Ms access 2007 что это за программа

Презентация на тему: » Microsoft ® Office Access 2007 Быстрое освоение программы.» — Транскрипт:

1 Microsoft ® Office Access 2007 Быстрое освоение программы

2 Содержание курса Обзор: быстро и просто Урок 1. Новое начало Урок 2. Хорошо, вернемся к работе Урок 3. Сохраняем файлы в оптимальном формате В каждом уроке имеется несколько практических заданий и список контрольных вопросов.

3 Быстрое освоение программы Обзор: быстро и просто При первом взгляде на Access 2007 видны изменения, внесенные в приложение. И может возникнуть вопрос, сколько времени потребуется на освоение новой версии? Именно для этого предназначен данный курс. Ознакомьтесь с улучшениями, узнайте, как они помогают в работе и посмотрите, как быстро можно настроить Access 2007 под ваши требования. Практически сразу вы сможете работать в полную силу.

4 Быстрое освоение программы Цель этого курса: Узнать, как загрузить базу данных, на новой странице Приступая к работе с Microsoft Office Access. Узнайте о создании объектов базы данных с использованием новой ленты. Узнайте о сохранении и совместном использовании данных в подходящих форматах.

Microsoft Access 2007@COMPUTEREXCELSOLUTION

5 Урок 1 Новая начальная страница

6 Быстрое освоение программы Новая начальная страница С самого начала приложение Access 2007 разработано для обеспечения простоты работы и удобства пользователя. Ясно представляемые, функционально организованные возможности и команды в Access 2007 следуют логике выполняемых действий, что делает работу более продуктивной.

7 Быстрое освоение программы Знакомство с шаблонами При запуске Access 2007 отображается новая страница Приступая к работе с Microsoft Office Access. Здесь можно понять, что в этой версии Access уже много сделано за пользователя. шаблоны позволяют начать выполнение задания с середины. Шаблоны это уже готовые, сфокусированные на задаче базы данных, которые можно загрузить и начать сразу использовать. Выбор, щелчок все делается действительно быстро.

8 Быстрое освоение программы Знакомство с новым внешним видом Когда вы создаете или открываете базу данных Access 2007, некоторые новые средства находятся прямо перед глазами. Это ваши новые помощники, ключ к успеху работы в Access. Лента Панель быстрого доступа Кнопка Microsoft Office Область переходов Потратьте минуту, чтобы запомнить их названия:

9 Быстрое освоение программы Знакомство с новым внешним видом Когда вы создаете или открываете базу данных Access 2007, некоторые новые средства находятся прямо перед глазами. Это ваши новые помощники, ключ к успеху работы в Access. В области переходов отображается то, что используется в текущий момент в базе данных.

Таблицы, формы, отчеты, запросы все они видны здесь, все под рукой во время работы. Непосредственно работа выполняется с помощью ленты. Вот она рядом.

10 Быстрое освоение программы Работа с лентой Лента это гораздо больше, чем новый внешний вид, она является воплощением результатов многолетних исследований пользовательского интерфейса. Разработанная с учетом потребностей пользователей, лента отображает мощные средства Access там, где их можно сразу заметить без изнурительного поиска по всей программе. Это делает работу более эффективной.

Access урок 1. Основы работы в Microsoft Access, понятие базы данных, основные принципы работы

11 Быстрое освоение программы Работа с лентой Лента организована вокруг стандартных действий. Каждая вкладка ленты организована по стандартным действиям и содержит команды, необходимые для этих действий. Эти команды объединены в логически понятные группы. Команды легко найти, и они просты в использовании. Лента это центр управления работой в Access 2007.

12 Быстрое освоение программы Настройка панели быстрого доступа в соответствии с собственными предпочтениями У каждого есть излюбленные команды на панели инструментов. На панели быстрого доступа вы сможете расположить команды, которыми пользуетесь чаще всего. Базовая панель быстрого доступа Настроенная панель быстрого доступа На рисунке показаны две разные версии панели инструментов:

13 Быстрое освоение программы Настройка панели быстрого доступа в соответствии с собственными предпочтениями У каждого есть излюбленные команды на панели инструментов. На панели быстрого доступа вы сможете расположить команды, которыми пользуетесь чаще всего. Чтобы поместить свои излюбленные команды на панель быстрого доступа, чтобы они всегда были под рукой, просто щелкните команду правой кнопкой мыши, а затем щелкните Добавить на панель быстрого доступа Панель инструментов. Какая бы вкладка не была открыта, эти команды остаются легко доступны.

