Ms excel что это за программа и как работает

Microsoft Excel самая популярная офисная программа для работы с данными в табличным виде, и поэтому практически каждый пользователь, даже начинающий, просто обязан уметь работать в данной программе. Работа в Excel подразумевает не только просмотр данных, но и оперирование этими данными, а для этого на помощь Вам приходят функции, о которых мы сегодня и поговорим.

Сразу хотелось бы отметить, что все примеры будем рассматривать в Microsoft office 2010.

Сегодня мы рассмотрим несколько одних из самых распространенных функций Excel, которыми очень часто приходится пользоваться. Они на самом деле очень простые, но почему-то некоторые даже и не подозревают об их существовании.

Примечание! Сегодняшний материал посвящен встроенным функциям, которые присутствуют в Excel по умолчанию, рассматривать макросы или программки на VBA сегодня мы не будем, однажды на этом сайте мы уже затрагивали тему VBA Excel в статье — Запрет доступа к листу Excel с помощью пароля, если интересно можете посмотреть.

Введение в электронные таблицы (MS Excel). На примере семейного бюджета

Функция Excel – Сцепить

Данная функция соединяет несколько столбцов в один, например, у Вас фамилия имя отчество расположены в отдельном столбце, а Вам хотелось бы соединить их в один. Также Вы можете использовать эту функцию и для других целей, но надеюсь, смысл ее понятен, пример ниже. Для того чтобы вызвать эту функцию необходимо написать в отдельной ячейке =сцепить(столбец1; столбец2 и т.д.), или на панели нажать кнопку «вставить функцию» и набрать сцепить в поиске, и уже потом в графическом интерфейсе выбрать поля.

Функция Excel – ВПР

Эта функция расшифровывается как «Вертикальный просмотр» и полезна она тем, что с помощью нее можно искать данные в других листах или документах Excel по определенному ключевому полю. Например, у Вас есть две таблицы, содержащие одно одинаковое поле, но остальные колонки другие и Вам хотелось бы скопировать данные из одной таблицу в другую по этому ключевому полю:

Вы действуете также как и в предыдущем примере, или пишите или выбираете через графический интерфейс, например:

С описанием полей проблем не должно возникнуть, там все написано. Далее жмете «ОК» и получаете результат:

Как создать таблицу в Excel? Как работать в Excel. Эксель для Начинающих

Функции Excel – Правсимв и Левсимв

Данные функции просто вырезают указанное количество знаков справа или слева (я думаю из названия понятно). Например, требуется тогда когда нужно, например, получить из адреса индекс в отдельное поле, а индекс подразумевается идти в начале строки или любой другой номер или лицевой счет у кого какие нужды, для примера:

Функция Excel – Если

Это обычная функция на проверку выражения или значения. Иногда бывает полезна. Например, нам необходимо в столбец C записывать значение «Больше» или «Меньше» на основании сравнения полей A и B т.е. например, если A больше B то записываем «Больше» если меньше то соответственно записываем «Меньше»:

На сегодня я думаю достаточно, да и принцип я думаю, понятен, т.е. в окне выбора функций все функции сгруппированы по назначению (категории) и с подробным описанием, как вызывается окно функций, Вы уже знаете, но все равно напомню, на панели жмем «Вставить функцию» и ищем нужную Вам функции и все.

Надеюсь, все выше перечисленные примеру окажутся Вам полезны.

Источник: info-comp.ru

Работа в Microsoft Excel 2010: Информация

Microsoft Office Excel – основной, в настоящее время, редактор, с помощью которого можно создавать и форматировать таблицы, анализировать данные. Готовящаяся к официальному выходу версия Microsoft Office Excel 2010, наследуя возможности версии 2007 года, развивает и дополняет их. Курс предназначен для офисных сотрудников всех уровней и специальностей (руководители, менеджеры, секретари, бухгалтеры и др.), студентов и учащихся. Обучение проводится по оригинальной авторской методике, подкрепленной соответствующими учебно-методическими материалами.

Курс начинается со знакомства с интерфейсом Excel 2010. Показаны основные элементы интерфейса и приемы работы с ними. Рассмотрены способы работы с файловой системой, обращено внимание на новый формат файлов Excel 2010, показано преобразование файлов из старых форматов в новый и наоборот.

Изучаются общие вопросы работы с книгами и листами: выбор режимов просмотра, перемещение, выделение фрагментов. Рассмотрены основные способы ввода и редактирования данных, создания таблиц. Существенная часть курса посвящена вычислениям в Excel. Рассмотрены общие вопросы работы с формулами и организации вычислений, а также использование основных функций.

