Назначение и основные возможности программы excel

Microsoft Office, самое популярное семейство офисных программных продуктов, включает новые версии привычных приложений, которые поддерживают интернет-технологии и позволяют создавать гибкие интернет-решения.

Microsoft Office — это семейство программных продуктов Microsoft, объединяющее самые популярные в мире приложения в единую среду, идеально подходящую для работы с информацией. Microsoft Office включает в себя текстовый процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, инструмент для презентаций и презентаций Microsoft PowerPoint и новое приложение Microsoft Outlook. Все эти приложения составляют стандартную версию Microsoft Office. Профессиональная версия также включает Microsoft Access.

MicrosoftExcel — программа, предназначенная для организации данных в таблицу для документирования и графического представления информации.

Программа MSExcel используется при создании сложных документов, в которых необходимо:

• Использовать одни и те же данные на разных листах;
• Изменение и восстановление связи.

Преимущество MSExcel заключается в том, что программа помогает обрабатывать большие объемы информации. Рабочие книги MSExcel предоставляют возможность хранить и систематизировать данные, вычисляя сумму значений в ячейках. MsExcel предлагает широкий спектр методов, облегчающих понимание информации.

Excel урок 1. Введение и основные принципы работы с электронными таблицами

В настоящее время каждому человеку важно знать и иметь навыки работы с приложениями Microsoft Office, поскольку современный мир насыщен огромным количеством информации, с которой вам просто необходимо иметь возможность работать.

Более подробно в данной курсовой работе будет представлено приложение MSExcel, его функции и возможности. А также использование скриптов с их практическим применением.

Концепции и возможности Microsoft Excel

Обработчик электронных таблиц MS Excel (электронные таблицы) является одним из наиболее часто используемых приложений в пакете MS Office, мощным инструментом в руках специалистов, который значительно упрощает рутинную повседневную работу. Основное назначение MS Excel — решение практически любых вычислительных задач, исходные данные которых можно представить в виде таблиц. Использование электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования вычислений. В сочетании с языком программирования Visual Basic for Application (VBA) процессор электронных таблиц MS Excel становится универсальным по своей природе и позволяет решать любые проблемы в целом, независимо от его характера.

Особенностью электронных таблиц является возможность использования формул для описания взаимосвязи между значениями разных ячеек. Расчет по заданным формулам производится автоматически. Изменение содержимого ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые связаны с ней отношениями формул, и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с измененными данными.

Ключевые особенности электронных таблиц:

Компьютерные термины: MS Excel

1. проведение однотипных сложных вычислений на больших наборах данных;
2. автоматизация окончательных расчетов;
3. решение проблем путем выбора значений параметров;
4. обработка (статистический анализ) результатов эксперимента;
5. проведение поиска оптимальных значений параметров (решение задач оптимизации);
6. подготовка табличных документов;
7. построение диаграмм (в том числе сводных) на основе имеющихся данных;
8. создание и анализ баз данных (списков).

Основные элементы окна MS Excel

Основными элементами рабочего окна являются:

1. Строка заголовка (в ней указано название программы) с кнопками для управления окном программы и окном документа (свернуть, свернуть в окно или развернуть в полноэкранный режим, закрыть);
2. Строка главного меню (каждый пункт меню представляет собой набор команд, объединенных общей функциональной ориентацией), а также окно для поиска справочной информации.
3. Панели инструментов (стандартные, форматирование и т. д.).
4. Строка формул, содержащая поле «Имя» и кнопку «Вставить функцию» (fx) в качестве элементов, предназначена для ввода и редактирования значений или формул в ячейках. Поле Имя отображает адрес текущей ячейки.
5. Рабочая область (активная рабочая таблица).
6. Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная).
7. Набор меток (листовых меток) для перемещения между листами.
8. Строка состояния.

Структура электронной таблицы

Файл, созданный в MS Excel, называется рабочей книгой. Вы можете создать столько рабочих книг, сколько позволяет наличие свободной памяти на соответствующем устройстве памяти. Вы можете открыть книги столько раз, сколько они были созданы. Однако только одна текущая (открытая) рабочая книга может быть активной рабочей книгой.

Рабочая книга — это коллекция рабочих листов, каждая из которых имеет табличную структуру. В окне документа отображается только текущий (активный) рабочий лист, с которым ведется работа. У каждого листа есть имя, которое отображается на ярлыке листа в нижней части окна. Используя ярлыки, вы можете переключаться на другие листы, включенные в ту же книгу.

Чтобы переименовать лист, дважды щелкните его ярлык и замените старое имя новым или выполнив следующие команды: Меню Формат, Строка листа в списке меню, Переименовать. Или вы можете, установив указатель мыши на ярлык активной рабочей таблицы, щелкнуть правой кнопкой мыши, затем в появившемся контекстном меню щелкните строку «Переименовать» и переименуйте ее.

