Microsoft sharepoint server colleague import add in что это за программа

В предыдущей главе рассматривалась работа с рабочими процессами в SharePoint 2010.

В этой главе рассматривается интеграция с офисными приложениями.

В этой части руководства рассматриваются следующие темы

• Введение
• Office Web Apps
• Excel 2010

• Импорт данных из электронной таблицы в список

• Веб-часть импорта таблицы
• Экспорт из Excel 2010

Введение

Одно из самых важных преимуществ SharePoint 2010 – его интеграция с Microsoft Office 2010. Самый простой способ интеграции – в офисных приложениях при сохранении документа можно указать сайт SharePoint. Рассмотрим подробнее возможные сценарии работы в Office 2010 и SharePoint 2010.

Office Web Apps

SharePoint 2010 используется как централизованное хранилище документов. Естественное желание пользователей – просматривать и редактировать документы в браузере. Но данная возможность отсутствует в поставке по умолчанию.

На помощь могут прийти Office Web Apps, которые позволяют работать с Microsoft Word, Excel, PowerPoint и OneNote (аналогично тому, как работает SkyDrive). Статьи по развертыванию веб-приложений Office Web Apps и ссылки на загрузки можно найти здесь. После развертывания пользователи получают инструментарий, позволяющий работать с документами прямо в браузере, в том числе с мобильных устройств. Также можно отметить удобный механизм совместной работы над документами, который появился в первом пакете обновления. Замечу, что Office Web Apps уже настроены для использования в SharePoint Online.

Excel 2010

Как уже было сказано, SharePoint 2010 тесно интегрирован с Office 2010, в частности, Excel 2010. Рассмотрим ниже некоторые сценарии интеграции.

Импорт данных из электронной таблицы в список

Рассмотрим два способа для выполнения указанной задачи.

Веб-часть импорта таблицы

Откройте сайт, на который вы хотите импортировать данные. Кликните на Действия сайта, затем на Дополнительные параметры. В появившемся окне нужно выбрать Импорт из электронной таблицы, и кликнуть Создать (рис. 7.1).

Рис. 7.1. Окно выбора шаблона списка

После чего нужно указать имя нового списка, описание и расположение файла (рис. 7.2). Если у вас при импорте появилась ошибка “Указанный файл не является допустимой электронной таблицей или не содержит данных для импорта”, то способ ее исправления можно найти здесь.

Рис. 7.2. Страница создания списка с помощью импорта из Excel

Далее открывается указанная книга Excel, и нужно указать, какие данные будут импортированы (рис. 7.3).

Доступны следующие типы диапазонов:

• Диапазон ячеек – указываются произвольные ячейки таблицы;
• Диапазон таблицы – предлагается выбрать таблицы из списка;
• Именованный диапазон – предлагается выбрать именованные диапазоны (если они есть)

Рис. 7.3. Окно выбора данных для импорта в список

Список создан, при желании можно изменить его параметры, например, название, или создать представления. Обращаю ваше внимание, что в этом случае синхронизация между содержимым файла и списка НЕ происходит.

Экспорт из Excel 2010

Рассмотрим еще один вариант импорта электронной таблицы в список. Для начала нужно создать таблицу (рис. 7.4).

Рис. 7.4. Окно создания таблицы

После чего при клике на любой ячейке таблицы на ленте появляется конструктор для работы с таблицами (рис. 7.5). Кликнем на Экспорт таблицы в список SharePoint.

Рис. 7.5. Кнопка для экспорта таблицы в список

В появившемся окне (рис. 7.6) указываем адрес сайта, на который нужно опубликовать список, имя и описание. Если создать неизменяемое подключение к новому списку, то книга будет связана со списком (как и в первом случае, связь односторонняя), в противном случае – связи между книгой и списком не будет. Кликаем на Далее.

Рис. 7.6. Первый шаг экспорта таблицы в список SharePoint

На втором шаге осуществляется проверка типов данных (рис. 7.7). При этом стоит учесть, что формулы будут удалены и вместо них будет подставлено вычисленное значение соответствующего типа.

Рис. 7.7. Второй шаг экспорта таблицы в список SharePoint

Кликаем на Готово, и список опубликован, о чем оповестит окно со ссылкой на список.