14 Быстрое освоение программы Управление работой: кнопка Microsoft Office Кнопка Microsoft Office отображается в верхнем левом углу окна Access. Меню основных команд для работы с файлами. Список последних документов. Кнопка, которую нажимают для просмотра и выбора различных параметров настройки программы. Если нажать кнопку Microsoft Office, вы увидите: Это может напомнить вам меню Файл в предыдущих версиях Access.

15 Быстрое освоение программы Упражнения для практического занятия 1.Изучите страницу Приступая к работе с Microsoft Office Access. 2.Воспользуйтесь областью переходов. 3.Освойтесь в использовании ленты. 4.Воспользуйтесь панелью быстрого доступа. 5.Просмотрите параметры, доступные при нажатии кнопки Microsoft Office.

6.Дополнительно: просмотрите сочетания клавиш. Интерактивное практическое занятиеИнтерактивное практическое занятие (требуется Access 2007)

16 Быстрое освоение программы Тест 1, вопрос 1 Что из следующего предназначается для настройки путем добавления избранных команд? (Выберите один вариант ответа.) 1.Страница Приступая к работе с Microsoft Office Access. 2.Панель быстрого доступа. 3.Лента. 4.Вкладки и группы.

17 Быстрое освоение программы Тест 1, вопрос 1, ответ: Панель быстрого доступа. Панель быстрого доступа отображает часто используемые команды независимо от того, что выполняется в текущий момент. Щелкните правой кнопкой мыши любую команду, чтобы добавить команду на эту панель инструментов, или щелкните правой кнопкой мыши команду на панели инструментов, чтобы удалить команду.

18 Быстрое освоение программы Тест 1, вопрос 2 Что из следующего отображается на странице «Приступая к работе с Microsoft Office Access»? (Выберите один вариант ответа). 1.Область переходов. 2.Вкладка Создать. 3.Кнопка Microsoft Office. 4.Команда Шаблоны страниц.

19 Быстрое освоение программы Тест 1, вопрос 2, ответ: Кнопка Microsoft Office. Кнопка Microsoft Office сначала отображается на странице Приступая к работе с Microsoft Office Access, этой кнопкой можно воспользоваться, чтобы создать или открыть базу данных, если возникнет такая необходимость.

20 Быстрое освоение программы Тест 1, вопрос 3 Что лежит в основе структуры ленты? (Выберите один вариант ответа). 1.Команды, сгруппированные в алфавитном порядке. 2.Команды, которые не используются, не отображаются. 3.Команды, сгруппированные вокруг стандартных действий. 4.Команды, перечисляемые в меню.

21 Быстрое освоение программы Тест 1, вопрос 3, ответ: Команды, сгруппированные вокруг стандартных действий. В этом случае можно увидеть только необходимые команды для предстоящих действий.

22 Урок 2 Обратно к работе

23 Быстрое освоение программы Обратно к работе Благодаря шаблонам в Access 2007 теперь действительно легче создать новую базу данных. Шаблоны предоставляют предварительно созданные базы данных, разработанные под потребности пользователей. На странице Приступая к работе с Microsoft Office Access выберите категорию шаблонов баз данных, например «Деловые», «Личные» или «Учебные». Как показано на рисунке, будет отображен диапазон возможных вариантов.

24 Быстрое освоение программы Загрузка базы данных После выбора шаблона приложение Access 2007 показывает дополнительные сведения о шаблоне в правой части страницы Начало работы. Здесь можно присвоить базе данных выбранное имя, которое будет отображаться после загрузки базы данных на компьютер. Кроме того, здесь есть кнопка «Загрузить». После завершения загрузки для просмотра содержимого новой базы данных используется область переходов.

25 Быстрое освоение программы Создание таблицы на основе шаблона Предположим, что требуется добавить в базу данных таблицу. В Access 2007 это стало просто сделать теперь здесь есть шаблоны и для страниц. Щелкните вкладку «Создать», чтобы появилась группа «Таблицы». В этой группе щелкните значок «Шаблоны таблиц». Выберите шаблон таблицы (доступны такие шаблоны, как «События», «Вопросы», «Задачи» и многие другие) и в базу данных будет моментально добавлена еще одна таблица с полями и типами данных, соответствующими ее назначению.

