Итак, как развернуть систему аналитики на предприятии за максимально короткий промежуток времени? Для этого воспользуемся связкой MS Excel + MS Access. В Access развертываем систему хранения детальных данных, а MS Excel используем как систему визуализации при помощи сводных таблиц.
Вопросы, на которые должна давать ответы аналитическая система:
- Анализ выручки по предприятию в разрезе групп и месяцев.
- Проведение ABC и XYZ анализов.
- Мониторинг акций, проходящих в магазине.
План действий такой:
- Предварительный анализ размера системы, подсчет количества строк и размера БД.
- Разработка ТЗ в отдел ИТ для проектирования выгрузки данных из системы управления в нашу систему аналитики.
- Под ТЗ проектируем БД в Access для дальнейшего автоматического импорта выгрузки под наши нужды.
- Ну, и самый, пожалуй, легкий, для знатоков Excel — это создание сводной таблицы на основе среза из Access.
Произведем оценку возможности развертывания такой системы на предприятии. Пусть имеется предприятие, продающее бытовую технику. Оцениваемый ежемесячный объем продаваемых товаров через магазин в день составляет 52 товара. Пусть у предприятия имеется 30 магазинов.
SQL: Агрегатные функции SUM, AVG, COUNT, MIN, MAX в запросах Access
Тогда оценочный годовой прирост БД составит порядка 52*30*365= 569 400 строк для хранения информации о продажах с каждодневной разбивкой (далее будем называть это Детальным Слоем). Итак, полмиллиона строк — это много или мало? На самом деле, я работал и с 8 000 000 строк в БД Access, и это не составляло особой трудности. То есть БД Access можно использовать в течении 14 лет для хранения детального слоя. Далее мы можем свободно перейти и на другие БД, главное — суметь доказать, что такие проекты приносят реальную пользу и могут быть развернуты в принципиально короткие сроки.
Проектирование ТЗ для выгрузки из системы управления
Начинаем писать ТЗ на выборку данных для загрузки в детальный слой:
- Составить запрос информации в разрезе:
- Магазин (для рассмотрения динамики в разрезе магазинов).
- Дата (для выявление сезонных и ежедневных колебаний в предпраздничные дни).
- Название товара (для рассмотрения АВС анализа по товарам).
- Производитель товара (для исследования распределения брендов).
- Количество товара, сумма реализации (сами данные).
- Номер дисконтной карты (проникновение акции среди покупателей).
- Продавец-консультант (по возможности, для отслеживания наиболее успешных продавцов).
- Номер сертификата (для отслеживания продвижения акций с сертификатами).
- Номер заказа или чека (для отслеживания взаимосвязанных товаров).
- Тип магазина: интернет или обычный (отслеживание доли интернет продаж).
- Группы товаров (для ABC и XYZ анализа).
- Покупатель (для отслеживания продаж по покупателям).
- Направление продаж (B2B, B2C).
- Название акции, по которой продается товар.
- Организовать выгрузку в файл, который сможет принять большой объем данных (можно и в CSV, или в dBASE). При экспорте в CSV файл получается большой и надо правильно выбрать разделитель полей (его не должно быть в названии товара!)
Прописываем каталог для обмена данными с IT и приступаем к проектированию БД в системе Access.
Электронные таблицы или базы данных: Excel vs Access
Проектирование БД
Пока готовятся выборки, можно пить кофе и думать, как жить дальше. Хорошо спроектированная БД должна в минимальные сроки ответить на вопросы, которые будут возникать в процессе эксплуатации БД. Приведем пару важных вопросов, которые точно встретятся:
- Что добавилось (способна ли ваша БД отследить добавление данных и принять их)?
- Как разработать процедуру добавления данных в БД?
При проектировании БД для аналитических систем будем придерживаться схемы звездочка (предпочтительно) или снежинка. Более подробно по схемам развертывания можно ознакомиться здесь (Организация хранилища). Ниже я привел пример БД, который использовался при развертывания системы на реальном предприятии. Не все поля из ТЗ оказалось возможным выгрузить. На том, что удалось выгрузить, спроектировали БД для аналитики.
Здесь выбрана система снежинка для развертывания БД. Хотя, при удалении таблицы city схема превратится в обычную звездочку. Таблицы, расположенные в центре, являются ключевыми в проекте. Первая таблица cube_sale — это детализированный слой хранения данных, вторая tmp_pr5 таблица со входными данными будет любезно предоставляться для нашей системы отделом ИТ.
