В 1с КА 2.4 реализован механизм, позволяющий учитывать денежные средства, которые были выданы подотчетному лицу. Подотчетное лицо обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах, ранее выданных авансом. Авансовые отчеты – документы первичного учета, подтверждающие расходование выданных авансом подотчетных сумм.
Предусмотрена возможность двухэтапного ввода информации о потраченных суммах в документе Авансовый отчет, где документу соответствуют статусы: Подготовлено и Утвержден.
Первый этап работы с авансовым отчетом выполняет подотчетное лицо, второй – бухгалтер по работе с подотчетными лицами.
Чтобы включить эту функцию в программе необходимо зайти в разделе НСИ и администрирование – Казначейство и взаиморасчеты – Настройка НСИ и разделов и указать галочку Статусы авансовых отчетов.
Рисунок 1 – Настройки статусов авансовых отчетов
Авансовый отчет первоначально заполняется подотчетным лицом. Подотчетные лица заполняют в форме авансового отчета информацию о фактически израсходованных суммах с предоставлением документов, подтверждающих произведенные расходы.
Как отразить в программе 1С Бухгалтерия Документ авансовый отчет
В программе 1С:КА 2.4 предусмотрено создание авансовых отчетов сотрудником самостоятельно, и создание авансового отчета для утверждения его другим сотрудником (например, бухгалтером). Авансовый отчет, который не нужно утверждать создается через функционал авансового отчета без учета статусов.
Если в организации ведется учет заявок на расход денежных средств, то необходимо включить нужные настройки в программе. Для этого нужно зайти в раздел НСИ и администрирование – Казначейство и взаиморасчеты – Настройка НСИ и разделов – Заявки на расходование денежных средств. При включенных данных настройках необходимо предварительно оформлять документ Заявка на расходование ДС с типом операции Выдача подотчетнику.
В документе Авансовый отчет (раздел Казначейство — Подотчетники) есть возможность заполнить информацию о произведенных подотчетным лицом расходах денежных средств, это можно сделать с помощью кнопки Заполнить полученными авансами , которая находится на закладке Расходы.
На закладке Основное указывается основная информация по документу, дата, номер документа, подотчетное лицо и организация. Также можно указать комментарий и подразделение.
Рисунок 2 – Закладка Основное в документе Авансовый отчет
На закладке Оплата поставщикам можно указать информацию об оплатах поставщику. Расходование подотчетным лицом выданных ему средств на расчеты с поставщиками (аванс или оплата купленных у поставщика товаров.
На закладке Закупка , при условии включенной функциональной опции НСИ и администрирование – Казначейство и Взаиморасчеты – Печать единого авансового отчета , есть возможность указать приобретенные активы, оформленные документом Приобретение товаров и услуг , а также Поступление денежных документов . Если функциональная опция включена, то печать авансового отчета в части расходов, отраженных в самом документе Авансовый отчет, а также закупок, проведенных документами Приобретение товаров и услуг и Поступление денежных документов , производится в самом документе Авансовый отчет.
Авансовый отчет в 1С 8.3 — образец заполнения
Рисунок 3 – Закладка Закупки в документе Авансовый отчет
На закладка Оплата поставщикам и Закупки по кнопке Подобрать можно заполнить строки по приобретениям товаров и услуг и денежных документов.
Удаление строки из табличной части закладки Закупки отвязывает документ закупки от авансового отчета.
В программе 1с КА 2.4 есть возможность создания документов закупки отдельно. В документах закупки с видом хоз.операции Закупка через подотчетное лицо появляется возможность включить документ закупки в авансовый отчет. Выполняется это нажатием на гиперссылку Включить в авансовый отчет.
Рисунок 4 – Документ Приобретение товаров и услуг
Будут вопросы — обращайтесь к нам в EFSOL!
#1c #бухгалтер #бухгалтерия #услуги бухгалтера #бухгалтерские услуги #авансовый платеж #авансовый отчет #автоманизация #автоматизация бизнеса #автоматизация продаж
Источник: dzen.ru
Заполнение авансового отчета в 1С:Бухгалтерия 8.3
В программе 1С:Бухгалтерия 8.3 документ Авансовый отчет предназначен, для отражения в учете расходов сотрудника организации, за счет выданных под отчетных средств.
Документ Авансовый отчет находится в разделе Банк и Касса.
Создадим новый документ.
Заполняем Организацию и Подотчетное лицо. Через кнопку Добавить, заполняем табличную часть Авансы, если подотчет был выдан. Иногда бывает, что сотрудник из своих средств покупает, а потом ему возмещается из кассы.
Есть 3 типа Авансов:
1. Выдача денежных документов — документ предназначен для учета выдачи денежных документов из кассы (авиабилетов и железнодорожных билетов, путевок, почтовых марок и т.п.).
2. Выдача наличных — документ предназначен для учета списания наличных денежных средств.
3. Списание с расчетного счета — документ предназначен для учета списания безналичных денежных средств с расчетного счета организации.
Учет электронных проездных билетов в «1С:Бухгалтерии 8»
Начиная с версии 3.0.81 в программе «1С:Бухгалтерия 8» упрощенный учет электронных проездных билетов поддерживается для всех пользователей, в том числе для тех, у которых не настроена интеграция с сервисом Smartway. Теперь такие пользователи могут самостоятельно вводить в учетную систему билеты, приобретенные у разных агентов, после чего отражать расходы на проезд в авансовом отчете. При этом можно использовать как общую, так и упрощенную форму авансового отчета. Эксперты 1С рассказывают о новых возможностях программы.
