Microsoft project характеристики программы

Microsoft Project – это самая распространенная программа для управления проектами.
По сути – это мощный инструмент корпорации Microsoft, используя которую Вы сможете ответить на следующие вопросы:
• Какие работы необходимо выполнить, чтобы достичь запланированного результата.
• Какой состав ресурсов необходим для проекта: человеческих и материальных?
• Какова стоимость проекта и как наиболее выгодно распределить затраты по проекту во времени?
• Кто будет отвечать за выполнение тех или иных задач в проекте?
• Какие риски могут возникнуть?

Версии продукта Microsoft Project

• Microsoft Project Standard — версия для одного пользователя, в которой можно вести отдельные небольшие проекты.
• Microsoft Project Professional – версия, которая позволит вам управлять масштабными проектами, работать с планом проекта одновременно нескольким пользователям, отслеживать и контролировать портфель проектов компании с помощью Project Server.
• Microsoft Project Portfolio Server — позволяет формировать пул проектов, приоритезировать проекты, оптимизировать портфель проектов, осуществлять мониторинг портфеля проектов.

Формирование программы в MS Project Pro

Подробнее о Project Server

• Project Server представляет собой программный комплекс, который дает возможность управлять проектами компании, служит хранилищем проектных данных, предоставляет средства для анализа этих данных, средства коммуникации для участников проектной деятельности и т.д.
• Project Server – это своеобразный «центр управления», который позволяет решать следующие задачи:
a. Централизованное хранение данных по проектам.
b. Назначение и переназначение исполнителей задач в проекте с учетом их доступности, умений и навыков.
c. Моделирование и анализ различных вариантов расписаний проекта;
d. Планирование и предотвращение рисков;
e. Формирование сводных отчетов и управление документами.

Компоненты Microsoft Project Server

• С точки зрения пользователя основным компонентом Microsoft Project Server является MS Project Web Access, который отвечает за формирование пользовательского интерфейса и тем самым обеспечивает участникам проекта доступ к функциям Project Server.
• Project Web Access – это набор динамически генерируемых HTML-страниц, и, соответственно, для их визуального отображения на экране монитора используется Internet Explorer.
• Project Web Access также предоставляет доступ к библиотеке документов, отслеживанию рисков и вопросов. Эти функции реализуются службой Windows Share Point Services (WSS), которая не является частью Microsoft Project Server 2007 и интегрируется с сервером на этапе его установки.
• Домашняя страница Project Web Access является основной точкой входа для пользователей, которые работают с данными, сохраненными в базе данных Microsoft Office Project Server 2007.
• При входе пользователя в Project Web Access отображаются элементы, ожидающие обработки, которые, возможно, требуют выполнения того или иного действия (например, обновления задач, требующие утверждения), а также элементы, которые были изменены с момента последнего входа пользователя. С домашней страницы можно получить доступ к ряду функций Project Web Access, включая страницы «Задачи», «Центр проектов», «Центр ресурсов», «Обновления», «Отчеты о состоянии», «Документы», «Вопросы» и «Риски».
• Содержимое домашней страницы Project Web Access определяется возможностями, доступными на сервере, ролью пользователя, разрешениями, назначенными пользователю, категорией безопасности, к которой относится пользователь (включая проекты и представления, назначенные этой категории безопасности), а также настройкой домашней страницы.

Способы взаимодействия ресурса с системой

Пользователь может взаимодействовать с системой с помощью:

Обучение Microsoft Project Урок 1 Гид по интерфейсу

• Microsoft Project;
• Project Web Access (далее PWA).

Источник: pmphelp.net

Назначение среды Microsoft Project, решаемые задачи, правила работы. Ключевые моменты управления проектами

Project – программа управления проектами от Microsoft. Она представляет собой уникальную программу- помощник по разработке планов, распределению ресурсов согласно задачам, отслеживанию хода реализации проекта и анализу объемов выполненных или подлежащих выполнению работ.

