Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.
«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.
Особенности работы с общим файлом
В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.
- Создавать таблицы Excel.
- Создавать, менять или просматривать сценарии.
- Удалять листы.
- Объединять либо разделять ячейки.
- Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).
Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.
Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:
Открыть 2 листа одной книги Excel одновременно
| Недопустимо | Реально |
| Вставлять либо удалять группу ячеек | Добавлять строку или столбец |
| Добавлять либо изменять условные форматы | Работать с существующими форматами |
| Включать или изменять инструмент «Проверка данных» | Работать с существующими настройками проверки |
| Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты | Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами |
| Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты | Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты |
| Вставлять или менять гиперссылки | Переходить по имеющимся гиперссылкам |
| Назначать, редактировать либо удалять пароли | Существующие пароли функционируют |
| Ставить либо снимать защиту листов и книг | Существующая защита работает |
| Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни | Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями |
| Записывать, изменять или просматривать макросы | Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами |
| Изменять или удалять формулы массива | Пользоваться существующими формулами |
| Добавлять в форму данных новую информацию | Искать информацию в форме данных |
Как сделать совместный доступ к файлу Excel?
Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.
- Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».
- Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
- Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.
- Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
- Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
- Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».
Как открыть файлы Excel в разных окнах
Использование общих книг с различными версиями Excel
В этой статье пошагово объясняется, как поделиться рабочей книгой Microsoft Excel с другими пользователями.
Если вы хотите, чтобы несколько пользователей работали в одной и той же рабочей книге Excel одновременно, вы можете сохранить рабочую книгу в виде общей рабочей книги. Пользователи могут вводить данные, вставлять строки и столбцы, добавлять и изменять формулы, а также менять форматирование.
Невозможно открыть общие рабочие книжки, созданные в Microsoft Excel 95 в более поздних версиях Excel, и при этом сохранить свой общий статус.
Настройка общей рабочей книги
Чтобы внести изменения в общую рабочую книгу, созданную в Microsoft Excel 97 или более поздней версии Excel, необходимо использовать Excel 97 или более позднюю версию Excel.
В частности, даже если совместно используемая рабочая книга, созданная в Excel 97 или более поздней версии Excel, сохранена как Excel 95, она не может быть совместно использована. Если рабочая книга, созданная в Excel 95, является общей, в ней невозможно редактирование, когда она открыта в Excel 97 или более поздней версии Excel.
Чтобы создать общую рабочую книгу, следуйте указаниям, соответствующим установленной у вас версии Excel.
Microsoft Office Excel 2007
- Откройте вкладку Разрешения.
- В группе Изменения выберите Поделиться книгой.
- На вкладке Редактирование нажмите, чтобы выбрать Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно. Флажок Это также позволяет объединять книги, а затем нажмите OK.
- В диалоговом окне Сохранить как сохраните общую рабочую книгу в месте расположения сети, где другие пользователи могут получить к ней доступ.
Microsoft Office Excel 2003 и более ранние версии Excel
- В меню Инструменты выберите команду Поделиться книгой и откройте вкладку Редактирование.
- Нажмите, чтобы выбрать Разрешить изменения более чем одним пользователем в то же время, а затем нажмите OK.
- Сохраните рабочую книгу, когда попросят.
- В меню «Файл» щелкните «Сохранить как», а затем сохраните общую рабочую книгу в месте расположения сети, где другие пользователи могут получить к ней доступ.
Обратная связь
Были ли сведения на этой странице полезными?
Источник: learn.microsoft.com
Тест с ответами на тему: EXCEL (эксель)
4) Можно ли выделить на рабочем листе несколько фрагментов?
5) Для выделения мышкой нескольких областей следует прижать клавишу
6) Можно ли форматировать числа и текст, находящиеся на рабочем листе?
7) Вставка новой панели инструментов осуществляется выбором в главном меню:
- Правка->Вставить
- Вставка->Поле
- Вид->Панели инструментов +
- Формат->Список
8) Можно ли изменить имя рабочего листа и названия рабочей книги?
- рабочего листа
- Только рабочей книги
- И рабочего листа и рабочей книги +
- Нельзя в обоих случаях
9) Сколько чисел можно записать в одной ячейке?
10) Можно ли в одной программе EXCEL открыть
- Более одной рабочей книги +
- Не более одной рабочей книги
- Более одного рабочего листа +
- Не более одного рабочего листа
11) В какой строке окна программы находятся кнопки, относящиеся к окну программы Свернуть, Развернуть/Восстановить, Закрыть
12) В какой строке какого окна находятся кнопки, относящиеся к окну документа Свернуть, Развернуть/Восстановить, Закрыть, если это окно было развернуто (была нажата кнопка Развернуть)
- В строке заголовка окна документа
- В строке заголовка окна программы
- В строке главного меню окна программы +
- В строке главного меню окна документа
13) Формулы для расчетов вводятся
- Только «вручную» — с клавиатуры
- Только через меню Вставка->Функция
- Вручную (с клавиатуры) или через меню Вставка->Функция +
14) Можно ли сохранить в файле на диске отдельно созданную таблицу, не сохраняя при этом всю рабочую книгу?
