Можно ли подписать документ электронной подписью без программы

Электронные документы в рамках российского законодательства имеют юридический статус при наличии электронной подписи, заменяющей личную подпись гражданина на бумажном носителе. Любой документ можно перевести в электронный вид и сделать его стандартом работы компании, например, реестр оказанных услуг, акт разногласий, отчет агента, протокол передачи.

Электронная подпись — это файл, который создается средствами криптографической программы при обращении пользователя к своему сертификату электронной подписи. У неё есть два криптоключа: закрытым подписывается документ, который хранится только у владельца, а открытым проверяется реальность подписи. Поскольку закрытый ключ находится только у хозяина, это достаточная гарантия безопасности.

• пакет программ КриптоПро (CryptoPRO) необходимо убедиться, что вы установили и используете последнюю версию КриптоПРО;
• плагин КриптоПро Browser Plug-in.

После установки программного обеспечения на компьютер необходимо сформировать сам документ. Как только информация сгруппирована и полностью внесена в новый документ, необходимо добавить к ней строку подписи и непосредственно саму ЭП.

Как подписать документ электронной подписью с Smart ID

Для подписи электронного документа потребуется:

• Окончательная версия документа, не требующая доработки. После создания подписи в него нельзя будет внести изменения.
• Действующий квалифицированный сертификат электронной подписи.
• Средства электронной подписи. Технология электронной подписи подразумевает использование комплекса программных средств, которые владелец подписи устанавливает на свой компьютер. Это могут быть плагины, отдельные программы или веб-сервисы.

Подписанный файл получает расширение .sig. Также ЭП может быть отдельным файлом, это зависит от исходного формата документа. Если вы подписывали документ PDF, Word или Excel с помощью специальных программ, то отличить их невозможно.

Как подписать документ в электронном документообороте ЭДО

В электронном документообороте на документ подпись не ставится, она для него формируется в онлайн формате. Как это выглядит для пользователя, зависит от того, где он хранит свой сертификат подписи. Рассмотрим пример подписи электронного документа в сервисе электронного документооборота Контур.Диадок.

Если на рабочем компьютере или в реестре — он нажимает кнопку «Подписать» в ящике Диадока, система обращается к сертификату и формирует файл электронной подписи.

Электронная подпись бывает отсоединенной и присоединенной. Отсоединенная подпись формируется в отдельном файле. При создании присоединенной подписи формируется файл, который содержит документ и саму подпись.

Диадок проверяет оба типа подписи на входящих документах, но для тех документов, которые подписываются в нем, он формирует отсоединенную подпись.

Диадок работает с квалифицированной электронной подписью. То есть подойдет та, которую вы используете для электронной отчетности в контролирующие органы. Если у вас ее нет, то ее можно приобрести в аккредитованном удостоверяющем центре ЗАО «Расчётный центр «Практик». С помощью электронной подписи можно завизировать файлы в любом формате: pdf, jpg, созданные в Word, Excel и других программах Microsoft Office.

Подписываем документ PDF электронной подписью!

Каталог сертификатов

Электронная подпись для торгов

• Сбербанк-АСТ
• ЕЭТП
• ОСЭТ Zakaz RF
• ММВБ «Госзакупки»
• РТС «Тендер»

Квалифицированная электронная подпись

• Закупки и торги по 223-ФЗ
• Портал госуслуг
• ООО Zakupki.gov.ru
• ЕФРСБ и ЕФРСДФЮЛ
• Электронные торги

Квалифицированная электронная подпись для ЕГАИС

• 5 площадок Госзаказа
• Закупки и торги по 223-ФЗ
• Электронные торги
• Портал госуслуг
• ЕФРСБ и ЕФРСДФЮЛ

Электронная подпись 3.0

• 5 площадок Госзаказа
• Закупки и торги по 223-ФЗ
• Электронные торги
• Портал госуслуг
• ЕФРСБ и ЕФРСДФЮЛ

Если в процессе вышеописанных действий у вас возникли трудности и вопросы, как подписать документ электронной подписью для размещения его на площадке, вы всегда можете обратиться к специалистам ЗАО «Расчётный центр «Практик» по телефону: +7 (495) 411-72-72. Они подскажут в любом сложном вопросе и помогут решить проблему с электронной подписью документов.

Как подписать документ Word и Excel MS Office электронной подписью

Чаще всего в формате Word требуется подписывать следующие документы:

• трудовой или хозяйственный договор,
• иск в арбитраж,
• заявление в вуз и т.д.

Штатная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» позволяет создать простую электронную подпись как видимую в отдельной строке, так и невидимую.