Особенность данного подхода заключается в том, что представление списка – таблица данных (рис. 7.8). В правой части можно обнаружить панель со ссылками на полезные команды. Безусловно, при желании можно изменить представление.

Рис. 7.8. Внешний вид списка с экспортированной электронной таблицей

Экспорт списка/библиотеки в Excel

При необходимости можно экспортировать список/библиотеку в Excel. При этом нужно учитывать, что экспортируется только текущее представление.

Для экспорта списка воспользуемся лентой (рис. 7.9). Кликаем на Экспорт в Excel, и откроем появившийся файл owssvr.iqy, который представляет собой файл подключения.

Рис. 7.9. Кнопка на ленте для экспорта списка в Excel

В Excel появляется извещение системы безопасности (рис. 7.10). Так как мы уверены в надежности источника файла, то кликаем на Включить. Далее будет предложено авторизоваться, вводим туда учетные данные, используемые для входа на портал SharePoint 2010.

Рис. 7.10. Извещение системы безопасности Microsoft Excel

В книгу загрузятся данные активного представления списка в виде таблицы. Интересно, что в этом случае нельзя добавлять данные в список путем добавления их в файл, можно лишь получать содержимое списка. Обновлять данные можно вручную с помощью кнопки Обновить.

Также можно настроить автоматическое обновление, кликнув на Свойства, в появившемся окне можно изменить интересующие параметры. Свойства обновления указываются непосредственно в свойствах подключения, куда можно попав, кликнув по соответствующей кнопке (рис. 7.11).

Рис. 7.11. Свойства подключения к списку

Данные вид экспорта удобно использовать для подготовки печатных отчетов.

Важная составляющая интеграции Excel 2010 и SharePoint 2010 – службы Excel, которые рассматривались в главе 5.

В этой части руководства рассматривалась интеграция Excel 2010 и SharePoint 2010.

В следующей части руководства рассматривается интеграция Access 2010 и SharePoint 2010

Источник: dplotnikov.wordpress.com

Как подключить Microsoft Teams к сайту SharePoint?

Команды Microsoft — одно из лучших и мощных программ для совместной работы в чате, разработанное корпорацией Microsoft. В нем есть все инструменты, которые нужны любой организации, чтобы стать продуктивной. Более того, он интегрирован с Office 365 Suite, что помогает пользователям повысить производительность. Все это вместе делает Microsoft Teams одним из лучших программ для совместной работы.

С другой стороны, SharePoint в первую очередь ориентирован на управление файлами и библиотеками. Хотя оба происходят из одной семьи, у них есть различия, о которых мы говорили ранее.

Теперь большинство пользователей действительно не понимали, как они могут интегрировать SharePoint с Microsoft Teams, чтобы использовать прекрасные функции управления библиотеками SharePoint. Поэтому мы решили сделать по этому поводу отдельное руководство, которое поможет пользователям понять и сделать это самостоятельно. Итак, давайте начнем с взаимодействия Microsoft Teams и SharePoint.

1 Microsoft Teams и SharePoint

• 2.1 Шаг 1. Создайте команды с существующим сайтом SharePoint
• 2.2 Шаг 2: интеграция Microsoft Teams с SharePoint
• 2.3 Шаг 3. Опубликуйте страницу SharePoint в Microsoft Teams
• 2.4 Шаг 4. Опубликуйте библиотеку SharePoint в Microsoft Teams

Microsoft Teams и SharePoint

В реальном мире, Microsoft Teams и SharePoint сильно взаимосвязаны между собой. Каждая команда, созданная в Microsoft Teams, автоматически создала сайт группы SharePoint на сервере. Таким образом, все документы, загружаемые в Teams, автоматически сохраняются в библиотеке документов SharePoint. Как мы уже говорили, SharePoint лучше всего подходит для управления файлами и библиотеками. Вам действительно не нужно заботиться об интеграции.

Как подключить Microsoft Teams к сайту SharePoint?

Как мы уже говорили вам об интеграции Microsoft Teams и SharePoint выше, вы знаете, что оба связаны. Однако, если вы хотите испытать то, что происходит на самом деле позади вас, вам нужно выполнить простые шаги, с которыми мы вам поможем. Итак, начнем.

