Компании переходят на системы электронного документооборота (СЭД), потому что хотят экономить «на бумаге» и не тратить дорогое время сотрудников на непроизводственные цели. И если раньше переход на СЭД был скорее инновацией, модной «фишкой», то сейчас это условие существования организации на рынке. Отправлять документы электронно приходится и в налоговую, и партнерам. Системы управления документооборотом бывают нескольких видов. Рассмотрим виды СЭД в зависимости от цели, с которой организация внедряет электронный документооборот.
Система управления электронным документооборотом workflow и ECM-системы
Автоматизация бизнес-процессов
Workflow в переводе с английского – «поток работ», и означает систему, которая координирует выполнение задач в рамках бизнес-процессов компании. Большинство бизнес-процессов сопровождается документами – заявления сотрудников на отпуск, объяснительные, приказы внутри компании, введение новых регламентов… Использование системы внутреннего электронного документооборота позволит избавиться от бумажной волокиты и долгого согласования документов.
Программы для документооборота: сравнение СЭД 1C Документооборот, Directum, Elma, Битрикс24
Система подскажет, как правильно оформить внутренний документ, а сроки исполнения задач контролируются с помощью напоминаний. ECM-система – гибрид системы документооборота workflow и электронного архива. Отвечает не только за маршрутизацию процессов, которые раньше бы оформлялись с помощью бумажных документов, но и хранит важные файлы, организовывает сотрудникам удаленный обмен знаниями. Иногда включает также CRM-систему – хранит историю взаимодействия с клиентом и позволяет ее контролировать. Пример использования СЭД для автоматизации бизнес-процессов:
| Менеджер хочет уйти в отпуск. Он письменно согласовывает даты своего отпуска с руководством. Затем передает свои задачи заместителю: описывает клиентов, этапы сделки, указывает нужные документы. В лучшем случае он сделает это в письменном виде. В худшем – не сделает вообще, чтобы его телефон разрывался от звонков во время отпуска. Далее сотрудник пишет заявление в отдел кадров и подписывает его у непосредственного начальника и генерального директора, относит документы в три кабинета. После – подписывает документы от отдела кадров. В итоге все равно находится, например, неисполненный договор, срок которого истекал во время отпуска менеджера. Сотрудник о нем забыл, другие сотрудники не знали, а компания в итоге получила недовольного клиента. |
| Сотрудник на сайте заполняет необходимые документы для отпуска и отправляет их первому адресату – непосредственному начальнику. Тот подписывает их электронно, и программа автоматически перенаправляет документы дальше, генеральному директору. Все задачи, клиенты и документы менеджера также учитываются системой. Он отслеживает их сроки, выбирает те, что приходятся на время отпуска, и переназначает их в системе на своего заместителя. Информация о сделках хранится в системе, чтобы другому сотруднику ознакомиться с ней, не нужно ничего отдельно запрашивать. О просрочках программа автоматически напомнит ответственным за задачу. |
Электронная система контроля, хранения и поиска документов
Электронный архив
Это частный случай системы управления документооборота, переходный этап между бумажным и электронным документооборотом. Бумажный архив – это стопки папок и ящиков с документами, среди которых вручную нужно отыскать нужный. В электронном архиве хранятся те же бумажные документы, но в оцифрованном виде.
Так их можно рассортировать по различным критериям и организовать удобный поиск по данным внутри самого документа, а не только по его признаку. Такой архив решает проблему физического доступа к документам для крупных организаций с филиалами в разных городах. Рассмотрим, как это работает, на примере.
| Все документы хранятся в кабинете бухгалтерии. Документы последних лет стоят на полках в папках, более давние документы лежат в ящиках под столами. Чтобы получить нужный документ, надо знать тип документа и примерную дату его использования. Затем нужно прийти в бухгалтерию, отыскать нужную папку и проверить, там ли документ. В большинстве случаев далее документ нужно отсканировать и переслать по запросу. |
| Бумажные документы отсканированы и хранятся в программе. Любой сотрудник – даже из офиса в другом городе – может воспользоваться программой и найти нужный документ. Для поиска можно использовать любой из ключевых признаков, а не только те, по которым создается бумажный архив. Выбрав нужный документ, сотрудник сразу может его отправить электронно – ведь документ уже оцифрован. |
Пример программного обеспечения, позволяющий создать такую систему электронного документооборота и хранения документов – «Скан-Архив». Оцифрованные бухгалтерские документы в этом случае хранятся в базе «1С».
