Основные возможности Microsoft Office Outlook (стр. 1 из 4)
Приложение Microsoft Outlook — мощный инструмент для организации индивидуальной и групповой работы на компьютере. Outlook представляет собой программу управления данными. Outlook может использоваться для документооборота, формирования задач и заданий группы, управления электронной почтой, планирования дел и собраний, ведения списка контактных лиц и дневника выполняемых действий.
Некоторые возможности Outlook можно использовать с другими приложениями Office. В частности, можно добавить задачу, которую следует выполнить с документами Word и Excel, а также записывать сведения о работе, проделанной над любым документом. С помощью Outlook можно быстро выяснить, с какими документами, сколько времени и когда вы работали.
Outlook позволяет создавать личные списки адресов, сохранять их, управлять массовой рассылкой для отправки сообщений или документов адресатам. Электронные сообщения могут создаваться в любой программе Office, включая Word, Excel, Access и PowerPoint.
Пару слов про Microsoft Outlook 2021,Web Почта
Эти сообщения удобнее отправлять в формате HTML, что делает их чтение возможным независимо от того, установлена ли на компьютере адресата соответствующая программа Office. Кроме того, для отправки файла, созданного в, любой программе Office как сообщения Outlook, не требуется выходить из этой программы. Outlook позволяет поддерживать базы данных таких информационных элементов, как заметки, адреса и телефоны корреспондентов, дневниковые записи и т.д. Приложение Microsoft Outlook относится к программам информационных менеджеров (ПИМ) и включает функции таких программ Microsoft, как Schedule Mail, Project, Microsoft Exchange и Explorer (Проводник Windows). Outlook состоит из следующих взаимосвязанных компонентов, в которых используется единообразная форма представления информации: Outlook сегодня — сводки событий; электронной адресной и телефонной книги (Контакты);Календаря; планировщика заданий (Задачи); журнала событий компьютера (Дневник); электронной почты; записной книжки (Заметки).
Запуск Outlook
Запуск программы можно осуществить несколькими способами.1. Нажмите кнопку Пуск и из пункта Программы выберите Microsoft Outlook.2. Дважды щелкните мышью по ярлыку Microsoft Outlook на рабочем столе.3. Нажмите кнопку MicrosoftOutlookна панели MicrosoftOffice. Откроется главное окно Outlook с открытой (по умолчанию) папкой Входящие, где хранится сообщение «Вас приветствует Microsoft Outlook » (рис.1).
Рис.1. Главное окно Microsoft Outlook
Главное окно Outlook очень похоже на окна других приложений. Оно состоит из строки заголовка, в которой отображается название открытой папки, а также стандартные кнопки сворачивания, разворачивания и закрытия окон. Ниже расположены строка меню и панель инструментов. Левая окно — панель с ярлыками папок, в ней находятся значки для быстрого доступа к ним.
По умолчанию панель Outlook содержит три группы ярлыков: Ярлыки Outlook, Мои ярлыки и Другие ярлыки. Группа Ярлыки Outlook содержит следующие ярлыки; Outlook сегодня, Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Заметки, Удаленные. Группа Мои ярлыки содержит ярлыки: Черновики, Исходящие, Отправленные, Дневник, Обновление Outlook.
Курс по Outlook. Урок 1. Вход в учетную запись. Синхронизация почты
Группа Другие ярлыки содержит ярлыки для работы с файловой структурой компьютера: Мой компьютер, Мои документы, Favorites (Избранное). Справа — панель со списком папок и панель просмотра информации, где отображается содержимое выбранной папки. Работа с панелью Список папок аналогична работе с Проводником Windows.
Элементы и папки Outlook
Основными единицами информации в Outlook являются элементы различных типов встречи, сообщения, заметки, контакты, задачи, пометки в Дневнике. Ontlook хранит элементы информации в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа. Так, все заметки хранятся в папке Заметки, все задачи — в папке Задачи и т.д. Фактически Outlook организует базу данных этих элементов.
