Модели документооборота в программах 1с

С выходом новой редакции 3.0 системы 1С:Документооборот КОРП начался новый интересный этап в развитии отечественных корпоративных систем электронного документооборота. Редакция 3.0 – это действительно современная и своевременная система, отвечающая запросам клиентов, как пользователей, так и компаний, эксплуатирующих программный продукт. В системе реализован серьезный объем функций, в той или иной мере востребованных и дорабатываемых партнёрами-интеграторами в предыдущей редакции. По всему видно, что компания 1С серьёзно проанализировала опыт эксплуатации систем редакции 2.1 и постаралась максимально учесть текущие потребности своих клиентов. Давайте подробно остановимся на основных отличиях редакции 3.0 от редакции 2.1.

1. Единый справочник «Документы»

Первое, что «бросается в глаза» при знакомстве с редакцией 3.0, это то, что теперь нет деления документопотоков на входящие/исходящие/внутренние по отдельным справочникам. Все документы в системе содержатся в одном справочнике «Документы». Интерфейс карточек документов гибко регулируется настройками вида документа. Для включения всех необходимых реквизитов, характеризующих ту или иную разновидность документа, достаточно установить соответствующий флаг в карточке вида документа («Является входящей корреспонденцией», «Является исходящей корреспонденцией», «Является договором» и т. п.)

Урок 27. Проектирование целевой модели документооборота. Состав функциональных требований

Рис. 1 Настройка вида документа

В справочнике «Документы» содержится полный список абсолютно всех документов, соответственно облегчается поиск, так как теперь нет необходимости переходить между тремя справочниками.

Для повседневной работы сотрудников полный список всех видов документов, как правило не нужен. Поэтому в редакции 3.0 реализована возможность группировки документов в отдельные реестры по видам и настройка видимости реестров.

Например, для договоров можно создать свой реестр, и, если сотрудник работает только с договорами, то настройкой доступа у остальных реестров можно скрыть их из блоков навигации на рабочем столе у сотрудника.

Рис. 2 Реестры документов

2. Интерфейс карточки документа

Изменился и внешний вид карточки документа. Реквизит «Вид документа» теперь может быть дополнен тематикой. По тематикам также предусмотрены отборы, настройки прав на создание документов определенным сотрудникам и настройки правил согласования документов.

В редакции 3.0 появилась возможность управлять расположением дополнительных реквизитов. Ранее дополнительные реквизиты располагались только на вкладке «Свойства», теперь можно выбрать место размещения реквизита на вкладке «Реквизиты» рядом с основным реквизитом.

Урок 25. Показатели результативности проекта. Выбор модели документооборота.

Рис. 3 Расположение дополнительных реквизитов

Связи документа в редакции 3.0 больше не располагаются на отдельной вкладке в карточке документа. Чтобы посмотреть связи документа нужно перейти по ссылке и открыть их в отдельном окне.

Рис. 4 Связи документов

Новая удобная функция в редакции 3.0 это признак почтенности документов. Документы, которые сотрудник еще не просмотрел, выделяются в списке жирным шрифтом. Если в документ или его файл вносились изменения, то для текущего пользователя система его вновь выделит жирным шрифтом.

Рис. 5 Признак почтенности документов

3. Работа с файлами

В редакции 3.0 появились новые возможности по работе с файлами. В карточках документов, задач и списке «Задачи мне» есть предварительный просмотр файлов документа. Для этого достаточно установить курсор на нужный файл, правая часть формы с реквизитами превращается в окно предварительного просмотра.

Рис. 6 Предварительный просмотр файла документов

Появился контроль версий согласованных файлов. В печатной форме листа согласования выводится информация, если версия текущего файла отличается от версии согласованного файла, и тут же можно сравнить версии.

Рис. 7 Контроль версий согласованных файлов

Для файлов, загружаемых со сканера или создаваемых по шаблону, можно задавать предопределенные имена.