Показываем, как работает СЭД по хранению и контролю документов – «Скан-Архив» Смотреть
Система электронного документооборота ЭДО
Обмен электронными документами вне компании
С помощью этой СЭД документы изначально существуют в электронном виде и подтверждаются электронными эквивалентами подписи (ЭЦП). Если в предыдущем случае оригиналом был бумажный архив, который оцифровывался, то в этом любой созданный бумажный документ будет лишь распечатанной копией электронного. Такие документы имеют законодательно закрепленную юридическую силу (если подписаны подходящей электронно-цифровой подписью) и могут использоваться для переписки с государственными контролирующими органами или контрагентами. Как следствие – экономия на бумаге, курьерской доставке и хранении таких документов. Снимается риск того, что документы задержатся в пути, потеряются или будут повреждены. Это очевидно в примере:
| Сотрудник набирает и распечатывает бумажный документ, после чего его необходимо подписать и поставить печать (что займет время, если ответственное лицо отсутствует). Дальше документы передаются курьеру или по почте с риском, что они не придут вовремя или потеряются. Процесс доставки документов может занимать от нескольких дней до нескольких недель. |
| Сотрудник набирает документ, затем нажатием одной кнопки подписывает и отправляет документ контрагенту – мгновенно после создания документа. Независимо от количества документов их можно подписать одной кнопкой и отправить сразу нескольким контрагентам. Адресант тут же получает документ (обычно система управления документооборотом позволяет проверить, получила ли документ вторая сторона и подписан ли он в ответ). Всего пересылка документа занимает 1-5 минут. |
Пример программы для создания системы электронного документооборота ЭДО – «1С-ЭДО». Недостаток СЭД ЭДО – оба участника должны иметь программное обеспечение для управления подобным документооборотом. И часть контрагентов может использовать ЭДО, а часть – нет. Решается эта проблема путем гибридизации системы ЭДО и системы электронного хранения и контроля бумажных документов. В итоге документы все равно можно легко пересылать и находить в цифровом виде.
Подробнее о создании гибридной системы электронного документооборота. Мы рассмотрели три основных вида систем электронного документооборота. Высока вероятность, что все три будут повсеместно использоваться не только компаниями-новаторами, но станут обязательным условиям существования предприятия на рынке. Причина проста: каждая из этих систем значительно экономит важнейший ресурс бизнеса – время.
Источник: scan-archive.ru
Система документооборота
Системы управления документооборотом являются средством создания, хранения и управления различными документами организации. Системы документооборота также содержат методы и инструменты для управления жизненным циклом корпоративных документов. Часто системы документооборота включают в себя и средства управления бизнес-процессами предприятия.
В международной терминологии применяется аббревиатура ECM (Enterprise Content Management). Ассоциация по вопросам информации и управления изображением AIIM International за последнее десятилетие несколько раз уточняла терминологию. Несколько лет назад было дано такое определение системы документооборота —
Система документооборота — это система содержащая стратегию, методы и инструменты, используемые для захвата, хранения, управления и доставки документов, а также неструктурируемого контента, связанные с организационными процессами предприятия.
Управление документами и контентом предприятия включает управление информацией внутри предприятия вне зависимости от того является ли эта информация электронным файлом, бумажным документом и т.д. Работа с документами и контентом также подразумевает преобразование данных между различными цифровыми и традиционными формами, в том числе бумагой, микрофильмами и прочими носителями информации предприятия.
Система документооборота является также общим термином, охватывающим управление документами, управление веб-контентом, поиск, управление записями, управление цифровыми активами, импорт и сканирование изображений и других мультимедиа файлов. Кроме того, системы документооборота позволяют управлять потоками информации с помощью автоматизации бизнес-процессов предприятия.
Системы документооборота реализуются в трех основных вариантах: программное обеспечение, установленное на оборудовании организации, программное обеспечение, поставляемое как услуга SaaS или в гибридном варианте. Система документооборота стремится сделать управление корпоративной информацией эффективнее путем упрощения хранения, управления версиями, маршрутизации бизнес-процессов и удержания внимания ответственных исполнителей на нужной информации.
Выгоды предприятия при внедрении системы документооборота включают в себя повышение эффективности работы, улучшение контроля за работой сотрудников и сокращение общих расходов на поддержание инфраструктуры управления данными и архивом. Например, многие предприятия уже перешли на хранение копий старых документов в системах электронного документооборота, хотя ранее хранили их в больших документохранилищах и складах.
