Наиболее подробно управление программой описано в таком стандарте как

Любое предприятие — это проект. Если у него все складывается удачно: растет производство, увеличиваются продажи и прибыль, то проект начинает расширяться — добавляются новые товары и услуги, открываются филиалы. И тут у руководителя возникает закономерный вопрос: а как этим всем управлять?

Есть много разных методик управления проектами. И одна из них — стандарт PMI PMBoK. О том, что он из себя представляет, и почему так популярен во многих странах, мы и расскажем в нашей статье.

Немного теории об этом стандарте

Стандарт PMI PMBoK — классификатор процессов, который помогает менеджерам рационально управлять проектами. Это фреймворк (своеобразная энциклопедия менеджмента), его можно адаптировать под любую организацию.

Создатель фреймворка — американский Институт управления проектами (PMI). Стандарт представляет собой справочник, который должен помогать управленцам в их работе. Этот свод «живой»: он регулярно обновляется и его можно адаптировать к любым процессам. К тому же он учитывает «зрелость» компании: частью методологии могут воспользоваться молодые компании, а другая — подойдет тем, кто уже прочно стоит на ногах.

Обзор ИСО 21502 — базового стандарта по управлению проектами

Кроме свода правил, эта организация периодически проводит сертификацию проектных менеджеров, прохождение которой дает возможность вступить их «клуб». Какие бонусы это дает:

• Доступ к закрытым онлайн-конференциям, вебинарам, готовым шаблонам управления. Они не всегда подходят к нашим местным реалиям, но почерпнуть из них пользу все равно можно.
• Доступ к любой профессиональной литературе, причем даже к той, которой нет в РФ.
• Получение практических рекомендаций по управлению проектами.
• Возможность обмениваться опытом с коллегами.

Примечание: этот фреймворк лежит в основе других стандартов, от ГОСТ Р до ISO 21500.

Теперь немного подробнее рассмотрим, что такое проект и как им управлять.

Что такое проект

Проект — определенный набор действий, результатом которых станет создание нового продукта, обязательно уникального. Этим проект отличается от процесса, который уникальным быть не может.

Например, получение сертификата на знание иностранного языка — проект, а вот само изучение этого языка — процесс. Или другой пример: написание книги — проект, а вот копирование — процесс.

Проект можно условно разделить на стадии, каждая из которых будет иметь свои нюансы и ограничения. Процесс может длиться бесконечно.

Из каких этапов состоит проект

Любой проект состоит из его старта, подготовки, самого процесса выполнения и контроля над этим, завершения:

• Подготовка — процессы, необходимые для старта нового проекта или его новой стадии.
• Планирование — процессы связанные с планированием и постановкой планов по реализации проекта.
• Выполнение — непосредственно исполнение задач, поставленных на этапе планирования.
• Контроль за выполнением — процессы, связанным с отслеживанием выполнения работ, создания отчетности о результатах.
• Окончание — процессы, сопутствующие завершению стадии или всего проекта.

Каждый этап состоит из определенных процессов, которые делают управление более гибким и простым.

Офис управления портфелями и проектами

Стандарт PMI PMBoK состоит из нескольких этапов

Почему удобна такая система управления: решать крупные задачи проще, если они разбиты на маленькие. Плюс при использовании этой методологии ответственный за выполнение кто-то один: контроль не рассеивается между несколькими «руководителями», решения принимает единственный человек.

Подготовка

Если говорить просто — это стадия, на которой выясняют, что есть некая задача, и ее нужно начать выполнять. Внутри этого этапа 2 два основных процесса:

• Установление участников проекта. К ним относятся не только сами заказчики, но и те, на ком непосредственно отразятся результаты проекта. Например, если вы хотите открыть небольшой салон красоты на первом этаже жилого дома, то менеджеру, который будет заниматься вопросами открытия бизнеса, придется иметь дело не только с заказчиком, но и с жильцами этого дома.
• Подготовка устава проекта. Сюда входит экономическое обоснование проекта, техническое задание на него (перечень работ, которые нужно будет выполнить), а также планируемый результат. Например, если речь идет о постройке гостиничного комплекса, то можно указать, сколько номеров и какого класса будет в нем.