Вы можете добавить (вставить) новые листы в рабочую книгу или удалить ненужные. Вы можете вставить лист, выполнив команду меню Вставка, строка Лист в списке пунктов меню. Вставка листа произойдет перед активным листом.

Вышеуказанные действия также можно выполнить с помощью контекстного меню, которое активируется нажатием правой кнопки мыши, указатель которой должен быть установлен на метке соответствующего листа. Чтобы поменять рабочие листы, необходимо поместить указатель мыши на вкладку перемещаемого листа, нажать левую кнопку мыши и перетащить вкладку в нужное место.

Рабочий лист (таблица) состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены заглавными латинскими буквами и, кроме того, двухбуквенными комбинациями. Всего лист содержит 256 столбцов с именами от A до IV. Строки нумеруются последовательно номерами от 1 до 65536.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Это минимальные элементы, предназначенные для хранения данных. Каждая ячейка имеет свой адрес. Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которой расположена ячейка, например, A1, B5, DE324.

Адреса ячеек используются при написании формул, которые определяют отношения между значениями, расположенными в разных ячейках. В текущий момент времени может быть активна только одна ячейка, которая активируется нажатием на нее и выделяется рамкой. Этот кадр в Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования данных всегда выполняются только в активной ячейке.

На данные, расположенные в соседних ячейках, образующих прямоугольную область, можно ссылаться в формулах в целом. Группа ячеек, ограниченная прямоугольной областью, называется диапазоном. Наиболее часто используемые прямоугольные диапазоны — это диапазоны, образованные на пересечении группы последовательных строк и группы последовательных столбцов.

Диапазон ячеек указывается посредством указания адреса первой ячейки и адреса последней ячейки диапазона через двоеточие, например, B5: F15. Выбор диапазона ячеек можно сделать, потянув указатель мыши от одной угловой ячейки к противоположной ячейке по диагонали. Рамка текущей (активной) ячейки расширяется, охватывая весь выбранный диапазон.

Чтобы ускорить и упростить вычислительную работу, Excel предоставляет пользователю мощный аппарат функций рабочего листа, которые позволяют выполнять практически все возможные вычисления.

В целом, MS Excel содержит более 400 функций рабочего листа (встроенные функции). Все они по своему назначению делятся на 11 групп (категорий):

1. финансовые функции;
2. функции даты и времени;
3. арифметические и тригонометрические (математические) функции;
4. статистические функции;
5. функции ссылок и подстановок;
6. функции базы данных (анализ списка);
7. текстовые функции;
8. логические функции;
9. информационные функции (проверка свойств и значений);
10. инженерные функции;
11. внешние функции.

Запись любой функции в ячейку рабочего листа обязательно начинается с символа равенства (=). Если функция используется как часть какой-либо другой сложной функции или в формуле (мега-формула), то перед этой функцией (формулой) пишется символ равенства (=). Обращение к любой функции осуществляется путем указания ее имени и аргумента (параметра) или списка параметров, следующих за ней в скобках.

Наличие скобок обязательно, они служат признаком того, что используемое имя является именем функции. Параметры списка (аргументы функции) разделяются точкой с запятой (;). Их число не должно превышать 30, а длина формулы, содержащей как можно больше вызовов функций, не должна превышать 1024 символа. Рекомендуется вводить все имена при написании (вводе) формулы строчными буквами, тогда правильно введенные имена будут отображаться заглавными буквами.

Возможные ошибки при использовании функций в формулах

При работе с электронными таблицами важно не только уметь ими пользоваться, но и не совершать распространенных ошибок.

Исследования показали, что более половины людей, часто использующих Microsoft Excel в своей деятельности, держат на рабочем столе обычный калькулятор. Причина оказалась проста: чтобы произвести операцию суммирования двух или более ячеек для получения промежуточного результата (а такую операцию, как показывает практика, большинству людей приходится выполнять довольно часто), необходимо выполнить два лишних действия. Найти место в текущей таблице, где будет располагаться итоговая сумма, и активизировать операцию суммирования, нажав кнопку S (сумма). И лишь после этого можно выбрать те ячейки, значения которых предполагается просуммировать.

В ячейке Excel вместо ожидаемого вычисленного значения можно увидеть ####### (решетки). Это лишь признак того, что ширина ячейки недостаточна для отображения полученного числа.

Следующие значения, называемые константами ошибок, Excel отображает в ячейках, содержащих формулы, в случае возникновения ошибок при вычислениях по этим формулам:

1. #ИМЯ? – неправильно введено имя функции или адрес ячейки.

2. #ДЕЛ/0! – значение знаменателя в формуле равно нулю (деление на нуль).

3. #ЧИСЛО! – значение аргумента функции не соответствует допустимому. Например, ln(0), ln(-2).

4. #ЗНАЧ! – параметры функции введены неправильно. Например, вместо диапазона ячеек введено их последовательное перечисление.

5. #ССЫЛКА! – неверная ссылка на ячейку.

