Автор
Марина Климова
профессиональный бухгалтер и независимый налоговый консультант, автор более 70 книг и многочисленных статей по проблемам бухгалтерского учёта и налогообложения, к. э. н.
23868 просмотров
23.07.2021 11:06
Рассказываем о правилах хранения документов в электронной форме и особенностях хранения счетов-фактур для организаций и индивидуальных предпринимателей.
Общие принципы
Ключевые правила организации хранения документов, образующихся в деятельности организации или ИП, не зависят от способа изготовления этих документов – на бумажном носителе или в электронном виде. Они заложены в ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 11.06.2021) «Об архивном деле в Российской Федерации»: следует обеспечивать сохранность документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнем документов, предусмотренным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
Как правильно выписать ЭСФ в 2023 году ? Кто обязан выставлять электронные счёт фактуры!
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (п. 1 ст. 29) добавляет: первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней (в том числе, в электронном виде) подлежат хранению экономическим субъектом минимум 5 лет.
Срок хранения нужно отсчитывать с 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством (п. 2 ст. 21.1 Федерального закона № 125-ФЗ).
Организация хранения электронных документов
В архиве организации (ИП) электронные документы нужно хранить по правилам, определенным Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила):
— Передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах (п. 4.34 Правил).
— В течение срока хранения в наличии нужно иметь не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах) (п. 2.30 Правил).
— Не реже одного раза в 5 лет нужно производить технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов. Если обнаружена порча носителя, документы следует перезаписать на другой носитель, при необходимости перевести в новые форматы, с которыми к тому времени стало удобнее работать организации. При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах. Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи, рекомендуется хранить в формате PDF/A (п. 2.32, п. 2.40 Правил).
Счета на оплату клиентам и оплата заказов клиентов в программе 1С Управление торговлей (УТ) 11.2
— Условия хранения электронных документов должны исключать их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации в течение всего срока хранения (п. 2.30 Правил).
— Электронные документы выдаются по требованию заинтересованных лиц в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись руководителя организации или уполномоченного им должностного лица или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке (п. 2.47 Правил).
— Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов (п. 4.13 Правил).
Сертификаты ключа проверки электронной подписи
5 лет после исключения из реестра сертификатов ключей проверки электронных подписей
Договоры, соглашения с Удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи
5 лет после прекращения действия сертификата ключа проверки электронной подписи
Документы (заявления, запросы, уведомления, переписка) об изготовлении сертификата ключа проверки электронной подписи, о приостановлении, возобновлении и аннулировании действия сертификата ключа проверки электронной подписи
Списки уполномоченных лиц — владельцев сертификатов ключа проверки электронной подписи
В силу Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях ответственность за сохранность электронных архивных документов несет:
— при их хранении в архиве организации – руководитель архива (лицо, ответственное за архив). Если такое лицо не определено, то его функции выполняет руководитель организации;
— при их хранении в архивной части информационной системы организации – руководитель подразделения IT-технологий.
Особенности хранения электронных счетов-фактур
Налогоплательщики и налоговые агенты обязаны хранить счета-фактуры в течение пяти лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, п. 10 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв.
Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н, п. 317 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Течение указанного срока начинается после налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для исчисления налоговой базы, вычета НДС (Письма Минфина России от 19.07.2017 № 03-07-11/45829, от 30.03.2012 № 03-11-11/104).
Храните подлинники!
Многие компании в своем стремлении перейти не только на электронный документооборот, но и оцифровать архив организации, забывают, что необходимо хранить подлинники документов, а не их копии.
В связи с этим напомним, что «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) вводит следующие понятия:
— подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
— дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа;
— копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
В новом ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете» (п. 23 — 25) определено, что экономический субъект должен хранить подлинники документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации. Документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.
Совсем недавно Правительством РФ внесен в Госдуму законопроект № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты (в части использования и хранения электронных документов). Если он со временем станет законом, это расширит возможности для маневрирования в сфере организации хранения документов. Могут быть на законодательном уровне разрешены конвертация электронных документов (преобразование исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением структуры и содержания), а также создание и хранение электронных и материальных дубликатов документов. Это позволит хранить исходный документ один год, а весь оставшийся срок хранения – преобразованный документ равнозначный подлиннику. Безусловно, речь не идет о банальном копировании. Например, электронный дубликат бумажного документа согласно законопроекту будут получать так:
1. Создает его обладатель исходного документа (в отношении документа, подписанного им единолично) либо обладатели исходного документа совместно (в отношении документа, подписанного ими совместно).