Соответствие tmp_pr5 с консольными таблицами осуществляется по названиям (товара, групп товара, бренду и т.д.), тогда как cube_sale связывается с консольными таблицами по ключу для экономии места размещения и скорости работы БД. На основании cube_sale будем строить отчеты и проектировать кубы для дальнейшего анализа. Параллельно можно спроектировать другие детальные слои при необходимости.
Для вставки данных в cube_sale требуется проверка на соответствие всех данных во входной таблице tmp_pr5 с таблицами измерений. Как пример можно предложить следующий SQL запрос для проверки начала продаж нового бренда:
SELECT DISTINCT tmp_prd5.TOVAR_SVST FROM tmp_prd5 WHERE tmp_prd5.TOVAR_SVST not in (SELECT DISTINCT tovar_brend_name.tovar_brend_name FROM tovar_brend_name);
Однако, такой простой запрос очень долго работает. Для ускорения обработки запроса можно разработать более сложный:
SELECT DISTINCT «tovar_brend_error» as table_error, tmp_prd5.TOVAR_SVST as missing_value FROM tmp_prd5 LEFT JOIN tovar_brend_name ON tmp_prd5.TOVAR_SVST = tovar_brend_name.tovar_brend_name where isnull(tovar_brend_name.tovar_brend_name);
Есть один небольшой момент: нельзя в данном случае допускать пустые названия брендов.
Аналогично поступаем для каждой таблицы. Можно написать и один запрос, который будет отслеживать все новые значения в таблицах измерений.
В качестве примера привожу разработанный запрос для отслеживания новых данных в таблице:
SELECT DISTINCT «1sklad_error» as table_error, tmp_prd5.SKLAD as missing_value FROM tmp_prd5 LEFT JOIN sklad ON tmp_prd5.SKLAD = sklad.sklad_name where isnull(sklad.sklad_name) union SELECT DISTINCT «2tovar_group_error» as table_error, tmp_prd5.TOVAR_GRUP as missing_value FROM tmp_prd5 LEFT JOIN tovar_group_name ON tmp_prd5.TOVAR_GRUP = tovar_group_name.tovar_group_name where isnull(tovar_group_name.tovar_group_name) union SELECT DISTINCT «3tovar_brend_error» as table_error, tmp_prd5.TOVAR_SVST as missing_value FROM tmp_prd5 LEFT JOIN tovar_brend_name ON tmp_prd5.TOVAR_SVST = tovar_brend_name.tovar_brend_name where isnull(tovar_brend_name.tovar_brend_name) union SELECT DISTINCT «4kontr_group_error» as table_error, tmp_prd5.KONTR_GRUP as missing_value FROM tmp_prd5 LEFT JOIN kontr_group ON tmp_prd5.KONTR_GRUP = kontr_group.kontr_group_name where isnull(kontr_group.kontr_group_name) union SELECT DISTINCT «5kontr_error» as table_error, tmp_prd5.KONTR as missing_value FROM tmp_prd5 LEFT JOIN kontr ON tmp_prd5.KONTR = kontr.KONTR_name where isnull(kontr.KONTR_name) union SELECT DISTINCT «6prodavec_error» as table_error, tmp_prd5.PRODAVEC as missing_value FROM tmp_prd5 LEFT JOIN prodavec ON tmp_prd5.PRODAVEC = prodavec.prodavec_name where isnull(prodavec.prodavec_name) UNION SELECT DISTINCT «7tovar_error» as table_error, tmp_prd5.TOVAR as missing_value FROM tmp_prd5 LEFT JOIN tovar ON tmp_prd5.TOVAR = tovar.tovar_name where isnull(tovar.tovar_name);
Получилось 7 запросов, которые отслеживают изменения в каждой таблице. Далее нужно вставить недостающие данные в таблицы измерений. Если не произвести вставку данных в таблицы измерений, то часть данных, которых прислал отдел ИТ, будет утеряна при вставке данных в cube_sale из tmp_prd5.