Данные — сведения:

• полученные путем измерения, наблюдения, логических или арифметических операций;
• представленные в форме, пригодной для постоянного хранения, передачи и (автоматизированной) обработки.

В Excel тип данных – тип, значения хранящегося в ячейке.

Когда данные вводятся на рабочий лист, Excel автоматически анализирует их определяет тип данных. Тип данных, присваиваемый ячейке по умолчанию, определяет способ анализа данных, который можно применять к данной ячейке.

Например, в большинстве инструментах анализа данных используются именно числовые значения. Если вы попробуете ввести текстовое значении, то программа отреагирует сообщением об ошибке.

Типы данных:

Анализ данных — область информатики, занимающаяся построением и исследованием наиболее общих математических методов и вычислительных алгоритмов извлечения знаний из экспериментальных (в широком смысле) данных.

Анализ данных – сравнение различной информации

Работа с таблицей не ограничивается простым занесением в нее данных. Трудно представить себе область, где бы ни требовался анализ этих данных.

Таблицы данных являются частью блока задач, который иногда называют инструментами анализа «что-если». Таблица данных представляет собой диапазон ячеек, показывающий, как изменение определенных значений в формулах влияет на результаты этих формул. Таблицы предоставляют способ быстрого вычисления нескольких версий в рамках одной операции, а также способ просмотра и сравнения результатов всех различных вариантов на одном листе.

MsExcel представляет широкие возможности для проведения анализа данных, находящихся в списке.

К средствам анализа относятся:

• Обработка списка с помощью различных формул и функций;
• Построение диаграмм и использование карт MsExcel;
• Проверка данных рабочих листов и рабочих книг на наличие ошибок;
• Структуризация рабочих листов;
• Автоматическое подведение итогов (включая мстер частичных сумм);
• Консолидация данных;
• Сводные таблицы;
• Специальные средства анализа выборочных записей и данных – подбор параметра, поиск решения, сценарии и др.

Сценарии

Одно из главных преимуществ анализа данных – предсказание будущих событий на основе сегодняшней информации.

Сценарии являются частью блока задач, который иногда называют инструментами анализа «что-если». Процесс изменения значений ячеек и анализа влияния этих изменений на результат вычисления формул на листе, например изменение процентной ставки, используемой в таблице амортизации для определения сумм платежей.

Сценарий — это набор значений, которые в приложении Microsoft Office Excel сохраняются и могут автоматически подставляться в лист. Сценарии можно использовать для прогноза результатов моделей расчетов листа.

Существует возможность создать и сохранить в листе различные группы значений, а затем переключаться на любой из этих новых сценариев, чтобы просматривать различные результаты. Или можно создать несколько входных наборов данных (изменяемых ячеек) для любого количества переменных и присвоить имя каждому набору. По имени выбранного набора данных MSExcel сформирует на рабочем листе результаты анализа. Кроме этого, диспетчер сценариев позволяет создать итоговый отчет по сценариям, в котором отображаются результаты подстановки различных комбинаций входных параметров.

При разработке сценария данные на листе будут меняться. По этой причине перед началом работы со сценарием придется создать сценарий, сохраняющий первоначальные данные, или же создать копию листа Excel.

Все сценарии создаются в диалоговом окне Добавление сценария. Прежде всего необходимо указать ячейки для отображения прогнозируемых изменений. Ссылки на ячейки отделяются друг от друга двоеточием или точкой с запятой. Затем в диалоговом окне Значение ячеек сценария каждой ячейке присваивается новое значение.

Эти значения используются при выполнении соответствующего сценария. После ввода значений генерируется сценарий. При выборе другого сценария, значения в ячейках меняются так, как указано в сценарии.

Для защиты сценария используются флажки, которые выставляются в нижней части диалогового окна Добавление сценария. Флажок Запретить изменения не позволяет пользователям изменить сценарий. Если активизирован флажок Скрыть, то пользователи не смогут, открыв лист, увидеть сценарий. Эти опции применяются только тогда, когда установлена защита листа.

Если требуется одновременно сравнить несколько сценариев, то можно создать Итоговый отчет, щелкнув в диалоговом окне по кнопке Отчет.

Во многих экономических задачах результат расчета зависит от нескольких параметров, которыми можно управлять.

Диспетчер сценариев открывается командой Сервис/Сценарии. В окне диспетчера сценариев с помощью соответствующих кнопок можно добавить новый сценарий, изменить, удалить или вывести существующий, а также – объединить несколько различных сценариев и получить итоговый отчет по существующим сценариям.

Заключение

Характерной чертой современности является быстрый научно-технический прогресс, который требует от руководителей и бизнесменов значительного повышения ответственности за качество принятия решений. Это главная причина, которая требует научного принятия управленческих решений.

С помощью этого продукта вы можете анализировать большие объемы данных. В Excel вы можете использовать более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы друг с другом, выбирать произвольные форматы для представления данных, создавать иерархические структуры.

