Ведение финансового учета по нескольким организациям и формирование консолидированной отчетности в 1С:Управляющем
#финансовый_учет
#консолидация
#импорт_данных
#рентабельность
Ситуация, когда предприятие разделено на несколько юридических лиц, в нашей стране встречается довольно часто. На такого рода предприятиях есть финансовый директор, основная задача которого — собрать воедино учет, разделенный на несколько организаций. Это связано с тем, что руководству нужны финансовые показатели сразу всей группы компаний, а не только отдельных юрлиц. Поэтому финдиректору нужно найти способ консолидировать данные целиком по бизнесу.
Куда заносят первичную учетную информацию
В любых компаниях, состоящих из нескольких организаций, есть программы, куда заносят первичную учетную информацию. Это могут быть программы как бухгалтерского, так и управленческого учета. И в тех и в других можно вести учет от нескольких юридических лиц, особенно если речь о программных продуктах 1С. Однако получить консолидированную финансовую отчетность из таких программ практически невозможно.
Управление предприятием. Управленческий учет. Бизнес консультации. Онлайн-школа
В случае с 1С:Бухгалтерией основная сложность в том, что бухучет должен вестись отдельно по каждому юридическому лицу. Какую-то часть данных можно вывести и по всему бизнесу, но их не так много, в основном задолженности и остатки. А такая информация, как доходы и расходы, будет по прежнему учитываться по каждому юрлицу независимо. Из-за этого в 1С:Бухгалтерии нельзя получить сводную финансовую отчетность по всему холдингу.
Интересно, что российское законодательство не предусматривает такие термины как «холдинг» и «группа компаний». Это абсолютно управленческие понятия, которые используют, чтобы дать характеристику бизнесу, но юридической основы они не имеют.
Есть и другой вариант, когда первичную информацию заносят в программу управленческого учета, например в 1С:Торговлю. В этом случае нужно понимать, что программа предназначена главным образом для торгового и складского учета и финансовый блок в ней является второстепенным. Здесь практически отсутствует функционал учета амортизации имущества, налогов и зарплаты, поэтому полноценную финансовую отчетность из программы не получить.
Где консолидировать финансовый учет по нескольким организациям
Выше мы рассмотрели две достаточно популярные программы, в которых можно вести учет по нескольким организациям. Проблема в том, что ни 1С:Торговля, ни 1С:Бухгалтерия не заточены на отражение консолидированных данных в целом по бизнесу.
Конечно, можно попробовать доработать функционал программ, чтобы создать нужные отчеты, но в наше время труд программиста стоит дорого и результат доработки может не окупиться. Обычно финансовый директор все же остается наедине с Excel, где долго и кропотливо формирует консолидированную отчетность.
Как вести управленческий учет, если у компании несколько направлений?
Альтернативой Excel может быть специальная программа для финансового учета, которая станет средой консолидации данных по нескольким организациям. Сегодняшние технологии позволяют консолидировать информацию в виде хозяйственных операций и делать это быстро и качественно. Популярным представителем такой среды консолидации является программа 1С:Управляющий — уникальный и полезный инструмент для финансового директора.
Принцип консолидации данных в среде 1С:Управляющего
В отличие от Excel, в 1С:Управляющий не нужно вручную заносить итоговые данные из бухучета. Здесь принцип консолидации данных заключается в импорте хозяйственных операций, на основе которых программа формирует отчеты. При этом данные в 1С:Управляющем не разделены по юридическим лицам, следовательно итоговая финансовая отчетность в программе строится сразу по всему бизнесу.
В процессе импорта хозяйственные операции выгружаются в документы 1С:Управляющего из аналогичных документов другой программы, например 1С:Бухгалтерии. Благодаря этому любую сумму в отчете можно мгновенно расшифровать, чтобы увидеть, какие данные лежат в ее основе.
Хозяйственные операции в систему можно выгрузить именно в том виде, который нужен финансовому директору. В процессе импорта программа позволяет подменять аналитику, сворачивать номенклатуру и редактировать хозяйственные операции. Подробнее об этом мы рассказываем ниже.