Папка Outlook — это логическое хранилище информации, не связанное с физическим способом хранения информации на диске. Хотя все эти папки имеют имена, они не видны из программы Проводник Windows, поскольку вся информация Outlook хранится в едином файле на диске. При первом запуске Outlook пользователь имеет доступ к нескольким типам элементов информации.
Outlook хранит эти элементы в следующих папках, которые содержатся в папке Личные папки. Outlook сегодня показывает сводку событий, произошедших и запланированных та день. На ней представлено число новых сообщений, перечислены встречи, запланированные на неделю, и задачи. Эта страница удобна для обзора текущего дня и предстоящей недели.
Входящие содержит поступающие сообщения электронной почты и факсы. В Календаре отображаются собрания и напоминания о встречах, а также планируются встречи и собрания с другими пользователями. Можно установить вывод оповещения для элементов Календаря. Если оповещение установлено, то в заданное время на экране появляется окно с напоминанием о предстоящем событии или встрече.
При планировании собраний имеется возможность просмотра сведений о занятости участников и выбора удобного времени. Также Outlook упрощает отслеживание ежегодных событий, например отпусков и дней рождения. Контакты Outlook используются для хранения имен, номеров телефонов и адресов деловых партнеров. Списки контактных лиц могут импортироваться в Outlook из других программ.
Задачами, назначаемыми на рабочие дни, можно управлять с помощью служебных и личных списков задач Outlook. Можно установить важность задач, включить выдачу напоминаний о сроке завершения и обновлять сведения о ходе выполнения задачи. В Outlook выполняется отслеживание повторяющихся задач.
Outlook также может использоваться для назначения задач другим пользователям и наблюдения за их выполнением. Заметки в Outlook облегчают создание и публикацию сведений, важных для вас и ваших сотрудников, а также управление этими сведениями. В папке Удаленные находятся все удаленные элементы. Черновики содержат черновики и сообщения, не готовые к отправке.
Исходящие — сообщения и факсы, готовые к отправке, но еще не отправленные. Папка Отправленные содержит копии отправленных сообщений электронной почты. Дневник содержит ежедневные записи о личной деятельности. Запись в Дневнике автоматически создается при отправке и приеме электронных сообщений, работе в любом приложении Microsoft Office.
Имеется возможность создавать любые записи вручную. Общий принцип работы с Outlook таков: открыв папку, нужно выбрать требуемый элемент и автоматически запустится обслуживающая его форма. Чтобы быстро найти элемент, не просматривая списки элементов Outlook, можно воспользоваться кнопкой Найти на панели инструментов.
Эта команда позволяет выполнять поиск любых элементов Outlook, включая сообщения, встречи, контакты и задачи. Пользователь Outlook может задавать весьма разнообразные условия поиска, используя команду Расширенный поиск в меню Сервис.
С помощью кнопки Организовать на панели инструментов можно упорядочить содержимое папок, установить свои правила обработки сообщений, даже оградить себя от нежелательных адресатов. Для каждой папки существует набор представлений — способов показа элементов на экране. Набор стандартных представлений включает: таблицу, временную шкалу, карточки и др., но можно создавать и свои собственные с нужными параметрами фильтрации, группировки и сортировки элементов, изменять шрифты представлений. Настройка параметров представления данных и режимов работы элементов Outlook осуществляется при нажатии соответствующей клавиши в диалоговом окне команды Параметры меню Сервис (рис.2).
Рис.2. Окно Параметры
Завершение роботы с Outlook
Для корректного закрытия Outlook выберите команду Файл, Выход и завершение команды.
Outlook сегодня — это самые важные сведения Outlook — почта, календарь и список задач, собранные в одном месте. На странице Outlook сегодня приводится обзор текущего дня, можно посмотреть краткую сводку назначенных встреч, список задач и количество вновь поступивших сообщений электронной почты. Чтобы запустить Outlook сегодня, щелкните по его значку на панели Outlook или задайте его в качестве используемого по умолчанию представления (рис.3).
Рис.3. Окно Outlook сегодня
Для изменения настроек данного представления щелкните на поле Настройка «Outlook сегодня» в верхнем правом углу. Откроется окно настройки (рис.4). Назначения параметров настройки Outlook сегодня приведены в табл.1.
