В работе любой компании используются различные виды договоров. Плохая организация работы с договорами повышает финансовые и репутационные риски компании. Если работа с договорами ведется на бумаге или даже в электронном виде, но без Системы электронного документооборота (СЭД), то возникают типичные проблемы:
· Затягиваются сроки согласования
· Большой объем бумаг
· Большие затраты на бумагу и расходники к оргтехнике
· Внесение правок в документы создает проблемы
· Сложно отслеживать, у какого сотрудника находится договор
· Документы часто теряются или согласовываются устаревшие версии
· Из-за этого возникают конфликты в коллективе
· Из-за срыва сроков компания несет убытки финансовые, страдает репутация
· Сотрудники тратят огромное количество времени на перемещение бумажных документов, их поиск, устранение проблем
Возможно, что Вам знакомая такая ситуация?
Как помочь своей компании?
В СЭД «1С:Документооборот» автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:
Как завести договор в 1С 8.3 Бухгалтерия
- подготовка проекта договора;
- согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
- учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
- учет и контроль сроков действия договоров;
- автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
- многовалютный учет сумм договоров;
- учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
- контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
- контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
- расторжение договора.
- Упростить создание договора, сопроводительного документа или полного комплекта сопутствующих документов по договору, используя шаблоны и связи документов.
- Отслеживать процессы согласования, подписания, исполнения договора.
- Контролировать исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов, получать напоминания о необходимости возврата экземпляра договора контрагенту, или получении экземпляра от контрагента.
Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как «Список заключенных договоров», «Договоры с истекающим сроком действия», «Сопроводительные документы по договору», «Динамика количества заключенных договоров», «Динамика сумм заключенных договоров», «Расторгнутые договоры».
«1С:Документооборот 8» — идеальное решение для компаний, которые уже работают с 1С, тем более, что можно сделать единую систему с бесшовной интеграцией с программой, в которой сейчас ведется учет деятельности предприятия.
Процесс автоматизации сам по себе упорядочивает работу в компании. Дополнительные преимущества автоматизации:
· четкое разделение обязанностей, прав и ответственности по всему процессу управления документами;
· определятся сроки выполнения каждого действия так, чтобы система могла сигнализировать о просрочке;
· приведение в порядок библиотеки шаблонов документов;
· сегментировать клиентов и сделки так, чтобы определить разные сценарии работы с ними.
Создание договора
Во-первых, чтобы создать договор в «1С:Документообороте» не нужно много времени.
Есть карточка договора, в которой обязательные поля для заполнения невозможно пропустить. Но, самое главное, у вас будет библиотека шаблонов договоров, благодаря которой создание договоров для типовых сделок и контрагентов занимает гораздо меньше времени.
Во-вторых, к карточке договора прикрепляются любые сопутствующие документы:
- черновики,
- коммерческие предложения,
- файлы расчетов,
и, что лучше всего — тут же в форме форума можно провести обсуждение спорных моментов договора, если таковые возникли.
Согласование договора
Согласование — не только договора, а чего угодно — самый тяжелый процесс в любой компании: он тормозит работу, съедает кучу времени, рождает кучу конфликтов.
Очень часто в компании царит путаница:
- кто,
- в какой очередности,
- какие документы, должен и может согласовывать.
В «1С:Документообороте» в первую очередь договоры (сделки) разделяются на группы:
- по объему контракта,
- по типу контрагента,
- по условиям сделки (например, кредит выше, чем определенная сумма), и по любым другим критериям, которые вам важны.
Для каждой группы вы можете определить свой маршрут согласования:
- список лиц,
- их приоритет,
- очередность.
Согласование может быть очередным, параллельным или смешанным. Например, сначала параллельно ставят визу генеральный и главный бухгалтер, потом в любом порядке — юрист и руководитель отдела продаж.
При необходимости можно распечатать «Лист согласования», в котором отразятся комментарии всех участников.