Для вставки данных из tmp_prd5 в cube_sale я использовал следующий запрос:
INSERT INTO cube_sale (time_dem, id_sklad, id_tovar, id_tovar_group, id_tovar_brend, id_kontr_group,id_kontr, ANALITPRIZ, DINAM_SV, STAT_SV, id_prodavec, KOL_PROD, SUM_PROD, KOL_OBMEN, SUM_OBMEN, KOL_VOZV, SUM_VOZV, SUM_PRVZ, SUM_PROBM, SKIDKA ) SELECT CDate(tmp_prd5.PERIOD) AS time_dem, sklad.id_sklad, IIf(IsNull(tmp_prd5.TOVAR),1,tovar.id_tovar) AS id_tovar, IIf(IsNull(tmp_prd5.TOVAR_GRUP),1,tovar_group_name.id_tovar_group) AS id_tovar_group, IIf(IsNull(tmp_prd5.TOVAR_SVST),1,tovar_brend_name.id_tovar_brend) AS id_tovar_brend, IIf(IsNull(tmp_prd5.KONTR_GRUP),1,kontr_group.id_kontr_group) AS id_kontr_group, IIf(IsNull(tmp_prd5.KONTR),1,kontr.id_kontr) AS id_kontr, tmp_prd5.ANALITPRIZ, tmp_prd5.DINAM_SV, tmp_prd5.STAT_SV, IIf(IsNull(tmp_prd5.PRODAVEC),1,prodavec.id_prodavec) AS id_prodavec, tmp_prd5.KOL_PROD, tmp_prd5.SUM_PROD, tmp_prd5.KOL_OBMEN, tmp_prd5.SUM_OBMEN, tmp_prd5.KOL_VOZV, tmp_prd5.SUM_VOZV, tmp_prd5.SUM_PRVZ, tmp_prd5.SUM_PROBM, tmp_prd5.SKIDKA FROM ((((((tmp_prd5 LEFT JOIN tovar_group_name ON tmp_prd5.TOVAR_GRUP=tovar_group_name.tovar_group_name) LEFT JOIN tovar_brend_name ON tmp_prd5.TOVAR_SVST=tovar_brend_name.tovar_brend_name) LEFT JOIN tovar ON tmp_prd5.TOVAR=tovar.tovar_name) INNER JOIN sklad ON tmp_prd5.SKLAD=sklad.sklad_name) LEFT JOIN kontr ON tmp_prd5.KONTR=kontr.KONTR_name) LEFT JOIN kontr_group ON tmp_prd5.KONTR_GRUP=kontr_group.kontr_group_name) LEFT JOIN prodavec ON tmp_prd5.PRODAVEC=prodavec.prodavec_name;
Использовать для вставки пришлось по некоторым полям функцию IIf, так как в консольных таблицах были пустые названия (групп товара, брендов и т.д.). Пустые названия в таблицах измерений находились с ключевым значением 1, поэтому использовалась следующая связка IIf(IsNull(tmp_prd5.TOVAR_GRUP),1,tovar_group_name.id_tovar_group), где 1 – это пустая группа товара.
В качестве первой версией куба можно рассмотреть запрос, при котором будет создаваться куб для анализа данных в Excel.
Проект запроса будет следующий в SQL:
SELECT sklad.sklad_name, time_dem.Year, time_dem.Month, time_dem.quarter, time_dem.week, tovar_brend_name.tovar_brend_name, Sum(cube_sale.KOL_PROD) AS kol_tovara, Sum(cube_sale.SUM_PROD) AS sum_prod, tovar_group_name.tovar_group_name FROM time_dem INNER JOIN (tovar_group_name INNER JOIN (tovar_brend_name INNER JOIN (sklad INNER JOIN cube_sale ON sklad.id_sklad = cube_sale.id_sklad) ON tovar_brend_name.id_tovar_brend = cube_sale.id_tovar_brend) ON tovar_group_name.id_tovar_group = cube_sale.id_tovar_group) ON time_dem.time_dem = cube_sale.time_dem GROUP BY sklad.sklad_name, time_dem.Year, time_dem.Month, time_dem.quarter, time_dem.week, tovar_brend_name.tovar_brend_name, tovar_group_name.tovar_group_name;
Этот куб способен отвечать на следующие группы вопросов. Какова реализация по складам (магазин), по годам, месяцам, кварталам, брендам, группам товаров, выручки товаров и количеству товаров в любом разрезе.
Далее остается только соединить этот запрос с Excel и строить любые графики и сводные таблицы.
Алгоритм соединения очень прост:
- Данные -> Получить данные из Access.
- Выбираем подготовленный запрос.
- Вставляем сводную таблицу и диаграмму.
- Далее работаем как со сводной таблицей.
На реализацию проекта ушло 2 рабочих дня. Была собрана детальная статистика за период с марта 2009 по март 2013 года. Загрузка данных осуществлялась за годовой промежуток времени. Возникающие сложности в проекте носили лишь технический характер. Такие сложности могут решаться специалистами очень оперативно, главное — не допускать ошибок при проектировании и вставке значений в целевые таблицы.
В конце проделанной работы нужно ответить на вопрос, правильно ли мы поставили цели по развертыванию системы и требуется ли доработка системы в целом. 2 дня, которые ушли на разработку и проектирование системы, помогли понять пути дальнейшего совершенствования системы и постановки задач на будущее. (Это принципиально короче, чем развертывание полноценной системы аналитики на предприятии).