Большое внимание уделено оформлению таблиц. Рассмотрено использование числовых форматов, в том числе создание личных форматов. Представлены основные способы форматирования ячеек и таблиц. Показаны возможности условного форматирования, использования в оформлении стилей и тем. В курсе рассмотрена работа с примечаниями.

Показаны основы защиты информации от несанкционированного просмотра и изменения. Показаны основы создания, изменения и оформления диаграмм, в том числе микродиграмм — инфокривых. Изучается подготовка к печати и настройка параметров печати таблиц и диаграмм.

Специальности: Менеджер

Источник: intuit.ru

8 приёмов для быстрой работы в Excel: клавиши и функции

Оказывается, в таблице эксель более 470 скрытых функций. На первый взгляд, это много — за всю жизнь такое количество «помощников» не выучить и не запомнить. На самом деле, запоминать всё и сразу необязательно: начать можно с малого и разбираться постепенно, по мере поступления задач. Допустим, сначала изучить и запомнить универсальные функции, которые нужны постоянно.

В статье рассказываем о 8 популярных приёмах, которые помогут работать быстрее в экселе — это сочетания клавиш и определённые функции, необходимые при работе с любыми таблицами. Изучите их и начните применять — и вы заметите, что времени на решение многих рабочих задач, связанных с таблицами, уходит меньше. Рекомендуем сразу после прочтения потренироваться, чтобы не забыть новую информацию.

Содержание статьи скрыть

Горячие клавиши в экселе

Представьте, что у вас сломалась мышка — в этом случае многие операции становятся невозможными, но только не в экселе. Благодаря сочетанию клавиш в Excel вы сможете полноценно продолжать работу, используя клавиатуру.

Но горячие клавиши в экселе выручают не только в случаях, когда мышка сломана — они удобны сами по себе. Вам не приходится постоянно переключать внимание с клавиатуры на мышку — можно сконцентрироваться на рабочих задачах.

В таблице собрали сочетания клавиш, которыми можно пользоваться при создании самых разных документов в экселе.

Горячие клавиши	Действие
Ctrl + B	выделить текст жирным
Ctrl + Z	отменить последнее действие
Ctrl + S	сохранить документ
Ctrl + C	копировать выделенный фрагмент или элемент
Ctrl + V	вставить скопированный фрагмент или элемент
Shift + пробел	выделить всю строку
Ctrl + Shift + +	вставить ячеек или строк
Alt + Enter	перенести текст на новую строку — удобно при заполнении ячеек длинными текстами
F2	моментальное редактировать ячейку — не нужно кликать мышкой два раза

Горячие клавиши есть почти на все действия в экселе, но даже представленных в таблице достаточно, чтобы работать только на клавиатуре.

Ежедневные советы от диджитал-наставника Checkroi прямо в твоем телеграме!
Подписывайся на канал
Подписаться

Автозаполнение

Инструмент «Автозаполнение» необходим при введении большого количества данных и выполнении однотипных действий. Можно вводить и вручную, но тогда процесс отнимет у вас больше времени, а с автозаполнением вы тот же объём работы сделаете за секунды.

Вот как в Excel это осуществить на примере заполнения таблицы по рабочим дням:

Шаг 1. Поставьте две ближайшие рабочие даты и выделите их, как это сделано на скрине ниже:

Шаг 2. Вы увидите чёрный плюс — потяните за него вниз:

Шаг 3. Когда вы остановите протяжку, появится значок справа. Нажмите на него и выберите только рабочие дни:

Таблица автоматически заполнилась рабочими днями. Помимо рабочих дней, можно использовать и другие параметры в окошке справа.

Есть такая разновидность автозаполнения — мгновенное заполнение с помощью функции Flash Fill. Допустим, у вас есть таблица со ссылками на видео в ютубе, и вам нужно извлечь все ID с этих ссылок. Для этого выполните два простых шага.

Шаг 1. Скопируйте нужную вам часть ссылки, вставьте элемент в ячейку рядом и выделите ячейки, которые нужно заполнить. Вот как у вас должно получится в итоге:

Шаг 2. Нажмите клавиши Ctrl + E, и сработает автозаполнение. Вы перенесёте данные без формул и ручного ввода:

Текст по столбцам

С помощью функции «Текст по столбцам» можно поделить на части любые элементы в таблице. Это удобно, когда нужно разбить большое количество информации, но без ошибок ввода и потери данных.