26 Быстрое освоение программы Создание формы, форматирование формы Создайте форму за одно мгновение, отформатируйте ее в соответствии с собственными предпочтениями. Чтобы создать новую форму в Access 2007, щелкните вкладку «Создать», а затем нажмите кнопку Форма. Все просто. Новая форма создается приложением Access на основе проекта существующей базы данных, который уже был открыт или который выбран в области переходов.

27 Быстрое освоение программы Создание формы, форматирование формы Новая форма откроется в режиме разметки, и на ленте будут предложены Параметры макета формы с двумя вкладками: Форматирование и Расположение. Команды на этих вкладках делают процесс изменения внешнего вида элементов управления и надписей настолько простым, что основной фокус заключается в том, чтобы знать, когда следует остановиться. Лучше всего если вы просматриваете изменения во время их внесения. Если сделанное изменение не устраивает, отмените его, нажав клавиши CTRL+Z или кнопку на панели быстрого доступа. Кнопка «Отменить».

28 Быстрое освоение программы Создание отчета, форматирование отчета Создание отчетов теперь не представляет труда, вы не удивитесь, узнав, как они создаются. Щелкните вкладку «Создать», а затем нажмите кнопку «Отчет». Приложение Access создает новый отчет на основе существующего объекта, который уже открыт или выбран в области переходов.

29 Быстрое освоение программы Создание отчета, форматирование отчета Новый отчет откроется в режиме разметки, и на ленте будут предложены Параметры макета отчета с тремя вкладками: Форматирование, Расположение и Параметры страницы. Команды на этих вкладках позволяют изменять внешний вид элементов управления и надписей, а также выбирать поля, размер листа и другие параметры печати. Конечно же, изменения можно просматривать в процессе их внесения.

30 Быстрое освоение программы Упражнения для практического занятия 1.Создайте базу данных. 2.Создайте таблицу. 3.Создайте и настройте формат формы. 4.Создайте и настройте формат отчета. Интерактивное практическое занятиеИнтерактивное практическое занятие (требуется Access 2007)

31 Быстрое освоение программы Тест 2, вопрос 1 Какой способ создания базы данных для контактов самый быстрый? (Выберите один ответ). 1.Загрузка шаблона базы данных «Контакты». 2.Щелчок пункта Новая база данных. 3.Поиск в Интернете. 4.Покупка адресной книги.

32 Быстрое освоение программы Тест 2, вопрос 1, ответ: Загрузка шаблона базы данных «Контакты». Шаблон «Контакты» находится на странице Приступая к работе с Microsoft Office Access в категории «Деловые» или в категории «Личные».

33 Быстрое освоение программы Тест 2, вопрос 2 Как создать новый отчет на основе существующей таблицы? (Выберите один вариант ответа). 1.Скопировать данные таблицы и вставить их в отчет. 2.Выбрать таблицу в области переходов и щелкнуть Отчет на вкладке Создать. 3.Сохранить таблицу как отчет. 4.На вкладке Создать в группе Отчеты щелкнуть Создать таблицу.

34 Быстрое освоение программы Тест 2, вопрос 2, ответ: Выбрать таблицу в области переходов и щелкнуть Отчет на вкладке Создать. Приложение Access добавляет в новый отчет элементы управления, которые соответствуют полям таблицы, и присваивает имя, совпадающее с именем таблицы.

35 Быстрое освоение программы Тест 2, вопрос 3 Что из следующего является типом шаблона таблицы? (Выберите один вариант ответа). 1.События 2.Вопросы 3.Задачи 4.Все три

36 Быстрое освоение программы Тест 2, вопрос 3, ответ: Все три К типам шаблонов таблиц также относятся типы «Контакты» и «Основные средства».

37 Урок 3 Сохранение файлов в наиболее подходящем формате

38 Быстрое освоение программы Сохранение файлов в наиболее подходящем формате В Access 2007 используется новый формат файлов и новое расширение файлов. Что это означает для пользователей? Ряд преимуществ и пару простых действий, которые рассматриваются в этом уроке. И, конечно же, старые файлы работают в новой версии Access.

39 Быстрое освоение программы Преимущества Почему изменен формат файлов? Есть несколько преимуществ и несколько причин. Чтобы сделать базы данных Access 2007 более безопасными. Чтобы сделать их более компактными.