Схема-алгоритм
Дополнительные материалы и ссылки.
Файлы для скачивания (БД Access + Excel файлы + Презентация). Здесь, в качестве примера, приведена входная таблица, основанная на данных БД foodmart (так как я не собираюсь разглашать данные своей компании по товарам). Далее планируется создать видеоурок о том, как развернуть на данной БД статистику. Ссылка на видео урок.
Источник: www.biwed.ru
СУБД MS Access. Назначение основные функции.
СУБДMicrosoft Accessпредоставляет возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией.СУБДMicrosoft Accessтакже существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации.СУБДMicrosoft Accessвключает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. MS Access — это набор инструментальных средств для создания и эксплуатации информационных систем.
Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Основные объекты базы данных Access.
1. Таблица. Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например, о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данныеи записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором.
Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.
2. Запрос. Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.
3. Форма.Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например, изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA.
4. Отчет.Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.
5. Макрос.Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму.
С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA.
6. Модуль.Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.
7. Страницы доступа. Страницы – служат для обеспечения доступа кданным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет).
Для построения базы данных в СУБД Access предусмотрены следующие основные группы функций:
· Функции работы с файлами-базами (открытие, сохранение и т. д.);
· Функции работы с окнами;
· Функции работы в базовых режимах: таблица, форма, запрос, отчет и др.;
MS Access: Архитектура и основные объекты СУБД MS Access. Связи между ними. Виды связей между таблицами.
Access представляет собой простую, но достаточно мощную настольную реляционную СУБД и преимущественно предназначен для создания некоммерческих приложений или приложений средней мощности, не связанных с интенсивной обработкой данных. Access входит в состав MS Office и достаточно тесно интегрирован с остальными ее компонентами.
Среди достоинств Access можно выделить также следующие:
· Простота освоения. Возможность использования непрофессионалом;
· Визуальное программирование. Простую БД можно создать только с помощью мыши, даже не прибегая к программированию;
· Наличие мастеров, которые помогают решать такие сложные задачи, как анализ данных в таблицах на избыточность, создание связанных форм, отчетов и т.д.;
· Возможность динамической проверки результатов без всякой компиляции. Конструируя таблицу, можно легко переходить в режим таблицы и при обнаружении недостатков возвращаться назад для корректировки. При этом модернизацию можно провести немедленно или отложить на длительный срок;
· Тесная интеграция с остальными компонентами MS Office.
Так как Access является интерпретатором (отчасти в силу того, что он основан на языке Visual Basic), появляется необходимость в совмещении в одном приложении функций разработки приложения и собственно функций готового приложения. Для доступа к объектам базы в режиме разработки служит специальное окно БД, содержащее список всех объектов БД.
С каждым объектом БД можно работать в двух режимах. Первый режим можно условно назвать режимом выполнения или рабочего состояния. Второй режим – это режим конструктора, в котором производится создание и модификация объекта. Наличие окна БД определяет открытую БД. Закрытие окна приводит к закрытию БД. После полной разработки БД появление данного окна можно отключить.
Исключив также все команды разработчика из меню и панелей инструментов, можно создать распространяемую версию БД. Такая база данных Access будет функционировать при условии наличия на компьютере СУБД Access. При необходимости можно воспользоваться пакетом Access Developer Toolkit для создания инсталляционной версии БД, где СУБД Access будет представлена несколькими файлами DLL. Для работы с распространяемой версией БД пользователям предоставляется интерфейс, обычно содержащий главную переключательную (по числу решаемых задач) и несколько обычных форм.
Источник: studopedia.ru
Функциональные возможности MS Access
Microsoft Access является настольной СУБД (система управления базами данных) реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.
В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД.
Особенности MS Access, отличающиеся от представления об «идеальной» реляционной СУБД.
Обычно для доступа к данным по сети с нескольких рабочих станций, файл БД Access (с расширением *.mdb) выкладывается на файловый сервер. При этом обработка данных ведется в основном на клиенте – там, где запущено приложение, в силу принципов организации файловых СУБД. Access обладает широкими возможностями по импорту/экспорту данных в различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов, до практически любой серверной СУБД через механизм ODBC.
Функциональные возможности MS Access
В Accessбаза данных обозначает файл, содержащий набор информации. База данных в Access может содержать следующие типы объектов: таблица, запрос, форма, отчёт, страница, макрос, модуль.
Access может работать одновременно только с одной базой данных. Но одна БД Access может включать множество таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mdb[1].
Таблица–это объект, соответствующий понятию «таблица» в теории реляционных баз данных. Для каждой таблицы в Access можно определить первичный ключ и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным.