Программа MS Excel, являющаяся лидером на рынке программ обработки электронных таблиц, определяет тенденции развития в этой области. До версии 4.0 Excel был стандартом де-факто с точки зрения функциональности и удобства использования. Сейчас на рынке появилось много новых версий, которые содержат множество улучшений и приятных сюрпризов.

Присылайте задания в любое время дня и ночи в ➔

Официальный сайт Брильёновой Натальи Валерьевны преподавателя кафедры информатики и электроники Екатеринбургского государственного института.

Все авторские права на размещённые материалы сохранены за правообладателями этих материалов. Любое коммерческое и/или иное использование кроме предварительного ознакомления материалов сайта natalibrilenova.ru запрещено. Публикация и распространение размещённых материалов не преследует за собой коммерческой и/или любой другой выгоды.

Сайт предназначен для облегчения образовательного путешествия студентам очникам и заочникам по вопросам обучения . Наталья Брильёнова не предлагает и не оказывает товары и услуги.

В случае копирования материалов, указание web-ссылки на сайт natalibrilenova.ru обязательно.

Источник: natalibrilenova.ru

Excel – назначение и основные функциональные возможности

Excel — пожалуй, самая популярная сегодня программа электронных таблиц. Ею пользуются деловые люди и ученые, бухгалтеры и журналисты. С ее помощью ведут разнообразные списки, каталоги и таблицы, составляют финансовые и статистические отчеты, обсчитывают данные каких-нибудь опросов и состояние торгового предприятия, обрабатывают результаты научного эксперимента, ведут учет, готовят презентационные материалы. Для ведения домашней бухгалтерии Excel тоже вполне подходит.

Основное отличие электронных таблиц от тех табличек, которые можно строить в Microsoft Word и других текстовых редакторах, состоит в том, что настоящие электронные таблицы оснащены возможностью производить вычисления. Ведь вордовская табличка — это просто способ расположения слов и чисел, вы не сможете попросить свой текстовый редактор, к примеру, посчитать сумму чисел по столбцу, а результат поместить в такую-то ячейку. То есть попросить-то сможете, а вот посчитать всего этого Word не сумеет. Зато Excel сумеет.

Excel может вычислять суммы по столбцам, строкам или любым иным группам ячеек, перемножать и делить, брать проценты; он сумеет посчитать среднее арифметическое, дисперсию или срок погашения кредита. В нем вообще можно использовать множество стандартных функций — финансовых, математических, логических, статистических.

Оформление таблиц может быть самым разнообразным (а это немаловажно, когда нужно распечатать прайс-лист, справку или презентационный материал), возможности форматирования данных — как в хорошем текст-процессоре: можно менять шрифты, начертания, выделять строки, столбцы или отдельные ячейки текста цветом, рамочками и линеечками, закрашивать области фоном или цветом, строить по табличным данным графики и диаграммы, вставлять в таблицу картинки и т.д. и т.п.

Программа Excel достаточно мощная, возможности ее, особенно в последних версиях, весьма обширны. Одних только математических, логических, бухгалтерских, статистических функций, которые Excel умеет выполнять над табличными данными, — более двухсот штук.

1. Функции Excel 1.1 Финансовые

В категории Финансовые множество специальных функций, вычисляющих проценты по вкладу или кредиту, амортизационные отчисления, норму прибыли и самые разнообразные обратные и родственные величины.

Например, функция ПЗ (в XP переименована в ПЛТ «плата») позволит рассчитать сумму, которую придется выплатить, взяв (или, наоборот, получить, предоставив кому-то) кредит. Причем в качестве аргументов используются Норма (норма прибыли или годовая процентная ставка), Кпер (количество периодов погашения), Выплата (фиксированные ежемесячные или ежегодные платежи — в счет погашения кредита плюс проценты (в XP это называется Пс «приведенная стоимость»)) и Бс (будущая стоимость; равна нулю, если вы рассчитываете за этот период полностью отдать (получить) долг), Тип — равен 1, если выплаты происходят в начале периода, и 0, если в конце.

Обратными и родственными к ПЗ являются: функции КПЕР, позволяющая рассчитать время (количество периодов) погашения; функция БЗ (БС) — будущее значение (будущая стоимость) вклада или кредита; функция ПЛПРОЦ (ПРОЦПЛАТ) — платежи по процентам и т.д. и т.п.

Вводя процентную ставку по вкладу или кредиту, необходимо записать ее либо со знаком процента (25%), либо в виде сотых долей (0,25). Если же написать просто 25, то это будет понято как 2500%. Причем Excel, в отличие от нас, совершенно не волнует тот факт, что в условиях крепкого рубля и низкой инфляции таких ставок уже не бывает…

1.2 Дата и время

Большинство функций этой категории ведает преобразованиями даты и времени в различные форматы. Две специальные функции СЕГОДНЯ и ТДАТА вставляют в ячейку текущую дату (первая) и дату и время (вторая), обновляя их при каждом вызове файла или при внесении любых изменений в таблицу. Такую ячейку стоило бы иметь в бланках счетов, самых свежих прайс-листах, каких-нибудь типовых договорах: вы просто распечатываете файл, а текущая дата ставится сама.