40 Быстрое освоение программы Преимущества Почему изменен формат файлов? Есть несколько преимуществ и несколько причин. Чтобы сделать восстановление данных более надежным в случае, если файл будет поврежден. И чтобы добавить некоторые возможности, которые не так просто поместить в изображение, например поля таблицы, хранящие вложения, и поля с несколькими значениями.

41 Быстрое освоение программы Обновление баз данных предыдущих версий В Access 2007 можно сделать копию базы данных предыдущей версии, которая будет более безопасна, более компактна и которую будет легче восстановить при необходимости. Вот все, что нужно сделать, чтобы воспользоваться всеми преимуществами нового формата файлов для базы данных предыдущей версии: 1.В Access 2007 нажмите кнопку Microsoft Office и выберите команду «Открыть», чтобы открыть базу данных предыдущей версии. 2.Снова нажмите кнопку и выберите команду «Сохранить как».

42 Быстрое освоение программы Обновление баз данных предыдущих версий В Access 2007 можно сделать копию базы данных предыдущей версии, которая будет более безопасна, более компактна и которую будет легче восстановить при необходимости. 3.Выберите формат «База данных Access 2007». Это кажется очевидным, но так оно и задумано. Вот все, что нужно сделать, чтобы воспользоваться всеми преимуществами нового формата файлов для базы данных предыдущей версии:

43 Быстрое освоение программы Сохранение совместно используемых файлов в прежнем формате Может возникнуть необходимость в передаче базы данных Access 2007 кому- нибудь, кто работает с предыдущей версией Access. Для этого нужно создать копию в формате файлов предыдущей версии.

44 Быстрое освоение программы Сохранение совместно используемых файлов в прежнем формате Может возникнуть необходимость в передаче базы данных Access 2007 кому- нибудь, кто работает с предыдущей версией Access. Способ создания такой копии очень похож на метод обновления баз данных предыдущих версий. 1.Откройте базу данных Access 2007 и нажмите кнопку Microsoft Office. 2.Выберите команду «Сохранить как»,а затем выберите нужный формат.

45 Быстрое освоение программы Невозможно иметь все возможности в прежних форматах Некоторые новые возможности в Access 2007 доступны только для нового формата файлов другими словами, только в Access Если база данных использует эти новые возможности, и предпринимается попытка создать копию базы данных в более раннем формате, выводится сообщение Access, которое сообщает, почему это невозможно. Если известно, что база данных будет использоваться совместно с пользователями, не имеющими Access 2007, спланируйте соответствующим образом свою работу.

46 Быстрое освоение программы Упражнения для практического занятия 1.Сохраните копию базы данных Access 2007 как базы данных Access Обновите базу данных Access Интерактивное практическое занятиеИнтерактивное практическое занятие (требуется Access 2007)

47 Быстрое освоение программы Тест 3, вопрос 1 Что из следующего верно в отношении формата файлов Access 2007? (Выберите один вариант ответа). 1.Он основан на XML. 2.Он работает со всеми предыдущими версиями Access. 3.Он предоставляет повышенную безопасность и уменьшенные размеры файлов. 4.Он требует перенастройки принтера.

48 Быстрое освоение программы Тест 3, вопрос 1, ответ: Он предоставляет повышенную безопасность и уменьшенные размеры файлов.

49 Быстрое освоение программы Тест 3, вопрос 2 Как воспользоваться базой данных более ранней версии в Access 2007? (Выберите один вариант ответа). 1.Открыть базу данных и воспользоваться командой Сохранить как. 2.Отправить базу данных как вложение электронной почты с помощью Microsoft Office Outlook ® Открыть базу данных в Access 2007, и обновление произойдет автоматически. 4.Открыть базу данных и экспортировать ее данные в новую пустую базу данных Access 2007.

50 Быстрое освоение программы Тест 3, вопрос 2, ответ: Открыть базу данных и воспользоваться командой Сохранить как.

51 Быстрое освоение программы Тест 3, вопрос 3 Возможности Access 2007 недоступны для пользователей более ранних версий Access. (Выберите один вариант ответа). 1.Да 2.Нет

52 Быстрое освоение программы Тест 3, вопрос 3, ответ: Нет Команду Сохранить как можно использовать для создания копии, совместимой с предыдущими версиями.