Представьте, что вам нужно разобраться в большой выгрузке на 1000 позиций: допустим, на склад поступила крупная партия нового товара или вам необходимо подготовить большой отчёт по итогам экзаменов среди девятиклассников. И вот вы получаете эту кучу данных: обычно между ними есть разделитель — пробел, точка с запятой, двоеточие и др. На скрине — пример такого разделителя в виде точки с запятой:

Шаг 1. С помощью разделителя можно показать функции, где начинается разрыв. Для этого необходимо зайти в раздел «Данные», найти кнопку «Текст по столбцам» и выбрать в открывшемся окошке подходящий вариант:

Шаг 2. Нажмите кнопку «Далее», а затем «Готово». Буквально за секунду все данные будут расположены по столбцам — теперь таблица смотрится аккуратно и с ней можно работать дальше:

Автосумма

С помощью функции «Автосумма» вы сложите данные за считанные секунды, независимо от количества. Вам не нужно писать функцию суммирования и выделять данные — всё это можно сделать буквально несколькими нажатиями на кнопку.

Чтобы посчитать данные строки или столбца с помощью автосуммы, выберите ячейку рядом со складываемыми числами, как на скрине:

Нажмите одновременно кнопки Alt и =, и программа сама посчитает вам все данные.

Транспонирование

Если вы создали большую таблицу, а потом поняли, что строки и столбцы надо поменять местами — это не конец света. Вручную переносить огромное количество информации утомительно и невероятно долго, но в экселе есть специальная функция — транспонирование, то есть преобразование массива данных, при котором строки меняются местами со столбцами. На весь процесс при транспонировании вам понадобится не более минуты.

Шаг 1. Выберите текст и скопируйте его:

Шаг 2. С помощью правой кнопки мыши вставьте текст, но не обычным способом, а с транспонированием, как на скрине ниже:

Этот приём работает в обе стороны: можно преобразовать столбцы в строки, и наоборот.

Восстановление данных

Представьте ситуацию: вы весь рабочий день готовили отчёт, потратили на него все силы. Наконец отчёт готов, и вы собираетесь закрыть документ. В этот момент вас отвлекли, и вместо кнопки «Сохранить» вы случайно нажимаете на ту, что посередине окошка — «Не сохранять».

Секунды паники и отчаяния, но не спешите отчаиваться. Эксель — умная программа, и о сохранении данных она заботится без нашего ведома, чтобы в случае таких вот непредвиденных ситуаций вы могли их восстановить.

Откройте любой другой документ эксель, нажмите на кнопку «Файл» в верхнем левом углу, затем «Сведения» и «Управление книгой». Откроется специальная папка, где хранятся все несохранённые файлы, с которыми вы когда-либо работали. Вам остаётся найти свой файл, и всё!

Сравнение

Иногда нужно быстро сравнить два списка и найти совпадения. Если данных совсем немного — можно сравнить вручную. Но когда речь идёт о большом объёме информации, поможет специальная функция — «Сравнение».

Рассказываем, как это сделать.

Шаг 1. Выделите оба списка, которые планируете сравнить:

Шаг 2. Откройте условное форматирование, нажмите «Правило выделения ячеек», затем «Повторяющиеся значения». Откроется список, где нужно выбрать «Уникальные».

Есть и другой способ. Можно выделить в таблице данные для анализа и нажать внизу кнопку «Быстрые действия» — на скрине на неё наведён курсор в конце выделенных ячеек:

Вы сможете создавать гистограммы, суммы и любые другие действия для анализа. Все они будут отображаться в таблице рядом с данными.

Изучите и другие возможности экселя, например, способы нумерации. Читайте об этой функции подробно в статье 6 простых способов сделать автоматическую нумерацию в Excel — инструкция и видео

Подведём итог

Мы рассмотрели только восемь приёмов, как в Excel экономить время и работать с большими данными без потери информации и случайных ошибок. Их не нужно специально учить: достаточно использовать при работе с любыми документами, и через короткое время вы к ним привыкните.

Вы можете изучить эксель более глубоко и стать ещё более востребованным специалистом, который умеет работать с таблицами на профессиональном уровне. Выбирайте подходящий курс из подборки Checkroi

Источник: checkroi.ru

Как работать с формулами в Excel

Формулы в Excel делятся на простые, сложные и комбинированные.