Создание строки подписи в документе Word или Excel

Строка подписи напоминает обычное место для подписи в печатном документе, но работает иначе. Добавляя строку подписи в файл, автор может указать сведения о предполагаемом подписывающем лице и предоставить для него инструкции.

Когда электронная копия файла отправляется предполагаемому подписывающему, он видит уведомление о том, что необходима его подпись, и рекомендации:

• ввести подпись;
• выбрать изображение подписи от руки;
• ввести подпись с помощью функции рукописного ввода на ПК с сенсорным экраном.

Одновременно с видимой подписью в документ добавляется и цифровая подпись для подтверждения личности подписавшего.

Для создания строки подписи в документе Word или Excel:

1. Поместите указатель мыши в то место в документе или на листе, где необходимо создать строку подписи.
2. В группе «Текст» на вкладке «Вставка» раскройте список «Строка подписи» и выберите пункт «Строка подписи Microsoft Office».
3. В открывшемся окне «Настройка подписи» введите сведения, которые будут отображены под строкой подписи.

Если документ все еще не подписан, появится панель сообщений «Подписи». Чтобы завершить процесс подписания, нажмите кнопку «Просмотр подписей».

• введите свое имя в поле рядом со значком «X», чтобы добавить печатную версию подписи;
• нажмите кнопку «Выбрать рисунок», чтобы выбрать изображение своей рукописной подписи. В диалоговом окне «Выбор графической подписи» найдите файл, содержащий изображение подписи, выберите его и нажмите кнопку «Выбрать».

Невидимые цифровые подписи в документе Word, Excel или PowerPoint

Невидимая цифровая подпись удостоверяет подлинность и происхождение документа. Такие подписи можно добавлять в документы Word, книги Excel и презентации PowerPoint.

В нижней части подписанных документов будет находиться кнопка «Подписи». Кроме того, для подписанных документов сведения о подписи отображаются в разделе «Сведения», который отображается в меню вкладки «Файл».

Добавление в документ невидимой подписи:

1. Откройте вкладку «Файл».
2. Выберите пункт «Сведения».

После того как в файл будет добавлена цифровая подпись, появится кнопка «Подписи», а сам файл станет доступен только для чтения.

Как подписать PDF документ электронной подписью

Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль КриптоПро PDF. После его установки, вы можете подписать ЭЦП PDF файл в любой из вышеперечисленных программ.

КриптоПро PDF прилагается бесплатно при совместном использовании с программой Adobe Reader. Прежде чем вставить электронную подпись в документ PDF, необходимо установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro для работы с программой КриптоПро PDF.

После настройки, чтобы поставить подпись, выберете в меню документа пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание». Программа предложит выбрать нужную подпись среди установленных и место в документе, где будет располагаться подпись. После этого можно завершить подписание документа.

Как подписать заявку на электронном аукционе, торгах

В сфере государственных закупок электронной подписью подписывают заявки перед отправкой на торги. Это дает заказчикам гарантию, что они имеют дело с реальными участниками. Именно она осуществляет ключевые функции защиты документов: гарантирует соответствие первоисточнику; делает невозможным стороннее вмешательство и внесение изменений в документы; однозначно идентифицирует личностную принадлежность документа. Также контракты, которые заключаются по итогам госзакупок, вступают в действие только после визирования с помощью ЭП.

Данная сфера применения ЭП характеризуется тем, что все документы подписываются в онлайн формате на тендерных площадках и не требуют подготовительной работы на рабочем месте.

Подать заявку на участие в электронном аукционе могут только те поставщики, которые имеют аккредитацию на электронной площадке и электронную подпись. Участник направляет заявку оператору электронной площадки, оператор проверяет электронную подпись, в случае положительного результата присваивает заявке номер и направляет конкурсанту пронумерованный электронный документ, подтверждая тем самым получение заявки. Если оператор электронной площадки обнаружил несоответствие в подписи, то заявка возвращается на доработку.

Участник тендера может скачать с площадки тендерную документацию в электронном виде, ознакомиться с ней и проверить ЭП организатора, проставленную под тендерной документацией и извещением о проведении тендера, нажав на соответствующих этапах процедуры на ссылки «Подписано ЭП» на странице «Извещение».

Использование ЭП участником конкурса:

Использование ЭП участником аукциона:

Использование ЭП участником запроса цен/предложений:

Возможно вас заинтересует:

• Электронная подпись
• Как выглядит электронная подпись
• Электронная подпись для налоговой

Источник: www.a-practic.ru

Как подписать договор удаленно. Все способы и нюансы

Как проставить подписи под контрактами с частными лицами и партнерами, которые находятся вне шаговой доступности, так, чтобы документ имел юридическую силу? Рассказываем о всех способах.