Финансовому директору больше не нужно скрупулезно сводить данные в электронных таблицах. Благодаря 1С:Управляющему у финдиректора появилась своя программа, где есть все необходимое для полноценного финансового учета. Это эффективная среда для импорта и консолидации данных, в которой удобно строить итоговую отчетность по бизнесу.
Возможности консолидации данных в 1С:Управляющем
В любой учетной программе данные хранятся в том виде, в котором они нужны пользователю. Например, в 1С:Бухгалтерии учет ведется с той детализацией, которая необходима бухгалтеру. А в 1С:Торговлю менеджер по продажам заносит информацию с нужной ему аналитикой. Поэтому важно, что с помощью 1С:Управляющего финансовый директор может переносить данные из других программ, чтобы адаптировать их для финансового учета по нескольким организациям.
Возможность корректировки документов после импорта
Во время импорта в 1С:Управляющий хозяйственные операции выгружаются в документы программы. При необходимости каждый такой документ можно править вручную.
К примеру, бывают случаи, когда компании в рамках холдинга оказывают друг другу услуги. С точки зрения бухучета у одного юрлица появятся доходы, а второго — расходы. Но по сути деньги перемещаются внутри группы компаний, а значит прибыль по бизнесу не меняется. И чтобы показатели прибыли не были искажены в итоговой отчетности, 1С:Управляющий позволяет элиминировать внутригрупповые операции после импорта данных.
Подстановка управленческой аналитики
Хозяйственные операции в других учетных программах содержат свою аналитику, которая не всегда полезна для финансового учета. Поэтому 1С:Управляющий позволяет скорректировать данные и придать аналитике желаемый вид. Так, при импорте из 1С:Бухгалтерии выполняется автоматическая настройка соответствий. С ее помощью можно подменить бухгалтерскую аналитику на управленческую. Например, из двух статей расходов программа сформирует одну.
Кроме того, скорректировать аналитику можно и самостоятельно. После импорта хозяйственных операций в программе можно открыть необходимый документ и вручную занести аналитику, которая не была указана в программе-источнике.
Укрупнение номенклатуры
При ведении управленческого финансового учета вовсе не обязательно контролировать каждую единицу товара или материала. Чтобы не усложнять работу финансового директора излишней детализацией номенклатуры, в 1С:Управляющем есть возможность сворачивать ее до обобщенных групп.
Укрупнять номенклатуру позволяет опция «Суммового учета». В этом случае товары и материалы учитываются только в суммовом выражении, без указания количества. Это дает возможность складывать себестоимость номенклатурных позиций и сворачивать их в единую группу. Например, широкий ассортимент магазина бытовой техники можно свернуть до групп «Кондиционеры», «Кухонные плиты», «Водонагреватели» и так далее.
Оценка рентабельности
Итак, при ведении учета по нескольким организациям финансовыйдиректор собирает и консолидирует данные для итоговых отчетов. И одна из ключевых целей этого процесса — получение информации о рентабельности бизнеса.
Однако руководителям недостаточно только общих показателей прибыли по группе компаний. Для того, чтобы видеть полную картину рентабельности, в управленческой отчетности должна быть отражена структура прибыли. Иными словами, руководство хочет видеть, какие направления деятельности или подразделения приносят прибыль, а какие тянут бизнес вниз. Для этого 1С:Управляющий позволяет учитывать доходы и расходы как видам бизнеса, так и по подразделениям.
Рентабельность по видам бизнеса (направлениям деятельности или проектам)
Доходы, расходы и прибыль в 1С:Управляющем всегда учитываются по видам бизнеса. Видами бизнеса могут быть направления деятельности, проекты и другая аналитика, которая интересует руководителей с точки зрения рентабельности. Так, при импорте из 1С:Бухгалтерии в качестве видов бизнеса можно выгрузить номенклатурные группы.
Например, если в номенклатурных группах туристической компании указаны «Услуги трансфера», «Подбор и бронирование туров», и «Дополнительное страхование», эти же группы импортируются в 1С:Управляющий как направления деятельности. Таким способом можно выгружать данные по нескольким организациям из различных баз, чтобы затем сформировать консолидированный отчет о рентабельности видов бизнеса.