Рис. 8 Настройка шаблона имени файла

В редакции 3.0 появилась возможность группировать файлы в карточке документа и управлять их количественным составом. В настройках вида документа можно задавать роли файлов, устанавливать требования по обязательности и количеству допустимых файлов. При помощи этой настройки, например, можно исключить ситуации создания и запуска в работу пустых карточек без файлов или добавления новых файлов вместо обновления версии существующего файла.

Рис. 9 Роли файлов

4. Расчет прав

В редакции 3.0 значительно упростилась настройка прав к документам, вместе с тем появились новые возможности управления доступом к документам. Были упразднены настройки прав на папки документов, сами папки стали необязательными. Больше нет общих и специальных разрешений в политиках доступа, которые базово определяли уровни доступа (чтение/редактирование/регистрация) в разрезе видов документов, мероприятий, вопросов деятельности, грифов, групп доступа, организаций, подразделений. Сохранилась возможность назначать локальных администраторов.

Для настройки прав в редакции 3.0 используются только Полномочия. Они, как и прежде, представляют собой готовый набор ролей, который можно назначать сотрудникам, подразделениям, рабочим группам, исполнителям ролей, участникам мероприятий и проектных команд.

Для всех документов, мероприятий и проектов работает принцип автоматического назначения прав «по касанию». Простыми словами этот принцип можно описать так: права на документ получают все сотрудники, которые являются участниками обработки документа, а именно получили задачу по документу, письмо, являются участником мероприятия с документом-предметом, являются участником проекта, который указан в документе.

В редакции 3.0 появились автозаполняемые рабочие группы, что является гибким инструментом управления расчетом прав. Примером такой рабочей группы является группа «Руководители подразделений», которая заполняется по заранее заданному алгоритму. В связи с тем, что алгоритмы в редакции 3.0 теперь можно создавать в пользовательском режиме, это открывает большие возможности для управления документами, например, при существовании в компании организационной структуры с двойным подчинением по административному и функциональному принципу

Источник: www.doc-lvv.ru

13. Модели документооборота аис-бу (файл «Теория 2»)

Документооборот — движение документов на предпри­ятии с момента их получения или создания до трансформации их в систему записей на бух счетах или до завершения ис­полнения и сдачи в архив.

В настоящее время в зависимости от того, является ли АИС-БУ локальной или входит в состав комплексной информа­ционной системы предприятия как ее компонент, сформирова­лись два основных подхода к работе с операционными учетными документами.

Первый подход заключается в том, что каждый возникший документ сразу же должен найти отражение на счетах бух учета. В основе этого подхода лежит принцип взаимосвязи документов и записей массива информации о хоз операци­ях, что и реализуется во всех моделях, присущих данному подхо­ду. Второй подход ориентирован на документооборот всего предприятия и базируется на системе взаимосвязей между докумен­тами разных видов.

При первом подходе в компьютерных системах бух учета применяется 1 из 3 моделей документо­оборота, в которых документ рассматривается как: дополнение к хоз операции (1-я модель); средство формирования записи массива информации о хо­з операциях (2-я модель); вспомогательный информационный объект (3-я модель).

Модель документооборота — это порядок формиро­вания, регистрации, хранения, обработки и трансформации доку­ментов в систему записей на бух счетах.

Первая модель рассматривает документ как допол­нение к хоз операции, отраженной в инфор­мационной базе — массиве информации о хоз опера­циях. Эта модель реализует технологию работы с первичными до­кументами и отражения их данных в учетных информационных базах по схеме:

возникновение хоз операции ► запись в массиве информации о хоз операциях > первичный документ.

О системах, использующих данную технологию, говорят, что они работают «от проводки». Центральным понятием в таких сис­темах является понятие «хоз операция», «проводка», а первичный документ трактуется лишь как выходная форма, кото­рая является дополнением к хоз операции.

При такой модели бухгалтер, обрабатывая входящие докумен­ты, преобразует их вручную или с помощью программы в записи массива информации о хоз операциях, которые отражаются в журнале хоз операций.