При использовании старой системы хранения, предоставление копии документа по запросу клиента или сотрудника может занять несколько дней, так как сотрудники предприятия должны были обратиться в архив и найти запрошенный документ. После проверки нужно было документ отсканировать и переслать клиенту. При использовании системы документооборота сотрудник предприятия просто делает запрос в систему по номеру или названию документа и документ появляется на его рабочем месте практически мгновенно. Информация предоставляется заказчику практически немедленно иногда даже до окончания телефонного разговора с ним.
Сегодня Российские предприятия могут развернуть единую, гибкую систему документооборота для управления информацией во всех подразделениях включая подразделения, занимающиеся обслуживанием клиентов, IT, ведением бухучета, управлением кадрами и прочими функциональными подразделениями.
Принятию решения о внедрении системы документооборота способствуют различные факторы, наиболее часто ими являются:
Для сотрудников предприятия немаловажным фактором является упрощение поиска информации по ключевым словам или тегам, а также возможность полнотекстового поиска по базе данных. Такие возможности позволяют сотруднику не вставая со своего рабочего места найти информацию буквально за считанные секунды, а не часы или даже дни.
Бизнес-процессы в системе документооборота
Для эффективного направления деятельности сотрудников предприятия на достижение определенных целей, системы документооборота могут управлять заранее установленными последовательностями задач, действий и работ. Такие предопределенные последовательности действий называются бизнес-процессами. Бизнес-процессы предприятия могут быть как очень простыми, так и очень сложными, все зависит от того какие действия выполняют сотрудники организации, от каких факторов они зависят, какие условия на накладываются и прочее.
В некоторых случаях последовательность действий и задач определяется системой документооборота полностью автоматически, в других случаях в маршрутах бизнес-процессов могут использоваться точки принятия решений специальными сотрудниками предприятий. В системах документооборота обычно используются комбинированные способы управления, когда на некоторых этапах система документооборота сама решает, кому передать задачу или информацию, а на некоторых этапах решение принимает определенный при запуске бизнес-процесса сотрудник.
В некоторых случаях бизнес-процессы в системе автоматизации документооборота могут выполнять роль вспомогательных и фоновых действий, например, фонового контроля потока входящей информации, импорта и обработки поступивших данных и другие.
Некоторый средне–статистический бизнес-процесс включает в себя следующие функции:
Кроме того с подсистемой бизнес-процессов часто сильно связан комплект отчетов, визуализирующих текущее состояние процессов, а также статистические отчеты.
Одной из современных систем документооборота является СЭД «Корпоративный документооборот».
Более подробно о ней можно прочитать здесь
Для ознакомления с системой документооборота можно посмотреть видео-ролики
У вас установлен 1С:Документооборот?
Тогда вам на эту страницу
Источник: xn--90afdtkhdeabaxvge.net
Что такое СЭД и зачем нужна автоматизация
Новости
Автоматизация документооборота в организации возможна с помощью специального ПО для работы с электронными документами. Современные СЭД позволяют создавать, редактировать, осуществлять поиск нужных бланков, а также организовать взаимодействие между работниками предприятия на всех этапах. Широкий функционал подобных продуктов позволяет обеспечить эффективное управление документооборотом, маршрутизацию процессов, высокий уровень исполнительской дисциплины.
Благодаря программам ЭДО можно объединить в единое целое все внешние и внутренние документы компании, сформировать удобную цифровую среду для работы с информацией. Сегодня любой бизнес вне зависимости от его масштабов, оборотов, сферы деятельности и правовой организационной формы нуждается во внедрении СЭД.
Какие задачи решает процесс оптимизация документооборота (офис без бумаг)
Автоматизация документооборота предприятия позволяет упорядочить процессы ведения дел путем реализации концепции «офиса без бумаг». Применение ЭДО, оцифровка бумажных бланков решает следующие задачи:
- Исключаются из документооборота бумажные носители – оптимизируется работа с информацией, ускоряются все бизнес-процессы: от создания, подготовки документов до их поиска, согласования и обмена. Немаловажно и то, что снижаются издержки на расходные материалы, применяемые при работе с бумажными документами.
- Накопление больших массивов данных (Big Data) для аналитического анализа – внедрение ЭДО и методов архивирования информации позволяют предприятию накапливать большие объемы данных для последующего анализа, аудита. Это помогает эффективнее управлять развитием бизнеса, формировать расширенные отчеты, упрощать прогнозирование и планирование деятельности.