Рентабельность подразделений
С точки зрения учета деление бизнеса на несколько организаций носит формальный характер и не влияет на финансовые показатели бизнеса. Но бывают случаи, когда конкретные юридические лица могут соотноситься с подразделениями компаниями. Такую информацию важно не потерять, чтобы построить отчет о прибылях и убытках с аналитикой по подразделениям.
Для таких случаев в 1С:Управляющем версии «ПРОФ» есть возможность выгружать данные по юридическим лицам в подразделения программы. Это дает руководству возможность сравнивать между собой итоговые финансовые показатели нескольких подразделений.
Управление финансами в нескольких организациях
Финансовый учет по нескольким организациям не ограничивается консолидацией данных для отчетности. Помимо этого, финансовый директор управляет денежными средствами всего бизнеса, а значит в учетной программе должен быть соответствующий функционал. Так, в 1С:Управляющем для управления деньгами компании используется Казначейская система и Платежный календарь.
Казначейство предприятия
С помощью Казначейской системы финансовый директор может собрать воедино все заявки на оплату, которые поступают со всего предприятия. Такие заявки могут составлять как сами финансовые сотрудники, так и руководители линейных подразделений. Каждая созданная заявка проходит четкую процедуру согласования и утверждения.
Чтобы у руководителей подразделений была возможность составлять заявки, финдиректор настраивает для них права доступа. При этом линейные руководители могут просматривать и формировать заявки только по своему подразделению. Созданная заявка согласуется с финансовой службой и другими ответственными лицами, сравнивается с доступным бюджетом ДДС и утверждается. Когда заявка утверждена, в программе создают платежное поручение для отправки в банк.
Платежный календарь
После создания и согласования заявки, финансовому директору нужно запланировать ее оплату. Сложность в том, что в нужный день на расчетных счетах предприятия не всегда достаточно средств. Именно для таких ситуаций нужен Платежный календарь. В Платежном календаре финансовый директор может увидеть все заявки, запланированные на ближайший месяц, и при необходимости перемещать их на другие даты и расчетные счета.
Когда заявка попадает в календарь, происходит автоматический пересчет плановых остатков до конца месяца. В результате есть возможность увидеть и обойти «кассовые разрывы». Для этого финансовому директору достаточно воспользоваться мышкой и передвинуть заявку ту дату, когда на расчетном счете есть средства для оплаты.
Источник: ru-systems.ru
Несколько организаций в одном аккаунте
Даша Черепанова
Чаще всего вы заводите в Эльбе аккаунт для одного ИП или ООО. Ещё в сервисе можно вести многофирменный учёт — бухгалтерию нескольких организаций под одним логином. Это удобнее и дешевле, чем отдельный аккаунт для каждой организации.
Зачем нужен общий аккаунт
Ситуация 1: чтобы вести учёт своих ИП и ООО вместе
Андрей открыл ИП и зарегистрировался в Эльбе. Сначала бизнес был совсем крохотный, но со временем клиентов становилось всё больше. Появились те, кто не хочет работать с маленьким ИП — им надёжнее с ООО. Андрей решил расширяться и открыл ООО. Но и от ИП избавляться не стал, оставил его для маленьких сделок.
Ситуация 2: чтобы вести учёт за себя и другого человека
Маша — ИП, а у её мужа — ООО. Маша сама ведёт бухгалтерию двух фирм в Эльбе. У неё общий аккаунт — так она экономит время на переключении между двумя аккаунтами и несколько тысяч рублей.
30 дней Эльбы в подарок
Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно
Попробовать бесплатно
Сколько это стоит
Вести многофирменный учёт в одном аккаунте дешевле, чем оплачивать несколько организаций отдельно.
Сравните: два аккаунта на тарифе Премиум стоят 39 800 рублей в год, а общий для двух организаций — 28 700 рублей. Для трёх выгода ещё больше: 38 700 вместо 59 700.
Вести несколько организаций в одном аккаунте можно только на тарифе Премиум.
Как подключить
Способ 1: при регистрации в Эльбе
Выберите «Я веду несколько ИП или ООО».
Для нескольких организации не действует пробный тридцатидневный период. Если вы хотите бесплатно попробовать Эльбу, зарегистрируйтесь как одиночка и через 30 дней добавьте в аккаунт вторую фирму.