Также на этом этапе продумывают бюджет, разрабатывают смету, и просчитывают возможные риски.

Планирование

Именно этому этапу нужно уделять наибольшее внимание, ведь более ? проблем возникает из-за неправильного планирования. В эту группу входит 24 процесса. Они помогут подробно продумать и разработать последовательность действий, необходимых для решения поставленных задач.

Учитывается буквально все: от описания самого проекта и конечного продукта, расписания решения задач, длительности каждого процесса до оценки стоимости и качества и управления рисками (один из самых важных моментов).

При составлении плана проекта важно учесть все его тонкости. Ошибка в планировании может привести к непоправимым последствиям

Важно уметь прогнозировать возможные риски, чтобы при наступлении форс-мажорной ситуации проект не «заглох», а мог реализовываться дальше. Например, если речь идет о предприятии, специализирующемся на строительстве, то нужно заранее продумать, как себя вести, если:

• сорвутся поставки материалов;
• уволится (заболеет) кто-то из ведущих специалистов — инженер-проектировщик, экономист, сметчик, геодезист или кто-то иной;
• произойдет удорожание материала и прочие нестандартные ситуации.

Если компания заранее подготовится: найдет «запасных» поставщиков, заранее узнает, кто сможет заменить сотрудника, обговорит возможное превышение сметы, то рабочие процессы будут продолжаться в штатном режиме.

Если же этого не сделать, то есть вероятность сорвать работу: потерять деньги, репутацию, выгодного клиента.

То есть, главный результат этого этапа — создание подробного плана управления проектом (PMP). Он может состоять из процессов, предлагаемых стандартом, а может включать только нужные процессы, или, наоборот, дополняться. Это «живой» документ, который корректируется в процессе выполнения поставленных целей.

Выполнение

Основной этап, по которому проводится больше всего действий. Именно на этой стадии расходуется большая часть бюджета.

Стандарт PMI PMBoK предусматривает 10 процессов на этом этапе. Они касаются обеспечения непрерывности выполнения работы, адекватного взаимодействия между участниками проекта, их вовлеченности в общую задачу, грамотного реагирования на риски.

На этом этапе менеджер управления проектами сосредотачивается на том, чтобы регулировать работу исполнителей:

• создавать документы, которые будут фиксировать требования к выполнению работы;
• проводить брейнштормы, вести протоколы совещаний;
• извлекать уроки.

Менеджер также отвечает и за распределение обязанностей между членами команды, а также за то, сколько времени должно отводиться на решение той или иной задачи.

Простыми словами менеджеры на этом этапе должны лавировать в схеме «время — деньги — качество». Желание сократить время исполнения может привести к увеличению расходов или снижению качества.

Например, компания хочет снизить время исполнения заказа, потому что:

• хочет опередить конкурентов;
• поджимают сроки;
• хочется побыстрее получить прибыль.

Если члены команды смогут работать слаженно, то выполнить эту задачу будет по силам. Но если между сотрудниками не будет налажена нормальная коммуникация, то дело может оказаться провальным: кто-то что-то забудет передать другому отделу, те не успеют вовремя среагировать. И как результат — разочарованный клиент, который уйдет к другому поставщику услуги (товара).

Контроль

В эту группу входят 12 процессов, которые действуют в течение всего жизненного цикла проекта и нужны не только для надзора, но и для того, чтобы суметь предотвратить возникающие проблемы.

Контроль за выполнением проекта состоит из 12 процессов. Они помогают своевременно реагировать на любые форс-мажорные ситуации

При работе над проектом всегда происходит что-то непредвиденное: поставщики могут задерживать отгрузку, может измениться стоимость расходных материалов, кто-то из сотрудников, занятых в проекте, может внезапно уволиться — форс-мажорных ситуаций может оказаться огромное количество. Задача менеджера — вовремя среагировать на изменения и откорректировать процесс так, чтобы они не отразились на итоговом результате.