Контроль наличия договоров и сопроводительных документов
Бумажный договор отправился на подпись к контрагенту и пропал там. Работы по договору уже в разгаре, но идут они, если подойти к вопросу строго.
Никого этот факт особо не тревожит, пока не случается конфликт.
Наладить контроль возврата подписанных договоров без специальных инструментов практически невозможно — много раз доказано на практике.
Что предлагает «1С:Документооборот»?
В системе ставится отметка о передаче и возврате договора. Так что в любой момент вы можете построить список договоров, по которым отсутствует подписанный контрагентом экземпляр.
Можно настроить планируемую дату возврата или установить типовой срок возврата договоров, тогда система будет сигнализировать о просрочке возврата.
Так же, система учитывает наличие необходимых сопроводительных документов: актов, накладных и прочих.
Возможно отследить договора, по которым нет «движения» — не возникают закрывающие документы, хотя договор является действующим или близок к закрытию.
В «1С:Документообороте» можно хранить сканы подписанных договоров. Эти файлы будут прикреплены к карточке договора.
Сроки и этапы договоров
Многие договоры «бессрочны»: в них обозначены условия длительного сотрудничества, которое не планируется заканчивать в какой-то определенный срок.
Для таких договоров настраивается автоматическое продление.
Однако возможен и другой вариант, когда система подает сигнал о завершении срока действия договора и пользователю нужно принять самостоятельное решение о дальнейшем продлении.
Иногда — это в большей степени касается проектных договоров — важно отслеживать плановое окончание этапов выполнения договора. В этом случае возникает необходимость в оформлении дополнительных документов — счетов, актов, накладных.
В некоторых обстоятельствах может идти речь о корректирующих действиях. Предположим, работы не закончены в срок, необходимо заключить дополнительное соглашение или запустить процесс взыскания пени и так далее.
Подводя итоги, необходимо отметить, что система документооборота на базе «1С» даёт возможность сделать работу предприятия с договорами и контрактами более эффективной. Такой результат достигается за счёт:
- Автоматизации процесса создания и согласования договоров
- Сокращения временных затрат на согласование
- Обеспечения надлежащей процедуры утверждения
- Повышения эффективности контрольной деятельности
- Повышения уровня безопасности хранения договорных документов
Для того чтобы внедрить и использовать такого рода прикладную информационную систему для учета договоров на базе 1С не нужно «изобретать велосипед». Программа позволит работать продуктивно как удаленно, так и в офисе.
Заказывайте бесплатную демонстрацию программы, которую мы проводим дистанционно или очно. На демонстрации мы ответим на ваши вопросы, расскажем как «1С:Документооборот» поможет вам организовать работу с договорами и другими документами!
Источник: dzen.ru
Как организовать хранение договоров?
Чаще всего оригиналы договоров хранят в бухгалтерии. Это объясняется тем, что хранение договоров и иных первичных документов – элемент бухучета. Именно бухгалтерия хранит первичные документы и по запросу представляет их в налоговую инспекцию.
Сколько хранение договоров в организации?
Для ряда договоров сроки хранения установлены законодательно и составляют пять лет с даты истечения срока действия договора. Если нормативными актами срок хранения не установлен, то договор необходимо хранить не менее трех лет с даты истечения срока его действия, поскольку три года – это общий срок исковой давности.
Сколько времени хранить договоры?
Сколько должны храниться договоры в организациях — не менее 5 лет после истечения срока их действия или прекращения обязательств по ним. Срок хранения различных видов контрактов указан в приказе Росахрива №236 от 20.12.2019.
Сколько хранятся договора на оказание услуг?
Срок хранения договоров возмездного оказания услуг с физическими лицами — 75 лет, если они созданы до 2003 г, или — 50 лет, если они созданы после 2003 г. Это следует из ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 г. №125-ФЗ и п.
Сколько хранить договора с покупателями?
Договоры, соглашения, не указанные в отдельных статьях Перечня, хранятся 5 лет после истечения срока их действия (п. 436 Перечня).
Как правильно пишется слово договора или договоры?