Шаг 1. Создайте команды с существующим сайтом SharePoint

Вам необходимо создать специальную группу в Microsoft Teams для существующего сайта группы SharePoint. Этот сайт должен быть частным, чтобы входить в назначенную ему группу Microsoft Office 365. На этот раз вы сможете найти значок Microsoft Teams в нижнем левом углу.

Теперь нажмите кнопку «Создать группу», чтобы создать группу на текущем сайте SharePoint. Это автоматически приведет вас к Microsoft Teams, чтобы разрешить и начать совместную работу.

Теперь откройте свой сайт SharePoint и нажмите «Команды», теперь вы можете увидеть там свою новую связанную команду.

Это был первый метод, с помощью которого можно было увидеть интеграцию.

Шаг 2: интеграция Microsoft Teams с SharePoint

Здесь мы обсудим еще несколько способов интеграции Microsoft Teams с сайтом SharePoint.

• Если вы нашли адрес своего сайта SharePoint, вы можете увидеть его в «Параметры каналов», а затем щелкнуть «Открыть в SharePoint».

Шаг 3. Опубликуйте страницу SharePoint в Microsoft Teams

• Вам нужно сделать это, щелкнув вкладку «Команды» и нажав кнопку «+».
• Откроется окно «Добавить вкладку», щелкнув «SharePoint».
• В следующем окне нажмите «Страницы».
• Затем щелкните одну из перечисленных там страниц.
• Затем, чтобы опубликовать эту страницу, нажмите СОХРАНИТЬ.

Шаг 4. Опубликуйте библиотеку SharePoint в Microsoft Teams

• Всегда можно добавить список SharePoint в Microsoft Teams, просто нажав кнопку «+».
• Теперь нажмите «Добавить вкладку» и выберите «Библиотека документов SharePoint».
• В следующем окне вы должны нажать «Относительные сайты» и напрямую связать его с адресом вашего сайта в SharePoint.
• Затем нажмите Далее.
• Теперь в следующем окне выберите свою папку из доступных библиотек документов и снова нажмите «Далее».
• В следующем окне вы должны указать «Имя вкладки» и, наконец, опубликовать библиотеку, нажав «СОХРАНИТЬ».

Заворачивать

Это руководство было посвящено взаимодействию и интеграции Microsoft Teams с сайтом SharePoint. Надеемся, это руководство было для вас полезным. Если у вас есть какие-либо вопросы или отзывы, не стесняйтесь оставлять комментарии ниже, указав свое имя и адрес электронной почты. Точно так же ознакомьтесь с нашими Советы и хитрости iPhone , Советы и хитрости для ПК , а также Советы и хитрости для Android для получения дополнительных советов и рекомендаций. Благодарю вас.

Анубхав Рой — студент-инженер-информатик, который проявляет огромный интерес к миру компьютеров, Android и других вещей, происходящих в мире информации и технологий. Он обучен машинному обучению, науке о данных и является программистом на языке Python с Django Framework.

Источник: concentraweb.com

Три решения для доступа к данным SharePoint в Office 2010

Миллионы людей пользуются клиентскими приложениями Microsoft Office в повседневной работе для коммуникаций, анализа данных, перемалывания чисел, создания документов и презентаций и принимают бизнес-решения. И все чаще применяют Microsoft SharePoint как портал для коллективной работы и как платформу для доступа к общим данным и сервисам.

Некоторые корпоративные разработчики еще не задействовали возможности встраивания собственной функциональности в приложения Office, которая может обеспечить бесшовный прямой доступ к данным SharePoint из привычных пользователям офисных приложений. Для предприятий, ищущих способы повысить производительность труда конечных пользователей, возможность прямого доступа к данным SharePoint из приложений Office — важный вариант, который им стоит принять во внимание.

