Microsoft Outlook как средство автоматизации рабочего места руководителя
Приложение Microsoft Outlook занимает особое место в пакете программ Microsoft Office. Если другие приложения (Word, Excel, Access, PowerPoint) являются, прежде всего, автономными средствами подготовки документов, то Outlook реализует функции интеграционной надстройки, позволяющей организовать весь цикл работ над документами в трудовом коллективе. Некоторые пользователи применяют Outlook лишь как средство обработки электронной почты, но на самом деле функции программы гораздо тире, а электронная почта занимает среди инструментов Outlook важное, но отнюдь не первое место.
Таким образом, с точки зрения пользователя, программа Outlook выполняет функции личного секретаря и помощника, заменяя иногда целую канцелярию. Многие задачи она способна решать самостоятельно, некоторые требуют участия пользователя. В англоязычной литературе такие продукты относят к классу систем управления ходом работ (workflow management).
Как настроить Microsoft Office Outlook?
Так как программа ориентирована на применение в корпоративных сетях, она относится и к категории workgroup management, то есть является средством организации групповой работы. Необходимо подчеркнуть, что полноценное использование всех средств Outlook возможно только при работе в сети под управлением операционной системы Windows NT и при наличии приложения Microsoft Exchange Server. В противном случае (то есть на локальном компьютере или в одноранговой сети) некоторые функции Outlook будут недоступны.
Если подойти к настройке Outlook с ответственностью, не пожалеть времени на заполнение первичных данных и настройку инструментов, усилия многократно окунаются, причем программа поможет справиться не только с организацией служебных, но и личных дел. К примеру, она может напоминать о знаменательных датах в жизни родных и близких, с которыми их желательно вовремя поздравлять, 16.2. Основные компоненты Microsoft Outlook
Для решения обширного круга задач по планированию и организации работы Outlook имеет следующие функциональные элементы:
организатор контактов и собраний;
записную книжку (для заметок).
Все перечисленные элементы способны непосредственно взаимодействовать друг с другом, так как по сути дела представляют собой набор фильтров единой базы данных Outlook. To есть, вся информация хранится в одном массиве, работа с которым происходит на основе определенного набора полей, характерного для данной функции. Физически не существует папок Календарь, Дневник и прочих.
Все это логические, а не физические структуры. Это важно знать, если необходимо перенести данные из Outlook на другой диск или компьютер. Стандартными средствами Outlook, Office или Windows такую операцию выполнить невозможно. Но существуют специальные служебные средства, позволяющие выполнить перенос данных и даже преобразовать их в другие форматы.
Программа Microsoft Outlook тесно интегрирована с другими приложениями пакета Microsoft Office. С ее помощью можно организовать работу с документами, разработанными в других программах Microsoft Office таким образом, чтобы автоматически отслеживались сроки и этапы выполнения работ, проверялась синхронизация версий документов, устанавливалось соответствие между документами и задачами, людьми, сроками.
MS Outlook 2016 От А до Я полный видеоурок.
Источник: studopedia.ru
Microsoft Outlook
(Ма́йкрософт Аутлу́к) — персональный информационный менеджер с
функциями почтового клиента и корпоративного планировщика компании Майкрософт,
входящий в стандартный пакет офисных программ Microsoft Office.
Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook
является органайзером с функциями календаря, планировщика задач, записной книжки и
менеджера контактов. Так же Outlook позволяет отслеживать работу с документами из
пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы.
Не следует путать Outlook с продуктом Outlook Express. Outlook Express — это клиент
электронной почты, встроенный в большинство версий Windows, выпущенных в период с
1998 по 2003 годы.
Описание
Outlook может не только использоваться как отдельное приложение, но и выступать в
роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server. Это делает доступными
дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации:
общие почтовые ящики, папки задач, конференции, календари, планирование и
резервирование времени общих встреч, согласование документов. Microsoft Outlook и
Microsoft Exchange Server являются платформой для организации документооборота, так
как они обеспечены системой разработки пользовательских плагинов и скриптов, с
помощью которых возможно программирование дополнительных функций
документооборота (и не только документооборота), не предусмотренных в стандартной поставке.