3. Дубликат подписывается УКЭП лица (лиц), создающего (создающих) его.
4. Сам дубликат и УКЭП, которой он подписан, должны позволять определить дату и время его создания, он должен содержать метку доверенного времени.
Как видим, над созданием дубликатов придется потрудиться. Если закон примут, преобразование документов для целей хранения будет добровольным. В любом случае, мы будем следить за рассмотрением данного законопроекта.
Источник: taxcom.ru
Как передать счета на оплату через 1С-ЭДО
Знали ли вы, что через 1С-ЭДО можно отправлять контрагентам любые документы? Специалист линии консультаций Александра Гарипова рассказывает, как передавать счета на оплату.
Всё больше организаций и предпринимателей используют в своей работе электронный документооборот. Для кого-то это возможность оперативно обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами из разных районов страны. Кто-то устал от постоянных расходов на бумагу, обслуживание принтера и пересылку корреспонденции.
Тем не менее, цель у всех одна – сократить временные и финансовые расходы на операции, которые важны в текущей деятельности. С этой задачей справляется сервис 1С-ЭДО. Многие используют его исключительно для отправки и получения документов реализаций и поступлений, чтобы своевременно закрывать взаиморасчёты с контрагентами. А знаете ли вы о другом функционале сервиса?
Через 1С-ЭДО можно отправлять любые документы в произвольном формате: вы можете прикрепить файл PDF или Word. Но есть и формализованные документы для удобства загрузки и выгрузки. Для примера рассмотрим счета на оплату.
Отправка счета
После проверки всех реквизитов заполненного документа по кнопке ЭДО можем Просмотреть электронный документ:
Рис.1. Просмотреть электронный документ
Когда мы нажмем на кнопку Подписать и отправить, документ отправится контрагенту:
Рис. 2. Подписать и отправить
После отправки в программе отразится информация, что документ отправлен получателю. Останется только дождаться, когда контрагент переведет оплату по счету.
Получение счета
Когда мы откроем Текущие дела ЭДО и нажмем кнопку Отправить и получить, в папке Входящие появится счёт на оплату. Если номенклатура в документе в точности совпадает с номенклатурой в вашей базе, программа автоматически создаст счёт поставщика и заполнит все необходимые реквизиты.
Рис. 3. Получение счета
Документ будет непроведенным:
Рис. 4. Непроведенный документ
Если же номенклатура в документе отличается от имеющейся в базе, то сервис предложит Сопоставить номенклатуру:
Рис. 5. Сопоставление номенклатуры
Если нажать на эту ссылку, мы попадем в форму сопоставления номенклатуры. Здесь можно создать новую номенклатуру по данным поставщика, подобрать похожую, используя сервис 1С:Номенклатура. Также можно выбрать номенклатуру из вашей информационной базы, нажав на кнопку с тремя точками справа:
Рис. 6. Ф орма сопоставления номенклатуры
После того, как несопоставленной номенклатуры не останется, информацию можно сохранить и закрыть соответствующей кнопкой. После этого программа предложит создать документ. Для этого переходим по гиперссылке Создать документ.
Рис. 7. Создание документа
Останется только утвердить документ, подписать и отправить квитанцию. В 1С-ЭДО все эти действия выполняются одной кнопкой. На основании уже созданного счёта выполняется привычная работа: создаются платёжные поручения или выдача наличных, формируется доверенность и прочее.
Куда подшить оплаченные счета?
Доброго времени суток всем! Вопрос, возможно, и пустяковый, но каждый вопрос требует ответа. Согласно заявке цеха отделом снабжения у контрагента выписывается счет, подписывается руководителем и оплачивается. На основании этого счета выдается доверенность и ожидается приход счета-фактуры.