Вы можете добавить в один аккаунт до 100 организаций.
Способ 2: в уже зарегистрированном аккаунте
Если вы уже пользуетесь одиночным аккаунтом и хотите добавить ещё одну организацию:
- Зайдите в «Настройки и оплата» → «Настройки сервиса», пролистайте страницу вниз до раздела «Работа с несколькими организациями».
- Нажмите «Начать работать с несколькими организациями».
Как пересчитается ваш тариф
- Если у вас уже оплачен тариф для одной организации, он пересчитается по тарифам для нескольких. Срок действия тарифа сократится.
- Если у вас действует бесплатный тридцатидневный период, он закончится.
- Если у вас подарочный Премиум для новых ИП, он перестанет действовать.
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
Попробовать бесплатно
Как вернуться к одиночному аккаунту
В любой момент вы можете вернуться к аккаунту для одной организации. В разделе «Настройки и оплата» → «Настройки сервиса» → «Работа с одной организацией» нажмите «Начать работать с одной организацией». У вас в аккаунте останется только один ИП или ООО.
Оплаченный для нескольких организаций тариф пересчитается по ценам одиночного аккаунта. Срок действия тарифа увеличится.
Статья актуальна на 02.02.2023
Продолжайте читать
Можно ли открыть одно ИП на двоих в РФ в 2022 году
Как открыть бизнес по франшизе с нуля: непростой опыт предпринимателя
Согласие на регистрацию ООО от собственника помещения: образец и правила заполнения
Ещё больше полезного
Рассылка для бизнеса
Дайджест о законах, налогах, отчётах два раза в месяц
Успех! Мы выслали подтверждение на адрес указанной вами электронной почты.
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компании СКБ Контур
Соцсети
Новости и видео — простыми словами, с заботой о бизнесе
Можно ли в системе вести учет документов нескольких организаций?
При наличии в компании нескольких юридических лиц (холдинг) и необходимости хранить в программе расширенную информацию по каждой организации (контактную информацию, банковские счета) имеет смысл вести в «1С:Документооборот» учет по организациям.
В программе поддерживается учет документов в разрезе организаций (собственных юридических лиц). При этом в карточке документа необходимо указывать организацию, к которой относится документ. При необходимости, пользователям можно настроить права доступа к документам в разрезе организаций.
Включение режима ведения учета по организациям производится функциональной опцией: Настройка и администрирование — Настройка программы — Делопроизводство — Учет по организациям.
После включения функциональной опции Учет по организациям в интерфейсе становится доступен справочник Организации: Нормативно-справочная информация — Организации.
В этом справочнике ведется список собственных юридических лиц.
В «1С:Документообороте» можно создавать внутренние документы без привязки к конкретной организации.
Примером таких документов в холдинговых структурах могут быть политики (политика управленческого учета, политика информационной безопасности), бюджеты, справочные документы, некоторые виды заявок.
Для настройки этой возможности необходимо в карточке вида внутреннего документа отключить «Вести учет по организациям»: Нормативно-справочная информация — Виды документов — «Вести учет по организациям».
Если существующим внутренним документам не была назначена организация, то попытка записать их позже вызовет ошибку «Не заполнена организация». Организацию придется указать вручную для каждого документа. При большом количестве документов для очистки и назначения организации лучше воспользоваться обработкой Групповое изменение реквизитов.
При выключенной функциональной опции Учет по организациям параметры организации (ИНН/КПП, контактная информация, ответственные лица, банковские счета и другая информация) задаются в настройках программы: Настройка и администрирование — Настройка программы — Данные предприятия.
Для удобства ввода документов в персональных настройках каждого пользователя есть возможность указать организацию, которая будет автоматически установлена в карточке документа при ее создании. Это выполняется в разделе Настройка и администрирование — Персональные настройки — Документы — Организация.
Обратите внимание, что справочник Структура предприятия в системе один, поэтому необходимо разработать такую структуру справочника, которая охватывает все организации.
Если включен учет по организациям, поле «Организация» в карточке документа обязательно для заполнения.
Вы можете заказать бесплатное тестирование программы 1С:Документооборот. Для этого необходимо нажать на кнопку ниже и заполнить форму.
Источник: www.1c-kpd.ru