Немного теории

Классическая письменная форма договора предполагает составление единого документа и подписание лицами, его заключающими. Сразу скажем: далеко не всегда составление единого документа обязательно . Это нужно, если есть требование законодательства ( примеры: купля-продажа недвижимости, аренда здания и т. п., п. 1 статьи 550, п. 1 статьи 651 ГК ) или сами стороны об этом договорились.

Чтобы заключить договор в форме единого документа, достаточно составить его, выразив суть и условия сделки, и подписать его. Договор можно заключить и другим способом, с помощью обмена документами (в т. ч. электронными), согласовав в этих документах существенные условия сделки ( п. 1 статьи 432 ГК ).

Форма может отличаться, а требование подписания в подтверждение волеизъявления стороны — неизменно.

В современных реалиях подписание предполагает не только собственноручно проставленную визу, но и любой иной способ , который позволят установить личность подписанта.

Обмен оригиналами

Старый добрый способ, самый надежный (условно). и самый трудоемкий.

Требует изготовления бумажных экземпляров и сопутствующих затрат ( расходы на почтовую отправку, доставку курьером ). Риски тоже не исключены: работа с почтой по-прежнему чревата утратой документов, а недобросовестный контрагент — будь то частное или юридическое лицо, — может оспаривать достоверность проставленной визы ( «подписывал не я», «этот сотрудник уже уволен (не имел права подписывать)» ).

Да и курьер, который за всю свою карьеру не потерял ни одного документа, не опоздал, не перепутал маршрута ( а то и адресата ), — большая редкость.

Альтернатива — электронный СФЕРА Курьер . Гораздо дешевле реального ( от 250 руб. / в месяц за исходящие ), точная настройка маршрутов согласования — как внутри фирмы, так и с контрагентами. Доступность — 24/7, из любой точки мира, если есть интернет. Бесплатный роуминг!

Обмен сканами

Можно назвать выбором между допустимым и худшим. Это быстрее и дешевле, чем отправлять документы по почте или с курьером. И закон ( см. выше ) вполне допускает такую операцию.

Однако, как известно, для бухгалтерии необходимы оригиналы и, хотя Минфин говорит, что в исключительных случаях допустимы сканы, не поясняет, что это за случаи ( см., например, разъяснения от 20.11.2020 № 03-03-06/3/101451 ).

Чтобы «узаконить» сканы документов, необходимо прописать в договоре само условие о таком способе, адреса электронной почты, и вести переписку, в т. ч. обмениваясь сканами только через них.

Как правило, компании используют адреса корпоративной почты — и это очень хорошо, потому что по умолчанию предполагается, что ею пользуется уполномоченное лицо.

С физическими лицами сложнее . Они, как правило, используют бесплатную почту, расположенную на общедоступный серверах ( например: Яндекс, Гугл, Майл ), и при необходимости можно оспорить подпись, со ссылкой на то, что переписку с адресов мог вести кто угодно ( ведь никаких документов для регистрации бесплатной почты предъявлять не надо ). Чтобы укрепить свою позицию для потенциально возможного судебного спора, необходимо сохранять переписку, в т. ч. сканы, файлы и другую информацию.

Более надежный и удобный способ — сервис «Подписант» . онлайн-сервис для юридических лиц, который помогает мгновенно отправлять и подписывать электронные документы с физическими лицами и самозанятыми.

Идеально, если физическое лицо или самозанятый имеют электронную подпись , но так бывает далеко не всегда. Идентификатор Сбер ID имеют более чем 96 млн. человек. И судами его использование признается в качестве «подписи» в подтверждение волеизъявления ( см., например, определения 8-го КАС от 12.04.2022 № 88-6461/2022, 6 КАС от 19.02.2021 по делу № 88-3280/2021 ).

Подписание pdf-ки

Тонкости алгоритма зависят от программы, но в общих чертах это выглядит так:

• открываем нужный документ;
• выбираем место размещения ЭП;
• активируем работу с сертификатами;
• в соответствующем разделе выбираем нужную ЭП;
• добавляем ЭП.

Далее программа предложит:

• ссылку для скачивания;
• отправку подписанного файла по е-мейл;
• отправку исходного документа ( если один документ визируется несколькими подписантами с разными ЭП ).

Теперь, чтобы соблюсти требование закона и получить файл, достаточно перейти по ссылке и скачать его.