В этой категории всего шесть команд, но о четырех из них стоит поговорить подробнее, поскольку они значительно расширяют наши возможности в применении всех остальных команд. Команда ЕСЛИ позволяет организовать разного рода разветвления. Формат ее:

=ЕСЛИ (логическое_условие; когда_неверно)

В качестве логического условия выступают равенства и неравенства с использованием знаков > (больше), < (меньше), = (равно), >=(больше или равно), <=(меньше или равно), <>(не равно). Пример: =ЕСЛИ (С1>D1*B5; ”УРА! ”; ”УВЫ…”) — если число в ячейке С1 больше, чем произведение D1 и В1, то в нашей ячейке будет радость, а если меньше — разочарование. В функцию ЕСЛИ может быть вложена другая функция ЕСЛИ, а в нее еще одна — «и так семь раз». Пример: =ЕСЛИ (С1>100; ”УРА! ”; ЕСЛИ(Е1=1; G1; G2)) — если ячейка С1 больше ста, то в нашей ячейке будет написано «Ура! «, а если меньше либо равна — то в нее скопируется содержимое ячеек G1(при Е1, равном 1) или G2 (при Е1, не равном 1)

Команда И позволяет создать несколько условий, которые можно использовать в команде ЕСЛИ. Все условия в команде И должны быть выполнены, только тогда функция принимает значение истина. Если хоть одно условие не выполнено, то значение ее ложь. Формат:

Всего логических условий может быть до 30 штук. Пример совместного использования функций ЕСЛИ и И:

ЕСЛИ(И(Е1>1; G2=”Ура! ”); ”Угадал”; ”Не угадал”) — если ячейка Е1 больше единицы, а в G2 находится слово «Ура! «, то в нашей ячейке окажется слово «Угадал» (истина), если же какое-то из логических условий не выполнено (ложь), получим «Не угадал».

Команда ИЛИ тоже позволяет задать несколько условий, но иным образом. Если хоть одно из них выполнено, то функция принимает значение истина. И только когда все заданные условия неверны, подучим ложь. Формат такой же, как у функции И, использовать ее совместно с ЕСЛИ можно точно так же.

Команда НЕ инвертирует, переворачивает полученное значение: была истина, станет ложь, и наоборот.

Пример: =ЕСЛИ(НЕ(С1>D1*B5); ”УРА! ”; ”УВЫ…”) — «УРА!» появляется, когда С1 не больше D1*B5.

Категория Математические (Мат. И тригонометрия) — одна из самых густонаселенных в Excel (60 команд в 5.0 и 50 в более поздних). Никаких особых хитростей в ней нет. Если SIN, значит, синус, если ASIN, значит, арксинус. Если LN — то натуральный логарифм, если LOG10 — то десятичный, а если LOG — то по произвольному основанию.

Функция ГРАДУСЫ преобразует радианную меру угла в градусную, функция РАДИАНЫ делает обратную операцию. Есть функция ПИ, которая позволит использовать в вычислениях эту математическую константу, а также СЛЧИС — генератор случайных чисел. Желающие могут поупражняться в переводе арабских цифр в римские (РИМСКОЕ). Функция ОСТАТ вычисляет остаток от деления, ЧАСТНОЕ — делит нацело.

Excel также умеет выполнять некоторые операции с матрицами (МУМНОЖ — умножение матриц, МОБР — взятие обратной матрицы, МОПРЕД — вычисление определителя и т.д.). Что же касается суммирования, то кроме СУММ есть также СУММПРОИЗВ (сумма произведений), а также ряд «квакающих» сумм: СУММКВ (сумма квадратов), СУММРАЗНКВ (сумма разностей квадратов), СУМКВРАЗН (сумма квадратов разностей) и даже СУММСУММКВ (сумма сумм квадратов).

1.5 Ссылки и массивы

Эта категория в Excel 5 называется Просмотр и ссылки, в следующих версиях — Ссылки и массивы. В ней находятся функции, позволяющие обратиться к массиву данных (по колонке, строке, прямоугольному интервалу) и получить из него самую разнообразную информацию: номера столбцов и строк, в него входящих, их количество, содержимое нужного вам элемента массива; можно найти, в какой ячейке этого массива находится нужное число или текст и т.д.