- Повышение уровня исполнительской дисциплины – за счет упрощения контроля задач повышается качество исполнения работниками предприятия распоряжений, приказов, решений руководителей, а значит, растет производительность труда в целом. СЭД помогает быстро наладить систему координаций в организации, позволяет распределить нагрузку между персоналом, повысить ответственность работников.
- Обеспечение защищенности данных – шифрование информации, иерархия доступа пользователей к файлам, электронное хранилище предупреждают утечку информации, обеспечивают сохранность и безопасность работы с документами предприятия.
- Формирование и развитие корпоративной культуры – автоматизированный документооборот на предприятии облегчает взаимодействие между сотрудниками, подразделениями, отделами компании. В результате упрощения коммуникации минимизируются трудовые конфликты, выстраивается четкая иерархия структуры управления (вертикальные связи), налаживаются взаимоотношения в коллективе, растет общий корпоративный дух фирмы.
- Ускоренный тренинг* новых сотрудников – встроенная в СЭД база знаний, система оповещения облегчают и ускоряют адаптацию новеньких кадров предприятия, сокращают расходы на проведение тренинга*, упрощают работу кадровых специалистов.
Таким образом переход на СЭД в глобальном смысле уже давно стал важной частью развитой ИТ-инфраструктуры предприятия. Налаженные бизнес-процессы напрямую влияют на качество предоставляемых услуг. Оптимизация документооборота позволяет организации быстро и эффективно решать повседневные внутренние и внешние задачи; повышает конкурентоспособность; увеличивает прибыль и рентабельность деятельности.
Виды систем автоматизации документооборота предприятия
Грамотная автоматизация документооборота на предприятии помогает на всех уровнях упорядочить, наладить управление потоками входящих и исходящих документов. При выборе СЭД нужно учитывать рабочий функционал системы, перечень поставленных задач. Условная классификация включает 4 вида продукта:
- ПО для делопроизводства – это универсальный тип ПО, который позволяет перевести в цифровой формат документы любых юрлиц вне зависимости от вида хозяйственной деятельности компании, масштабности, оборотов бизнеса. Возможности продукта ориентированы на классическую вертикальную структуру управления, исполнение обязанностей по строго заданному регламенту и стандартным правилам.
- Электронные архивы – это программное обеспечение предназначено для организации работы с большими объемами электронной информации. Возможности функционала продукта заточены под кластерный анализ, а также корректную классификацию информации, которая временно не используется, но требует точного индексирования данных и быстрого поиска. Как правило, ЭА применяются с целью перевода бумажных носителей информации в электронные, то есть для оцифровки документов, и создания единой базы данных от момента формирования документа до его исполнения.
- Workflow-софт – платформа для автоматизации документооборота, комплексного управления всеми потоками работ компании. В первую очередь подходит для предприятий с большими объемами документов, повторяющимися рутинными задачами, высокой степенью организационной зрелости.
- ECM – это набор технологий для управления корпоративным контентом предприятия. Софт предназначен для работы со структурированной информацией в любом формате, с некаталогизированными информационными массивами. ECM-системы представляют собой гибкое ПО для хранения, создания, систематизации, поиска, обработки электронного контента компании. Возможности функционала продукта позволяют управлять библиотечными знаниями, заданиями коллективу, медиа и web-контентом, взаимодействием пользователей; разграничивать права доступа пользователей; настраивать Workflow-сервисы. Таким образом технологии ECM помогают не просто внедрить автоматизацию управления документооборотом предприятия, но и повысить эффективность работы персонала с помощью KPI, управлять загрузкой трудовых ресурсов, распределять нагрузку между работниками.
На современном рынке представлены и комплексные решения СЭД, в которых объединяются функции софта разных типов. К примеру, многие продвинутые системы зачастую включают в себя функционал ЭА и нередко предусматривает опции Workflow или ECM. Подобные разработки считаются более сложными в управлении, но тем не менее позволяют полностью автоматизировать управление ЭДО, точечно настроить бизнес-процессы под специфику деятельности и стоящие перед предприятием задачи.
Преимущества системы автоматизации управления документооборотом
Внедрение системы ЭДО повышает эффективность и конкурентоспособность деятельности предприятия, помогает оптимизировать бизнес-процессы, укрепляет доверие к организации со стороны ее партнеров, упрощает управление компанией с целью дальнейшего развития. К основным плюсам перевода бумажных документов в безбумажный формат относятся следующие:
- Минимизация нагрузки на персонал ведет к сокращению трудозатрат, увеличению производительности труда.