Access позволяет создавать структуру таблицы в трех режимах – в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Разница предполагает использование этих средств пользователями с разным уровнем подготовки, разными целями и перспективами использования данных.
Связи между таблицами определяются специальным средством, которое называется «Схема данных».
Запрос –объект, содержащий текст SQL запроса, имеющий уникальное имя в определенной базе данных. Создать запрос можно с помощью мастера и в режиме конструктора. В первом случае пользователю в интерактивном режиме предлагается выбрать имя таблицы и поля для выборки. Во втором случае можно выбрать несколько таблиц или запросов, связать их графическим способом и определить поля выборки[2].
Форма–это специальный объект-контейнер для других интерфейсных компонентов, таких как поля ввода и отображения данных, кнопки и др. На форме разработчик располагает компоненты для ввода, корректировки, просмотра и группировки данных, в зависимости от специфики приложения. Форму также можно создать двумя способами – в режиме конструктора и с помощью мастера. В первом случае разработчик располагает набором компонентов (при необходимости можно зарегистрировать свои ActiveX), которые свободно размещает на форме и задает их параметры. В режиме мастера пользователь просто выбирает таблицу, поля и стиль оформления, а форма генерируется автоматически.
Отчёт – объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан либо включён в документ другого приложения. Этот документ содержит результаты выборки из базы данных в виде структурированной информации (например в виде таблицы или списка). Страницы–средство публикации данных в локальной сети или Internet. Создаваемая страница проектируется подобно форме (с некоторыми отличиями в используемых компонентах), при работе с ней можно не только просматривать, но и изменять данные в базе. После сохранения страницы как объекта в БД ее можно экспортировать в виде файла в формате HTML и использовать для доступа к данным через интернет-браузер.
Макрос–это объект, представляющий собой последовательность макрокоманд для автоматизации наиболее часто выполняемых действий при работе с базой. Макрокоманды выбираются из имеющего списка, а параметры задаются разработчиком. Выполнить макрос можно по нажатию на кнопку и программным методом в коде.
Модуль – контейнер программного кода на VBA. Для их редактирования и просмотра используется оболочка Редактора Visual Basic. Весь программный код приложения содержится в наборе модулей. Здесь он имеет то же смысловое значение, как и в любом языке программирования.
Это полный список объектов, которые можно хранить в базе данных MS Access, который, впрочем, похож и в других настольных СУБД подобного класса, например Paradox.
[1] Макарова Н.В. Информатика. — Москва: Финансы и статистика, 2007. – С. 36.
[2] Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. — М.: Эксмо. 2001.- С.42.
Источник: poisk-ru.ru
СУБД Microsoft Access
Access — в переводе с английского означает «доступ». MS Access — это функционально полная реляционная СУБД. Кроме того, MS Access одна из самых мощных, гибких и простых в использовании СУБД.
В ней можно создавать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если нужно создать нечто очень сложное, то на этот случай MS Access предоставляет мощный язык программирования — Visual Basic Aplication. Популярность СУБД Microsoft Access обусловлена следующими причинами: • Access является одной из самых легкодоступных и понятных систем как для профессионалов, так и для начинающих пользователей, позволяющая быстро освоить основные принципы работы с базами данных; • система имеет полностью русифицированную версию; • полная интегрированность с пакетами Microsoft Office: Word, Excel, Power Point, Mail; • идеология Windows позволяет представлять информацию красочно и наглядно; • возможность использования OLE технологии, что позволяет установить связь с объектами другого приложения или внедрить какие-либо объекты в базу данных Access; • технология WYSIWIG позволяет пользователю постоянно видеть все результаты своих действий; • широко и наглядно представлена справочная система; • существует набор «мастеров» по разработке объектов, облегчающий создание таблиц, форм и отчетов.
Запустить систему Access можно несколькими способами: • запуск с помощью главного меню в WINDOWS 95; • запуск с помощью ярлыка на панели инструментов. После запуска системы появится главное окно Access, рис. 2.24. Здесь можно открывать другие окна, каждое из которых по-своему представляет обрабатываемые данные.
Ниже приведены основные элементы главного окна Access, о которых необходимо иметь представление. Рис.2.24.
Они позволяют создавать, открывать или изменять объекты базы данных. К основным объектам Access относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Таблица — это объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Как уже известно, таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки).
Работать с таблицей можно в двух основных режимах: в режиме конструктора и в режиме таблицы. В режиме конструктора задается структура таблицы, т.е. определяются типы, свойства полей, их число и названия (заголовки столбцов). Он используется, если нужно изменить структуру таблицы, а не хранящиеся в ней данные.