53 Быстрое освоение программы Краткий справочник Резюме практических заданий этого учебного курса см. в кратком справочнике. кратком справочнике

Источник: www.myshared.ru

Начало работы с Access 2007

Прикладная программа Microsoft Access 2007 предназначена для создания базы данных. В Access 2007 используются логически связанные таблицы. СУБД Microsoft Access 2007 обеспечивает удобное и надежное управления данных, которые хранятся в таблицах.

Суть создания базы данных в Microsoft Access 2007 состоит в том, что сначала надо создать структуру базы данных (создать структуру таблиц и установить между ними связи), а затем необходимо заполнить таблицы новой базы данных.

Кроме того, желательно создать формы для ввода данных в таблицы, запросы для поиска информации в БД и отчеты для вывода из БД необходимой информации в удобном виде на экран, в печать или файл.

БД можно создавать как вручную (новую пустую базу данных), так и на основе шаблонов. Templates не всегда соответствуют требуемой базе данных, но с их помощью можно быстро создать базу данных близкую к той, что требуется, а затем ее можно изменить и наполнить своими данными.

При запуске прикладной программы Access 2007 на экране будет отображаться новая начальная страница «Приступая к работе с Microsoft Access 2007», представленная на Рис. 1.

Рис. 1 (Щелкните на рисунке, чтобы увеличить его).

При создании базы данных на основе шаблонов можно выбрать требуемый template на странице «Приступая к работе с Microsoft Access 2007» из «Категории шаблонов» или шаблоны «Из Microsoft Office Online». При выборе, например шаблона Факультет в категории Локальные templates, справа в окне приложения появится описание БД. Ниже, в текстовом поле указано имя файла: Факультет.accdb и пиктограмма папки, с помощью которой можно сохранить файл в требуемую директорию (по умолчанию указана папка Мои документы).

Имя файла и директорию для хранения файла можно изменить. Затем надо щелкнуть на кнопке Создать. В результате появится окно базы данных Факультет: база данных (Access 2007) — Microsoft Access. В области редактирования будет отображаться Список факультета, который необходимо заполнить. Если область переходов закрыта, то ее необходимо открыть, нажав клавишу F11 или щелкнув на кнопке «Открыть/закрыть границу области переходов».

Начало работы с Access 2007

Для создания новой пустой базы данных необходимо щелкнуть на пиктограмме «Пустая база данных» в разделе «Новая пустая база данных», справа в окне приложения появится текстовое поле с именем файла: База данных1.accdb и пиктограмма папки для сохранения файла в требуемый каталог. По умолчанию указано имя файла, имя каталога и диска, в котором будет сохранен файл. Имя файла, директории и диска для хранения файла можно изменить.

Необходимо отметить, что Access 2007 для новых баз данных по умолчанию использует формат файла Access 2007 (.accdb), но файл новой базы данных можно сохранить и в формате Access 2002-2003(.mdb) или формате Access 2000 (.mdb). Скриншот окна сохранения файла БД представлено на рис.2.

Рис. 2 (Щелкните на рисунке, чтобы увеличить его).

После выбора директории, диска, имени файла и формата БД надо щелкнуть на кнопке Создать. Файл базы данных с выбранным именем будет сохранен в указанную папку, и откроется окно Microsoft Access 2007. В этом окне приложения отображается окно БД с назначенным именем на вкладке Режим таблицы и новая пустая таблица с именем Таблица 1 в режиме таблица, представленные на Рис. 3. Далее необходимо перейти в режим Конструктор и создать структуру первой таблицы базы данных.

Рис. 3 (Щелкните на рисунке, чтобы увеличить его).

Уже сохраненную базу данных в формате файла Access 2007 можно также сохранить в других форматах, щелкнув на кнопке «Office» в окне БД и выбрав команду «Сохранить как». В появившемся окне диалога щелкнуть на требуемый формат.

Рассмотрим окно приложения Microsoft Access 2007. В верхней части окна расположены: кнопка Office, панель быстрого доступа с пиктограммами (сохранить, отменить), Строка заголовка и кнопки изменения размеров окна.

Ниже расположена Лента, которая состоит из вкладок (Главная, Создание, Внешние данные, работа с базами данных и другие вкладки, которые появляются в зависимости от режима работы). В приложении Access 2007 применяются контекстные инструменты, которые появляются при работе с определенным объектом. Так, например, при работе с таблицей появляются контекстные инструменты для объекта Таблица под названием «Работа с таблицами», которые имеют две вкладки: Режим таблицы и Конструктор.