Анастасия Хамидулина
Автор статьи

Формулы Excel используют, когда данных очень много. Например, чтобы посчитать сумму нескольких чисел быстрее, чем на калькуляторе. Преимуществ много, поэтому работодатели часто указывают эту программу в требованиях. В конце марта 2022 года 64 225 вакансий на хедхантере содержали формулировки вроде «уверенный пользователь Excel», «работа с формулами в Excel».

Кому важно знать Excel и где выучить основы

Excel нужен бухгалтерам, чтобы вести учет в таблицах. Экономистам, чтобы делать перерасчет цен, анализировать показатели компании. Менеджерам — вести базу клиентов. Аналитикам — строить и проверять гипотезы.

Программу можно освоить самостоятельно, например по статьям в интернете. Но это поможет понять только основные формулы. Если нужны глубокие знания — как строить сложные прогнозы, собирать калькулятор юнит-экономики, — пройдите курсы.

На онлайн-курсе Skypro «Аналитик данных» научитесь владеть базовыми формулами Excel, работать с нестандартными данными, статистикой. Кроме Excel вы изучите Metabase, SQL, Power BI, язык программирования Python. Программа подойдет даже тем, у кого совсем нет опыта в анализе и кто не любит математику. Вас ждут живые вебинары, мастер-классы, домашки с разбором, помощь наставников.

Урок из курса «Аналитик данных» в Skypro

Из чего состоит формула в Excel

= с него начинают любую формулу;

( ) заключают формулу и ее части;

; применяют, чтобы указать очередность ячеек или действий;

: ставят, чтобы обозначить диапазон ячеек, а не выбирать всё подряд вручную.

В Excel работают с простыми математическими действиями:

сложением +

вычитанием —

умножением *

делением /

возведением в степень ^

Еще используют символы сравнения:

равенство =

меньше

больше >

меньше либо равно

больше либо равно >=

не равно <>

Основные виды

Все формулы в Excel делятся на простые, сложные и комбинированные. Их можно написать самостоятельно или воспользоваться встроенными.

Простые

Применяют, когда нужно совершить одно простое действие, например сложить или умножить.

✅ СУММ. Складывает несколько чисел. Сумму можно посчитать для нескольких ячеек или целого диапазона.

=СУММ(А1;В1) — для соседних ячеек;

=СУММ(А1;С1;H1) — для определенных ячеек;

=СУММ(А1:Е1) — для диапазона.

Сумма всех чисел в ячейках от А1 до Е1

✅ ПРОИЗВЕД. Умножает числа в соседних, выбранных вручную ячейках или диапазоне.

Произведение всех чисел в ячейках от А1 до Е1

✅ ОКРУГЛ. Округляет дробное число до целого в большую или меньшую сторону. Укажите ячейку с нужным числом, в качестве второго значения — 0.

=ОКРУГЛВВЕРХ(А1;0) — к большему целому числу;

=ОКРУГЛВНИЗ(А1;0) — к меньшему.

Округление в меньшую сторону

✅ ВПР. Находит данные в таблице или определенном диапазоне.

=ВПР(С1;А1:В6;2)

• С1 — ячейка, в которую выписывают известные данные. В примере это код цвета.
• А1 по В6 — диапазон ячеек. Ищем название цвета по коду.
• 2 — порядковый номер столбца для поиска. В нём указаны названия цвета.

Формула вычислила, какой цвет соответствует коду

✅ СЦЕПИТЬ. Объединяет данные диапазона ячеек, например текст или цифры. Между содержимым ячеек можно добавить пробел, если объединяете слова в предложения.

=СЦЕПИТЬ(А1;В1;С1) — текст без пробелов;

=СЦЕПИТЬ(А1;» «;В1;» «С1) — с пробелами.

Формула объединила три слова в одно предложение

✅ КОРЕНЬ. Вычисляет квадратный корень числа в ячейке.

=КОРЕНЬ(А1)

Квадратный корень числа в ячейке А1

✅ ПРОПИСН. Преобразует текст в верхний регистр, то есть делает буквы заглавными.

=ПРОПИСН(А1:С1)

Формула преобразовала строчные буквы в прописные

✅ СТРОЧН. Переводит текст в нижний регистр, то есть делает из больших букв маленькие.

=СТРОЧН(А2)

✅ СЧЕТ. Считает количество ячеек с числами.

=СЧЕТ(А1:В5)

Формула вычислила, что в диапазоне А1:В5 четыре ячейки с числами

✅ СЖПРОБЕЛЫ. Убирает лишние пробелы. Например, когда переносите текст из другого документа и сомневаетесь, правильно ли там стоят пробелы.