Рис.4. Настройка Outlook сегодня
Выбор задач, которые следует отображать
Стили
Таблица 1. Назначение параметров настройки Outlook сегодня
| Параметр | Назначение параметра |
| Запуск | Установите флажок, если вы хотите при запуске открывать окно Outlook сегодня |
| Сообщения | Выбор папок с элементами типа Сообщение для отображения их а данном представлении. По умолчанию Outlook отображает количество элементов в папках Входящие, Исходящие, Черновики |
| Календарь | В раскрывающемся списке можно выбрать количество дней, элементы которых будут отображаться. По умолчанию Outlook отображает встречи за последние пять дней |
| Задачи | В раскрывающемся списке можно выбрать один из пяти стилей Outlook сегодня: Стандартный, Стандартный (две колонки), Стандартный (одна колонка), Лето, Зима |
После внесения изменений в настройки нажмите кнопку Сохранить изменения в правом верхнем углу.
Источник: smekni.com
Обзор программы Microsoft Outlook
Outlook – программа, которую многие воспринимают в качестве почтового клиента Microsoft. Однако возможности этого приложения следует рассматривать несколько шире. Microsoft Outlook применяется для работы с корреспонденцией, а также имеет весьма привлекательные дополнительные возможности.
Приложение выполняет функцию органайзера, который помогает планировать время. Данная возможность дает большие преимущества и позволяет обратить серьезное внимание на программу. Благодаря Outlook вы можете решать множество важных задач.
Основные функции
Получение и отправка сообщений является основной функцией программы. Важно знать, что вы можете подключать к приложению почтовые ящики, которые были созданы с помощью других почтовых серверов. Это повышает удобство в работе с электронной почтой.
Чтобы начать пользоваться программой, вам необходимо выполнить подключение и произвести настройки. Вы можете воспользоваться инструкцией, из которой станет понятно, как создавать и отправлять сообщения, как работать с входящими письмами.
Интерфейс Outlook имеет окно, разделенное на несколько частей. Каждая из них отвечает за определенные задачи. В горизонтальном меню ленточного типа, которое расположено сверху, представлены функции для отправки, приема и редактирования сообщений.
В левой части находится блок с учетными записями. С той же стороны расположены списки писем, включая все входящие и исходящие сообщения. Область в центре занимает больше всего места. Она используется для работы с открытым и формируемым письмом.
Чтобы прочитать сообщение, достаточно зайти во «Входящие», выбрать нужное письмо и кликнуть по нему двойным щелчком мыши. Сомнительные письма лучше не открывать, а сразу же отправлять в «Корзину» или удалять. На ваш адрес будет приходить много ненужных сообщений. Это различные спам-рассылки. Некоторые письма могут содержать вредоносный код, действие которого негативно сказывается на работе ПК.
Важные письма можно помещать в «Архив». Если вам нужно отправить какое-то из входящих писем другим пользователям, нажмите на «Переслать» и выберите адресатов. Этих людей может быть несколько.
При необходимости распечатки документа, содержащегося в письме, зайдите в «Файл» и выберите «Печать». Разработчики программы предусмотрели функцию быстрого поиска, благодаря которой можно найти нужное письмо. Для этого нажмите «Быстрый поиск» и задайте запрос для этого поиска. Это может быть отрывок текстовой информации или адрес того человека, чьи письма вы хотите найти.
Для создания нового сообщения зайдите в «Главная» и нажмите «Создать сообщение». В открывшемся чистом поле набирайте нужный текст. К нему вы можете прикрепить какой-либо файл. Текст сообщения можно отформатировать.
Дополнительные возможности
Помимо работы с корреспонденцией Outlook помогает осуществлять планирование мероприятий. Программа выполняет функцию электронного органайзера. Здесь вы можете планировать мероприятия, устанавливать напоминание, чтобы исключить накладки.