В «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.81 упрощен учет расходов на электронные билеты, приобретенные организацией для командировок сотрудников. Пользователи, которые не загружают билеты из сервиса Smartway, теперь могут самостоятельно вводить в учетную систему билеты, приобретенные у разных агентов, а также отражать любые операции с билетами (доплата, обмен, возврат).
Для этого в программе используется справочник Билеты (раздел Справочники), документ Поступление билетов (раздел Покупки) и специальный счет учета 76.14 «Приобретение билетов для командировок».
Для компаний, использующих сервис для управления командировками Smartway, все приобретенные компанией билеты автоматически загружаются в справочник, без необходимости ручного внесения данных. Дополнительные операции с билетами, такие как обмен или возврат, также отражаются в учете автоматически. Подробнее об упрощении учета командировок в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 и интеграции с сервисом Smartway см. в статье «Командировки в 1С: упрощение учета и интеграция со Smartway».
После регистрации поступивших билетов (любым способом) учет расходов на проезд отражается документом Авансовый отчет (раздел Банк и Касса или раздел Покупки).
Поступление и учет билетов
Приобретение нового билета в программе регистрируется из формы списка Поступление билетов по команде Создать — Покупка.
В открывшейся форме документа Поступление билетов с видом операции Покупка следует ввести данные нового билета согласно маршрутной квитанции электронного авиабилета (контрольному купону электронного ж/д билета).
Рис. 1. Регистрация покупки билета
После записи нового билета следует заполнить остальные поля документа Поступление билетов, указав (рис. 1):
- наименование контрагента — агента или перевозчика, у которого приобретен билет;
- наименование договора на приобретение билетов с агентом или перевозчиком, если в организации ведется учет по договорам;
- общую стоимость поездки и сумму НДС, выделенную в электронном билете отдельной строкой.
Документ Поступление билетов при проведении формирует бухгалтерские проводки:
Дебет 60.02 Кредит 60.01
— на сумму зачтенной предоплаты;
Дебет 76.14 Кредит 60.01
— на сумму приобретенного билета.
Напомним, что счет 76.14 «Приобретение билетов для командировок» специально предназначен для учета приобретенных организацией билетов для командированных сотрудников в валюте РФ. Аналитический учет ведется по каждому командированному сотруднику (субконто Работники организаций) и билету (субконто Билеты). Каждый сотрудник является элементом справочника Физические лица, а каждый билет — элементом справочника Билеты.
Если к уже оплаченному билету приобретаются дополнительные услуги (например, возможность выбора места, наличие багажа и т. д.), то такое приобретение следует отразить документом Поступление билетов с видом операции Доплата. При этом дополнительные услуги должны быть включены в общую стоимость билета, указанную в маршрутной квитанции обновленного электронного авиабилета (контрольном купоне электронного ж/д билета).
Изменение даты, маршрута и других параметров, при которых меняется номер электронного билета в системе бронирования, отражается документом Поступление билетов с видом операции Обмен. Эта операция означает одновременное списание прежнего билета и оформление нового. Поэтому в документе по обмену билетов указывается билет, который выбывает, новый билет и его общая стоимость (в том числе НДС).
Отмена поездки оформляется документом Поступление билетов с видом операции Возврат.
Любой приобретенный билет отражается в справочнике Билеты. Открыв билет, можно проанализировать не только основную информацию о предоплаченных услугах перевозчика (закладка Основное), но и все операции, совершенные с билетом (гиперссылка Операции с билетом).
Оформление авансового отчета
Чтобы учесть в расходах стоимость использованных билетов, их необходимо указать в авансовом отчете. При этом можно использовать как общую, так и упрощенную форму авансового отчета.
В форме авансового отчета с видом Закупка, расходы для отражения расходов на проезд предназначена отдельная закладка Билеты. В прежних версиях программы закладка Билеты была доступна только при настроенной интеграции с сервисом Smartway. По кнопке Заполнить программа автоматически подбирает приобретенные билеты для сотрудника, указанного в авансовом отчете, в соответствии с периодом командировки.
В форме авансового отчета с видом Командировка (рис. 2) при выборе сотрудника и периода командировки подходящие по дате отправления билеты подгружаются автоматически и отражаются в виде гиперссылки, расположенной рядом с текстом Билеты, приобретенные организацией.
Рис. 2. Авансовый отчет по командировке
Расходы, которые командированный сотрудник оплатил самостоятельно, следует вручную указать в табличной части Расходы сотрудника, подтвержденные документами.
При проведении документа Авансовый отчет формируются бухгалтерские проводки:
Дебет 26 (44.01, 20.01. ) Кредит 71.01
— на сумму расходов, понесенных командированным лицом;
Дебет 26 (44.01, 20.01. ) Кредит 76.14
— на сумму расходов на проезд, оплаченных организацией;
Дебет 19.04 Кредит 76.14
— на сумму НДС (если он выделен в билете отдельной строкой).
От редакции. Актуальную информацию о новых возможностях «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 и других программ 1С см. в 1С:ИТС в справочнике «Информация об обновлениях программных продуктов 1С:Предприятие» раздела «Инструкции по учету в программах 1С».
Источник: buh.ru