Только после ввода хоз операции документ форми­руется автоматически, либо по запросу бухгалтера. Часть реквизи­тов в поля шаблона документа подставляются программой из вве­денной записи, а некоторые вводятся бухгалтером дополнитель­но. Сформированный документ можно отпечатать.

Здесь входящие документы отдельно в базе данных не регистри­руются. Те документы, которые формируются программой, либо хранятся в привязке к тем записям, на основе которых были сфор­мированы, но часто после печати вообще не сохраняются. Некото­рые программы позволяют хранить документы в компьютерном архиве, но без связи с породившими их записями массива хоз операцией.

Недостаток рассмотренной технологии заключается в том, что введенная запись о хоз операции сразу же становится актуальной. Определяемые ею проводки участвуют в расчетах оборотов и сальдо, что не всегда является правильным. В реальных ус­ловиях часто имеет место временной разрыв (лаг) между созданием первичного документа, совершением по нему операции, вводом соответствующих записей в массив хоз операций и ак­туализацией проводок, определяемых этими записями. Поэтому бухгалтер должен отслеживать записи, по которым был выписан документ, но не была совершена сама хоз операция.

Изложенная модель интерпретации первичных документов на­рушает привычную технологию ведения бух учета, при которой хоз операция отражается в учете только после ее совершения и подтверждения этого факта соответствующим до­кументом. Здесь же именно запись об операции становится осно­вой для формирования документа.

Рассмотренная модель интерпретации первичных документов была присуща ранним версиям многих программ, а в отдельных из них сохранилась и по сей день («Финансы без проблем»).

Вторая модель рассматривает документ как сред­ство формирования записей массива информации о хоз операциях. Эта модель реализует техноло­гию работы с первичными документами по следующей схеме:

возникновение хоз операции > первичный документ > запись в массиве информации о хоз операциях.

При данной модели бухгалтер сначала заполняет эк­ранную форму первичного документа определенного вида, а про­грамма формирует документ и дает возможность его распечатать. По данным, введенным на основе макета документа, программа формирует соответствующие ему записи массива информации о хоз операциях. После этого связь документа со сфор­мированными записями теряется.

Как и в 1 модели, сформированные по данным документа проводки считаются «подтвержденными», актуальными и всегда участвуют в расчете оборотов и остатков счетов. Здесь также не со­блюдается временной лаг между выпиской документа, совершени­ем операции и отражением их в учете, т.е. система работает по неутвержденным документам. Сам документ рассматривается только как средство, позволяющее сформировать записи на счетах. Следовательно, здесь сохраняются все недостатки 1 модели, а раз­ница состоит лишь в том, что записи о хоз операциях формируются по данным документов, а не документы по данным записей о хоз операциях, как в 1 модели. В силу сказанного эту модель также нельзя признать полноценной.

Была реализована в ранних версиях программ «Инфо-Бухгалтер» и «Турбо Бухгалтер».

Таким образом, основной недостаток 1 и 2 моделей — несоблюдение временного лага между созданием документа и формированием соответствующих ему записей на счетах.

Третья модель рассматривает документ как вспомо­гательный информационный объект. Основной целью реализации этой модели является отделение действий по регистрации документов в базе данных от их преобразования в записи массива информации о хоз операциях. Эта модель реа­лизует технологию работы с первичными документами по схеме:

возникновение хоз операции > первичный документ > совершение хоз операции > запись в массив информации о хоз операциях.

Так же, как и во 2 модели, здесь сначала вводятся дан­ные документа, но при этом соблюдается временной лаг между его формированием и отражением содержания хоз опера­ции на счетах бух учета.

Сначала программа предлагает бух­галтеру заполнить экранную форму первичного документа. На ос­нове введенных данных документ формируется, печатается, регистрируется в реестре документов и сохраняется в электронном ар­хиве. Часто однотипные документы регистрируются в отдельных реестрах и архивах. Возможен вариант, когда документ сначала ре­гистрируется в реестре, а затем предлагается бухгалтеру для запол­нения. К зарегистрированному в реестре и сохраненному в архи­ве документу бухгалтер может неоднократно возвращаться, кор­ректировать его и заново печатать.