В этом режиме каждая строка верхней панели окна соответствует одному из полей определяемой таблицы. Режим таблицы используется для просмотра, добавления, изменения, простейшей сортировки или удаления данных.
Чтобы перейти в режим таблицы, надо дважды щелкнуть мышью по имени нужной таблицы в окне базы данных (или, выделив в окне БД имя нужной таблицы, воспользоваться кнопкой открытого окна БД). Из режима конструктора перейти в режим таблицы можно, щелкнув по кнопке таблицы на панели инструментов.
В режиме конструктора и в режиме таблицы перемещение между полями осуществляется с помощью клавиши ТАВ, а также вверх или вниз по записям с помощью клавиш, но в большинстве случаев пользоваться мышью гораздо удобнее. Вследствие того, что в таблицах, как правило, содержится большое количество записей, размещение всех их на экране невозможно. Поэтом) для перемещения по таблице используют полосы прокрутки, расположенные в нижней и правой части окна. Левее нижней полосы прокрутки выводится номер текущей записи и общее число записей таблицы. Для перехода к записям с нужным номером необходимо активизировать поле Номера записи, щелкнув по нему, или нажать клавишу F5, после чего набрать на клавиатуре новый номер записи и затем нажать клавишу . Запрос — это объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.
Можно создать запросы на выбор, обновление, удаление или на добавление данных. С помощью запросов можно создавать новые таблицы, используя данные уже существующих одной или нескольких таблиц. По сути дела, запрос — это вопрос, который пользователь задает Access о хранящейся в базе данных информации.
Работать с запросами можно в двух основных режимах: в режиме конструктора и в режиме таблицы. Здесь надо вспомнить о том, что ответы на запросы получаются путем «разрезания» и «склеивания» таблиц по строкам и столбцам, и что ответы будут также иметь форму таблиц. В режиме конструктора формируется вопрос к базе данных.
Форма — это объект, в основном, предназначенный для удобного ввода отображения данных. Надо отметить, что в отличие от таблиц, з формах не содержится информации баз данных (как это может показаться на первый взгляд). Форма — это всего лишь формат (бланк) показа данных на экране компьютера. Формы могут строиться только на основе таблиц или запросов.
Построение форм на основе запросов позволяет представлять в них информацию из нескольких таблиц. В форму могут быть внедрены рисунки, диаграммы, аудио (звук) и видео (изображение).
Режимы работы с формой: •режим формы используется для просмотра и редактирования данных; предоставляет дружественную среду для работы с данными и удобный дизайн их представления на экране; •режим конструктора форм необходим, если необходимо изменить определение формы (структуру или шаблон формы, а не представленные в ней данные), надо открыть форму в режиме конструктора; •режим таблицы позволяет увидеть таблицу, включающую все поля формы; чтобы переключиться в этот режим при работе с формой, надо нажать кнопку таблицы на панели инструментов. Отчет — это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Отчеты, как и формы, могут создаваться на основе запросов и таблиц, но не позволяют вводить данные. Режимы работы с отчетом: Режим предварительного просмотра позволяет увидеть отчет таким, каким он будет воплощен при печати.
Для того чтобы открыть отчет в режиме предварительного просмотра,надо • щелкнуть по вкладке Отчеты, • кнопкой выбрать необходимый отчет в окне базы данных; • щелкнуть по кнопке Просмотра. Режим конструктора предназначен для изменения шаблона (структуры отчета).
Макрос — это объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму.
С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержания. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных включенных в него действии. Возможно также из одного макроса запустить другой макрос или функцию модуля.
Работа с формами и отчетами существенно облегчается за счет использования макрокоманд. В MS Access имеется свыше 40 макрокоманд, которые можно включать в макросы. Макрокоманды выполняют такие действия, как открытие таблиц и форм, выполнение запросов, запуск других макросов, выбор опций из меню, изменение размеров открытых окон и т.п.
Макрокоманды позволяют нажатием одной (или нескольких одновременно) кнопки выполнять комплекс действий, который часто приходится выполнять в течение работы. С их помощью можно даже осуществлять запуск приложений, поддерживающих динамический обмен данных (DDE), например MS Excel, и производить обмен данными между вашей базой данных и этими приложениями.
Один макрос может содержать несколько макрокоманд. Можно также задать условия выполнения отдельных макрокоманд или их набора. Модуль — объект, содержащий программы на MS Access Basic, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить те ошибки, которые невозможно было бы найти с использованием макросов. Завершив работу с Access (или с ее приложением), надо корректно закончить сеанс. Простое выключение компьютера — плохой метод, который может привести к возникновению проблем.