=СЖПРОБЕЛЫ(А1)

Формула удалила двойные и тройные пробелы

Сложные

✅ ПСТР. Выделяет определенное количество знаков в тексте, например одно слово.

=ПСТР(А1;9;5)

1. Введите =ПСТР.
2. Кликните на ячейку, где нужно выделить знаки.
3. Укажите номер начального знака: например, с какого символа начинается слово. Пробелы тоже считайте.
4. Поставьте количество знаков, которые нужно выделить из текста. Например, если слово состоит из пяти букв, впишите цифру 5.

В ячейке А1 формула выделила 5 символов, начиная с 9-го

✅ ЕСЛИ. Анализирует данные по условию. Например, когда нужно сравнить одно с другим.

=ЕСЛИ(A1>25;»больше 25″;»меньше или равно 25″)

В формуле указали:

• А1 — ячейку с данными;
• >25 — логическое выражение;
• больше 25, меньше или равно 25 — истинное и ложное значения.

Первый результат возвращается, если сравнение истинно. Второй — если ложно.

Число в А1 больше 25. Поэтому формула показывает первый результат — больше 25.

✅ СУММЕСЛИ. Складывает числа, которые соответствуют критерию. Обычно критерий — числовой промежуток или предел.

=СУММЕСЛИ(В2:В5;»>10″)

В формуле указали:

• В2:В5 — диапазон ячеек;
• >10 — критерий, то есть числа меньше 10 не будут суммироваться.

Число 8 меньше указанного в условии, то есть 10. Поэтому оно не вошло в сумму.

=СУММЕСЛИМН(D2:D6;C2:C6;»сувениры»;B2:B6;»ООО ХY»)

• D2:D6 — диапазон, из которого суммируем числа;
• C2:C6 — диапазон ячеек для категории;
• сувениры — условие, то есть числа другой категории учитываться не будут;
• B2:B6 — диапазон ячеек для компании;
• ООО XY — условие, то есть числа другой компании учитываться не будут.

Под условия подошли только ячейки D3 и D6: их сумму и вывела формула

Комбинированные

В Excel можно комбинировать несколько функций: сложение, умножение, сравнение и другие. Например, вам нужно найти сумму двух чисел. Если значение больше 65, сумму нужно умножить на 1,5. Если меньше — на 2.

=ЕСЛИ(СУММ(A1;B1)<65;СУММ(A1;B1)*1,5;(СУММ(A1;B1)*2))

То есть если сумма двух чисел в А1 и В1 окажется меньше 65, программа посчитает первое условие — СУММ(А1;В1)*1,5. Больше 65 — Excel задействует второе условие — СУММ(А1;В1)*2.

Сумма в А1 и В1 больше 65, поэтому формула посчитала по второму условию: умножила на 2

Встроенные

Используйте их, если удобнее пользоваться готовыми формулами, а не вписывать вручную.

1. Поместите курсор в нужную ячейку.
2. Откройте диалоговое окно мастера: нажмите клавиши Shift + F3. Откроется список функций.
3. Выберите нужную формулу. Нажмите на нее, затем на «ОК». Откроется окно «Аргументы функций».
4. Внесите нужные данные. Например, числа, которые нужно сложить.

Ищите формулу по алфавиту или тематике, выбирайте любую из тех, что использовали недавно

Как скопировать

Если для разных ячеек нужны однотипные действия, например сложить числа не в одной, а в нескольких строках, скопируйте формулу.

1. Впишите функцию в ячейку и кликните на нее.
2. Наведите курсор на правый нижний угол — курсор примет форму креста.
3. Нажмите левую кнопку мыши, удерживайте ее и тяните до нужной ячейки.
4. Отпустите кнопку. Появится итог.

Посчитали сумму ячеек в трех строках

Как обозначить постоянную ячейку

Это нужно, чтобы, когда вы протягивали формулу, ссылка на ячейку не смещалась.

1. Нажмите на ячейку с формулой.
2. Поместите курсор в нужную ячейку и нажмите F4.
3. В формуле фрагмент с описанием ячейки приобретет вид $A$1. Если вы протянете формулу, то ссылка на ячейку $A$1 останется на месте.

Как поставить «плюс», «равно» без формулы

Когда нужна не формула, а данные, например +10 °С:

1. Кликните правой кнопкой по ячейке.
2. Выберите «Формат ячеек».
3. Отметьте «Текстовый», нажмите «ОК».
4. Поставьте = или +, затем нужное число.
5. Нажмите Enter.

Источник: sky.pro