После совершения хоз операции, подтвержденной утвержденным первичным документом, бухгалтер вновь обраща­ется к нему через реестр и дает программе команду сформировать по документу проводки, которые регистрируются в массиве ин­формации о хоз операциях.

При данной технологии соблюдается естественная последова­тельность работы с документами за счет разделения моментов формирования самого первичного документа и соответствующих ему проводок. При этом введенные документы без подтвержде­ния пользователем и формирования проводок на их основе никак не влияют на обороты и остатки счетов.

Регистрация документов в реестре и сохранение их в электрон­ном архиве позволяет бухгалтеру не только в любой момент вер­нуться к документу, но и выполнять выборку документов по определенным критериям, печатать реестры отобранных документов.

Таким образом, при применении модели поддер­живается естественная технология прохождения первичных доку­ментов как формируемых в системе, так и поступающих извне. Поэтому на предприятиях с большим документооборотом целесообраз­но применять программы, использующие именно этот подход.

Рассмотренная модель обработки документов наиболее после­довательно реализована в разработках фирм «Парус», «Интел­лект-Сервис», «Контур» и др. Такая технология работы с первичными документами реализована и в разработках фирмы «1С».

В типовой конфигурации программы «1С:Бухгалтерия 7.7» также сначала вводятся данные первичного документа, и он может быть распечатан. При за­вершении работы с документом система предлагает его провести. Если поль­зователь соглашается, то программа формирует соответствующие проводки.

В противном случае документ остается непроверенным, регистрируется в ин­формационной базе, но проводки по нему не формируются и его данные никак не влияют на остатки и обороты счетов бухгалтерского учета. При реальном со­вершении хоз операции пользователь может вернуться к этому до­кументу и провести его.

Если возникает потребность в изменении содержания документа (н/р, если какие-либо данные были введены ошибочно), то программа отменяет ранее сделанные проводки и может повторно провести документ, чтобы сформировать проводки на основе измененных данных. При удалении документа автоматически удаляются и связанные с ним проводки. Можно также отменить проведение ранее проведенного документа. В этом слу­чае он остается в информационной базе, но проводки по нему удаляются. Со­ответственно изменяются остатки и обороты счетов.

На примере типовой конфигурации программы «1С:Бухгалтерия 7.7» можно видеть, что при использовании 3 модели со­храняется связь между документом и порожденными им проводками, что позволяет программе автоматически изменять их при внесении изменений в сам компьютерный документ.

Во многих системах, использующих 3 модель работы с первичными документами, по некоторым хоз опера­циям устанавливается взаимосвязь между документами разных ви­дов, например между документами-основаниями и сопроводи­тельными документами, что уже является элементом модели пол­ного документооборота. Так, на основе выписанного счета покупателю можно сформировать накладную на отпуск материала. При этом необходимые данные автоматически переносятся из од­ного документа в другой, что позволяет автоматизировать процесс формирования производных документов и частично отследить этапы прохождения хоз операции. Однако делается это по ог­раниченному кругу операций и далеко не всеми системами.

Наибольшее развитие принцип взаимосвязи между документа­ми разных видов получил в системах, ориентированных на доку­ментооборот всего предприятия, т.е. в тех, где применен второй подход к построению документооборота в АИС-БУ.

Модель полного документооборота реализуется в корпоративных ИС, где бухгалтерский программный комплекс является одной из функциональных под­систем управления предприятием.

Этот подход базируется на четырех основных положениях:

1) большая часть документов возникает вне бухгалтерии и, сле­довательно, массивы документов могут формироваться и хранить­ся в электронных архивах вне бухгалтерии;

2) между документами разных видов существует тесная взаимо­связь;

3) документ не является только средством отражения хоз операции на счетах бух учета;

4) процесс формирования документа и соответствующих ему записей на счетах бух учета может быть разделен во времени.

Известно, что большая часть информации о производственно-хо­зяйственной деятельности предприятия формируется вне бухгалте­рии — в цехах, на складах, в отделах снабжения и сбыта и других опе­ративных подразделениях предприятия. В этих подразделениях и создаются документы, которые затем попадают в бухгалтерию.