При работе WINDOWS приложения используют множество файлов, о существовании которых пользователь может даже не подозревать. После выключения машины эти файлы останутся открытыми, что в будущем может сказаться на надежности файловой системы жесткого диска. Безопасно выйти из Access можно несколькими способами: • двойным щелчком мыши на пиктограмме системного меню в строке заголовка главного окна Access; • из меню Access выбором пункта Файл Выход, • нажатием комбинации клавиш Alt + F4. Контрольные вопросы и задания
1. Каково назначение программ, входящих в состав СУБД? 2. Какой интерфейс можно считать дружественным? 3. Какие компоненты можно выделить в составе СУБД? 4. В чем состоят функции языков описания и манипулирования данными? 5. Охарактеризуйте основные команды языка SQL. 6. Как с помощью команд SQL задать поиск в базе данных? 7. Как с помощью команд SQL модифицировать базу данных?
8. Используя СУБД типа DBase разработайте базы данных: а) телефонный справочник; б) каталог программного обеспечения персонального компьютера; в) домашняя библиотека. 9. Используя СУБД Access разработайте БД «Музыкальная энциклопедия».
Источник: lawbooks.news
Основные возможности MS ACCESS. CУБД Access — Представляет из себя программное средство, при помощи которого можно создать многотабличную реляционную. — презентация
Презентация на тему: » Основные возможности MS ACCESS. CУБД Access — Представляет из себя программное средство, при помощи которого можно создать многотабличную реляционную.» — Транскрипт:
1 Основные возможности MS ACCESS
2 CУБД Access — Представляет из себя программное средство, при помощи которого можно создать многотабличную реляционную модель базы данных Входит в состав интегрированного пакета Microsoft Office Файл имеет расширение.mdb
3 Начало работы Пуск Программы Microsoft Office Microsoft Access 2003 Файл Создать Новая база данных Задать имя создаваемой базе и сохранить на диске
4 Объекты базы данных Таблицы Формы Модули Отчеты Макросы Запросы
5 ТАБЛИЦЫ База данных может включать множество таблиц, в которых хранятся данные по различным темам. Каждая таблица может состоять из множества полей различного типа, включая текст, числа, даты и рисунки. Таблица содержит данные по определенной теме, например, сведения о сотрудниках или товарах.
Каждая запись в таблице включает данные об одном элементе, например о конкретном сотруднике. Запись состоит из полей и включает такие сведения, как имя, адрес и телефонный номер. Кроме того, запись обычно называется строкой, а поле – столбцом.
6 Создание новой таблицы Таблицу можно создать с помощью создания новой базы данных, вставки таблицы в существующую базу данных, а также импорта или создания ссылки на таблицу из другого источника данных, такого как книга Microsoft Office Excel 2007, документ Microsoft Office Word 2007, текстовый файл или другая база данных. При создании новой базы данных в нее автоматически вставляется новая пустая таблица.
Затем можно ввести данные, чтобы начать определение полей. Создание новой таблицы в новой базе данных Нажмите кнопку Microsoft Office, а затем выберите команду Создать. В поле Имя файла введите имя файла. Чтобы изменить его расположение, щелкните значок папки для выбора нужной папки. Нажмите кнопку Создать
7 Создание новой таблицы в существующей базе данных Нажмите кнопку Microsoft Office, а затем выберите команду Открыть. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных. На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Таблица. В базу данных вставляется новая таблица, которая открывается в режиме таблицы
8 Создаваемая новая таблица открывается в режиме таблицы. Для быстрого добавления нового поля можно ввести данные в столбец Добавить поле. Добавление нового поля в существующую таблицу Щелкните значок Кнопка Microsoft Office, а затем выберите команду Открыть. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных.
В области переходов дважды щелкните одну из имеющихся таблиц для ее открытия. Введите данные в ячейку под заголовком столбца Добавить поле. Добавление нового поля в новую таблицу Щелкните значок Кнопка Microsoft Office, а затем выберите команду Открыть. В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите и откройте базу данных. На вкладке Создание в группе Таблицы щелкните Таблица.
Приложение Access вставляет новую таблицу в базу данных и открывает ее в режиме таблицы. Введите данные в ячейку под заголовком столбца Добавить поле.