Для планирования мероприятий и встреч зайдите в «Календарь». Для этого кликнете по соответствующей пиктограмме. Приложение позволяет осуществлять два вида планирования.
В первом случае вы выбираете в календаре конкретную дату, задаете напоминание и указываете, какое мероприятие планируете в этот день. Во втором случае вы создаете встречу в меню «Главная». Здесь вы задаете все данные мероприятия. Приложение позволяет пригласить на встречу других участников. Для этого нажмите «Пригласить участников».
Здесь также устанавливается напоминание, и через определенное время система проинформирует вас о встрече.
Преимущества
Microsoft Outlook содержит и другие полезные функции. Программа имеет достаточно простой и удобный функционал. Большим преимуществом является интуитивно понятный интерфейс. Каждый пользователь может легко разобраться в принципах работы Outlook. Здесь нет ничего сложного.
Программа, которая позволяет одновременно работать с электронной почтой и выполнять роль органайзера будет полезна любому пользователю. Она актуальна как для домашнего, так и для офисного компьютера. Приложение станет серьезным помощником.
Источник: softmonstr.ru
Microsoft Outlook как средство автоматизации рабочего места. Основные компоненты Microsoft Outlook.
Microsoft Outlook — персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента и Groupware компании Майкрософт, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office.
Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы.
Outlook может использоваться как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server являются платформой для организации документооборота, так как они обеспечены системой разработки пользовательских плагинов и скриптов, с помощью которых возможно программирование дополнительных функций документооборота (и не только документооборота), не предусмотренных в стандартной поставке.
Приемы работы с документами Outlook.
Дневник выполняет функции средства автоматического отслеживания событий, происходящих в среде Outlook и других приложений Microsoft Office. Однако, в него можно заносить любые сведения, которые сочтет нужным пользователь, — хоть почасовую хронологию собственной жизни. Автоматически отслеживать и фиксировать допустимо действия со следующими элементами Outlook:
· с сообщениями электронной почты;
· с приглашениями на собрания, в том числе и сетевые;
· с ответами на приглашения;
· с уведомлениями об отмене собраний;
· с отчетами о поручениях.
Если пользователь посчитает необходимым, можно в дневнике автоматически учитывать работу с документами, созданными в приложениях Microsoft Office: Access, Excel, PowerPoint, Word — и в других программах, совместимых с Microsoft Office. При этом в дневник заносятся сведения о родительском приложении документа, его название, дата каждого сеанса работы над документом, время начала сеанса работы и его продолжительность. Если разработка документа была задана как поручение какому-либо лицу, имеющемуся в списке контактов, то автоматически указывается имя данного лица и категория, к которой оно относится (к примеру, Подчиненные)
Организуя работу в локальной сети, руководитель подразделения может постоянно отслеживать ее ход и быть уверенным в том, что ситуация находится под контролем. Ориентация предприятий на электронный документооборот при децентрализованной системе принятия решений приводит к тому, что большие проекты порождают множество документов, с которыми одновременно работает большое число людей. В этом случае без помощи такой программы, как Outlook, практически невозможно всегда знать реальное состояние дел по каждому документу. Используя программу Outlook, руководитель предприятия может полноценно организовать работу и контролировать ее этапы. Особенно ярко эффективность Outlook проявляется при работе в локальной сети под управлением операционных систем Windows NT или Windows 2000 с использованием сервера Microsoft Exchange Server
Основы поиска документов в СПС: тематический и реквизитный поиск
СПС – справочно-правовая система, напр., «Консультант +», «Гарант».
Каждый документ снабжен подробной справкой, содержащей все его реквизиты, списки прямых ссылок («Респонденты») и обратных ссылок («Корреспонденты») с указанием юридической взаимосвязи с соответствующими документами. Прямые ссылки означают, что найденный документ действует на перечисленные в списке респондентов документы, а обратные ссылки — это документы, которые действуют (изменяют, отменяют и т.д.) на просматриваемый документ. Таким образом, если документ связан с другими, то списки этих документов будут приведены в полях «Респонденты» и «Корреспонденты». Работа со списками прямых или обратных ссылок ничем не отличается от работы со списком найденных по запросу документов. Так, например, можно вывести эти списки в файл, распечатать на принтере, занести в папку документов и т.д.
