Приложение Microsoft Outlook — мощный инструмент для организации индивидуальной и групповой работы на компьютере. Outlook представляет собой программу управления данными. Outlook может использоваться для документооборота, формирования задач и заданий группы, управления электронной почтой, планирования дел и собраний, ведения списка контактных лиц и дневника выполняемых действий.
Некоторые возможности Outlook можно использовать с другими приложениями Office. В частности, можно добавить задачу, которую следует выполнить с документами Word и Excel, а также записывать сведения о работе, проделанной над любым документом. С помощью Outlook можно быстро выяснить, с какими документами, сколько времени и когда вы работали.
Outlook позволяет создавать личные списки адресов, сохранять их, управлять массовой рассылкой для отправки сообщений или документов адресатам. Электронные сообщения могут создаваться в любой программе Office, включая Word, Excel, Access и PowerPoint.
Эти сообщения удобнее отправлять в формате HTML, что делает их чтение возможным независимо от того, установлена ли на компьютере адресата соответствующая программа Office. Кроме того, для отправки файла, созданного в, любой программе Office как сообщения Outlook, не требуется выходить из этой программы. Outlook позволяет поддерживать базы данных таких информационных элементов, как заметки, адреса и телефоны корреспондентов, дневниковые записи и т.д. Приложение Microsoft Outlook относится к программам информационных менеджеров (ПИМ) и включает функции таких программ Microsoft, как Schedule Mail, Project, Microsoft Exchange и Explorer (Проводник Windows). Outlook состоит из следующих взаимосвязанных компонентов, в которых используется единообразная форма представления информации: Outlook сегодня — сводки событий; электронной адресной и телефонной книги (Контакты); Календаря; планировщика заданий (Задачи); журнала событий компьютера (Дневник); электронной почты; записной книжки (Заметки).
Курс по Outlook. Урок 1. Вход в учетную запись. Синхронизация почты
Запуск программы можно осуществить несколькими способами.1. Нажмите кнопку Пуск и из пункта Программы выберите Microsoft Outlook.2. Дважды щелкните мышью по ярлыку Microsoft Outlook на рабочем столе.3. Нажмите кнопку Microsoft Outlook на панели Microsoft Office. Откроется главное окно Outlook с открытой (по умолчанию) папкой Входящие, где хранится сообщение «Вас приветствует Microsoft Outlook » (рис.1).
Рис.1. Главное окно Microsoft Outlook
Главное окно Outlook очень похоже на окна других приложений. Оно состоит из строки заголовка, в которой отображается название открытой папки, а также стандартные кнопки сворачивания, разворачивания и закрытия окон. Ниже расположены строка меню и панель инструментов. Левая окно — панель с ярлыками папок, в ней находятся значки для быстрого доступа к ним.
По умолчанию панель Outlook содержит три группы ярлыков: Ярлыки Outlook, Мои ярлыки и Другие ярлыки. Группа Ярлыки Outlook содержит следующие ярлыки; Outlook сегодня, Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Заметки, Удаленные. Группа Мои ярлыки содержит ярлыки: Черновики, Исходящие, Отправленные, Дневник, Обновление Outlook.
Группа Другие ярлыки содержит ярлыки для работы с файловой структурой компьютера: Мой компьютер, Мои документы, Favorites (Избранное). Справа — панель со списком папок и панель просмотра информации, где отображается содержимое выбранной папки. Работа с панелью Список папок аналогична работе с Проводником Windows.
Элементы и папки Outlook
Основными единицами информации в Outlook являются элементы различных типов встречи, сообщения, заметки, контакты, задачи, пометки в Дневнике. Ontlook хранит элементы информации в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа. Так, все заметки хранятся в папке Заметки, все задачи — в папке Задачи и т.д. Фактически Outlook организует базу данных этих элементов.
Папка Outlook — это логическое хранилище информации, не связанное с физическим способом хранения информации на диске. Хотя все эти папки имеют имена, они не видны из программы Проводник Windows, поскольку вся информация Outlook хранится в едином файле на диске. При первом запуске Outlook пользователь имеет доступ к нескольким типам элементов информации.
Outlook хранит эти элементы в следующих папках, которые содержатся в папке Личные папки. Outlook сегодня показывает сводку событий, произошедших и запланированных та день. На ней представлено число новых сообщений, перечислены встречи, запланированные на неделю, и задачи. Эта страница удобна для обзора текущего дня и предстоящей недели.