Основой корпоративных систем является документ и его связь с другими документами, а одним из принципов функцио­нирования системы — поддержка полноценной системы междоку­ментальных связей.

Работая с документами, персонал оперативных служб может качественно выполнять свои функции независимо от бухгалтерии. Они могут получать различные аналитические разрезы при работе с документами и контролировать исполнение документов-оснований (договоров, счетов и т.д.), проверять соответствие от­дельных сопроводительных документов (накладных на отпуск това­ров и расходных ордеров) документам-основаниям и т.д.

Типовая операция может быть применена не к одному документу, а к совокупности документов одного вида. Тогда при массовом вводе документов од­ного вида, отражающих одну и ту же хоз операцию (пачке документов), проводки можно получить в свернутом, итого­вом виде по группе документов. Иными словами, можно формиро­вать групповые проводки. Сформированные проводки отражаются в массиве информации о хоз операциях.

Следовательно, 3 основные момента отличают модель пол­ного документооборота от предыдущих моделей:

• документ рассматривается не только как средство формиро­вания бух записей (проводок), но и является полноправ­ной информационной единицей,
• документы создаются и хранятся в виде электронных копий вне бухгалтерии, и работники служб оперативного управления имеют возможность выполнять свои функции, используя создан­ную базу документов. Наличие документов в интегрированной БД позволяет вести учет ТМЦ и состояния взаиморасчетов, проводить расчет себестоимости вы­пущенной продукции и оценивать финансовые результаты реали­зации без отражения этих данных в бух учете;
• благодаря интеграции информационной базы бухгалтерия имеет доступ к базам (архивам) документов, хранящимся в других подсистемах. Это обеспечивает освобождение учетной базы от хранения излишней аналитической информации. Но работники бухгалтерии всегда могут получить требуемые расшифровки и ана­литические разрезы.

Источник: studfile.net

Разработка конфигурации «Управление документооборотом» в среде 1С:Предприятие 8.3.

Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше.

Данная тема актуальна, поскольку компания развивается, с каждым днем увеличивается документооборот организации, в связи с этим большое количество документов как внешних, так и внутренних сложно обработать без средств автоматизации.

Все документы организации регистрируются и обрабатываются секретарем-делопроизводителем. В связи с этим необходимо средство автоматизации данной деятельности, которое так же позволяет работать с документами сотрудникам организации.

Объектом исследования данной дипломной работы является секретарь-делопроизводитель.

Предметом исследования является организация документооборота организации.

Цель курсовой работы – разработка информационной системы «Управление документооборотом».

Из поставленной цели вытекают задачи:

• рассмотреть задачи и объекты автоматизации;
• провести обоснование проектных решений;
• рассмотреть и описать нормативно-справочную, входную и результатную информацию;
• разработать проект автоматизации;
• разработать программный интерфейс информационной системы и выполнить физическую реализацию конфигурации управления документооборотом организации.

Курсовая работа состоит из введения, основной части, заключения, списка литературы и приложения с исходным кодом.

Основная часть состоит из 2 глав. В первой главе производится рассмотрение предметной области и обоснование разработки.

Во второй главе производится проектирование структуры конфигурации 1С Предприятие и разработка документов. Производится разработка структурных элементов конфигурации 1С Предприятие.

Глава 1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Функции секретаря-делопроизводителя в организации заключаются в том, чтобы обеспечить контроль, над всеми документами который циркулируют в организации и затрагивают различные аспекты функционирования организации.

В настоящий момент управление документами, поступающими в организацию, а также исходящие документы и внутренние регистрируются в ручном режиме, в соответствии с правилами делопроизводства в организациях. Все документы регистрируются в журналах, где описываются реквизиты документов. Документы передаются директору для рассмотрения, и он определяет, кому их передать, ставит свою визу. Секретарь-делопроизводитель, получив документ с резолюцией производят передачу документа исполнителю.