Проблемы данного подхода очевидны . Во-первых, многие западные производители объявили об «уходе» с российского рынка, не исключено нарушение работы ПО. Во-вторых, несовместимость используемого ПО. Так, проставить двойную подпись в том же Adobe Acrobat можно, если и вы, и контрагент используете это ПО, равно как и обменяться файлами через Adobe Sign.

Работайте с «физиками» и самозанятыми выгодно: в сервисе «Подписант» все входящие бесплатно, исходящие — от 20 руб. за документ.

Ну и, конечно, не исключены попадания отправок в «спам» , случайное удаление и прочие проблемы, традиционные для обмена документами через электронную почту (в т. ч. оспаривание использования ящика на публичном сервере).

Использование ЭДО

Полагаем, что уже в обозримом будущем будет непросто найти юридическое лицо, не использующее ЭДО: хотя «оцифровка» формально не обязательна, но для целого ряда отраслей — оборот маркируемых и прослеживаемых товаров, грузоперевозки, госзакупки — ЭДО необходимо. Да и для сдачи отчетности, представления сведений в фонды большинство налогоплательщиков используют ЭДО.

В этой связи подписание договоров в ЭДО в отношениях между юридическими лицами представляется оптимальным вариантом , как минимум потому, что:

Алгоритм подписания договора в ЭДО прост: загрузить документ, выбрать получателя, запросить подпись ( как правило, достаточно отметить галочкой нужное поле ), подписать и отправить. Статус документа — ожидание подписи, подписан, отказ, — отображается тут же. Все документы хранятся в папке входящих, всегда есть возможность скачать печатную форму.

ЭДО от СберКорус — это широкая сеть покрытия ( все крупнейшие торговые сети, маркетплейсы, поставщики ), быстрая интеграция с системами госконтроля и вашей учетной системой («1С», SAP и др.). Минус 20% на годовое обслуживание, бесплатная настройка маршрутов согласования, индивидуальная доработка сервиса.

В заключение отметим : да, бумажные договоры еще долго не уйдут в прошлое. Встречи за круглыми столами, росчерки «паркерами», ритуальные рукопожатия — это традиция и необходимые элемент корпоративной культуры. Однако для решения повседневных задач договорной работы с контрагентом, когда требуется быстрота обмена информацией при 100%-ном соблюдении норм закона, оптимальный способ — именно ЭДО. Это быстрее, надежнее и удобнее.

ЭДО между организациями

Скидка до 20%. Чем больше пакет документов, тем больше скидка

Хотите узнать больше об ЭДО?

Оставьте заявку, и наш эксперт по ЭДО ответит на любые вопросы:

• #электронная цифровая подпись
• #подписание договора
• #ЭДО
• #СберКорус

Источник: www.klerk.ru

Как подписать документ электронной подписью в word?

Документ следует подписывать только в окончательной редакции — какие-либо изменения в нём после подписания будут невозможны, иначе документ таким образом потеряет свою юридическую силу.

Чтобы подписать документ с помощью ЭЦП, вам потребуются:

• Действующий сертификат квалифицированной электронной подписи. КЭП — единственная ЭЦП, которая даёт документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами ЭДО.
• Средства электронной подписи. В связи с особенностями технологии электронной подписи владелец ЭЦП не может подписывать документы без специального ПО, которое пользователь должен установить на ПК.
• Программа для создания ЭЦП — плагины, онлайн-сервисы и программы, устанавливаемые отдельно.

Чтобы документ, подписанный в Word или Excel, обладал юридической силой, необходимо предварительно установить КриптоПро Office Signature — специальный программный модуль, позволяющий создавать и проверять ЭЦП по алгоритмам программ Word и Excel.

Порядок действий при подписании документа для разных версий MS Office отличается. Для программ, начиная с версии MS Office 2010, алгоритм следующий:

• на вкладке Файл перейти в разделе Сведения;
• нажать кнопку Добавить электронную подпись (КриптоПро);
• в окне Подписание нажать кнопку Изменить и выбрать личный сертификат ЭЦП;
• после выбора сертификата нажать кнопку Подписать.

Если ключевой контейнер защищён паролем, нужно указать его в соответствующем окне. Если ключевой контейнер защищён паролем, нужно указать его в соответствующем окне.

Если пароль указан правильно, появится сообщение об успешном подписании документа.

Обратите внимание! Если создать подпись в одной версии КриптоПро Office Signature, а проверять её в другой, результат проверки может быть некорректным.

Источник: yandex.ru