MS Project позволяет эффективно управлять всеми задачами и ресурсами проекта, определять дату завершения работ, отслеживать выполнение работ по проекту, создавать различные виды отчетной документации.

Данные проекта можно рассматривать в виде таблиц, диаграмм, графиков.

Планирование – выработка конкретной программы действий, позволяющая сосредоточиться на достижении поставленной цели.

Планирование является непрерывным процессом, т.к. включает в себя постепенную корректировку выработанных вариантов действий.

Деятельность любой организации состоит из выполнения операций и проектов.

Под проектом в MS Project понимается некоторая задача с определенными исходными данными, требуемыми результатами и предложенными способами их реализации.

Управление проектом в MS Project заключается в составлении плана и отслеживании выполнения работ по нему.

Проект создается для достижения определенного результата при наличии определенных трудовых, временных и денежных ресурсов.

После определения целей проекта составляется расписание (план) проекта, чтобы определить с помощью каких работ будет достигаться результат проекта, какие люди и оборудование нужны для выполнения этих работ и в какое время эти люди и оборудование будут заняты работой по проекту. Полный цикл работы над проектом состоит, как минимум, из четырех этапов:

1. Постановка задачи.

2. Планирование проекта

3. Реализация проекта.

4. Завершение проекта.

В среде MS Project проект содержит три основные элемента:

ü ресурсы (resource);

ü назначения (assignment).

Планирование начинается с определения проекта, т.е описания его основных характеристик. Затем составляется список задач, вех и список необходимых для выполнения задач ресурсов. И, наконец, производятся назначения, после чего можно произвести анализ и оптимизации проекта.

Решаемые задачи и правила работы в Microsoft Project.

При планировании проекта нужно составить список задач, требующих решения, и список ресурсов, которые могут в этом помочь, а затем назначить ресурсы задачам. На этапе осуществления проекта необходимо следить за ходом работы, сроками и затраченными средствами. Microsoft Project автоматизирует эти процессы – процессы планирования и управления проектами.

С помощью Project руководитель проекта может автоматизировать все этапы работы над проектом:

1. Составление плана проекта — описание логической структуры проекта, указание связей между работами, расчет критического пути, сохранение базового плана, анализ базового плана и его оптимизация, возможность создания нескольких базовых планов;

2. Графическое представление структуры проекта — отображение плана проекта на различных диаграммах — сетевом графике, диаграмме Ганта, графике ресурсов и др.

3. Сбор и анализ сведений — использование средств совместной для обмена данными о проекте, возможность экспортаимпорта данных в другие приложения, поддержка стандартов SQL и ODBC;

4. Управление графиком работ — определение критических и некритических работ, вычисление длительности работ, регистрация текущего состояния работ по проекту, коррекция графика работ;

5. Управление ресурсами — назначение ресурсов на работы, настройка календаря для каждого ресурса, выявление перегрузки ресурсов и методы её устранения, совместное использование ресурсов в нескольких проектах;

6. Управление расходами — автоматический (или вручную) расчет затрат по проекту, оценка по методу PERT, отслеживание затрат в процессе реализации проекта;

7. Управление областью охвата — анализ и пересмотр целей проекта, указание приоритетов задач;

8. Составление отчетов по проекту — формирование разнообразных отчетов на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Задача – любое действие или событие, необходимое для выполнения проекта.

Каждая задача имеет свою длительность, т.е. период рабочего времени, необходимый для её выполнения.

Задачи в плане проекта могут быть трех типов:

ü задача с фиксированной длительностью;

ü задача с фиксированными трудозатратами;

ü задача с фиксированным объемом ресурсов.

От того, какой тип задачи выбран, зависит какое из трех свойств фиксируется.

Отдельные задачи могут объединяться в более крупные, т.е. задача может состоять из подзадач.

Задачи, в результате выполнения которых достигаются некоторые промежуточные цели, называются завершающими задачами или вехами. (Длительность завершающей задачи – 0 дней и на нее не выделяются ресурсы).