- Снижаются расходы компании на ведение и хранение «гор бумаг» – электронные файлы с информацией всегда «под рукой» и не требуют больших физических, денежных затрат на создание архивов.
- Уменьшаются риски потери документов, нивелируется влияние человеческого фактора при работе с данными, а значит, снижается вероятность ошибок, неточностей в документах.
- Организуется мгновенный доступ к нужным документам, ускоряется поиск требуемых версий бланков, решается проблема актуализации сведений.
- Обеспечивается конфиденциальность и защита данных от утечки или взлома. Функция разграничения пользовательского доступа гарантирует сохранность корпоративной информации, предотвращает ее распространение во внешнюю среду.
- Улучшается качество взаимодействия между работниками предприятия, его отделами и структурными подразделениями; облегчаются процессы коммуникации в ходе обмена информацией, развивается корпоративная культура.
- Формируется единая информационная база данных предприятия с ведением архивов, контролем последних версий, управлением доступом, созданием справочников, интеграцией с офисным ПО, электронной почтой.
- Создаются удобные возможности для эффективного контроля всех этапов работы сотрудников, обеспечения прозрачности бизнес-процессов, формирования сводных аналитических отчетов для различных целей.
Использование профильных СЭД также позволяет бизнесу соблюсти стандарты ISO 9000 – переход на ПО помогает обеспечить эффективное информационное взаимодействие и организовать полностью контролируемый, прозрачный документооборот на предприятии. Серия этих межгосударственных стандартов содержит основные положения функционирования систем менеджмента качества и подходит для любых организаций независимо от их размеров и видов.
Советы по выбору системы автоматизации документооборота организации
Для успешного и оперативного перехода на ЭДО подбирать софт нужно с учетом специфики деятельности конкретного предприятия и стоящих задач. Предварительно рекомендуется пройти полный аудит бизнес-процессов, а затем четко определить, какие вопросы поможет решить внедрение СЭД.
Что еще важно, при выборе ПО нужно учитывать функционал решения, включая возможности доработки, индивидуализации под запросы отдельной организации; ценовую политику и масштабируемость системы. Способность продукта без ограничений обрабатывать повышенный объем операций имеет первостепенное значение для крупного бизнеса, для растущих предприятий. От перечисленных свойств напрямую будет зависеть масштаб вовлеченности работников в систему, уровень оптимизации работы. Найти правильное решение с наименьшими затратами помогут следующие рекомендации по выбору софта:
Перед приобретением софта рекомендуется провести тестирование пробной версии или воспользоваться демодоступом. Это поможет четко понять, подходит продукт для дальнейшей постоянной работы или нет.
Порядок внедрения системы автоматизации
После того, как система автоматизации документооборота и учета выбрана, нужно корректно внедрить ПО и затем его настроить. От правильности действий будет зависеть качество работы софта, возможность использования всех функций и эффективность СЭД.
Процесс внедрения продукта включает следующие этапы:
- Установка программы с развертыванием всех основных модулей софта, настройкой рабочей конфигурации и функционала.
- Интеграция других продуктов – с учетом стоящих задач и вида бизнеса можно синхронизировать решение с 1С, CRM, ERP и пр.
- Настройка регламента бизнес-процессов, включая порядок регистрации документации (входящей, исходящей), порядок согласования, редактирования, утверждения и др.
- Подготовка ПО к дальнейшему использованию с проработкой пользовательских прав, настройкой форм отчетов, корректировкой инструментов оптимизации документооборота.
- Тестирование системы на безопасность, стабильности использования – позволяет выявить и устранить технические ошибки, возможные уязвимости в интеграции или настройках продукта.
- Тренинг* специалистов – проводится в завершение внедрения СЭД и предполагает распределение ролей пользователей между персоналом компании. Тренинг* проводят с учетом должностных обязанностей, полномочий персонала.
В дальнейшем, уже в ходе работы ПО, выполняется окончательная отладка системы, включая кастомизацию интерфейса, для удобства пользователей. В среднем для небольшого предприятия на внедрение легкой программы нужно 3-4 недели. Для крупных предприятий это время может увеличиться до нескольких месяцев в зависимости от сложности интеграции и развертывания.