15) Как можно изменить ширину столбца?
16) Как можно изменить высоту строки?
17) Можно ли сделать строку невидимой
18) Можно ли сделать невидимыми один или несколько столбцов
- Нет b) Только один c) Один или несколько столбцов +
19) Имена каких строк и столбцов при копировании формулы =$A23+C$21 не будут меняться:
20) Имена каких строк и столбцов при копировании формулы =$F15+K$44 будут меняться:
21) Какая из формул выводит дату следующего дня
- =Сегодня(1)
- =Сегодня()+1 +
- =Сегодня()+ Сегодня()
- = Сегодня()*2
22) Какая из формул содержит абсолютную ссылку
23) В каком случае имя адресуемого листа рабочей книги заключено в одинарные кавычки:
='[Книга2]Финансовый отчет’!$A$1+'[Книга2]Финансовый отчет’!$B$1
- Имя листа содержит пробел +
- рабочая книга, содержащая адресуемый лист закрыта
- имя рабочего листа используется в формуле дважды
24) В ячейке C4 формула =B4/B2. Как она будет выглядеть, если переместить ее в ячейку C5?
25) Формула =B4/B2 копируется из ячейки C4 в ячейку C5. Каков результат в ячейке C5?
26) Для подтверждения ввода в ячейку нужно:
- нажать клавишу ENTER. +
- нажать клавишу F
- нажать клавишу
- нажать клавишу
- нажать клавишу TAB. +
27) Содержимое активной ячейки отображено в:
- буфере обмена
- строке состояния
- заголовке окна приложения
- строке формул +
- поле имени
28) В последовательные ячейки столбца таблицы Excel введены названия дней недели: «понедельник», «вторник», «среда». Активна последняя ячейка. списка. Мышь указывает на правый нижний угол ячейки списка, при этом ниже правого уголка ячейке виден знак «Плюс». Что произойдет, если «протянуть» мышь на пару ячеек вниз?
- Две следующие ячейки заполнятся текстом: «среда».
- Две следующие ячейки будут отформатированы так же, как последняя ячейка списка, а их содержимое останется пустым
- Выполнится копирование содержимого активной ячейки.
- Две следующие ячейки столбца заполнятся продолжением списка дне недели: «четверг», «пятница». +
- Будет выделен столбец.
- Будут выделены три ячейки столбца: активная и две следующие за ней.
29) Каково число диапазонов, суммируемых в формуле: =СУММ(F2;F6:F15;$A$6:C13;H1:H5;J1;L1;N1)
30) Сколько фрагментов может храниться в буфере обмена Office-XP?
31) Какой символ нужно ввести перед последовательностью цифр, чтобы они интерпретировались как текст?
- двойная кавычка
- тире
- звездочка
- апостроф
- пробел
32) Какие из приведенных элементов характеризуют электронную таблицу:
33) Документ (файл) Excel это:
34) Столбцы электронной таблицы обычно обозначаются
- цифрами (1, 2, 3…)
- буквами латинского алфавита (A, B, C, D…) +
- буквами русского алфавита (A, Б, В, Г…)
- Буквами и цифрами (A1, A2, A3…)
35) Введенный в ячейку текст обычно автоматически выравнивается:
36) Строки электронной таблицы обычно обозначаются
- цифрами (1, 2, 3…) +
- буквами латинского алфавита (A, B, C, D…)
- буквами русского алфавита (A, Б, В, Г…)
- Буквами и цифрами (A1, A2, A3…)
37) В таблице выделены два столбца. Что произойдет при попытке изменить ширину столбца:
- изменится ширина первого столбца из выделенных
- Изменится ширина всех выделенных столбцов +
- Изменится ширина последнего столбца из выделенных
- Изменится ширина всех столбцов таблицы
38) Формула в ячейке выглядела так: =СУММ(B2:C8) В рабочем листе таблицы был удален первый столбец и перед первой строкой вставлена новая строка. Какой вид приняла формула?
- =СУММ(B2:C8)
- =СУММ(A3:B9) +
- =СУММ(A2:B8)
- =СУММ(B3:C9)
- =СУММ(A2:B4)
39) На принтере могут быть отпечатаны:
- только все книга Excel полностью
- только активный лист
- книга Excel, выделенные листы или выделенный диапазон +
- только выделенный диапазон
- только выделенные листы книги или выделенный диапазон
40) Чтобы выделить элемент диаграммы можно:
- В меню Диаграммы выбрать команду Параметры
- Выполнить одинарный щелчок мышью по элементу +
- В меню Формат выбрать команду Объект
- В списке «Элементы диаграммы» панели инструментов Диаграммы выбрать нужныйэлемент +
- В контекстном меню Диаграммы выбрать команду Формат области диаграммы.
41) Содержимое ячейки: #########. В чем причина?