Окончание

Состоит из одного процесса, а именно завершения проекта, его фазы или договора. На этом этапе конечный продукт уже готов, его можно передавать клиенту. Чтобы все прошло гладко, методология рекомендует пользоваться своеобразным чек-листом. В него входит:

• проверка, насколько готовый проект соответствует целям, поставленным изначально;
• контроль над тем, чтобы готовый продукт был доставлен заказчику и последний был удовлетворен результатом.

Одновременно с этим проводят завершающую работу с документами: закрывают договоры, проводят финансовые сверки, составляют отчеты о проделанной работе.

В чем плюсы и минусы этого фреймворка

Как и любая система управления проектами, PMI PMBoK имеет сильные и слабые стороны. В чем удобство этого фреймворка:

• Его можно применить к любым проектам, в любой области.
• В руководстве предусмотрен полный «комплект» документации, которая может потребоваться при работе.
• Есть список процессов — пользователь может воспользоваться готовым «шаблоном», а может на их основе продумать свою структуру.
• Система предусматривает только одного ответственного за работу над проектом — руководителя. Кроме того, в руководстве обозначены навыки, которыми должен обладать руководитель проекта — это снижает вероятность привлечения к работе человека с низкой компетентностью.

Что можно выделить как минусы:

• В руководстве предусмотрено большое количество процессов — для небольших проектов их сложно адаптировать, они только будут «утяжелять» работу.
• Не учитываются отраслевые особенности — например, процессы в ритейле не могут быть идентичными с проектом, связанным с разработкой или производством.

PMI PMBoK — это объемное руководство по управлению проектами. Его можно использовать как готовую схему — она отлично вписывается в работу с большими проектами.

Что касается выполнения небольших проектов, то стандарт PMI PMBoK дает возможность адаптировать его под собственные нужды.

Если вы не уверены, что сможете самостоятельно запустить проект и довести его до логического завершения, организуйте тендер на площадке Workspace и доверьте выполнение этой задачи специалистам.

Работать или нет с методикой PMI PMBoK — выбирать руководителю, который будет опираться на свой практический опыт, квалификацию и специфику поставленных задач.

Workspace.LIVE — мы в Телеграме

Новости в мире диджитал, ответы экспертов на злободневные темы, опросы, статьи и многое другое. Подписывайтесь: https://t.me/workspace

Вакансии

• Project Manager / Менеджер проекта
  ALTWeb Group Удаленная работа По договоренности
• Менеджер по маркетингу
  Термоленд Москва 80 000 – 150 000
• Ведущий Python Developer в travel-tech стартап
  FriendlyHire Удаленная работа 400 000 – 500 000
• Программист на C++ под Linux
  ALTWeb Group Удаленная работа 120 000 – 350 000
• SMM-менеджер
  Lucky Lee Project Москва от 120 000

Источник: workspace.ru

ГОСТ 54871_2011_Требования_к управлению_программой

ГОСТ Р 54871―2011 Введение Настоящий стандарт устанавливает требования к управлению программой на этапах ее формирования и реализации, при этом предметом стандартизации являются обязательные выходы процессов управления программой. Стандарт не содержит требований к методам реализации процессов управления программой, а также требований, которые могут считаться обязательными лишь для определенного вида программ.

ГОСТ Р 54871―2011 Н А Ц И О Н А Л Ь Н Ы Й С Т А Н Д А Р Т Р О С С И Й С К О Й Ф Е Д Е Р А Ц И И ПРОЕКТНЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ Требования к управлению программой Project management Requirements for program management Дата введения – 2012 – 09 – 01 1 Область применения Настоящий стандарт устанавливает требования к управлению программой для обеспечения эффективного достижения целей и реализации выгод программы. Требования настоящего стандарта могут быть применены для управления любыми программами независимо от их размера и уровня сложности.