В этой группе десятка два команд! С их помощью мы сможем посчитать количество символов в ячейке, включая пробелы (ДЛСТР), узнать код символа (КОД-СИМВ), узнать, какой символ стоит первым (ЛЕВСИМВ) и последним (ПРАВСИМВ) в строке текста, поместить в активную ячейку некоторое количество символов из другой ячейке (ПСТР), поместить в активную ячейку весь текст из другой ячейки заглавными (ПРОПИСН) или сточными буквами (СТРОЧН), проверить, совпадают ли две текстовые ячейки (СОВПАД), найти некоторый текст (ПОИСК, НАЙТИ) и заменить его другим (ЗАМЕНИТЬ).

1.7 Проверка свойств и значений

Эта категория в 5.0 называется Информационные, а в более поздних — Проверка свойств и значений. Здесь находятся команды, с помощью которых можно получить информацию о типе данных в ячейке (число там находится, текст или какая-то иная информация), о формате, о текущей операционной среде, о типе ошибки, возникшей в формуле, и проч.

1.8 Работа с базой данных

Функция для обсчета данных в базе были впервые выделены в отдельную категорию в Excel 97. Здесь можно найти команды статистического обсчета (БДДИСП — дисперсия по выборке из базы, БДДИСПП — дисперсия по генеральной совокупности, ДСТАНДОТКЛ — стандартное отклонение по выборке), операции со столбцами и строками базы, количество непустых (БСЧЕТА) или (БСЧЕТ) ячеек и т.д.

Строки каждой таблицы пронумерованы цифрами, а столбцы — буквами. Таким образом, у каждой ячейки на листе есть свой уникальный адрес (имя). Например, выделенная рамочкой ячейка в левом верхнем углу имеет адрес А1. если же мы хотим обратиться к этой ячейке из другого листа книги, то в адрес добавится название данного листа: Лист 1! А 1 (восклицательный знак служит разделителем). Более того, если мы захотим обратиться к ячейке из другого файла, в адрес добавится еще и его имя и путь к нему.

То, что ячейка А1 выделена рамочкой, означает, что она активна и можно немедленно что-нибудь в нее ввести с клавиатуры. В каждой ячейке таблицы может находиться число, текст либо формула. Это не все, что может находиться в ячейке, но самое существенное.

Простейшая формула — это, например, сумма. Объяснив программе, что именно надо суммировать, мы в заданной ячейке получаем результат. Конечно увидим мы в ней число, но в отличие от «просто числа» это будет вычисленным. И если измениться значение каких-либо ячеек, входящих в область суммирования, то автоматически поменяется и результат.

Поставим курсор на ячейку А1 и введем число, какое нам вздумается. Закончив, нажмем Enter (или стрелку вниз) и окажемся в ячейке А2. введя таким образом пяток чисел, в ячейке А6 напишем формулу для их суммирования: =А1+А2+А3+А4+А5 и нажмем на Enter (букву А надо вводить в английской раскладке клавиатуры). Excel посчитает сумму и запишет ее в ячейку А6.

Суммирование, впрочем, лучше выполнять по-другому, с привлечением к общественно полезному труду стандартных функций Excel. Для этого выделим мышкой ячейки с А1 по А5 (это и будет область суммирования), а потом нажмем кнопку суммирования (сигму) на панели инструментов. В ячейке А6 тут же появится вычисленная сумма.

Стоит теперь перейти на любую из ячеек с А1 по А5 и ввести другое число, как сумма тут же изменится. Конечно, изменится она после того, как вы закончите набор и нажмете Enter, Tab, любую стрелку или ткнем мышкой в другую ячейку.

Точно так же формула отследит изменения, если мы решим очистить ячейку (клавиша Del), удалить ячейку иди группу ячеек (Правка > Удалить) или, наоборот, добавим новые строки (Вставка > Строки) и заполним пустые ячейки в них. Причем Excel не станет пугаться, если в какой-то ячейке вместо числа стоит текст — просто не обратит на это внимание. Такой подход можно только приветствовать, потому что он позволит нам в дальнейшем вставлять в таблицы любые текстовые комментарии и заголовки, не заботясь о том, чтобы исключить их из области действия формул.

Чтобы увидеть, как выглядит формула, созданная с помощью кнопки-сигмы, перейдем стрелками или встанем мышью на эту ячейку и поглядим на строку формул. Слева в отдельном окошечке (оно называется полем имени) написано: А6. Этот адрес (имя) ячейки, где мы находимся. А рядом стоит и сама формула: =СУММА(А1: А5). СУММ (в англоязычной версии SUM) — это операция суммирования, а в скобках написано, что суммируются ячейки в интервале от А1 до А5.

В Excel формулой считается только такое выражение, которое начинается со знака равенства.

Если поставить мышкой курсор в строку формул, можно будет что-то поправить в ней вручную. А если дважды щелкнуть по ячейке А6 или нажать F2, то править можно будет прямо в самой ячейке, а в строке формул наши действия будут продублированы. Excel XP, особенно услужливый, тут же покажет желтенькую справку-подсказку с описанием синтаксиса команды. Если я захочу, чтобы в область суммирования входили также данные из столбцов В и С. Тогда я могу написать в ячейке А6 =СУММА(А1: С5), задавая суммирование по прямоугольнику, верхняя левая вершина которого — в ячейке А1, а нижняя правая — в С5.

