать с календарем. Но переходить на платную подписку пока не вижу смысла. Важно уточнить, что в приложении нет поддержки русского языка, но с этим не должно возникнуть сложностей. Сложных настроек тут нет, а все всплывающие меню понятно проиллюстрированы.
Источник: android.mobile-review.com