Настоящий стандарт может быть использован в целях оценки соответствия управления программой установленным в стандарте требованиям. 2 Нормативные ссылки В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты: ГОСТ Р ИСО 9000—2008 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь ГОСТ Р 54869—2011 Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом ГОСТ Р 54870—2011 Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов П р и м е ч а н и е — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодно издаваемому информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по соответствующим ежемесячно издаваемым информационным указателям, опубликованным в текущем году. Если ссылочный стандарт заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться заменяющим (измененным)

ГОСТ Р 54871―2011 стандартом. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины и определения В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ Р ИСО 9000:2008, а также следующие термины с соответствующими определениями: 3.1 архив документов программы: Структурированный комплект документации по программе, представленный в бумажном и/или электронном виде. 3.2 бюджет программы: Документ, содержащий общую сумму финансо- вых средств, используемых программой, распределенных по статьям и временным периодам.

3.3 выгоды программы: Комплекс определенных положительных результатов и/или эффектов, получаемых в ходе выполнения и в результате реализации программы. 3.4 допущение программы: Фактор, который считается верным для про- граммы без привлечения доказательств.

3.5 заинтересованные стороны в программе : Лица или организации, чьи интересы могут быть затронуты в ходе реализации программы. 3.6 изменение в программе : Изменение утвержденных ранее содержа- ния, сроков, ресурсов, а также установленных процедур управления.

3.7 контрольное событие программы: Существенное событие програм- мы, отражающее получение измеримых результатов программы или получение запланированных выгод. 3.8 корректирующее действие: Действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия плану программы.

3.9 ограничение программы: Сдерживающий фактор, влияющий на ход исполнения программы и/или возможность получения выгод программы. 3.10 предупреждающее действие: Действие, предпринятое для сниже- ния вероятности и/или последствий отрицательных рисков программы.

3.11 программа: Совокупность взаимосвязанных проектов и другой деятельности, направленных на достижение общей цели и реализуемых в условиях общих ограничений. 3.12 проект: Комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений. 3.13 процесс: Совокупность взаимосвязанных действий, направленных на достижение определенных результатов. 3.14 расписание программы (календарный план программы): Доку- мент, содержащий плановые даты исполнения работ, и контрольных событий программы. 3.15 риск: Вероятное для программы событие, наступление которого может как отрицательно, так и положительно отразиться на результатах и/или выгодах программы .

ГОСТ Р 54871―2011 3.16 управление программой: Централизованные координирующие действия, предпринимаемые для достижения целей и реализации (извлечения) выгод программы. 4 Организация управления программой Ролевая (организационная) структура управления программами может в значительной степени различаться в зависимости от их специфики, но в каждой программе должны быть определены следующие роли: — заказчик программы – физическое или юридическое лицо, определяющее цели программы, заинтересованное в получении выгод от реализации программы; — руководитель программы – лицо, осуществляющее управление программой, непосредственно ответственное за достижение целей и выгод программы; — куратор программы — лицо, осуществляющее административную, организационную, финансовую и иную поддержку программы; — руководитель проекта программы — лицо, осуществляющее управление отдельным проектом, входящим в программу, и ответственное за результаты этого проекта.

Схема, иллюстрирующая основные понятия менеджмента программы и их взаимосвязь, приведена в приложении А. 5 Управление программой 5.1 Общие положения Управление программой включает совокупность процессов управления, которые могут выполняться как последовательно, так и параллельно. Отдельные процессы могут выполняться многократно в ходе реализации программы. Последовательность процессов управления программой определяется условиями и спецификой конкретной программы, при этом: — программа должна начинаться с процесса инициации программы; — программа должна оканчиваться процессом завершения программы. 5.2 Процесс инициации программы Цель процесса: обоснование необходимости реализации программы, определение основных параметров программы и формальный запуск программы. Выходы процесса: определены и документированы следующие параметры программы: — наименование программы;