Если нужно считать сумму по всему столбцу (вы собираетесь впоследствии добавлять новые данные в таблицу, но не желаете каждый раз переписывать формулу), то в качестве аргумента можно задать, скажем, А: А. При этом произойдет сложение всех ячеек столбца и результат будет помещен в ячейку… В какую? Ведь если сумму записать в этот же столбец (например, в ячейку А6, как мы делали до сих пор), то она тоже попадает в область суммирования.

Excel должен записать в А6 вычисленную сумму, но ему тут же придется добавить и это число к сумме, записав новый результат туда же, в А6. Вместо этого Excel сообщит, что не правы, скорее всего, вы. Невозможно, напишет, допустить циклические ссылки. Так что сумму по всему столбцу или по строке (в этом случае пишем так: = СУММ(1:1)) надо помещать в другом столбце или в другой строке.

При выполнении итерационных вычислений, начиная с Excel 97, циклические ссылки допустимы. Но это достаточно сложные материи.

Если нам нужно просуммировать только столбцы А и С, а В пропустить. Тогда мы пишем = СУММ(А1: А5; С1: С5). Двоеточие задает интервал, точка с запятой — перечисление.

На самом деле все описанные выше операции можно проделать и мышкой. Например, встать в ячейку D6, где будет находиться сумма, нажать на сигму — в ячейке сразу возникнет незаполненная формула = СУММ(), а потом мышкой выделить либо прямоугольный блок А1: А5 (сумма по трем столбцам), либо сперва ячейки с А1 по А5, а затем, держа нажатой клавишу Ctrl, — с С1 по С5 (сумма по двум столбцам вразбивку). Можно даже разом выделить весь столбец — щелкнув мышкой по его имени, например по букве А вверху столбца. Строка выделяется аналогично — щелчком по ее номеру слева.

По мере выделения в скобках будут появляться имена ячеек. Чтобы подтвердить окончание ввода, жмем Enter.

Иногда возникает необходимость в формуле использовать данные из другой таблицы. Так, для того чтобы прибавить к нашей сумме ячейку А1, находящуюся на четвертом листе, пишем: = СУММ(А1: А5) +Лист4! А1.

Как только мы стали редактировать формулу, в строке формул появились новые кнопки. Смысл их таков. Щелчок мышью по галочке подтверждает внесенные нами изменения, по крестику — отменяет.

При редактировании формул у нас появляется новое окно-список Функции. Одним щелчком мыши можно взять оттуда любую из десяти функций, которыми пользовались в последнее время.

Когда мы выделяем мышкой ячейки, расположенные не в столбик, а в строку, сумма появится не внизу, а справа от выделенной группы ячеек. Формула будет выглядеть примерно так: =СУММ(А1: D1). Если мы выделим мышкой прямоугольную область, например первые пять ячеек столбцов А, В и С, и нажмем на сигму. Это позволит вычислить сумму по каждому из столбцов и напишет в свободные ячейки внизу.

Если же нам хочется подобным образом посчитать сумму по каждой строке этого прямоугольника, то, выделяя блок А1: С5, надо захватить и пустой столбик D(А1: D5). Тогда при нажатии кнопки суммирования в столбце D окажутся суммы, вычисленные по строкам. Если выделить, кроме блока с данными, также пустой столбец справа и пустую строку снизу и нажать на сигму, то Excel напишет нам суммы и по строкам, и по столбцам.

В XP кнопка сигма превратилась в меню, в котором имеется список нескольких самых часто используемых команд. Кроме обычного суммирования тут есть вычисление среднего арифметического по строке или столбцу (Среднее), подсчет количества чисел — пустые ячейки, тест и формулы команда не учитывает (Число), а также вычисление максимума и минимума.

1.9 Мастер диаграмм

Проще всего диаграмма строится, если заранее выделить необходимый фрагмент таблицы, причем хорошо бы, чтобы левый столбец содержал названия строк, а первая строка — названия столбцов. Тогда мастер сразу включит их в диаграмму, расположив по осям или вставив в легенду. Нажав кнопку мастер диаграмм, мы вызываем мастера создания диаграмм. Мастер делает четыре шага.

Сначала нам предлагается выбрать тип диаграммы. Тут и круговая, и кольцевая, и гистограмма, и линейчатая и т.д. и т.п. А на странице Нестандартные есть еще «деревянная», «парящие бруски»…

На втором шаге надо выбрать диапазон данных. Для удобства проведения этой операции можно нажать на кнопку справа от строки Диапазон, и окно свернется в строчку. Необходимо выделить мышью нужные строки и столбцы своей таблицы, а потом нажать ту же кнопку еще раз.