Лента заменяет используемые в Access 2003 меню и панели инструментов, кроме меню Office и панели быстрого доступа. На Ленте отображаются определенные наборы команды в зависимости от того, какая вкладка выбрана. Группы команд на выбранной вкладке сгруппированы по выполняемым действиям. Так на вкладке Режим таблиц отображаются группы команд Представление, Поля и столбцы, Форматирование и тип данных, Связи. Имена перечисленных групп команд отображаются внизу Ленты.

Под лентой расположены слева Область переходов, а справа Окно редактирования, в котором отображается редактируемый объект. В области переходов находятся все объекты Access (таблицы, формы, запросы, отчеты и т.д.). В списке Все объекты Access можно выбрать требуемый объект. При двойном щелчке на имени объекта в области переходов этот объект будет отображаться в окне редактирования. Внизу окна Access расположена Строка состояния и Кнопки режимов просмотра.

Источник: megaobuchalka.ru

Программное обеспечение

Способы оплаты все способы оплаты

• 29 апреля — 1 мая — выходные дни
• 2 — 5 мая — работаем по обычному графику
• 6 — 9 мая — выходные дни
• с 10 мая — работаем по обычному графику

Поздравляем с майскими праздниками!

Если вам необходим интеллектуальный редактор PDF – обратите внимание на ContentReader® PDF 15. Он станет достойной заменой для тех, кто привык к FineReader PDF 15.

Access 2007

снят с продаж

Есть новая версия этого продукта — Access 2010

Усовершенствованный интерфейс и интерактивные средства разработки Office Access 2007 дают возможность пользователям, даже не обладающим глубокими знаниями в области баз данных, быстро и удобно отслеживать информацию и готовить отчеты. Вы можете быстро приступить к работе, используя готовые решения для баз данных, которые можно изменять и адаптировать по мере изменения бизнес-потребностей. Данные можно собирать по электронной почте с помощью форм или импортировать их из внешних приложений. Вы также можете создавать и редактировать подробные отчеты, представляющие упорядоченные, отфильтрованные и сгруппированные данные, необходимые для принятия более обоснованных решений. Совместное использование данных может быть организовано с помощью списков Windows SharePoint Services, которые позволяют контролировать историю изменений, восстанавливать удаленную информацию, определять разрешения на доступ к данным и выполнять архивацию через регулярные интервалы времени.