ГОСТ Р 54871―2011 — цели и критерии успешности программы; — основные результаты программы; — выгоды, которые должны быть достигнуты в результате реализации программы; — предварительное укрупненное расписание программы по этапам; — ограничения и допущения программы; — предварительный укрупненный план финансирования программы; — дата старта программы; — заказчик программы; — руководитель программы; — куратор программы. 5.3 Процессы планирования программы 5.3.1 Процесс планирования содержания и выгод программы Цель процесса: определение оптимального пути достижения целей и выгод программы, планирование содержания, а также уточнение, детализация и документирование промежуточных и итоговых результатов программы и выгод программы. Выходы процесса: — определен и документирован список выгод программы; — определены и документированы измеримые критерии достижения (получения) выгод программы; — определен и документирован список промежуточных и итоговых результатов программы; — определены и документированы требования к результатам программы, их взаимосвязи, последовательность и сроки получения; — определены проекты программы, а также перечень и состав другой деятельности (в том числе процессов), выполняемой в рамках программы; — определена последовательность получения промежуточных и итоговых выгод программы; — определена последовательность выполнения проектов программы и другой деятельности, выполняемой в рамках программы; — определены и документированы цели и результаты для каждого проекта программы, а также для другой деятельности, выполняемой в рамках программы; — определен и документирован порядок передачи результатов проекта, а также результатов выполнения другой деятельности, выполняемой в рамках программы, в программу.

ГОСТ Р 54871―2011 5.3.2 Процесс разработки расписания программы Цель процесса: определение сроков выполнения проектов программы, другой деятельности, выполняемой в рамках программы и всей программы в целом с учетом финансовых, ресурсных и других установленных для программы ограничений. Выходы процесса: — разработаны и документированы требования к разработке расписания для проектов программы и другой деятельности, входящей в программу; — определены взаимосвязи между составными частями программы (проектами, другой деятельностью, входящей в программу); — проведена оценка продолжительности проектов программы и другой деятельности, выполняемой в рамках программы; — определены сроки реализации проектов программы, другой деятельности, выполняемой в рамках программы, и всей программы в целом; — определены сроки достижения (получения) промежуточных и итоговых выгод программы; — сформировано и согласовано расписание программы; — разработаны и документированы требования к регулярной отчетности по срокам реализации проектов программы и другой деятельности, выполняемой в рамках программы. 5.3.3 Процесс планирования бюджета программы Цель процесса: определение порядка и объема обеспечения программы финансовыми ресурсами. Выходы процесса: — определена и документирована структура статей бюджета программы, позволяющая контролировать затраты на программу в ходе ее реализации; — разработаны и документированы требования к разработке бюджетов проектов программы и другой деятельности, выполняемой в рамках программы; — проведена оценка стоимости всех составных частей программы (проектов и другой деятельности, входящей в программу); — определены источники и сроки финансирования программы; — определен порядок распределения финансовых ресурсов между проектами программы и другой деятельностью, выполняемой в рамках программы; — разработан бюджет программы; — разработаны и документированы требования к регулярной отчетности по бюджету проектов и другой деятельности программы.

ГОСТ Р 54871―2011 5.3.4 Процесс организационного планирования программы Цель процесса: определение и создание организационной структуры для обеспечения управления и реализации программы. Выходы процесса: — разработана и создана организационная структура (в том числе определены роли, их подчинение и взаимодействие), ответственная за обеспечение управления и реализации программы, и определен персональный состав данной структуры; — определены и документированы функции, полномочия и ответственность для различных ролей участников программы.