После выпуска SharePoint 2010 появился целый ряд новых способов доступа к данным SharePoint и их представления пользователям Office. Они варьируются от решений, практически обходящихся без написания кода (это стало возможным благодаря SharePoint Workspace 2010, ранее известным под кодовым названием Groove), прямой синхронизации между SharePoint и Outlook, до нового SharePoint REST API и новой клиентской объектной модели. Кроме того, как и в Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007, в SharePoint 2010 доступен широкий набор веб-сервисов. В этой статье мы опишем несколько решений, обходящихся без написания дополнительного кода, и покажем, как создавать немного более сложные решения, используя новые средства SharePoint 2010.

Внешние источники данных

Начнем с краткого обзора типов списков SharePoint, которые можно применять как источники данных. Один из особенно полезных источников данных — внешний список, где отображаются данные, полученные по соединению со специализированной бизнес-системой (line-of-business, LOB).

MOSS 2007 позволяет подключаться к LOB-данным через Business Data Catalog (BDC), который обеспечивает доступ только для чтения к внутренним системам (back-end systems). SharePoint 2010 предоставляет службу Business Connectivity Services (BCS) — эволюционное развитие BDC с поддержкой полного доступа (для чтения и записи) к вашим LOB-данным. А зачем вообще передавать LOB-данные в SharePoint?

Допустим, у вас есть система управления связями с клиентами (customer relationship management, CRM), к которой напрямую может обращаться лишь ограниченный круг лиц в организации. Однако в базе данных есть таблица клиентов с именами и адресами, которыми могли бы пользоваться многие другие сотрудники, если бы такие данные были им доступны.

На практике все, вероятно, кончилось бы тем, что пользователи копировали бы эту информацию из различных непроверенных источников и вставляли бы ее в свои документы Office. Было бы куда лучше, чтобы эти данные о клиентах были доступны из проверенной CRM-системы и предоставлялись в SharePoint как внешний список, к которому могут обращаться клиенты Office.

SharePoint Designer 2010 — инструмент, применяемый для настройки доступа к LOB-системе и позволяющий сделать ее данные доступными во внешнем списке SharePoint. Для этого нужно выполнить несколько операций. Первым делом надо создать новый External Content Type (ECT).

ECT содержит метаданные, описывающие структуру внутренних данных, например поля и CRUD-методы, которые будут использоваться SharePoint для взаимодействия с ними. После этого на основе ECT можно сгенерировать внешний список на любом сайте (узле) в рамках SharePoint. Внешние списки выглядят и работают, как и любые другие стандартные списки в SharePoint, но данные внешнего списка не хранятся в SharePoint.

Вместо этого они извлекаются через ECT, когда к ним обращается конечный пользователь. SharePoint Designer включает по умолчанию поддержку подключения к внешним источникам данных, в том числе к SQL Server, Windows Communication Foundation (WCF) и Microsoft .NET Framework. Так что вы можете легко создать ECT для соединения с любой таблицей или представлением базы данных SQL Server, WCF- или веб-сервисом.

Собственные .NET-решения можно создавать в Visual Studio 2010, используя новый шаблон проектов SharePoint 2010 Business Data Connectivity Model. Для наших целей мы восполизовались типом источника данных SQL Server для создания ECT, чтобы подключаться к таблице базы данных. Затем с помощью ECT создали внешний список (External List).

ECT под именем «Customers From CRM», полученный после заполнения конфигурации в SharePoint Designer, показан на рис. 1. Рис. 1. Конфигурация ECT для доступа к внешним данным CRM Здесь стоит обратить внимание на пару вещей. Во-первых, на панели External Content Type Information значение свойства Office Item Type установлено в Contact.

В процессе настройки вы можете сопоставить поля внешних данных соответствующему типу элемента Office вроде Contact. Это не является обязательным требованием, но, поскольку данные об именах и адресах из базы данных CRM можно корректно сопоставить с Outlook Contact, мы выбрали такой вариант. Результат данного параметра конфигурации можно использовать в программе Outlook позднее.

Во-вторых, на панели External Content Type Operations для этого ECT разрешены все CRUD-методы. Соответствующий выбор был сделан в мастере настройки. Однако в зависимости от конкретного бизнеса операции с LOB-системой могут быть ограничены только чтением. В таком случае вы просто выбираете при настройке операции Read List и Read Item. Для создания ECT требуются лишь эти две операции.

После создания ECT вы можете легко создать новый внешний список в SharePoint или SharePoint Designer.