В системах КонсультантПлюс представлена полная ретроспектива редакций документов. Для всех измененных документов создаются новые редакции, и в тексте любой редакции документа рядом с каждым измененным фрагментом содержатся указания на все документы, на основе которых внесены изменения, а также ссылка на текст этого фрагмента в предыдущей редакции. Поэтому из любой редакции можно по ссылкам перейти к другой, а также получить полный список всех редакций. Такой подход позволяет не только иметь все исходные тексты документов, но и анализировать законодательство в его развитии и по состоянию на любой момент времени
25 Средства поиска. Составление запроса. Контексный поиск документов
Дата добавления: 2018-05-09 ; просмотров: 714 ; Мы поможем в написании вашей работы!
Источник: studopedia.net
Зачем нужен Outlook?
Понимаю, вопрос странный. Мне бы самому он показался глупым до того, как я попытался воспользоваться этой программой.
У меня есть почтовый ящик на mail.ru. Его я и подключил к Outlook 2010 в надежде, что это упростит работу с почтой. На практике же получилось всё ровно наоборот. Прога, фактически, оказалась менее функциональной, чем браузерная версия почтового ящика. Поэтому я и спрашиваю, зачем она нужна?
Может её предназначение в чём-то другом?
Перечислю вкратце, какие мои надежды Outlook не оправдала:
— Она не умеет нормально запускаться при старте Windows. в настройках даже пункта такого нет. хоть смейся, хоть плачь.
— И сворачиваться в трей вместо закрытия она тоже не умеет
По первым двум пунктам складывается впечатление, что эта программа не рассчитана на работу в фоновом режиме. ПОЧТОВАЯ программа, блин!
— Автономная адресная книга не синхронизируется с адресной книгой почтового ящика. И не берёт адреса из полученных писем. Она, вообще, автоматически не заполняется!
— Бэкап почты. он, как бы, есть, но его, как бы, нет. нет, элементарно, автоматической загрузки вложений. я уж не говорю, там, про сортировку по папкам, и прочие прелести.
Некоторые из этих проблем, как я выяснил, решаются танцами с бубном, написанием каких-то бешеных макросов, и прочими костылями и извращениями. Собственно, я и хочу понять, стоит ли мне продолжать мучения с этим чудом, чтобы настроить его под себя? Или я просто выбрал не ту программу для своих нужд? Тогда, может, кто посоветует то, что мне подойдёт?
__________________
Помощь в написании контрольных, курсовых и дипломных работ, диссертаций здесь
94731 / 64177 / 26122
Регистрация: 12.04.2006
Сообщений: 116,782
Ответы с готовыми решениями:
Зачем нужен using?
Пожалуйста подскажите зачем использовать слово using?например пот здесь: using (var reader = new.
Зачем нужен Qt
Привет всем. Такой собственно вопрос. Зачем нужен Qt и есть ли смысл его изучать? C++ знаю на.
Зачем он нужен?
Зачем нужен git bush если есть Github Desktop? Т.е. в декстопе можно делать все тоже самое только.
Зачем нужен extern?
Знаю, что в интернете полно объяснений зачем он, но я не могу понять. Везде пишут, что он.
Регистрация: 13.06.2014
Сообщений: 509
Чем тебя не устраивает браузер?
Outlook — бич 21 века, а разрабов из мелкомягких хочется носом потыкать в их творение и попросить больше так не делать, хотя я как-то и сам уже к нему привык и не являюсь таким уж хейтером, каким был при первых моих знакомствах с аутглюком, жаль из 2016 версии убрали поддержку подключения через Exchange. Кстати сворачиваться в трей он умеет, надо настройки поковырять и найти как это включить, а синхронизация работает через одно место, и костыли тут такое себе решение, она просто то работает, то не работает и хз с чем это связано
Лучше юзать браузерную версию и оставить свои нервные клетки в покое
Источник: www.cyberforum.ru