Быстрое начало работы с данными

• Готовые решения для баз данных. В новом окне «Приступая к работе» предлагается на выбор ряд готовых решений для баз данных. Можно использовать эти стандартные приложения в том виде, как они есть, а можно взять их за основу и адаптировать в соответствии с характером информации, которую требуется отслеживать, или со способом ее отслеживания. Эти стандартные приложения позволяют отслеживать контакты, события, проблемы, активы, задачи и многое другое. Со временем на веб-узле Microsoft Office Online будут размещены и другие шаблоны приложений, о которых можно будет узнать в окне «Приступая к работе».
• Пользовательский интерфейс, ориентированный на результаты. Внешний вид Access 2007 был обновлен, чтобы упростить создание, изменение и работу с базами данных. Новый, ориентированный на результаты интерфейс пользователя изменяется в зависимости от выполняемой задачи. Интерфейс оптимизирован для повышения эффективности работы и стал более понятным. Хотя интерфейс пользователя содержит почти 1000 команд, на экране отображаются только те элементы, которые имеют отношение к задаче, выполняемой в данный момент. Кроме того, представления окон с вкладками, новая строка состояния, новые полосы прокрутки и новая строка заголовка придают современный облик приложениям, построенным на основе Office Access 2007.
• Улучшенные средства навигации. Новая область переходов Office Access 2007 обеспечивает полное представление таблиц, форм, запросов и отчетов. Вы также можете создавать собственные группы для упорядочивания и просмотра всех форм и отчетов, связанных с определенной таблицей.
• Быстрое создание таблиц. Office Access 2007 упрощает процесс создания и настройки таблиц. Данные можно просто вводить в ячейки аналогично тому, как это делается в программе Microsoft Office Excel. При вводе нового значения Office Access 2007 автоматически добавляет новое поле и определяет тип данных (например, дата, число или текст). Также можно вставить целую таблицу Excel, а Office Access 2007 автоматически сформирует все поля и распознает типы данных.
• Импорт записей контактов из Microsoft Office Outlook 2007. Office Access 2007 упрощает обмен отдельными записями контактов между Access 2007 и Office Outlook 2007. Можно импортировать запись контакта Office Outlook 2007 в Office Access 2007, а также экспортировать запись контакта из Access 2007 и сохранить ее в виде контакта Outlook 2007.
• Фильтрация и сортировка данных. В Office Access 2007 стало еще проще фильтровать данные, чтобы прояснить необходимые вопросы. Для фильтрации текста, чисел и дат используются различные параметры. Например, новые параметры фильтрации позволяют выбрать в столбце дат все записи, даты которых приходятся на сегодня, вчера, прошлую неделю, следующий месяц, будущее, прошлое и т. д. Фильтрация данных в программах Office Excel 2007 и Office Access 2007 выполняется аналогичным образом, так что вам не потребуется осваивать новые способы поиска информации.
• Работа с многозначными полями. Office Access 2007 поддерживает сложные типы данных и позволяет создавать столбцы, в ячейки которых можно вводить несколько значений. Например, если некоторая задача назначена нескольким сотрудникам, можно ввести в одну ячейку их имена. Технология Windows SharePoint Services поддерживает сложные типы данных, обеспечивая симметрию данных в локальных и веб-хранилищах данных.
• Вложение документов и файлов в записи базы данных. Теперь приложения могут содержать значительно больше важной и полезной информации. В отдельные записи хранилища данных можно вкладывать несколько файлов, таких как фотографии, документы и электронные таблицы. Если формат файла не сжатый, программа Office Access 2007 автоматически сожмет файл, чтобы сэкономить место на диске.
• Интерактивный конструктор форм. Интерфейс конструктора форм в программе Office Access 2007 работает по принципу WYSIWYG («что видишь, то и получаешь»). Конструировать и изменять макет формы можно прямо на экране в режиме реального времени и просматривать форму по мере ее создания. Такой интерфейс конструктора позволяет быстро создавать формы, уделяя больше времени полезной работе и не отвлекаясь на проблемы конструирования и форматирования.
• Форматированный текст. Полужирный текст? Курсив? Никаких проблем. Office Access 2007 предусматривает возможность форматирования текста, хранящегося в таблицах.

Совместное использование данных

• Сбор данных с помощью Office Outlook 2007. Office Access 2007 позволяет упростить процесс сбора данных у других пользователей. В текст сообщения электронной почты можно автоматически вставлять формы для сбора данных в формате HTML или Microsoft Office InfoPath 2007. Затем можно отправить форму получателям, используя адреса из папки «Контакты» Office Outlook 2007 или из базы данных Office Access 2007. Office Outlook 2007 обрабатывает получаемые формы, сохраняет данные в хранилище данных Office Access 2007 и обновляет их, исключая необходимость их повторного ввода.
• Совместная работа с данными через Интернет с помощью служб Windows SharePoint Services. Веб-узлы, построенные на основе служб Windows SharePoint Services, дают возможность рабочей группе общаться, совместно пользоваться документами и коллективно работать над проектом. Используя программу Office Access 2007, вы можете помещать файлы Access 2007 в библиотеки и размещать приложения на узлах Windows SharePoint Services, давая своей рабочей группе возможность работать с ними с помощью веб-обозревателя. Просматривать, изменять и удалять формы, отчеты и данные можно непосредственно на узле Windows SharePoint Services в соответствии с установленными параметрами разрешений.
• Доступ к спискам Windows SharePoint Services с помощью Office Access 2007. Пользователь может обращаться к данным в списках Windows SharePoint Services, используя Office Access 2007 в качестве клиентского программного обеспечения.
• Автономная работа со списками Windows SharePoint Services. Office Access 2007 дает возможность автономно работать со списками Windows SharePoint Services. Например, находясь в командировке, можно работать с локальной копией списка Windows SharePoint Services на портативном компьютере, редактировать список и выполнять запросы списка аналогично тому, как это делается с любой другой таблицей Office Access 2007. Формы и отчеты, использующие список Windows SharePoint Services, являются полностью интерактивными. Когда портативный компьютер будет снова подключен к сети, программа Office Access 2007 может выполнить синхронизацию локального списка со списком на сервере.
• Интеграция с процессом документооборота Windows SharePoint Services. При построении приложений для совместной работы рабочих групп разработчики приложений Office Access 2007 могут использовать бизнес-логику с поддержкой документооборота Windows SharePoint Services. Процессы документооборота можно использовать для автоматизации назначения задач другим пользователям, подготовки отчетности о ходе выполнения проекта и обеспечения своевременного выполнения этих задач. Обращаться ко всем задачам Windows SharePoint Services можно из программ Office Access 2007 и Office Outlook 2007.
• Электронная почта и уведомления RSS. Пользователи могут подписаться на получение по электронной почте уведомлений о добавлении, удалении или изменении записей. Кроме того, пользователи подписок RSS (Really Simple Syndication) с помощью программы Office Outlook 2007 могут оформить подписку на каналы RSS.
• Доступ с мобильных устройств. К спискам Windows SharePoint Services можно обращаться с мобильных телефонов, так что удаленные пользователи будут всегда в курсе изменяющейся деловой информации.
• Поддержка форматов PDF и XPS. Office Access 2007 позволяет сохранять отчеты в форматах PDF (Portable Document Format) и XPS (XML Paper Specification) для последующей печати, размещения в Интернете и рассылки по электронной почте. Отчет в формате PDF или XPS сохраняет все форматирование, а для его просмотра или печати не требуется программа Office Access 2007.