Входящие содержит поступающие сообщения электронной почты и факсы. В Календаре отображаются собрания и напоминания о встречах, а также планируются встречи и собрания с другими пользователями. Можно установить вывод оповещения для элементов Календаря. Если оповещение установлено, то в заданное время на экране появляется окно с напоминанием о предстоящем событии или встрече.
При планировании собраний имеется возможность просмотра сведений о занятости участников и выбора удобного времени. Также Outlook упрощает отслеживание ежегодных событий, например отпусков и дней рождения. Контакты Outlook используются для хранения имен, номеров телефонов и адресов деловых партнеров. Списки контактных лиц могут импортироваться в Outlook из других программ.
Задачами, назначаемыми на рабочие дни, можно управлять с помощью служебных и личных списков задач Outlook. Можно установить важность задач, включить выдачу напоминаний о сроке завершения и обновлять сведения о ходе выполнения задачи. В Outlook выполняется отслеживание повторяющихся задач.
Outlook также может использоваться для назначения задач другим пользователям и наблюдения за их выполнением. Заметки в Outlook облегчают создание и публикацию сведений, важных для вас и ваших сотрудников, а также управление этими сведениями. В папке Удаленные находятся все удаленные элементы. Черновики содержат черновики и сообщения, не готовые к отправке.
Исходящие — сообщения и факсы, готовые к отправке, но еще не отправленные. Папка Отправленные содержит копии отправленных сообщений электронной почты. Дневник содержит ежедневные записи о личной деятельности. Запись в Дневнике автоматически создается при отправке и приеме электронных сообщений, работе в любом приложении Microsoft Office.
Имеется возможность создавать любые записи вручную. Общий принцип работы с Outlook таков: открыв папку, нужно выбрать требуемый элемент и автоматически запустится обслуживающая его форма. Чтобы быстро найти элемент, не просматривая списки элементов Outlook, можно воспользоваться кнопкой Найти на панели инструментов.
Эта команда позволяет выполнять поиск любых элементов Outlook, включая сообщения, встречи, контакты и задачи. Пользователь Outlook может задавать весьма разнообразные условия поиска, используя команду Расширенный поиск в меню Сервис.
С помощью кнопки Организовать на панели инструментов можно упорядочить содержимое папок, установить свои правила обработки сообщений, даже оградить себя от нежелательных адресатов. Для каждой папки существует набор представлений — способов показа элементов на экране. Набор стандартных представлений включает: таблицу, временную шкалу, карточки и др., но можно создавать и свои собственные с нужными параметрами фильтрации, группировки и сортировки элементов, изменять шрифты представлений. Настройка параметров представления данных и режимов работы элементов Outlook осуществляется при нажатии соответствующей клавиши в диалоговом окне команды Параметры меню Сервис (рис.2).
Рис.2. Окно Параметры
Завершение роботы с Outlook
Для корректного закрытия Outlook выберите команду Файл, Выход и завершение команды.
Outlook сегодня — это самые важные сведения Outlook — почта, календарь и список задач, собранные в одном месте. На странице Outlook сегодня приводится обзор текущего дня, можно посмотреть краткую сводку назначенных встреч, список задач и количество вновь поступивших сообщений электронной почты. Чтобы запустить Outlook сегодня, щелкните по его значку на панели Outlook или задайте его в качестве используемого по умолчанию представления (рис.3).
Рис.3. Окно Outlook сегодня
Для изменения настроек данного представления щелкните на поле Настройка «Outlook сегодня» в верхнем правом углу. Откроется окно настройки (рис.4). Назначения параметров настройки Outlook сегодня приведены в табл.1.
Рис.4. Настройка Outlook сегодня
Выбор задач, которые следует отображать Стили
Таблица 1. Назначение параметров настройки Outlook сегодня
Установите флажок, если вы хотите при запуске открывать окно Outlook сегодня
Выбор папок с элементами типа Сообщение для отображения их а данном представлении. По умолчанию Outlook отображает количество элементов в папках Входящие, Исходящие, Черновики
После внесения изменений в настройки нажмите кнопку Сохранить изменения в правом верхнем углу.