Стандартные списки SharePoint

Конечно, для отображения бизнес-данных можно применять стандартные списки SharePoint. Например, ваш отдел управляет обучающими материалами. Вы поддерживаете два списка SharePoint: Course Category и Course. Эти списки содержат информацию, которую сотрудники из других групп используют в переписке с клиентами, для написания брошюр или проведения рекламных кампаний.

Таким образом, данные поддерживаются небольшой группой, но должны быть доступны многим лицам в компании. В SharePoint 2010 имеется новый механизм, благодаря которому между списками можно формировать связи.

При создании нового столбца в списке вы можете сделать этот столбец подстановочным (lookup), и тогда он будет указывать на другой список в рамках данного сайта как на источник своих данных. SharePoint поддерживает подстановки с единственным значением (single-value lookups) для отношений «один ко многим» или подстановки с несколькими значениями (multi-value lookups) для отношений «многие ко многим».

Если вы выберете это, SharePoint будет также обеспечивать ссылочную целостность между списками, которые поддерживают ограниченные или каскадные операции удаления. Это дает вам целый набор вариантов настройки и использования списков в SharePoint. Но вернемся к нашему примеру.

Вы могли бы легко создать в списке Course подстановочный столбец с именем Category, источником данных для которого служил бы список Course Category, как показано на рис. 2. Рис. 2. Использование списка Course для получения данных из списка Course Category

Передача данных из списков SharePoint в Office

До сих пор мы обсуждали, как сделать доступными внешние данные в виде списков SharePoint, используя новую службу BCS в SharePoint 2010. Пользователи могут обращаться к данным через браузер с ПК или мобильного устройства, но скорее всего они предпочтут богатую функциональность полноценных клиентских приложений Office.

Давайте теперь переключимся на то, как использовать данные списков SharePoint на клиентской стороне. Это можно делать двумя способами. Сначала мы посмотрим, как обращаться к данным без написания какого-либо кода, просто применяя SharePoint Workspace и Outlook.

При разработке нашего решения-примера с CRM мы имеем на ленте SharePoint две кнопки в разделе Connect Export на ленте SharePoint Это решение не требует никакого кода. Данные становятся доступными в клиентском приложении SharePoint Workspace (рис. 4).

А поскольку в ECT были определены все CRUD-методы, любые изменения, внесенные в данные о клиентах в SharePoint Workspace, будут обновлены и в базе данных CRM. Рис. 4. Доступ к данным внешнего списка в SharePoint Workspace Так как мы сопоставили поля базы данных CRM типу элемента Contact Office при настройке ECT, SharePoint может предоставлять наши данные внешнего списка программе Outlook как «родные» элементы Contact. Щелкнув кнопку Connect to Outlook на ленте, вы заставите SharePoint синхронизировать этот внешний список напрямую с Outlook. И вновь не требуется никакого кода.

Применение REST API

Решения без кода вроде тех, которые поддерживаются через SharePoint Workspaces и средства Outlook для подключения к спискам, — штука отличная, но нередко требуется решение посложнее и с более широкими возможностями в настройке. Для этого доступ к данным списков надо предоставлять в приложениях Office так, чтобы у нас была возможность дальнейшей адаптации решения.

Вероятно, один из простейших для разработчика способов обеспечить доступ к данным списков и библиотек документов SharePoint — задействовать новый REST API (listdata.svc). Большая часть данных в SharePoint предоставляется как конечная точка RESTful.

Стандартное месторасположение сервисов SharePoint — _vti_bin, поэтому, если вы просто введете в браузере URL к своему сайту и дополните его строкой «/_vti_bin.listdata.svc», то получите стандартный документ ATOM-сервисов, который описывает наборы, доступные на сайте (рис. 5). Рис. 5. Документ ATOM-сервисов Обратите внимание на присутствие списков Course и CourseCategory. Добавив к URL еще и /Course, вы сможете получить все обучающие курсы из списка или извлечь любой конкретный курс, дописав его номер. Например, этот URL позволит получить третий курс:

http://intranet.contoso.com/sites/SPC/_vti_bin/listdata.svc/Course(3)

Источник: www.oszone.net