Задачи в расписании проекта могут быть взаимосвязаны (для них устанавливаются временные связи), т.к. часто бывает, что одна задача не может начаться, пока не закончена другая.

Задачам могут быть назначены ресурсы. Под ресурсами понимаются люди, материалы или оборудование, необходимые для выполнения задачи. Ресурсы имеют важное свойство стоимость или затраты.

ü повременная ставка;

ü стоимость за использование.

Повременная ставка выражается в стоимости за использование ресурса в единицу времени.

Стоимость за использование ресурса не зависит от того, сколько времени задействован ресурс.

Назначение – это установление связи между определенной задачей и ресурсами, необходимыми для ее выполнения. На одну задачу можно назначить несколько ресурсов, как материальных, так и нематериальных.

Ключевые моменты управления проектами.

Окно MS Project содержит следующие элементы:

ü панели инструментов: а) стандартная, б) форматирования, в) консультант;

ü рабочая область;

ü строка состояния.

Меню, панели инструментов и строка состояния являются стандартными элементами программ Windows. Настройка меню и панелей инструментов осуществляется щелчком правой кнопки мыши по соответствующему объекту и выбором в контекстном меню пункта Настройка.

В MS Project существуют различные способы представления (способы отображения проектных данных для просмотра и редактирования) информации по проекту: панель представлений, представление проектных данных. По умолчанию для нового проекта устанавливается представление в виде диаграммы Ганта.

В таблице даны основные стандартные представления для ввода, редактирования и получения информации о задачах.

Диаграмма Ганта	Список задач и соответствующие временные отрезки в области диаграммы. Удобно использовать при вводе и планировании задач
Диаграмма Ганта с отслеживанием	Удобно использовать при отслеживании хода выполнения проекта, для сравнения запланированных сроков выполнения проекта и реальных в ходе выполнения проектных работ
Сетевой график	Задачи представлены в виде блоков, соединенных стрелками в блок-схему в соответствии с взаимосвязями задач в плане проекта. Удобно планировать проекты с большим числом связей между задачами
Календарь	Отображает информацию в виде таблицы с колонками, соответствующим дням недели. Задачи на календаре обозначены отрезками, расположенными в соответствующих колонках (от дня начала работ над задачей до дня окончания)
Использование задач	Список работ с назначенными задачам ресурсами

Основные стандартные представления для ввода, редактирования и получения информации о ресурсах даны в таблице.

Лист ресурсов	Список ресурсов и относящейся к ним информации. Удобно использовать для ввода и редактирования данных о ресурсах
График ресурсов	На диаграмме отображается различная информация о выбранных ресурсах: процентная загрузка, сверхурочная работа для ресурсов и т.д.
Использование ресурсов	Список ресурсов и данных о назначении, стоимости, перегрузке ресурса

При запуске MS Project автоматически создается файл нового проекта. Основные характеристики проекта определяются выбором в меню команды Проект – Сведения о проекте.

Проект можно планировать двумя способами:

ü от даты начала проекта;

ü от даты окончания проекта.

Источник: zdamsam.ru

Краткая характеристика системы управления проектами MS Project

Возможности системы MS Project таковы, что позволяют применять ее для управления большей частью проектов, какие только можно представить, включая небольшие и даже средние проекты промышленного назначения. И, конечно, на ее основе можно изучать характерные особенности систем управления проектами вообще.

Системы управления проектами

Основное назначение систем управления проектами — поддержка информационными технологиями наиболее важных и трудоемких процессов управления проектами и принятия организационно-плановых решений. В этом смысле системы управления проектами нельзя считать универсальными в отличие, например, от программных продуктов семейства MS Office. Системы управления проектами не могут обеспечить получение адекватных результатов при обработке неадекватных данных и эффективно применяться в отрыве от технологии управления проектами.