Календарь используется для планирования предстоящей деятельности и напоминания о встречах, собраниях, важных событиях и для ведения дел. Встреча — это мероприятие, для которого в Календаре резервируется время, но на которое не приглашаются люди и для которого не привлекаются ресурсы. Собрание — это встреча, на которую приглашаются люди и привлекаются ресурсы. Событие — это мероприятие продолжительностью не менее 24 ч. Для открытия календаря щелкните по ярлыку Календарь на панели Outlook. Откроется окно Календаря (рис.5). Панель просмотра информации Календаря разделена на три части:
Информация о работе «Основные возможности Microsoft Office Outlook»
Раздел: Информатика, программирование
Количество знаков с пробелами: 32847
Количество таблиц: 3
Количество изображений: 30
Источник: kazedu.com
Ms office outlook что это за программа?
Microsoft Outlook — персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента и Groupware компании Microsoft. . Outlook Express — это бесплатный клиент электронной почты, встроенный в большинство версий Windows, выпущенных в период с 1998 по 2003 годы.
Можно ли пользоваться Outlook бесплатно?
Outlook.com — это бесплатная служба электронной почты для личной электронной почты. Любой человек может перейти https://outlook.com и зарегистрироваться для бесплатной учетной записи электронной почты.
Для чего нужна программа Outlook Express?
Outlook Express основана на более раннем программном обеспечении для электронной почты и новостей — пакете Microsoft Internet Mail and News, поставлявшемся с Internet Explorer 3.0 (хотя название самой программы было изменено на Outlook Express, исполняемый файл по-прежнему называется msimn.exe).
Что такое Microsoft Office Outlook?
Outlook (облачный сервис) — персональный почтовый и информационный сервис компании Microsoft (сайт live.com), входящий в пакет облачных приложений Office Online — веб-версию Microsoft Office.
Где хранятся файлы почты Outlook?
В Outlook 2016, Outlook 2013 и Outlook 2010 новые файлы данных Outlook по умолчанию хранятся в следующих папках: Windows Vista, Windows 7, 8 и 10 : диск:Usersимя_пользователяDocumentsOutlook Filesarchive.
Чем можно заменить Outlook?
- Mailbird. Если сложный интерфейс – ваша основная проблема в Outlook, значит Mailbird – одна из лучших альтернатив для вас. .
- Gmail. Если мы говорим о брендах, то Gmail и Outlook одинаково легко узнаваемы. .
- eM Client. .
- Thunderbird. .
- Windows Mail.
Как бесплатно активировать офис?
Для этого открываем Word 2019, переходим в «Файл» — «Учетная запись». Дальше откроется окно, где будет видно активирован офис или нет. В принципе, если он не будет активирован, то на экране вы увидите сообщение об этом. Переходите внизу, что бы получить лицензионный ключ office 2019 или бесплатный активатор.
Как работать в программе Outlook Express?
- Зайдите в меню Пуск — Все программы — Microsoft Office — Microsoft Outlook.
- Запустите программу и выберите в меню Сервис строку Учетные записи электронной почты.
- В открывшемся окне выберите пункт Добавить новую учетную запись и нажмите Далее.
Где хранятся письма на примере Outlook Express?
Оказывается, все письма Outlook Express хранятся в файлах с расширением . dbx.
В чем преимущества Outlook?
Outlook удобен тем, что позволяет настроить несколько учетных записей, и позволяет работать с корпоративными почтовыми ящиками, ведь для этого в приложении есть все необходимые настройки, в том числе корректировка конфиденциальности и автоматизированных рассылок.
Как смотреть файлы из архива Outlook?
Если вы уже открыли заархивированный файл . pst в Microsoft Outlook, просто перейдите в режим просмотра почты, а затем щелкните, чтобы открыть архив папку или ее подпапки на панели навигации. Затем вы можете увидеть заархивированные электронные письма.
Где находится Outlook exe в Windows 10?
Outlook.exe находится в подпапках «C: Program Files (x86)» — обычно это C: Program Files (x86) Microsoft Office Office14 . Известные размеры файлов в Windows 10/8/7 / XP составляют 13 179 660 байт (83% всех вхождений), 196 440 байт и еще 7 вариантов. Это не файл Windows.
Где находится файл с контактами Outlook?
Чтобы просмотреть контакты из своего списка контактов Outlook, в списке Адресная книга выберите нужную папку контактов в разделе Адресная книга Outlook. Чтобы контакт появился в папке Адресная книга Outlook/Контакты, у него должно быть заполнено поле Эл. почта или Факс.
Источник: dmcagency.ru