Создание и адаптация отчетов

• Интерактивный режим конструктора отчетов. Новые возможности Office Access 2007 позволят вам увидеть, как будут выглядеть данные в отчете, во время его создания. Новый интерфейс WYSIWYG позволяет работать с макетом отчета непосредственно во время просмотра данных в конструкторе отчетов, и вам не понадобится выполнять отчет, чтобы узнать, как он будет выглядеть на странице. Таким образом вы сможете быстрее создавать профессионально оформленные отчеты.
• Интерактивный просмотр отчетов. В новом режиме просмотра отчетов работать с пользовательскими отчетами стало еще удобнее. Используйте сочетания клавиш CTRL+F для поиска записей, копирования данных в другие приложения и редактирования данных. Новые функции фильтрации упрощают поиск нужной информации, помогая принимать правильные решения.
• Группировка данных в отчетах. Усовершенствованная область группировки обеспечивает понятное представление сгруппированных данных и позволяет просматривать изменения непосредственно при внесении их в отчеты. Вы можете легко добавлять итоговые и промежуточные значения, счетчики и другие элементы, необходимые для анализа данных. Также можно группировать данные на одном или нескольких уровнях и добавлять промежуточные итоги.

Управление важной информацией и ее аудит

• Повышение безопасности. Office Access 2007 содержит новые и усовершенствованные средства обеспечения безопасности – унифицированные решения о доверии интегрированы с Microsoft Office Trust Center. Наличие надежных местоположений дает возможность доверять всем базам данных, расположенным в папках с усиленной безопасностью. И наоборот, для повышения безопасности работы можно отключить коды и макросы при загрузке приложения Office Access 2007.
• Аудит данных. Вы можете самостоятельно выполнить миграцию данных локальной базы данных на сервер с установленными службами Windows SharePoint Services, управление, обеспечение безопасности и резервное копирование которого осуществляется ИТ-специалистами организации в соответствии с политикой организации.
• История изменений. Новые возможности позволяют контролировать записи: узнавать, кто их создавал, редактировал или удалял. Кроме того, можно узнать время изменения данных и при необходимости отменить изменения данных.
• Назначение разрешений. Службы Windows SharePoint Services позволяют управлять доступом пользователей к данным. Можно назначать ограниченные разрешения на чтение или полные права редактирования.
• «Корзина». Объект «Корзина» служб Windows SharePoint Services дает возможность восстанавливать случайно удаленные данные.

О производителе

Основанная в 1975 году, корпорация Microsoft является мировым лидером в производстве программного обеспечения, предоставлении услуг и разработке интернет-технологий для персональных компьютеров и серверов.

Корпорация Microsoft разрабатывает и выпускает широкий спектр программных продуктов. В их число входят настольные и сетевые операционные системы, серверные приложения для клиент-серверных сред, настольные бизнес-приложения и офисные приложения для пользователей, интерактивные программы и игры, средства для работы в сети интернет и инструменты разработки.

Источник: www.mssoft.ru