9 Сохранение таблицы После добавления полей в таблицу необходимо сохранить ее структуру. При первом сохранении новой таблице необходимо присвоить имя, описывающее содержащиеся в ней данные. Можно использовать до 64 знаков (букв или цифр), включая пробелы. Например, можно назвать таблицу «Клиенты», «Перечень запасных частей» или «Товары». Щелкните значок Кнопка Microsoft Office, а затем выберите команду Сохранить. -или- Щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа таблицы и выберите команду Сохранить в контекстном меню. -или- Нажмите кнопку Сохранить на Панели быстрого доступа. При первом сохранении новой таблицы введите ее имя и нажмите кнопку ОК
12 запрос Одним из стандартных объектов Microsoft Access является запрос. Запросы используются для просмотра, анализа и изменения данных в одной или нескольких таблицах. Запросы могут служить источником данных для форм и отчетов Microsoft Access. Сам запрос не содержит данных, но позволяет выбирать данные из таблиц и выполнять над ними ряд операций.
13 На выборку Запрос с параметром Групповой запрос Итоговый запрос Перекрестный запрос Действия На создание новой таблицы Запрос на обновление Запрос на удаление Запрос на добавление Создаются на основе обычного запроса
14 Выбрать имена полей из таблиц и указать условия по строке «Условия отбора» Для выполнения запроса, нужно нажать на кнопку на панели инструментов
16 Удалим слово Выражение 1, введем слово Стоимость Для выполнения запроса, нужно нажать на кнопку на панели инструментов
17 Осуществляют анализ и выборку данных по условию, не изменяя данные в исходных таблицах. Поэтому после их сохранения можно открывать запросы, после чего отобразиться результат выполнения.
18 Результат отображается согласно введенному параметру (значению) в диалоговом окне ввода Назначение 1. Создается обычный запрос 2. В строке Условие отбора задается комментарий в квадратных скобках [ ] Создание
19 Выполняются вычисления, группируя данные. Исходные таблицы не изменяются Назначение 1. Создается обычный запрос Создание
20 Выполняются итоговые вычисления, группируя данные. Исходные таблицы не изменяются Назначение 1. Создается обычный запрос Создание
21 Результат отображается в виде таблицы с изменением ее макета, группировкой данных и итоговых вычислений Назначение 1. Создается обычный запрос 2. Тип запроса — ПЕРЕКРЕСТНЫЙ Создание
22 После сохранения запроса на выборку, рядом с именем запроса появляется соответствующий значок: Запрос с параметром, групповой и итоговый запрос Перекрестный запрос
23 Модифицируют данные в исходных таблицах по условию. После их сохранения, открытие запроса приведет к повторному изменению данных. Изменения отменить нельзя, поэтому рекомендуется создавать копии исходных таблиц.
24 Запросы действия Запрос на обновление Данные в исходных таблицах изменяются по указанному выражению Запрос на удаление Данные в указанных таблицах изменяются в результате их удаления по условию На создание таблицы На основе исходных таблиц создается таблица с данными, удовлетворяющих условию Запрос на добавление Данные в исходных таблицах изменяются в результате добавления новых, из одной таблицы в другую
25 Формы Позволяют отображать данные, содержащиеся в таблицах или запросах, в более удобном для восприятия виде При помощи форм можно добавлять в таблицы новые данные, редактировать или удалять существующие Может содержать рисунки, графики, фото и др. объекты
27 Отчеты Предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде
28 Создание отчетов Отчет – это документ, содержащий информацию из базы данных и предназначенный для вывода на печать. Источник: таблица или запрос
29 Автоотчеты Автоотчет в столбец Автоотчет ленточный
30 Режим просмотра отчета – перейти в конструктор – печать – масштаб (переключение режима) – одна страница – две страницы – несколько страниц – масштаб в процентах – закрыть окно просмотра – настройка (поля, формат бумаги)
32 Редактирование отчетов – вывести (скрыть) панель элементов – свойства выбранного элемента Так же, как в конструкторе форм: – выделить элемент
33 Макросы Макрос – это набор макрокоманд. Макрокоманда описывает действие, которое надо выполнить: открытие и закрытие таблиц, отчетов, форм выполнение запроса установка значений полей поиск данных управление выводом на экран печать данных сообщения пользователю запуск других программ Событие (для запуска макроса) действия пользователя (клавиатура, мышь) внутреннее событие (открытие и закрытие формы изменение записи и т.д.)
34 Простой макрос Конструктор
35 Макросы Отладка макроса перейти в конструктор Запуск – По шагам запустить на выполнение Использование макросов AutoExec – выполняется автоматически при открытии базы назначение событиям выбрать имя макроса из списка
36 Макросы Группы макросов Вид – Имена макросов Запуск Макрос 1: QQQ Макрос 1: MMM Макрос 1 только первая группа Условное выполнение Вид – Условия или
Источник: www.myshared.ru