Дополнения и надстройки
«Диспетчер деловых контактов» — надстройка для MS Office Outlook 2003,
поставляемая вместе с Microsoft Office System 2003. В «Диспетчере деловых контактов»
можно управлять деловыми контактами, счетами и возможными продажами, также могут
содержаться дополнительные сведения (например, вложения, рисунки, деловые заметки и
сведения о продукции). Это помогает объединять сведения о деловых контактах со
сведениями о встречах, задачах, напоминаниях, а также взаимодействовать с другими
программами Microsoft Office, например Office Excel 2003.
Версии
Версии на платформе Windows:
• Outlook 97
• Outlook 98
• Outlook 2000 (также известен как Outlook 9)
• Outlook 2002 (также известен как Outlook 10 или Outlook XP)
• Office Outlook 2003
• Office Outlook 2007 (версии Windows ниже XP не поддерживаются)
• Office Outlook 2010
• Office Outlook 2013
Было выпущено несколько версий Outlook под Mac OS.
Литература по Microsoft Outlook
• Глеб Архангельский Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007. — М.:
Манн, Иванов и Фербер, 2007. — С. 236
• С. Макги Тайм-менеджмент с помощью Microsoft Outlook. Специальное
издание. — СПб.: Питер, 2007. — С. 264
• Билл Дизель Outlook 2002 для «чайников» = Outlook(r) 2002 For Dummies(r). — М.:
«Диалектика», 2003. — С. 288
• Гордор Падвик Использование Microsoft Outlook 2002. Специальное издание =
Special Edition Using Microsoft Outlook 2002. — М.: «Вильямс», 2002. — С. 768.
• Джоан Преппернау, Джойс Кокс :: Microsoft Office Outlook 2007. Шаг за шагом ::
Москва, Эком, 2007 :: 544 стр. с ил. :: тираж 5000 экз.
Источник: www.wikipro.ru
Основные возможности Outlook
Приложение Microsoft Outlook — мощный инструмент для организации индивидуальной и групповой работы на компьютере. Outlook представляет собой программу управления данными.
Outlook может использоваться для документооборота, формирования задач и заданий группы, управления электронной почтой, планирования дел и собраний, ведения списка контактных лиц и дневника выполняемых действий.
Некоторые возможности Outlook можно использовать с другими приложениями Office. В частности, можно добавить задачу, которую следует выполнить с документами Word и Excel, а также записывать сведения о работе, проделанной над любым документом. С помощью Outlook можно быстро выяснить, с какими документами, сколько времени и когда вы работали.
Outlook позволяет создавать личные списки адресов, сохранять их, управлять массовой рассылкой для отправки сообщений или документов адресатам.
Электронные сообщения могут создаваться в любой программе Office, включая Word, Excel, Access и PowerPoint. Эти сообщения удобнее отправлять в формате HTML, что делает их чтение возможным независимо от того, установлена ли на компьютере адресата соответствующая программа Office. Кроме того, для отправки файла, созданного в, любой программе Office как сообщения Outlook, не требуется выходить из этой программы.
Outlook позволяет поддерживать базы данных таких информационных элементов, как заметки, адреса и телефоны корреспондентов, дневниковые записи и т. д.
Приложение Microsoft Outlook относится к программам информационных менеджеров (ПИМ) и включает функции таких программ Microsoft, как Schedule Mail, Project, Microsoft Exchange и Explorer (Проводник Windows).
Outlook состоит из следующих взаимосвязанных компонентов, в которых используется единообразная форма представления информации:
- Outlook сегодня — сводки событий;
- электронной адресной и телефонной книги (Контакты);
- Календаря;
- планировщика заданий (Задачи);
- журнала событий компьютера (Дневник);
- электронной почты;
- записной книжки (Заметки).