Ответ справочной службы русского языка
Литературная норма: договОр, договОры. Впрочем, некоторые словари уже признают допустимым (но только в непринужденной устной речи!) вариант дОговор, договорА.
Сколько лет должны хранятся договора с поставщиками?
Сколько должны храниться договоры в организациях — от пяти лет с момента их передачи в архив. Длительность хранения зависит от вида соглашения и указана в приказе Росархива №236 от 20.12.2019.
Сколько времени нужно хранить счета фактуры?
Срок хранения электронных счетов-фактур такой же, как бумажных — не менее пяти лет (ст. 317 перечня, утвержденного Приказом Росархива от № 236, п.
Сколько хранятся договора о материальной ответственности?
Срок хранения договоров о материальной ответственности установлены 457 статьей Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от № 558. Согласно этой статье срок хранения договоров о материальной ответственности составляет пять лет после увольнения материально ответственного лица.
Сколько хранится договор дарения?
Договоры по залогу имущества организации — 10 лет (ст. 451 Перечня). Договоры дарения — постоянно (ст. 439 Перечня).
Сколько времени нужно хранить кредитный договор?
Договор займа, кредитный договор – не менее 3-х лет после полного исполнения обязательств. Так как согласно ст. 196 части 1 Гражданского кодекса РФ, общий срок исковой давности для предъявления претензий с обеих сторон составляет три года.
Сколько хранятся договоры Гпх?
сообщаем следующее: ГПД должны храниться в организации не менее 5 лет. В течение 75 лет хранятся Личные карточки. Личные карточки оформляются только на сотрудников, принятых по трудовым договорам.
Какие документы должны храниться 75 лет?
- списки личного состава;
- личные карточки сотрудников;
- служебные контракты, трудовые договоры;
- журналы и книги учета;
- личные дела госслужащих, работников, муниципальных служащих.
Какой срок хранения документов?
По общему правилу (Федеральный закон № 402-ФЗ) документы бухучета необходимо хранить в течение 5 лет. В некоторые случаях закон предписывает хранить документы дольше или на постоянной основе. Срок хранения таких документов начинается с 1 января после года, когда их включали в бухгалтерскую отчетность в последний раз.
Кто может быть хранителем по договору хранения?
Сторонами договора хранения являются поклажедатель и хранитель. . Поклажедателем может быть любое физическое или юридическое лицо, в том числе не обязательно собственник имущества, но и иное управомоченное лицо (арендатор, перевозчик, подрядчик и т.
Источник: kamin159.ru
Новое в работе с договорами в «1С:Бухгалтерии 8»
Договоры с контрагентами (например, с покупателями и поставщиками), учитываемые в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 в виде справочника, не только позволяют формировать печатные формы потенциальных юридических документов, но и обеспечивают аналитический учет расчетов с контрагентами. За последнее время функциональность по работе с договорами в программе получила развитие. Например, теперь можно контролировать исполнение договоров в наглядной форме для быстрого принятия управленческих решений. Эксперты 1С рассказывают об оптимизации работы с договорами в «1С:Бухгалтерии 8».
Договоры с контрагентами
Согласно Гражданскому кодексу РФ, договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 420 ГК РФ). В «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 для хранения списка всех договоров, заключенных с контрагентами, предназначен справочник Договоры (раздел Справочники — Покупки и продажи). При этом учитываемые в программе договоры с контрагентами, помимо правовой составляющей, являются объектом аналитического учета расчетов с контрагентами.
В «1С:Бухгалтерии 8» расчеты с контрагентами (с покупателями, поставщиками и другими участниками сделок) организованы с использованием нескольких уровней аналитического учета (субконто счетов бухгалтерского учета). Например, для счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» может применяться три разреза аналитики:
- по покупателям и заказчикам (субконто Контрагенты), где каждый покупатель (заказчик) — элемент справочника Контрагенты;
- по основанию расчетов (субконто Договоры), где каждое основание расчетов — элемент справочника Договоры;
- по документам расчетов (субконто Документы расчетов с контрагентами).