У меня такие оплаченные счета на неполученные материалы хранятся в папочке «до востребования», пока не придут документы — накладная и счет-фактура. Когда я получаю эти документы, счет я подкалываю к ним. А наш новый главбух с пеной у рта доказывает необходимость хранения счетов вместе с платежными документами.
Причем всю систему хранения документов надо в срочном порядке переделать с начала года. Впрочем, каждый сходит с ума по-своему. Может, я чего не понимаю в этой жизни?
КУДА МНЕ ПОДКОЛОТЬ ЭТИ ЗЛОСЧАСТНЫЕ СЧЕТА.
нОВЫЙ бухальтёр
. А наш новый главбух с пеной у рта доказывает необходимость хранения счетов вместе с платежными документами.
КУДА МНЕ ПОДКОЛОТЬ ЭТИ ЗЛОСЧАСТНЫЕ СЧЕТА.Куда хотите, туда и подкалывайте, но только без пены у рта!
Дело конечно хозяйское, но лично я считаю глупостью хранить счета с платежными документами.
хотя, знаю, что многие так делают.
Луше отделять мух от котлет, ИМХО.нОВЫЙ бухальтёр (23440)
Воооть! Скажите тогда, как мне урезонить не в меру шустрого главбуха? Какие убедительные доказательства привести?
да никак не надо урезонивать.
Это её право. «Я начальник — ты дурак, . »Ну, это конечно право главбуха ХОТЕТЬ чтоб счета подшивались к платежкам. Но если прежний главбух этого НЕ ХОТЕЛ, какие претензии к работникам бухгалтерии?
Это ведь просто хотелка главбуха, закона на этот счет нет. А если главбуху так хочется — пусть расписывает полностью кто куда и как должен подшивать бумажки, это его право. Но я не вижу необходимости отрывать работников бухгалтерии в данный момент от их прямых обязанностей ввиду того, что новому главбуху пришло в голову изменить порядок хранения документов.
Исправлений: 1; последнее — в 08.11.2007, 23:56.Я работала на больших предприятиях, с большим документооборотом, в назначении платежа указывается за что платите и номер счета указывается-это информация берется из счета, а не из служебки, поэтому основанием служит счет, он и подшивается к платежному документу.Правильно что требует, а если платите по договору то номер договора, а сам договор ксерится и подкалывается, хотябы та страница, в которой порядок расчетов оговорен- так вот, копию вы можете ксерить и оставлять у себя для своего учета. И вся проблемма. Ну скажите мне бухи что не так. Так было 10 лет назад, так было 5 лет назад. В мелких фирмах, где документообороту меньшее внимание уделяют и где учет ставит неопытный бух. может и не подшивают.
это необходимо для финансвого контроля, у вас кто-то за расчетами следит кроме вас? А контроль за вами? По правилам бух.учета, оплатой закрывается первая возникшая во времени задолженность, а не выборочно, как хотят менеджеры. А в случае вашего увольнения, кто потом сядет разбираться за что вы платили и на основании чего?
Может кто припомнит, номер письма, или указания ЦБ РФ где они просят при расчетах за товар, услуги -прописывать конкретно за что платят? Это в целях борьбы с экономическими преступлениями. Если не прва поправьте. Вот это и должно быть основанием для ее требования в идеале.
Ерунда! Те же счета/копии договоров можно подкалывать в отдельную папочку с названием «счета/копии договоров за . месяц» Куда и что подкалывать — вопрос десятый. Главное порядок, и возможность найти документ.
И то, как построен документооборот в организации — дело каждой организации.
где учет ставит неопытный бух. может и не подшивают.
Как бух, работающий уже лет . ну больше десяти , ответственно заявляю, что в своих платежных документах никаких счетов не потерплю! Правда, и задним числом вынимать их не потребую
Тем более, что при наличии договора чаще всего счет — это просто бумажка. Для удобства бухгалтерии плательщика.
где они просят при расчетах за товар, услуги -прописывать конкретно за что платят
Ну и что? Ну просят, мы и без просьб всегда писали, чтоб не путаться. Каким боком тут пришивание счета к платежке?
А если один счет оплачивается частями, допустим в пять приемов, Вы его на пять частей порежете? Или пять копий сделаете? Ну, бумаги-то не жалко в нашей стране, лесов многоeshka (d7f24)
Я полностью согласна с Lokri76.