Источник: workpaper.ru
MS Outlook
Microsoft Outlook на протяжении всей своей истории являлся достойным приложением, способным соперничать с конкурентным программным обеспечением других производителей. Новая версия этой почтовой программы преподнесла приятный сюрприз постоянным и новым пользователям, поскольку трудно найти другую программу для работы с электронной почтой, которая сочетала бы в себе красоту, функциональность и удобство использования. Работая с Outlook, вы сэкономите много времени при выполнении различных операций с почтой. А чтобы научиться использовать Microsoft Outlook максимально эффективно, прочитайте этот раздел. В разделе собран весь материал, который поможет вам разобраться со всеми тонкостями работы в Microsoft Outlook.
Outlook 2013 • Данные • Практикум 4272
Возможности анализа электронной почты и использования времени для достижения максимальной эффективности
Постоянный поток электронных сообщений может быстро превратить выполнимый список дел в рабочий кошмар. Эти десятки (или сотни) сообщений отвлекают ваше внимание, повышают уровень стресса и замедляют работу. Если не проявлять осторожность — а иногда даже несмотря на предпринятые меры — обработка электронной почты грозит превратиться во вторую рабочую смену.
Outlook 2013 • Компьютер 22514
TOP-11 функций Microsoft Outlook для получения максимальной отдачи
Электронная почта – это основополагающая составляющая современного делового мира. Она снимает с нас необходимость пользоваться телефоном и придает нашим коммуникациям скорость света. Она предоставляет широкие возможности детально рассматривать наши рабочие проекты, вопросы, ответы, мнения, запросы и отзывы, что является ключом к улучшению коммуникаций.
Outlook 2013 • Безопасность • Интернет 6213
Как в Microsoft Outlook реализована автоматизация задач и программная поддержка
Макросы могут использоваться для автоматизации часто выполняемых в Microsoft Outlook задач. Макросом называется последовательность команд и инструкций, сгруппированных в одну команду для автоматического выполнения задачи. Редактор Microsoft Visual Basic позволяет создавать гибкие мощные макросы на основе инструкций Visual Basic.
Outlook 2013 • Данные • Программы 6413
Как в Microsoft Outlook использовать надстройки для модели компонентных объектов (COM – Component Objects Model)
Надстройками для модели компонентных объектов называются исполняемые файлы (.exe) или файлы библиотек динамической компоновки (.dll), которые обеспечивают дополнительные возможности в Microsoft Outlook. Широкий набор надстроек для модели компонентных объектов и других программных расширений можно найти на web-узле Microsoft Office.
Outlook 2013 • Данные • Элементы 3601
Как в Microsoft Outlook настроить перемещение или копирование данных из одной программы в другую
Для перемещения или копирования данных, создания связанных объектов, ярлыков или гиперссылок между документами различных приложений можно использовать перетаскивание. Для этого оба приложения должны поддерживать технологию OLE.
Outlook 2013 • Безопасность • Интернет 4331
Как в Microsoft Outlook настроить доступ к данным совместно с другими программами
Использование мастера импорта и экспорта для импорта и экспорта данных предохраняет от необходимости повторного ввода необходимых данных вручную. Элементы, созданные на нескольких языках или на языке, не поддерживаемом системной кодовой страницей, не следует импортировать и экспортировать в файлы тех типов, которые не поддерживают Юникод.
Outlook 2013 • Параметры • Программы 5814
Как в Microsoft Outlook использовать группы новостей и программы чтения новостей
Программы чтения новостей используются для получения доступа к различным типам групп новостей, для загрузки и чтения новостей и отправки ответов на них. Группы новостей – ценный источник информации, из которого можно узнать, о чем думают окружающие, и где можно получить сведения от людей, использующих одинаковые продукты и технологии.
Outlook 2013 • Интернет • Контакты 6747
Как в Microsoft Outlook создавать собрания по сети
С помощью Microsoft Outlook можно назначать не только очные собрания, но и собрания по сети, «виртуальные собрания», которые можно посещать, не отходя от компьютера. Для данной цели существует много программ, но выбор конкретной зависит от количества приглашенных участников, от их местоположения и от необходимых для проведения собрания услуг, таких как возможность совместно использовать документы или…
Разделы
Компьютер для женщин
Источник: ladyoffice.ru