- Содержимое ячейки не соответствует ее формату
- Введенное или рассчитанное по формуле число не поместилось полностью в ячейку. Нужно либо расширить столбец, либо уменьшить шрифт, либо применить формат «вписать» +
- Расчет формулы в ячейке дал деление на ноль
- Введенная или рассчитанная по формуле дата не поместилась полностью в ячейку. Нужно либо расширить столбец, либо уменьшить шрифт, либо применить формат «вписать» +
- Текст не поместился в ячейку
- Формула содержит ошибку
42) Может ли функция Excel не иметь аргументов?
43) Каково значение в ячейке C3?
44) Во время прокрутки листа Excel адрес (имя) активной ячейки меняется?
45) Во время прокрутки списка листов Excel меняется текущий лист?
46) В ячейку введен текст. Его длина превысила размер ячейки. Соседняя справа ячейка занята. Что будет отображено в ячейке с текстом?
- Сообщение об ошибке
- Фрагмент введенного текста. Отображается столько знаков, сколько вошло в ячейку. Не вошедшие знаки не видны, но не пропадают. +
- Фрагмент введенного текста. Отображается столько знаков, сколько вошло в ячейку. Не вошедшие знаки пропадают.
- Весь введенный текст, только шрифтом минимального размера.
- Весть введенный текст стандартным шрифтом. Не вошедший в ячейку текст перекрывает содержимое соседней справа ячейки.
47) В ячейку введен текст. Его длина превысила размер ячейки. Соседняя справа ячейка не занята.
Что будет отображено в ячейке с текстом?
- Сообщение об ошибке
- Фрагмент введенного текста. Отображается столько знаков, сколько вошло в ячейку.
- Весь введенный текст, только шрифтом минимального размера.
- Весть введенный текст стандартным шрифтом. Не вошедший в ячейку текст перекрывает содержимое соседней справа ячейки. +
- Фрагмент введенного текста. Отображается столько знаков, сколько вошло в ячейку. Не вошедшие знаки пропадают.
48) В списке заголовки столбцов размещены во первой строке, первый столбец содержит наименования лекарств. Какую ячейку сделать активной перед выполнением команды «закрепить области», чтобы при прокрутке листа не исчезали заголовки и наименования?
49) Какие из приведенных ниже выражений удовлетворяют правилам построения формул Excel?
50) Для создания принудительного перехода текстового содержимого ячейки в другую строку той же ячейки следует использовать сочетание клавиш:
51) Какие элементы окна приложения специфичны (не используются в других приложениях) для Excel?
- Панель инструментов
- Строка формул +
- Строка состояния
- Строка меню
- Область управления листами +
- Полосы прокрутки
52) Верно ли, что каждый документ Excel создается на основе шаблона?
53) Можно ли на рабочем листе в одной таблице применить денежный формат и «в рублях» и «в долларах»?
54) Какой код маски числового формата позволяет заменять незначащие цифры пробелами?
55) К ячейкам A1:E1 применена операция «Объединить и выровнять по центру». Чтобы снять объединение ячеек, не изменяя формата текста нужно:
- К выделению повторно применить операцию «Объединить и выровнять по центру».
- Выполнить команду Формат→Ячейки и на вкладке Выравнивание снять флажок объединения ячеек. +
- Выделить подходящую ячейку таблицы и перенести ее формат на объединенные ячейки
- Объединение ячеек снять нельзя.
- Нельзя снять объединение с ячеек без изменения других параметров форматирования.
56) Можно ли менять формат шрифта текста колонтитулов?
57) В ячейки A1 и B2 введены числа 24 и 12 соответственно. В ячейку C1 введено: A1/B1/
Каков будет результат в ячейке С1?
58) В формулу нужно ввести ссылку на ячейку. Что для этого нужно сделать?
- Щелкнуть по нужной ячейке левой кнопкой мыши +
- Нажать клавишу F4
- В строке формул вызвать контекстное меню
59) В электронной таблице нельзя удалить:
- Содержимое ячейки
- Форматирование ячейки
- Столбец
- Адрес ячейки +
- Имя ячейки
- Строку
60) Какие из приведенных ниже выражений могут являться формулами Excel?
61) MS Excel выводит на экран адрес активной (выделенной) ячейки в
- строку состояния
- поле имени формулы
- строке меню
- ячейке на пересечении заголовков строк и столбцов
62) Строки таблицы Excel обычно обозначаются
- строчными буквами латинского алфавита
- арабскими цифрами +
- буквами русского алфавита
- римскими цифрами
63) Какие элементы окна приложения Excel специфичны (не используются в других окнах приложений MS Office)?
- горизонтальная линейка прокрутки
- строка формул +
- строка состояния
- область управления листами +
- панель инструментов EuroValue +
- область задач
64) В ячейку введено число 0,70 и применен процентный формат. Каков будет результат, отображенный в ячейке?
65) Число в ячейке по умолчании выравнивается
- по левому краю
- по правому краю +
- по центру
- по положению десятичной точки
- по ширине
66) Текст в ячейке по умолчании выравнивается
67) Какой результат отобразится в ячейке C4 при копировании в нее формулы Excel =A2*B$1 из ячейки B2?
Источник: testdoc.ru