5.3.5 Процесс планирования управления поставщиками программы Цель процесса: определение порядка и объема обеспечения программы продукцией и услугами, приобретаемыми у сторонних организаций. Выходы процесса: — проведен анализ необходимости закупки продукции и услуг, определен набор продуктов и услуг, которые необходимо закупить для достижения целей программы; — определены сроки, в которые должны быть произведены закупки, а также условия (в том числе квалификационные и иные требования к поставщикам), при соблюдении которых они должны быть осуществлены; — определены и документированы процедуры, в соответствии с которыми будут производиться выбор поставщиков и заключение договоров с ними в рамках программы. 5.3.6 Процесс планирования управления рисками программы Цель процесса: определение основных рисков программы и порядка управления рисками программы. Выходы процесса: — выявлены и документированы наиболее значимые риски программы; — проведены оценка и ранжирование по вероятности и степени влияния на достижение результатов и выгод программы всех идентифицированных рисков; — разработаны мероприятия по изменению вероятности и степени влияния наиболее значимых рисков, а также созданы планы реагирования на случай возникновения таких рисков; — определены и документированы правила управления рисками для проектов программы и другой деятельности, выполняемой в рамках программы, в том числе форма и периодичность обмена информацией о рисках программы, проектов и другой деятельности, входящих в программу.

Источник: studfile.net

Проектный менеджмент ГОСТ Р 54871-2011 Требования к управлению программой.

ГОСТ Р 54871-2011 устанавливает требования к управлению программой для обеспечения эффективного достижения целей и реализации выгод программы, которые могут быть применены для управления любыми программами независимо от их размера и уровня сложности, а так же ГОСТ Р 54871-2011 может быть использован в целях оценки соответствия управления программой установленным в стандарте требованиям.

Структура управления программами может сильно степени различаться в зависимости от их специфики, но в каждой программе должны быть определены следующие роли:

• заказчик программы — физическое или юридическое лицо, определяющее цели программы, заинтересованное в получении выгод от реализации программы;
• руководитель программы — лицо, осуществляющее управление программой, непосредственно ответственное за достижение целей и выгод программы;
• куратор программы — лицо, осуществляющее административную, организационную, финансовую и иную поддержку программы;
• руководитель проекта программы — лицо, осуществляющее управление отдельным проектом, входящим в программу, и ответственное за результаты этого проекта.

Получить документ соответствия ГОСТ Р 54871-2011 помимо Уфы можно в других городах Башкирии — Стерлитамак, Салават, Нефтекамск, Октябрьский, Туймазы, Белорецк, Ишимбай, Сибай, Кумертау, Белебей, Мелеуз, Бирск, Учалы, Благовещенск, Дюртюли, Янаул, Давлеканово, Баймак, Межгорье, Агидель.

Управление программой

Управление программой включает совокупность процессов управления, которые могут выполняться как последовательно, так и параллельно. Отдельные процессы могут выполняться многократно в ходе реализации программы.

Последовательность процессов управления программой определяется условиями и спецификой конкретной программы, при этом:

• Программа должна начинаться с процесса инициации программы;
• Программа должна оканчиваться процессом завершения программы.

Требования к управлению документами программы

Документами программы необходимо управлять в соответствии со следующими требованиями:

• документы должны быть утверждены до их применения;
• необходимо обеспечить анализ актуальности документов и их своевременное обновление по мере изменения и соответствующую идентификацию версий документов;
• необходимо обеспечить наличие актуальных версий документов в местах их применения;
• необходимо обеспечить сохранение документов в течение установленных сроков и возможность их восстановления;
• необходимо обеспечивать уровень конфиденциальности документов согласно требованиям заказчика и других заинтересованных сторон программы;
• необходимо обеспечить предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и соответствующую идентификацию устаревших документов, оставленных для определенных целей.

В заключении отметим, что наш центр сертификации находится в Уфе, но мы успешно работаем со всем регионами России. Наша деятельность не имеет территориальных границ, мы будем рады увидеть Вашу компанию в числе наших партнеров. Если Вам необходимо получить предварительную консультацию об оформлении сертификатов качества ГОСТ Р 54871-2011, наши специалисты ответят на все интересующие вопросы.

Источник: dzen.ru