Во всем должна быть систематизация.По-моему, к платежкам подшивать самый удобный способ.
Проще искать на основании чего оплачено. Иначе прийдется лезть в какую-то папку и искать там в ворохе счетов нужный.
Хотя — кому как о чем сказали выше.А вот это уж совсем не месту вам , как одному из бухгалтеров:
нОВЫЙ бухальтёр
Воооть! Скажите тогда, как мне урезонить не в меру шустрого главбуха? Какие убедительные доказательства привести?ГБ определяет и учетную политику и документооборот и прочее.
ГБ руководит бухгалтерией, а не. Иначе бардак будет в бухгалтерии.
ИМХО.Дорогие бухгалтера полностью согласна с Lokri76, что счета должны быть подшиты к платежке (т.к. является основание платежа). И действительно, если придет новый человек он врядли сообразит где имеено искать этот счет на оплату. А представьте, если еще проверка и нужны копии п/п, это чтобы подтвердить основание оплаты (т.е. опять же сделать копию счета) нужно будет сколько папок перелопатить. Когда все в одном месте, это целесообразние. Считаю что главбух прав.
bezmar (3ee23)
Я свои счета подкалываю в папку «счета на оплату» и если вдруг потом какие то вопросы, я быстренько поднимаю счет и смотрю чтотам было, на счете подписываю № платежного поручения, дату и сумму оплаты.
bezmar
Я свои счета подкалываю в папку «счета на оплату» и если вдруг потом какие то вопросы, я быстренько поднимаю счет и смотрю чтотам было, на счете подписываю № платежного поручения, дату и сумму оплаты.Я делаю точно так же.
Порядок хранения документов в организации устанавливает главный бухгалтер. Обычно обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру, бухгалтеры подшивают в хронологическом порядке в отдельные папки.
Каждый бухгалтер сам решает, как ему удобнее сортировать документы. Кто-то подшивает все выставленные в адрес организации счета к договорам, кто-то – к платежным документам, а кто-то – в отдельную папку. Все зависит от количества первички и вида деятельности. Самое главное, чтобы бухгалтер мог быстро найти нужную бумагу.
Правда, для счетов-фактур предусмотрен особый порядок хранения. Так, счета-фактуры, которые вы получили от поставщиков, а также вторые экземпляры счетов-фактур, выданных вами покупателям, следует хранить в специальных журналах.
нОВЫЙ бухальтёр
Доброго времени суток всем! Вопрос, возможно, и пустяковый, но каждый вопрос требует ответа. Согласно заявке цеха отделом снабжения у контрагента выписывается счет, подписывается руководителем и оплачивается. На основании этого счета выдается доверенность и ожидается приход счета-фактуры.У меня такие оплаченные счета на неполученные материалы хранятся в папочке «до востребования», пока не придут документы — накладная и счет-фактура. Когда я получаю эти документы, счет я подкалываю к ним. А наш новый главбух с пеной у рта доказывает необходимость хранения счетов вместе с платежными документами.
Причем всю систему хранения документов надо в срочном порядке переделать с начала года. Впрочем, каждый сходит с ума по-своему. Может, я чего не понимаю в этой жизни?
КУДА МНЕ ПОДКОЛОТЬ ЭТИ ЗЛОСЧАСТНЫЕ СЧЕТА.Да подкалывайте куда нужно новому главному бухгалтеру и зачем, что то ей докузывать
Вау, какая дскуссия развернулась))
А Лесик, как всегда, на высоте. Уважаю.
интересная позиция. спрашивать у форума куда подкалывать счета. главбух всегда прав.
Надо у аудиторов спросить, куда подшивать счета. Они всё знают.
Это на другой форум.
ЛораНик (ac151)Бухгалтера, о чём спор? Хочешь работать, работай и выполняй указания ГБ, не хочешь- иди сам работать ГБ и давай указания (если хватит ума и опыта). У каждого своё видение места бумаги, как кого научили в самом начале работы.
ну и подшивайте, если вам так нравится,
а у меня лично совсем другие представления о систематизации.между тем, ответ содержался в самом вопросе.
нОВЫЙ бухальтёр
. Впрочем, каждый сходит с ума по-своему.Источник: www.audit-it.ru