Но если все было выделено заранее, второй шаг нам не нужен: сразу жмем кнопку Далее >. На этом шаге можно еще задать, какие данные будут отложены по оси Х, а какие по оси Y (переключатель Ряды в: сроках или столбцах). Третий шаг. Водим заголовок диаграммы, название осей, ставим или убираем осевые линии, легенду и прочие детали оформления.

И наконец, задаем, куда диаграмму следует поместить — на отдельный лист или на один из имеющихся. Жмем кнопку Готово и получаем то, что заказали.

Готовую диаграмму, если она таки совсем оправдала наши ожидания, можно еще подредактировать. Щелкаем по любому элементу диаграммы, и он выделяется (отмечается черными квадратиками), щелкаем по пустому месту внутри диаграммы, и она выделится вся. Теперь можно выделенный элемент или всю диаграмму скопировать или удалить (Del), передвинуть мышью в нужное место, уменьшить или растянуть (за черные квадратики).

Однократный щелчок по уже выделенным заголовкам (шапке, подписям) позволит поменять в них текст.

Двойной щелчок на выделенном фрагменте позволит его переоформить (в Excel 5.0 надо вначале выделить всю диаграмму, а потом дважды щелкать). Если щелкаем по шапке, попадаем в диалоговое окно Форматирование названия диаграммы, если по оси — в Форматирование оси.

Можно дважды щелкнуть по любой из линий (столбиков, кривых, секторов или что мы там выбрали) и поменять какие-то параметры отдельно по каждой группе (например, поменять цвет). Если щелкать в стороне от кривых или столбиков, то попадем в Форматирование области диаграммы или Форматирование области построения. Даже параметры линий сетки можно отредактировать, если дважды щелкнуть по одной из них. Щелкая по этим же элементам правой кнопкой мыши, мы будем получать контекстное меню — для каждого элемента свое.

Диаграмма динамически связана с исходными данными. Если мы что-то в таблице поменяли, то изменится и диаграмма. А если что-то испортили (возникла ошибка), то и диаграмма испортится, и в ней появятся сообщения об ошибках.

Список используемой литературы

1. Александр Левин: Excel — это очень просто!

Источник: kazedu.com

Назначение, интерфейс и основные возможности табличного процессора Excel

Номера страниц в Excel проставляются с помощью колонтитулов.

Можно создать собственные верхние и нижние колонтитулы, или выбрать их из списка колонтитулов, предлагаемого Excel.

1. В меню Файл выберите команду Параметры страницы, вкладка Колонтитулы. Или в режиме предварительного просмотра щелкнуть на кнопке Страница.
2. В окне Параметры страницы из раскрывающегося списка выбрать нужный пункт.
3. Для создания собственных колонтитулов надо нажать кнопку Создать верхний колонтитул или Создать нижний колонтитул.

Перед выводом на печать полезно просмотреть таблицу в режиме предварительного просмотра, поскольку в окне рабочей таблицы колонтитулы не видны.

Вывод заголовков столбцов (А,В,С, D…..) и строк (1,2,3….) при печати

В окне Параметры страницы во вкладке Лист установить флажок Заголовки строк и столбцов.

Печать сетки листа.

В окне Параметры страницы во вкладке Лист установить флажок Сетка.

План:

1.Назначение, интерфейс и основные возможности табличного процессора Excel

2.Новое в интерфейсе программы Microsoft Excel 2007

3. Ввод, редактирование и форматирование данных

6. Использование стандартных функций.

7. Работа со списками (базами данных)

8. Диаграмма. Сводная диаграмма.

9. Работа с формами

10. Печать документов

Компьютерная программа, позволяющая управлять финансовой информацией, а также данные, с которыми она работает, называются электронными таблицами. Электронная таблица – компьютерный эквивалент обычной таблицы в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа. Главное достоинство электронной таблицы – это возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда.

Для управления электронной таблицей созданы специальные программные продукты – табличные процессоры. Одним из наиболее распространенных средств работы с таблицами является программа Microsoft Excel. С помощью Excel можно эффективно решить следующие задачи:

1. Проведение однотипных расчетов над большими наборами данных;

2. Автоматизации итоговых вычислений;

3. Построение диаграмм и графиков по имеющимся данным;

4. Использование для расчетов, кроме формул, большой набор встроенных функций;

5. Выполнение свода данных из нескольких таблиц путем их консолидации;

6. Сортировка данных в таблице, отбор данных из таблиц по определенному критерию (фильтрация);

7. Осуществление обмена данными с другими приложениями;

8. Создание собственных функций, макрокоманд и программ с использованием языка Visual Basic;

9. Подготовка табличных документов: оформление таблиц с применением разнообразных приемов редактирования и форматирования;

10. Применение средств корректировки данных в таблице, используя широкий спектр возможностей работы с фрагментами и др.

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов. Книги удобны для размещения связанных между собой таблиц в одном файле. Так, информацию о продажах за каждый квартал можно хранить на отдельных листах, составляющих единую книгу.

Источник: studopedia.su