Анализ данной предметной области дает возможность выделить основные задачи, которые мог бы выполнять секретарь-делопроизводитель с помощью системы управления документооборотом:

• учет информации о входящей документации;
• учет информации об исходящей документации;
• учет информации о внутренней документации;
• управление документами (поиск, контроль исполнения)
• подготовка отчетности.

Большая часть информации фиксируется и обрабатывается с помощью прикладных систем MS Office 2016, необходима информационная система управления документооборотом, которая будет решать задачи управления информацией о документах, поступающих в организацию, назначенных ответственных лицах, резолюциях на документах.

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Функциональные методики, наиболее известной из которых является методика

Информационная система управления документооборотом предназначена для сотрудников предприятия при работе с внутренними и исходящими документами, их согласование и визирование, регистрация входящих документов и визирование их у директора, позволит значительно упросить деятельность, связанную с регистрацией, поиском документов, а также обеспечит контроль над исполнением документов. Позволит хранить электронные образы документов, что обеспечит быстрое получение их по мере необходимости.

Все операции выполняются без использования средств автоматизации, с помощью электронной почты и текстового редактора.

При необходимости поиска документа уже зарегистрированного в организации, поиск выполняется в виде просмотра журнала и выписки реквизитов о документе и поиска его оригинала. Для передачи ответственному лицу для него делается копия или документ передается под его ответственность.

Входящей информацией здесь является информация, полученная от отдела кадров, приказы и распоряжения, принятые на предприятии, договора с организациями и заказы, проекты документов, созданных внутри организации.

Выходной информацией являются отчеты об исполнении документов, результаты поиска документов, данные о документах, резолюции и контроль документов.

Данная информация так же передается на бумажных носителях, а также посредством электронной почты.

Основными участниками данного процесса являются секретарь-делопроизводитель, сотрудники организации (исполнители), руководство (в виде директора и начальников подразделений).

Так же новая информационная система позволит обеспечить взаимодействие между подразделениями в процессе получения и исполнения документов.

Модель IDEF0 представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Модель IDEF0 деятельности по управлению документооборотом

Появление информационной системы управления документооборотом призвано обеспечить выполнение операций по учету входящей, исходящей и внутренней документации. Основные процессы выполняемые при управлении документами:

• регистрация входящей документацией;
• регистрация с исходящей документацией;
• регистрация с внутренней документацией;
• назначение исполнителей;
• визирование документов.

Декомпозиция модели IDEF0 представлена на рисунке 2.

Рисунок 2. Декомпозиция модели IDEF0 по управлению документооборотом

Информационная система управления документооборотом должна иметь возможность передачи данных в пакет прикладных программ MS Office 2016 в табличный редактор, текстовый редактор для формирования отчетности, а также для прикрепления электронных версий документов.

Проектируемая информационная система управления документооборотом должна позволять выполнение следующих операций:

• учет входящих документов;
• учет исходящих документов;
• учет внутренних документов;
• формирование карточки документа;
• поиск документов;
• указание статусов и резолюций по документам;
• ведение статистики по документам;
• хранить данные по обращениям и адресатам;
• вести базу данных, содержащую информацию о корреспонденции, справочной информации;
• формировать отчеты по документам.

1.2. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Автоматизация документооборота позволяет прослеживать весь путь работы над документами, начиная с конкретного рабочего места, что помогает оперативно выявлять проблемные звенья как в работе сотрудников, так и во всем документообороте. Переход на электронную документацию гарантирует невозможность утери нужных документов, а поиск конкретного файла занимает намного меньше времени, чем его бумажного аналога.

Рассмотрим пример, подтверждающий экономическую выгоду использования информационной системы управления документооборотом и правильность использования вычислительных систем. В таблице 1 приведены показатели объёма информационных потоков, время приведено с учетом за рабочий день.

Таблица 1

Расчет эффекта внедрения

Наименование документа

Частота возникновения раз/год

Время, затрачиваемое при базовой технологии/ мин.

Время, затрачиваемое по предлагаемому варианту/ мин.

Источник: www.evkova.org