Но для процессов управления проектами, обеспеченных адекватной информацией, системы управления проектами обеспечивают эффективную поддержку работы менеджеров. Требования к системам управления проектами определялись исходя из особенностей самой методологии управления. Поэтому для всех систем управления проектами характерны следующие черты.

В каждой из перечисленных форм могут быть представлены все сведения о проекте или их подмножество, определяемое по некоторому критерию (условию). Все указанные формы представления данных могут формироваться на экране или печататься на бумаге.

• Системы управления проектами допускают внесение изменений в график, отражающих продвижение работ проекта, включая действительные даты выполнения работ и затраты, их готовность на текущую дату. Обеспечивается сопоставление текущего состояния проекта с предварительно утвержденным планом, прогнозирование потребности в ресурсах и сроков наступления событий.
• Системы управления проектами поддерживают интенсивные коммуникации участников проекта за счет печати отчетов и настройки экранных форм и макетов, обмена сообщениями электронной почты и других возможностей.

Все это позволяет широко использовать системы управления проектами для таких целей, как:

• прогноз технико-экономических показателей проекта;
• заблаговременное выявление связанных с реализацией проекта проблем и анализ способов их разрешения;
• обоснование управляющих решений;
• документирование прогнозов и результатов работ с помощью экранных форм и отчетов.

Перечисленные особенности характерны для всех систем управления проектами, в том числе для системы управления проектами Project, разработанной компанией Microsoft. Эта система управления проектами много лет является самой распространенной в мире и широко применяется на практике. Можно выделить основные классы систем управления проектами, характеристика которых приведена в табл. 3.1.

Таблица 3.1. Характеристика основных классов систем управления проектами

• Поддержка методов сетевого планирования и управления
• Поддержка простых форм анализа ресурсов
• Обработка информации об одном проекте
• Хранение информации о проектах в файлах

• OpenProject
• GanttProject

• Поддержка методов сетевого планирования и управления
• Поддержка основных форм анализа ресурсов
• Наличие встроенного генератора отчетов
• Обработка информации об одном проекте или о нескольких одновременно открытых проектах
• Хранение информации о проектах в файлах

• MS Project Standard
• Spider Project Lite/Desktop
• Rillsoft Project
• TimeLine

• Поддержка методов сетевого планирования и управления
• Поддержка продвинутых форм анализа ресурсов
• Поддержка пулов и команд ресурсов, ролей
• Наличие встроенного генератора отчетов
• Обработка информации об одном проекте или о нескольких одновременно открытых проектах
• Хранение информации о проектах в файлах с поддержкой импорта-экспорта данных
• Простые формы поддержки документирования проектов
• Поддержка коммуникаций между участниками проектов
• Возможность хранения информации о проектах в базах данных и публикации их на сайтах

• MS Project Professional
• Spider Project Professional

• Поддержка методов сетевого планирования и управления
• Поддержка продвинутых форм анализа ресурсов
• Поддержка пулов и команд ресурсов, ролей
• Наличие встроенного генератора отчетов
• Хранение информации о проектах в корпоративной базе данных
• Поддержка продвинутых форм документирования проектов
• Обработка информации о любом подмножестве проектов компании
• Поддержка управления портфелями проектов компании
• Поддержка интеграции с другими информационными системами
• Развитые формы управления доступом к информации и коллективного доступа к информации

• MS Project Server
• Oracle Primavera
• Spider Project Professional

Представленная в табл. 3.1 классификация систем управления проектами носит упрощенный характер, т. к. многие из упомянутых в ней функции могут решаться по-разному. Например, простейшие решения для управления проектами предлагаются даже для КПК и коммуникаторов. Примером могут служить решения, представленные на сайте www.twiddlebit.com.

Поддержка коллективного доступа к данным декларируется во многих системах, но часто это реализуется очень упрощенными средствами — на уровне поочередного редактирования файлов графиков проектов, тогда как в Oracle Primavera поддерживается одновременная работа любого количества пользователей над графиком каждого проекта.

Источник: ladyoffice.ru